FC2ブログ

≫ EDIT

圧縮フォルダにパスワード、まだ知らない方へ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

週の真ん中水曜日、

昨日の東京の雨、

日中に外出された方は

大変でしたね。

そんな雨から一転、

スッキリ晴れた東京は、

いよいよ初夏に向かっていく

のがわかるように気温も上昇。

街路樹も雨で潤い、

暖かな陽射しで一層艶やかで

青々としていますね(^.^)

今日も仕事をサクッと、

進め、スッキリした状態で

定時で帰りたいものです。

そこで、本日の内容は・・・

 ↓ ↓
--------------------------
■圧縮フォルダにパスワード
--------------------------

ExcelファイルやWordファイル、

PDFファイルにもパスワード、

でもメールに複数のファイルを添付し

それぞれにパスワードが入っていると

とっても面倒ですよね。

そこで、最近は、

ファイルを1つのフォルダにまとめ、

圧縮フォルダにパスワードをかけて

メールに添付するという流れが多いですね。

メールの送受信自体を「暗号化」し

セキュリティを強化している所も

かなり増えてきました。

※メール暗号化ソフトランキング

私もお仕事の契約中は、

お客様とクラウドサーバー上で
(DropboxやGoogleドライブ、BOXなど)

フォルダ内の資料を共有したり、

ファイルの暗号化をしてくれる

チャットツールで添付資料のやりとり

を行うことの方が最近は多いのですが、

契約前の資料のやりとりは、

機密情報も多いので、

圧縮フォルダにパスワードをかけたものを

メール添付するようにしています。

メールの暗号化・・・までのソフトは

導入しておりませんが、

圧縮フォルダにパスワードを

かけるということって、

実は無料の圧縮ソフトを使って

作成することが出来るのですよ(^.^)

今日は、その圧縮フォルダに

パスワードを付与できる

無料ソフトをご紹介します。
  ↓ ↓
(名称をクリックするとダウンロードページへ飛びます)
Lhaplus (ラプラス)
ラプラス

このソフトをダウンロードすると、

フォルダを圧縮・解答するだけでなく

パスワードを付与して圧縮をかける

ことができるようになります。

例えば、

ExcelやWord、PDFなど様々な

複数ファイルが入った下記のフォルダを

右クリック⇒圧縮→ZIP(PASS)
を選択します。

パスワード付与

すると、パスワードを入力してください。
とメッセージが表示されます。
ここに任意のパスワードを入力→OK

パスワード付与2

すると、パスワード付きの圧縮フォルダが

生成されます。

パスワード付与3

これでフォルダへのパスワードが

付与できます。

しかし、メールでのファイル添付が多かったり、

メールからの情報漏えいを防ぐために

よりセキュリティ強度を上げておきたい

場合は、

さきほどのメール暗号化ソフトの導入を

おススメします。

圧縮フォルダにパスワード付与しても

その添付メールの本文にパスワードを

入れると、意味ないですよね(笑)

なのでパスワードは別メールでお知らせ

する形になるのですが、

これを手作業でしていても効率も悪く、

メール自体は暗号化されていません。

使用する頻度

セキュリティ強度

操作性

コスト


の4点で検討してみると良いですね(^.^)
  ↓ ↓
メール暗号化のランキング

この暗号化、困るのはすべての添付が

パスワード付与になるので、

受け取った側は毎回パスワード解除と

手間になり、スマホからすぐに添付が

見れないことも多いので、外出の多い方は

ちょっと困っている。。。という事も耳にします。

なので、了解を得られる状況になれば、

暗号化されているツール内のやりとりや

クラウドサーバーでの資料共有が

一番スムーズなんですけどね(^.^)

関係性でツール選びも変わってきますね♪

よりセキュアな環境づくりも大切。

この情報で、セキュリティ意識が

高まれば嬉しいです(^.^)/


ではまた金曜日~♪

****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 情報 | 09:36 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

意識が先か、仕組みが先か?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

週のスタート月曜日、

夜(ナイト)投稿です!(笑)

本日月曜は恒例の、

改善の提案、手法について。

改善を進めて行くときって、

各部署ごとに研修や会議を行う場合と

会社全体で行うプロジェクトの研修や

会議を行う場合があります。

会社全体で行う時には、

各部署から1名ないし2名に参加頂き

複数名でチームを作って、

そのチームを中心に改善プロジェクトを

進めて行きます。

今日は、チームで改善を進める時に

出てきたこんな質問について

お話しします。

------------------------------
■意識づけが先か仕組みが先か?
-------------------------------


「目的達成のために、何が必要ですか?」

改善を行うその『目的』って

一体なんでしょうか?

どんな目的を達成できたら、

その改善プロジェクトはゴールしたことに

なるのでしょうか?

