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臨機応変が100%の業務はない

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末は、仕事で関西出張3件めぐり

ちょうど伊勢方面の仕事もあったので

半日ほど時間を作り、

お伊勢参りに行ってきました!

と、言うのも、

お客様の会社のある土地の

お寺や神社へ挨拶に行き、

ご縁の感謝と

良い仕事が出来るように
見守って頂きますよう

手を合わせることが、

ルーティーンのようになっているからです。

心の持ちようですが、

なんだか見守って頂いて

良い仕事が出来そうな気になるのですよね♪

ちなみに、大きな杉や松の木に囲まれ、

川を眺めていたら、すっかり癒され

マイナスイオンパワーを

たくさん吸収してきました(^.^)

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■臨機応変が100%の業務はない
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さて、お客様の業務効率化が

私の本業となりますが、

業務効率化する上で、最初に行うことは

「業務フローの見える化」

と、言うのは、何度もお伝えしてきていること

ですが、

なかなか自分の行っている仕事について

「ケースバイケース(臨機応変)なので
手順化できない」と言われる事が

良くあります。

実は、マニュアル=手順書

と思い込んでおられる方が多いですが

マニュアルとは、

その業務を行うことに必要な

手順だけでなく
・必要な要素
・必要な判断
・必要なルール
・必要な情報
・必要なスキル

などの

その業務を実行するための情報

を共有しているものなんです。

臨機応変と言えども、

100%臨機応変の業務
なんていうものはない


と私は思っているのです。

しかし、100%ではないにしても

定型化している部分と

ケースバイケースになる時に

必要な「要素」を書きだすことは

デキると私はお伝えしています。

あるかも知れませんが)

でも、まずは

業務で行っていることを

「全部書き出す」という事が大切です。

それぞれの業務には

依頼者がいたり
担当者がいたり
実行日があったり
期日(期限)があったり
方法があったり
理由があったり
コストが発生したり
細かな操作手順があったり


します。

まずは6W2H式に業務を書き出す

だけでも定型化できる部分は

あるのです。
※6W2Hとは
When(いつ)、
Where(どこで)、
Who(誰が)、
Whom(誰に)、
Why(なぜ)、
What(何を)、
How(どのように)、
How much(いくら)

の8つ。

例えば、上記6W2Hを

使って、業務をつなげて見ると

次のようにも作れます。

**************
1)依頼が発生
  ↓
2)●●を確認し、
 資料を作成
3)※作成時は、
 コスト比較を行う
  ↓
4)●●日後までに
5)●●さんへ承認依頼で完了

<特記>
※業務の目的は・・・・
※●●以上のものであること

<手順>
資料作成は次の手順で行う
・・・・
****************

と、いうように
簡単なマニュアルができたりするのです。

あとは、

●必要な情報
●必要なスキル
●選択肢がある場合の判断基準
●ポイント


などをまとめることなのです。

この4つが実は「臨機応変」部分なのですよね

この臨機応変の能力、

スキルに着眼しすぎて

仕事を引き継げないとよく聞きます。

しかし、その前に

まずは、定型化部分をまとめ

臨機応変部分について
「それを行うには何が必要なのか」

という

必要な【要素】や【その具体的なもの】

書き出すと、

どんな人、どんな経験、どんな能力

持つ人、持とうと努力する人であれば

「引き継げるかも知れない」

代わるのです!

マニュアル化できないと

思っている業務を一度

6W2Hで書き出してみませんか?


| 改善の方法・実践 | 09:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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流れと配置の改善の考え方

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日から4月がスタート!

