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完了フラグを立てろ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

爽やかな本日の東京、

早めに仕事を切り上げ、

散歩に出かけようなどと画策中

ですが、多分散歩は明日まで

お預けになりそうです。
(本日PCにかじりつきに
なる予感(笑))

さて、

「段取り上手は飲食店が一番!」

と私は良く言っています。

なぜなら、飲食店では、

少し料理が遅いとクレーム。

オーダーを伺うのも遅いと
クレーム。

熱すぎる。ぬるすぎる。

対応が悪い。。。。。

その場で、お叱りを受ける

かつてアルバイトで

居酒屋のホールや

カフェ、

市場の喫茶店

カウンターだけの中華店

などで働いていた頃を

思い浮かべると、

「戦場だったな」

と思います。(笑)
(※楽しいこともありましたけどね)

中でも席数が多く、

その回転数が早いお店ほど

オーダー間違いや

オーダーを取れていない

など頻発するようですね。

そこで、こんな工夫をしている

お店がありました。

--------------------------
■完了フラグを見える化!
--------------------------


完了フラグ

あっ!もう、札の下部分で

店名がバレましたが、

日高屋さんです!

駅近にあって、席数も多く、

1人で入りやすくて

早いし、安い!ってことで

サクッと食べて次の仕事へ

と言う移動の間のランチなど

使いやすいです。

そんな席数の多い日高屋さん、

働いているのは、

案外、海外からの方が多いです。
(※最近大手チェーンの
飲食店では積極的に海外からの
留学生など雇用されていますね)

席数も多く、サクッと食べてすぐに

精算して帰るので回転率も早く

オーダーを聞いたか?

届けたか?

が分からなくなるのでしょうね。

そこで、先ほどの写真のような

工夫をされたようです!

飲食店では、

厨房とホールとの間に

ホワイトボードを置き、

磁石の青、赤などで

注文を届けたかどうか?


など管理していたりしますが、

オーダーを聞いたかどうかが

分かりにくいことがありますね。

そんな時は、オーダーの

レシート控を貼っておくことも

ありますが、

電子化が進む中、

オーダーは端末管理、

しかしホールの回転率は

早く、確認している間に次の客が・・・

そんな現場での改善策として

この札が採用されたようですね(^.^)♪

そういえば、とある会計事務所で

ホワイトボードを使ったフラグを

見た事がありました。

小さなホワイトボードに

「今から2時間集中します」

というメモが立てられて

いました。

最近では、オフィスの空間デザイン

の中で、

『集中席』を作るということも

あるようですが、

そのだけのスペースがない時など

有効ですね(^.^)♪

これらの様々なシステム化も

さることながら、

現場で1分1秒争う時、

何が一番最適か?

工夫することは大切ですね。

あなたの会社では

「完了」フラグはどのように

立てられていますか?

どのようにするのが最適
なのでしょうか?

考えてみるキッカケになれば

幸いです(^.^)♪

****************

(本日の高倉の格言)
未完を「見える化」し、完了を知らせろ!

※情報連携の基本ですよね(^.^)

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EXCELの便利技「リスト選択」を更に絞り込む!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今年から、毎晩欠かさずストレッチを

しています。

今まではなんだかんだと

三日坊主になりがちでしたが、

昨年の体調不良を反省し、

肩が改善されたことを

キッカケに、ストレッチを続けています。

随分と開脚もできるように

なりましたよ。

筋肉が固まりやすくなると

色んなところに不調がでます。

しっかり柔軟な体で

健康維持をめざします(^.^)/

さて、

本日週の真ん中水曜日、

おススメの本、文具、商品の

コーナーですが、

今日はおススメのEXCEL関数!

をお届けします(^.^)