目の前の効率化、削減は、

本来、「改善の目的」に向かっていくことで

その効果を得ることが出来るのです。

※目的を決める時はしっかり
それで得れる効果を検証しましょう(^.^)/


そんな話をしている時、

ある会社のチームメンバーから

こんな意見が出てきました。

「チームメンバーは、意識共有が
出来てきましたが、会社全体の利益に
結びつける改善の為には、
従業員みんなの意識づけが先だと
思うのです。。。」


すっごくイイ意見です!

改善意識を共有できれば最高です!

ですが、それが“先”かと言うと、

この辺は微妙なんです。

改善目的を共有する

ということと、

改善意識を先に持たせる

という事は少しニュアンスが違います。

目的を共有するのは、

現状から理想のゴールを共有すること

改善意識とは、

考え方、思考から変わっていくこと

つまり、後者は、『教育』になっていくのです。

これは「先」とか「後」ではなく平行して

必要なことですが、

これを先にしないと、改善できない

ということではありません。

そこで、私は、

「他人の意識は、変えようとしても
変わらない。
気付いて、自ら変わりたいと
思わないと変わらない。
だから、『気づくことが大切』なんです。」


とお伝えしました。

実際に1度やってみて感じたことを

振り返り、「ああ、いいな」と実感すること。

それで、気づくこともあるのです。

案外、その方が早かったりするんですよね。

言葉や、学びで気づく人もいれば、

実際に行ってはじめて気づく人もいる。

その中で小規模の会社が改善を

進める期間を考えた場合、

まず、チームで計画し、行動して

行動の結果から検証、分析し、

さらに改善しPDCAを回す

行いながら、気づき、改善の効果を

実感しながら進めていくことを

私はおススメします。

「改善」と「教育」

同時に出来る方法ではないでしょうか。

意識づけが先でも

仕組みが先でもなく、

仕組みを作りながら意識づけ

していく・・・

そんな流れを改善プロジェクトチームで

作ることが大切なんですよね。

まずは『目的の共有』(ゴール)

を定めることがもっとも必要になるのです。

ゴール


そこから、

仕組みのプランニングが

できるのですよね(^.^)/

意識づけより、仕組みづくりより

『目的共有』です♪

※ちなみに補足ですが、
ゴールは、改善を進めていくうちに変化
(少し変わったり、更に先に進んだり)
することもありますよ。
あくまでも現状から見た目標の
ようなものです。(^.^)



++++++++++++

本日の高倉の格言
「意識待ち、待ってる間に
利益落ち・・・」


+++++++++++++


では、また水曜日に~!!


****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

※ブログ内で使用しているイラストは
いらすと屋 さんの素材を使用しております

| 改善の提案 | 21:15 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

大手企業が行った超アナログなトイレ混雑の解消法

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今週もあっと言う間に週末ですね。

1日30分以上8000歩を目標に

毎日歩いていますが、

まだまだ5000歩になったり

10000歩を超えたりと

差があります。

しっかりしたウォーキング
(肘を90度に曲げ、呼吸を意識し
歩く)までにも行かず、

呼吸のみ意識し、手は普通で

散歩の延長。

しかし、今まで意識しなかった所を

意識する!という点でまずは

スタートです(^.^)/

1日10,000歩がラクラク達成できる

ようになると体もラクになるとか。

ちなみに私の歩き方は歩幅が広く

早めなので、10,000歩は60分程度

5㎞近く歩かないと、達成できないようです。
(※自身のスマートウォッチ調べ)

健康な体に健全な精神が宿る!!

さて、そんな週末金曜日。

今週も、巷の改善事例いってみよう!

--------------------------------
■超アナログなトイレ混雑改善
--------------------------------


私、トイレの改善をよく事例投稿

していますが、

駅、百貨店、大規模スーパー

映画館など

人の集まるところでの混雑、、、

とくに女性用トイレの長蛇の列には

毎回疲弊します。

ちょっと早めに行かないと、

大事故(!?(笑))になりかねないですしね。

で、快適に、清潔に気持ちよく使える

工夫をしているトイレが気になるのですよね。。

先日、ダイヤモンドONLINEのネット配信で

こんな記事を見つけました!
  ↓ ↓
「トイレの混雑を改善したリクルートの
超アナログな方法」


上記、記事によると、

従業員に対し、
快適な業務・オフィス環境を
提供できるようにしようという
総務部の取り組みの中で、

従業員が不満に感じている
「トイレの混雑」を解消しようという
ことになったそうです。

そこで、

トイレ混雑の原因の仮説をまずたて
(1)ピークタイムの個室トイレ利用人数が
多すぎる
(2)個室トイレの利用時間が無駄に長い

という2つにまとまった。
と記事にある。

面白いのがこの後で、

実は(2)の利用時間が長くなる原因として

従業員にアンケートを取ったところ

「用途外での利用時間が無駄に長い」
と感じている人が60%に上り、
その半数が「スマホ閲覧」「休憩」
考えられる原因として挙がったとのこと。
トイレのスマホ


なるほどーー!

