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思い込みのムダ?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

昨日から関西地方は大寒波で

沖縄でも116年ぶりに雪
(ただしくはみぞれだったようです)が

観測されましたね。

東京でもこの冬一番の冷え込み
(でもこれが本来の「冬」なんですよね。苦笑)

夫は自宅に帰ってくるなり

「外は冷蔵庫」と呟いていました。

さて、最近お客様への提案で

研修を行うことになりました。

新人事務員さんに

「気配り」が出来るようになって欲しい

との要望でした。

一見すると、接遇研修とかマナー研修

と感じるのですが、

依頼者の方に質問を繰り返すと

実は新入社員が、

●受け身で困る
●仕事のスケジュール管理が出来ていない
●先に仕事の段取りを済ませて欲しい


というような悩みがあったそうです。

そこで私が提案したのは

『問題意識』と『整理整頓』

を盛り込んだ研修でした。

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■ 3つのムダ
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研修では

●ムダの定義とは
●3つのムダとは
●ムダの見つけ方
●ムダの判断基準
●シンプルに効率化するには
●思考・モノ・情報の整理整頓
●効率化の工夫とは


というお話しを事例を紹介しながら

一緒に見つけるワークも行います。

最後にムダを見つけたら改善が出来る

ということで、

「明日から出来る改善」を1つ

発表して頂きます。

特に「3つのムダ」

【時間のムダ】
【コストのムダ】
【思い込みのムダ】


の話しでは、事例を使い、

従業員の方に

どんなムダが発生しているのか

質問し、答えて頂きます。

中でも

【思い込みのムダ】には

時間のムダもコストのムダも発生し

一番大きなムダになりやすいことを

理解して頂けたようです。(^.^)

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■ 思い込みのムダは、「?」がない
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思い込みってどんなことがあるのでしょうか。

*この席の配置は会社が決めたこと
 変えてはいけない

*このファイルを使うって決まっている

*システムを変えれば効率化できる

*マニュアルはBOOKでないといけない

*この仕事は私の仕事


などなど・・・・

・昔からの流れ、

・先輩から引き継いだから

・初めからそうだった


など理由も様々。

この「思い込みを無くす」

ことに一つ有効な方法があります。

それは

「なぜこのようにしているのですか?」


と質問することです。

今までやって来た事には

必ず意味があります。


その意味を知ることで

本来の『目的』が見えてくる
のです。

目的さえ見えたら、

方法はどんな方法でもよく

それがより

カンタンで

効果があり

誰でもデキる


なら最高です(^.^)♪


研修を受けた新入社員の方からも

こんなメッセージを頂きました。

「昨日の研修の中で
(・・・一部割愛・・・)
自分自身の行動を見直す
良い機会となりました。

また、「思い込みのムダ」という考え方は、
今までの考え方になく、新しい視点から
物事を考えることが出来ました。
丁寧で分かりやすいご指導、
本当にありがとうございました。」



改善は、

「あっコレってムダなんじゃない?」

って気づくことから始まるんですよね。

3つのムダ


| ムダの着眼・コスト削減 | 09:25 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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コスト削減は100%利益!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

最近やたらと連休多いですね。

休みがあるのは従業員にとって

良い事なのですが、

経営者にとってはどうか?

売上が伸びつつ、

休みがあるのは良いですが、

踏ん張り時には、

厳しい人件費と稼働率の差。。

悩ましい所でもありますね-_-b

さて、

昨日は、毎月恒例の

事務効率化に感心のある方が

集まる勉強会

「事務カフェ」に参加して

きました♫

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■数百万の利益UP!
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今回面白かったのは、

お互いの改善事例での効率化による

利益UPの内容を発表し合う

と、いうもの。

事務改善って「売上UP」より

インパクトがないようなのですが

実は、人件費、販管費の

コスト削減に貢献しますから

削減したコストだけ100%利益

はね返ってくる改善なんですよね♫



●3人位で行っていた事務
アウトソーシングに切り替えたら
年間約600万円のコスト削減


とか

●ネット販売やイベントを開催
している会社様、
事務作業をクラウドの仕組みにし、
アウトソーシングする事で
事務所家賃も不要になり、
人件費も削減
年間約400万円のコスト削減

