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定期的に「理想」(ゴール)を再確認

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

月曜ブログの振替の火曜日!

皆さんどのようにお過ごし

だったでしょうか?

昨日の3月11日は、

東日本大震災から8年。

私のLINEにメッセージが

一つ飛び込んできました。

「8年前、娘たちを助けてくれた
こと、今も忘れていません。
感謝しています。」


と。

助けたというほどの事は

しておらず、震災当日に

原宿のカフェに居合わせた

関西から高校を卒業して

旅行に来ていた5人組の

女の子を自宅に泊めただけの事。

その中でリーダー的存在だった

女の子とその後も

手紙やSNSで交流し、

そのお母さんとも交流するように

なりました。

これも一つのご縁ですね。

またお盆に関西帰省の際は

再会する約束をしました(^.^)♪

さて、

本日、週のスタート月曜日の

振替、火曜日!

改善の手法、提案のコーナーは、

こちら!!

---------------------------
■定期的にイメージする!
---------------------------

業務改善は、長いマラソンのようなもの。

経営を継続していく中で様々な変化

にも対応していくと、

実は終わり(ゴール)のないもの。

常に「改善」することが出てきます。

なので、

最初に決めた理想(ゴール)

向かって、実際に改善を進み出すと、

現場視点に偏り始めます。

そうして視野が狭くなった時に

様々な判断をする場面が

出てきた時に、その判断に

迷いや疲弊感が

生じる場面が出てきます。

bunnki

◎現場の従業員が「やらされ感」に
なっている。

◎改善を進める時に「費用」節約を
考えすぎてしまう。

◎改善にワクワクしない。


そんな状況に陥ると、

途端に、改善はストップし、

逆戻り。。。

そんな時、必要なのは、

今向かっている先の

理想の状態を再確認すること。

“ひとまずの”ゴールの共有です!
(※経営が継続される限り
本当の意味のゴールはなく、
一つの通過ポイントになるため
以下、普通に「ゴール」と言います。)

このイメージを時々振り返り、

定期的に従業員と共有することが

業務改善を継続して行う時に

必要なことです。

分かりやすいのは、

目指すゴールを実践している

会社見学に行ったり、

その会社の方とお話しすることですね。

最近では、工場見学や

会社見学を迎え入れている企業も

多いです。

先日、クライアント企業の方

と私の10名弱で、

オフィス環境改善に取り組み

効果を実証した企業へ

会社見学をしてきました。

よくある背の高いキャビネットもなく

キレイで明るい社内には

絵画が所どころに飾られ、

フリーアドレス制の

デスクには、紙資料が

ほとんどなく。

会議もすぐに集まりその場で

出来たり、30分で終われるように

スタンディングにしたり、

そんな様子を見学。

しかも、それは数千名という

大企業の話ではなく、

百数十名の中小企業の話。

同じような規模の会社

紙資料だらけの会社が

変わっていった経緯など

お話しも伺い、

参加者はそれぞれ、

想うところがあったようです。

全てが全く一緒ではなくても

同じような規模感で改善を

実践された事例を見ることは、

研修を受ける何倍もの効果が

あるように私は思います。

目の前の

改善“しなければならないこと”

から

改善“していきたいこと”

に変わるキッカケになりやすいからです。

まさしく

百聞は一見にしかず!

ではないでしょうか?

定期的に理想(ゴール)をイメージする

ことで、積極的な行動意識に

変わるのですよね。(^.^)

改善していく中で迷いが生じ始めたり

意欲がなくなってきたら、

ぜひ、ゴールイメージを再確認

してくださいね。

それを定期的に行っておく習慣を

つけると、改善が進めやすく

なりますよ♪

あなたの改善が楽しいものに

なりますように(^.^)/


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| 改善の方法・実践 | 09:43 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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事務作業をやめたのは「全体最適」の為

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

地球、どうなってるんですかーー!
(地球に聞いている・・・ww)

2月4日で東京の最高気温18度って・・・。

アメリカでは、-20℃でナイアガラの滝も

一部凍ったり、ワニが凍ったとか・・・。

もう、この環境問題は本当に

他人事ではなくなってきていますね。

「もう、街も車も機械も全部だめだ―!」

の極論の選択肢はないですが、

少しずつ自然と共存し、

地球で住めなくなるような事態は

避けたいものです。

さて、本日、週のスタート月曜日は

夕方配信となりましたが、

ご覧いただきありがとうございます。

本日はこちら!

