FC2ブログ

| PAGE-SELECT | NEXT

≫ EDIT

【知る】⇒【わかる】⇒【デキる】

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

小雨のパラつく朝の東京から

今週はスタートです。

さて、今週のエネルギーは

満タンで発進できそうでしょうか。

では、本日も週のスタート

月曜日、改善の手法・提案

行ってみよう~♪

----------------------
■知るから使えるへ
----------------------


最近では、仕事について、

「好きなことを仕事にしよう~」

と、いう風潮があります。

好きこそ物の上手なれ!と

言う言葉もあるように、

好きな仕事を目一杯楽しんで

することには賛成です!

ですが、企業に入社し、

職務を与えられ、回ってきた

業務に好き嫌いを言うのは

違うと思っています。

例えば、

事務職なのに、パソコン苦手だから

ほとんど手書きとか・・・

電卓 手書き

会社全体でシステム化を目指し

ペーパーレスを進める中では、

特にパソコン操作の必要性があります。

ここはやはり、学んで使えるように

なることが大事です。

パソコン


事務効率化を進めるにあたって、

様々な会社を見てきて思うことが、

「そもそもPC操作を効率的に
操作出来ていない!」


と感じることが多いのです。

単語登録しかり

ショートカットキーしかり

です。

ですので、

「PC基礎研修しましょう!」

という事もあります。

なぜなら、

それだけで効率が上がることも

多いのです。

前回金曜日にお話しした

EXCELについてもそうですが、

別に「関数を覚える」という事が

大切なワケではありません。


PC操作で分からないことが出てきたら

ネット上でどのように検索して

その答えを得るか?を知るだけでも

良いのです。

「知らない」から「知る」へ

まず意識するだけで、

知ると少しづつその場で使うように

なります。

そうして、

「知る」から「使える」へ変わって

いくのです。

多くの小さな中小企業では、

人材育成に時間やお金をかけて

いる所はまだまだ少ないです。

ですが、たった2時間や3時間

パソコン研修で、

その後の資料作りや様々な集計、

必要なデータの検索、抽出スピードが

上がったら、全体的な処理能力がUP

するのです。
(※下記はイメージ画像)
パソコン操作

先日こんな話がありました。

「あれ?どのフォルダに
あの資料は入っていたかな・・・」


そうして、パソコンの中の

フォルダをずっと辿っていきます。

そこまでで約2分以上

やっと見つかってその資料を

取り出しました。

この検索も実は

「Ctrl」キーと「F」を同時に押す

検索枠にカーソルが飛び、

そこに、ファイル名の一部を

キーワードとして入力すれば、

そのキーワードにヒットした

ファイルやフォルダが表示され、

そこから選ぶだけで済むのです。

これを行って検索するだけで

たった3秒ほどでした。

その場でその操作をやって見せると

従業員の方々はメモを

取っていました。
(※下記はイメージ画像)
668051.jpg


知らないから「難しい」と感じ、

「苦手」と思っているだけの方も

いると思います。

もちろん、本当に苦手なのかも知れませんが。

企業としては、まず

従業員の皆さんに

「知る」と言う機会

「やってみる」と言う機会


を与え、

「させてみる」


「できる」にしていく必要が

あるのではないでしょうか?

「知らない」だけで

できないから生じている

「ムダ」時間にも着目することで

改善は進みます(^.^)/

実は改善は継続が大切ですから

従業員教育と改善が

同時に進
むよい取り組みに

なるはずです!

ぜひ、

「知る」⇒「わかる」⇒「できる」

を体験させてみてくださいね。

では、また来週~♪


************
EXCEL研修・PC研修も
承っております。
詳細はコチラから
 ↓ ↓
研修・講師依頼の詳細

| 改善の方法・実践 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

最適な人員!?~その1:余計な仕事のスタートは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

天高く馬肥ゆる秋。ですね。

気をゆるめていると

我が家のTANITA(体重計)くんに

叱られそうな数字になるため、

食べてばかりではなく

しっかり運動するように

心がけなくては!('◇')ゞ

では、本日も

週のスタート月曜日!

改善の手法について

お伝えしてまいりまーーす♪

--------------------------
■最適な人員とは!?
--------------------------


企業の中で、間接部門に関する

コスト削減意識は高まりますが

なかなか減らない間接費。

「こんなに事務職の人数必要ない
はずなんだけど・・・」


と経営者や幹部たちの声に対し

現場の事務内では

「人手が足りず、残業ばかり・・・
人を雇ってください!」


と言う声が聞こえます。

なぜこんな意見の違いが

出るのでしょうか?

