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EXCELの便利技「リスト選択」を更に絞り込む!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今年から、毎晩欠かさずストレッチを

しています。

今まではなんだかんだと

三日坊主になりがちでしたが、

昨年の体調不良を反省し、

肩が改善されたことを

キッカケに、ストレッチを続けています。

随分と開脚もできるように

なりましたよ。

筋肉が固まりやすくなると

色んなところに不調がでます。

しっかり柔軟な体で

健康維持をめざします(^.^)/

さて、

本日週の真ん中水曜日、

おススメの本、文具、商品の

コーナーですが、

今日はおススメのEXCEL関数!

をお届けします(^.^)

-----------------------------
■リストを絞り込み
-----------------------------


私は、事務改善を行う際に

業務工数管理表をつけて頂き、

どんな業務にどのくらいの時間が

かかっているのかを調査
するように

しています。

その時、

下記のようなシートを渡して、

事務担当者全員に、

入力頂くようにしています。
(※下記は本来渡しているものより
一部変更しサンプルとして作成しています。)
サンプル1

この時、カテゴリ名は、

あらかじめその会社の事務で

発生しているものを確認し、

リスト選択できるようにマスタを

作成しておくようにします。

※こんな風に・・・
サンプル2

まあ、このサンプルの分量くらいなら

いいのですが、

案外この倍くらいカテゴリ分けが

必要になります。

※より細かなデータが欲しいのと
入力する人の意向とで。

これを、通常のリスト選択で

設定するとこのようになります。

1)カテゴリ名のB6セルに
カーソルを置き、

2)「データ」タブを開き

3)「データの入力規則」を
 クリックします。


サンプル4

4)入力規則の「設定」タブにて
入力値の種類を「リスト」にします。


サンプル5

5)次にリストの範囲指定で
予め作成しておいたマスタの範囲を
選択します。

サンプル6
サンプル7

6)そうすると、B6のセルにカーソルを
合わせると「▼」のボタンが現れ、
先ほど選択した範囲のリストが
表示されるようになります。

サンプル8

しかし、ここで相談されました。

「高倉さん、カテゴリ名の選択する量が
多すぎて、探すのに手間がかかります。
カナで絞りこみなどできませんか?」

悩む事務員

という内容です。

うーーむ。。。私の知識では限界!

EXCELコンサルの方に相談した所

一気に解決しました(^.^)/

まず、

<改善手順>
1)マスタデータにふりがなの列を
追加し
ました!
サンプル9

2)
出来た表全体(タイトル含め)を
選択し、ふりがな列(B列)で昇順に
並べ替えました。

3)次に業務工数一覧表の
シートに「かな検索」の列を
追加
しました。
サンプル10

4)次にマスタシートに戻り
『数式』のタブを開いて、
おなじかなごとに「名前の定義」
入力していきます。
(※下図の場合「う」は打合せのみ
なので、C3のセルのみ選択)
サンプル11

5)次に、業務工数一覧表シートに
戻り、C6のセルの「入力規則」に
「INDIRECT」と言う関数を使った
リストを作成します。
(※下図の場合、B6のセルの値の
ブックからリストを表示させるという
関数になります。)
サンプル12

※かな検索列に「う」と入力すると
先ほどのカテゴリマスタの「打合せ」
しか出てきません。
サンプル13
※「にゅ」と入力すると、2つ選択項目が
でてきました。
サンプル14

このように絞り込んだリストを
作成することが出来ます。

ちなみに、

一番効果的なのは、

支店ごとの従業員名検索

とかに使うといいかも知れませんね。
(従業員№が覚えられない時など)

あと、この場合、

「かな」に何文字を入力するか

ルールは必要ですね。

ひとまず、「探す時間」は削減され、

ストレスが軽減されたとのことで

良かったです(^.^)/

分析に大切な資料とはいえ、

これが非効率の原因には

なりたくないですからね・・・(苦笑)

日々私も改善です(^.^)♪

あなたの会社で同じようなことで

悩んでおられませんか?

一つの知識として知っておくと

便利ですよね。

※ちなみに、番号管理や、
絞り込みが1(かな)対1(カテゴリ)ばかりの場合は
VLOOKUPを使った方が断然効率良いですよ(^.^)♪

では、また週末金曜日に~♪


//////////////////////////

【追記】・・・余談です。
なお、「データの入力規則」に
おいて、「エラーメッセージ」というタブがあります。
エラーメッセージ

この
『無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する』
に✔(チェック)が入っている状態だと
選択したリストにない文字を入力することは
出来ません。
逆にこのチェックをはずすと、リストにない場合
自由入力も出来ます。
しかし、リスト選択しないものを自由に入力
できるようにすると言うのは、EXCELの利点を
無視しているようなものですね。
一定のルールに基づき入力されたデータを
複数一度に集計かけたい時に、
自由に入力されていたのでは、分析しずらい
データが出来上がってしまうというワケです。

****************
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フォルダ内の写真を一括でEXCELに取り込んじゃう♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)♪

今日は水曜日!

