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順番が違う!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

三連休いかがお過ごしでしたでしょうか。

業種によっては、お仕事の方も

いらっしゃったと思いますが、

梅雨の季節真っ盛り&冷夏で

昨年とは違ったことも多かったのでは

ないでしょうか。

私は、通常の休日は外出を控え、

引きこもりがち(^^; 

昭和のサラリーマンのようですが、

この休日に更に事務所にしている一室の

レイアウト変更などしていました♪

しかし、人は生活の上で(仕事も含め)

たくさんのモノを持っているなと

片づけをしていると思います。

年末まで更にコツコツとその「モノ」を

どんどん減らして

本当に必要なモノ
気持ちを緩める少しのムダ

をもっと体現したいと思っています。(^.^)/
(※コツコツやっていきます)

ちなみに、この「少しのムダ」
って大切なんです。

※完璧に型におさめようとすると
魔が差す(崩れやすい)といいます。
日光東照宮でも4本の柱の一つの
柄を逆さまにしているのは、
そういうことです。
 ↓ ↓
「完璧」を目指すと崩壊が始まる
をご参照下さい。

仕事でも家庭でも、

完璧を目指さないくらいが

ちょうどイイ!

これが本当の「ゆとり」ですね。
(全部ゆるいのはゆとりではない(笑))

今週は、週のスタート火曜日!

こんな提案から。

--------------------------------
■順番が違うと、改善しない!?
--------------------------------

ブログで何度もお伝えしている

「整理整頓」の手法。

最近、この言葉が混乱をさせる

のではないか?

そう思い始めるくらい、

進める順番がちがーーう!

と思うことが良くあります。

かくいう私も失敗を繰り返し、

そう思うに至ったのですが、

『改善したい!』=
  『新たなものに乗せ換えたい』


という安易な発想がまだまだ多い

ってことなんです。

どういう事かというと、

世の中ではたくさんの効率化ツールが

出てきています。

それを見て

「おっ!これ使えそう!」

と、先にツールありきで走ると、

改善ならぬ改悪になることだって

あるのです。

「使えそう!」と思うこと自体は

良いのですが、

そこから逆算して、

「何が足りないか?」

を考える前に

「どんなムダがあるか?」

に着眼する必要があります。

例えば、

モノが収納し切れないから
新たに「棚」を買う!




生産性向上のために
オフィスの空間デザインを変える!


と言うような場合、

それ自体は良いことですが、
順番が違うのです!

それ、「整理整頓」で言うところの

「整理」からやっちゃってますよ~!

拡声器

このことは、ブログでも何度も

発信していますが、

大切な事だからこそ、何度も

お伝えする必要があること

なんです!

新たに棚を買う前に
不要なモノを処分できないか?
を考えると

  ↓
逆に棚1個処分できた。
  ↓
スペースが空いた!
  ↓
そのスペースを別に有効活用できた!!

となり、

投資分+追加利益

が発生することだってあります。

オフィスのデザインを変える前に、

業務フロー内の「ムダ」を発見
  ↓
ムダを削減
  ↓
業務が短時間でできるようになったり
業務の流れが円滑になった

  ↓
必要な仕事に集中できるようになった
  ↓
生産性向上

と、ツールや仕組みの前に

何が生産性を阻害しているのか?

明確にしないと

生産性なんて上がらないのです。

そのためには、

「整理整頓」の前に更に

一番大切なこと。

それは、

『現状把握』=【棚卸し】
なんです。

分析

「改善したハズなのに
うまくいかない」


「このシステム使えない」

そう言った問題の大抵は、

『棚卸し不足』

によるものです。

理想から現状を逆算して、

何が不足しているか?

を考えるのはいいですが、

その『現状』をどこまで把握しているか?

が最も重要になります。

ですから、

順番は、

『理想』イメージ=【ゴール設定】
※この時に「目的」共有をお忘れなく!
  ↓
『現状把握』=【棚卸し】
  ↓
『必要と不要の判断』=【整理】
  ↓
『仕組みの改善』=【整頓】

となるのです。

「整理整頓」の前に

2つも大切なことがあります。

実働的には、「棚卸し」

一番最初です(^.^)/

この【棚卸】=現状把握不足した

小さな「差」が時の流れと共に

大きな「差」に変化したりもします。

※下図は差の広がるイメージ図です。
差

どのような業務を

「誰が」
「いつ」
「どのように」
「何を使って」

「どのくらいで」(期間・量・料金)
「何のために」
「誰のために」


行っているのか?

を棚卸しし、

「なぜその方法なのか」
「他の方法ではいけないか」


を検討した上で、

「整理整頓」を始めると

スッキリします(^.^)♪

よくある片づけ本や、TVで見かける

片づけコーナーでも

「モノを全部出しましょう!」
と何がどれくらいあるかの
『現状把握」から入りますよね♪

同じことです。

近藤まりえさんの
「人生がときめく片づけの魔法」

のように「トキメキ」基準ではないですが、

棚卸しした情報から

「生産性」基準で整理すると、

生産性をUPする改善に近づくハズです!

