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チームワークが身につく賞与体系

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

最近勉強することの多い日々、、、

まだまだ知らないことだらけな事を実感します。

事務改善のご依頼で現場に入った時

従業員から経営者に対する不満の声を

耳にすることがあります。

それは、

・勤務体系
・有休休暇
・給与体系
・週休制度
・残業問題
・福利厚生

です。

私は、社会保険労務士でもないので

この事務作業をどのように効率化するか

の仕組みはつくりますが

従業員のやる気を引き出す体制づくりは

いたしません。

でも、この不満が溜まって退職する・・・

という事実は後を絶ちません。。。

チームワークを良くしよう!

相手に思いやりを!

と言ったって、従業員からすると

評価=給与・賞与
経営者からの心遣い=勤務環境整備

となってくるのですよね。

そこで、より働きやすい環境と

正しく評価するための評価制度が

多くの企業で採用され実施されています。

ですが、それでも不満は溜まります。

それは、なぜか?

結局のところ、多くの評価制度が

個人評価がほとんどで、

チーム評価に対する仕組みが不足

しているからなのではないでしょうか。

先日、飲食店を数店舗 40年に渡って

経営している経営者の方から

従業員が自ら新しい企画や工夫をし、

売上目標や利益目標を達成する仕組み

を作った賞与制度についてお話しを

伺うことが出来ました。

その話は、目からウロコ!!

私が今まで聞いたことのない手法だったので

ご紹介させて頂きます。
(※なお、会社名を伏せることで
手法の情報提供は経営者から
了解を得ております。)

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■ 店舗ごとみんな一律!
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早い話が賞与はみんな一律!

ということなのです。

コレは、衝撃的でした!

1年目も20年目も基本給からの割合ではなく

まったく一律なんだそうです。

計算方法は、

1)会社の税引き後の利益を出す。
 (半年ごと)

2)会社が内部留保しておくべき金額は
 差引く

3)2)を含めて税引き後を再計算し、
 支店ごとの利益を発表する。

4)上記3)の利益を人数で割る

 (※パート・アルバイトさんは寸志規定
  で均等割り。
 中途採用は、日割り計算)

ということです。

すごくシンプルです!

もし、その店舗の従業員が10名

すべて正社員で利益が150万だと

すると、全員15万円

ということになるのです。

経営者の方は、常日頃から

「給与はお客様から頂いている
賞与は、利益から分配する」

と言っているそうです。

なので、給与は毎年

自己評価、個別評価、質問・アンケートの提出

から社長と店長が一同に集まって、

昇給額が決まるそうです。

しかし、賞与は別。

店舗ごとの利益で分配されるので

自然とチームで日々工夫、改善を

することでその結果が反映されます。

チーム評価ですから、

連帯感が生まれます。

料理を作る人も配膳係がいないと

お客様にスムーズな料理の提供が

出来なくなります。

掃除をすることも

レジ管理することもetc・・・

すべて誰かが行って初めて

店舗運営は成り立ちます。

一人一人がいるからこそ

店舗が成り立つ・・・


だから均等に分配なのだそうです。

なお、店舗同志の連携や

料理人も接客も店舗間で

移動研修も常にあるので

店舗ごとで反目することはないようです。

他にも年に1回

家族感謝dayとして2日間

店舗ごと休日にすることが出来る

制度もあります。

飲食店には珍しく土日でも良いようです。

この采配も店舗に任せているそうです。

店舗ごとに休日にするのは

シフトの関係などで

休みにくくなることを防ぐためだそうです。

他にも社員旅行の仕組み、

福利厚生・・・様々な働く環境整備を

お伺いしましたが、

印象に残ったことは、

本当の意味での「見える化」です。

会社の税引き後利益を見える化

その分配の仕組みを

トコトン考えているから

従業員にその思いが分かりやすく

伝わるのだと思います。

結果、離職率は2桁いくかいかないか

飲食業界には珍しく

10年、20年・・・と長く勤務される方が

多いそうです。

ちなみに、ここまで利益に対して

徹底しているので、個別の給与査定時期では

店舗の利益が上がらない場合
(※利益は出ているが、内部留保分等鑑みて)

自ら昇給を辞退する人も居るとか・・・

今の世の中なかなか

聞くことのない話です。

| 人材・採用・教育 | 11:03 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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中小企業のミカタになるか?!(kintone×freee連携)

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週の雨の日々が嘘のように

快晴の続く東京の空ですね。

さて、私は超面倒くさがりなので

どうしたらもっと改善出来るのか?