おススメのツールのご紹介です。

事務改善を行う上で、

EXCELでの効率化は必須です!

様々な管理ツール、ソフトを

お客様の会社で見てきましたが、

欲しい分析資料や

管理状況の変化に伴い

使用しているシステムで

対応できなくなって、

同じデータを様々な資料に

入力している『入力ダブリ』作業

EXCELのマクロ作成の知識があれば

数秒で済むような作業を

数時間、数日かけて行っていたり


する現場を見かけるからです!!

そこで、今回は私も欲しかった

便利なマクロ入りEXCELテンプレートを

プレゼント♪♪(^.^)

特に現場写真の管理に悩む
工事関係の方、必読です!

(※記事の最後でダウンロードできる
URLを貼り付けています)


-------------------------
■現場写真の整理整頓
-------------------------

最近困っていたのが、

改善前、改善後の現場写真の

整理整頓です!

半日~1日で行う
「現場視察&現状分析サービス」

というものを行っているのですが

その際、現場でたくさん写真を取ります。

棚管理をパシャリ!

机をパシャリ!

業務で使用している資料をパシャリ!

という具合に撮りまくります。

これが、画像データのままだと

関連内容が分からなくなってきます。

ですので、資料整理したいのですが

写真を1枚1枚、

ExcelやWordのファイルに貼付けて・・・

は大変!!

そこで、ネットを調べて見つけました(^.^)♪

『フォルダ内の画像をすべて
Excelファイルに取り込むVBA』


プログラムは苦手ですが、

コードをコピーして貼り付けるだけ

なら出来そうです。

この「神」のような存在の記事は
こちら→DuKkicoの雑記

ありがとうございます!DuKkicoさん。

ということで早速Excel2010ファイル

コピペチャレンジ!


<手順>
Excel2010verで作成しています。
1)まずExcelファイルを開きます。

2)次に、メニューバーの「開発」を開け
 『Visual Basic』というメニューをクリック
します。
開発画面

3)メニューバーの「表示」→『コード』をクリックし、
コードを書きこむ場所を開きます。
VBA画面

4)そして先ほどのDuKkicoさんの記事を
 コピーし、貼付けます。
コード1
  ↓上図先頭行から下図最終行までコピー
コード2
  ↓を貼付け(下画像のように貼付けます)
コード

5)あとは、ファイルに名前を付けて保存!

作成した取込ファイルはこちらから
ダウンロードできますので
是非ご活用下さいね(^.^)♪
(ファイルを圧縮しておりますので解凍して
お使い下さい)
  ↓ ↓

OFFICEキスク お役立ちツールより

では、早速使ってみましょう!


★開くと、【コンテンツの有効化】を
求められます。このボタンをクリックしましょう。
コンテンツの有効化

★メニューバーの「表示」→『マクロの表示』
をクリックし、【実行】します。
マクロ実行

★画像が入っているフォルダの選択
を求められます。(※試しに2年前のパリ画像を)
フォルダ選択

★画像形式を聞いてきますので
 .JPGなら、そのまま【OK】をクリック
拡張子選択

★最後に【完了】ボタンをクリック
完了

すると、こんな感じにに取り込めました(^.^)
  ↓ ↓ ↓
貼付けイメージ
※パリに行く直前の成田空港しか
 写っていませんが・・(笑)

A列に付番
B列にファイル名
C列にフォルダ作成日
D列に画像


という一覧表があっと言う間に
作成されます。

あとは、列を追加したりするだけで
簡単に加工が出来ます(^.^)

ちなみに、

別シートに違うフォルダの写真を
選択して貼付けも出来ます。

事前にフォルダ内画像に名前が
入っていたら、自動で表示されます。

ん~♪素晴らしきかなExcel(^.^)/

★こちらからテンプレートが
ダウンロードできます。
(ファイルを圧縮しておりますので
解凍してお使い下さい)

 ↓ ↓ ↓
OFFICEキスク お役立ちツールより






| EXCEL活用術 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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予定と実態調査で2倍も違う?!作業時間報告のウソ

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京はこの一週間ムシ暑いようですが

間もなく6月、今年の梅雨も近づいている

という事ですね。
(カエルの喜ぶ声が一層大きくなる季節です。笑)

さて、皆さん作業時間管理されていますか?

