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二度手間はなぜ起きる?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

明後日2/14はバレンタインデーですね。

洋菓子店やデパートなどの

特設会場はすごい人だとか・・・。

私は義理チョコを贈らなくなって

3年くらい経ちます。

ちなみに、

夫は「チョコよりお酒がイイ」と

言ってますが、

「お酒なら毎日飲んでるようなので
敢えてバレンタインに贈る必要なし」

と私に返され、撃沈しております。笑!

最近、やたらイベントが多くて

本当の意味はどこにあるか

わからないまま踊らされて

いるのではないか?と感じます。

ですが、バレンタインはそれを

として告白する勇気を持てる良い機会!

としている点では良い日だな。と

思いますけどね(^.^)♪

さて、そろそろ

ブログ本題にまいりましょう!

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■二度手間はどうして起きる?
-------------------------


事務改善を進めるにあたって

すごく分かりやすい箇所は

「二度手間」を探して改善

することです!

これは普段仕事をしていても

気付く箇所なんですが、

なかなか改善に着手できない

理由があったりします。

1)他者や他所との連携・情報共有

2)使用しているシステムの変更

3)作業内容や手順の変更


が必要になったりして

会社全体で取り決めないと

進まないことも多いため

改善したいけど出来ない

ジレンマで、居酒屋で愚痴を言う

なんて方も多いのではないでしょうか。

では、二度手間が発生するのは

どんな時なのか?

大別すると次の3つになるのです。

1

図を見ると共通点が見えてきます。

「複数の」と言う言葉です。

●複数の入力
●複数の作業
●複数の手順


二度手間は

「複数の」とつくものに

発生しやすいという事です。

例えば、

複数の人への連絡を
一つ一つ行っていないでしょうか。

また

複数のシステムやソフトに
同じような値の入力を繰り返して
いないでしょうか。

複数の人で同じ資料内容を
別々に入力していないでしょうか。

よく

「情報共有が足りないから
効率が悪い」

と聞きます。

確かに情報共有は大切です。

しかし、

情報共有を改善する前に

情報共有しなければならない状況を

分析することが大切なのです。

--------------------------
■やめる→減らす→かえる
--------------------------


改善を考える時、

最大で効果が出そうなことから

考えるのが基本です。
日本HR協会が推奨している考えより)

やめる→減らす→かえる


です。

そのシステム入力は「やめられないか?」
 ↓
入力するツールの数を「減らせないか?」
 ↓
入力するツールを「かえれないか?」


です。

経験上から言うと、

使うツール(システムなど)を
変えることで一気に入力の二度手間は
減ります。
が、案外過去からの慣習だけで
「入力しなくても良かった」という
ものはあったりするのです。

例えば、

「社長が手書きの帳面がわかりやすい
と言うので記帳を続けています」


と言うとある会社の従業員A子さん。

手書きの記帳とパソコンへの入力の

両方を行うために、

残業をしていたそうです。

やめる→減らす→かえる

で考えると・・・

私:「手書き」はやめれないか?

A子:「やめれません。」

私:「社長は手書きがいいのか
  見やすいものがいいと言っているのか
 どちらでしょうか。」

A子:「・・・。見やすいものです。」

私:「では、手書きのように見やすく
  記帳されたものが印刷されれば
  問題ないのでしょうか。」


A子:「同じように印刷されれば
   大丈夫だと思います。」


私:「では手書きはやめれますか」

A子:「そうなれば、やめれます。」

結果、

この作業は半減以下になりました。
(手書きは入力より時間が
かかっていました。)

「やめれないか?」
  ↓
「どうしたらやめれる?」


を考えることは大切!

