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見えにくい所を「見える化」する工夫とは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日の東京も暖かく、

過ごしやすい天気でしたね。

少し風が強かったですが、

休日のひと時、咲き始めた桜の木を

眺める方も増えてきたようです。

春本番ですね(^.^)♪

そんな行楽シーズンにすでに

突入している中、

旅をする時、どんな移動手段を

使うことが多いですか?

本日の週末金曜日は、

中でも「新幹線」の着目!

その新幹線の路線のうち、

『北陸新幹線』が行った

改善についてお話しいたします(^.^)♪

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■「見えない」を「見える」に変える工夫
--------------------------------

新幹線に乗る時に、

荷物を荷物棚に置くこと多いですよね。
(最近私はもっぱらリュックなので、
足元に置いていますが・・・)

で、荷物棚に荷物を置くとき、

小さめの手土産などを荷物棚に

置いて、忘れてしまった・・・

なんて経験ないでしょうか?

キャリケースなどはちゃんと

下ろしたのに、手土産が奥の方に

移動していて見えなかった・・・とか。

そう、荷物棚って、

奥の方が見えづらく、

小さなものだと忘れやすくなります。

そこで、北陸新幹線が

開通した時に、新車両に設けた

改善がこちら
(すでのご存知の方も
多いと思いますが・・)
  ↓ ↓

荷物棚のミラー

荷物棚にミラーを設置したのです!

これによって、

荷物の取り忘れがないか

確認するのが容易になります(^.^)/

ちなみに、東北新幹線でも同じように

採用されているようです。

これ、他の新幹線もぜひ採用してほしい

ですね。(してる所もあるのかな?)

最新の、のぞみの車両では、

停車駅が近づくと荷物棚が光る

ものも出てきたようですが、

「気づき忘れ」と「奥の確認」の両方が

できるようになるといいですね(^.^)/

職場でも同じように

「見えにくい場所」ってないでしょうか?

奥のものを見るのに

「鏡」を使うという工夫でできるかも

知れませんね(^.^)♪


巷に溢れる改善事例から、
あなたに役立つヒントをどんどん
得て、改善してみてくださいね。(^.^)/

では、また来週~!!


*****************

事務改善から入ったのに、
業務全体の改善になるのは何故か?
会社の業務フローで、事務は様々な
部署と絡みます。
事務から、会社全体の業務効率化や
生産性UPの改善ができるのです。
  ↓ ↓
お問い合わせへ

******************

| 改善の事例 | 08:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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毎回、イチイチ確認を「見える化」へ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^ ^)♪

最近、あたたかくなって、

花粉の飛散も増えているようですね。

マスク姿の方も増え、

電車の中で目をぐりぐり強めに

こすっている姿も見ます。

花粉症になると、大変ですね。

私はまだアレルギー性鼻炎程度

なので、なんとか抵抗しています(笑)

ですがほぼ年中マスクしています。
(風邪予防に。)

もう、これはクセですね(⌒-⌒; )

さて、本日週末金曜日は、

街で見かけるあのお店が

行っている改善事例をご紹介!

ーーーーーーーーーーーーーーーーー
◼︎イチイチ、毎回を「見える化」へ!
ーーーーーーーーーーーーーーーーー


仕事の移動中の合間の昼食を取る時や

あったい汁物が食べたい時、

私はお蕎麦屋さんやうどん屋さんに

駆け込むのですが、

そういった飲食店の一つに

ゆで太郎」という

チェーン店があります。

こういったチェーン展開している

お蕎麦屋さんやうどん屋さんって

食券を買って、
  ↓
食券を受付に渡して
  ↓
商品をもらって、席につく


そば



そんな流れなのですが、

この『食券受付に渡した時』

ほぼ毎回聞かれることがあります。
(食券の機械設定によっては聞かれない)

その一言とは、

「温かいお蕎麦(うどん)ですか?
冷たいお蕎麦(うどん)ですか?」

これ、毎回聞くようになっている習慣

当たり前のように聞かれていますが

毎回聞かずに「スグ分かる仕組み」

になっていれば、

そのほんの数秒を作業に取りかかれます。

そのほんの数秒 って、

お客様の来店数、チェーン店舗数

から考えていくと、

回転率の向上や人件費の削減にも

繋がる可能性が出てきます。

では、ゆで太郎さんが行っている

「仕組み」とは何なのか?

それは、コレ!!
  ↓ ↓
ゆで太郎

冷たいそばの時は、
左の青のクリップを。

温かいそばの時は、
右の赤のクリップを。

それぞれ食券に付けて、
渡すだけです。

お客様は並んで待っている間に

それを準備し、

順番が来たら渡すだけ!

