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お賽銭箱とお賽銭

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

12月に入り、東京も一段と冬らしく

なってきました。(寒さも街の風景も)

先日東京では酉の市がありました。
熊手

多くの露店で、威勢よく手締めして

「縁起熊手」を売る祭の賑わいは、

年末の風物詩で、

11月の酉の日に行われますが、

酉の日は12日ごとに巡ってくるので、

11月に3度行われる年もあり、

1度目を「一の酉」、2度目を「二の酉」、

3度目を「三の酉」と言うそうです。

さて、そんな酉の市も、

関西出身で「えべっさん」文化な私は

毎年すっかり忘れており、

ニュースで知るだけです。(^^;

とは言え、まったく不信心なワケではなく

有名な神社や仏閣を巡ったり、

自宅近くのお寺や神社にお参りすることも

あります。

そんなお寺や神社を見ていて

気付いた改善事例がありました。

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■お供えしたい気持ちを汲み取る
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神社やお寺で見かける

お賽銭箱

賽銭箱

神社やお寺で祈願をするとき、

またはそのお礼をするときに奉納するお金

を収める箱ですが、

時折、石の上や

池の中、銅像の足元に

お賽銭が置かれているのを

見かけます。
池のお賽銭


足元のお賽銭

願掛けの意味合いがあったり、

銅像への奉納の意味を込めていたり

様々ですが、

剥きだしに置かれたお賽銭の

回収や管理にはやはり問題が

いくつかあります。

池を掃除する必要が出ますし、

銅像の足元などは、

盗難にも会いやすいですし

防犯としても良くないですね。

ですが、参拝し、お賽銭を収める所が

きちんと用意されているのに

なぜか、指定しない所にお賽銭が

置かれ続ける・・・


そうであれば、そこにお賽銭箱を

設置した方が良いのではないでしょうか?

そこで手を合わせ、「お供えしたい」

のですから・・・

散歩コースにもなっている

自宅近くのお寺でも

同じような現象があり、

本堂から離れた、

門の近くに設置された銅像前には

お賽銭やお供えのたべものが

常に置かれていました。

しかし、先日いつものように

参拝すると、銅像の前に

立派な灯篭型のお賽銭入れが

設置されていました。
(これはまた立派過ぎるような
気もしましたが、小さな賽銭箱だと
盗難被害に会いやすい為
これにしたのでしょう)

お賽銭箱

このお賽銭を入れる灯篭が

出来てから、銅像の足元の散らばった

お賽銭は無くなりました。

気持ちがダイレクトに伝わるように

そこに「置きたい」気持ち

汲み取った改善だと思います。

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■行動を誘導する
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そこで自分の机の上を思い出して

下さい。

机の上に、同僚や部下、上司からの

メモや資料、自分の仕事の書類が

たくさん置かれていませんか?

仕事を始めようとする時にその

書類やメモを避けながら行って

いないでしょうか?

「早く見てほしい」

「報告しなくては」

そんな思いで置かれている

様々なメモや書類、、、

置きたい気持ちを汲み取って、

先に「置き場」を決めておく

ことが必要です。

BOXやトレーなどの設置が必要ですね。

ですがもう一つ必要です。

「何の置き場か」を伝えることが

大切です!

緊急なものとそうでないものであったり

連絡書類なのか決裁依頼書類なのか

など、

置き場決めと何を入れるかで

そこに置くという行動を誘導

することが大切です。

先ほどの灯篭型のお賽銭箱

などは、「お賽銭」と書かれていなければ

ただの灯篭に見えますので

気付かずやはり銅像の足元に

お賽銭を置く方も居るかも知れません。

行動を誘導するには分かりやすく

伝える工夫が大切ですね(^.^)♪

| 改善の事例 | 09:34 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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小言がなくなる片づけ方!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

5月も残り3日となりましたね。

先日、久しぶりに勉強会で知り合った

友人たちとの飲み会に参加してきましたが

なんと40代の大学生が二人!

お二人ともお仕事をしながら通信制を

受講されているのですが、

いつまでも向上心高く、学ぶ姿勢に

感銘を受けました。

ちなみに私も6月はKintone講座を受ける予定。

どんなことが出来るのか?を

その構成、作り方、使い方をより理解することで

思い描くデザインを伝えることが出来るように

思うからです(^.^)

日々学ぶことは多いですが、

腰を据えて学ぶタイミングが必要な時も

ありますね♪

最近何か学んでいることありますか?

