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小言がなくなる片づけ方!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

5月も残り3日となりましたね。

先日、久しぶりに勉強会で知り合った

友人たちとの飲み会に参加してきましたが

なんと40代の大学生が二人!

お二人ともお仕事をしながら通信制を

受講されているのですが、

いつまでも向上心高く、学ぶ姿勢に

感銘を受けました。

ちなみに私も6月はKintone講座を受ける予定。

どんなことが出来るのか?を

その構成、作り方、使い方をより理解することで

思い描くデザインを伝えることが出来るように

思うからです(^.^)

日々学ぶことは多いですが、

腰を据えて学ぶタイミングが必要な時も

ありますね♪

最近何か学んでいることありますか?

さて、

様々な場面で「整理整頓」の話を

してきていますが、

今日は、先日自宅で起こった変化について

お話ししたいと思います。

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■ 小言を言わなくてもキレイまま
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自宅の洗面台、

私は鏡を中心に、

左に歯ブラシや歯磨き粉、

うがい薬などを配置し、

右に化粧道具を置くように

しています。

ですが、なぜか夫が洗面台を

使った後は、歯磨き粉が右にある・・・

何度言っても、右にあったり、

左にあっても、なんだか物が

バラバラに置かれた雑多な感じになります。

こんな感じ
 ↓
洗面1

先日、ちょっと片づけ意識が

高まったタイミングで、

・洗面用具を置くトレー
・歯ブラシ立て、
・コップ


のセットをネットで購入♪

早速セットしました。
2jpg.jpg

うん。美しくなった(^.^)♪

自己満足していたのですが、

1日経って気づきました。

あれ?キレイなままだ!!!

そうなんです。

このセットにした途端に、

夫が物をあちこちに置かなくなりました
(※すぐにあちこちに置くのです(笑))

それは、

●置き場

●統一感

●美しさ

の3つなのではないだろうか?

様々な工夫をして

文具でも100円均一も活用

したりしていましたが、

・トレーによるモノの置き場決め
・配色による統一感
・全体のバランスの美しさ

これによる効果なのではないでしょうか。

あまりコストをかけずにする工夫を

伝えてきましたが、

この変化を見て、考えが変わりました♪

それをキープしようとするには

置き場決めだけでなく

「統一感・美しさ」も大切な要素なのだな!と。

そうすることで、

小言を毎回言わなくても

行動を促せる整理整頓が出来るのです。

さて、次は何を片づけようか?と

楽しみになってきました(^.^)♪

| 改善の事例 | 09:31 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「図解」で迷わない駅?!

あけましておめでとうございます!

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)♫

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

あっと言う間に正月三が日が過ぎ、

今日から弊社は仕事初めです。

そんな冬季休暇で挨拶回りをする為

電車を乗り継いでいる時に

見つけた駅の「改善」をご紹介!

『図解』を駆使したその改善とは?

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■図解で「すぐわかる」化
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駅で電車を乗り換えようとする時、

よく海外からの観光客の方が

目的の路線を探してホーム内や

通路で迷われてる姿を目にします。

駅のナンバリング、

路線の色分け
などの改善は

見られるものの、

まだまだ分かりにくい日本の

電車移動。

そんな中、駅の改修を機に

「見える化」にこだわった駅を発見!

それは、

東京で言う「山手線」にあたる

大阪「環状線」の【桃谷駅】

まず、改札を入ると

階段があり、左右に

「内回り」「外回り」で分かれます。

「鶴橋・京橋方面」
「天王寺・弁天町方面」

と書かれていても、

目的の駅名が書かれていないと

スグには判断できませんよね?

そこで、階段を登る前の壁に

こんな図解が表示されていました

桃谷駅図解

アナウンスの「●番線ホームに・・・」の

ホーム番号を真ん中に

1)対象駅を赤くし、

2)環状線の電車の進行方向を
矢印の向きで示し、

3)進行方向で反対側の電車より
近回りの駅を「白塗りの○」にし

4)英語表記でも記載


という看板です!

これなら、どちらのホームに登れば良いかが

スグに分かります!(^.^)

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■階段の登り降りも誘導
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次に、よく聞く駅のアナウンス

「左側通行にご協力ください~」

東京では、通路に駅員さんが立って

誘導していたりもしますね。

実はこの桃谷駅は

周辺の4校ほどある高校の

乗り降りがあり、朝はサラリーマンと

学生でごった返す駅でもあります。

最近で多いのは階段に描かれている

矢印マーク!

