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判断基準マニュアル化は人材教育!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)♪

お盆休み突入中の世の中、

帰省に、旅行に、と

楽しんでおられますでしょうか。

中には、この機会に!と

仕事に集中したり、勉強をしたり

されている方もおられるようですね。

私は、毎年恒例のお墓参り行脚・・・

のはずが、私の体調不良により

今回は中止。

ブログの方も8/15の

「おススメの本、商品、文具」の

コーナーはお休みとなります。

さて、今日は、

先日まで半年間に渡り、

月1回で行ってきた

「判断基準」のマニュアル化

すすめていた企業様。

その企業様のお話を

共有させていただきます。

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■マニュアルは過程が大事!
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マニュアル化を行う時に

私は、

「次に引き継ぐ新人の方が
聞きながら作成しましょう」


とお伝えしています。

そういった新人の方がいない場合は

弊所にて作成を代行することも

あります。

なぜなら、

マニュアルはその時聞いて作成すると

すぐ使えなくなるものだからです。

「えっ、どういうこと?」

それは、経営状況や、

運営方針、国内情勢、国際情勢

人員や役割の変更
など

常に変化している中、

“今”作成されたマニュアルは
すぐに使えなくなる
ため
“更新”することが大切なのです。

で、この更新が案外そのままにされる

ことも多い・・・

では、マニュアルよりも結局OJTか?

というと、そうではありません。

実はマニュアルを作成する過程こそに

意味がある。嫌、意味を持たせるべき

なのです!

マニュアルを作成する過程において

次のことが必要になります

●先輩や上司の
 業務の棚卸し

●その業務の手順を確認

●それに必要な資料やツール
 の確認

●細かな詳細や特記事項の確認


などが必要になります。

これらをマニュアルを作成していく

過程の中で「見える化」

=共有していくことが、

マニュアル作成の本来の

意味ある行為なのです。

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■「全部出し」が重要!
------------------------


では、「見える化」すると何が

良いのか?

実は見える化しただけでは

まったく意味がありません。

見える化したものを見ながら

複数人で疑問をぶつけあい
さらにその「意味」や「目的」
を共通することに「見える化」
本当の利点があるのです。

例えば、今回「判断基準」のマニュアル化
を進めた企業様では、

作成途中でこんな質問を頂きました。

「判断する要素」は出てきましたが、
様々な応用的場面で使うときに
この要素を繋げる「繋げ方」が
わからないのです。」

その答えは極めてシンプルでした。

「まだ全部出ていない」

マニュアルとして完成させるには

情報を定型フレームへ

整理整頓する必要があります。

しかし、もっとも大切なのは

情報を「全部出す」ということです。

今回で言うと、

その判断を行うに至った

「要素」をどのように選択し、

その「要素」を使ってどんな

分岐点を想定したのか?

その時に感じたリスクや

それによって得られる利益を

どのように感じて

その答えに至ったか?が

まだまだ不足しているということ

でした。

そこで
「要素のピックアップ法」と
「繋げる思考」、
「利益観点」

もっと棚卸し(全部出し)するために

『事例』の積み上げをさらに

行っていただくように提案しました。

----------------------------
■「質問」「比較」「検討」で改善
----------------------------


試しに、ちょうど一つ良い事例が

あり、その場で上司の方に

情報を棚卸ししていただきました。

ですが、ここで終わってはいけません。

出てきた情報を見て、

「なぜ、その時にその判断が
良いと思ったのか」


「なぜ、その要素を選択したのか」

など、

質問をすることが大切です!

そして、すべて出てきたと

思ったら、

つぎに『まとめ』てみることが大切です。

※これは部下の方に行って頂きます。

まとめるとは、

いままでの情報をもとに、

簡単な手順を

ひとことでまとめてみます。

こんな風上司の思考手順を

図解してみるのです
    ↓ ↓
手順図解

それを見て、次は上司が

この手順に不足している手順や

分岐して考える矢印などを追加します。

この過程こそが、上司と部下の

仕事の判断の違い
でもあるのです。

こうすることで、

判断基準のマニュアル化が

でき、その作成を行う過程で、

すでに思考の疑似体験をすることも

できていることになるのです。

最後に、このマニュアル作成は

1対1ではなく

複数人で行うようにしてください。

なぜなら出来上がった判断を

見ながら

「果たしてこの選択が最適なのか?」

を検討してほしいのです。

上司の方の考えが必ずしも

正しい!というのは幻想です。

ここで、判断自体の内容が

見える化できたことで、

「この2つの判断要素の中に
●●という要素を入れてみては」


とか、

「●●の目的を達成するならば、
●●●というような判断もあるのでは」


という意見を聞くことができ、

これが結果本当の

最適な判断基準作成

につながり、結果「改善」にまで

なるのです。

このマニュアル作成を行っていた企業様も

同席していた女性社員の最後の一言で

新たな判断の「要素」をつなげる線を
見つけたようです(^^♪

「全部出し」
「質問」「比較」「検討」で改善

をぜひ行って下さい!