さて、

様々な場面で「整理整頓」の話を

してきていますが、

今日は、先日自宅で起こった変化について

お話ししたいと思います。

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■ 小言を言わなくてもキレイまま
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自宅の洗面台、

私は鏡を中心に、

左に歯ブラシや歯磨き粉、

うがい薬などを配置し、

右に化粧道具を置くように

しています。

ですが、なぜか夫が洗面台を

使った後は、歯磨き粉が右にある・・・

何度言っても、右にあったり、

左にあっても、なんだか物が

バラバラに置かれた雑多な感じになります。

こんな感じ
 ↓
洗面1

先日、ちょっと片づけ意識が

高まったタイミングで、

・洗面用具を置くトレー
・歯ブラシ立て、
・コップ


のセットをネットで購入♪

早速セットしました。
2jpg.jpg

うん。美しくなった(^.^)♪

自己満足していたのですが、

1日経って気づきました。

あれ?キレイなままだ!!!

そうなんです。

このセットにした途端に、

夫が物をあちこちに置かなくなりました
(※すぐにあちこちに置くのです(笑))

それは、

●置き場

●統一感

●美しさ

の3つなのではないだろうか?

様々な工夫をして

文具でも100円均一も活用

したりしていましたが、

・トレーによるモノの置き場決め
・配色による統一感
・全体のバランスの美しさ

これによる効果なのではないでしょうか。

あまりコストをかけずにする工夫を

伝えてきましたが、

この変化を見て、考えが変わりました♪

それをキープしようとするには

置き場決めだけでなく

「統一感・美しさ」も大切な要素なのだな!と。

そうすることで、

小言を毎回言わなくても

行動を促せる整理整頓が出来るのです。

さて、次は何を片づけようか?と

楽しみになってきました(^.^)♪

| 改善の事例 | 09:31 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「図解」で迷わない駅?!

あけましておめでとうございます!

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)♫

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

あっと言う間に正月三が日が過ぎ、

今日から弊社は仕事初めです。

そんな冬季休暇で挨拶回りをする為

電車を乗り継いでいる時に

見つけた駅の「改善」をご紹介!

『図解』を駆使したその改善とは?

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■図解で「すぐわかる」化
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駅で電車を乗り換えようとする時、

よく海外からの観光客の方が

目的の路線を探してホーム内や

通路で迷われてる姿を目にします。

駅のナンバリング、

路線の色分け
などの改善は

見られるものの、

まだまだ分かりにくい日本の

電車移動。

そんな中、駅の改修を機に

「見える化」にこだわった駅を発見!

それは、

東京で言う「山手線」にあたる

大阪「環状線」の【桃谷駅】

まず、改札を入ると

階段があり、左右に

「内回り」「外回り」で分かれます。

「鶴橋・京橋方面」
「天王寺・弁天町方面」

と書かれていても、

目的の駅名が書かれていないと

スグには判断できませんよね?

そこで、階段を登る前の壁に

こんな図解が表示されていました

桃谷駅図解

アナウンスの「●番線ホームに・・・」の

ホーム番号を真ん中に

1)対象駅を赤くし、

2)環状線の電車の進行方向を
矢印の向きで示し、

3)進行方向で反対側の電車より
近回りの駅を「白塗りの○」にし

4)英語表記でも記載


という看板です!

これなら、どちらのホームに登れば良いかが

スグに分かります!(^.^)

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■階段の登り降りも誘導
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次に、よく聞く駅のアナウンス

「左側通行にご協力ください~」

東京では、通路に駅員さんが立って

誘導していたりもしますね。

実はこの桃谷駅は

周辺の4校ほどある高校の

乗り降りがあり、朝はサラリーマンと

学生でごった返す駅でもあります。

最近で多いのは階段に描かれている

矢印マーク!

これでも分かるのですが、足元の

マークに気づかない時は

どうでしょうか?

矢印図

ふと見ると、階段の壁面にこんな

図が描かれていました。

壁面図

壁面図2

登っている人の図と

降りている人の図!


一目瞭然です!!