これでも分かるのですが、足元の

マークに気づかない時は

どうでしょうか?

矢印図

ふと見ると、階段の壁面にこんな

図が描かれていました。

壁面図

壁面図2

登っている人の図と

降りている人の図!


一目瞭然です!!

この図の書いてある側を同じような姿勢で

登り降りすれば良いということになります。

ここにアナウンスも入れれば

3種の方法で誘導することになりますよね。

「左側通行」と文字を書くより

子どもも、外国の方も、一目瞭然

分かり、行動を誘導してくれます(^.^)♪


常に改善!

より伝わるにはどうしたら良いのか?

そんな気持ちの伝わる駅の改善でした。

誰にでも分かるようにする!

という改善を考えた時、

「行動」を誘導できる改善

広く、ビジネスの場面でも有効です!

教え、説く!が主体ではなく、

行動がひと目で誘導できる。

そんな改善を目指していきたいものです!

| 改善の事例 | 08:08 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ホワイトボードでコミュニケーション♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

週末は出張で関西へ。

その帰りに実家に寄ってきました。

ほんの半年ほどの間に

街には新旧店舗が入れ替わり

昔の街並みがどんどん変わって

人で賑わう様子は嬉しくもあり

様変わりしている様子に寂しくもあり・・・

でも人が居ると街が「生きているな~」と

実感もできますね(^.^)♪

さて、あなたの職場は、

生き生きしていますか?

上司、部下、同僚・・・

コミュニケーション取れていますか?

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■ホワイトボードで「見える化」
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最近、コミュニケーション不足の会社様を

よく見かけます。

かくいう私もコミュニケーションが得意と

言うワケでもなく、専門家ではないので

その改善が後回しになることも・・・

ですがコミュニケーションさえ

上手くいけば、小手先の改善よりも

断然上手くいくことは多いのですよね(^.^)

先日、「もう辞めたい」と言っていた

事務員さん(アユミさん(仮名))が居ました。

話を聞いていると、

残業や仕事の内容というよりも

その自分の状況を職場の周りの人が

理解してもらえない環境に

ストレスを感じていたようです。

そんなアユミさん(仮名)、

とある勉強会に参加した際に

ホワイトボードに見える化して

残業が減ったという事例を見、

何かひらめいたようで、

翌日から、同僚にも伝えて

ホワイトボードに

その日に行う業務タスクをお互いに

書き出したのです。

使用したのは、
ホワイトボードはA3サイズの縦書きタイプ

ホワイトボード


2名の事務メンバーで

ボードの真ん中へ線を引き、

左へアユミさん(仮名)のタスク

右へサトミさん(仮名)のタスク


本来、自分自身では今日する仕事は

分かっていて、

パソコンへ付箋を貼ったり、

メモ書きしたり工夫しています

でも敢えて、お互いの仕事を

「見える」ようにしたら・・・

何が起きたかと言うと、

声のかけ合い、助け合い

でした。

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■相手の状況が気になる
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タスク管理が見える化すると

相手の状況を把握できます。

そうすると

「あっ今日はサトミさんが
仕事量多そうだな」


「今日はアユミさんの手が
空いてそう!」


と、気づきます。

次に声かけが始まります。

「私、今日は分量少なくてスグに
終わるから●●の仕事手伝ますよ」

「じゃ、●時くらいに資料が来るので
頼めますか?」


別に、●時に来るとか細かいことまで

ホワイトボードに書く必要ないのです。

それは別途「予定表」という共有の

資料で確認できます。

コミュニケーションを取ることが

目的だから、

「会話」のキャッチボールの

キッカケが必要なのです。

Excelの予定表の数字を眺めたり

予定内容を見たり・・・

それぞれが勝手に確認できる

効率化、情報共有も大事だけど

あえて、ホワイトボードに書きだす

予定表以外の仕事も・・・

そんな見える化の工夫が

職場の空気を変えました。

アユミさん(仮名)からはその後

「辞めます」という言葉は

聞いていません。

自分の業務と人の業務の分量

をアナログな方式で「見える化」

することって、改めて「比較してみる」

ことが出来るんですね(^.^)


| 改善の事例 | 08:47 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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業務進捗管理を考えた「棚整理」とは