その原因はズバリ、

「余計な仕事」と
「不適材不適所」

です。

もちろん、効率の悪い部分を

解消することで処理スピードを

上げることも大切なのですが、

実は、

先述した2つを解消しないと、

処理スピードは上がっても

事務の現場では人手不足感が

拭えない状況に陥りやすいのです。

今日は、そのうち

「余計な仕事」

ついて事例でお伝えしていきます(^.^)/

--------------------------
■余計な仕事のスタートを見抜く!
--------------------------



事務って会社のサポート部署、

だから

なんでもかんでも「事務」に回す

のがあたり前・・・

そんな感覚が頼む方も

事務側で受ける方も

悪気なくまったく無意識に

そうしている事があります。

それが実は<余計な仕事>を

生んでいる原因なんです。

実際に

こんなことが起きていたり

するんですよね・・・
  ↓ ↓
 
ある時、営業マンAさんから、
チャットで
「●●会社用の部品のネジを
 1ケース発注しておいて」

と事務へ連絡があった。
営業マン

事務員B子さんのつぶやき
(ネジは、10種類あって、型番指定
してくれないとわからないじゃん!
取りあえず担当者で過去の発注履歴
検索するか!)


カタカタ・・・・
(あっそれでも過去に3種類発注してる)

事務員

B子さんから営業Aさんへチャットで質問
「●●会社様のネジは3種ありますが、
型番を教えてもらえますか?」

営業Aさんのつぶやき
(えーっ今出先ですぐ分からないよー)
帰ってからだな
「帰社後連絡します。」との返信

結果、ネジの発注に戻ってきてから
営業Aさんが検索し、型番を連絡して
発注完了・・・。

「はあーー。
これなら、自分で発注した方が早かったな・・・」


困った

と営業Aさんのボヤきが聞こえ
そうですね(^^;

ここに<余計な仕事>がたくさん
詰っていたのはお分かりでしょうか。

しかし、案外こういう状況

様々な企業でありがちな風景

なのです。

「それは事務が行うもの」

という思い込みがあるのです。

とは言え、誰でも彼でも発注

できるようにした場合、

送料の問題やロットの問題など
管理ができなくなる!

と言う声が聞こえてきそうですが、

ここで「作業」を切り分け

欲しいのです。

<発注内容検索・登録>と
<発注承認・実行>とに
切り分けるのです。


依頼者が何を発注したいかは

知っています。

なので、依頼者が
<発注内容検索・登録>

を行い。

事務側で同じような発注がないか
や余計な発注が発生していないか
も管理できるように
<発注承認・実行>を
行う。


ということです。

ちなみに残念な改善は

『発注依頼書』作成

です。

モレなく記入してもらうように

テンプレート化した用紙を作成

確認連絡がの手間削減と
発注ミス防止を考えたもの
ですが、

あえて「手書き」もしくは

PCで依頼書フォームへ入力

を行うことになります。

意識的に伝えることの

モレは減りますが、

100%にはなりません。

逆に営業の方の手間が増えただけ

になったりします。(か、悲しい・・・)

ましてや入力間違い、指定違い

など発生しないようにする為に

結果過去の発注履歴を検索

していたら目もあてられません。
(調べる時間が事務から営業に
なっただけ・・・?)

その場で登録できるやん!
(すみません。つい興奮して大阪弁が(笑))

でも、実際にこの残念な

パターン、よくあるのです。

これが

<余計な仕事>

減らない原因です。

実は様々なことで起きる

<余計な仕事>=ムダは、

探す・振り分ける・確認する

と言う中にあったりします。

情報もモノも資料も

スタート地点である

●持ってきた人
●依頼する人

が一番知っています。

だからこそ、そのスタートの人が

情報を登録したり、

資料やモノを振分ることで

実は<余計な仕事>=ムダ

かなり削減できるのです。

後は、そのスタートの人が

登録したり、
振分けたりしやすく
伝わりやすい仕組み


を作る工夫をするだけで

<余計な仕事>=ムダ

減るのです!

事例のような、

『連絡モレ』を無くすという改善
ではなく

『連絡不要』の改善


しっかり
<余計な仕事>を撲滅!
して欲しいものです(^.^)/

同じようなことしていませんか?


