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予定と実態調査で2倍も違う?!作業時間報告のウソ

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京はこの一週間ムシ暑いようですが

間もなく6月、今年の梅雨も近づいている

という事ですね。
(カエルの喜ぶ声が一層大きくなる季節です。笑)

さて、皆さん作業時間管理されていますか?

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■予想と実態調査では2倍違う?
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1ヶ月で行っている業務を

いくつかにカテゴリ分けして

分単位で集計すると、

いったい何にどの位の時間を

費やしているのか一目瞭然。


ですが、この作業時間って

「1ヶ月あたりそれぞれの業務に
どの位時間がかかっているか
提出していただけますか」


とお願いすると、

思い出しながら

大体このくらい・・・と出された表

その後、日報に報告された内容を

集計すると、中には2倍ほどの差が

出ている作業もあったり・・・


ここでも

『予定(予想)』と
『実作業(実態)』


を知り、その差の理由まで知ることで

本当に改善が必要な項目が

見えやすくなるのですよね~。

そこで、一つ報告方法を改善

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■Excel集計表からコピペ
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どういうことかと言うと、

1)下記のような集計表を作成し、

2)そこに業務履歴を入力していきます

3)入力した内容の日にち分を範囲指定し


作業工数集計表

4)メール(例はG-mailの様式ですが、要領はどれも似ています)へ
 へテキストで貼付けを行います


テキスト貼付け-1

テキスト貼付け-2


最近では、LINEで業務報告、SNSで業務報告

など報告方法が増えていますが、

事務の分野では、

このExcel管理からのコピペを

行うことで後々の集計もラクですね(^.^)


なんの為の報告なのか?
最終的な目的から
逆算すると、
集計表からのコピペが最適なのです。

【作業工数集計表EXCELテンプレートが
無料でダウンロードできます!】

  ↓ ↓ ↓※下記クリックしてHPにてダウンロード
お役立ちツール

| EXCEL活用術 | 17:34 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「一目瞭然」の工程管理

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

本日は関西へ出張

その前にBlogを・・・と。書いております。

今日・明日は全国的に暖かい・・・って、

春先にしては、

暑いくらいになりそうですね。

週末はまた寒くなりそうで

体調管理大変ですよね(^^ゞ

さて、業務改善を行う上で、

その会社の業務フローを知ることは

とっても大切。

会社では一つ一つのプロジェクトで

動く場合、『工程管理』を把握することが

現場で大切なことになります。

今日は、その工程管理を見える化する

『ガントチャート』をカンタンに作成しちゃおう!

というお話しです(^.^)

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■会議前に工程管理を手書き?
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そのプロジェクト管理において

●ホワイトボードで管理したり

●付箋で管理したり

●Excel表で管理したり


etc・・・

しています。

特に、Excel表などで、

それぞれの業務手順と

その期限、期間を入力している

その日付を

工程のセルに入力
していきます

例えばこんな感じ

管理表

これは分かるのですが、

画的に直感で読み取りにくく

現場作業が多い

工事現場、工場現場では分かりにくいですよね

そこで現場でスグ分かる為に必要なものが

『ガントチャート』です。

※このようなもの
ガントチャートフリーテンプレートサイトより
 ↓
ガントチャート

しかし、せっかくExcel管理しているのに

ガントチャートは別で作成している会社が

まだまだ多く、二度手間が発生しています。

ひどい時には、会議で手書き作成をし

それだけで3時間かかる・・・えっ嘘でしょ?

いや、そんな事にもなってしまっているのです。

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■ガントチャート作ってください
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そこでクライアント先の従業員の方に

相談を受けました。

「高倉さん、ガントチャートが自動で
出てきませんかね?
せっかくここまで管理表整備しているので
それが出ればかなり効率化になるのです」


はっきり言って、ガントチャートの自動作成は

行ったことがありませんでした。

Excel表を作って、そのセル内の色を

変更してガントチャートのように

見せる程度でした。

これが、EXCELを調べていると

なんとカンタンに出来ることが分かったのです。

※このサイトが一番分かりやすかったです(^.^)♪
  ↓ ↓
※Excelを制する者は人生を制する より
★ガントチャートの作成方法

なるほど、この内容に沿って作成する場合

次の工程までの『期間』の表記が大事なことも

分かりました。

例えば先ほどのEXCEL工程管理表で言うと

このように修正することです
 ↓ ↓
工程管理表-修正版


これで、相談内容にも対応できることが判明

作業現場でパソコン操作はなかなかしません。

また、

●作業工程の説明や

●進捗管理を


瞬時に行うことで正しく指示が出来ます。

じっくり読み解かないといけないもの

Excelの操作が出来ないと見れないもの

ではなく、印刷して貼りだすことで

一目瞭然!が大事なんですよね(^.^)
※画面でガントチャートを確認でもOKかと

今回の相談で、私自身も勉強になりました。

実践で学ぶとは

「必要なこと」を見極め、

それにもっとフォーカスすること


なんですよね(^.^)♪

| EXCEL活用術 | 10:04 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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システム依存で能力低下?!

