≫ EDIT

ごみ分別から見た業務の「意識」と「設備」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末の土曜日は

友人と東京湾に作られている

「中央防波堤外側埋め立て地」

見学してきました。

環境問題、ゴミ問題、過去の出来事から

現在の活動やゴミに対する意識の変化

なども大変勉強になりました。

今現在、ゴミは3つの「R」で随分

減ってきているそうです。

●Reduce(リデュース)
 使用済みになったものが、
 なるべくごみとして廃棄されることが
 少なくなるように、
 ものを製造・加工・販売すること
●Reuse(リユース)
 使用済みになっても、
 その中でもう一度使えるものは
 ごみとして廃棄しないで再使用すること
●Recycle(リサイクル)
 再使用ができずにまたは
 再使用された後に
 廃棄されたものでも、
 再生資源として再生利用すること

ちなみに、埋め立て地は

ゴミの山が見えると思ったら大間違い!

雑草が鬱蒼と茂っていて、

まるで、自然の空き地や広場を

見てるような感覚になります。

しかし、その草の下には、

ゴミが詰っているのですよね。
埋立地

ゴミは3つのRで減少してきたと

申しましたが、それを行うにも

分別の「意識」と分別の「技術」が

高まってきたことが大きな要因のようです。

-------------------------------
■情報がごっちゃになっていませんか
-------------------------------


様々な企業の業務フローの内容を

聞き取りする際でも、

一人一人が行っている細かな業務を

聞く前に、

大まかな流れを確認します。

例えば

受注⇒仕入れ⇒売上⇒入金⇒出荷

といった具合です。

それぞれの内容にしたがって、

どんな業務が発生しているのかを

更に確認していきます。

従業員の方個人では、

業務が多岐に渡るパターンも多いので

一斉にこの業務カテゴリごとに

何をしているかを聞くと、

共通していること、違うことなども

見えてきて、情報が整理整頓されます。

ゴミも、
「燃えるごみ」「燃えないごみ」
「資源ごみ」「大型ごみ」
など
分類されますよね?

その分類の仕方は

各市区町村でも違ってきます。

東京都環境公社の担当者の方に

「なぜペットボトルのごみの捨て方ひとつでも
ラベルを剥がす地域や剥がさない地域が
あるのですか?」
と訊ねたところ、

「分類する技術や設備が違うからです」

と答えて頂けました。

一見、業務の手順も、

その人個人の能力による「差」が

発生するのと似ていますが

実は違います。

ごみもその施設に運びこむ流れは同じ

そこで使用する設備、

会社の業務上で言えば、

使用する基幹システムやその他のソフト

などで違ってくるのです。

より「効率よく」作業を行い、

ムダをなくし、

必要なことに集中できる仕組みを

作ること。

これに似ているのだと思います。

埋立地のスぺースという資源は限りあります。

企業でも従業員や時間という資源

その人件費の予算も限りあります。

その為には、より良い環境づくり

よりよいツール選びは大切ですね♪

あなたの業務の整理整頓を助けて

くれるツールを使っていますか?

| 改善の提案 | 08:41 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

事業承継の際に生じる「思い」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

8/11~8/16まで夏季休暇をいただき

恒例の関西帰省。

2軒の実家の墓参りがメインの為

お盆とお正月のお休みの時は

夫との自由時間は半日程度です。笑

普段、遠くに離れて自由にさせていただいている分

年2回は、しっかりお勤めしてきます!(笑)

皆さんはどんな休暇を過ごされましたか?

さて、今日はそんなお盆で家族が集まる場を

見ていて感じたこと。

----------------------------------
■事業承継の際に生じる「思い」
----------------------------------

様々な中小企業を見ていると

2代目、3代目に代替わりしている

会社が増えてきています。

そんな時、気になるのが事業承継のタイミングと

その責任配分です。

これがまた親子関係だと更にしがらみが

増えます。

経営者がご存命の場合の事業承継は

なかなか難しいもので、

最終的な資金面の責任配分が

旧経営者にある場合、

会社の「運営」としての経済活動は

引き継いだものの、

旧経営者が最終決定権を握っていることは

良くあるパターンです。

理由は様々かつ複数あります。

ご存命の間に事業承継をされる決断は

素晴らしい!

ですが、経営はお金の儲け方と

使い方とそのタイミングを知らなければ

運営の仕方を知っても続きません。

それは、全ての権限と責任が生じて初めて

真に気づくことではないでしょうか。

代替わりした本人がどのようにそれを

円滑にできるようにするかの「工夫」も

そこで初めて生み出されます。

全ての権限を手放すことで、

代替わりした子供達が

苦境に立たされることも

あるかも知れませんが、

新しい発想が生まれて

より良くなることも大いにあります!