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

Blogを長い間休眠にしてしまい

申し訳ありませんでした。

マルチタスクで仕事を行うことが

平気な私も新規案件が重なると

左脳と右脳がフル活動・・・

もともと文章を書くのが苦手な私は

そのパワーを保てずお休みに

なってしまった次第です。(^^;

さて、そんな休眠中の間も

様々な難題と対決しておりましたが

今日は、最近引合いの多い

「書類整理」の方法!として

事例を一つご紹介いたします(^.^)

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■月660分の「探す」時間?
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とある会社にお勤めのAさん、

業務は「営業」そして管理職

書類の整理整頓の要望で

その会社へ訪問した私は

Aさんの使用している棚を拝見して

質問しました。

「言われて10秒で書類が出ますか?」

Aさんの答えは「NO」

でも1分以内では出ます!との事

本当にそうでしょうか?

ちなみにAさんが使用している棚は

こんな状況でした。

資料棚
※他には、必要資料が同じように引き出し棚の中に
平置きに・・・


Aさんの使用していた棚は机の近くに

2つの引き出し、

遠くの棚にも一部必要書類が・・・

さて先ほどのAさんへの質問

「本当にすべて1分以内に出せますか?」

その反応は、、、

結果、30分探すこともある。

と言う答えが聞けました。

さて、その他の「探す時間」も加味して

例えば、1日30分探す時間を取っていたとしたら


・・・30分×22日=660分 です!

11時間になるんですねーー。

これがなくなると、

1日分程度の休日が取れますよね(^.^)

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■「スグわかる」棚整理
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と、いうことで早速棚整理開始!

(ちなみに、最終的に棚まで変えたのですが
今回は、現状あるものを使用しつつ
書類整理した場合でお話しします)

順番は次のとおり

整理整頓手順

●「全部出す!」

棚の中身を全部出します。
空っぽの棚

●「分ける」

次に、中にあった書類や備品で

必要なもの、不要なもの、わからないもの

に分けます。

わからないものは、

・法的保管ルール
・社内的保管ルール
・使用頻度


を確認して、不要と判断したものは

「不要」へ分けます。

●「捨てる」もしくは「減らす」

次に捨てられるものは「廃棄」
(※機密文書の廃棄の取り扱いには
気をつけて、シュレッダーや溶解BOX※1を
活用しましょう)

※1・・・溶解BOXには1000円前後~2000前後まで
最近では多くの業者が取り扱っています。
コストだけでなく
セキュリティ意識のしっかりした業者を選びましょう。

「また使うかも知れない」と言うものは

一旦保管することとしましょう!

●「収める」

次に書類を「平置き」ではなく

「縦置き」にして収めましょう!

縦置きには、工夫が必要です

ファイリングするほどでもない書類・・・

はクリアフォルダで、

1案件ごとにまとめる

ブックエンドやBOXを使って

立てることも可能です

そして次が大切!!!

収めるには『置き場』意識が必要です。

私がおススメしているのは

「業務フロー」「進捗管理」の

置き場決め!

どんな進捗で案件数はどのくらい

動いているのか?

Excelで一生懸命表にして入力している

姿が目に浮かびますが、

一つの事務所、ワンフロアくらいの会社様

であれば、「棚管理」だけでも十分

確認デキるのです!

そして最後に

●「見える」化

ラベルを貼ったり、

縦置きすることで一気に

「見える化」が進みます。

それも先ほどお伝えしたように

業務フローや進捗を合わせた

「置き場決め」をするだけで

見える化の効果がグンと上がります!

そうしてできたAさんの引き出し棚は

このようになりました

Aさんの引き出し

分かりますでしょうか?

