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Kintone活用体験記~その2)デキたこと~

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

週末はいかがお過ごしだったでしょうか。

私はと言えば、

土曜日は15年来のお付き合いになる

お客様の決算ミーティングに参加し、

ミーティングでは若い美容師に

試算表で出てきた数字の意味や

毎月かかる固定費になる経費と

その数字が意味する売上目標の

逆算方法などをお伝えしてきました。

試算表の数字の結果や

昨年対比について

売上以外の説明になると

眠そうに聞いていたスタッフも

自分達が課題にしている「目標」の

決め方について数字の説明を

していくと「面白い!」と前のめりに

聞き始め、「仕入原価は年何%ですか?」など

顧問の税理士さんへ質問が発生し始めたり

自分達の給与の在り方について

個人の利益ではなく会社としての

利益(チームとしての利益)を目指す

計算方式はないか?という

質問が出たりと活気あふれる会議に

なりました。

この1年、それをどんな行動にしていくかが

楽しみです♪

さて、本日はKintone体験記の第2弾!

Kintoneでデキたこと!

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■顧客管理と販売管理
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Kintoneでデキることはたくさんあるとは

思います。ですが、今回は体験記ですので

「デキたこと」をお伝え致します。(^.^)

それは「顧客管理」と「販売管理」です。

顧客管理は、大切な企業の宝物です。

その管理が、手書きのカルテになっていたり

Excel管理になっていたり

顧客管理だけハガキソフト的なもの

だけで管理していたり、

はたまたメルマガなどの発行システム内で

管理していたり?!

というような会社様もまだまだあります。

顧客情報は、色んな場面で必要になります。

●売上管理
●原価管理
●請求書発行
●販売促進・営業関係


などなど

なかでも

●販売促進・営業関係

において、より詳細な顧客情報は

様々な分析を行い、

お客様ごとの欲しい情報

必要なもの、傾向、

お知らせのタイミング
など

よりピンポイントに

絞り込んで、ニーズに応じるカタチ


営業戦略として活用することが

多くあります。

情報を入力しておくことで

EXCELでも十分分析する為の

グラフや集計、絞り込み検索も可能です。

ですが、その顧客情報はより詳細な方が

よりかゆい所に手が届くサービスを提供

できるようになる為、

・趣味
・嗜好
・家族構成
・来店回数
・販売履歴の検索


などが出来るとより良いですよね?

そしてこれらが顧客カルテ情報内で

すぐに確認が取れれば最高です!

市販の顧客管理のソフトもありますし、

最近では安価なクラウド型の顧客管理の

システムも多くありますが、

この顧客情報と販売管理が

そのお客様に合ったカスタマイズを行いながら

作成できる!というのが強みだと思っています。

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■縦スクロールの効率化
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今回、顧客管理・販売管理を

Kintoneで実践したお客様が喜ばれた点は

次の4点でした。

1)EXCELの横スクロールの
ストレスから解放された

(顧客情報が1行ごと管理で
項目が増えると横に長くなるため)

2)商品の納品完了前に着手金が
 発生する場合の販売管理の
 2度手間が削減した


3)手書き資料やレジ情報(販売履歴)が
 顧客情報でスグに分かる


4)安価で2ヶ月程度で上記基本系が
 納品された。


と言う点です。

該当のお客様の悩みは

販売促進・営業ツールとして

活用できていない膨大な顧客情報の

管理でした。

かと言って、

・顧客情報はコレ

・会計ソフトはコレ

・レジ管理はコレ

・詳細情報は手書き


と利用するものがバラバラに

成り過ぎると、

二度手間が発生しやすくなります。

そこで、

レジ管理もKintoneで行い、

手書きはKintoneの顧客情報へ
PDFで保存可能bにし、

連携が取れるようにしました。

また、これまで市販レジアプリにて

管理できなかった前受金も

Kintoneで管理することにより

余分なEXCEL入力が削減しました。

これがほぼ70%の完成形で1ヶ月納品

その後運用しながら修正を重ね

2ヶ月以内で納品されました。

金額については、伏せますが、

各種カスタマイズで制作依頼する

場合にくらべて3分の1~5分の1
(※依頼先の見積りにより異なりますが)

の価格でできました。

これが基本系でデキたことです!

