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環境を変えて集中して学ぶ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先日、少し休暇を取り屋久島へ行ってきました。

普段なんの運動もしていない私が、

約11時間(途中1~5分休憩と昼食20分程度あり)

歩き続けるのに不安はありましたが、

「縄文杉を絶対見たい!」と言う想いと

一緒に歩いたガイドさん、参加者の方が

居たからこそなんとか辿り着けました!

往復11時間をゴールした時、

人はひとりでは歩き続けれないな・・・と

実感。

前の人の背中が見える安心感。

後ろの人のペースを
乱さずに歩こうと思う気持ち。

歩きながらの雑談。

それらがゴールまで私の足を動かしたのです。

これって、仕事でも同じようなことが

思い浮かびますね(^.^)

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■コンサルを依頼するより社員研修を!
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さて、

私もそうだったように、人は環境を変えると

今置かれている状況や問題を別の角度から

見たり、感じたりして、その解決策が

閃いたり、情報を得たりすることも多くあります。

先日、お客様の会社へ訪問し、

新たなシステム導入後の説明を行っていると

少し説明を行うごとに、どんどん吸収し

目の前で素早いキーボード捌きで

みるみる上達していく従業員の方が

居られました。

その会社の社長からは

「操作方法の指導お願いします」

と言われており、

そのつもりで対応していましたが、

その新しいシステムは、

少し覚えると自分でも様々な機能を使って

カンタンに自分でより良く活用できるもの

そこで私は社長へ次のように提案してみました。

「社長、●●さんはパソコン操作が得意で
システム会社出身ですし、
ぜひ、今回導入したシステムの勉強ができる
研修を受講されたらいかがでしょうか?
私にコンサル料を支払うよりもよりスピーディーかつ
柔軟にこのシステムを活用できるようになりますので
費用対効果は抜群ですよ!」


現場では、どんなことが必要か?は

使う人がより分かります。

「聞いて」⇒「確認して」⇒「教えて」⇒「できる」

ということを私が行うより、

「学んで」⇒「行う」を現場でする方が断然良い!

しかも、その従業員の方はITに明るく

学ぶ意欲もありました。

そしてもう一つ大切なこと。

いつもと違う環境に身を置いて

集中して学ぶ時間と取る大切さ!です。

普段、会社内にずっといると

その小さな空間の中で

物事を考えます。

様々なことに気を取られながら

工夫やアイデア出しをしようとすると、

余計な情報が入りすぎ、

考えも散らかりやすくなります。

環境を変え、集中して取り組む時間を

作ることで、より深く理解できるようになり、

実践での活用スピードが促進されます。

また様々な会社、立場の申込者が

参加するような研修の場合、

一緒に学んでいる間の雑談の中でも

活用法のヒントがあったり、

他社(者)がどのように使っているかを

知ることも出来る
のです。

そして、私の提案を受け、社長はその場で、

研修申込みをされておりました(早っ!)

※なお、元々IT好き、新しいもの好きな従業員の方、
会社が地方にある為、東京で研修を受けにいく!と
いう事にも嬉しかったようです。

現場が良くなる「方法」を知れば、

従業員の方が勝手に考え動きだします。

無理強いは逆効果になる場合もありますが、

「キッカケ」の提供と

「環境を変えて集中して学ぶ」時間を作る
ことは

デキる事務員におのずと育つ要素の一つです!

ぜひ試してくださいね(^.^)♪

※我ながら、自分のコンサル料(報酬)を削減してまで
提案していますので、変わったコンサルですよね(笑)

| デキる事務員 | 08:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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レンタサイクルの普及はどこまで広がるか?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

いやー昨日の夕方の東京の雷雨、

すごかったですね。。

私は少し早めに帰宅できたので、

パラパラと降り始めで少し濡れただけで

済みました。

全然雨が降っていなかったので

恵みの雨なのかも知れませんね(^.^)

ちなみにもうすぐ「梅雨」に入りますね。

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■どこでもポート化できないか?
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5月は晴れが多かったので、

サイクリングする機会も多かったです。

サイクリングといっても、

私の場合は、レンタサイクルを利用♪
(※シェアサイクル、コミュニティサイクルとか
呼称は行政により様々)
 ↓ ↓
港区 シェアリング

※こんな自転車見たことないですか?
レンタサイクル

これ、ホントに便利ですよね。

港区内にこのレンタサイクルを置いている

「ポート」と呼ばれる場所はかなりあります。

こんなに↓
港区ポートMAP

でも、私が思うことは、

「マンションの前にポートが欲しい!」

ってこと。

自分でもわがままなコト言ってると思いますが(笑)

そして、「駅前すぐにポートが欲しい!」

連続のわがままで失礼しました。(^.^)

しかし、そんなわがままをほぼ可能にしているような国も

ありました!Σ(゚Д゚)