来週は、

「その2:不適材不適所」
ついてお話ししまーす(^.^)/

お楽しみに♪


**************
残念な改善をしない為に
<余計な仕事>を見つだす
お手伝いをさせて頂きます。
  ↓ ↓
ますは、初回相談90分へ

※11/30まで60分5,000円で
ご相談にお応えいたします。

| 改善の方法・実践 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

小さな階段をつくる。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

三連休最終日、

いかがお過ごしでしょうか。

小学校の運動会の様子など

SNSでは拝見しておりましたが

連休初日の土曜日は、

東京築地市場が83年の

歴史に幕を閉じた日でも

ありましたね。

10/11(木)から豊洲市場で

新たな歴史が始まります(^.^)

ニュースを見ていると

移転、閉店、引退・・・と

様々なドラマがありましたね。

全く問題なく完璧・・・な移転

とは言えませんが、

新たな道に進む時期。

決まった所でまたどのように

市場が進化していくのか

楽しみでもあります。

------------------------
■小さな階段をつくる。
------------------------


改善を進める時に、

こんな質問を受けることがあります。

「これで本当に大丈夫ですか?」

ちなみに、世の中に『完璧』って

あるのでしょうか。

問題は常に起こるもの。

新たなことを進める時には

不安が一杯。安心したい気持ちは

わかりますが、

まったく問題がないことはない!

と思って、「ではどうしたらイイか?」

を考えながら改善を進めることが

良くしていくことではないでしょうか。

で、先ほどの質問の答えは

と言うと、

「やってみなくちゃわからない!」

です。

無責任なように聞こえるかも

知れませんが、

いくら検証しても100%完璧は

ありません。

何かしらの問題点はほぼ

必ずと言って良いほど

出てきます。


人がそれぞれ千差万別なように

実際にやってみないと

わからないのが事実です。

今までの経験においても

いくら予想したり、

大丈夫!と思っていても

完璧はありませんでした。

時にはそれを行う「人」の問題

だったり、

時には新たなツールのトラブル

だったり、

様々な不具合が見えてきます。

それらをまた改善していくことで

自分達の理想に近づくのです。

なので私は、

よくお客様に改善をご提案する時に

階段をイメージして

頂くようにしています。

階段

現状と今現在考える理想

の間に階段を作り、

1段づつ改善のチャレンジをする


ことを提案するのです。

クリアすべき問題を

階段を使って進みます。

理想まであと3段とか

あと5段とかの階段を作り

クリアすべき課題の

ステップ
を作ります。

その間に小さな失敗や

モレなどに気付くこともあります。

それらを改善しながら

階段を昇り、理想に繋げるのです。

まあでも理想に近づきかけた頃には

さらに階段が増えることが

よくありますが。(笑)

日々変化や進化を続ける

世の中に対応すべく

企業においても様々な変化は

常に起きていますから

当然ですよね(^.^)♪

だからこそ、小さな階段づくりって

理想だと思うのですよね。

柔軟に動きやすくなりますし

一気に大変な改革をして

世の中の変化に適応できなくなり

さらにまた改革。。。

となるよりリスクは最小限

進むことが出来ます。

またその階段の高さを

自分達のペースに合わせて

作ることも出来ますから

社内の反発も最小限に

することが出来ます。

陸上競技で考えると、

短距離走か

長距離走か

と言う感じでしょうか。

経営は「長距離走」

ストライド(歩幅)を小さめに

体力を最小限に抑えながら、

スパートをかけるタイミングを

みたり、中継地点での

水分補給、栄養補給が

必要なのです。

小さな階段は延々続く改善の旅。

今考える理想は、

中継地点なのです。

ゴールはまだまだ見えない

くらいがちょうどイイ


そう思いませんか。

ゴールに到達したら終わりですからね。((+_+))

まずは階段を作り、

まず一歩踏み出すことが大切ですね。


***************

40業種を超える様々な業種に
対応してきた改善コンサルティングの
事例はこちらから
  ↓ ↓
改善の実績/事例へ

| 改善の方法・実践 | 11:19 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

気づきの灯がともる瞬間!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

日本列島台風縦断中!

東京都内は昨日夕方頃から

雨風が強まり、ましたね。

しかし東京は台風一過!