そしてこれらは、

アカウントを別で取ることにより

同時編集可能であり、

スマートフォンから見ることも出来ます。

スマートフォンで閲覧する時には特に

縦スクロールで顧客情報が見れるのは

すごく大切な機能ですね。(^.^)

(スマホでEXCELを見るのって本当に
見にくい・・・)

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■今後の期待
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前回も少しお話ししましたが、

Kintoneでは、PDF出力が標準機能として

ない
ことが不便です。

また、もう一つ大きな要素としては

データ容量が少なすぎる!
5人までの基本プランだと、1TBもないのです!
データ容量

追加データ容量購入のコスパも悪い!

データ容量-2

※1GBでどんな事が出来る?というサイトをご参照ください。
  ↓ ↓
http://kumasystem.info/iPhone3G/iPhone-0300.php

会計システムとの連携が悪い!

これは、改善頂きたい要素です。
(サイボウズさんお願いしまーーす!)

プログラミング、カスタマイズや

別アプリ使用が増えれば増えるほど

コストはかかるワケですので、ぜひ

標準仕様の更なる改善に期待して

おります!!!!

ちなみにサイボウズさんのサイトを見ると
導入相談が無料でデキる
「相談カフェ」なるものを
開催しているようですよ(^.^)
  ↓ ↓(下記文字をクリックするとサイトへ)
相談カフェ



いかがでしたでしょうか?

この体験記によって、

ほんの少しでもあなたの会社の

改善のキッカケになれば幸いです(^.^)♪

| 改善の方法・実践 | 08:32 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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Kintone活用体験記~その1)デキないこと~

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

桜の季節が終わりを迎え始めると

何だか急に初夏のような暑さが続きましたね。

今日も東京では最高気温22℃だとか・・・

++++++++++++++++++

春すぎて 夏来にけらし 白妙の 
    衣ほすてふ 天の香具山


++++++++++++++++++

(訳)
いつの間にか、春が過ぎて夏がやってきたようですね。
夏になると真っ白な衣を干すと言いますから、
あの天の香具山に
(あのように衣がひるがえっているのですから)。
*****************************************

ではないですが、先週末は私には

洗濯日和となりました(^.^)

さて、事務改善、効率化を行うにあたって

現場の事務を効率化しようとした時、

必ずしも「システム化」=効率化

になるとは限らないですが、

システム化による

効率化の一つに「システム改善」が

含まれることも事実です。

最近、Kintoneというアプリで

クラウド上にカンタンに自分で

システムを作成できる!と聞き

昨年から色々調べ始めました。

そして、とある会社のKintoneの作成を

プログラマーの方へ依頼したのですが

その際に分かった

Kintoneで

「デキること」「デキないこと」

について私なりにまとめましたので

お話ししたいと思います。

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■プロに依頼せよ!
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Kintoneを知った当初、

私が耳にした噂は

「EXCELを作成するかのごとく
様々な表と表をつなぎあわせ
システムのように活用できるように
デキる!」

そんな風に聞いておりました。

が!!!

全く、そんなことはありません。

プログラムです!

素人が少しEXCEL関数が分かるくらいで

デキると思ったら大間違いです。

ちなみに、30日間無料アカウントを取り

チャレンジしましたが、

1時間で挫折しました。

どうしてなのかというと、

感覚的に作り始めてもデキない!

のです。

「何を作りたいか」
「どのようにデータを連携したいか」
「最終的な管理したいデータの使用
 目的は」


を理解した上で、

設計図を作れないと全くススメません。

そして、その設計図を作る際には

Kintoneでどこまでデキるか?

Kintoneでは何がデキないか?

を知ることが大切なんです。

Kintoneで全てが作れる・・・

そんなことはありませんでした。

結局のところ、一部カスタマイズや

一部他社サービスの活用などで

補うことでデキることも多いようです。

このような

・情報を得ること
・設計図を書くこと
・補う箇所を理解し、補うことが出来る技術


がやはり必要だということです!