各企業では新入社員の方が

今日からスタート!と言うところも

多いようです。

人は学んでいる時よりも

教えるようになってから

更に今まで学んだことを

理解し始めるようになると言います。

昨年、新入社員で入社した方も

今年からが、昨年1年間の

PDCAサイクルの「C→A」が動き

新たな取り組みの「P→D」が

回り始めますね(^.^)♪

PDCAサイクルもそうですが、

様々な仕事には、それぞれ

「手順」というものがありますよね。

「全体の業務フロー」
「個別の作業手順」
「チェックのフロー」


など色んな手順があります。

そんな中、今まで15年近く

様々な企業を見てきて思うことは、

「業務フローの配置になっていない」

という事です。

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■「人」「モノ」の配置もフロー型へ!
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効率化において、

「ムダ」なもの削減し、

「必要」なものに集中できる環境づくり

はとっても大切なこと。

目に見える分かりやすいコスト削減は

敏感に反応するものの

案外できていないのが、

ムダな動きを削減することです。

「業務フローの配置」を意識すると

このムダはかなり削減でき、

事務の現場においては

席を立つこともかなり削減し

集中することができます。

しかし、残念ながら、

棚の配置や席次を見ていても、

下図のように、

NG


・クロスした動き
・一番遠い位置からの動き

が多く、

こういう配置になっていると

なぜかみんなバタバタと動き回って

一見忙しそうに見えますが

仕事の進みは早いとは言えない状況が

続いていることが多いです。

そこで、私が改善提案する時は、

次のように確認し、配置を提案します。

1)業務フローを確認する
2)それぞれの業務の手順を確認する
3)入口と出口の業務は何か?誰か?を確認します
4)人の役割を確認します


上記を行った上で、

主に次のようなパターンで

配置改善の提案をするのです。

例えば、工場などの現場で多いのは
●ベルトコンベアー式
(1つの流れによる配置)
ベルトコンベアー式

自動車工場や部品組み立ての工場を
イメージ頂けると分かりやすいかも知れません。

組立てや、検査などの
業務フローに沿って
機械や棚、道具や人を配置する流れです。

次に多いのは、
●チーム&フロー式
(分岐する業務をチームで行う配置)
チーム&フロー式

・ダブルチェック
・チーム制
・依頼→承認


が行いやすい流れになります。

これは、事務所の席次などを決める時や
業務フローが枝分かれしやすい内容の時
おススメすることが多いパターンです。

この2つだけのパターンだけではないですが

ポイントは、次の3点です!

●業務フローを知る
●空間と業務の入口と出口を抑える
●人とモノを業務フローで配置


常にバタバタと動き回っていませんか?
業務の流れの前後の人の席が遠くないですか?
常に使用する道具や資料が離れていませんか?

思い当たったら、配置の改善

が、必要ですね(^.^)♪

| 改善の方法・実践 | 09:49 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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二度手間はなぜ起きる?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

明後日2/14はバレンタインデーですね。

洋菓子店やデパートなどの

特設会場はすごい人だとか・・・。

私は義理チョコを贈らなくなって

3年くらい経ちます。

ちなみに、

夫は「チョコよりお酒がイイ」と

言ってますが、

「お酒なら毎日飲んでるようなので
敢えてバレンタインに贈る必要なし」

と私に返され、撃沈しております。笑!

最近、やたらイベントが多くて

本当の意味はどこにあるか

わからないまま踊らされて

いるのではないか?と感じます。

ですが、バレンタインはそれを

として告白する勇気を持てる良い機会!

としている点では良い日だな。と

思いますけどね(^.^)♪

さて、そろそろ

ブログ本題にまいりましょう!

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■二度手間はどうして起きる?
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事務改善を進めるにあたって

すごく分かりやすい箇所は

「二度手間」を探して改善

することです!

これは普段仕事をしていても

気付く箇所なんですが、

なかなか改善に着手できない

理由があったりします。

1)他者や他所との連携・情報共有

2)使用しているシステムの変更

3)作業内容や手順の変更


が必要になったりして

会社全体で取り決めないと

進まないことも多いため

改善したいけど出来ない

ジレンマで、居酒屋で愚痴を言う

なんて方も多いのではないでしょうか。

では、二度手間が発生するのは

どんな時なのか?

