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「仕組み」→「仕掛け」へ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

京都アニメーションの放火事件、
九州地方の大雨情報、
昨日の参院選の選挙結果報道
・・・

そんな報道をすべて吹き飛ばした

『吉本ショック』ともとれる

吉本興業所属タレントによる

自主開催の会見内容の一連の報道。

企業のコンプライアンス、

企業の管理体制、

従業員とのコミュニケーション

露見した様々な問題は、

吉本興業だけの話ではなくて

日本中の企業も

「明日は我が身」

を考えさせられるものだったに

違いない。

企業とはどうあるべきか?

問題が起こった時にはどのようにすべきか

その判断とタイミングを間違えると

大変なことになるということを

まざまざと見せられているようでした。

あなたの会社では経営陣と従業員、
コミュニケーションは良好ですか?


そこで、本日週のスタート月曜日は、

こちら!
  ↓ ↓
------------------------------------
■仕掛けづくり
------------------------------------


いつも、「仕組み」「仕組み」と言い続け

効率化=「仕組み化」だと話すことが多いです。

ですが、最近この『仕組み』という言葉に

違和感を感じていたのですよね。

仕組みと言うと、なんだか窮屈に感じ

「やらされ感」 や
「ルールに縛られた状態」 を連想し

「自由な発想」 
「創造する」 ことから

少し離れたような気になるのです。

そこで私は推奨したいのは

『仕掛け』づくりです!
(なんだかイベントっぽくて
ワクワクしませんか?
このワクワク感がより良い改善を生む
大切な感覚なんですよね(^.^)/)

ほんの少しの言葉の違いですが

組みこまれた感から

自発的な状況を連想します。

「ところで、仕掛けって、具体的には
どういうことなの?」


疑問2

・・・・。

そうですね。案外、

『仕掛け(仕組み)づくり』

と言ってもピンと来ていないかも知れません。

それは

様々な「目的」に応じて、その目的を
達成できる環境を作ること

だと私は思っております。

例えば、

●二度手間が起こらない環境づくり
●従業員のコミュニケーションが取りやすい
 環境づくり
●アイデアの創発がしやすい場づくり
●ミスが減る業務プロセス設計
●業務進捗が一目瞭然な環境づくり


などのことを言います。

その環境づくりを行う為に

『システム』で自動化したり、
『研修』で意識共有したり、
『設備』でサポートしたり


すると言う事なんですよね。

フリーアドレス制が良いのではなく
フリーアドレス制にするとどんな目的を
達成する
可能性が広がるか?

が大事なんです。

システム化が目的ではなく
システム化することで「二度手間」を減らすこと

目的だったりするのですよね~。

そのためにみんなが笑顔になる

「仕掛けづくり」!!

それを考え、環境を作ることが大事!

吉本興業さんも、

経営陣、従業員、所属タレント の

みんなが笑って仕事ができる

「仕掛け」づくりを、

『興業』を行う会社として

ぜひ環境整備してほしいものです。(^.^)/

芸人さんの泣き顔はTVで

見たくないのですよね~。


では、また水曜日に♪

<お知らせ>*************
■関西出張コンサル致します!

情報過多の時代、そのたくさんある情報の中から自社に最適の情報ってなんだろう?

効率化のツールやサービス色々あるけど、
何が【必要】で何が【ムダ】なのか。
それがハッキリしている会社は
一気に効率化が進んでいるハズ!

進まないのは、
『何がムダかに気づいていないから』
『何が必要かをわかっていないから』


効率化のツールや手法(ノウハウ)
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| 改善の方法・実践 | 10:51 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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何が「ムダ」かを知っているか!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

梅雨真っ盛りの東京、

朝から雨です。

こんな時はキレイ目の傘で

晴れやかに・・・

って、私の傘真っ黒の折りたたみ

ですから~~(笑)

折りたたみでない傘、

大きくて良いのですが、

電車に乗った時に濡れたり

邪魔になりやすいので、

基本的には折りたたみ傘を

使用しています。

持ち運びもラクだし、

折りたたみ傘にしてから

傘を電車などに置き忘れる

ということが無くなりました。(^.^)/

自分のクセや特長から、

より使い勝手の良いものを

選んでしまう。。。

まさしく効率化なんですね(苦笑)

さて、週のスタート月曜日、

そんな「効率化」も、

着眼するところを間違えないように

したいものです。

そこで、本日はコチラ
  ↓ ↓
-----------------------------
■何が「ムダ」かに気づいているか
------------------------------


様々なソフトやアプリ、

クラウドのソリューションを使ったり、

人員削減、モノの削減、経費削減

など、

様々な効率化を進めるのも良い

のですが、

効率化=利益UP(儲けUP)
に繋がっていますか?