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■予想と実態調査では2倍違う?
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1ヶ月で行っている業務を

いくつかにカテゴリ分けして

分単位で集計すると、

いったい何にどの位の時間を

費やしているのか一目瞭然。


ですが、この作業時間って

「1ヶ月あたりそれぞれの業務に
どの位時間がかかっているか
提出していただけますか」


とお願いすると、

思い出しながら

大体このくらい・・・と出された表

その後、日報に報告された内容を

集計すると、中には2倍ほどの差が

出ている作業もあったり・・・


ここでも

『予定(予想)』と
『実作業(実態)』


を知り、その差の理由まで知ることで

本当に改善が必要な項目が

見えやすくなるのですよね~。

そこで、一つ報告方法を改善

-------------------------
■Excel集計表からコピペ
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どういうことかと言うと、

1)下記のような集計表を作成し、

2)そこに業務履歴を入力していきます

3)入力した内容の日にち分を範囲指定し


作業工数集計表

4)メール(例はG-mailの様式ですが、要領はどれも似ています)へ
 へテキストで貼付けを行います


テキスト貼付け-1

テキスト貼付け-2


最近では、LINEで業務報告、SNSで業務報告

など報告方法が増えていますが、

事務の分野では、

このExcel管理からのコピペを

行うことで後々の集計もラクですね(^.^)


なんの為の報告なのか?
最終的な目的から
逆算すると、
集計表からのコピペが最適なのです。

【作業工数集計表EXCELテンプレートが
無料でダウンロードできます!】

  ↓ ↓ ↓※下記クリックしてHPにてダウンロード
お役立ちツール

| EXCEL活用術 | 17:34 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「一目瞭然」の工程管理

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

本日は関西へ出張

その前にBlogを・・・と。書いております。

今日・明日は全国的に暖かい・・・って、

春先にしては、

暑いくらいになりそうですね。

週末はまた寒くなりそうで

体調管理大変ですよね(^^ゞ

さて、業務改善を行う上で、

その会社の業務フローを知ることは

とっても大切。

会社では一つ一つのプロジェクトで

動く場合、『工程管理』を把握することが

現場で大切なことになります。

今日は、その工程管理を見える化する

『ガントチャート』をカンタンに作成しちゃおう!

というお話しです(^.^)

---------------------------------
■会議前に工程管理を手書き?
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そのプロジェクト管理において

●ホワイトボードで管理したり

●付箋で管理したり

●Excel表で管理したり


etc・・・

しています。

特に、Excel表などで、

それぞれの業務手順と

その期限、期間を入力している

その日付を

工程のセルに入力
していきます

例えばこんな感じ

管理表

これは分かるのですが、

画的に直感で読み取りにくく

現場作業が多い

工事現場、工場現場では分かりにくいですよね

そこで現場でスグ分かる為に必要なものが

『ガントチャート』です。

※このようなもの
ガントチャートフリーテンプレートサイトより
 ↓
ガントチャート

しかし、せっかくExcel管理しているのに

ガントチャートは別で作成している会社が

まだまだ多く、二度手間が発生しています。

ひどい時には、会議で手書き作成をし

それだけで3時間かかる・・・えっ嘘でしょ?

いや、そんな事にもなってしまっているのです。

-------------------------
■ガントチャート作ってください
-------------------------


そこでクライアント先の従業員の方に

相談を受けました。

「高倉さん、ガントチャートが自動で
出てきませんかね?
せっかくここまで管理表整備しているので
それが出ればかなり効率化になるのです」


はっきり言って、ガントチャートの自動作成は

行ったことがありませんでした。

Excel表を作って、そのセル内の色を

変更してガントチャートのように

見せる程度でした。

これが、EXCELを調べていると

なんとカンタンに出来ることが分かったのです。

※このサイトが一番分かりやすかったです(^.^)♪
  ↓ ↓
※Excelを制する者は人生を制する より
★ガントチャートの作成方法

なるほど、この内容に沿って作成する場合

次の工程までの『期間』の表記が大事なことも

分かりました。

例えば先ほどのEXCEL工程管理表で言うと

このように修正することです
 ↓ ↓
工程管理表-修正版


これで、相談内容にも対応できることが判明

作業現場でパソコン操作はなかなかしません。

また、

●作業工程の説明や

●進捗管理を


瞬時に行うことで正しく指示が出来ます。

じっくり読み解かないといけないもの

Excelの操作が出来ないと見れないもの

ではなく、印刷して貼りだすことで

一目瞭然!が大事なんですよね(^.^)
※画面でガントチャートを確認でもOKかと

今回の相談で、私自身も勉強になりました。

実践で学ぶとは

「必要なこと」を見極め、

それにもっとフォーカスすること


なんですよね(^.^)♪

| EXCEL活用術 | 10:04 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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システム依存で能力低下?!