ここまで聞くと、

それじゃあ、Kintoneじゃなくて

「自社のシステムをカスタマイズした方が
良くないか?」

と思われますよね。

ですが、今まで多くの中小企業で

カスタマイズシステム発注の

代行を行ってきた私にとって、

通常依頼する時の5分の1以上の安価で

作成できるというコストパフォーマンスは

すごく魅力的だったのです。

そこで、2社分のプログラムを発注しようと

考えたのですが、

結局は1社になりました。

なぜ、1社は発注できなかったのか

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■請求書発行は向いていない
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最近では、クラウド上の会計ソフトを

活用する中小企業が

増え始めました。

大手会計ソフト会社は元より、

安価で使える

FreeeやMFクラウド会計

使う所も増えています。

比較的小規模な会社では

こうした安価なクラウド上の

会計ソフトに乗換え

見積、納品書、請求書の発行から

会計仕訳の作成まで

半自動
(※全自動ではないので要注意!
結局精査は必要です)

で行い、効率化を達成している所も多いです。

ですが、ココに落とし穴がありました。

多くの企業の場合、

取引先との契約により、

「請求から入金までのサイクルが違う」ことや

「締め日が違う」ことがあります。

どういうことかと言いますと、

●例 月末〆で45日後入金という契約の場合

3月分の請求書を3/31に発行した際、
2月分の繰越と1月分の入金額と
3月分の請求を明記することが必要となるのです。


※単月請求書形式を使用している会社様も
居られますが、
未収分の管理と告知を徹底することは
経営上大切なことですので上記の〆や
入金サイクルが発生する場合は、
単月請求書はおススメしておりません。


そういった管理がFreeeやMFクラウドでは

デキない為、

会計は安価のクラウドソフトだけど、

売掛管理や顧客管理は、別ソフトを使用

していることも多いのです。

※今後、この繰越管理や締め管理が
デキるようになると更に上記2社への
利用者(社)が増えそうです。

では、Kintoneでそれが出来れば、

顧客管理~売掛管理と請求書発行

行うだけで、独自の方法で管理する為に

何百万や1千万を超えるシステム制作代

を抑えることはデキるのではないか?

と考えるものです。

しかし、そこに落とし穴がありました!

「Kintoneには、PDF出力フォームがない」

いわゆる、印刷形式のフォームがなく

データを(CSV形式で)出力できる

機能があるだけです。

と、すると結局他のアプリや他のソフトや

EXCELを活用しないと印刷できないと

いうことです。

ただし言い換えれば、データの元はあるので

活用はなんとでも出来ます。

ここでプログラム制作者に訊ねてみました。

「〆管理、繰越管理、請求書発行を
可能にしようとすればどうすれば
良いのでしょうか?」

答えは

「プログラムのカスタマイズです!
カスタマイズには数百万かかる
可能性があります。」
とのこと。

むむむ・・・Kintoneにする意味がない!

結果、

請求書発行までを求めていた企業としては

効率化と効果としてメリットを感じないため

Kintone発注は相談途中でストップと

なりました。

しかしながら利点ももちろんあります。

今回の事例はあくまで私が体験して感じた

デキることデキないことです!

活用目的として何を重視、何を効率化

するかによっては、Kintoneの方が

良い場合もありますので、

使いたいシステムの利用の仕方を

具体的にプログラマーへお話しして

ご検討下さいね。

★POINT★
Kintone作成を依頼する時は
プログラムのカスタマイズ最小限に!


次回は、その2)デキること

についてお話ししてまいります(^.^)♪

| 改善の方法・実践 | 09:43 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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カンタン段ボール整理♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

最近、事務回りの整理整頓を飛び越え、

倉庫の整理整頓までしている高倉です♪

基本は同じですから問題ないのですが

倉庫によくある問題の一つに

段ボールがいっぱい並んでいるけど

何が入っているかワカラナイ

という状況です。

先日、依頼を受けたお客様の倉庫でも

同じような現象が起きていました((+_+))

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■中身が隠れる段ボール
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よくあるのは

段ボールに

「●●パンフレット」とか

「●●封筒」とか

「●●用紙」とか

マジックで殴り書きされている状態

郵送で使用する封筒などは

それでも分かりますが

先日整理整頓を行った倉庫では

様々な種類のDMパンフレットや

小冊子がありました。

段ボールには

「●●年●●のパンフ」

と書かれていました。

???