実に現代的な理由です。

では、そこでどんな改善をしたかと言うと、

「待っている(並んだ)人がチャイムを
鳴らして、個室トイレ利用者に
混雑状況を知らせる」


という事でした。

一瞬、えっ?なんで?と思いしたか?

リクルートの総務部さんでも

いろんなアイデアが出てきたそうです。

「電波が届かないようにすればいい」

というアイデアは、

防災セキュリティ面から、有事の時に

問題が生じるので、却下。

その他、

「一定時間がきたらアラートを送る」

という点で、より具体的なアイデアを

検討していったそうです。
※記事をご参照ください

しかしアラートを受けて、
自主的に行動する意識は芽生えるのか?

その確証が得られない状態で

大きなコストはかけられない。

費用対効果ですからね。(^.^)

そんな中、

「待っている(並んだ)人がチャイムを
鳴らして、個室トイレ利用者に
混雑状況を知らせる」


という一番コストが安く、

実行しやすいことから始めたそうです。

下記のくだりは特に素晴らしい!
   ↓ ↓
+++++++++++++++++
とりあえず、やってみなければわからない。
この仮説を超える代案もない。
「うまくいかない理由」を挙げて
何もしないのは一番意味がない選択
だ。
++++++++++++++++++

不明確な仮説にどこまでコストを

かけられるか?という検討は大切だけど

結果、やってみないとわからないのも真実。

やってみると、

1週間で改善結果が出たという。

この改善された理由が実に日本人的だなと

思った。

それが下記の理由

「ボタンを押させてしまったら悪い、
という気持ちになって
早くトイレから出るようになった」


という心理的な要因が発生したという

結果的にチャイムはほとんど鳴ることは

なかったというのが実に面白い。

意識を誘導する!と言う点で、

個室利用者に対して、ルール設定

するのではなく、

待っている人へのルールを設定することで

「相手に悪い」と思って動く・・・

これ、いろんなことに応用できそうです。

実行者へのルールを考えがちで

それがなかなか浸透せずに困っていること

ないでしょうか?

私も良く記事に書いていたりする

ミス・モレの改善。。。

しかし、今回のトイレの混雑の改善のように

アラートの送り方ひとつで、

解消される方法ってないだろうか?

業務フローで流れていく資料

その資料、

「手が空いたから送って」

と、相手からくるのを待たずに

連絡すると、どんな反応になるだろう?

「急かされてる」と思うのだろうか?

そこで、
アラートの仕組みも検討する必要がある。

「手が空きました」
「次ください」  と

どのように情報共有するか?

空いている人にどんどん仕事を

回す仕組みが出来れば、いいですよね。

ホワイトボード?

クラウドデータ化?

チャット?

はたまた机の上に表示?


まずはやってみて検証しても

良いかも知れませんね(^.^)/


事例は、改善のヒントだらけ!
来週からの仕事がさらに改善
されますように(^.^)♪

****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 改善の事例 | 10:26 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

重量で在庫管理!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週、東京ビッグサイトで行われていた

クラウドコンピューティングやAI業務効率化の

展示会へ視察に行ってきました!

「おっ!これいいな!」と思っても

初期費用やランニングコストが

高額なものも多く、

小規模な会社には厳しいな・・・と

思う料金体系が多かったのが残念。

開発にお金がかかるのはワカるのですが

もう少し小規模から中規模をターゲットにした

価格設定のものが欲しいなと

思うのですよね~。

ちなみに、コンパニオンのミニスカや

お菓子の粗品を配る展示ブースの

価格設定は軒並み超高額ですね。。

うーん。ミニスカは必要なのだろうか・・・

お菓子で興味引くって、、、違うと思うな。。

そんな中、

ちょっと面白い商品を展示している会社を

発見!本日はこちらをご紹介します。

--------------------------------
■重量=物の数量
--------------------------------


もちろん、今回はクラウドやAIでの

業務効率化主体なのですが、

店舗管理、在庫管理の商品を

展示している会社もあり、

お客様で受注、発送、在庫管理で

悩まれている方の改善のヒントに!と

見て回っていたところ、

こんな商品を扱う会社さんに出会いました。
  ↓ ↓
Smart mat

スマートマット

このマットの上に商品を置いて、

その重量で在庫管理をする仕組みです。

よく、在庫で段ボールの中に数十個の

同じ商品があったとして、

その商品の実在庫を確認する時は、

段ボールの中に入っている個数を

調べる必要があります。
(※私は段ボールラベル内で
記載する方式をおススメしたり
していますが、記入もれると
意味ないのです・・・(^^; )

ところが、これは、

商品1個あたりの重量を設定しておき、
 ↓
マットの上にその商品をすべて置き、
 ↓
その商品が減った重さで、在庫数を確認し
 ↓
あらかじめ設定した発注点に到達すると
 ↓
自動で発注業務も行ってくれる

というマットなのです。

この発想めちゃめちゃいい!!

