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伝える工夫をすることで効率化!~EXCEL編~

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

寒い、東京寒いです!!(ブルブル・・・)

昨日我が家は少しの時間暖房をつけました。

この冬初!です。

床のカーペットを夏の間外していましたが

そろそろ出番のようです。
(※週末は模様替え決定!)

さて、今日は事務改善を行う中で

「わかりづらいなー」と

つい呟いてしまう事についてご紹介

いたします。

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■ 画像添付でより伝わる工夫を!
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出張や外出中など、

私はスマートフォンで

メールを見ることが多いのですが、

そんな時、出来るだけ添付を避け

テキストベースで内容を伝えようと

するのですが、

これがなかなか伝わらないこと

多いのです。

逆もしかり!!

場面や内容、相手によっては、

文章ではなく画像で送ることが

よりスピーディーに多くの情報を

送ることが出来るのです。

先日、クライアント先の従業員様より

EXCELの関数について質問がありました。

1)作成されたデータ添付
2)自分が関数作成した列の指定
3)関数がわからない列の指定と
 試しに作成した関数のお知らせ


以上の内容のみ送られてきました。

うーむ。これでは、全くわかりません。

何が分からないのか?

その問題点は次の3つです。

●数式の考え方

●わかりやすい事例箇所の指定

●何の為に必要か


という3つです。

では、先ほどの問題点から
具体的にどのようにすると
分かりやすいのか?

次の要領で行って見てください。

●数式の考え方

数式の考えって関数式そのものではなくて、

・判断材料と
・その計算結果を
・どこに
・どのように

出したいのかを伝える式のこと。

●わかりやすい事例箇所の指定

添付したEXCELを全部見てくれ!
とは思っていないでしょうが、

うまく関数結果が出せない事例の
場所などを伝える
ことで、
「今の関数何が問題か」が
分かり、関数に間違いがないかの
検証をしやすくなります。

●何の為に必要か

なぜ、このEXCELを作成する必要が
あるのか?の情報を共有することは
最も大切です。

案外、関数の問題より根本のところで
解決し、

「EXCELじゃなくて●●にしちゃえば?」
と、関数の相談自体無くなる
可能性だってあるのです。

今回は、EXCEL改善が必要だったとして

では、どのように伝えたら

より本来作成したい関数に導けるのか

私だったらこんな画像を添付します。
(注)一部列を「非表示」にしたサンプル画像です
関数サンプル


この添付がなく、EXCEL本体と
下記のような文章が送られてきたらどうでしょうか

「G列に
IF(COUNTIFS(A$3:A5,A5,S$3:S5,S5)>1,"",COUNTIFS(S:S,S5,A:A,A5))
と関数を入れましたが、
これ以上分かりません」

・・・というような文章

「何が?」

何がワカラナイのか?
全く説明が無い。

結果、メールを3回やり取りし、

それでも分からずTELで聞き取り・・・

となりかねません。

先の画像の中で

しっかりと

●数式の考え
●わかりやすい事例箇所の指定


を伝え
●何の為に必要か
はメール文章で伝えると

より良いアドバイスを頂けます。


より伝わりやすくするには?

相手の立場になって考える。

それは一瞬少し手間に感じるかも

知れませんが、

結果、

・連絡時間が短縮
・返答スピードが上がる
・間違いなく仕上がる
・思わぬ別提案を受ける


という効率化につながるのです♪

ぜひお試しを(^.^)♪

| デキる事務員 | 10:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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効率化と本当に残したい思い

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週は、お客様の会社で企画された

「森へ行くツアー」なるものに参加してきました。

一枚板テーブルなど、木のぬくもりを大切にした

老舗家具店のお客様の企画らしく

「家具」になるまでを支える人の仕事として

林業の方がどのように森を守り、

木を育ててきたか。

「家」や「暮らし」とは何か、

「豊かな暮らし」とは何か

を体験する里山暮らし体験が

盛り込まれたツアーでした。

そこで体験した一つに

「とち餅づくり」がありました。

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■変えてはいけない大切なこと
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過疎化の進んでいた地域に

都会からの移住者が来ることは

今、色んな地域で増えてきていますが

今回の宿泊施設だった「つちのいえ」を

運営している「くらして

では高齢化に伴って、途絶えていた

手作りの栃餅づくりを引き継ぐことにしたそうな。

過疎化の地域での移住者組みにはこのように

伝承を受け継ぐ方も出てきていますが

これが聞いているとなかなか大変な作業・・・

長野県小谷村大網の作り方はこちら

1)9月はじめに栃の木から落ちた実を拾い
栃の実

2)虫抜きのために2~3日水に浸し

3)1ヶ月天日干し

4)乾燥して「カラカラ」と音が鳴ったら皮むき
殻むき

5)4)を10日間ほど流水でさらします
流水


6)灰を使ってあく抜き
※温度や灰の量を、栃の実のあくの抜け方
の様子を見ながら手加減で調整。
あく抜き

7)あく抜きを終えた栃の実をもち米と
共に蒸し上げ、ついて栃餅は完成。

もち


うーーん気が長いですね。

そこで、とち餅づくりを効率化して

生産量とスピードを上げようと

一度検討したことがあったようです。

1つ1つの殻を剥く殻むきを機械化しようか・・・

機械が高かったこともありますが、

結局は手作りの工程を機械化することに

「伝承の味」が損なわれるのではないか

という事で。機械化せずに手作りを

続けているそうです。
(※もしかして研究すれば
味に影響しないこともあるかも知れませんが
おばちゃんたちと一緒に
仕事をしやすい環境を望んだそうです)

