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見えにくい所を「見える化」する工夫とは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日の東京も暖かく、

過ごしやすい天気でしたね。

少し風が強かったですが、

休日のひと時、咲き始めた桜の木を

眺める方も増えてきたようです。

春本番ですね(^.^)♪

そんな行楽シーズンにすでに

突入している中、

旅をする時、どんな移動手段を

使うことが多いですか?

本日の週末金曜日は、

中でも「新幹線」の着目!

その新幹線の路線のうち、

『北陸新幹線』が行った

改善についてお話しいたします(^.^)♪

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■「見えない」を「見える」に変える工夫
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新幹線に乗る時に、

荷物を荷物棚に置くこと多いですよね。
(最近私はもっぱらリュックなので、
足元に置いていますが・・・)

で、荷物棚に荷物を置くとき、

小さめの手土産などを荷物棚に

置いて、忘れてしまった・・・

なんて経験ないでしょうか?

キャリケースなどはちゃんと

下ろしたのに、手土産が奥の方に

移動していて見えなかった・・・とか。

そう、荷物棚って、

奥の方が見えづらく、

小さなものだと忘れやすくなります。

そこで、北陸新幹線が

開通した時に、新車両に設けた

改善がこちら
(すでのご存知の方も
多いと思いますが・・)
  ↓ ↓

荷物棚のミラー

荷物棚にミラーを設置したのです!

これによって、

荷物の取り忘れがないか

確認するのが容易になります(^.^)/

ちなみに、東北新幹線でも同じように

採用されているようです。

これ、他の新幹線もぜひ採用してほしい

ですね。(してる所もあるのかな?)

最新の、のぞみの車両では、

停車駅が近づくと荷物棚が光る

ものも出てきたようですが、

「気づき忘れ」と「奥の確認」の両方が

できるようになるといいですね(^.^)/

職場でも同じように

「見えにくい場所」ってないでしょうか?

奥のものを見るのに

「鏡」を使うという工夫でできるかも

知れませんね(^.^)♪


巷に溢れる改善事例から、
あなたに役立つヒントをどんどん
得て、改善してみてくださいね。(^.^)/

では、また来週~!!


*****************

事務改善から入ったのに、
業務全体の改善になるのは何故か?
会社の業務フローで、事務は様々な
部署と絡みます。
事務から、会社全体の業務効率化や
生産性UPの改善ができるのです。
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| 改善の事例 | 08:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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裏技を共有できる15秒動画!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

春ですね。

今週は最高気温が18℃や20℃に

なる日もあるとか・・・

そろそろ薄手のカーディガンや

春物のコートの登場!!

クローゼットの中も

カラフルになる季節ですね♪

今週の週末は衣替えで

衣服の整理整頓をしようっと(^.^)

さて、そんな桜の開花宣言間近な

週の真ん中水曜日!

今日の「おすすめ」は

こんな情報

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Soeasy(ソーイージー)
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若者の間では一昨年から

TikTok(ティックトック)という

短い動画投稿アプリが流行って

いますが、

私は使ったことがありません。

そもそも自撮り自体苦手なので・・・ww

動画と言えば、たまに

作業手順を作成するのに

撮影して編集することがあります。

スマホのカンタンなアプリでも

ササッと作成できちゃいます。

これをyoutubeにアップして限定公開

にして、社内の関係者だけで

共有することも出来ますので

便利ですよねー。

とは言え、動画も長くなると

なかなか見ているのも疲れがち

数十秒以内(長くて1分以内)

でないと、頭に残りにくいです。

クックパッドが料理のレシピ共有の

アプリでヒットしましたが、

今や、料理も作っている風景の動画

クラシルがのびて

きています。

作業を少し早送りで見せてるあたりも

いいですよね♪

そんな中、

様々な裏技を15秒の動画にして

公開できるSNSがあるのを

ご存知でしょうか?
 ↓ ↓
Soeasy(ソーイージー)

これ、手軽で良さそうです(^.^)♪

もっぱら観る専門ですが、

ちょっとした工夫や、技

動画なのでわかりやすく、

15秒と言う短さが実によい!