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■現場を知らねばコンサル出来ず
しかし、作業に追われれば目的を失う
--------------------------------


ちょっと長いタイトル・・・(苦笑)

何かと言うと、事務効率化を行う私の

強みは、「現場の業務を知ること」

でした。(過去形)

だからこそ、現場に入り、作業を行い

そこで知り得た現状から、

改善していく仕組み

●マニュアルを作成したり
●ルールを作成したり
●システムの改善案を出したり
●業務の引き継ぎが出来る体制を
 作ったり
●EXCELで必要なテンプレートを
 作ったり
●システムの要件定義まで行います


しかし、会社経営で「事務の効率化」も

大切なのですが、実は、

事務にだけ目を配ることで、

全体的な最適化にはつながらず、

現場を疲弊させることにも

なりかねない状況を作ってしまいます。

そこで、コンサルティングに集中しようと

それまで行っていた

「現場に入って作業をし、理解を深める」

ということをやめたのです。

そんな折り、
「案件相談があるのですが・・・」

と相談が入ります。

有り難いお話しですが、内容は

作業的なこと。

もちろんお断りさせて頂きました。
(いやーっホントはやりたい気持ちも
めっちゃある!しかしここはやってはいけない)


作業を行うことでどんどん

その処理内容を深く理解しますが

本来の目的としての

「全体最適」での事務の効率化から

遠ざかり兼ねない
のです。

利益を出すための効率化でないと

意味がない。もっといえば

儲けを出すための仕組みづくり

でないと、意味がない。

全体的なフローを見る時間や

余裕がなくなります。(^^;


「鳥の目」「虫の目」「魚の目」

という言葉がありますが、

「虫の目」
すなわち、細部に注目するミクロな視点
現場を知る目 だけに偏りがちになります。

なので、現場作業は「提携先紹介」するか

お客様のスタッフからの聞き取りに

時間を費やすことにしました。

聞き取り、マッピングするかのごとく

業務フローを書き出し、

そこから「鳥の目」で

一緒に何から改善すべきか?の

全体最適を導き出すように

私の手法も変わって行きました。

鷹


その中で、流れを読み取る

「魚の目」で、経営者の感覚と

共有し、どのような方法で

行うかを判断していくことが

大事なのです。

過去に「マニュアル作成」

集中しすぎて、

何のためのマニュアル化か?

を見失うことがありました。


だって、マニュアル化するのは

情報共有に必要だけど、

改善要素のある会社に

マニュアル納品しても

すぐ陳腐化するのだから

意味ないのです。

その場合、マニュアル化は

「現状」の棚卸しとして必要で

それを元に改善し、

「再作成」が必要になります。

現状棚卸として、

随時手順を聞かないと

説明できない状態の場合のみ

この作成には意味があるのです。

しかし、マニュアル作成には時間が

かかるので、現状棚卸では

あまりおススメできません。

今ある業務フローを聞いて

一から書き出して頂くのが

一番なのです。

『現場のことは現場を良く知るヒトに
聞くのが一番!!』


言えなきゃ、動画を取って見ればいい!

その場に行く事のみ、

その場で私が話すことが意味のある

ことではなく、

やはり、考え行動していくことが大切!

「引き受けてする」
から
「見て、聞いて、一緒にする」

に変わりました。

「一緒にする」とは

一緒に創る。

一緒に工夫を考えたり

実行する役割分担をしたり。

しかし、

「請負的考え」から

脱却するのに10数年かかりました(苦笑)

未だに少し請け負うこともありますが

その点は提携先にお願いしたり

するようにしています。

経営者は、いつ、何に投資すべきか?