ちなみに「生産性」基準の一番
分かりやすい方法は、
「理想」→「目標」→「目的」
これを共有しておくことです。

最後にもう一度、

整理整頓の前に『棚卸し』が大切

棚卸し不足にならないように♪

※なお、それでも情報不足が後から発覚
することもあるのでPDCAで、定期的に
「現状把握」をお忘れなく!



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■関西出張コンサル致します!

情報過多の時代、そのたくさんある情報の中から自社に最適の情報ってなんだろう?

効率化のツールやサービス色々あるけど、
何が【必要】で何が【ムダ】なのか。
それがハッキリしている会社は
一気に効率化が進んでいるハズ!

進まないのは、
『何がムダかに気づいていないから』
『何が必要かをわかっていないから』


効率化のツールや手法(ノウハウ)
ばかりを先に追って、
積み上げ方式を繰り返し、

時間とお金を浪費する結果に
なっていませんか?

まずは、「棚卸し」と「整理」が必要です!

90分のコンサルティングで
あなたの会社の事務業務の効率化について、
迷路にハマってしまっている思考を
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・名古屋、大阪、奈良、京都、兵庫の方
この機会にぜひご利用下さい!

(※この企画に限り通常15,000円税別を
税込15,000円でご提供しております。)

8/10(土)・8/11(日)・8/12(祝)
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| 改善の提案 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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必要な「人力」と不要な「人力」とは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

週末金曜日、明日から三連休・・・

ホントにお休みが増えましたよね。

今年のお盆休みも9連休になる所も

ありそうですし、

ビジネス現場のストップによる

売上の低下と人件費という固定費

による利益減。

そういう事態にならない為の方策、

行っていますか?

単に、仕事の単価を上げるのではなく

業務の仕組み自体を見直すことも

必要になりそうですね。
  ↓↓
仕組みの見直し相談はこちら

さて、そんな週末金曜日。

今週の事例は、パスポート申請・更新時に

必要になる『写真』についての事例です。(^.^)/

-------------------------------
■パっと撮って、データ送信!
-------------------------------


私、実は韓国人なのです。

日本在住資格を有する韓国人

いわゆる「在日韓国人」(ちなみに2世)

ですので、パスポートの色は「緑」です。
 ↓ ↓

パスポート

先日、

パスポートの期限が近づいていたので

パスポート更新へ行きました。

日本だと「パスポートセンター」と言う所が

あるそうですね。

私の場合は、「韓国大使館」(もしくは領事館)

でパスポート更新手続きをする

必要があります。

韓国人でありながら韓国語が話せない私

大使館員や領事館員の方は、

韓国語が主体なので、

日本語はカタコトになり、

分かりにくいことが多い為、

※イメージ画像
話せない


ネットで、事前準備資料などを

確認して行きました。

しかし、10年ひと昔と言いますが、

本当にカンタンかつ、スムーズに

なっていて、10年ぶりのパスポート更新は

その効率化と手続きサポートの手厚さに

感激しました(^.^)/

まず私が驚いたのは、

受付にコンシェルジュのような男性が

いた事。

受付

これにより、

「どんな申請をする人が」
「どんな書類を記入し」
「どの窓口に提出するか」

の説明をいただき、

説明を受けた流れのとおりに
動けば済みます。

(書き方の不明も聞けるのがイイです)

※ちなみに昔は不愛想な窓口の人に
直接聞く形式なので、手続き途中に
聞けず、なかなか聞けない状態が
続くというジレンマがありました。
(なお、いまだに書類は全て韓国語・・・
日本語表記にしてくれーー!!)

次に、驚いたのは、

証明写真の機械。

よく駅前などで見かける証明写真の

撮影機が設置されているのは

証明写真


知っていたので、そこで撮影を

予定していた所、なんと、

●撮影無料
●撮影時に生年月日と氏名
 を入力してデータ送信


無料もいいのですが、

何より、撮影した写真が
そのままデータで申請窓口へ送信
され

印刷して提出するなどの手間が不要。

実に効率的です!!


そこで日本のパスポート事情を

ネットで調べていたのですが、

同じような撮影機に関する記述がなく、

写真をどのようにして安く撮影するか。とか、

申請書内の証明写真機や、

隣接する写真館の紹介ばかりでした。

同じような仕組みないのでしょうか?
(是非、ご存知の方いらっしゃったら
コメント下さい~!)