を日々考えていますが、

自分の能力だけでは限界がありますよね。

なのでネットで業務改善のネタを探し、

ビックサイトなどで行われている展示会で

改善ネタを探し、

友人やビジネス交流会などでの会話から

探しています。

もちろん本も読みますが、

基本は、生身の人の話や事例は

基本系だけでない「工夫」があり、

新しい改善のヒントにも繋がるのです。

そこで最近、

勉強している業務改善アプリの

kintone

ですが、

待望の会計連携プラグインが登場しました!!

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■ 中小企業のミカタになるか?!
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いやーー。

コレ、本当に待ちに待っていたのですよ。

kintoneという業務アプリ、

便利なのですが、問題点も
まだまだあります。

kintone加入の基本操作では
下記が出来なくて、外部業者のサービスを
あらたに投入する必要があり、

月額利用料がどんどん上がっていく
仕組みになってしまっているのです。

「小規模の中小企業が
使いにくい業務アプリじゃないのか!」

と叫んでいた所でした。笑!

●印刷ができない
 ⇒プラグイン購入orEXCEL作成など

●HP連携用フォーム作成
 ⇒プラグイン購入orカスタマイズなど

●会計管理
 ⇒会計ソフトとの連携パック購入
 orカスタマイズなど

EXCELのVBAや

プログラミングの知識がないと

結局年間契約料にすると結構な

金額になったりします。

そんな中、

一番非効率になりやすい問題

「会計」との連携プラグインが出来たようです♪
アイティーフィット

現在のところ

freee(フリー)会計

との連携だけのようですが、

これは朗報です!

これは「中小企業のミカタになるのでは?」

と期待に胸が膨らみます。

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■金額設定も良心的
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ちなみにこの説明会を夏の終わりに参加

していて、

「どうせ、結構な金額になるんじゃないか?」

と思っていましたが、

なんと、 33,600/年額~のプラン!

これはジャストミートです!!

弊所でも、freeeへの伝票登録の

EXCELマクロテンプレートを

作成しましたが、

※EXCELマクロ連携テンプレート作成の
お問い合わせはコチラ

kintoneのデータを抽出する操作なども

必要になってしまいます。

効率的には断然プラグインが良く

kintone管理がよりシンプルになります。

プラグインの価格は

大抵のものが2~3コース

作成していますが、

「業務管理」として行っていくには

一番高いプランでないと

使えず、月額13,000円(税別)以上

するものがほとんどです。

そんな中、freee連携kintoneプラグイン

2コースを用意していて

ビジネスプランとカスタムプラン

があり、ビジネスプランでも

基本的なものが使えそうです。

ただ気になるのは、どこまで使えて

何ができないか?ですが、

サイトの情報を見る限りでは、

1)kintoneの売上管理から
freeeの請求書発行登録の連携

2)電話、メールサポート


の2種がカスタムプラン(個別見積)

のようです。

まずは私も2ヶ月無料お試しを使用

してみて、どこまで使えるのかを

更に確認していきますのでまた

ご報告しますね(^.^)♪

新しいモノは、初めは不足している事も
多いですが、
本当に望まれているモノは、
あっと言う間に進化を遂げていきます。

4年前にfreee会計やMFクラウド会計を

推奨していた時は、

税理士さんをはじめ、色んな方に

「使いにくい」「使えない」と言われたものです。

今や、freee会計、MFクラウド会計は

小規模な中小企業には当り前に

なりつつあります。

kintoneやそれを取り巻く環境の変化も

一気に進化を遂げると思われます。

●会社の決まったパソコンからでないと
使えない
●会計と売上管理が連動しなくて2度手間
●事務員を雇うには事務所がないと・・・
●現場と事務の連携ができない

etc・・・

なんてことから脱却しないと

業務改善、働き方改革ということの

実現は難しいのではないでしょうか?

今回はkintoneに着目していますが

kintoneが一番とは言えません!

その会社にあったものが
必要になって来るのです。

業務内容を理解し、

目的を共有し、

必要なものとそれにどこまで
コストをかけられるかを

検討して業務管理体制を

改善しましょう!!