効率化は、「ムダ」の削減と

その削減した時間やお金を

どう有効活用するかがポイント!

『必要なこと』をムダと定義すると

「作業効率は良くなったけど
利益は下がったね・・・」


なんてことになりかねません。

私が携わった会社様で、

整理整頓を行う際にも

こんなやり取りがありました。

「●●の資料は、ほとんど見ない
となっていますが捨てられる資料
なのですか?」

質問

と私が質問した所

営業社員のAさんは
「そうですね。見ないので不要
かも知れません。」

と回答しました。

回答

それを聞いていた社長が
「この資料は営業にとって大切な
ことが書かれている!
データ化もするが、私は紙の資料に
付箋やメモ書きをしてマニュアルのように
使っていますよ。」


社長

・・・・

その業務本来の目的がわからず

単に「使っているか」「使っていないか」

だけだと従業員Aさんの判断に

なりそうですが、

営業としてどのように売上向上に

貢献していくか?が大切な場合、

紙資料として保管するか

データとして保管するかの検討を

すべき所、「捨てる」はないですね。

このように経営者と従業員で

「必要」と「不要」の判断基準に
【差】がある。

ということがかなり重要なのです。

※逆に「必要」と思うことにも
差があります。

効率化を進める時には、

従業員にさせてみよう!と

「任せる」こともいいのですが、

任せる前に、

何がムダと捉えるか?
何を必要と考えるか?


判断

の判断基準を共有が必要です!

業務フロー、手順、使用ツールなど

すべて棚卸しをし、

何がムダと感じたかを

社長も交えて、一斉に指差し

してみると、違いがワカるかも

知れませんね。

ちなみに効率化の為に

業務やモノなど情報の整理整頓を

する時にも
「この作業はやめられますか?」
「これは捨てられますか?」


と質問をし、そこに経営者も参加して

判断基準を共有すると良いですね(^.^)/

必要なモノのフォーカスし
必要なコトに時間をかける


そのための効率化になれば良いですね♪


では、また水曜日に~♪


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| 改善の方法・実践 | 09:03 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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出来たことを振返る。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は母の日でしたね。

母親にカーネーションやプレゼントは

されましたでしょうか?

私は義母へ感謝のLINEメッセージと

夕方に電話をしました。

(※そういえば実母に忘れてたww)

神戸に住む義母、

お花やプレゼントを贈ることも

できますが、まずは言葉で感謝を伝え

贈り物は、また帰省の時に・・・

と言うようにしています。
(※直接渡したいですしね)

義母も実母も、健康でいてくれるだけで

感謝です。(^.^)

さて、そんな日曜日を経て、

週のスタート月曜日。

改善の提案ですが、本日はこちら
 ↓ ↓
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■出来たことを振返る。
-----------------------------


改善を進めていくと、

どんどん「しんどいな~」と感じる

タイミングが来ます。

「これも出来ていない」
「あれも出来ていない」
「あれはいつまでに行う?」


問題解決していく上で

さらに明るみになる『問題』の追加や

出来ていないものを

「早く実行したい」という焦り。

が増えてくるのです。

なので大切なのは、

何から始めて、いつ、どのように行うか?