それも、「会社を経営する」中での

大切な経験なのではないでしょうか。

経営者は「待つ」「見守る」という忍耐力が
必要である。


常々、多くの経営者を見てきて思います。

事業承継をする際は、

新体制を、見守り、成長を待つと言う

最後の忍耐を見せる場面だと思います。

そして、その前途を「信じて」欲しいのです。

従業員のこと
お客様(取引先)のこと
取引業者のこと


心配ごとはつきません。

しかし、その心配すらも

引き継ぎ、託すしかないのです。

引継ぎするものの最後の忍耐

引継ぎされるものの最初の覚悟


それが事業承継の際に生じる「思い」

なのではないでしょうか。


(余談)
私も今年で46歳になりました。
母は80歳、実家は事業を行っていませんが
他界した父からの長男家系、
墓守りの話が話題に出てきます。
誰が継ぐのか、墓は移動するのかしないのか?
それすらも「引き継ぐ」という面で様々な「思い」が
交錯します。
故人を敬い、親の思いを汲みとりながら、
どうするのか、私たちに委ねることしか
母は出来ない。
遺言のように「●●してほしい」とは
母は言いません。
その言葉に子ども達が縛られるから。
ただ、私たちも親の目や背中を
感じ取っています。
全てを汲み取ること、
叶えることは出来ないけども
私たちなりの「思い」も確かにあります。
母は引き継ぐ子に委ねるしかないのだと、
覚悟した2017年の夏でした。

| 問題点の見つけ方 | 09:24 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

ユーザー数課金の罠・・・クラウドアプリ

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

台風接近中の東京は蒸し暑い朝から

始まりましたね。

6月に訪れていた屋久島でも

レンタカー屋さんの事務所が倒壊したり

建物の損壊、倒壊するほどの状況・・・

宮崎では、日曜日一日JRがストップとか

これは素晴らしい判断のように思います。

二次災害が起こらない為の英断って

大切ですよね。

リスクマネジメントができてているなと

感じさせられました。

-----------------------------
■1人でも5名分の課金?!
-----------------------------


さて、最近は、クラウド型の様々な

システムを利用することが増えています。

私の場合、

●会計、請求書発行は、freee(フリー)

●プロジェクトの情報共有はchatwork(チャットワーク)

●顧客管理、案件管理、進捗管理、工数管理は
 kintone(キントーン)

を活用しています。
(アプリで自分で仕組みを作成できました(^.^))

しかし、最近気になることがあります。

クラウドにあるサービスを見ると、

ユーザー1名当り月額 ●●●●円

と記載があるのですが、

よくよく見ると、「※5ユーザーからの契約」とか

書いてあるのですよ((+_+))

1人で使いたいのに5名分の料金・・・

freeeは立替精算や給与を使用していないので

月額固定(年一で支払っています)が、

kintoneは、1,500円×5=7,500/円(税別)

になります。

一人で使うにはお高い!

普通にそう思いますよね。

しかし、最近はそれを利用して、

顧客用の業務報告アプリを作成し、

クライアント先の従業員様を

ユーザー登録して

そこに直接一日の業務報告を

入力して頂くようにしました。

すると、

今までEXCELで先方で集計し、

まとめたものをメール添付で

送って頂いていたものが

●リアルタイムで確認出来、

●日付ごとの集計がボタン一つで出来、

●月ごとの一覧表もボタン一つで見え、

●経営者や各従業員同志も業務進捗を
 把握できる


という仕組みが作れました。

テストパターンで1社のみこれを開始

全部で10ユーザーになったので

15,000/月(税別)の負担になりますが、

今まで、連絡・報告などしていた内容が

見たい時に見れる状況になり

弊社の事務の手間は格段に

減少しました。

メールやSNSなどでの報告だと

報告そのものは見やすいのですが、

各作業の処理時間などを把握するには

集計が必要になったりもします。

それらが自動集計され、

日々の雑感、予定の欄もあり、

1日ごとのレポート印刷も容易なので

より分かりやすい「見える化」を達成♪

増えたユーザー数も

1ヶ月ごとに増減することが出来るので

管理期間を負えれば

データのバックアップを取り、

ユーザーの削除をすれば、

基本の5ユーザーに戻せます。

これは良い仕組みづくりが出来た!

