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まさかの大遅刻。失敗を成功のもとへ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週、クライアント先へ訪問する際、

新幹線の乗車時間を間違えて

記憶し、乗り遅れるという大失態を

してしまった私・・・
失敗


思い込みというのは怖いもの

そして人の記憶のなんと

曖昧なことか・・・。

もちろん、大遅刻は

すぐに先方に連絡し、
(※予定の1時間半前に)

後の時間で調整はしましたが

反省すべき点を反省しつつ

この失敗を活かす必要があります!

それでこそ事務改善アドバイザー

ですからね(苦笑)

本日の週末金曜日、

巷の改善事例は、

この失敗による私の改善事例を

お伝え致します!

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■移動時間をスケジュールへ
---------------------------


スケジュール管理をする上で

移動時間を書きこまれていますか?

私は、手帳ではなくスマホの

カレンダー機能で管理している

のですが、

飛行機は、自動で移動時間が

カレンダーに入る
のですが、

その他の移動時間は

入れたり、入れなかったり

していました。

大抵、前日通知が来るので

それで確認したり、

アプリから確認することで

事足りていたからです。

しかし、今回の遅刻で『勘違い』

リスクを身をもって知りましたので、

入力や設定を見直すことにしました。

まず、Googleカレンダーに使用している

メールアドレスと新幹線などの

通知が来るメールアドレスを

分けていたので、

1)交通手段の通知メールアドレスを
 Googleカレンダーと統一


また、Googleカレンダーに登録した際に
スケジュールの通知設定が「なし」
になったり曖昧なルールだったので

2)通知設定を毎回1時間前に設定
1時間前設定


とルールを統一

前日連絡に頼って、見落として
いたので、

3)予約した時にすぐに通知が来ない場合
手入力で移動時間をスケジュール登録


スケジュール設定

以上を行うようにしました。

これで、移動の見落とし、

勘違いを防ぎ、カレンダーの通知で

行くことが出来ます。

私と同じように移動時間を

手帳に書きこんでいなかったり

Googleカレンダーに登録できていない場合

ぜひ、この方法を行って

自分の記憶に頼らないようにしましょう!

年々、忘れやすくなるので

その点も考慮しないと!ですね(^^;

いやー。今回は大いに反省すると

ともに、より良い改善に繋げることが

出来ました!(^.^)/

失敗は成功の元!

七転び八起きの精神です!!(笑)

さて、来週は、

改善後の姿と言うよりも

beforeの状態を見て、

気付く、改善のヒントを

巷の改善『前』事例として

お届けし、一緒に考えてみる

キッカケにしたいと思っております。

来週もお楽しみに~♪


***************
どんな失敗もその経験が
改善のもと!
失敗だと思ってることを書きだすと
改善が見えてくる!?

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| 改善の事例 | 10:23 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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スマホがバーコードリーダーになる!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^ ^)♪

昨日は久々にやらかしてしまいました。

思い込み、勘違いで、

乗り込む新幹線の時間を間違え

訪問先に30分の大遅刻・・・。

新幹線が止まる本数も少ない場所で

1本乗り遅れると、

次が約50分後。しかも駅から20分ほど

タクシーに乗る。終わった・・・

先方に平謝りしつつ、

仕事はしっかり終え、30分の遅れも

別途昼休みの時間を相談時間にもし、

リカバリー

いや、でも全然ダメだな。((+_+))

しかし、ここで大切なのは

失敗を成功の元にすること!

今回学んだことは週末金曜日の

巷の改善事例でご紹介します!!

では、気を取り直して、

本日も週の真ん中水曜日、

おススメの本、文具、商品

のコーナーです!

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◼︎スマホがバーコードリーダーに!?
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー


商品を仕入れて、発送する業務のある

会社でかなり困っている問題の一つに

在庫管理の声があがることって

多いのですが、

最近では、倉庫を借りて、

その契約倉庫で在庫管理を

していただく委託で効率化

している所も増えている。

餅は餅屋!!