の計画検討。

スケジュールを決めることで、

1つ安心が生まれます。

それともう一つ大切なことに

「出来たことを振返る」

という事です。

これ、案外簡単に一覧表に

「済」や「完了」だけで済ませてしまって

いることがあると思いますが、

振り返りを共有することって大切なんです。

問題や出来ていないことばかりに

目を向けていると、

小さな成功体験、「達成感」「喜び」を

得れないまま進みます。

そうすると、延々つづく先の見えない

改善継続に疲弊してしまうのです。

数年前、こんなことがありました。

事務の引き継ぎを行っている時、

「私は出来ないことが多くて、
もっと出来ると思っていたのですが
自信がなくなってきました。」


新しく入社した40代の事務員さん、

1ケ月経った時にポツリとこんなことを

相談されました。

そこで私は初めて、

ああ、そうか。
“次に何をするか”
“何を覚えなければいけないか”
の話しかしてこなかったな・・・・。


と反省。

その女性に今まで教えてきて
何が出きて、どう助かったのか?
などを話出しました。

そして、出来ていないことについて

どのようなスケジュール感で
覚えていけば良いか

も伝えました。

そうすると、安心して

「ああー。役に立っていたのですね。」

と、安心して業務に取り組んで

頂けるようになりました。

これと一緒です。

改善を行って、「出来たこと」

ついて

●どんな風に改善されたか
●改善されてどんな変化が起きたか
●どう感じたか


という振り返りで

「ああー。改善して良かった。」

思うことが大切なのです。

ついついゴールを追い求め、

気持ちが焦ってしまいがちですが

『喜び』『達成感』『幸福感』を感じないと

心が疲弊してしまって、

良い思考が出なくなってしまいます。

出来ないこと、出来ていないことに

ばかり目を向けず。

ぜひ、「出来たことの振り返り」

の時間を作って下さいね(^.^)/

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| 改善の方法・実践 | 09:24 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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余白は余裕!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

あっと言う間に

ゴールデンウィーク直前の最終週に

突入しましたね。

令和に変わる準備はもうお済みですか?

ちなみに弊所は、土日以外は

営業しておりますので、

この期間を利用して事務改善の

相談時間をとられませんか?
  ↓ ↓
初回相談90分

是非、ご活用くださいね♪

ちなみに、このゴールデンウィークを

利用して、家庭では衣替え、

会社では、社内の整理整頓を

すすめたいな~と思っている方も

多いと思います。

そこで、今回は

社内の整理整頓のコツの

ご紹介!

--------------------------
■どうしたら無くせるか?
--------------------------


片づけ研修をしても、

整理整頓で大切なのは、

まず「捨てる」「減らす」こと!

と、伝えても、実際に現場で

行っているのは、

大抵は次のことぐらいがほとんど(^^;

●個人資料で不要なものを捨てる

●たまにしか利用しないものを
 倉庫へ移動

●過去資料、保管資料を
 倉庫へ移動


同じようなことをしようと

思われていませんか?

ここで着目したいのは、

捨てたのは

「個人資料で不要なもの」

・・・だけ。
(いや、これも結構な量があったりしますが)

実は置き場が変わっただけで、

他の資料は、

右から左へ流れるがごとく

棚から倉庫へ移動しただけです。

本来は、

全てのモノを棚卸し(全部出し)

して、

その後、『整理』
(必要なものとそうでないものに分け、
不要なものは捨てる。)

最後に『整頓』
(必要なものを使いやすいように
片づける)

なので置き場移動などは『整頓』

であって、

『整理』が不十分なまま『整頓』

してしまうという状況
です。

これは、目に見える空間だけ

キレイにして押入れに詰め込む

光景に良く似ています。

・・・・・・・・

とあるペーパーレスを目指す会社様、

ゆくゆくは、ワンフロアで

フリーアドレス制のデスクや

背の高いキャビネットがなく

風通しの良い環境を目指しています。

その実現には、

何が必要なのでしょうか。

・・・・それは、『余白』です。

まず余白をたくさん作ることです。

そのためには

「どうしたらその資料(モノ)は
なくせるか?」


を考える所から始めないと

減らないのです。

例えば、顧客資料が紙で

ファイリングされている場合、

顧客データとしてシステム入力済み

であれば、「紙は不要」という判断も

できます。

ほかに、手書きでの申請書類などは、

「データ化は出来ないか?」
(Excel化やシステム化にする)

を検討し、出来るのであれば、

これもやはり「紙は不要」となります。

※この分類を実施頂く時に
下図をお渡しして考えていただきました。
資料削減を考える図

ですが、紙資料が手書きだった場合、

データ化を無理やりしようと、

なんでもPDF化してもダメですよ(+o+)

PDF化するのも手間ですし、

そのPDF化自体も本当に必要かを

しっかり検討する必要があります。

“とりあえずPDF”には、

十分お気をつけください!!

まとめると、

「余白」を作る整理整頓とは、

今扱っている資料名すべてを書き出し
(棚卸し)

その資料は必要か?


次の順番で考えます。

「捨てる」⇒「減らす」⇒「変える」

です。

「変える」から考えるのはNGです。

それは捨てられないか?の発想から

「どうしたらその資料(モノ)は
なくせるか?」


を考えるのです。

--------------------------
■余白=余裕=生産性UP
--------------------------


フリーアドレス制にするには
「ペーパーレス=データ化」
が必要です。

ワンフロアで風通しのよい
オフィス環境にするには
空間(スペース)が必要です。

まず「捨てる」ことで余白が生まれ、

その余白さえ出来れば、

あとは自由自在
です!