を見極める必要があります。

そこでいつも気を付けたいのは

「それをしたら儲かるのか?」

ですね。

日々、仕事の中でこの言葉の

プレッシャーと戦いながら

コンサルタントとして、

提案・アドバイスを続けています。

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あなたのご連絡をお待ちしております。

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| 改善の方法・実践 | 17:48 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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【知る】⇒【わかる】⇒【デキる】

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

小雨のパラつく朝の東京から

今週はスタートです。

さて、今週のエネルギーは

満タンで発進できそうでしょうか。

では、本日も週のスタート

月曜日、改善の手法・提案

行ってみよう~♪

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■知るから使えるへ
----------------------


最近では、仕事について、

「好きなことを仕事にしよう~」

と、いう風潮があります。

好きこそ物の上手なれ!と

言う言葉もあるように、

好きな仕事を目一杯楽しんで

することには賛成です!

ですが、企業に入社し、

職務を与えられ、回ってきた

業務に好き嫌いを言うのは

違うと思っています。

例えば、

事務職なのに、パソコン苦手だから

ほとんど手書きとか・・・

電卓 手書き

会社全体でシステム化を目指し

ペーパーレスを進める中では、

特にパソコン操作の必要性があります。

ここはやはり、学んで使えるように

なることが大事です。

パソコン


事務効率化を進めるにあたって、

様々な会社を見てきて思うことが、

「そもそもPC操作を効率的に
操作出来ていない!」


と感じることが多いのです。

単語登録しかり

ショートカットキーしかり

です。

ですので、

「PC基礎研修しましょう!」

という事もあります。

なぜなら、

それだけで効率が上がることも

多いのです。

前回金曜日にお話しした

EXCELについてもそうですが、

別に「関数を覚える」という事が

大切なワケではありません。


PC操作で分からないことが出てきたら

ネット上でどのように検索して

その答えを得るか?を知るだけでも

良いのです。

「知らない」から「知る」へ

まず意識するだけで、

知ると少しづつその場で使うように

なります。

そうして、

「知る」から「使える」へ変わって

いくのです。

多くの小さな中小企業では、

人材育成に時間やお金をかけて

いる所はまだまだ少ないです。

ですが、たった2時間や3時間

パソコン研修で、

その後の資料作りや様々な集計、

必要なデータの検索、抽出スピードが

上がったら、全体的な処理能力がUP

するのです。
(※下記はイメージ画像)
パソコン操作

先日こんな話がありました。

「あれ?どのフォルダに
あの資料は入っていたかな・・・」


そうして、パソコンの中の

フォルダをずっと辿っていきます。

そこまでで約2分以上

やっと見つかってその資料を

取り出しました。

この検索も実は

「Ctrl」キーと「F」を同時に押す

検索枠にカーソルが飛び、

そこに、ファイル名の一部を

キーワードとして入力すれば、

そのキーワードにヒットした

ファイルやフォルダが表示され、

そこから選ぶだけで済むのです。

これを行って検索するだけで

たった3秒ほどでした。

その場でその操作をやって見せると

従業員の方々はメモを

取っていました。
(※下記はイメージ画像)
668051.jpg


知らないから「難しい」と感じ、

「苦手」と思っているだけの方も

いると思います。

もちろん、本当に苦手なのかも知れませんが。

企業としては、まず

従業員の皆さんに

「知る」と言う機会

「やってみる」と言う機会


を与え、

「させてみる」


「できる」にしていく必要が

あるのではないでしょうか?

「知らない」だけで

できないから生じている

「ムダ」時間にも着目することで

改善は進みます(^.^)/

実は改善は継続が大切ですから

従業員教育と改善が

同時に進
むよい取り組みに

なるはずです!

ぜひ、

「知る」⇒「わかる」⇒「できる」

を体験させてみてくださいね。

では、また来週~♪


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| 改善の方法・実践 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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最適な人員!?~その1:余計な仕事のスタートは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

天高く馬肥ゆる秋。ですね。

気をゆるめていると

我が家のTANITA(体重計)くんに

叱られそうな数字になるため、

食べてばかりではなく

しっかり運動するように

心がけなくては!('◇')ゞ

では、本日も

週のスタート月曜日!