と自分でも納得。

ちなみに、

kintoneは使用しているユーザーごとに

使用するアプリの

閲覧や入力、編集の権限を設定できるので

弊社の他の内容は見えないように出来ます。

これを応用するには、

依頼書や、見積書、アンケートなども

自動集計管理が出来るようになります。


お客様から欲しい情報、

その情報を集計、管理する必要のあるもの

をその間の「連絡」「再入力」などの手間を

削減できれば

よりスムーズに、効率よく、
本来やりたい仕事に集中


できる仕組みが作れるように思います。

しかし、やっぱり思うのです。

1名利用金額

と言うものを設定してほしい!と。

そして、従業員ユーザー登録ではなく

ゲストユーザー課金で設定するパターンが

欲しいな・・と。

個人事業主がどんどん増えている昨今、

1ユーザー利用2,980円とか、

本来は1500円のものが倍額でも良いので

そのプランは今後必要なんじゃないだろうか。

クラウド化は便利ですが、

様々なものを利用している内に

どんどん月額が高くなる傾向に・・・

勤怠管理、案件管理、基幹システム、

立替精算、会計処理

と、全部別々のシステムやEXCELと言う

会社様も多いのではないでしょうか。

クラウドアプリはどんどん進化し、

自動連携の仕組みが整いつつあります。

素早く情報をキャッチし、

利用するものをもっと絞り込むと

さらに効率よく仕事が出来ますね(^.^)

私はしばらくは、更にKintoneでの

業務改善の仕組みを自分で

構築しつつ、

顧客が使用する時をイメージして

他のシステムなどとの比較研究を

進めることになりそうです。(^.^)

| 問題点の見つけ方 | 08:54 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

突然の出来事への対応力!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

東京では一昨日、隅田川花火大会。

ここ最近は毎年雨模様ですが、

無事開催されて良かったですね。

私は自宅のTV中継で堪能しました♪

さて、そんな一昨日の土曜日は

近くに住む友人と16時頃に合流し、

ハッピーアワータイムを楽しんで

おりました。
(※実は友人のお孫さん(※15歳ほど年上の友人)と
私の実の姉が同じ誕生日!ちょっぴり離れて
暮らしている二人の誕生日を祝って乾杯♪)

最初のお店は90分ほどで出て

次のお店でちょっとした出来事がありました。

---------------------------
■酔っているのか、病気なのか?
---------------------------

そのお店はお洒落な立ち飲み屋さん、

私と友人は店の真ん中あたりの

大きなテーブルの角辺りに立ちました。

すぐ後ろには、年の差カップル

出入り口付近は欧米の大柄の男性が3名

店内の客数は20名ほどだったでしょうか。

最初の飲み物を注文し、

飲み始めた時に、

私のスグ後ろに立っていたカップルの男性が

お相手の女性が化粧室へ行っている間に

テーブルに手をかけ、倒れるように

座り込んでいました。

てっきり結構飲まれて、酔ったのだろうと

思いましたが、不自然な座り方が気になり

声をかけました。

「大丈夫ですか?」

男性は、声を聞くとスグに立ち上がり、

「大丈夫。大丈夫。」と繰り返しました。

なんだやっぱりちょっと酔っていたのか

と、改めて友人と飲み始めると、

数分後、またその男性が座り込みました。

声をかけるとスグに立ち上がるのですが

やはり様子がおかしい。

更に数分後には、横向きに寝るような状態で

倒れたのです。

近くにいた外国の男性方も

「大丈夫ですか?彼顔色悪いよ。
救急車呼んだほうがいい!」


と声をかけましたが、

当の本人は相変わらず

「大丈夫。大丈夫。」と繰り返し

立とうとするのですがふらふらで
(ヒザやカラダがガクガクし始め
すぐに倒れそうになるのです)

私と友人が手を貸して立ち上がれる

状態、、、、これはヤバいと

友人や外国人男性とともに

「病院に行った方が良い!
救急車呼びましょう」

救急車

一緒にいた女性は、

何が起きているのかわからず

オロオロしている状態で

病院に行くことも家に帰ることも

判断できない様子でした。。。
(※関係は浅かったのかも知れません)

--------------------------
■緊急対応時の判断力と対応力
--------------------------


騒然とし始めた様子と

外国人男性が店長さんに

「救急車呼んでください!」

声をかけ、店長さんも慌てて

駆け寄ってきました。

ひとまず、立とうとする男性を

店長さんが座らせ、店員の女性に

「新規のお客様とオーダーを
一旦ストップして!」
とひと言
(小さなお店でその日は二人で
対応していた為)

倒れていた男性の事が気になりつつも

この店長さんの素早い判断力と

対応力は素晴らしかったです。

ただの泥酔状態かも知れませんが

素人判断では危険です。

いずれにしても自力で帰れる状態では

なかった為、救急車を呼んだのは

賢明な判断だったと思います。

ちなみに救急車が来ると、

その男性は、少し酔ってはいるが

普通に歩いて車内に入っていきました。

外国人男性は

「信じられナイ!普通に歩いてるヨ」と

唖然としていたのを見て、

クスッと笑ってしまいました。

緊急時の判断、対応で

命が助かることもあります。

何を優先し、どう対応するか?