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

すーーっかりご無沙汰しておりました。汗;

ここ最近様々な企業で同じような現象を目にし、

引きこもりつつEXCELでのテンプレート作成など

行っていたりします。

このBlogでも何度か話題に出ている

『EXCEL活用』の大切さ。

更に実感中なのです。

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■ システムがツギハギ
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独自の顧客管理、販売管理、原価管理の

システムを持っている会社は、増えています。

これも【効率化】【一元管理】

に必要なことであります。

しかし、世の中の変化のスピード、

会社の方向転換などに

そのシステムが追い付いていないこともあります。

「変化に対応して
カスタマイズすればいいじゃん」


って思いますか?

実はそうカンタンに行かないことも多いのです。

中小企業の多くは、できる限りの低予算で

システムを発注する為、

ほとんどは、「顧客管理」に何を付けるか?

になります。

多くは、顧客管理に、

●請求管理
●仕入、在庫管理


を加味した一元化ではないでしょうか?

ここで気になるのが「会計処理」です。

多くの場合、システム以外で

「会計ソフト」を別途購入したり、

「給与計算ソフト」を別途購入したり、

「立替精算」は別システムだったり・・・

ううーーん。

なんだかシステムがツギハギだらけで

案外「一元化」になってないのですよね。。

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■ Excel力はシステム慣れで低下?!
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こんな時に活躍するのがEXCELです!(^.^)

複数のシステムやソフトを使用している場合、

ボタン一つで【連携】

なんていう事が出来れば、

超、ラクちん♫なのですが、

大抵の場合は、

●別々に、
●同じような事を
●イチイチ入力


していたりするのですよね。

しかし、こういった他のシステムへの

連携が簡単に出来る仕組みには

カスタマイズ料金が大きくかかります。

ですので、私がまずお伝えすることは

「必要データを吐き出し
Excelを使って、別システムに
データ投入出来る仕組みにする」

と言う事です。

システムやソフトのメニューの中に

よくよく見ると、

「データをインポート」と言う

項目が大抵あります。

そのシステムに

インポート(データを吸い上げること)が

できるフォームに

必要なデータが入るように

Excelで作成すると良いのです。

※大抵の場合はこのExcelで作成した
データを「csv」と言うファイル形式で
保存し、csvデータをインポートする。
と言う流れになります。


まだまだ多くの中小企業では、

Excelをうまく活用出来ていない場面に

出くわします。

Excelで作ったフォームにただ数字を

入力し、そんなフォームを必要な数だけ

作成し、延べ3、4日も入力作業に

かかっていたり、、、

関数を使ったり、Wordの「差し込み印刷」

との連携でそれが数時間で出来るように

する事も出来る。

案外、色んな便利なシステムが出来すぎ、

Excel力が低下しているのではないか

と思います。

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■ 投資の前にExcel活用力UP!
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それなら、システムで「即連携」ではなく、

インポート出来るデータフォーム化まで

カスタマイズ依頼してはどうか?

と言う考えも出来てきます。

はい。これ、すごくラクになりますし、

効率よいです。

ただ後は、「投資として効果ある金額か」

と言う事です。

カスタマイズに50万、60万と普通に発生します。

Excelの関数を使ってフォーム作りは

関数を学びながら(インターネットで調べて
その関数をコピペして活用することも
できます)
数日かけて作ることも出来たりします。

また、企業の内部資料作成に

Excelの知識があれば、

作業効率は格段に上がります。

私はクライアントに最近とくに、

オススメしている事は、

「システム投資する前に、
Excel活用力を鍛えましょう!」

と言う事です。

実践的なExcel研修を従業員教育の

一つに取り入れる方が

より、効率化が自動で進み始める。

そう、実感しています(^^)

Excelをただのフォーム作成で
使ってないですか?

システム依存で従業員の能力低下、、

この現象は、

スマホ依存で、漢字力低下、、

と似ているのかも知れませんね。

| EXCEL活用術 | 19:54 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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Excelのシート名が自動でシートタイトルに?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)

今日のblogは

ショートバージョン!!