改善の手法について

お伝えしてまいりまーーす♪

--------------------------
■最適な人員とは!?
--------------------------


企業の中で、間接部門に関する

コスト削減意識は高まりますが

なかなか減らない間接費。

「こんなに事務職の人数必要ない
はずなんだけど・・・」


と経営者や幹部たちの声に対し

現場の事務内では

「人手が足りず、残業ばかり・・・
人を雇ってください!」


と言う声が聞こえます。

なぜこんな意見の違いが

出るのでしょうか?

その原因はズバリ、

「余計な仕事」と
「不適材不適所」

です。

もちろん、効率の悪い部分を

解消することで処理スピードを

上げることも大切なのですが、

実は、

先述した2つを解消しないと、

処理スピードは上がっても

事務の現場では人手不足感が

拭えない状況に陥りやすいのです。

今日は、そのうち

「余計な仕事」

ついて事例でお伝えしていきます(^.^)/

--------------------------
■余計な仕事のスタートを見抜く!
--------------------------



事務って会社のサポート部署、

だから

なんでもかんでも「事務」に回す

のがあたり前・・・

そんな感覚が頼む方も

事務側で受ける方も

悪気なくまったく無意識に

そうしている事があります。

それが実は<余計な仕事>を

生んでいる原因なんです。

実際に

こんなことが起きていたり

するんですよね・・・
  ↓ ↓
 
ある時、営業マンAさんから、
チャットで
「●●会社用の部品のネジを
 1ケース発注しておいて」

と事務へ連絡があった。
営業マン

事務員B子さんのつぶやき
(ネジは、10種類あって、型番指定
してくれないとわからないじゃん!
取りあえず担当者で過去の発注履歴
検索するか!)


カタカタ・・・・
(あっそれでも過去に3種類発注してる)

事務員

B子さんから営業Aさんへチャットで質問
「●●会社様のネジは3種ありますが、
型番を教えてもらえますか?」

営業Aさんのつぶやき
(えーっ今出先ですぐ分からないよー)
帰ってからだな
「帰社後連絡します。」との返信

結果、ネジの発注に戻ってきてから
営業Aさんが検索し、型番を連絡して
発注完了・・・。

「はあーー。
これなら、自分で発注した方が早かったな・・・」


困った

と営業Aさんのボヤきが聞こえ
そうですね(^^;

ここに<余計な仕事>がたくさん
詰っていたのはお分かりでしょうか。

しかし、案外こういう状況

様々な企業でありがちな風景

なのです。

「それは事務が行うもの」

という思い込みがあるのです。

とは言え、誰でも彼でも発注

できるようにした場合、

送料の問題やロットの問題など
管理ができなくなる!

と言う声が聞こえてきそうですが、

ここで「作業」を切り分け

欲しいのです。

<発注内容検索・登録>と
<発注承認・実行>とに
切り分けるのです。


依頼者が何を発注したいかは

知っています。

なので、依頼者が
<発注内容検索・登録>

を行い。

事務側で同じような発注がないか
や余計な発注が発生していないか
も管理できるように
<発注承認・実行>を
行う。


ということです。

ちなみに残念な改善は

『発注依頼書』作成

です。

モレなく記入してもらうように

テンプレート化した用紙を作成

確認連絡がの手間削減と
発注ミス防止を考えたもの
ですが、

あえて「手書き」もしくは

PCで依頼書フォームへ入力

を行うことになります。

意識的に伝えることの

モレは減りますが、

100%にはなりません。

逆に営業の方の手間が増えただけ

になったりします。(か、悲しい・・・)

ましてや入力間違い、指定違い

など発生しないようにする為に

結果過去の発注履歴を検索

していたら目もあてられません。
(調べる時間が事務から営業に
なっただけ・・・?)

その場で登録できるやん!
(すみません。つい興奮して大阪弁が(笑))

でも、実際にこの残念な

パターン、よくあるのです。

これが

<余計な仕事>

減らない原因です。

実は様々なことで起きる

<余計な仕事>=ムダは、

探す・振り分ける・確認する

と言う中にあったりします。

情報もモノも資料も

スタート地点である

●持ってきた人
●依頼する人

が一番知っています。

だからこそ、そのスタートの人が

情報を登録したり、

資料やモノを振分ることで

実は<余計な仕事>=ムダ

かなり削減できるのです。

後は、そのスタートの人が

登録したり、
振分けたりしやすく
伝わりやすい仕組み


を作る工夫をするだけで

<余計な仕事>=ムダ

減るのです!