これを「減らせないか?」

から考えると、

手書きの書き方の内容を
省略形にする。

だけだったかも知れませんし、

「かえる」から考えると、

より作業の手が早い人に替える

だけで根本解決していないかも

知れません。

・システムでも

・作業手順でも

同じです。

「複数の・・・」がつく箇所を
見つけて

「やめれないか?」から

考えて見ると、

あっと言う間に改善できる方法

見つかるかも知れませんよ(^.^)♪


**************
二度手間を探しの
業務フローの見える化から
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| 改善の方法・実践 | 09:29 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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能力差を「共有」とは?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週は日本全国寒い1週間でしたね。

そろそろもう少し

気温上がって欲しいものです。苦笑

さて、以前のブログで

非効率の4大原因をお伝え

しましたが、
効率が悪い

その中でもちょっと分かりにくいのが

「個人差」という原因です。

これは、

●スキル

だったり

●経験値

だったり

●上達スピード

だったり、はたまた

●得手不得手・好き嫌い

だったりします。

これにより

時間効率、人件費に

影響が出てしまうというものです。

この4つのことを共有することによって

理想の状態にするための「差」を

改善することが出来るようになるのです。

能力差


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■個人差を改善する方法
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この個人差を改善するには

次のような方法があります。

1)スキルの差
を改善するには、
例えば「スキルアップ研修」です。

研修によりしらない知識、
ノウハウを実践的に学ぶことで
スキルアップをはかることが出来ます。

次に

2)経験値の差を改善するには

例えば経験者の行っていることの
 「コツ」を共有することです。
 これらが『マニュアル』だったり『OJT』だったり
 『教育研修』だったりします。

ちなみに、ここで言うマニュアルは、大抵が
「作業手順」「行動手順」「特記情報」「チェック項目」
のマニュアルを言います。

ですので、「動き」「目線」までのコツが必要になるため
BOOK式(紙形式)だけでなく、
動画撮影や、デモンストレーションなどで
実際の動きをマニュアル化することがより
有効的になる業務もあります。

さて、話しを戻しまして、、、

では、

3)上達スピードの差を改善するには
どうしたら良いでしょうか?

これは、
4)得手不得手・好き嫌いとも
関連するのですが、
→「役割分担」「適材適所」
になるように
従業員への聞き取りが大切。

苦手で嫌いな仕事を行おうとすると
スピードは遅くなりますし、
ストレスになって長く続かないことがあります。
但し、本人の成長を会社も本人も
望んでいる場合は、長い目で見て
追いつく時期を待ち経験を積むことで
急激に伸びることもあります。

※出来るだけ「採用」の際に見極めること
が必要です。採用・面接の質問で
これらを見極めらるように準備しておくと良い
ですね。
(この辺のお話しは次回に!)


ぜひ、従業員の皆さんの

●現状スキル

●経験値

●上達スピード

●得手不得手・好き嫌い


の情報を共有化

してみてくださいね(^.^)♪


共有化をしっかり行いたい方
ご相談下さい

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能力差「共有化」のお手伝い
をさせて頂きます。
まずは、ご相談下さい!

→初回相談 お問い合わせ
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| 改善の方法・実践 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「同じ方向を見る」共有

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週は寒い日が続きましたね。

我が家では、防寒対策に

登山用ソックスが必須アイテムに

なってきています。(^.^)

備えあれば憂いなし。ですね。

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■目的から共有
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前回、「非効率の4大原因」

についてお話しさせて頂きました。

「探す」

「ダブリ作業」

「モレ・忘れ」

「能力差」


です。

そしてこれらを改善するには

「共有する仕組みが大切」

ともお伝えさせていただきましたが、

この共有する仕組みを

つくっていく中で一番最初に

共有すべきことが

『目的』の共有です!