例えば、花見シーズン到来前に

こちらの動画
「レジャーシートが風に
 飛ばされにくい裏技」
 ↓ ↓
https://soeasy.tokyo/movies/13631

と、こんな風に裏技が公開されています!

効率化のヒントもたくさん詰まって

そうですよ♪

ちなみに、この

Soeasyを作った会社が、

Soeasybuddy

というサービスを新たに開始

したそうです。

企業向けの動画マニュアル作成

サービスで、月額50,000円から

という事(詳しい料金プランは問合せ)

サービスメニューの内容が今までの

動画マニュアル制作ツールと

少し違う所

メニュー

マニュアルを通じて、

質問や、トレーニングの進捗もわかる

これ一つで研修管理や

業務内容の情報共有が

コミュニケーションツールの一つ

になる状態で完結される気軽さが

ある。

この辺はSNSの動画投稿を手掛けた

経験が素晴らしく活きているなと

感じた点!

裏技投稿を見るのも良し!

会社で活用するも良し!

どうしたら、

わかりやすく、簡単に
伝わり、共有できるのか?


を考えた時に

今回のツールも候補の一つに

なるのではないだろうか!?

+++++++++++++++
本日の高倉の格言
長い説明は眠る前の子守歌
+++++++++++++++

では、また金曜日に~♪

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無料から有料まで。あなたの会社に
どんなツールが効果的?
判断の為の情報の整理整頓を
ご相談下さい。
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| 情報 | 07:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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コレも「仕組み」化!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先日、夫が一本のバラを

買ってきました。

バラ

「バラを観るひと時を作りたいから」

との事。
(嘘でも「君にプレゼント」と
言えば良いのにね(笑))

でも、これ素晴らしい考えだと

思うのですよね。

仕掛け、仕組みを作る!

と言う観点なんですよね。

自分の行動と心の整え方の

時間を促すツールに

バラがなったという事(^.^)♪

うん♪素敵なことなので、
許す!!!

と、いう事で週のスタート月曜日は

コチラ↓

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■これも仕組み!?
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先ほどのバラの話。

『行動を促す仕組み』

として、実は素晴らしい事例

なんだと思うのです。

例えば

「仕事が終わったらしっかり
リラックスできるようにしたいね」


そう言葉で言っていても

スマホやipadを手放せずに

いたり、

仕事のことで頭がいっぱいの

状況が続いていたりしませんか?

しかし、その花が

テーブルの上にあり、

自然に目に留まる位置にあった時、

ふと花を眺めている時間

出来ます。

この眺めている時、

実は頭の中はクリアになり、

花の花びらの色、

昨日より咲き始めた様子。

そんな事だけ考えて、

他の事を忘れていたります。

それって、

ほんの一瞬だったりするような

短い時間だったりもしますが

頭の切り替えになったり

心の余裕を作る仕組みに

なっているのですよね。

別に「1分脳をリラックスさせよう」とか

ルール化しなくても出来る仕組み♪

会社では、

みんなが同じような環境で

同じような結果が出せるように

する為に「ルール」や「マニュアル」

を作ったりしますが、

そのルールやマニュアルって

常に見ていられる環境でないと

実はあっと言う間に陳腐化します。

人は忘れる生き物だ!


と思った方が良いくらい、

記憶もあいまいになります。

そこで大事なのは

やはり「仕組み化する」と言う事。

「●●の資料を事務へ毎日提出」

というルールがあったとします。

例えば、これが

事務所の入口に

「●●資料、毎朝提出」と書いた

BOXがあれば、いつも目にしますし

そこに入れる「仕組み」が出来ますよね。

1)目に留まること
2)常に意識すること
3)渡す場所の固定で


提出する行動

が仕組み化されます(^.^)/

「視点(目線)」
「常に意識できる仕掛け」
「次の行動のわかりやすさ」


をどれだけ仕組み化できるか?