最後にもう一言!

特に、情報の「全部出し」が足りなければ

それは不完全なマニュアルに

なるのでお気を付けくださいね(^^♪

この判断基準のマニュアル化を進めた
企業様からは
「業務効率化の依頼をいつつ
本来自分のやりたかった人材教育が
できていたいことに驚きました。」


との言葉を頂きました。

だから「過程」が大切なのですね(^^♪


※作成を行う際は、全員で共有しやすいように
「模造紙」や「ホワイトボード」「付箋」
で同じ方向をみながら作成するように
してくださいね(^^)

では、また来週月曜日に!

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医療情報の共有化へ改善始まる!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

明日からお盆休み突入

と、今日の夕方から各所の道路や

新幹線などめっちゃ混みそうですね。

私は関西にすでにいるので

在来線移動ですが、

最近、大阪の観光客が増えている

ようで、人の多さにビックリ!

外国人は「たこ焼き」や
「裏なんば」が目当ての方が
多いそうですね。

ちなみに私も先日久々に

たこ焼きを食べてきました!
 ↓
※ JR福島駅近くにある
多幸屋
素焼きをチョイス
シンプルで味がついていて
外は焼けてて中はトロトロ
しかも、タコがデカイ!

(たこ焼きだけじゃない
タコメニューがたくさんある
居酒屋で、クジラ肉まで
食べました(≧∀≦))

さて、前置きが長くなりましたが

今週も週末金曜日は

巷の改善事例。

さっそく行ってみましょう!

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■医療情報の共有化へ!?
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総務省が

診療記録などの医療情報を扱う

クラウドサービス事業をめぐり

先日、新しい安全指針をまとめた。

というニュースが飛び込んできました。

これまで、

医療情報の安全管理は

総務省
経済産業省
厚生労働省


の3省がそれぞれに指針を

作っていて、統一されておらず

昨今、様々なデータのクラウド化が

進む中、セキュリティ面でなかなか

医療情報のクラウドサービス管理が

進まなかったが、ようやく前進!

医療データに関しては、

最近私もレントゲンやCTを撮ることが

多くあり、

セカンドオピニオンで他の病院を

受診する際に、DVDデータに

焼いてもらう必要があったり、

再度、撮影することになり医療費増加

ということも発生していて

画像データをなぜ共有閲覧
できないのだろう?


と思っていた所です。

まあ、これに関しては

昨年の冬に、病名や検査結果、

薬剤の投薬履歴など

診療情報の一部をネットで

見られるサービス「カルテコ

がクラウド型の医療用画像の

管理サービスと連携したと

ニュースもありましたが、

現状では、まだまだこの利用

活用ができている医療機関は少ない

ちなみに現在個人医院では特に

独自でシステムを購入していて、

私の場合、

先日もセカンドオピニオンで

違う歯医者へ行った際に

「データの取り込み形式が
違う場合があるので
DVDを持ってきても見れない」


と、最近撮ったレントゲン画像が

使えず、別途レントゲンを撮る

ことになったくらいですから・・・(苦笑)

実際のデータ統一は、

この個人医院のレベルまでの統一化が

問題になってくるのではないだろうか。

更なる改善を期待したい所

ですね。

この安全管理の指針統一が

その改善のキッカケとなり

何度もレントゲンやCT撮影をしたり

病状、病歴などの説明を毎回

しなくても良い仕組み
ができる

環境に早くなって欲しいな~♪


事務改善から現場改善まで
15年、40業種の改善を行ってきた
弊所のコンサルティングを「大阪」
行っております。
この機会を是非ご活用下さい!
  ↓ ↓

****************
事務改善の事例を聞きたい
言う方も大歓迎♪

詳しくはコチラ
 ↓
『関西出張コンサルティング』
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1杯の幸せ♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

本日から関西出張。

そして、

そのまま関西帰省に入る予定です!

一旦東京のが面倒なので、

仕事の資料はクラウドサーバーに

あるし、

連絡はチャットやメールで出来ますし、

PCは持ち歩かなくても

レンタルもできますから

便利なものです♪

あっちなみに10日と13日の
2日間
「高倉に会いたい!」
と言う方のご連絡
お待ちしております(^.^)♪
  ↓ ↓(文字をクリック)
関西出張コンサルティング
※最新の改善ツールの情報を
聞きたい方にもお勧めです。

さて、

本日は週の真ん中水曜日!