大別すると次の3つになるのです。

1

図を見ると共通点が見えてきます。

「複数の」と言う言葉です。

●複数の入力
●複数の作業
●複数の手順


二度手間は

「複数の」とつくものに

発生しやすいという事です。

例えば、

複数の人への連絡を
一つ一つ行っていないでしょうか。

また

複数のシステムやソフトに
同じような値の入力を繰り返して
いないでしょうか。

複数の人で同じ資料内容を
別々に入力していないでしょうか。

よく

「情報共有が足りないから
効率が悪い」

と聞きます。

確かに情報共有は大切です。

しかし、

情報共有を改善する前に

情報共有しなければならない状況を

分析することが大切なのです。

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■やめる→減らす→かえる
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改善を考える時、

最大で効果が出そうなことから

考えるのが基本です。
日本HR協会が推奨している考えより)

やめる→減らす→かえる


です。

そのシステム入力は「やめられないか?」
 ↓
入力するツールの数を「減らせないか?」
 ↓
入力するツールを「かえれないか?」


です。

経験上から言うと、

使うツール(システムなど)を
変えることで一気に入力の二度手間は
減ります。
が、案外過去からの慣習だけで
「入力しなくても良かった」という
ものはあったりするのです。

例えば、

「社長が手書きの帳面がわかりやすい
と言うので記帳を続けています」


と言うとある会社の従業員A子さん。

手書きの記帳とパソコンへの入力の

両方を行うために、

残業をしていたそうです。

やめる→減らす→かえる

で考えると・・・

私:「手書き」はやめれないか?

A子:「やめれません。」

私:「社長は手書きがいいのか
  見やすいものがいいと言っているのか
 どちらでしょうか。」

A子:「・・・。見やすいものです。」

私:「では、手書きのように見やすく
  記帳されたものが印刷されれば
  問題ないのでしょうか。」


A子:「同じように印刷されれば
   大丈夫だと思います。」


私:「では手書きはやめれますか」

A子:「そうなれば、やめれます。」

結果、

この作業は半減以下になりました。
(手書きは入力より時間が
かかっていました。)

「やめれないか?」
  ↓
「どうしたらやめれる?」


を考えることは大切!

これを「減らせないか?」

から考えると、

手書きの書き方の内容を
省略形にする。

だけだったかも知れませんし、

「かえる」から考えると、

より作業の手が早い人に替える

だけで根本解決していないかも

知れません。

・システムでも

・作業手順でも

同じです。

「複数の・・・」がつく箇所を
見つけて

「やめれないか?」から

考えて見ると、

あっと言う間に改善できる方法

見つかるかも知れませんよ(^.^)♪


**************
二度手間を探しの
業務フローの見える化から
しませんか
OFFICEキスクへ相談
**************

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| 改善の方法・実践 | 09:29 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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能力差を「共有」とは?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週は日本全国寒い1週間でしたね。

そろそろもう少し

気温上がって欲しいものです。苦笑

さて、以前のブログで

非効率の4大原因をお伝え

しましたが、
効率が悪い

その中でもちょっと分かりにくいのが

「個人差」という原因です。

これは、

●スキル

だったり

●経験値

だったり

●上達スピード

だったり、はたまた

●得手不得手・好き嫌い

だったりします。

これにより

時間効率、人件費に

影響が出てしまうというものです。

この4つのことを共有することによって

理想の状態にするための「差」を

改善することが出来るようになるのです。

能力差


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■個人差を改善する方法
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この個人差を改善するには

次のような方法があります。

1)スキルの差
を改善するには、
例えば「スキルアップ研修」です。

研修によりしらない知識、
ノウハウを実践的に学ぶことで
スキルアップをはかることが出来ます。

次に

2)経験値の差を改善するには

例えば経験者の行っていることの
 「コツ」を共有することです。
 これらが『マニュアル』だったり『OJT』だったり
 『教育研修』だったりします。

ちなみに、ここで言うマニュアルは、大抵が
「作業手順」「行動手順」「特記情報」「チェック項目」
のマニュアルを言います。

ですので、「動き」「目線」までのコツが必要になるため
BOOK式(紙形式)だけでなく、
動画撮影や、デモンストレーションなどで
実際の動きをマニュアル化することがより
有効的になる業務もあります。

さて、話しを戻しまして、、、

では、

3)上達スピードの差を改善するには
どうしたら良いでしょうか?