-----------------------------
■リストを絞り込み
-----------------------------


私は、事務改善を行う際に

業務工数管理表をつけて頂き、

どんな業務にどのくらいの時間が

かかっているのかを調査
するように

しています。

その時、

下記のようなシートを渡して、

事務担当者全員に、

入力頂くようにしています。
(※下記は本来渡しているものより
一部変更しサンプルとして作成しています。)
サンプル1

この時、カテゴリ名は、

あらかじめその会社の事務で

発生しているものを確認し、

リスト選択できるようにマスタを

作成しておくようにします。

※こんな風に・・・
サンプル2

まあ、このサンプルの分量くらいなら

いいのですが、

案外この倍くらいカテゴリ分けが

必要になります。

※より細かなデータが欲しいのと
入力する人の意向とで。

これを、通常のリスト選択で

設定するとこのようになります。

1)カテゴリ名のB6セルに
カーソルを置き、

2)「データ」タブを開き

3)「データの入力規則」を
 クリックします。


サンプル4

4)入力規則の「設定」タブにて
入力値の種類を「リスト」にします。


サンプル5

5)次にリストの範囲指定で
予め作成しておいたマスタの範囲を
選択します。

サンプル6
サンプル7

6)そうすると、B6のセルにカーソルを
合わせると「▼」のボタンが現れ、
先ほど選択した範囲のリストが
表示されるようになります。

サンプル8

しかし、ここで相談されました。

「高倉さん、カテゴリ名の選択する量が
多すぎて、探すのに手間がかかります。
カナで絞りこみなどできませんか?」

悩む事務員

という内容です。

うーーむ。。。私の知識では限界!

EXCELコンサルの方に相談した所

一気に解決しました(^.^)/

まず、

<改善手順>
1)マスタデータにふりがなの列を
追加し
ました!
サンプル9

2)
出来た表全体(タイトル含め)を
選択し、ふりがな列(B列)で昇順に
並べ替えました。

3)次に業務工数一覧表の
シートに「かな検索」の列を
追加
しました。
サンプル10

4)次にマスタシートに戻り
『数式』のタブを開いて、
おなじかなごとに「名前の定義」
入力していきます。
(※下図の場合「う」は打合せのみ
なので、C3のセルのみ選択)
サンプル11

5)次に、業務工数一覧表シートに
戻り、C6のセルの「入力規則」に
「INDIRECT」と言う関数を使った
リストを作成します。
(※下図の場合、B6のセルの値の
ブックからリストを表示させるという
関数になります。)
サンプル12

※かな検索列に「う」と入力すると
先ほどのカテゴリマスタの「打合せ」
しか出てきません。
サンプル13
※「にゅ」と入力すると、2つ選択項目が
でてきました。
サンプル14

このように絞り込んだリストを
作成することが出来ます。

ちなみに、

一番効果的なのは、

支店ごとの従業員名検索

とかに使うといいかも知れませんね。
(従業員№が覚えられない時など)

あと、この場合、

「かな」に何文字を入力するか

ルールは必要ですね。

ひとまず、「探す時間」は削減され、

ストレスが軽減されたとのことで

良かったです(^.^)/

分析に大切な資料とはいえ、

これが非効率の原因には

なりたくないですからね・・・(苦笑)

日々私も改善です(^.^)♪

あなたの会社で同じようなことで

悩んでおられませんか?

一つの知識として知っておくと

便利ですよね。

※ちなみに、番号管理や、
絞り込みが1(かな)対1(カテゴリ)ばかりの場合は
VLOOKUPを使った方が断然効率良いですよ(^.^)♪

では、また週末金曜日に~♪


//////////////////////////

【追記】・・・余談です。
なお、「データの入力規則」に
おいて、「エラーメッセージ」というタブがあります。
エラーメッセージ

この
『無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する』
に✔(チェック)が入っている状態だと
選択したリストにない文字を入力することは
出来ません。
逆にこのチェックをはずすと、リストにない場合
自由入力も出来ます。
しかし、リスト選択しないものを自由に入力
できるようにすると言うのは、EXCELの利点を
無視しているようなものですね。
一定のルールに基づき入力されたデータを
複数一度に集計かけたい時に、
自由に入力されていたのでは、分析しずらい
データが出来上がってしまうというワケです。

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印刷してしまっている資料はないか?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です。

三連休いかがお過ごしでしたか?

私はと言うと、

三連休前の金曜日に

うつうつとした気持ちが爆発!!

そこで、急遽日帰り温泉へ

行く事にし、午前中に連絡事項等

済ませ、お昼12時前の

ロマンスカーに乗って箱根へGO!
ロマンスカー

結果3時間滞在でしたが、
(往復時間と滞在時間がほぼ同じ(笑))

なんだか深呼吸できた気持ちで

行って良かったです。

まあ、その代わり、三連休内で

金曜にできなかったことを

しましたけどね(^^;

スマホさえあれば、連絡は

随時確認しているので

何とかなるものです。

急ぎ仕事は終わっていたので。

資料や仕事内容をクラウド化

しているとどこでも出来るので

本当に便利です(^.^)♪

さて、そんな気持ちのよい

週末を過ごし、三連休を終え

週のスタート曜日です。

本日は「問題探しあるある」ネタを

ご紹介♪

--------------------------------
■印刷してしまっている!?
--------------------------------


最近はペーパーレス化も促進されて

きている昨今、

しかし、小規模な中小企業では

以前として紙資料が溢れています。

ペーパーレスが全て良い!