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

すーーっかりご無沙汰しておりました。汗;

ここ最近様々な企業で同じような現象を目にし、

引きこもりつつEXCELでのテンプレート作成など

行っていたりします。

このBlogでも何度か話題に出ている

『EXCEL活用』の大切さ。

更に実感中なのです。

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■ システムがツギハギ
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独自の顧客管理、販売管理、原価管理の

システムを持っている会社は、増えています。

これも【効率化】【一元管理】

に必要なことであります。

しかし、世の中の変化のスピード、

会社の方向転換などに

そのシステムが追い付いていないこともあります。

「変化に対応して
カスタマイズすればいいじゃん」


って思いますか?

実はそうカンタンに行かないことも多いのです。

中小企業の多くは、できる限りの低予算で

システムを発注する為、

ほとんどは、「顧客管理」に何を付けるか?

になります。

多くは、顧客管理に、

●請求管理
●仕入、在庫管理


を加味した一元化ではないでしょうか?

ここで気になるのが「会計処理」です。

多くの場合、システム以外で

「会計ソフト」を別途購入したり、

「給与計算ソフト」を別途購入したり、

「立替精算」は別システムだったり・・・

ううーーん。

なんだかシステムがツギハギだらけで

案外「一元化」になってないのですよね。。

------------------------------
■ Excel力はシステム慣れで低下?!
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こんな時に活躍するのがEXCELです!(^.^)

複数のシステムやソフトを使用している場合、

ボタン一つで【連携】

なんていう事が出来れば、

超、ラクちん♫なのですが、

大抵の場合は、

●別々に、
●同じような事を
●イチイチ入力


していたりするのですよね。

しかし、こういった他のシステムへの

連携が簡単に出来る仕組みには

カスタマイズ料金が大きくかかります。

ですので、私がまずお伝えすることは

「必要データを吐き出し
Excelを使って、別システムに
データ投入出来る仕組みにする」

と言う事です。

システムやソフトのメニューの中に

よくよく見ると、

「データをインポート」と言う

項目が大抵あります。

そのシステムに

インポート(データを吸い上げること)が

できるフォームに

必要なデータが入るように

Excelで作成すると良いのです。

※大抵の場合はこのExcelで作成した
データを「csv」と言うファイル形式で
保存し、csvデータをインポートする。
と言う流れになります。


まだまだ多くの中小企業では、

Excelをうまく活用出来ていない場面に

出くわします。

Excelで作ったフォームにただ数字を

入力し、そんなフォームを必要な数だけ

作成し、延べ3、4日も入力作業に

かかっていたり、、、

関数を使ったり、Wordの「差し込み印刷」

との連携でそれが数時間で出来るように

する事も出来る。

案外、色んな便利なシステムが出来すぎ、

Excel力が低下しているのではないか

と思います。

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■ 投資の前にExcel活用力UP!
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それなら、システムで「即連携」ではなく、

インポート出来るデータフォーム化まで

カスタマイズ依頼してはどうか?

と言う考えも出来てきます。

はい。これ、すごくラクになりますし、

効率よいです。

ただ後は、「投資として効果ある金額か」

と言う事です。

カスタマイズに50万、60万と普通に発生します。

Excelの関数を使ってフォーム作りは

関数を学びながら(インターネットで調べて
その関数をコピペして活用することも
できます)
数日かけて作ることも出来たりします。

また、企業の内部資料作成に

Excelの知識があれば、

作業効率は格段に上がります。

私はクライアントに最近とくに、

オススメしている事は、

「システム投資する前に、
Excel活用力を鍛えましょう!」

と言う事です。

実践的なExcel研修を従業員教育の

一つに取り入れる方が

より、効率化が自動で進み始める。

そう、実感しています(^^)

Excelをただのフォーム作成で
使ってないですか?

システム依存で従業員の能力低下、、

この現象は、

スマホ依存で、漢字力低下、、

と似ているのかも知れませんね。

| EXCEL活用術 | 19:54 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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