経営者は全国へ飛び回れるようになった


とか

実に色んなお話しが出ます。

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■記憶ではなく記録を!
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中小企業の事務って、

長年勤めている人がいたら

「この人が辞めたら困る」


と、経営者すら思い込んでるコトが

あります。

案外、

属人的に業務を行なっているから

なんですよね。

全てはその方の「記憶」が頼りに

なっているのです。

これ を「記録」に変える事で

改善が始まります。

それが、

マニュアルであったり、

モノの置き場所や

ラベル表示だったり


動作さえも動画で取ってみたり、

とにかく、属人的なものを

書き出す、吐き出すを

してみると、

イキナリ見えていなかった世界が

スッキリ見えはじめ、

ムダが見えはじめるのです。

このムダを省いていくと、

人件費や地代家賃、消耗品など

コスト削減されていく
のです。

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■自分のためのメモ?!
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「事務カフェ」の参加者の方から

こんな話しが飛び出しました。

「会計はシステムに入力して、
売上は販売管理のシステムに入力して
それとは別にシステム入力が
間に合わないからと、
経営資料エクセル表を作り、
最後には、自分のメモ用の資料まで
作っている。。。」




入力のタイミングや

システム活用するだけで

改善されるのに、

そこに気づかず、多くは

自分の仕事を自分でどんどん

増やしていっているのです。

話しをしていて、私自身も

ハッ!としました。

正確性だけに目が行きすぎ、

事前資料、事後資料作成を

しすぎていないだろうか?


よりリアルタイムに、一元管理に

近く事を考える必要があるな。と、


ここで、同じく、「ハッ!」と

思ったあなた。

自分の為のメモや

その資料作成業務、


なぜいるのか?

本当にいるのか?

やめれないか?


一度考えてみては

いかがだろうか。

| ムダの着眼・コスト削減 | 16:07 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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大切なモノを磨く!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先日、長野県の上高地へ

一人旅をしてまいりました(^.^)

実は一人旅は人生初でして、
(※出張は除く)

たった一人リュックを背負って

上高地へ!(散策程度です)

12周年を迎え、新たな挑戦。

今までしていなかったことに

もっとチャレンジしていきたいと

思います(^.^)♪

そして、まずは

自然あふれる上高地へ。
(虫は嫌いですが、自然の中で
自分が洗われるようなあの感覚が
好きなのです)

でも昔なら女性が一人で山に入る

なんて、「自殺?!」と思われ、

止められるなんてことが

あったようですよ。

『山ガール』人気に感謝♪
(さしずめ私は山オンナ位?(笑))

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■古きをたずねて・・・
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さて、そんな上高地一人旅の翌日

実は長野の友人にお願いして

長野県須坂市の古い町並みを

散策するのにガイドを

お願いしました。

須坂市・・・

あまり聞き覚えの無い土地

友人の地元という事で

興味を持つことさえなければ

行っていなかったかも

知れません。

ですが、歩いてみるとビックリ♪

京都や奈良、金沢などもそうですが

須坂の歴史ある街並みも

現代と上手く融合した形を

つくっていました。

●古民家を利用したカフェ
古民家カフェ

●カフェや雑貨屋などをしながら
ワークショップなど開催するスペースを
貸している建物はたくさんありました。

<ヤンネ>さん
この日はクラフト教室など2つほど
開催されていました。
ヤンネ

<重要文化財の元病院跡>
座禅会なんてピッタリです(^.^)
重要文化財

●古くからの職業を畳んでしまった所を
再利用していた所も

<枠屋>さん
元、表具屋(建具屋)さんの建物を
再利用し、「居酒屋」へ
表具屋再生

とにかく

重要文化財だらけです。笑。

「塩屋」さんというお味噌屋さんでは
店舗で申し込むと、味噌蔵見学が
出来ました。
※ここもやはり重要文化財
塩屋さん

中には大きな樽が・・・
※樽の発酵を肌で感じてみました。笑。
樽

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■大切な物を磨く!
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散策して感じたコトは、