と言うわけではないのですが、

改善すべき非効率を起こしている

問題の1つに「紙資料」に着目

することって実は大事なのです。

特に、

毎回、「印刷しちゃっているもの」

コレにぜひ着眼してください(^.^)/

案外、「なぜ印刷しているの?」

という疑問を持ってよーく考えると

「あれ、データでもいいね。。。
いやむしろ、データの方がいいね♪」

って事になったりするのです。

例えば、とある会社では、

こんな印刷しちゃっていました(苦笑)

●繁忙期に毎月約1000枚近い受注データの
コピーが経理に届き、
経理はこれを1つ1つ入力・・・・


経理担当者は毎月残業や
持ち帰り仕事に疲弊・・・
とうとう繁忙期最中に急に辞めて
しまいました。

そこで質問。。。

Q1:「なぜ受注データは1件づつコピーなのか?」
A1:「ネット販売しているが、販売管理者が
  1枚ずつ印刷して、発送管理を行っているから」

Q2:「ではネット販売情報で明細は確認
   できるのですか?」

A2:「明細確認及び入金確認もできます」

Q3:「という事は明細出力でき、月合計も
  出ますよね?」

A3:「はい。出ます。」

Q4:「ではなぜ受注票を1枚1枚
  入力しているのですか?」

A4:「販売管理から受注票で届くので
  それを入力するのが当り前だと思って
  いました。」

Q5:「ちなみにこの資料を毎月ファイリング
  するだけでも大変ですね」

A5:「そうなんです。販売管理でも同じものが
  あるので、経理ではファイリングが後回し
  になってしまって・・・」

・・・・後工程の経理の問題を
聞いていただけで、販売管理の問題まで
浮彫りになったのは分かりましたでしょうか?

問題は4つ

1)ネット通販なので発送管理が
 印刷で手書きチェック

2)印刷コスト、コピーのカウンタ料

3)受注1件1件の入力

4)受注票のファイリング作業


あとはこれらを一気に改善!

1)はPC内管理へ
2)は期間ごと明細出力で大幅削減
3)は2)で出した期間ごとの合計入力で
 仕訳量は大激減。
 (※月約1000件だとしてそれが30件程度になった)
4)は明細や未入金管理用のみのファイリング
 (※上記3)と同じくらいの量へ)


経理部門へなぜか印刷した資料を
渡していたり。

経理部門でまとめて入力する内容が
あったり。。

昔からの流れで・・・

「印刷して渡すものだ」

思っているパターンがある。

これ、給与計算や、

商品管理においてもまだまだ多いです。

ITは多いに普及しているはずなのに

なかなか効率化できない。。。

実は「印刷」してしまっている

非効率。多いのですよね(^^;

ぜひ、印刷してしまっている資料がないか

探してみて下さいね(^_-)-☆

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コンビニのたばこの番号はそれぞれ違う!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

寒いです。

さすが冬!(笑)

椅子の上の暖かマットに

癒されながらパソコン前で

お客様の改善も問題・課題に

対するプランやご提案の組立と

情報収集に格闘中です(^.^)♪

さて、

本日、週末「巷の改善事例」

ですが、先日友人L氏より、

『ぜひブログネタに!』

面白い情報をいただきましたので

ご紹介させて頂きたいと思います。

改善事例というよりも、

改善してほしい事例ですが、

喫煙者の方は「そうそう!」と

うなづくはず!

※ちなみには私はたばこは嗜みませんが・・・

-----------------------------
■違うコンビニに行くと、「探す」?!
-----------------------------


コンビニでたばこを売るようになって

街中では「たばこ屋」さんはほとんど

見かけなくなりましたね。

昔私の実家近くにも看板娘の

笑顔の素敵なおばあちゃんが、

居ましたよ(^.^)/
たばこ屋


父に頼まれ、おつかいに行くと、

たばこ1カートン購入するたび、

使い捨てライターを2つくれました。
(たまにお菓子をくれたり・・・懐かしい)

たばこの銘柄って、その時は

1つの店で取り扱っているのって

20銘柄くらいじゃなかったかな~?