先ほどの4大原因の改善を

進めるにも、

「なぜその改善が必要か?」

を経営者や従業員の皆さまと

その必要性を共有していないと

いくらより良い効率化の仕組みを

作っても、習慣化が難しく、

作ったマニュアルもあっと言う間に

陳腐化し、

整理整頓した環境も

あっという間にカオス状態


なるのです。

※これまでそんな失敗も
たくさん経験してきました・・・苦笑。

「なるほど、それは必要だ!」

という思いが共有できないと

他人事
 ↓
協力的でなくなる
 ↓
積極的に行動しない
 ↓
積極的に考えない
 ↓
新たな問題に対応できない
 ↓
カオスが生まれる


・・・・という状況に

陥ります。

---------------------------
■現状の共有から
---------------------------


では、どのように「目的」を

共有するのかというと、

会議室で口頭で伝える・・・

これは、NGです。

一直線の発信になり、

発信者から言われて行う

となりやすいのです。

直線発信

みんなで同じものを見て、

一緒に感じ、共有する必要があります。

私は、よくホワイトボードや模造紙に

現状の業務の状況を

書き出して貼り出します。

従業員の方にも書いて頂きます。

そしてそれを眺めることから

始めるのです。

循環発信

そうすると、

みんなで同じ方向を見ることから

始まります。

貼り出されたものは、

『現状』です。

現状を貼り出すことで、

みんなで「客観視」するのです。

みんなで客観視した中で、

「あれ?これおかしいな」
「なんでこんなことしているんだろう?」
「なんかやること多い」
「この作業ダブってない?」


と言った意見が出始めます。

そうして、改善の必要性を感じ始める

のです。

必要性を感じ始めたら

「何のために」

を共有します。

例えば、
<二度手間をなくす>

これは、目的ではなく

目的を達成するための一つの

対応策です。


何のために二度手間をなくすのか?

・時間を作る
 ↓
・時間が出来ると何が良いのか


良くなったら、

自分にどんな良いことが

起きるのだろうか?

そんな嬉しい自分事を考え、

目的を共有すること


改善はもっと進むのです。

************
同じ方向を見る「共有」
************


そこから共有化が始まるのです。

「いくら言っても動いてくれない」

と悩んでいる経営者に

ぜひ、実践してほしいことです(^.^)♪


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| 改善の方法・実践 | 09:47 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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届いたら「即開封!」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今年もあと2週間をきりましたね。

我が家は毎年業者にお願いしていましたが

今年の大掃除は私が担当し、

早いうちから週末ごとに

少しづつ行っています。

出来ない所は年明け業者に

お願いしようかなと(^.^)♪

最近は、たくさんの方が集中する時期を

避けるようにしています。

さて、そんな年末は

何かと郵便物が届く時期・・・

気付いたら、机の後ろや

入口付近など

段ボールに入ったままのものや

開封されないままの荷物が

山積みになっていないでしょうか?
段ボール

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■届いたら「即開封!」
-------------------------------

私は、宅配便や郵便物は

届いたら即開封するようにしています。

段ボール開封

宅配便の段ボールに入った荷物は

1)カッターかハサミで開封
 ↓
2)荷物を出す
 ↓
3)段ボールを畳む
 ↓
4)段ボールを捨てる


と言う作業が発生する為に

手間を感じ、

開封を後回しにしがちなのですが、

必要な道具の準備と
置き場決め


でラクになるものです。

私が自宅で行っている方法は

段ボールを開封する為の

カッターとハサミを玄関に
一番近い所に置いています。


カッターとハサミ

段ボールは、縦長のジュース缶が
入っていた箱を空き箱で
玄関横
のクローゼット内に置いています。

そうすることで、

1)届いたら、玄関先で即開封し、

2)荷物を出したら
 そのまま段ボールをたたみ

3)空箱へ畳んだ段ボールを入れ

4)1週間に一度まとめて捨てる

(縦長の箱に詰めて入れているので
紐で結ぶ必要なくそのまま箱ごと捨てます)

を行っています。

郵便物は、開封しながら移動し

デスク上の仕分けBOXにそれぞれ

仕分けしています。

そうすることで玄関口でほぼ全て完結し

最小限の動きで済みますので

荷物の開封と確認は

1~2分もあれば出来ます。

長くても3分以内です。

なぜか、

カッターやハサミを取り出すことに
手間を感じている
ことはないでしょうか。

なぜか

段ボールを畳むことに
手間を感じている
ことはないでしょうか。

道具と置き場を
モノの出入り口に置く
ことで
それらの感覚を解消できます!