★自分の会社の管理体制を
診断してほしいと言う方はコチラから
お問い合わせください

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| 情報 | 11:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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担当制廃止のススメ?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

暑い⇒寒い⇒暑い⇒冷たい というような

気温変化が激しい日々、

最近マスクの人増えましたね。

今年もあと2ヶ月。

しっかり自己管理したいものです。

さて、

多くの企業でこんな事に困っていないでしょうか。

いくらルール作成しても

マニュアル作成しても

「見ない」
「無視する」
「更新しない」


ことが発生しやすく、

マニュアル作成をし直すことに

時間やお金がかかることが多い・・・

なぜなんでしょうね。

そんな中、今まで弊所が携わってきた中で

そういった「負」の減少が起きやすい

パターンを見つけました。

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■担当制の廃止のススメ
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「見ない」
「無視する」
「更新しない」

マニュアル化の3しない現象

とでも名付けておきます。(笑)
3しない



そこには色んな理由がありますが

一番多く見受けられたパターンは

お客様ごとの担当制

を行っている会社でした。

担当制=担当が決まっているので

独自でお客様と取り決めた内容が

発生しやすく、

「私は知っている」とか

「記憶しているからわざわざマニュアル
で検索する方が手間」
とか

「色んなパターンがあるから」

などと言い訳が増える温床になる

「私は知っている」
⇒その人でないと出来ない、ワカラナイ

「記憶している・・・」
⇒その人でないと出来ない、ワカラナイ

「色んなパターンがあるから書けない」
⇒書き出す内容が多いから
面倒なだけ(自分のことしか考えていない)

まさしく属人化の温床ですね。

しかも独自に作成した資料の山・・・

会社のサーバー内には

同じような資料なのに担当者によって

形式の違うものがいっぱい・・・

なんてことだらけです。

そんな環境を改善したい!
属人化を無くしたい!

という会社様にオススメしたいのは

担当制の廃止!です。

お客様に担当分けをするのではなく

1)業務や役割で分担をする
2)チーム制にする

という方法に切り替えるのです。

そうする事によって、

業務フローの流れの情報共有が必須になり

チーム内での情報共有が必須になります。


情報を共有しないと仕事を完了できない。

という形にあえてすることによって

属人化は削減できて行くのです。

外堀を埋め、
言い訳できない環境を作ってしまう


担当制の廃止を検討してみては

いかがでしょう?

【注】究極の属人化による
サービス向上などの事例もあるだけに
業務内容や会社にとって大切なことを
まず共有してから検討しましょう!

| 改善の提案 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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伝える工夫をすることで効率化!~EXCEL編~

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

寒い、東京寒いです!!(ブルブル・・・)

昨日我が家は少しの時間暖房をつけました。

この冬初!です。

床のカーペットを夏の間外していましたが

そろそろ出番のようです。
(※週末は模様替え決定!)

さて、今日は事務改善を行う中で

「わかりづらいなー」と

つい呟いてしまう事についてご紹介

いたします。

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■ 画像添付でより伝わる工夫を!
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出張や外出中など、

私はスマートフォンで

メールを見ることが多いのですが、

そんな時、出来るだけ添付を避け

テキストベースで内容を伝えようと

するのですが、

これがなかなか伝わらないこと

多いのです。

逆もしかり!!

場面や内容、相手によっては、

文章ではなく画像で送ることが

よりスピーディーに多くの情報を

送ることが出来るのです。

先日、クライアント先の従業員様より

EXCELの関数について質問がありました。

1)作成されたデータ添付
2)自分が関数作成した列の指定
3)関数がわからない列の指定と
 試しに作成した関数のお知らせ


以上の内容のみ送られてきました。

うーむ。これでは、全くわかりません。

何が分からないのか?

その問題点は次の3つです。

●数式の考え方

●わかりやすい事例箇所の指定

●何の為に必要か


という3つです。

では、先ほどの問題点から
具体的にどのようにすると
分かりやすいのか?