中国です!!「北京」

こちらのBlogを拝見して知ったのですが
 ↓ ↓
https://note.mu/sadaaki/n/n7a921b51b772?magazine_key=m21abd4c317b9

北京のレンタルサイクルは、

●どこにでも置けて
(※自宅前はNG!
マンション前の道路沿いであれば良いみたい)

●自転車のGPSをスマホで確認できて
(※スマホ見なくてもアチコチにあるようです)

●タイヤはパンクしない中までゴムのもの
(※タイヤの状況を気にしなくても良い)

という利点がある。

この「どこでも置ける」っていいなーーっ

ただ、この記事にも書かれていましたが、

日本では、

●近隣住民の問題
(※場所によっては混乱が起きかねない)

●駅前の道路混乱の問題

●管理のリスク

などやはり問題が多そうです!

ちなみに、港区内は地味に坂も多いので、

レンタサイクルに電動機がついているのは

めっちゃ嬉しいです♪

北京の自転車の様子を見ると

電動機は付いてなさそうな・・・?

ちなみに港区なら、

増上寺、
東京タワー
虎ノ門ヒルズ
六本木ヒルズ
麻布十番など


電車やバスを乗り継ぐより

風を感じながら、街を見ながら

自転車での散策は気持ち良い

と思いますよ(^.^)♪
(※30分150円(税別)、30分延長ごとに100円(税別)

※他府県から観光で東京に来られる際
おススメします!

なお、1日パスも発行されているようです。
(※1日1500円(税別)、カード発行代500円(税別))

【注】東京23区で各区ごとなどで自転車を
利用できる範囲が決まっていますのでご注意下さい!


色々わがまま言ってましたが、

せめてマンション前にポートが欲しい!

そこからお願いしまーす!!(笑)


| 情報 | 08:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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小言がなくなる片づけ方!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

5月も残り3日となりましたね。

先日、久しぶりに勉強会で知り合った

友人たちとの飲み会に参加してきましたが

なんと40代の大学生が二人!

お二人ともお仕事をしながら通信制を

受講されているのですが、

いつまでも向上心高く、学ぶ姿勢に

感銘を受けました。

ちなみに私も6月はKintone講座を受ける予定。

どんなことが出来るのか?を

その構成、作り方、使い方をより理解することで

思い描くデザインを伝えることが出来るように

思うからです(^.^)

日々学ぶことは多いですが、

腰を据えて学ぶタイミングが必要な時も

ありますね♪

最近何か学んでいることありますか?

さて、

様々な場面で「整理整頓」の話を

してきていますが、

今日は、先日自宅で起こった変化について

お話ししたいと思います。

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■ 小言を言わなくてもキレイまま
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自宅の洗面台、

私は鏡を中心に、

左に歯ブラシや歯磨き粉、

うがい薬などを配置し、

右に化粧道具を置くように

しています。

ですが、なぜか夫が洗面台を

使った後は、歯磨き粉が右にある・・・

何度言っても、右にあったり、

左にあっても、なんだか物が

バラバラに置かれた雑多な感じになります。

こんな感じ
 ↓
洗面1

先日、ちょっと片づけ意識が

高まったタイミングで、

・洗面用具を置くトレー
・歯ブラシ立て、
・コップ


のセットをネットで購入♪

早速セットしました。
2jpg.jpg

うん。美しくなった(^.^)♪

自己満足していたのですが、

1日経って気づきました。

あれ?キレイなままだ!!!

そうなんです。

このセットにした途端に、

夫が物をあちこちに置かなくなりました
(※すぐにあちこちに置くのです(笑))

それは、

●置き場

●統一感

●美しさ

の3つなのではないだろうか?

様々な工夫をして

文具でも100円均一も活用

したりしていましたが、

・トレーによるモノの置き場決め
・配色による統一感
・全体のバランスの美しさ

これによる効果なのではないでしょうか。

あまりコストをかけずにする工夫を

伝えてきましたが、

この変化を見て、考えが変わりました♪

それをキープしようとするには

置き場決めだけでなく

「統一感・美しさ」も大切な要素なのだな!と。

そうすることで、

小言を毎回言わなくても

行動を促せる整理整頓が出来るのです。

さて、次は何を片づけようか?と

楽しみになってきました(^.^)♪

| 改善の事例 | 09:31 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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取引先への相談だけで事務作業が1000分の1

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は久しぶりにビジネス交流会に参加し

参加者の方の企業発表を聞いていました。

面白い事例もあったので後日

ご紹介したいと思います(^.^)

本日は事務の現場で起きている

「思い込み」によるムダの1つをご紹介♪

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■ 相談したら作業が1000分の1に?!
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事務における現場でのムダの中で