動線ひとつで効率化!

荷物が山積みになっている光景って

何だかやることが多い気分になり

げんなりしませんか?

ぜひ、宅配便は出入り口で即開封!

でスッキリした状態で他のやりたい事に

集中したいものですね。(^.^)♪


この年末に入口の道具と置き場設置を

おススメします!

※ちなみに『ハコアケ』という
ハサミとカッターが一つになった商品が
あります。これは便利ですね(^.^)♪
 ↓ 様々なサイトで600円前後で販売されていました。
ハコアケ

****お知らせ****
当オフィスは、12/28~1/4まで
冬期休暇を頂きます。

| 改善の方法・実践 | 09:43 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ほったらかし温泉は環境整備ができている!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)♪

先週は、ちょっとしたリサーチを兼ねて

ほったらかし温泉という山梨県にある

温泉施設へ日帰りで行ってきました。

素晴らしいお天気に恵まれて

露天風呂から富士山を眺めながら

ゆったりと温泉に浸かることができました。

(極楽、極楽♪)

駅前からタクシーで行ったのですが、

タクシーの運転手さん曰く、

まさかこんな田舎で温泉作って、

こんなに人が来るなんて思っていなかったそうです。

山から眺める富士山を見て、

「ここに温泉を作る!!」と言われた時は

周りの人に儲かるのか?と心配されたそうです。

経営者には先見の明があったのですね。

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■意外と効率的な仕組みにびっくり!
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山の中腹の秘境な感じの場所にあるので

受付の担当の人が居て、その場で現金?

とか木箱で回収?とかかなと勝手に想像して

行きましたが、

意外や意外、

「発券機」が置いてあり、そこで券を発行して

入ることに。Σ(゚Д゚)
券売機

(ちなみにタオルやバスタオル、歯ブラシなども
購入できます。)

土日祝日などはたくさんの人が各地から

来るそうで、そりゃ発券機の方が効率的ですね。

施設は2箇所あって、

それぞれに受付担当が1名居られました。

最小限の人数で効率よくレジ管理するには

つり銭ミスやレジ待ちなどがなくなり

施設ごとに1台づつ設置することで

そのデータ管理も容易ですよね(^.^)

受付は、券のもぎりと、セキュリティ管理、

備品購入のお渡しや、雑務が出来る体制

なかなか考えられている仕組みでした♪

HPでは、道路の込み具合や、お天気、

お風呂の込み具合などマメに情報提供

されています♪

これも、待ち時間に受付の方がされているんだろうな~
(※ここは想像です。)

施設の中も自然の中の掘っ立て小屋のような

外観とは別世界で、

なかなかに清潔で、広く、

何より目の前の絶景は、格別。
↓遠くの富士を眺めながらのお風呂
(湯船からは撮影禁止ですので、ほぼ同じ眺めの休憩所から)
富士山

高級ホテルや旅館の露天風呂に匹敵する

いや、かなり高ランクです
(そりゃ、人集まりますわ!)

自然と共存しつつ、

※休憩所はこんな感じで
木の椅子やテーブルの上で
お弁当を食べたり、食堂のお蕎麦を食べたり
出来ますよ
休憩所


どの時間を効率化し、

何に時間をかけるべきか。

そんな仕組みもしっかりできている

ほったらかし温泉。

もちろん、ファンになりました(^.^)♪

なんでも時間削減!効率化ではなく

必要な時間を持つために

何をしたいのか?

何を「ムダ」と捉えるか?


を明確にすることって大切ですよね(^.^)

| 改善の方法・実践 | 07:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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