もし、日本で導入していないようだったら

この撮影機とのデータ連携

おススメします!!(^.^)

写真を間違えることもないですし、

印刷されたものを窓口で

カットする手間も省けます。

そういえば、運転免許証の更新では

免許センターで職員の方が

流れ作業のように

写真撮影をしていましたが、

この仕組みを使えば、

機械を設置しておくだけで
このような人力がなくなり、
効率化になる
のではないでしょうか。

もっといえば、

申請書写真アプリなどから、

送信できるようにするのもいいかも

知れませんね。
(※セキュリティ的なことをどうするかの
検討は必要ですが)

このように、

別にそこ「人力」でしなくていいんじゃないの?
と言うところは省略化。

先述の受付にいた案内サポートの「人力」
の必要性。


ムダと必要の判断最適である

仕組みが大切ですよね(^.^)/

ブログ冒頭にお話ししたように、

固定化している人件費、本当に「人力」を

必要とする重要な仕事は何か?

を考えることが必要なのではないでしょうか。

(※なお、その業務稼働率によって
機械設置の方が不要な地域も
あるやも知れませんので、
機械設置だけが効率化と考えるのはNG
あくまで、必要不要の判断の必要性です)


では、また来週~~!!

次回は(火)にお届けしまーす(^.^)/


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| 改善の事例 | 10:07 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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負け続け引退したプロボクサーが繁盛ラーメン店オーナーに!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

週の真ん中水曜日。

すでにお昼休みの時間ですが、

いかがお過ごしでしょうか。

お仕事を続けていくなかで、

人は

スキルアップをするためであったり、
知識の蓄積であったり、
情報収集であったり、
不安解消の為だったり、
未来指標の為だったり、
具体的なノウハウを得る為


など、様々な理由で『本』を読んだり、
『人』に相談したり
します。

なかでも、『人』に相談して、

その時に得たひと言や

サポートで、その先が開けた!
うまくいった!

ということも多いですよね。

また、相談とは別で様々な成功事例や

失敗事例なども、ビジネス上のヒントに

なることが大いにあります。

今日の週の真ん中水曜日は、

そんな事例を聞ける講演会の

情報をお届けします。

------------------------------
■眠っている自分の価値とは!?
------------------------------


あなたは、自分の価値を知り、

その価値を最大限に生かしていますか?

今回ご紹介する講演会で、

講師として登壇されるのは、

(株)メントレプレナージャパン
代表取締役 矢田 裕基氏

成功とは、誰でも今日から
”構築”できるものなのです。
自分の本当の価値を知り、
それを最大限に活かすことで、
人生に最大の成果をもたらす法則。


その法則を使って、
「眠っている自分の価値を知る方法」
を学んでいただけます。
個人事業主から企業の新規事業まで
新たな収益モデルを構築出来ます。

と、矢田氏は伝え、
多くの開業希望者の第二の人生を
サポートされています。

なかでも、

飲食経験も資金もまったくなく、
試合で負け続けて引退を余儀なく
されたプロボクサー
ボクサー

のラーメン店開業を
コンサルティング&プロデュースし、
繁盛ラーメン店にした実績を持ち、
そのオーナーは今や4店舗を持ち、
年収1500万円を得ることが
出来ている
という。

ラーメン屋


お話しは飲食店の話になるかも
知れませんが、
【起業】 を考えている方
【利益向上】の術を模索している方

には、お話しの中でビジネスで必要な
ヒントを掴んで頂けるのでは
ないでしょうか。

開催は1週間後の

7/16(火)18:30~20:00

西新宿「ホテルローズガーデン」別館2F

にて開催いたします。

ご希望の方はお席がなくならないよう

お早めにお申し込み下さいね(^.^)/

※ちなみに私も聴講しております♪

詳細とお申し込みはこちらからから
  ↓ ↓
第142回TMBC 矢田裕基氏講演会

では、会場でお会いしましょう♪
(なんてね(笑))


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| 情報 | 12:20 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ムダ会議はどれだ?会議を分類してみよう!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は七夕でしたね。

短冊に願い事は書かれましたか?

毎年この時期になると、

マンションのロビーホールに

毎年大きな笹が現れ、

住民たちが思い思いに短冊を書いて

吊るしていますが、

いつもその短冊を見て楽しんでいます。

『早く毛がはえますように』

そう書かれた短冊を見て、

どんな人が書いたのだろう?と

名前をみると、

『けんすけ 1才』

と、書かれていました。

母親が書いたのですね。

中年のおじさんを想像したのは

私だけでしょうか(笑)

毎年七夕の日は雨かくもり。

来年は晴れて、天の川が見れますように!

では、週のスタート月曜日。

今週も、改善の提案から!

------------------------------
■ 『ムダ』な会議って何!?
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「会議の時間を削減しよう!」


ムダな会議が多すぎて仕事が進まない。

ムダ会議

なのでムダな会議をやめよう!と、

働き方改革の一環などで、

会議撲滅を考えるのは良いのですが、

そもそも「ムダな会議」と「有効な会議」

なんでしょう?