これで本当にスグに分かるのでしょうか?

聞いてみると、

やはりイチイチ段ボールを開け、

中身を確認していました。。。

手間ですね。

中身が隠れてしまう段ボール・・

そこで、「ひと目でワカる整頓」を伝授!

段ボールの側面に中身のDMを一部
貼り付けちゃう!!


と言う方法

※下図のように貼付けちゃうのです。

段ボール

そうすることで一目瞭然!

単純なことですが、案外出来ていないものです。

DM1枚にコストはかかりますが

毎回イチイチ中身を確認し、

探していることを考えれば有効です。


また、中身が見えないことによって生じる

下記のようなミスを防ぎます。

●在庫があるのに「追加発注」するミス

●在庫不足の「発注もれ」


また、

不要な資料も一目瞭然ですので

すぐに「廃棄する」という判断も出来ます。

捨てるべきものを置くことにより

倉庫代と言う家賃が発生していますから

一度、バックヤードや倉庫の段ボール箱

見直してみませんか?

| 改善の方法・実践 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ホワイトボード必須?なワケ

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

今週末は、全国的な寒波到来らしいですね。

そんな中、明日からセンター試験が

始まるとか、、受験生の皆さんは

試験会場までのルートや交通手段など

を2、3確認しておいた方が良さそうですね。

さて、受験で大切なのは、

受験票と筆記用具と、

合格をした自分のイメージ♫

では、仕事に行くとき

あなたのカバンにはどんなものが入って

いますか?

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■カバンにはホワイトボード?
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最近では定番になってきましたが

私は、

ホワイトボード

ホワイトボード1

が定番になってきました。

色んな道具を持ち歩くのですが、

仕事柄、

コンサルティング、

会議

打合せ


と、

他者と情報を共有しながら話を

する場面が多い為、

ノートよりも

「ホワイトボード」を使用することが増えています!

その、「情報共有」という効果を

高められるからです。

今日は持ち歩きだけでない

私が使っている様々な

ホワイトボードのそれぞれの

活用シーンをお伝えしたいと思います。

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■私のホワイトボード活用
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まず、よく見かけるのは
このホワイトボード!
↓ ↓
ホワイトボード可動式

複数人のミーティング、会議、研修
で活用しています!
盤面も大きく、プロジェクター投影しながら
画面に書き込む!
と、いったことも出来、大人数で有効♫


次に100円均一のホワイトボード

100円ボード

軽くて、携帯しやすく一番安価で
手軽に使えます!
→持ち歩き用、社内掲示板用に
使えます!


次にコンサルティング時に
オススメなのはコレ!!
NUボード
NUボード

スケッチブックタイプのものも
ありますが、私は実はバラ売りのタイプを
活用!両面使えて、必要な枚数を持参
しやすく、相手にも渡して書き込んで
もらいやすい(^^)♫


最後に最近、活躍中なのはこちら!!
ホワイトボードカッティングシート
↓↓
Wシート

複数人に向けてお話しをする際、
大きなホワイトボードをお持ちでない
会社様に訪問した際に便利です!
シート式なので、軽くて大きく使えて
折りたたんで持ち歩きもラクです♫


ちなみに、我が家で活躍している
ホワイトボードは、コチラ!マグボ(KOKUYO製)


棚の側面に貼り付けられるタイプで
場所を取らず、磁石が使えるので、
晩ご飯は、家で食べるか食べないか?
帰りは遅いか?の2種のみ
夫婦で見える化♫

最近では、旅のお供に、こんな使い方も!
↓ ↓


様々な場面で楽しく一目で分かる

情報共有!!