スッキリ爽やかな青空が

広がっています。

そして、本日10/1は

弊所、OFFICEキスクは

設立15年を迎えました♪

これもひとえに

お客様があってこそ。

そんな感謝の気持ちをこめて

15周年特別企画を立ち上げました
  ↓ ↓
15周年特別限定企画

お世話になったお客様、

これからお会いするお客様に

より良いお役立ちができますように(^.^)♪

さて、あらためまして、

週のスタート月曜日、

今日も、

OFFICEキスクの改善メソッドを

お伝えしちゃいまーす(^.^)/

---------------------------
■気づきの灯がともる瞬間!
---------------------------


弊所では、

事務改善の相談があった時、

初回相談の次に行うのは

「現場視察&現状分析サービス」

というコンサルティング。

文字通り、

相談者(会社)へ赴き、

今の現状を調査しに

行きます。

だって、改善するにもお客様の

話す内容を鵜呑みにだけ

していたのでは、本当の「問題」には

気づけないからです。

改善は問題に気づいた時点から

始まるのです!!!


先日も、ご相談を頂いた会社様へ

行って実施してまいりました(^.^)/

そこで、行うのは、

業務フローの見える化です!

その会社の事務業務の流れを

他部署や上司との連絡部分を

含めて、複数人で行うのです。

ちなみに参加者は、

各部署の代表者と

事務担当者、

それと大切なのは

経営者
(もしくは決裁権を持つ責任者)


にも参加頂くことです。

使う道具は、

◎模造紙
◎付箋(大、中、小 3種の3色以上)
◎黒マジック、赤マジック(人数分)


※会社規模が小さく、
業務フローもシンプルな場合は
ホワイトボードに直接手書きの場合も
あります。

作成方法のポイントをお伝えし、

みんなで一つの模造紙に、

一緒に付箋を書いて、貼っていきます。


※下記は、今回のではないですが、
サンプル画像です。
業務フロー


次に、業務が繋がっている所に

→(矢印)を書き足して、繋げていきます。


この作業をしている時に、

こんな会話が聞こえてきます。

「えっ?この作業の後って、
次はこの手順じゃなかった?」


「やり方がちょっと違うね」

「なぜそのやり方なの?」

「この作業ってマニュアルになかった
けどどうしてしているの?」


などなど・・・。

新入社員や業務の引き継ぎ、

ルール設定の為に

マニュアルを作成している企業が

ほとんどですが、

そのマニュアルではないやり方を

各自がしている・・・・

そんな状況になっている事が

ほとんどです。
(※大抵、自分だけのメモを作って見ています(笑))

実は、企業において

製造現場などの方が

同じやり方、同じチェックというのは

徹底されていることが多いのですが

事務分野って、案外

事務担当者によって、

やり方がすぐにバラバラに

なりやすいのですよね。。。

結果が同じであればイイ!

かも知れないですが、

そこには『ムダ』が隠されているコトが

多いのです。

時間がかかる非効率なことをしているのは

人件費もムダや他の業務の遅延に

繋がりますしね。((+_+))

また、逆に効率良く、

勝手に改善しているのは

有り難いですが、

どうせなら、その情報を共有し

全体で改善を進める方が

良いに決まっています!

事務員同志の仲が悪いわけではない

のですが、

案外、気持ちよく仕事を進めて

行く上で、他者のやり方に口出し

せず、波風立てずにする
ことで

最終的に仕事が完結できれば良いか・・・

とお互いに気を遣っているつもり・・・

なんですよね(^^;
(※円滑に業務を進めるための
処世術のようなもの)

ともあれ、今回業務フロー図を作成する

ことによって、それらが

「見える化」することで、

『統一すべきこと』
『やらなくて良い作業』
『気になる箇所』


におのずと、気づき始めます。

そして、改善したいと言う気持ちに

「ポッ」と灯がともるのです(^.^)♪

rousoku



一つのものを

みんなで作るから見えてきた

様々な問題。

あとは、改善策と優先順位を

考えるだけ
です(^.^)♪

『気づき』が生まれたら、

このコンサルティングはOK!

次のステップに向かいます。

※ちなみにサービスとして
弊所では、客観的問題点の指摘や
その他会社様の動線環境の確認、
出てきた問題に対する改善提案まで
を行っています。

さあ、理想の環境に向かって

改善階段を昇り始めましょう♪

ぜひ、あなたの社内でも

この業務フローの見える化、

行ってみてください。

灯がともる瞬間を見れますよ(^.^)♪


では、また来週~♪


**************
弊所のサポートと客観的視点や
提案を含めた分析をご希望の方は
まずご相談下さいませ

  ↓ ↓
OFFICEキスク「お問い合わせ」


| 改善の方法・実践 | 16:58 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

正しい情報をつかむ力とは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

9月の最初の月曜日!