次の要領で行って見てください。

●数式の考え方

数式の考えって関数式そのものではなくて、

・判断材料と
・その計算結果を
・どこに
・どのように

出したいのかを伝える式のこと。

●わかりやすい事例箇所の指定

添付したEXCELを全部見てくれ!
とは思っていないでしょうが、

うまく関数結果が出せない事例の
場所などを伝える
ことで、
「今の関数何が問題か」が
分かり、関数に間違いがないかの
検証をしやすくなります。

●何の為に必要か

なぜ、このEXCELを作成する必要が
あるのか?の情報を共有することは
最も大切です。

案外、関数の問題より根本のところで
解決し、

「EXCELじゃなくて●●にしちゃえば?」
と、関数の相談自体無くなる
可能性だってあるのです。

今回は、EXCEL改善が必要だったとして

では、どのように伝えたら

より本来作成したい関数に導けるのか

私だったらこんな画像を添付します。
(注)一部列を「非表示」にしたサンプル画像です
関数サンプル


この添付がなく、EXCEL本体と
下記のような文章が送られてきたらどうでしょうか

「G列に
IF(COUNTIFS(A$3:A5,A5,S$3:S5,S5)>1,"",COUNTIFS(S:S,S5,A:A,A5))
と関数を入れましたが、
これ以上分かりません」

・・・というような文章

「何が?」

何がワカラナイのか?
全く説明が無い。

結果、メールを3回やり取りし、

それでも分からずTELで聞き取り・・・

となりかねません。

先の画像の中で

しっかりと

●数式の考え
●わかりやすい事例箇所の指定


を伝え
●何の為に必要か
はメール文章で伝えると

より良いアドバイスを頂けます。


より伝わりやすくするには?

相手の立場になって考える。

それは一瞬少し手間に感じるかも

知れませんが、

結果、

・連絡時間が短縮
・返答スピードが上がる
・間違いなく仕上がる
・思わぬ別提案を受ける


という効率化につながるのです♪

ぜひお試しを(^.^)♪

| デキる事務員 | 10:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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効率化と本当に残したい思い

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週は、お客様の会社で企画された

「森へ行くツアー」なるものに参加してきました。

一枚板テーブルなど、木のぬくもりを大切にした

老舗家具店のお客様の企画らしく

「家具」になるまでを支える人の仕事として

林業の方がどのように森を守り、

木を育ててきたか。

「家」や「暮らし」とは何か、

「豊かな暮らし」とは何か

を体験する里山暮らし体験が

盛り込まれたツアーでした。

そこで体験した一つに

「とち餅づくり」がありました。

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■変えてはいけない大切なこと
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過疎化の進んでいた地域に

都会からの移住者が来ることは

今、色んな地域で増えてきていますが

今回の宿泊施設だった「つちのいえ」を

運営している「くらして

では高齢化に伴って、途絶えていた

手作りの栃餅づくりを引き継ぐことにしたそうな。

過疎化の地域での移住者組みにはこのように

伝承を受け継ぐ方も出てきていますが

これが聞いているとなかなか大変な作業・・・

長野県小谷村大網の作り方はこちら

1)9月はじめに栃の木から落ちた実を拾い
栃の実

2)虫抜きのために2~3日水に浸し

3)1ヶ月天日干し

4)乾燥して「カラカラ」と音が鳴ったら皮むき
殻むき

5)4)を10日間ほど流水でさらします
流水


6)灰を使ってあく抜き
※温度や灰の量を、栃の実のあくの抜け方
の様子を見ながら手加減で調整。
あく抜き

7)あく抜きを終えた栃の実をもち米と
共に蒸し上げ、ついて栃餅は完成。

もち


うーーん気が長いですね。

そこで、とち餅づくりを効率化して

生産量とスピードを上げようと

一度検討したことがあったようです。

1つ1つの殻を剥く殻むきを機械化しようか・・・

機械が高かったこともありますが、

結局は手作りの工程を機械化することに

「伝承の味」が損なわれるのではないか

という事で。機械化せずに手作りを

続けているそうです。
(※もしかして研究すれば
味に影響しないこともあるかも知れませんが
おばちゃんたちと一緒に
仕事をしやすい環境を望んだそうです)

なんでも効率化すれば良いものでは

ありません。

大切なこと、本来行いたいこと、

目的を見失っては、

効率化ではなくただの

「足らず仕事」になるのです。

だからこそ効率化を考える時は

その仕事で何を大切にしたいのか

どんな目的があったのかを

しっかり振り返り、

そのなかで、不要なこと、ムダなことを

見つけたらそれを削減、工夫して

効率化するとその意味を持ちます。

様々な仕事の中で

本来の目的やその本質部分を

削減しない効率化
をしっかり検討

することが必要ですね(^.^)♪

※写真は「つちのいえ」さんのHPから拝借
しました

| ちょっとイイ話 | 08:12 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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