が大切なんです(^.^)

先日、見学させて頂いた企業では

壁に所々、絵画が飾られていました。

「仕事しているとついつい
目線はずっと下を見ているか
低い位置のままだから、
時々、顔を上げて欲しいから」


そんな仕掛け(仕組み)でも

あるそうです(^.^)/

行動を促す仕組みづくり、

意識してみてはいかがでしょうか?


++++++++++++++++
本日の高倉の格言
「ルールづくりより『仕組み』づくり」
++++++++++++++++

では、また水曜日に~♪


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| 改善の提案 | 08:57 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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毎回、イチイチ確認を「見える化」へ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^ ^)♪

最近、あたたかくなって、

花粉の飛散も増えているようですね。

マスク姿の方も増え、

電車の中で目をぐりぐり強めに

こすっている姿も見ます。

花粉症になると、大変ですね。

私はまだアレルギー性鼻炎程度

なので、なんとか抵抗しています(笑)

ですがほぼ年中マスクしています。
(風邪予防に。)

もう、これはクセですね(⌒-⌒; )

さて、本日週末金曜日は、

街で見かけるあのお店が

行っている改善事例をご紹介!

ーーーーーーーーーーーーーーーーー
◼︎イチイチ、毎回を「見える化」へ!
ーーーーーーーーーーーーーーーーー


仕事の移動中の合間の昼食を取る時や

あったい汁物が食べたい時、

私はお蕎麦屋さんやうどん屋さんに

駆け込むのですが、

そういった飲食店の一つに

ゆで太郎」という

チェーン店があります。

こういったチェーン展開している

お蕎麦屋さんやうどん屋さんって

食券を買って、
  ↓
食券を受付に渡して
  ↓
商品をもらって、席につく


そば



そんな流れなのですが、

この『食券受付に渡した時』

ほぼ毎回聞かれることがあります。
(食券の機械設定によっては聞かれない)

その一言とは、

「温かいお蕎麦(うどん)ですか?
冷たいお蕎麦(うどん)ですか?」

これ、毎回聞くようになっている習慣

当たり前のように聞かれていますが

毎回聞かずに「スグ分かる仕組み」

になっていれば、

そのほんの数秒を作業に取りかかれます。

そのほんの数秒 って、

お客様の来店数、チェーン店舗数

から考えていくと、

回転率の向上や人件費の削減にも

繋がる可能性が出てきます。

では、ゆで太郎さんが行っている

「仕組み」とは何なのか?

それは、コレ!!
  ↓ ↓
ゆで太郎

冷たいそばの時は、
左の青のクリップを。

温かいそばの時は、
右の赤のクリップを。

それぞれ食券に付けて、
渡すだけです。

お客様は並んで待っている間に

それを準備し、

順番が来たら渡すだけ!

一目瞭然の「仕組み化」です( ´ ▽ ` )ノ

仕組み化って言葉を聞くと、

なんだか大層なことのように感じたり

しそうですが。

こういった工夫によって、

より「判断」し考えなくても

行動が促さられたり、

それが自動的に行われるように

すること
を「仕組み」と言っています。

「食券に印字できるようにすれば
いいんじゃないか?」

そんな声も聞こえそうですが、

システムの修正、表示変更

をかけるよりも、

コストは最小限で、効果は同じ

なのですから、

この工夫で十分ではないでしょうか。

街の中には、見習える改善事例が

本当に溢れていますね。

あなたも街に出た時に、

「おっこれ改善事例だな!」

と改善探ししてみませんか?

業種業態、仕事内容は違っても

ヒントをいただけることが

ありますよ!