古き良きものを活かしている

と言うこと。

丈夫に作られた建物

磨きあげられた柱

木造の建物は

年数とともに飴色に変化


そして中に入るとその外観との

ギャップや融合を楽しめます。

いつも「整理整頓」

声高に話していますが、

一緒に散策した友人が

断捨離、片付け、などを
学んでこられた方で、

こんな話を聞きました。

「いくら不要な物を捨てようと
思っても、『これはいる。
アレもいる。』となるんですよ」

「そこで、ペットボトル1つ、
ペン1つも『ずっと置いておきたい
大切なものなんですよね』と
1つ1つ、丁寧に磨きあげて行きます。
時間がかかってもするんです。」

「そうすると、『そこまでしなくてもイイ
捨てます。』と捨てられるように
なるようです。
今、そのような方法が注目されて
いるのですよ」


目からウロコです!!

なるほど

取って置きたいものは、
その人の大切なもの!

納得です。

※ちなみに、この話のそもそも発祥の方
伊藤勇司さんとおっしゃる方で
こちらのブログで、その内容を
分かりやすく解説されておられます
http://s.ameblo.jp/room-serapy/entry-12075478821.html

建物だって、モノだって、

大切ならば磨きあげるほどの

気持ちがあるはず。


あの須坂の古民家からも

そんな大切にする気持ちが

伝わってきました。

あなたの周りには、

使ってもなく、磨いてもいない
大切なモノはないですか?




| ムダの着眼・コスト削減 | 19:43 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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便秘はスッキリさせるに限る!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

昨日の東京の夕方のどしゃ降りは

凄かったですね~

今朝も朝から雨でずぶぬれになった方も

多いのでは?

ちなみに私は大きな傘を

持って出たものの

ほとんど差さずに済みました。
(結構ツイてる♪)

でも雨も季節のうちってこと

雨が降らないと作物育ちませんしね。

ありがたや~です。

本日はちょっと私事なおはなし

我が家の片づけについての一コマです(^.^)
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■「それ捨てたら、
  目指すはお寺?!(笑)」
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我が家は、片づけ下手な私が

デキるだけラクにキレイに

暮らせるように

あまり家具や

電化製品を増やしません。

夫婦二人だからと言うのも

ありますが。。

先日、友人に

「今度、長年使っていた
本棚(食器棚兼備品棚兼テレビ台
として活躍)とリビングの小さなテーブル
を捨てることにしたんです」


と話した所、

私の自宅に何度か来た事が

ある彼女は

「えっ!すえさんの家、
その二つなかったらほとんど
何もなくない?
お寺を目指してる?!(笑)」


と言うメッセージ。

ホント、

この二つがないと、

家具はソファーと

食卓テーブルしかない。(≧▽≦)

でも大丈夫です。

代わりの家具を購入することに

なっていますから(^.^)

友人も「なーーんだ!」と一言

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■買い替え時期だけど年1個
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ちなみに我が家の家具や

電化製品はほとんど

私が一人暮らしをしていた時から

のものを使用しており

すでに15年程度経過・・・

そろそろ買い替え時?!

でも案外丈夫なので、

年に1個。

昨年は洗濯機を購入。

今年はリビングの棚

来年あたりに冷蔵庫かな~

年に1個ずつ

それ以上は買わないのは、

モノを買うより旅行に行きたい!から(^.^)

モノを買うより美味しい食事が
したいから。

そんな長年愛用のモノ達との

感謝と別れ。そして新しい出会い。

そんな時期にビックリするのが

新規の契約が入ってきたりすること。

まあ、たまたまな事もあるのでしょうが

これがなかなかでして。

大きな家具に限らず、

使っていないものを

スッキリ処分した後には

新たな何か

「ご縁」「仕事」「モノ」が入ってきたり

するのです。

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■便秘はスッキリさせるに限る!
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風水?暦?よくはワカラナイですが

何しろ、必要なモノに囲まれている

というのは、

いつも使う(いつも感謝)

いつもキレイにする
(余計なホコリが付かない)

という事でもあるから

空気が良く、気持ちが良い!