チョットしたヒントになれば

嬉しいです(^^)

| 改善の方法・実践 | 08:59 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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必要な情報の見つけ方

こんにちは

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先週の東京は54年ぶりの雪が降ったり、

秋ムードを飛び越え、一気に

真冬・・・寒かったですね。

今日は日中は16度まで上がり

過ごしやすそうです。

さて、私が「事務改善アドバイザー」の仕事を

するようになって13年。

*基幹システムや会計システム改善
による効率化や

*Excelを使った効率化

*従業員のSWOT分析からの役割分担

*業務フロー改善、仕組みづくり


などを手掛けてきました。

中でも一番「泥臭いコンサル」と言われる

私の強みは、

引き継ぎ1日や1人社長をしていた会社の

事務マニュアルを作成し、

事務員雇用や外注委託の仕組みを作ること

です。

今日はその事務業務引き継ぎの仕組み化

で私が行なっていることを

公開しちゃいます♪

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■情報の見つけ方
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最近、この受注結構あります。

最も、現場で行う業務時間が長く

初期投入時間は週二程度で

事務実務を行い、理解します。

でもなぜ、私が1日の引き継ぎ
でデキるのか?

社長しかおらず、
社長もほとんど留守がちなのに
事務実務が出来てしまう
のか?

それは、

情報の見つけ方が上手い

のです。(自分で言ってしまった (笑))

情報を見つけるにはコツがあります。

それは下記の5つを知ることです。

1)業務フローを確認すること

2)顧客と自社と関連業者との
 相関図を理解

3)データの保存先を知ること

4)使用しているシステム一式を確認

5)各お客様ごと、
 各業者ごとの「特記事項」の確認


上記を理解する際には

それぞれの「目的」「理由」を質問し
確認するのです。

なぜその業務フローなのか?

業務フローの中では
「手順」や「締め」「期限」
も確認します。

●その会社はお客様とどんな関係性なのか?
代理店?卸売り?小売り?代行?

●業者とはどんな関係なのか?
外注依頼?紹介のみ?

●過去の資料は紙で?データで?
どこに保存されている?

●なぜそのシステムを使用しているのか?
どんな時に使うのか?

●お客様や業者ごとの請求方法が違う?
必要な提出資料がある?
締めが違う?

これらの情報を知ることで

必要な事務業務の予定(月間スケジュール)

「あたり」(予測)をつけることが出来るのです。

その上で、過去のデータや資料を元に

「定型処理」と「特別処理」を見分けます。

それらを行うことによって

あとは、実務を行いながら

「特別処理」の情報を拾い上げていくのです。

ここで見落としがちなのが

メールでの連絡のやりとりです。

実はここに直接本人(社長)や従業員に

聞かなくても

業務の流れ、特記事項などの

情報が溢れているのです。

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■点を結ぶ「線」の作り方
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このメールでの情報収集も含めた

情報の数々はたくさんの「点」です

この「点」をつなげていくと、

事務マニュアルは出来ていく
のです。

どうやってこの「点」をつなげるのか?

それが「質問」なのです。

いつ、どこで、誰が、何を、どんなふうに、
いくらで、いつまでに・・・そして「なぜ」

なのです。

この「なぜ」を聞いた時に、

目的、理由が同じで方法を変えるだけで

効率化できることはスグに改善が進みます。

理由を知ることで

よりその「目的」に即した

テンプレートを作成していくことが

出来るのです。(^.^)

なんとなくイメージできましたか?

情報という無数の「点」と

それを結びつける質問の「線」で

業務の細かな内容の理解が

深まる
のです。

そうして

引き継ぎ1日でも

忙しい1人社長の会社でも

引き継ぎ出来る事務マニュアル

業務改善が出来るようになるのです(^.^)

料理に例えると

材料・・・「情報」

料理・・・「質問」

盛り付け・・・「マニュアル化」

配膳・・・「システム化」「効率化」「効果検討」

※会社にとって必要なことを削減してはいけない

と言う感じでしょうか?

一度ご自身の業務をイメージ

してみると良いかも知れませんね(^.^)♪

| 改善の方法・実践 | 08:57 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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