なんでも効率化すれば良いものでは

ありません。

大切なこと、本来行いたいこと、

目的を見失っては、

効率化ではなくただの

「足らず仕事」になるのです。

だからこそ効率化を考える時は

その仕事で何を大切にしたいのか

どんな目的があったのかを

しっかり振り返り、

そのなかで、不要なこと、ムダなことを

見つけたらそれを削減、工夫して

効率化するとその意味を持ちます。

様々な仕事の中で

本来の目的やその本質部分を

削減しない効率化
をしっかり検討

することが必要ですね(^.^)♪

※写真は「つちのいえ」さんのHPから拝借
しました

| ちょっとイイ話 | 08:12 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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Googleカレンダー「予約枠」の作り方

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)♪

10/1で弊所は15年目に突入(14周年)と

なりました。来年は記念すべき15周年ですので

何か企画を考えたいと思っています。(^.^)

さて、本題。

先日、ホームページ内に

スケジュール表を貼り付けられないかを

思考錯誤して調べていましたら、

新たな情報をゲット
(いえ、今まで私が知らなかっただけですが・・・(笑))

なんと、Googleカレンダーで「予約枠」なるものを

作ることが出来るってご存知でしょうか。

ちなみにGoogleアカウントを持っていること前提です(^.^)♪

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■Google予約枠の作り方
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1)まず、Googleカレンダーの画面を開きます。

2)新しいカレンダーを作ります。
カレンダー設定

カレンダー枠

カレンダー枠3

3)次にGoogleカレンダーの画面で、
予約枠を作りたい時間をクリックします。

※タイトルへ「予約」と記載しましたが、わかりやすい
 予約枠のタイトルを入力します。

4)繰り返し設定や、予約時間枠などの
詳細設定を行います。
※「このカレンダーの予約ページ」の右にあるURLを
 コピーして保存しておきましょう!
予約枠


5)時間などを編集したり、
 1件の予約枠として表示するかを編集します。
※ここでは同じ時間枠を平日全てに作成
 してみます。
詳細設定 (

6)完了⇒保存 と設定して出来上がり
カレンダー画面

7)出来上がったカレンダーは、
「このカレンダーの予約ページ」の右にあるURLで
確認できます。(※4)の手順の際に保存したURL)
サイト表示

8)上記7)のURLを公開することでインターネットから
予約受付が出来るようになります。


実際にURLから予約を入れた場合、
予約が入った時点で自身のカレンダーに
予約が入り、その予約枠1枠が表示から削除されます。

とは言え、問題点もあります。

●Googleアカウントを持つ人とのやりとり限定

●1枠に複数の予約を入れられない
 (※イベントやセミナーなど)

●予約で取得できるデータが限られている
 (住所、電話番号などの個人情報が受け取れない)

ですので、使い方を限定される方法にはなります。

社内の会議室予約などには良さそうです。

無料システムの限界ですね(^^;

有料でも安価のものもありますので

より、使いやすい予約サイトを作成したい方には

下記のようなサービスをおススメします♪


RESARVA

Coubic(クービック)

ワンモアハンド

yoyakut(よやくっと)

サロン予約、病院予約、相談予約など

よりご自身のビジネスにあった

使い方ができるものを選ぶと良いですね(^.^)♪

| 情報 | 09:47 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ほったらかし温泉は環境整備ができている!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)♪

先週は、ちょっとしたリサーチを兼ねて

ほったらかし温泉という山梨県にある

温泉施設へ日帰りで行ってきました。

素晴らしいお天気に恵まれて

露天風呂から富士山を眺めながら

ゆったりと温泉に浸かることができました。

(極楽、極楽♪)

駅前からタクシーで行ったのですが、

タクシーの運転手さん曰く、

まさかこんな田舎で温泉作って、

こんなに人が来るなんて思っていなかったそうです。

山から眺める富士山を見て、

「ここに温泉を作る!!」と言われた時は

周りの人に儲かるのか?と心配されたそうです。

経営者には先見の明があったのですね。

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■意外と効率的な仕組みにびっくり!
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山の中腹の秘境な感じの場所にあるので

受付の担当の人が居て、その場で現金?