おススメの本、文具、商品を

ご紹介するコーナー♪

本日はコチラ!!!

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■1杯の幸せ♪
-------------------------


先日、クラウドファンディングで

購入した、

oceanrich
↓ ↓
自動ドリップコーヒーメーカー

と言う、自動ドリップで

コーヒーを淹れて飲んだ。

紙フィルター不要の

1杯分のコーヒーを

淹れるためだけの機械。

私は自宅で、夫は事務所で

コーヒーを飲むので

基本、一人分のコーヒーを

淹れる我が家では、

今まで、1つずつ入った

このタイプのコーヒーを
購入していた
 ↓
キーコーヒー

ドリップコーヒーが
好きなのです(^.^)♪

ですが、クラウドファンディングで

このoceanrichを見つけて

これは面白そう!と思って

ポチッと、購入。

ちなみに、紙フィルター要らずと
言うコスト削減よりも
この商品の場合は、
おひとり様だけのドリップと言う
贅沢感が良いのですよね(^.^)♪

そして、飲んでみると・・・

『美味い!!』

コーヒー豆は、

小川珈琲さんの
スペシャリティブレンド009をチョイス
小川珈琲

コーヒー豆の香りが

部屋に広がり

できるまでの間の時間も

楽しめる。

朝の忙しい時間を

このほんの3~5分のゆとり

そして飲んでいる十数分の時間

に頭が冴えてくる。

私にとって大切な時間です。

朝のコーヒーを飲む余裕を

持つことで、

その日の段取りがより脳内で

整理し始めるのですよね(^.^)♪

おひとり様用のドリップコーヒー

としては秀逸ではないでしょうか。

おススメです!

makuake(マクアケ)」にて
4,298円(税込)で購入できますよ。

※注:このメーカーさんとは
なんの利害関係もございません。
1ユーザーなだけです、(笑)

<お知らせ>
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「できない」を減らす!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

街はすでにお盆休みムードが

漂い始めた東京・・・

電車に乗ると、風船を持った

女の子とお父さん、

大きなぬいぐるみを抱えた女性

大きな笑い声がする車内。

いつもとは違う風景です。

騒がしい部分もありますが、

「夏を楽しんでるなーー」

私もちょっぴりリゾート気分を

お裾分けして頂いてます♪

さて、そんな中弊所も

今週末からお盆休みに突入です!

*************
8/11~8/16までの間
夏季休暇をいただきます。
*************

※8/10と8/13に関西出張コンサルティング
を受付中!ブログの最後をご覧ください!



ブログは、しっかり

続ける予定・・・。

書けるか私ww。

さて、本日週のスタート月曜日!

改善の概念や方法をお届けする

コーナー♪

本日はこんなテーマで行ってみよう!

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■「できない」を減らす
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出来ること、出来ないこと