そのお店の対応力を問われますよね。

安心してこのお店で飲めると

言うものです!

しかし、飲み過ぎには注意です!(笑)
酔っ払い

| 問題点の見つけ方 | 09:31 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

事務効率化の本来の目的とは?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末に梅雨明け宣言があり、

夏本番ですね。

私は頭に熱がこもりやすく、

アイスノンをしながら寝る日々が

続きそうな予感・・・

ああーー早く秋にならないかな・・・

すでに暑さにめげております。苦笑。

-----------------------------
■事務改善の本来の目的とは?!
-----------------------------


先日お客様との打合せで

事務担当者の方(以下、Aさんと呼びます。)

からこんなお言葉を頂きました。

「これで今までよりラクに出来そうです。」

嬉しいひと言です(^.^)

しかし、気になったひと言がありました。

私が、

「うーーん。手順の所で、マニュアル化
出来ますがちょっと分かりづらい箇所が
残りますね。もっと単純化しますね」


とお伝えした所、

「いえ。毎日大変だったことが月一で
済むので、大丈夫です!私は分かるので」


と言うひと言・・・。

喜んで頂いているのは嬉しいのですが、

“私は分かるので”

というひと言は事務改善としてNG!

属人化にしかならないですから。。

まずは、手順をシンプルに出来る改善を

進めることをお伝えした上で、

そのAさんに次のお願いを

しました。

「私がおススメする事務効率化・改善は本来、
その会社の本来の売上活動にかかる
業務の時間を取る為に事務を効率化することを
目的としています。
事務改善によって、「誰でもできる」となることで
外注することも出来ることで、
よりAさんが売上企画や販売など
Aさんの能力を本当に活かせる時間を
作ることが大切なのです。
ぜひ、『カンタンだから自分で出来る』
ではなく
『カンタンだから他の人に任せる』という
意識で事務効率化を一緒に進めましょう!」


事務効率化することで、業務がラクになる

ということは、巷で良く言う「残業を減らす」

という「時間」を削減するという考えだけでなく

より分かりやすく誰でもできる仕組み

がそもそも大切です!

売上UPの為の企画や、販売手法など

会社経営の中では、

考えること、研究することの時間

必要なのですが、日々発生する

事務処理に追われ、

その時間が取れなくて困っている

という場面をよく目にします。

ある会社経営者は、

「コールセンターは、外注でなく自社で
行い、より会社の企画や営業の状況、
方向性と親身さをもって対応できるように
したいのです。」


と、言っておられました。

コールセンターを外注する仕組みも

ありますが、日々変化するお客様への

対応を臨機応変にスピーディーにする為

その会社様ではそこに「時間とコスト」を

かけることにしたのですよね。

本来、大切に考えたい時間、

時間をかけて行いたいこと、

考えること、判断すること、

そこに集中することが出来る仕組みこそ

事務改善の本来の目的なのです。

------------------------------
■外注コストを事務作業で判断しない
------------------------------


外注することが必ずしも良いと言っている

ワケではありません。

カンタンに機械的作業になれば、

外注しやすい仕組みになっていると

いうことです。

そこで外注する時のコストの

考え方として結構間違えている場面を

目にしますので是非お伝えしたい事

があります。

仕組み化された事務業務を外注する時、

そのコストと単純化した事務作業の時間

とで判断しがちなのですが、

そこで判断材料に是非追加して頂きたいのは

『売上戦略の研究時間を買う』

ということです。

経営者の方も営業の方も企画の方も

その時間が必要なのです!

時間って、このように考えれば

買う事ってできるのですよね(^.^)♪

ぜひ、「本来時間をとって行うこと」

価値を考えてみてくださいね。

さて、私ももっと

「誰でもできる仕組み」をコツコツと

作っていかねば!!!

| 問題点の見つけ方 | 09:29 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

| PAGE-SELECT | NEXT