インフラもノウハウも持っている所に

頼むのが結果的に効率化に

繋がることは多い。

従業員の中で行うと

様々な業務の「ついで」

在庫管理が発生しているパターン

も多いので、そういう所には

委託が良いように思う。

しかし、場合によっては

商品管理が特殊で

委託しにくい業種もある

そんな時、独自でどのように

管理するかはいつも課題になる。

1店舗で在庫管理を行っているなら

多少はアナログ管理でも

事足りることもあるが

倉庫などが複数に及び

複数店舗のある会社などでは

もうアナログ管理は限界だ!

そこで登場したのが

バーコードリーダーと言う道具!
ハンディスキャナー

ハンディスキャナでバーコードを

読み取り、商品の在庫管理を

行うものであるが、

最近、この在庫管理に悩みを持つ

企業の救世主はないかと情報を

収集していたら、

この読み取り機械が、

スマホで事足りるようになって

きているという情報を得た!
スマホリーダー

まあ、ハンディスキャナーも

今や安いものは数千円で

売っているので、

スキャナを買っても良いのだが

スマホで事足りるのであれば

そんな良いことはない!!

しかもクラウド管理が出始め、

どこからでも在庫が見れる状況に!

いやーこれはスゴイじゃないか!!(*‘∀‘)

クラウド管理でスマホやipadから

入力閲覧もできると言う点も

倉庫という現場管理からして

実に効率が良い!

最近はやりのクラウド系の業務アプリ

連携するのも良いが、

そこは、使用する人数と使える機能や

業務管理アプリの制作費などとも

比較検討した方が良い。

(※業務管理アプリを制作するなら
在庫管理だけでなく基幹業務をそれに
変えるぐらいでないと開発コストと
利用シーンでの費用対効果が低い)

在庫管理だけをカバーしたい方には

ぜひおすすめしたいものに

なりそう😋♪

ちなみに、おすすめするのはコチラ
  ↓ ↓
スマート在庫管理

機能的な面が充実していて

料金も三段階あるのが良心的。

とは言え、同じようなサービスは

他にもある。
  ↓ ↓
スマホde在庫管理
2018年在庫管理おすすめアプリTOP10

●使う機能

●規模

●利用人数によるコスト


の3つから

比較検討するといいですね。

まあ、あと数年すると

在庫管理もAIの波がやってきそう

ではあるが、ひとまず

その数年を乗り切るくらい

コスト感で決め、

IT化を進めてデータ化しておき

次のステップまでの

第一段階
と考えると

選びやすいかもしれませんね。

まず改善の一歩です!!



***************
あなたの会社にはどんなシステムが
必要なのか?
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【知る】⇒【わかる】⇒【デキる】

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

小雨のパラつく朝の東京から

今週はスタートです。

さて、今週のエネルギーは

満タンで発進できそうでしょうか。

では、本日も週のスタート

月曜日、改善の手法・提案

行ってみよう~♪

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■知るから使えるへ
----------------------


最近では、仕事について、

「好きなことを仕事にしよう~」

と、いう風潮があります。

好きこそ物の上手なれ!と

言う言葉もあるように、

好きな仕事を目一杯楽しんで

することには賛成です!