この図の書いてある側を同じような姿勢で

登り降りすれば良いということになります。

ここにアナウンスも入れれば

3種の方法で誘導することになりますよね。

「左側通行」と文字を書くより

子どもも、外国の方も、一目瞭然

分かり、行動を誘導してくれます(^.^)♪


常に改善!

より伝わるにはどうしたら良いのか?

そんな気持ちの伝わる駅の改善でした。

誰にでも分かるようにする!

という改善を考えた時、

「行動」を誘導できる改善

広く、ビジネスの場面でも有効です!

教え、説く!が主体ではなく、

行動がひと目で誘導できる。

そんな改善を目指していきたいものです!

| 改善の事例 | 08:08 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ホワイトボードでコミュニケーション♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

週末は出張で関西へ。

その帰りに実家に寄ってきました。

ほんの半年ほどの間に

街には新旧店舗が入れ替わり

昔の街並みがどんどん変わって

人で賑わう様子は嬉しくもあり

様変わりしている様子に寂しくもあり・・・

でも人が居ると街が「生きているな~」と

実感もできますね(^.^)♪

さて、あなたの職場は、

生き生きしていますか?

上司、部下、同僚・・・

コミュニケーション取れていますか?

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■ホワイトボードで「見える化」
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最近、コミュニケーション不足の会社様を

よく見かけます。

かくいう私もコミュニケーションが得意と

言うワケでもなく、専門家ではないので

その改善が後回しになることも・・・

ですがコミュニケーションさえ

上手くいけば、小手先の改善よりも

断然上手くいくことは多いのですよね(^.^)

先日、「もう辞めたい」と言っていた

事務員さん(アユミさん(仮名))が居ました。

話を聞いていると、

残業や仕事の内容というよりも

その自分の状況を職場の周りの人が

理解してもらえない環境に

ストレスを感じていたようです。

そんなアユミさん(仮名)、

とある勉強会に参加した際に

ホワイトボードに見える化して

残業が減ったという事例を見、

何かひらめいたようで、

翌日から、同僚にも伝えて

ホワイトボードに

その日に行う業務タスクをお互いに

書き出したのです。

使用したのは、
ホワイトボードはA3サイズの縦書きタイプ

ホワイトボード


2名の事務メンバーで

ボードの真ん中へ線を引き、

左へアユミさん(仮名)のタスク

右へサトミさん(仮名)のタスク


本来、自分自身では今日する仕事は

分かっていて、

パソコンへ付箋を貼ったり、

メモ書きしたり工夫しています

でも敢えて、お互いの仕事を

「見える」ようにしたら・・・

何が起きたかと言うと、

声のかけ合い、助け合い

でした。

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■相手の状況が気になる
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タスク管理が見える化すると

相手の状況を把握できます。

そうすると

「あっ今日はサトミさんが
仕事量多そうだな」


「今日はアユミさんの手が
空いてそう!」


と、気づきます。

次に声かけが始まります。

「私、今日は分量少なくてスグに
終わるから●●の仕事手伝ますよ」

「じゃ、●時くらいに資料が来るので
頼めますか?」


別に、●時に来るとか細かいことまで

ホワイトボードに書く必要ないのです。

それは別途「予定表」という共有の

資料で確認できます。

コミュニケーションを取ることが

目的だから、

「会話」のキャッチボールの

キッカケが必要なのです。

Excelの予定表の数字を眺めたり

予定内容を見たり・・・

それぞれが勝手に確認できる

効率化、情報共有も大事だけど

あえて、ホワイトボードに書きだす

予定表以外の仕事も・・・

そんな見える化の工夫が

職場の空気を変えました。

アユミさん(仮名)からはその後

「辞めます」という言葉は

聞いていません。

自分の業務と人の業務の分量

をアナログな方式で「見える化」

することって、改めて「比較してみる」

ことが出来るんですね(^.^)


| 改善の事例 | 08:47 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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業務進捗管理を考えた「棚整理」とは

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

Blogを長い間休眠にしてしまい

申し訳ありませんでした。

マルチタスクで仕事を行うことが

平気な私も新規案件が重なると

左脳と右脳がフル活動・・・

もともと文章を書くのが苦手な私は

そのパワーを保てずお休みに

なってしまった次第です。(^^;

さて、そんな休眠中の間も

様々な難題と対決しておりましたが

今日は、最近引合いの多い

「書類整理」の方法!として

事例を一つご紹介いたします(^.^)

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■月660分の「探す」時間?
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とある会社にお勤めのAさん、

業務は「営業」そして管理職

書類の整理整頓の要望で

その会社へ訪問した私は

Aさんの使用している棚を拝見して

質問しました。

「言われて10秒で書類が出ますか?」

Aさんの答えは「NO」

でも1分以内では出ます!との事

本当にそうでしょうか?