現場の困りごとを解消しようと

思ったら、知る事が出来た

Excelの2つの関数についてです。(^^)

わかりやすく解説しているサイトを

ご紹介します♫


●シート名を入力するとそのシートのタイトル行にそのまま自動で反映させる方法。
http://www.moug.net/tech/exopr/0030051.html

●ピボットテーブルで、クロス集計した結果の数値を別のフォーム内に、関数の検索値結果として反映させる方法。
※こちらで事例も含めわかりやすく解説されていました
http://haku1569.seesaa.net/s/article/416822208.html

Excelは、

関数から考えるのではなく、

やりたい事から考えるのが大切。

ちなみに、やりたい事とは

「ここでしている手計算や手入力が、
自動的に入ってこないかな~~」


と言うような願いを書き出すこと。(≧∇≦)

その叶えたいキーワードで、

ネット検索すると、

スルリと解決する技に出くわすのです♫

「Excel (叶えたいこと)」

検索した関数をコピペする事だけで

案外、関数覚えなくても

解決しちゃうのです!!

| EXCEL活用術 | 00:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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関数を知らなくても出来る3つのこと!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!

この仕事を始めて12年、、

18歳から勤め出して社会人生活は

26年目(あっ年齢バレちゃいました(笑))

最初はまだまだ分からないことも多かった私も

今ではEXCELで簡単なシステムを作るほどに

なりました。

そのように月日が経つ中、たびたび

仕事をしている中で思い返させてくれること・・・

それは、

自分にとっての「当たり前」は

他者にとっての「当たり前」ではない

ということ。

先日、お客様の所でこんな事がありました

**************

 キーボードは打ててもEXCELは初心者

**************


20代前半の女性従業員さんが

いつも小気味よくキーボードを叩いて

何やら資料をせっせと作成しておられました。

ふと

「そういえば、他の効率化の優先順位が高くて
パソコンの効率化の話を
あまりしていなかったなーー」

なんて思い、その女性の入力作業を眺めていました

見ていると、

イチイチ入力

わざわざ入力

毎回入力


のオンパレード・・・

あれ、、これヤバいな・・・(^^ゞ

小気味の良いキーボードタッチ、

パソコンは「当たり前」に出来てると

勝手に自分の「当たり前」にすり替えて

いました。

キーパンチが早いからって、

EXCELが得意なワケではないのですよね

そこで、彼女に3つのことをレクチャー

**************

覚えておきたい3つのこと

*************


彼女が行っていた

イチイチ、わざわざ、毎回とは次のこと

1)イチイチ別々の用紙
(Excelで作られたフォーム)に

●お客様名

●商品名

●品番

●納期

●数量


などを別々で入力していた
(もしくは手作業でコピー&ペースト)


2)わざわざ、気になる箇所(セル)に
 色を付けていた

3)SUM関数(合計計算)を入れると、空欄箇所に
「0」と表示されるので、
「0」を表示させないために
毎回、必要な箇所だけSUM関数を入れていた

「教えてなくてごめんね」

・・・・と、いう事で

早速彼女には
難しい関数を覚えなくても出来る
次の3つを覚えてもらいました!


1)イチイチ入力しない方法
 【リンク貼付け】


 ①別々の資料を、EXCELの同じファイル内に
 シート分けして並べる

    
 ②最初のシートに入力
    
 ③二つ目以降のシートには
  ②で入力した項目のうち
  他のシートでも使用する項目のセルに
  ②の値を
【リンク貼付け】

※リンク貼付けについての方法は
このサイトが分かりやすいのでこちらをご覧ください
  ↓ ↓
http://kokodane.com/tec3_19.htm



2)わざわざ入力しなくて良い方法
【条件付き書式】

 ①セルの色を変える必要がある範囲を
 すべて選択する

    
 ②一定の条件(30個以上で黄色のセル)とか
  を【条件付き書式】で設定


 以上で自動でセルに色が付される

※方法はこちらのサイトが分かりやすいです
  ↓ ↓
http://kokodane.com/2013_waza_043.htm

3)毎回SUM関数を入れなくても
 「0」を表示させない方法
 【詳細オプションで設定】


 ①Excelの「オプション」メニューを開く
   
 ②「ゼロ値を表示する」のチェックボックスの
  チェックをはずす


 以上で「0」表示はされないので

 SUM関数を予め入れておくことができ、
 毎回関数を入力しなくても良くなります



※方法はこちらのサイトが分かりやすいです
   ↓ ↓
http://kokodane.com/2013_kiso09.htm


彼女は2つの資料で

この作業を毎回行っていたので

該当する部分が全体の3分の1

であったことから実質的にこの事務作業が

該当分の効率化を果たしたということです。



その後、EXCELでの効率化を実感した

彼女から質問攻めにあったことは

いうまでもありません(笑)



| EXCEL活用術 | 14:52 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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