ですが、企業に入社し、

職務を与えられ、回ってきた

業務に好き嫌いを言うのは

違うと思っています。

例えば、

事務職なのに、パソコン苦手だから

ほとんど手書きとか・・・

電卓 手書き

会社全体でシステム化を目指し

ペーパーレスを進める中では、

特にパソコン操作の必要性があります。

ここはやはり、学んで使えるように

なることが大事です。

パソコン


事務効率化を進めるにあたって、

様々な会社を見てきて思うことが、

「そもそもPC操作を効率的に
操作出来ていない!」


と感じることが多いのです。

単語登録しかり

ショートカットキーしかり

です。

ですので、

「PC基礎研修しましょう!」

という事もあります。

なぜなら、

それだけで効率が上がることも

多いのです。

前回金曜日にお話しした

EXCELについてもそうですが、

別に「関数を覚える」という事が

大切なワケではありません。


PC操作で分からないことが出てきたら

ネット上でどのように検索して

その答えを得るか?を知るだけでも

良いのです。

「知らない」から「知る」へ

まず意識するだけで、

知ると少しづつその場で使うように

なります。

そうして、

「知る」から「使える」へ変わって

いくのです。

多くの小さな中小企業では、

人材育成に時間やお金をかけて

いる所はまだまだ少ないです。

ですが、たった2時間や3時間

パソコン研修で、

その後の資料作りや様々な集計、

必要なデータの検索、抽出スピードが

上がったら、全体的な処理能力がUP

するのです。
(※下記はイメージ画像)
パソコン操作

先日こんな話がありました。

「あれ?どのフォルダに
あの資料は入っていたかな・・・」


そうして、パソコンの中の

フォルダをずっと辿っていきます。

そこまでで約2分以上

やっと見つかってその資料を

取り出しました。

この検索も実は

「Ctrl」キーと「F」を同時に押す

検索枠にカーソルが飛び、

そこに、ファイル名の一部を

キーワードとして入力すれば、

そのキーワードにヒットした

ファイルやフォルダが表示され、

そこから選ぶだけで済むのです。

これを行って検索するだけで

たった3秒ほどでした。

その場でその操作をやって見せると

従業員の方々はメモを

取っていました。
(※下記はイメージ画像)
668051.jpg


知らないから「難しい」と感じ、

「苦手」と思っているだけの方も

いると思います。

もちろん、本当に苦手なのかも知れませんが。

企業としては、まず

従業員の皆さんに

「知る」と言う機会

「やってみる」と言う機会


を与え、

「させてみる」


「できる」にしていく必要が

あるのではないでしょうか?

「知らない」だけで

できないから生じている

「ムダ」時間にも着目することで

改善は進みます(^.^)/

実は改善は継続が大切ですから

従業員教育と改善が

同時に進
むよい取り組みに

なるはずです!

ぜひ、

「知る」⇒「わかる」⇒「できる」

を体験させてみてくださいね。

では、また来週~♪


************
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| 改善の方法・実践 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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【自分だけラク】から【全体最適】へ!!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

遅ればせながらのブログUPです!

配信の曜日は決めているものの

時間がマチマチなのは

ご勘弁を~~♪

三日坊主の私が続けられる秘訣は

程よく、ムリなく、楽しんで書くこと!

なので、

曜日は決めるけど時間は

朝配信でない場合もあったり、

連休はお休みすることもあったり、

楽しく書くために、

テーマを決めて、ヲタクのように

おススメ商品を語る水曜日

なんかも織り交ぜたりしているのですよね(^.^)

習慣化させる秘訣は、

『〇〇したい!』という気持ちを

保つことですね(^.^)♪

さて、週末金曜日、

巷の改善事例は、こんなお話し・・・

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■自分が早いだけの効率化はNG!
------------------------------


中小企業には、まだまだ職種によって

パソコンを苦手にしている従業員さんが

ほとんどの割合を占めている・・・

と言うところが少なくない。

私に依頼の来る会社様は特に

その傾向が強いようです(+o+)

そして、効率化を望んでいるはずなのに

なぜか、業務を進める手順を確認

していくと、

『手計算』することが、結構ある。

えっ?未だに?

そう、未だになんです!

どんな時にかと言うと、

●複雑な規定がある
 勤怠上の追加手当の計算

や、
●複雑な規定がある
 給与計算

や、
●複雑な規定がある
 請求の単価決めや割引

や、
●書面だけで(データ入力のない)
 ものの、紙の上での計算


などです。

そんなこと、あなたの会社では

ないでしょうか?