事例のような、

『連絡モレ』を無くすという改善
ではなく

『連絡不要』の改善


しっかり
<余計な仕事>を撲滅!
して欲しいものです(^.^)/

同じようなことしていませんか?


来週は、

「その2:不適材不適所」
ついてお話ししまーす(^.^)/

お楽しみに♪


**************
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| 改善の方法・実践 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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小さな階段をつくる。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

三連休最終日、

いかがお過ごしでしょうか。

小学校の運動会の様子など

SNSでは拝見しておりましたが

連休初日の土曜日は、

東京築地市場が83年の

歴史に幕を閉じた日でも

ありましたね。

10/11(木)から豊洲市場で

新たな歴史が始まります(^.^)

ニュースを見ていると

移転、閉店、引退・・・と

様々なドラマがありましたね。

全く問題なく完璧・・・な移転

とは言えませんが、

新たな道に進む時期。

決まった所でまたどのように

市場が進化していくのか

楽しみでもあります。

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■小さな階段をつくる。
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改善を進める時に、

こんな質問を受けることがあります。

「これで本当に大丈夫ですか?」

ちなみに、世の中に『完璧』って

あるのでしょうか。

問題は常に起こるもの。

新たなことを進める時には

不安が一杯。安心したい気持ちは

わかりますが、

まったく問題がないことはない!

と思って、「ではどうしたらイイか?」

を考えながら改善を進めることが

良くしていくことではないでしょうか。

で、先ほどの質問の答えは

と言うと、

「やってみなくちゃわからない!」

です。

無責任なように聞こえるかも

知れませんが、

いくら検証しても100%完璧は

ありません。

何かしらの問題点はほぼ

必ずと言って良いほど

出てきます。


人がそれぞれ千差万別なように

実際にやってみないと

わからないのが事実です。

今までの経験においても

いくら予想したり、

大丈夫!と思っていても

完璧はありませんでした。

時にはそれを行う「人」の問題

だったり、

時には新たなツールのトラブル

だったり、

様々な不具合が見えてきます。

それらをまた改善していくことで

自分達の理想に近づくのです。

なので私は、

よくお客様に改善をご提案する時に

階段をイメージして

頂くようにしています。

階段

現状と今現在考える理想

の間に階段を作り、

1段づつ改善のチャレンジをする


ことを提案するのです。

クリアすべき問題を

階段を使って進みます。

理想まであと3段とか

あと5段とかの階段を作り

クリアすべき課題の

ステップ
を作ります。

その間に小さな失敗や

モレなどに気付くこともあります。

それらを改善しながら

階段を昇り、理想に繋げるのです。

まあでも理想に近づきかけた頃には

さらに階段が増えることが

よくありますが。(笑)

日々変化や進化を続ける

世の中に対応すべく

企業においても様々な変化は

常に起きていますから

当然ですよね(^.^)♪

だからこそ、小さな階段づくりって

理想だと思うのですよね。

柔軟に動きやすくなりますし

一気に大変な改革をして

世の中の変化に適応できなくなり

さらにまた改革。。。

となるよりリスクは最小限

進むことが出来ます。

またその階段の高さを

自分達のペースに合わせて

作ることも出来ますから

社内の反発も最小限に

することが出来ます。

陸上競技で考えると、

短距離走か

長距離走か

と言う感じでしょうか。

経営は「長距離走」

ストライド(歩幅)を小さめに

体力を最小限に抑えながら、

スパートをかけるタイミングを

みたり、中継地点での

水分補給、栄養補給が

必要なのです。

小さな階段は延々続く改善の旅。

今考える理想は、

中継地点なのです。

ゴールはまだまだ見えない

くらいがちょうどイイ


そう思いませんか。

ゴールに到達したら終わりですからね。((+_+))

まずは階段を作り、

まず一歩踏み出すことが大切ですね。


***************

40業種を超える様々な業種に
対応してきた改善コンサルティングの
事例はこちらから
  ↓ ↓
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