月と週のスタート月曜日です♪

さて、週末はどのように

過ごされましたか。

私は大好きな韓流の歴史ドラマを

一気に見ました。(笑)

NetflixAmazonprime

HuluYoutube・・・

と動画天国の昨今、地上波のTVは

ニュースとたまに情報バラエティを

観る程度になってきましたが、

先日、夫とTVで放映されていた

鳥人間コンテストを久しぶりに

数分ほど観ていて昔を

思い返していました。

「鳥人間コンテストって、昔は
長距離を飛ぶというよりも
仮装を楽しむ参加者も多かったよね。」


今や大学生の研究発表のような

感じすらしている鳥人間コンテストだが、

始まった当初は、

仮装大賞か鳥人間コンテストか?

と言うくらい、

様々な鳥の仮装をした人や

「そんなんで飛ばないだろ!」

言うような、

ヘンテコな乗り物に車輪と

羽をつけたようなもので

飛んでみたり・・・と、

TVを見ながら大笑いしたものです(^.^)♪

そうして観ているうちに、

懐かしい番組を観たくなり、

視聴者参加型の人気番組を

Youtubeで探してみた。

すると、ありました。

アメリカ横断ウルトラクイズ!
※1977年から1982年まで放映された

覚えていますか?

そしてこの番組を観ていて

面白いことに気づきました。

-------------------------------
■「正しい情報」をつかみ取る力!
-------------------------------


この番組が放映されていた当初の

時代背景と、その中で出来る企画内容。

「今はコレ出来ないよね」

と言う企画満載である。

アメリカ横断ウルトラクイズは、

「ニューヨークへ行きたいかー!」

と、言う合言葉でおなじみの

超大型企画の視聴者参加型番組。

年に1回のお祭りのような番組でした。

クイズ出題MCは福留功男さん、
(第15回と16回は福澤朗さんへ)

総合司会には高嶋忠夫さんが出演

されていました。

で、何に着目したかと言うと、

この番組は、数多くの挑戦者の中から

最初の数問で、

100名+αに絞られ、

その後、成田空港でジャンケン対決

飛行機内で出題。

いよいよ海外突入で

グアムでの〇×クイズで始まり

アメリカ本土へ渡り

各地を回りながらクイズを行う番組

最終決戦地はもちろんニューヨーク!

そんな中その最初にふるい落とされる

球場での〇×クイズの

クイズの出題に対する回答までの

思案時間が面白い。

後楽園球場(のちに東京ドーム)に集まった

数万人の視聴者。

クイズの問題をMCが出題し、

回答は二者択一(〇か×か)

出題後、回答まで一定の時間があり
(多くの方の移動時間含め)

その間、電話で回答がわかりそうな人に

相談したり、

持ち込んだ本で調べたりしても良い

ことになっている。

今ならスマホでネット検索すると

あっと言う間に正解が分かる為

クイズにならないこの形式。

ある年の開催の第一問で

こんな問題が出題された!

ニューヨークにある自由の女神、
「自由の女神」という呼称は、
第二次世界大戦前から呼ばれていた。
〇か×か

自由の女神

知識も記憶もない人は、

「正解」を探します。

ある女性は、公衆電話から戦前生まれの

祖母に電話して聞こうとしたが、

自由の女神自体をわかっていなかったり、

ある男性は、各テレビ局に電話して聞いて

「NHKさんに聞いたら、戦前からだと
断言していたので」

とリポーターに答えていた。

ちなみに正解は「〇」である。

このように、

『正しい情報』を

誰が(どこが)持っているか

何に書かれているか

どのように確認するか


これはもう情報をつかみ取る

センスである。

無数にある情報という点を

どのように引き出す、釣り上げるか。

情報と情報を線で結びつけるセンス。

先の男性は、

各TV局に連絡したところ

民放局からは

「わからない」などの回答をもらい

NHKからは戦前からだと

断言されたという

はっきりとした回答をもらえたのが

NHKだと言う事もあるが、

なぜこのNHKの情報を信用したか

と言うと、やはりNHKが今までに

放映してきた

研究や検証の深い内容が豊富なことや

古くからある公共放送局であることなど

が理由である。

さすがに信憑性の点で

今までの経験値、実績というのが

大きな判断材料になったと言うワケです。

仕事においても、

様々な情報が行きかう中、

「正しい情報」を掴み取る力



「正しい」と判断する理由

をしっかり見直すことは

大切です。

さて、あなたは

正しく情報を掴みとれていますか?

| 改善の方法・実践 | 10:36 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

| PAGE-SELECT | NEXT