あったら、是非、この先を

読んで下さいね(^.^)♪

この『複雑な規定』というのと
『書面(手書き)記入の状態』

2要因が、

手計算をさせている大きな

原因です!

で、その複雑な規定とは、

●複数店舗の店舗間移動の
際の『移動交通費』計算

で、

例えば、ABCの三店舗があった場合
A店~B店は@200円
B店~C店は@160円
A店~C店は@300円

と言う規則を決め、
移動距離に応じた金額を設定したり
距離数(車移動の場合)に応じての計算で
例えば
20㎞以内はなし
40㎞以内は250円
60㎞以内は400円

とかの距離で変動したり
する計算だったりする。

こういった規定がある会社には
【算出表】なるものが存在する。

さきに例をあげた規定を
まとめたものがそれです。
これが、一覧表になっているのです。

複雑な単価・・・というのも

同じように【算出表】があるのです。

どうしてこんなに複雑になったのでしょう・・・

極め付けは、手書き資料の手計算・・・

・複写式の見積書、
・複写式の請求書、
・お客様現場にて作業を行う方に
記入頂く資料

・工場で流れてくる商品を
確認、カウントする資料


など<紙>だけで動く資料

よくあります。

その資料に更に手で書きこんで

資料自体を回していくのです。

最終的に総務や経理で

データ入力したり、

集計しているパターンです。

と、まあ

同じようなパターンが

様々なことで発生しています。

全てがいきなりシステムに

なりにくい現状はあるものの

手計算は出来る限り減らす方が

良いので、

算出表を元にまずは改善の

第一ステップとして

EXCELで自動計算のテンプレートを作成!
  ↓(※下記はサンプルで仮名で作成したもの)
移動交通費計算テンプレート

なお、ここではあえて

関数の説明は省略します。
(EXCELの関数については
素晴らしい事例がネット上に
溢れているのでそこで
見てもらえれば良いです)

このテンプレートを見て

ひとりの従業員のAさんが

こんなことをつぶやきました。

「数的に少ないので
算出表から手計算&手書き
した方が早いのですが・・・」


そこで私の心の叫び・・・・

(ああー自分の効率かー。。)

いや、仕方ないです。

皆さん、ラクになりたいのです。

まず自分からラクになりたいのですよ。

しかし、それでは

効果的な改善とは言えません。

個別の最適化ではなく

全体最適が必要なんです。

いや、全体最適ならEXCELじゃなくて
そもそも業務全体のシステムでしょ!


との声も聞こえそうですが、

そこは、

改善の第一ステップ

処方箋!

さきほどつぶやいたAさんに

こんな事を聞いてみました。

私:「算出表を見間違えて交通費計算
することはないですか?」


Aさん:「あります」

私:「この計算した書類はどこに回りますか?」

Aさん:「総務に回ります」

私:「総務で次にどんな事をしますか?」

Aさん:「担当者別に集計します」

私:「そうですよね。
 なので、Aさんでこの表に
 担当者と日にちと距離を
 入力するだけで、

 【移動費が自動計算】され
 【担当者ごとが自動計算】される
 のです。
 しかも
【計算はミスなく】行なえます。
 あとは、紙資料の枚数と行数を
 照合すればOKです。

 【入力モレ】が防げます。」

4つも良いことがありました!

手計算ではスピードは

早くなっても、効果は薄く、

モレやミスがあったり、

間違えていないか?の不安から

確認があれば逆に時間が

かかってしまうのです。

しかも、テンプレート化すると

後工程の改善までされる

のです。

これがより効果の高い改善

となります。

比較した図解がこちらです!
  ↓ ↓
改善工程の図解

お分かり頂けますでしょうか?

4工程が削減されるのです(^.^)/

この時間は大きいですよ!

例え自分の計算が早くて正確でも

後工程のミスにつながったり、


この業務を引き継ぐ際、

新人がしたって同じ時間数で

できる安定した作業に変わります!