Aさんは「営業職」

ということは、「営業中」の案件書類を

多く手にして仕事
をします。

営業から契約に至れば

「○○中」・・・例えば進行中とか?
(もっと分かりやすいタイトルにしましたが
守秘義務範囲で隠しました)

最後に「見込み客」です

写真の矢印の動きでわかるように

右から左へ書類自体を

動かす
ことで、

「その案件の進捗状況」

「その業務の案件数」

が一目瞭然となるのです。

ちなみに、書類がただ立っているだけに

見えているかも知れませんが

この書類は1案件ごとに

クリアフォルダやファイルでまとめ

全てに顧客名がラベルされていますので

件数が数えられるという仕組みです。

なお、Aさんが引き出し棚の

向かって右側に棚を背にして座っていた
ので

右から左へのフローになったワケです。


このように

書類の整理整頓って、

単純に「捨てる」

「見やすくする」ではなく

「業務フロー」や「使用頻度」などを

理解して「置き場決め」

することで

よりその効果をUPすることが出来ます!

その後Aさんは

1秒程度で書類が出るようになったのだとか(^.^)

皆さんも是非、ご活用下さいね。

| 改善の事例 | 09:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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業務フローを「見える化」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

また台風が近づいているようですね。

秋の行楽シーズンですが、

台風で延期や中止も多そうです。

例に漏れず私も休日を使って

トレッキング(ほぼ散歩)を計画中。

早く台風が過ぎ去りますように・・・

さて、今日は先日依頼を受けた

「業務フローの確認とマニュアル化」

お客様より了解を得ましたので

今回、事例として

ご紹介させて頂きます(^.^)♪

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■模造紙と付箋とマジック
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今回のご相談者は、

司法書士事務所のA先生(仮名)

からでした。

こんなことに悩まれておりました。

「新しく人を雇いたいのだけれど、
一人でやって来て、マニュアルも何も
無い状況・・・。
指導する時間もなかなか取りにくく
どのように教えていくと良いか
困っています」


そこで私が提案させて頂いたのは

「業務フローを新人さんと先生と
私で作成、見える化しましょう!」

と言う事。

必要なのは、

模造紙と付箋とマジック!

それでスッキリ分かるのです。

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■「見える化」は過程から!
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最初に何を始めるかを説明したあと

始めて行きます。

取り決めは3つ

1)A先生が行っている業務を話し、

2)B子(仮名)さんがそれを付箋に書き、

3)私が不明点を質問しながら、貼る


4つの業務フローを完成させたい!

との事でしたが、

一番わかりづらかった

「成年後見」という業務フローが

90分でこのように完成しました

成年後見業務フロー

進め方、貼り方は次のとおり

1)一番上の付箋は、向かって左から右へ
 大カテゴリーの業務フローを書き出します


2)そのカテゴリーごとの業務の手順を
 それぞれのカテゴリ付箋の下へ(上から下へ)
 書き出していきます。

3)枝葉で分かれる内容は付箋の色を変え
 分かりやすくします

4)作業の際に使うツールを確認します
 (EXCEL?Word?システム?)


5)必要書類は「原本」なのか「コピー」なのか?
 その部数も確認し、付箋に記入します
 (※写真では赤ペンで「原1」と書かれたもの)

6)最後に、「先生でないと行ってはいけない業務」
 に印をつけて頂きます


以上をどんどん

先生に質問をしながら聞き出します。

そのうち、B子さんも質問を始めます。

「それって、先日作業したあの操作の
ことでしょうか?」

「そうだよ」

なんて会話が飛び交います。

手書きを行うので、

漢字の間違いにも気づきます。
(※似たような言葉で
まったく意味の違うものは
漢字を聞くことで理解できます)

この業務フローが完成した時には

B子さんはすでに

業務の全体を把握すること出来ています。

なにせ

●耳で聞き

●手で書いて

●口に出し

●目で見ている


のですから

5感の内の4感を使っています。

単に出来上がった

マニュアルを見せられるよりも

この短時間での作成が

B子さんの理解度を深めます。

それは、一緒にその

進捗を仮想体験するのと

同じなのですから(^.^)

A先生も、業務を伝えながら

再認識したことや

もっと効率化した方が良いことや

B子さんに何を依頼したら良いか?

が見えた!と喜ばれておりました。

マニュアル化には1ヶ月かかりますか?

もちろん、細かい作業工程などの

マニュアル化をするには

1ヶ月~2ヶ月をかけることもあります

しかし、カンタンな手順は

この90分で十分情報共有できるのです!

気合いを入れてマニュアル化を

進める前に、一度

業務フローをみんなで

書きだしてみませんか?

「見える化」すると、

人によっての手順の違い

二度手間

非効率


まで見えてきますよ(^.^)♪


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