仕事が詰ってきたり、

逆に減ってきたり、

人とのコミュニケーションに行き詰ったり

そんな時、私は片付け始めるのです(^.^)♪

何か不要なモノが溜まってると

色んな循環が上手くいかない。

これ、便秘と似ています(笑)

不要なもの、余分なものを片づけ

スッキリさせると

キレイに循環するのですよね(^.^)♪

そして今回は

こんな仲間が新たに届く!

楽しみだーー!!

キャビネット
※こちらで購入しました。
(ここが一番安くて安心できそうだった)
 ↓ ↓
e住まいるスタイル キャビネット>ガルト>エフィー より


| ムダの着眼・コスト削減 | 19:33 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「自分がしなくちゃ!」症候群

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先週は1週間出張続きでした。

よく

「移動疲れませんか?」

と聞かれますが、

体力的には少し疲れることも

ありますが、

気持ち的には小旅行気分にもなり

車窓からの風景を楽しむ方なので

楽しんでいます♪

さて、先日ちょっとした訪問先の

従業員さんとのやりとりで

こんな事を感じました。

「助けてとお願いしますが言えない人」

です。

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■後で、私がします?!
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先日、お客様の会社で

従業員全員でイベントの

準備をされていた

会社様がありました。

準備段階を見学していて

気になった点は私は横で

どんどん質問していきます。

「コレはなぜここに置いているのですか?」

「今、何をしようとしていますか?」

など。

モノの置き場の意味、


段取りの現状

など確認する為です。

そこで来場されるお客様への

案内表示板(外に設置するもの)が

数十枚あり、

一人の方がその表示板を何やら

数えています。

「用意される枚数を数えているのですか?」

と聞いてみると、

「いえ、案内の矢印の方向が3種あり
それぞれをまとめておいた方が良い
と思うのですが、数が多くて・・・」


とのこと。

「でも、明日の準備ですし、今数を数えるなら
まとめておいた方が良いですよ」


と私。。。

すると、準備に焦っていたのか、

「後で私がします!」
と、

案内板が入ったダンボールを

脇に置こうとしました。

すると、先輩らしき方が

「今、人が居るから手分けして
並べよう!」


と一言。

周りを見渡すと、明らかに

手が空いてる方もいました。

結果、数分の作業で済みました。

コレを一人でしていたら、

15分程度かかっていたでしょう。

また、その案内板を会場に

持って行く作業も増えます。

、、、。

さて、「後で私がします!」

と言ってしまう状況、

ご経験ないですか?

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■後で、私がします?!

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責任感が空回り、、。

「自分がしなくちゃ!」症候群

この状態をそう名付ける事に

しました。

責任感があるのは良い事です。

しかし、

誰かに言われた事を

「自分の仕事」とすぐに反応

しすぎていないでしょうか?

言われた内容は

「今、分けて、準備しておきましょう」

であって

「⚫︎⚫︎さんが分けて下さい」では

ありませんでした。

相手が言った言葉の【目的】さえ

達成すれば良いのです。

それがより、効果的でより効率的

であることが大切です。

誰がやっても良いのです!

自分がしなくちゃ!

と勝手に思い込み、

仕事を自分で増やす人、

他の人の仕事を奪ってるだけ

かも知れませんよ(^^)

それで残業していて

ストレス抱えていませんか?

あなたでなくても、

誰がしても良い仕事、

勝手に思い込んで

抱えていませんか?

あなたに伝えられた仕事や作業、

あなたに依頼があったのか?

誰がしても良いのか?

言われた内容をしっかり聞くと

分かります。

そして、周りを見渡しましょう!(^^)

| ムダの着眼・コスト削減 | 08:20 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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