改善は、自分の事だけでなく

その仕事の『前工程』『後工程』まで

考えた効果的な改善
を行って

行ってほしいものです(^.^)/

あなたは全体最適を意識
していますか?


では、また来週~~♪

*************
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| 改善の事例 | 18:41 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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薄くて軽くて収納しやすい!が最高♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)♪

昨日、頭を悩ませていた

新たな試みであるシステムの

代理発注したものが納品されました!

ひとまず運用のスタートラインに

立てました。

あっもちろんお客様に代わって

代理発注しただけで、

制作したワケではありませんよ(^.^)

なぜ代理発注をするようになったか

などはまた別の機会でお話しするとして

とりあえず、運用スタート出来て

一安心というところです♪
(一時は大きな山場がありました(苦笑))

さて、そんなウキウキした気分で

本日も週の真ん中水曜日

おススメの本、文具、商品ですが、

今日はコチラ!
クリップファイル

クリップファイルです(^.^)/

---------------------------
■薄くて軽くて収納しやすい
---------------------------


今回紹介するのは、

LIHITLAB(リヒトラブ)の

クリップファイルF-5067です。

カラーは4色展開ですが、

私は黒をチョイス!
(と、言うか店頭で見つけた時は
黒しかなかったのです)

改善で現場視察に行った時に

まともに机が無い時があります。

そんな時に、クリップファイルが

欲しいのですが、

●挟んだ紙が折れ曲がる

●クリップで挟んだ箇所がへこむ

●資料を見ながら書き込みたい

ということから

表紙カバーがあって、

裏表紙に資料を入れるポケットがあって、


クリップ面が固すぎず

力を入れなくてもスムーズに

紙を着脱できる


しかも、軽くて、お洒落なものがイイ♪

そうして見つけたのがこれ!

クリップファイルって

よくある安いものは、

厚紙ボード式のコレ
  ↓ ↓
クリップファイル2

いやだー!

カワユくない!

じゃ、表紙付きのコレ
  ↓ ↓
クリップファイル3

いやだー!

おじさんみたい!

重いし、クリップ固いし・・・

なによりコレ
リヒトラブ

表紙部分を真後ろに折りたためる

のです!

折りたたみ

折りたたみ2

こうすると、表紙が付いていても

A4サイズのスペースしか

使わないのでコンパクトですよね(^.^)

しかもクリップ部分は

このように

クリップ部分1

クリップ部分2

軽く斜めにスライドさせるだけで

指の力も要らず


紙を抑える部分も型がつきにくいように

工夫
されています。

クリップ部分が出っ張っていないから

カバンに入れても

他の資料とかさばらないのがイイ♪

小さくて、軽量で、かさ張らなくて

現場で書きやすいのは

KOKUYOさんの出している

「測量野帳」

測量野帳

が売れていますが、

私は、基本的に手書きも

PDFなどデータ化しますし、

大きく図解を書いたり

大量の情報を書き込める

A4タイプが好きなんですね。

しかも資料的にも

A4サイズでそろえる事で

データにするにしろ

ファイルにするにしろ

便利
です(^.^)/

様々なものを使いすぎず、

紙はコピー用紙!と

最近では決めています。

現場で作業される方はポケットに

収納して、特記事項など自分のメモには

測量野帳良いですけどね(^.^)♪

なので、私はコピー用紙を束ねる

クリップファイルが欲しかった

のですよ~~。

大抵は

このクリップボードを持参するか

ホワイトボードを持参するか

場所と目的によって

使いわけます。


少しでも荷物を減らしたいので

同時に持参することはありません。(#^^#)

これは好き好きだと思いますが、

もし、クリップファイルをお探しなら

このリヒトラブのクリップファイルは

おススメです(^.^)♪


あなたの効率化ツールの
一つになれば幸いです。

では、また来週~~!!!


*************
効率化ツール、あなたの会社には
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