人それぞれありますよね。

ですが、この「出来ないこと」

って実は、

その言葉の前にこんな言葉が

ついてくるのではないでしょうか

『今は』

今は出来ない。

と言うのが正しい答えだと思っています。

なぜなら、

出来ないの中には

「したくない」
「苦手」
「やったことがない」


というのが含まれていて、

本当に出来ないと言うのは

やってみたけど

出来なかった。

と言うのが正しい答え。

ですが、一般的に

使われているのは、

やってみていないのに

「できない」と言う判断だと

思うのですよね。

統計とか分析とかを行って

「不可能」と出るのも

数値的なことで、実証実験では

ないですから。

仕事の上でも

「●●をしてもらえませんか」

と言うと

「できません」

なんて言葉が返ってくる事は

ないでしょうか。

それは、やはり

前例がなかったり、
やりたくなかったり、


と、やった事がない

と言うだけなんですよね。

先日、私もお客様に、

「今回はお役に立てません」

とお答えした件がありました。

ですが、そのように答えてからも

実は、どうにか

その改善を出来ないかを

未だに考え、改善研究を

しています。

それはなぜかと言うと、

「今回は」=「今は」

「お役に立てない」=「出来ない」

が前提であって、

出来るかも知れないと思うからです。

もちろん「やりたくない」事は

しません。

それはポリシーに関わることだから。

ですが、

今までやったことがなかったり

苦手意識だけであれば

「やってみる」と決めています。

苦手な部分は得意な方の

サポートを頂きながら

なんとか出来る方法を

考え抜くようにしています。

しかし、

仕事というものは、「期限」と
いうのが発生する
ものです。

だからこそ、

お客様には一旦、お返事する

必要があり、“今は”できない

という事を告げることが大切です。

そして、密かに

研究を続けるのです。

私は、お客様にいつも

「課題」を頂いていると思っています。

その課題をクリアしていくことで

私自身の成長になり

それがノウハウになって行きます。

仕事を頼まれた時に

今までやったことがない事だったり
不安なだけだったりした場合は

ぜひ

「できません」と伝えて終わりに

するのではなく、

「今はできませんが、
チャレンジしたい」
と伝えたり

その場の返事は

「できない」となっても

その後もなんとか出来ないか

チャレンジし続ける事

自己成長に繋がります。

それが本来の『改善』の姿。

社内の一人一人が

そんな意識で仕事をしていると

素晴らしい改善環境

できるのです(^.^)/

ぜひ、改善は自分の

「できない」を減らす意識から

行ってみてくださいね♪


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| 改善の方法・実践 | 09:14 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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いつまで元号を使い続けるのか

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

30年に一度と気象庁が言っている

異常気象による気温の上昇。。

名古屋では39℃の予想だとか・・・

外に出るのが怖いですね。

水分補給、塩分補給

お忘れなく
(ちなみに私は集中すると
4-5時間飲まず食わずに
なりがち・・トイレも忘れる。。笑)

さて、昨日こんなニュースが

飛び込んできました。

日本経済新聞にて

「運転免許証の有効期限、
西暦表記に 来春にも」


とのこと。

おっ、公文書が西暦表示に

切り替え始めたか!?

と良い話だと思って、

読み進めてみると・・・

恒例の週末金曜日の

「巷の改善事例」は

改善がまだまだ不足の

事例をご紹介!

------------------------
■国がムダを増やしている!?
------------------------


事務改善を行っていると

資料作成で気になることは、

元号と西暦の混在です。

システム改善を行う上でも

西暦だけで管理出来れば

スムーズなのに、

ところどころに元号表記が

必要な書類があって、

その部分だけカスタマイズしたり

Excelであれば関数をわざわざ

入れて、表示させる必要があったり・・・

そんな中、来春に元号が変わるとなると

大規模なシステム改修が必要になり

もちろん、システム制作側は

大きな特需になりますが、

中小企業はたまったものでは

ありません。

そんな中、

今回のニュース!

しかし、記事を読み進めてみると

ビックリ!

見本
(※運転免許証の見本 警察庁提供)

見て、お分かりのように

西暦になっているのは

まさしく“有効期限のみ”なのです。

交付の日付や生年月日は

元号のまま。

えええーーなんで、
そんな中途半端な!


警察庁いわくは、

「外国人の免許保持者が増加しているため」

とのこと。

いやいや・・・ならば、

全部西暦にしようよ!

公文書の年表記に関する規則
によると、

***************
公文書の年の表記については、
原則として元号を用いるものとする。ただし、
西暦による表記を適当と認める場合は、
西暦を併記するものとする。
***************


とされている。

なので、原則を重んじているケースが

まだまだ多いのが現実。

健康保険証は元号で、

マイナンバーカードの有効期限が

西暦とか・・・

もうめちゃくちゃじゃん。

なんで連携とれないのでしょう!

そもそも元号って、

君主が空間だけでなく時間まで
支配するという思想に基づいて
いる


と言われます。

それを「慣習」として続ける意味は

どこにあるのか?

企業の経営においても

「昔からそうしてきたから」とか

「社内の規則でそうなっているから」

とかと言う事をよく耳にしますが、

そこに『なぜ』をぜひ投じたい!

それこそがムダを生む現況に

なっていることも大いにあるからだ!

なにも気にせず、言われたまま

決められたことを

なぜ疑問視せず、続けるのか?

なぜ公文書から、

西暦にしないのかが、甚だ疑問。


会計の決算資料にしても未だに

自:平成●●年●●月●●日
至:平成●●年●●月●●日


という表記である。

この元号を変えるタイミングで

ぜひ、法律から変えてもらいたいものです。

なお、社内の資料、文書など

公文書以外の管理資料は

西暦管理をぜひおススメしたい!

ネットを通じてどんどんグローバル化が

進む中、様々な資料に元号が使われる

なんてありえないですから。

あー!そういえば契約書も元号だな・・

はーっ(溜息)

併記はOKと言っても、併記するなら

元号使いますよ。面倒ですからね。。

政治家の皆さん!


西暦表記OKの法律に
変えてください!!!


・・・・・

今日は、一つの対処だけの改善

だけでは根本解決にならない

事例として紹介させて頂きました。

さてさて、来週はすっきり改善

した事例をお届け出来るか!?

ではまた、週末金曜日の

巷の改善事例にて♪



****************
関西出張コンサル行います!

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効率化ツールや
最新のクラウドシステム情報や
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