銘柄名を言って購入するシンプルな

形式でした。

しかし、たばこはどんどん進化し、

同じ銘柄でも

ショートだのロングだの、

ニコチンの量だの、タールの量だの

で複数あるんですね・・・

私は全く覚えられません。ww

さて、そんな複雑なたばこの銘柄

コンビニに買う時は番号を言って

買うようになりましたね。

たばこ画像
※この画像では196種類もありすよ(苦笑)

さて、このたばこの銘柄と番号なのですが、

なんと、

コンビニそれぞれで違うそうなんですね。

しかも同じチェーン店のコンビニでも

店によって違うそうです。

喫煙者の方は、

いつも買うコンビニだったら覚えてる

のですが、たまに違う場所で買おうと

した時にこれですっごく困るそうなんですよね。

これには、様々な理由がありそです。

少し調べてみると、このコトについて

書いている記事を発見しました。
  ↓ ↓
「コンビニぐらし」より

この記事を見るかぎり、

昔のたばこ屋さんでも同じように

扱う銘柄が違っていたように

コンビニでも売れ筋など考えて

取り扱っていたりするため

番号が違ったりするようですね。

でもね。これって、

例えば先ほどのたばこが並んだ

写真のように、

「うちは196種類あつかっています!」

と分かってもらう目的が無ければ、

番号はJTで統一し、

それを番号順に並べるだけで

良いのだと思うのですよね。

たばこって、別に「売れ筋」を

見やすい所に配置する営業戦略は

関係なく、嗜好品なので、

売れている商品を置いておくこと

だけが意味があるのですよね(^.^)

ですから並べる順番はわかりやすく

番号順。

1のあとに2や3を置いていないなら

1、4、5・・と並べれば良いのです。

これで、「探す」労力は無くなるのです。

これで喫煙者の毎回の悩みは「解決」!

★JTさんお願いしまーす!

・・・・・・

しかし、ここで疑問が、

これは喫煙を普及させないための

敢えての制約がかけられているのかも

面倒くさい→もういいや→吸わない

そうなるのか???
(※中毒性があることなので、
多少の面倒で吸わないには
ならなさそうだが・・・(爆))

Lさん、面白いネタをありがとうごいました!

こんな感じで、

頂いたネタを元に、改善を考えるのも

楽しい事例になりますね♪

改善したいネタありましたら

どしどしお寄せ下さい!!

一緒に、

「ザ★解決!」

しようではありませんか!!(^.^)/


ではまた来週~!!

次回は火曜日ですよ~


***************
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自動で体重管理!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

年末年始、暴飲暴食で

太った~~っっ!!

と言う方多いんじゃないでしょうか。

ちなみに私は、年末帰省中に

食べたものがあたったのか、

胃腸を患い、まともに食べれたのが

1/2~だったので、

年末より1キロ強減量して

帰ってきました。

喜ぶべきかどうか(苦笑)

とは言え、身長に対して

重すぎる体重を減らしたいと

いうのは永遠のテーマ
(ダイエットしてはリバウンドを
くり返し・・・)

そんななかなか行動が伴わない

自分を律するべく、

自己管理の意識を高める為

スマホアプリで管理することに!

「えっ?今更?」

って思いますよね?

体重計は毎日乗るものの

スマホへの入力が手間で

結局やらずじまいだった私に

朗報が!!!

そこで、週の真ん中水曜日、

本日のおススメは、コチラ!

----------------------------
■スマホ連動体重計
----------------------------


こんな便利なものが出ているなんて!

全く知りませんでした。

しかし、結構色々あるのですね。

お値段もマチマチ・・・
 ↓ ↓
スマホ連動体重計価格ドットコムより

はっきり言って、

アスリートでもないし、

取りあえず、自動で記録できれば良いので

私はこちらを購入しました。
  ↓ ↓
MASARU体重計
MASARU
シンプルかつ

試しに買ってみようか?と

思えるお値段 ¥2,899でした。

体重
BMI
体脂肪率
皮下脂肪
体水分率
骨格筋
筋肉量
骨量
タンパク質
基礎代謝量
体内年齢


まで出てきます。

ちなみに私の体内年齢

51歳!!

ががーーーーん!!
ムンク


体脂肪は高いし、皮下脂肪も多いので

当たり前だが・・・。

この体の年齢表示ってスゴイな!

これは、意識しますね(^.^)/

イチイチ、ツドツドこれらを全部

スマホに入力するのは面倒ですが

これなら自動で入力されて

それを見るだけ!

数字に集中できそう(^.^)/

世の中、自動連携できる機能が

ビジネスの世界でも沢山

出てきていますが、

まだまだ情報がいきわたって

いないことも多いですね。

「一つ一つ入力しなくちゃ!」

と思っていた作業も

実は、入力するシステム内を

よーーく見ると、

テンプレートやCSVなどのデータを

アップロードするだけで済むことも

あったりするのですよね(^.^)/

これで私のダイエット意識も高まるか!

やっと腕も治ってきたし、

運動量を増やすことから。

では、また金曜日に~♪♪


***************
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わからない。というあなた!
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その前に情報の「整理整頓」が必要です!
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