ちなみにAさんが使用している棚は

こんな状況でした。

資料棚
※他には、必要資料が同じように引き出し棚の中に
平置きに・・・


Aさんの使用していた棚は机の近くに

2つの引き出し、

遠くの棚にも一部必要書類が・・・

さて先ほどのAさんへの質問

「本当にすべて1分以内に出せますか?」

その反応は、、、

結果、30分探すこともある。

と言う答えが聞けました。

さて、その他の「探す時間」も加味して

例えば、1日30分探す時間を取っていたとしたら


・・・30分×22日=660分 です!

11時間になるんですねーー。

これがなくなると、

1日分程度の休日が取れますよね(^.^)

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■「スグわかる」棚整理
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と、いうことで早速棚整理開始!

(ちなみに、最終的に棚まで変えたのですが
今回は、現状あるものを使用しつつ
書類整理した場合でお話しします)

順番は次のとおり

整理整頓手順

●「全部出す!」

棚の中身を全部出します。
空っぽの棚

●「分ける」

次に、中にあった書類や備品で

必要なもの、不要なもの、わからないもの

に分けます。

わからないものは、

・法的保管ルール
・社内的保管ルール
・使用頻度


を確認して、不要と判断したものは

「不要」へ分けます。

●「捨てる」もしくは「減らす」

次に捨てられるものは「廃棄」
(※機密文書の廃棄の取り扱いには
気をつけて、シュレッダーや溶解BOX※1を
活用しましょう)

※1・・・溶解BOXには1000円前後~2000前後まで
最近では多くの業者が取り扱っています。
コストだけでなく
セキュリティ意識のしっかりした業者を選びましょう。

「また使うかも知れない」と言うものは

一旦保管することとしましょう!

●「収める」

次に書類を「平置き」ではなく

「縦置き」にして収めましょう!

縦置きには、工夫が必要です

ファイリングするほどでもない書類・・・

はクリアフォルダで、

1案件ごとにまとめる

ブックエンドやBOXを使って

立てることも可能です

そして次が大切!!!

収めるには『置き場』意識が必要です。

私がおススメしているのは

「業務フロー」「進捗管理」の

置き場決め!

どんな進捗で案件数はどのくらい

動いているのか?

Excelで一生懸命表にして入力している

姿が目に浮かびますが、

一つの事務所、ワンフロアくらいの会社様

であれば、「棚管理」だけでも十分

確認デキるのです!

そして最後に

●「見える」化

ラベルを貼ったり、

縦置きすることで一気に

「見える化」が進みます。

それも先ほどお伝えしたように

業務フローや進捗を合わせた

「置き場決め」をするだけで

見える化の効果がグンと上がります!

そうしてできたAさんの引き出し棚は

このようになりました

Aさんの引き出し

分かりますでしょうか?

Aさんは「営業職」

ということは、「営業中」の案件書類を

多く手にして仕事
をします。

営業から契約に至れば

「○○中」・・・例えば進行中とか?
(もっと分かりやすいタイトルにしましたが
守秘義務範囲で隠しました)

最後に「見込み客」です

写真の矢印の動きでわかるように

右から左へ書類自体を

動かす
ことで、

「その案件の進捗状況」

「その業務の案件数」

が一目瞭然となるのです。

ちなみに、書類がただ立っているだけに

見えているかも知れませんが

この書類は1案件ごとに

クリアフォルダやファイルでまとめ

全てに顧客名がラベルされていますので

件数が数えられるという仕組みです。

なお、Aさんが引き出し棚の

向かって右側に棚を背にして座っていた
ので

右から左へのフローになったワケです。


このように

書類の整理整頓って、

単純に「捨てる」

「見やすくする」ではなく

「業務フロー」や「使用頻度」などを

理解して「置き場決め」

することで

よりその効果をUPすることが出来ます!

その後Aさんは

1秒程度で書類が出るようになったのだとか(^.^)

皆さんも是非、ご活用下さいね。

| 改善の事例 | 09:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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