面倒な仕事をやり続けていることは

よくあります。

面倒なことの一つは、「二度手間入力」です。

最近、こんな事がありました。

とある会社(仮にA社とします)が

新しい受注先から頂いた仕事につき

その受注先が印刷したExcel表で

作成された明細を

また自社で入力する必要があって

困っているとのこと。

「事務の手数がかかり過ぎると
利益率が下がる!効率よい方法ないですか」

との事。

まず、EXCELの関数などを使って

入力自体の効率化を上げることは容易です。

しかし、なんだかそれだけではほんの少しの差
(※これも大切ですが)

ちょうど、その取引先の方もいらっしゃったので

A社社長の前で取引先の方へ相談
(※A社の事務員として事前の面識もあったので)

思い切って取引先の方へ質問してみました。

「今、御社から頂いた資料の管理体制について
相談しているのですが、この資料はEXCELで
作成されているのでしょうか」


そうすると、EXCELで作成し、印刷しているとの事

そこで

「例えば、現場では印刷を回して頂き、
EXCELデータをそのまま事務宛てにメール
頂くことは可能でしょうか」


それも可能との事。

そこでダメ押しのもう一つ

「ちなみに頂いたEXCELを加工し
弊社で行った作業履歴を記入できる欄を
作成し、現場で使用及びデータ入力を
しようと考えていますが、
その新たなEXCEL表へ転記頂くことは
可能でしょうか」


そうすると、その取引先の方から

実はどんな作業を行ったかの履歴は
こちらも管理したいので入力したい所です
データ枠すぐに作り変えるので
どんな項目が必要か教えてください。

との提案を頂きました!

聞いてみるものですよね(^.^)

しかも、その入力も行う方向で進めるとのこと

ずうずうしくももう一つ確認しました。

「では、もしかして締め日に1ヶ月まとめて
その入力されたデータを頂くことは可能でしょうか」

答えは、「可能」とのことでした。

但し、新規案件のため様子見が必要ですし
どのような入力データが出てくるかは
確認し再検討も必要!

このお客様への相談一つで
一気に効率化は進みました。

入力項目の軽減
一定期間を過ぎた時にまとめて
頂くことにより頂いたデータの集計と
自社システムへのまとめ入力のみで
請求書発行

毎日50件分(月1000件)の明細入力が

月1回のデータコピペと精査のみ

なる方向性です。

「頂いたデータをどのように入力するか」

で考えるよりも

お客様と直接相談すること
により

お客様にも自社にもメリットのある
管理体制を仕組みづくる
ことが
できるのです。

頂いた資料を眺め、疲弊する前に

お客様との相談してみませんか?

そして、紙資料とのにらめっこから

必要なデータを頂ける方法への

発想へ転換をしましょう!

| 改善の提案 | 09:21 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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クリアフォルダとして再利用できるDM

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

年々春の終わりが早く感じるのは

私だけでしょうか。。今日も暑いですね。

さて、弊所では会計ソフトは「Freee」を

使っております(使い始めて3年経ちました)が、

先日、FreeeからDMが届きました。

ちょっと面白いDMだったので

ご紹介いたします。

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■クリアフォルダとして再利用するDM
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DMをお送りされている会社様であれば

開封率は気になるところ、

印刷業界でもこのDMに関する工夫は

様々思案しているようで、

紙封筒から透明のOPP袋の活用や

紙封筒でも返信用封筒一体型や

最近ではクリアファイルとして使えるものも

出てきています。

まさにコレです!

<開封前>
開封前
  ↓ ↓

<開封後>
開封後

このように、切り取り線で2辺を切り取ると

クリアフォルダとして使えるというもの。

実際にクリアフォルダを使うかどうかは

別として、

なかなか面白いアイデアです。

なんとなく開封してみたくなります。

そのうち気になって、

この商品について検索してみました。

商品名は『ファイルDEメール』
※株式会社マルモ印刷さんにて
商標登録されている

  ↓(下記クリックください)
ファイルDEメール(HPサイト)

様々な印刷会社さんで取り扱っているようです。

完全見積の為、どのくらいかかるのか?

目安が分からないのですが・・・

他社さんを見て見ると

最低ロット500枚~で単価170円/枚~
(※4色カラー刷り)

という情報がありました。

うーーん。。。微妙・・・

実際の所、開封率と顧客獲得率が

同じとは限らない所が気になります。

資料をクリアフォルダに入れ、

保管しやすい資料がこの封書で

届くと便利かも知れないなと

受取り側としては思うわけで・・・

ぜひ、メリットデメリットは、情報から

ご検討くださいね(^.^)♪


(余談)
私がお仕事させて頂いた
企業様では、手書きDMで
成果を上げているお客様が多いです。
最終的には商品やサービスが良い会社様
だから成果になるのですが、
「真心こもったお手紙」の実践が
素晴らしいなと感じる今日この頃です。(^.^)

| おススメの本、文具、商品 | 16:18 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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