これは、
4)得手不得手・好き嫌いとも
関連するのですが、
→「役割分担」「適材適所」
になるように
従業員への聞き取りが大切。

苦手で嫌いな仕事を行おうとすると
スピードは遅くなりますし、
ストレスになって長く続かないことがあります。
但し、本人の成長を会社も本人も
望んでいる場合は、長い目で見て
追いつく時期を待ち経験を積むことで
急激に伸びることもあります。

※出来るだけ「採用」の際に見極めること
が必要です。採用・面接の質問で
これらを見極めらるように準備しておくと良い
ですね。
(この辺のお話しは次回に!)


ぜひ、従業員の皆さんの

●現状スキル

●経験値

●上達スピード

●得手不得手・好き嫌い


の情報を共有化

してみてくださいね(^.^)♪


共有化をしっかり行いたい方
ご相談下さい

  ↓ ↓
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能力差「共有化」のお手伝い
をさせて頂きます。
まずは、ご相談下さい!

→初回相談 お問い合わせ
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| 改善の方法・実践 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「同じ方向を見る」共有

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週は寒い日が続きましたね。

我が家では、防寒対策に

登山用ソックスが必須アイテムに

なってきています。(^.^)

備えあれば憂いなし。ですね。

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■目的から共有
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前回、「非効率の4大原因」

についてお話しさせて頂きました。

「探す」

「ダブリ作業」

「モレ・忘れ」

「能力差」


です。

そしてこれらを改善するには

「共有する仕組みが大切」

ともお伝えさせていただきましたが、

この共有する仕組みを

つくっていく中で一番最初に

共有すべきことが

『目的』の共有です!

先ほどの4大原因の改善を

進めるにも、

「なぜその改善が必要か?」

を経営者や従業員の皆さまと

その必要性を共有していないと

いくらより良い効率化の仕組みを

作っても、習慣化が難しく、

作ったマニュアルもあっと言う間に

陳腐化し、

整理整頓した環境も

あっという間にカオス状態


なるのです。

※これまでそんな失敗も
たくさん経験してきました・・・苦笑。

「なるほど、それは必要だ!」

という思いが共有できないと

他人事
 ↓
協力的でなくなる
 ↓
積極的に行動しない
 ↓
積極的に考えない
 ↓
新たな問題に対応できない
 ↓
カオスが生まれる


・・・・という状況に

陥ります。

---------------------------
■現状の共有から
---------------------------


では、どのように「目的」を

共有するのかというと、

会議室で口頭で伝える・・・

これは、NGです。

一直線の発信になり、

発信者から言われて行う

となりやすいのです。

直線発信

みんなで同じものを見て、

一緒に感じ、共有する必要があります。

私は、よくホワイトボードや模造紙に

現状の業務の状況を

書き出して貼り出します。

従業員の方にも書いて頂きます。

そしてそれを眺めることから

始めるのです。

循環発信

そうすると、

みんなで同じ方向を見ることから

始まります。

貼り出されたものは、

『現状』です。

現状を貼り出すことで、

みんなで「客観視」するのです。

みんなで客観視した中で、

「あれ?これおかしいな」
「なんでこんなことしているんだろう?」
「なんかやること多い」
「この作業ダブってない?」


と言った意見が出始めます。

そうして、改善の必要性を感じ始める

のです。

必要性を感じ始めたら

「何のために」

を共有します。

例えば、
<二度手間をなくす>

これは、目的ではなく

目的を達成するための一つの

対応策です。


何のために二度手間をなくすのか?

・時間を作る
 ↓
・時間が出来ると何が良いのか


良くなったら、

自分にどんな良いことが

起きるのだろうか?

そんな嬉しい自分事を考え、

目的を共有すること


改善はもっと進むのです。

************
同じ方向を見る「共有」
************


そこから共有化が始まるのです。

「いくら言っても動いてくれない」

と悩んでいる経営者に

ぜひ、実践してほしいことです(^.^)♪


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