「数」ばかり気にしていたけれど

「重さ」=「数」という方程式が成り立つ場合は

十分これで全自動化できるスグレモノ!

化粧品関係の在庫、

機械の部品関係、

など、

とくに細々した商品を取り扱っている場合に

かなり使えそうです!

但し、「重さ」=「数」が成り立たないと

これは使えないので要注意!

カスタマイズ商品、お菓子など

重量が1個1個異なるものの場合は

1個に1マットになるため、

このマットでの管理向きではない

のですよね。。

コストだけがかかり過ぎますし

スペースを取ります。

ちなみに、展示会場に居た社員さんに

質問してみました。

私:「商品アイテム数や支店があって、
このマットを敷くとなると、
コストが合わないんですよね・・・」

(※私が使うかのように質問ww)

すると、

出展者:「実際は、よく出荷されて在庫がコロコロ
変動する商品にだけ使用されることが
ほとんどですよ。」

とのこと。

なるほど!

ほとんど動かない在庫にここまで用意

する必要はないですね。

必要な在庫管理の部分だけこれを利用する!

というのは良さそうです。

小物商品の在庫管理で悩まれておられる方、

検討しても良いかも知れませんよ(^.^)/

詳しい説明動画はこちらから
 ↓ ↓


※なお、
5台分のおためしパックプランも
あるので試しに使ってみるのもいいですね。(^.^)♪
※8,000円(消費税・配送料金別)/月~


では、また金曜日に~♪


****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| おススメの本、文具、商品 | 11:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

出来たことを振返る。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は母の日でしたね。

母親にカーネーションやプレゼントは

されましたでしょうか?

私は義母へ感謝のLINEメッセージと

夕方に電話をしました。

(※そういえば実母に忘れてたww)

神戸に住む義母、

お花やプレゼントを贈ることも

できますが、まずは言葉で感謝を伝え

贈り物は、また帰省の時に・・・

と言うようにしています。
(※直接渡したいですしね)

義母も実母も、健康でいてくれるだけで

感謝です。(^.^)

さて、そんな日曜日を経て、

週のスタート月曜日。

改善の提案ですが、本日はこちら
 ↓ ↓
-----------------------------
■出来たことを振返る。
-----------------------------


改善を進めていくと、

どんどん「しんどいな~」と感じる

タイミングが来ます。

「これも出来ていない」
「あれも出来ていない」
「あれはいつまでに行う?」


問題解決していく上で

さらに明るみになる『問題』の追加や

出来ていないものを

「早く実行したい」という焦り。

が増えてくるのです。

なので大切なのは、

何から始めて、いつ、どのように行うか?

の計画検討。

スケジュールを決めることで、

1つ安心が生まれます。

それともう一つ大切なことに

「出来たことを振返る」

という事です。

これ、案外簡単に一覧表に

「済」や「完了」だけで済ませてしまって

いることがあると思いますが、

振り返りを共有することって大切なんです。

問題や出来ていないことばかりに

目を向けていると、

小さな成功体験、「達成感」「喜び」を

得れないまま進みます。

そうすると、延々つづく先の見えない

改善継続に疲弊してしまうのです。

数年前、こんなことがありました。

事務の引き継ぎを行っている時、

「私は出来ないことが多くて、
もっと出来ると思っていたのですが
自信がなくなってきました。」


新しく入社した40代の事務員さん、

1ケ月経った時にポツリとこんなことを

相談されました。

そこで私は初めて、

ああ、そうか。
“次に何をするか”
“何を覚えなければいけないか”
の話しかしてこなかったな・・・・。


と反省。

その女性に今まで教えてきて
何が出きて、どう助かったのか?
などを話出しました。

そして、出来ていないことについて

どのようなスケジュール感で
覚えていけば良いか

も伝えました。

そうすると、安心して

「ああー。役に立っていたのですね。」

と、安心して業務に取り組んで

頂けるようになりました。

これと一緒です。

改善を行って、「出来たこと」

ついて

●どんな風に改善されたか
●改善されてどんな変化が起きたか
●どう感じたか


という振り返りで

「ああー。改善して良かった。」

思うことが大切なのです。

ついついゴールを追い求め、

気持ちが焦ってしまいがちですが

『喜び』『達成感』『幸福感』を感じないと

心が疲弊してしまって、

良い思考が出なくなってしまいます。

出来ないこと、出来ていないことに

ばかり目を向けず。

ぜひ、「出来たことの振り返り」

の時間を作って下さいね(^.^)/

****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 改善の方法・実践 | 09:24 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

| PAGE-SELECT | NEXT