余白を作ることで

自由自在にできるという

余裕が生まれ、

余裕が生まれるからこそ、

生産性が上がるのです。


「どうしたら無くせるか?」

それを考えぬくことで、

より効率的な資料整備も

出来ていくのです。

ちなみに、私は自宅に

モノを増やさない

をいつも気をつけています。

なぜなら、整理整頓すら

面倒なので、考えなくて良い

環境にしたいのですよね(^.^)♪

整理整頓もスタート地点を考えると

「増やさない」がポイント

なのかも知れませんよ(^.^)/


あなたの職場の整理整頓のお役に
立てれば幸いです♪

では、また水曜日に~~♪


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| 改善の方法・実践 | 07:31 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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定期的に「理想」(ゴール)を再確認

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

月曜ブログの振替の火曜日!

皆さんどのようにお過ごし

だったでしょうか?

昨日の3月11日は、

東日本大震災から8年。

私のLINEにメッセージが

一つ飛び込んできました。

「8年前、娘たちを助けてくれた
こと、今も忘れていません。
感謝しています。」


と。

助けたというほどの事は

しておらず、震災当日に

原宿のカフェに居合わせた

関西から高校を卒業して

旅行に来ていた5人組の

女の子を自宅に泊めただけの事。

その中でリーダー的存在だった

女の子とその後も

手紙やSNSで交流し、

そのお母さんとも交流するように

なりました。

これも一つのご縁ですね。

またお盆に関西帰省の際は

再会する約束をしました(^.^)♪

さて、

本日、週のスタート月曜日の

振替、火曜日!

改善の手法、提案のコーナーは、

こちら!!

---------------------------
■定期的にイメージする!
---------------------------

業務改善は、長いマラソンのようなもの。

経営を継続していく中で様々な変化

にも対応していくと、

実は終わり(ゴール)のないもの。

常に「改善」することが出てきます。

なので、

最初に決めた理想(ゴール)

向かって、実際に改善を進み出すと、

現場視点に偏り始めます。

そうして視野が狭くなった時に

様々な判断をする場面が

出てきた時に、その判断に

迷いや疲弊感が

生じる場面が出てきます。

bunnki

◎現場の従業員が「やらされ感」に
なっている。

◎改善を進める時に「費用」節約を
考えすぎてしまう。

◎改善にワクワクしない。


そんな状況に陥ると、

途端に、改善はストップし、

逆戻り。。。

そんな時、必要なのは、

今向かっている先の

理想の状態を再確認すること。

“ひとまずの”ゴールの共有です!
(※経営が継続される限り
本当の意味のゴールはなく、
一つの通過ポイントになるため
以下、普通に「ゴール」と言います。)

このイメージを時々振り返り、

定期的に従業員と共有することが

業務改善を継続して行う時に

必要なことです。

分かりやすいのは、

目指すゴールを実践している

会社見学に行ったり、

その会社の方とお話しすることですね。

最近では、工場見学や

会社見学を迎え入れている企業も

多いです。

先日、クライアント企業の方

と私の10名弱で、

オフィス環境改善に取り組み

効果を実証した企業へ

会社見学をしてきました。

よくある背の高いキャビネットもなく

キレイで明るい社内には

絵画が所どころに飾られ、

フリーアドレス制の

デスクには、紙資料が

ほとんどなく。

会議もすぐに集まりその場で

出来たり、30分で終われるように

スタンディングにしたり、

そんな様子を見学。

しかも、それは数千名という

大企業の話ではなく、

百数十名の中小企業の話。

同じような規模の会社

紙資料だらけの会社が

変わっていった経緯など

お話しも伺い、

参加者はそれぞれ、

想うところがあったようです。

全てが全く一緒ではなくても

同じような規模感で改善を

実践された事例を見ることは、

研修を受ける何倍もの効果が

あるように私は思います。

目の前の

改善“しなければならないこと”

から

改善“していきたいこと”

に変わるキッカケになりやすいからです。

まさしく

百聞は一見にしかず!

ではないでしょうか?

定期的に理想(ゴール)をイメージする

ことで、積極的な行動意識に

変わるのですよね。(^.^)

改善していく中で迷いが生じ始めたり

意欲がなくなってきたら、

ぜひ、ゴールイメージを再確認

してくださいね。

それを定期的に行っておく習慣を

つけると、改善が進めやすく

なりますよ♪

あなたの改善が楽しいものに

なりますように(^.^)/


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改善習慣づくりは根気が大切!
そんな仕組みづくりもご相談承ります。
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| 改善の方法・実践 | 09:43 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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