ポイントは情報をキャッチする

アンテナを張ることです( ´ ▽ ` )ノ

来週からのあなたの業務効率化の

ヒントになりますように♪

+++++++++++++++++
本日の高倉の格言
「良い事例は、あなたの先生
悪い事例は、あなたの鏡」

+++++++++++++++++

では、また来週~!!

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社内でお互いの仕事を客観視する
仕組みを作れば、自律的問題意識が
生まれる!!
そんな仕組みの作り方をお教えいたします
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| 改善の事例 | 07:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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そのアンケート集計、まだ「紙」ですか?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^ ^)♪

最近、Amazonからの

「顧客満足度調査」を語る

フィッシングメールが出回っているそうです。

ちなみに私にも来ていました。

このようなメールです!
   ↓ ↓
フィッシングメール

ここに書かれているように、

アンケートに答えたらなんと

ボーナス10,000円!!

まあ、そんな甘い話はないわけで、、

ネットでこの内容を検索してみると

案の定、フィッシングメールでした。

ここで一句。

気をつけよう、
甘い言葉と、メール詐欺。

では、本日も週の真ん中水曜日

いってみよう〜!!

本日はコレ
 ↓
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
◼︎アンケート集計のムダを探せ!
ーーーーーーーーーーーーーーーーー


偽Amazonのアンケート詐欺メールは

さておき、

多くの企業では、マーケティングの為の

資料として、アンケート調査を実施

する場面があります。

・イベントで
・セミナーで
・サービス後で
・新商品発売で
・モニター利用で

・・・などなど。

そんな時、何をお使いでしょうか?

アンケート収集に関しては、

タイミングが遅れると、

回収できないことも多いため

その場ですぐ書ける「紙」

での記入を利用することも多いです。

住宅メーカーさんの改善業務を

手がけた時などは、

紙のアンケート内容を

ポチポチと、パートさんが

データ入力されていましたしね。

確かに、「紙」への記入は手軽です。

ですが、手書き資料の手入力に

人件費がかかるのは少し気になる

高倉です。

ちなみに無料から有料まで、

便利なアンケートフォームを

作成することができるって、

ご存知でしょうか?

アンケートフォームに入力

頂ければ、そのデータが

自動でリスト化され、

集計も分析もボタン一つで

できるものも増えています。
  ↓ ↓
無料から使える!
簡単ですぐ使えるアンケート作成ツール17選

(※ferret様の記事より)

※上記の中でも紹介されていますが、
ちなみにGoogleフォームで、
作れるようですよ♪
→ここで作成したアンケート回答は
スプレッドシートに溜まっていくそうです。


「だからと言って、パソコンや
ipad操作の苦手な高齢者向け
サービスを展開している我が社には
不向きだよ!」

とか、

「紙のアンケートだからその場で
書いてもらいやすいのに、
ネットやメールにすると、
回答意志のタイミングがずれるよ」


と、そんな声も聞こえてきそうです。

そこで、私がお伝えしたいのは、

少しでもデータ化
から始めませんか?


と言うこと!

例えば300件あるうちの

三分の一の100件分が

データ化できるだけでも、

その入力作業は減ります。

1件3分の入力として、

300分×時給1000円として
=5,000円/回のコスト削減


しかも、データ入力化を促進

できれば、よりスピーディに

分析が可能になります。

その他、紙資料のファイル保存時間

手書きでわかりにくい文字による

入力ミスやメールアドレス間違いも

防ぐことが可能ですしね。

マーケティング情報って、

新鮮で早い方がより、その分析結果に

おける行動も早くなります
よね(^ ^)♪

その効果は・・・?

紙とデータの半々でも始める・・・

って考える方はまだまだ少なく

どっちかに偏りがち。

まずは、少し始める「小変」

起こして、自社の効果測定

してみてはいかがでしょうか?

+++++++++++++++++
本日の高倉の格言
「できない理由を考えるより
できること、行動できることから
始めよう!」

+++++++++++++++++

では、また金曜日に〜♪


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