お客さまの会議に参加することも

あるのですが、

今までで一番「ムダだな。」

思ったのは、

先に渡してある資料を見ながら、

決まったことを伝える会議

でした。

効率化のために、web会議にするまでは

よかったのですが、

配布資料を渡している時点で

「会議で●●部分について検討調整しよう!」

などの声かけがあれば別ですが、

ほぼ確定していることの資料読み合わせ・・・

これって、

「伝えたよね。」「聞いたよね。」

の確認の為だけの本当にムダな会議。

伝わっているか。
聞いているか。
見ているか。


と言う情報共有の伝達部分の

改善を考えた方が良いですね。

ではほかにどんな会議があるのか。

思い出した範囲で図解してみました。

会議図解

こんな感じで分類できるのはないでしょうか。

一番ムダなのは、

配布資料の読み合わせや
決定事項の連絡だけの会議

一方必要なのは、

『人』と『場』の相乗効果から
生み出されるアイデアや企画
気づきの創出


創出会議


図の内側にあるあたりは、

ムダと必要が少し曖昧。

企業の会議風土の成熟度

企業で使用する情報共有のツール

などによっても変化する部分です。

まずは、どんな会議を行っているのか

会議を分類し、

「なぜ必要か」
「無くすとどうなるのか」


2つの質問をし、

「無くてもいいね!」

なったものから削減する必要がありますね。

今までの慣習で「必要」と

思い込んでしまっているムダな会議も

多いかも知れませんね。(^.^)

ぜひ、今行っている会議の分類を

してみてくださいね~!!(^.^)/


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| 改善の提案 | 09:55 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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そば屋のせいろから学ぶ段取り術!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

定期的に事務所内の

整理整頓を行うのですが、

最近少しサボり気味だったので

昨日は一気に「不要なモノ」を

捨てることにしました。

本棚に溢れている本。

棚の中の不要な紙資料や
使わない備品類。

先月末には、1年もPDF化されずに

置きっぱなしだった夫の書類の

PDF化もすべて済ませ
(1年様子を見ましたが、
一向に片づける気配がないので(苦笑))

棚が一つまるごと空っぽに

なりました。

棚1

夫の事務所用
(シェアオフィスを借りていて
事務所には資料類を置かず
応接セットとデスクトップPCが
1台あるだけ)

と弊所用(自宅兼事務所)が

1つの棚&引き出しのみで

ほぼ収納完了!
(※自宅用備品も一部あり)

棚2
※ちなみに半分以上は、『備品』
(文具やPC回りの備品が大半)
向かって左側が私、右側が夫
扉付き収納内も半分づつです。
(紙資料はほぼ仕事のネタ資料と
確定申告用の書類など)

でもまだまだ不満。
まだ減らせるハズ!
それは来月にしようかな(^.^)♪

ちなみに、空いたスペースに

新たに観葉植物を置き、

棚を置けなくすることで

モノを増やさないように

しようと思っています。(^.^)

梅雨の時期の湿度高めの

不快感が、軽減されたように

スッキリ爽快♪

この時期の整理整頓、

おススメです(^.^)/

さて、今週の週末金曜日、
巷の改善事例はこちらから
  ↓ ↓
------------------------------
■せいろの向きは縦か横か?
-------------------------------


誰もが一度は利用したことがあると

思われる蕎麦屋。

そんな蕎麦屋で、盛り蕎麦を

注文すると、

せいろに蕎麦が盛り付けられて

出てきます。

そのせいろのすだれ部分の

向きを気にしたことは

ありますでしょうか?

せいろ

このすだれの筋目の向きが

縦になっているのか?
横になっているのか?


によって、その蕎麦屋の

お客さまに対する気遣いが

分かります。

ネット上で蕎麦の写真を

検索していても、やはり

縦と横の両方がありました。

そば1

そば2

さて、あなたならどちらの方向に

置きますか?

実は「横」向きに置く方が
気遣いのあるお店なのです。

と言うのも、

蕎麦を実際に食べようとした時に

横から箸ですくい上げるように

取りませんか?

そんな時、そばの下にあるすだれが

縦の筋目になって置いてあると、

すくい上げる時の箸先が、

イチイチすだれの筋目に
引っかかるのです。

なので、すだれの筋目が横に

なっている蕎麦屋は、

「お客様の食べやすさ」まで
気遣いのできる蕎麦屋


ということになります。

事務の現場においてもそうですね。

相手に配慮した事前の段取りを

考えることで、

よりスムーズに気持ちよく

仕事が進むのではないでしょうか。

何だか引っかかりの多い流れに
なっていたら、是非事前の段取りを
見直してみましょう!

1


では、また月曜日に~♪

****************
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