とか木箱で回収?とかかなと勝手に想像して

行きましたが、

意外や意外、

「発券機」が置いてあり、そこで券を発行して

入ることに。Σ(゚Д゚)
券売機

(ちなみにタオルやバスタオル、歯ブラシなども
購入できます。)

土日祝日などはたくさんの人が各地から

来るそうで、そりゃ発券機の方が効率的ですね。

施設は2箇所あって、

それぞれに受付担当が1名居られました。

最小限の人数で効率よくレジ管理するには

つり銭ミスやレジ待ちなどがなくなり

施設ごとに1台づつ設置することで

そのデータ管理も容易ですよね(^.^)

受付は、券のもぎりと、セキュリティ管理、

備品購入のお渡しや、雑務が出来る体制

なかなか考えられている仕組みでした♪

HPでは、道路の込み具合や、お天気、

お風呂の込み具合などマメに情報提供

されています♪

これも、待ち時間に受付の方がされているんだろうな~
(※ここは想像です。)

施設の中も自然の中の掘っ立て小屋のような

外観とは別世界で、

なかなかに清潔で、広く、

何より目の前の絶景は、格別。
↓遠くの富士を眺めながらのお風呂
(湯船からは撮影禁止ですので、ほぼ同じ眺めの休憩所から)
富士山

高級ホテルや旅館の露天風呂に匹敵する

いや、かなり高ランクです
(そりゃ、人集まりますわ!)

自然と共存しつつ、

※休憩所はこんな感じで
木の椅子やテーブルの上で
お弁当を食べたり、食堂のお蕎麦を食べたり
出来ますよ
休憩所


どの時間を効率化し、

何に時間をかけるべきか。

そんな仕組みもしっかりできている

ほったらかし温泉。

もちろん、ファンになりました(^.^)♪

なんでも時間削減!効率化ではなく

必要な時間を持つために

何をしたいのか?

何を「ムダ」と捉えるか?


を明確にすることって大切ですよね(^.^)

| 改善の方法・実践 | 07:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「設計図」と「視点」が大切!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

本日の東京は曇り空。

なんだかスッキリしないですが、

気温が24℃前後なので心地よく過ごせます(^.^)

昨夜は所属しているビジネス交流会に

参加してきました。

勉強会が終わった懇親会でのお話し

74歳になる先輩経営者のお話しを聞き、

ランニングやご夫婦での旅行の話など

そのアクティブさに私も元気に動くことを

まだまだ行う必要があるなと思いながら

お話ししていた所、

私の趣味の話になり

先日訪れた那須塩原にある

藤城清治美術館
藤城清治美術館

の作品のすばらしさを語っていたのですが

そこで自分で話をしながら、

気付いたことを共有したいと思います。

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■「設計図」と「視点」
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藤城清治さんは93歳になられますが、

まだまだ現役で作品を作り続けられている

エネルギッシュな作家さんです。

影絵作品で私が一番印象にあるのは

あの「パルナス」のCMの影絵だけでしたが

今回、美術館に訪れ、生の作品の数々を

見た時に、感動して久々に涙が出ました。

昔話、おとぎ話の世界観と現実

造形の繊細さと色の美しさ

そして全体を通して、

「儚い夢と哀愁の中にある“希望”」

を感じました。

そんな素晴らしさを伝えながらふと思ったのです。

私の好きな絵画作品に

東山魁夷さんの

「満ち来る潮」「朝明けの潮」
※作品はこちらをご覧ください
 ⇒「弐代目・青い日記帳」blogより

モネの「水連」
「GO Trip」より

があります。

そして、この大作全てに共通して

感じたことがありました。

それは、
「天才画家は数学者や物理学者にも匹敵する」

という事です。

何かと言うと、これらの作品は大作(大きな作品)であり

その作品を完成させるまでには

「デッサン」という設計図

色合いやタッチを「近距離」「遠距離」で

見た時の味わいの違い、見え方の角度

を計算されつくした天才的「視点」

だと思うのです。

もちろんそれらにそれを組み立て叶える技法も

必要なのですが、

計算された「設計図」と
天才的「視点」
の二つはなんと言っても

圧巻です!!

そんな話を食事をしながらしていました。

自分の口から出た言葉を

私は自分の耳で聞いた時に

改めて、

「ああ、そうだ」

どんな仕事でもそうではないか?

“天才的”と言わずとも

業務を行うための「設計図」

何をどの角度で見るか

何に着眼するか

そんな風に表現できるのか

という「視点」


はとっても大切なことではないでしょうか。

良い作品を作ること

良い仕事をすること

には計算された「構成」の中に

の「情熱(思い)」の視点をもって

取り組むこと
のように思うのです。

なお、藤城清治美術館は2013年に開館!

その際に展示した大作の一つはその時の作品

というと、、、89歳で完成??Σ(゚Д゚)

恐ろしいほどエネルギッシュで、

これまた敬服いたします!!

私もまだまだ精進せねば!!!

※残念ながら、藤城清治さんの作品は
あえてリンクしておりません(撮影禁止でしたし)
撮影OKの教会のステンドグラスと美術館
入口のみこちらにUPしました。
教会のステンドグラス

| 改善の提案 | 12:05 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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