一目瞭然の「仕組み化」です( ´ ▽ ` )ノ

仕組み化って言葉を聞くと、

なんだか大層なことのように感じたり

しそうですが。

こういった工夫によって、

より「判断」し考えなくても

行動が促さられたり、

それが自動的に行われるように

すること
を「仕組み」と言っています。

「食券に印字できるようにすれば
いいんじゃないか?」

そんな声も聞こえそうですが、

システムの修正、表示変更

をかけるよりも、

コストは最小限で、効果は同じ

なのですから、

この工夫で十分ではないでしょうか。

街の中には、見習える改善事例が

本当に溢れていますね。

あなたも街に出た時に、

「おっこれ改善事例だな!」

と改善探ししてみませんか?

業種業態、仕事内容は違っても

ヒントをいただけることが

ありますよ!

ポイントは情報をキャッチする

アンテナを張ることです( ´ ▽ ` )ノ

来週からのあなたの業務効率化の

ヒントになりますように♪

+++++++++++++++++
本日の高倉の格言
「良い事例は、あなたの先生
悪い事例は、あなたの鏡」

+++++++++++++++++

では、また来週~!!

****************
社内でお互いの仕事を客観視する
仕組みを作れば、自律的問題意識が
生まれる!!
そんな仕組みの作り方をお教えいたします
  ↓ ↓
お問い合わせへ
****************

| 改善の事例 | 07:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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コンビニ24時間営業から時間短縮へ!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

情報番組やネット上で、

セブン-イレブンのフランチャイズ店の

オーナーが、24時間営業を時短営業に

踏切り、本部の意向と対立したのをキッカケに

コンビニ営業の実情や問題点が

次々と浮彫りになり、

各コンビニチェーン本部は、

その改善に動き出しているようですね。
  ↓ ↓
「24時間営業」の将来は?
セブンイレブンの時短実験フランチャイズ店でも


そこで、本日の巷の改善事例は、

一緒に

「コンビニ24時間営業の
問題を改善するには?」

を考えたい(^.^)/

ご意見お待ちしております♪

----------------------------
■夜中に開いてるメリットは?
----------------------------


そもそもセブン-イレブンも

朝7時~夜11時まで空いてるコンビニで

セブン-イレブンじゃなかったけ?

じゃあ、24時間営業になったのはなぜ?

と調べてみると、

1975年6月、セブン-イレブンの
福島県郡山市・虎丸店


24時間営業を開始したのが

始まりのようですね。

ビジネス上、

「人のやっていないことをして
利益を出す」


という考えはアリですね。

個人医院ですら、敢えて

土日、祝日を開ける所も

あります。

しかし、コンビニ営業24時間が

当たり前になって40数年、

世の中の状況も大きく変化しています。

徹夜当たり前、残業当たり前の

世の中
「24時間働けますか?」という
フレーズで有名なCMもありましたね。)
から、過労死問題が勃発し

働き方改革に乗り出した現在の世の中

残業の多い企業は「ブラック企業」

呼ばれ、雇用も難しくなり、

企業も就業時間、労働環境の改善を

進めている。

そんな状況でコンビニエンスストアは

24時間営業をし続ける意味はあるのか?

と言うことだと思うのです。

これって、

24時間営業という過去の価値感を
現在も慣習的に行い、

24時間が当たり前になって、
当たり前だからそのメリットにのみ着目した

本部の慣習による価値観と

現在の時代の流れ
お客様のニーズ
加盟店の現状を理解した上での

本来価値(本当の利益)

とはかけ離れたことが原因

なのではないだろうか?

需要と供給のバランス自体も

すでに崩れているように感じます。

下図のようなコンビニに関する
アンケート調査を見ても、
深夜営業をする意味って、
無いのではないでしょうか?
調査結果
(※株式会社アスマーク 2017年調べより)

ちなみに私は、コンビニのヘビーユーザー(笑)

すっごく便利です。

23時以降に利用することも

あります。

ですが、それも「開いてるから利用する」

に過ぎず、23時で閉まるようなら

事前に買っておくことをしますね。

また、夜中の営業には

2つの大きなコストやリスクが発生。。。

●時給が1.25倍もしくは1.5倍

●強盗発生リスク


しかも、求人募集しても集まらず、

結果オーナーの負担が増えている

現状があると言う。

・求人募集コスト(広告)
・深夜分人件費
・防犯・セキュリティ強化コスト
・水道光熱費


これらのコストなどを考えると

先ほどの時間帯別需要状況を

見ると、深夜営業のメリットは

ほとんどの場合、薄いと思われる。

しかし、各種情報番組やネット上でも

書かれているように、

本部としては、

・配送ルートの確保と効率化
・24時間営業の売上ロイヤリティの確保

など(私の知り得ない問題はもっとありそうです)

すぐに対応しにくい状況があるようですね。

ひとまず、試験的に

都内や主要都市数か所で

時間短縮実験を行う
所から

改善を開始したようです。

寒い冬の深夜、

コンビニのおでんや

暖かい店内に癒されることも

ありましたが、

誰かの『犠牲』の上に成り立っている

サービスって、やはり続かないと

思うのです。

無かったら無いで、別のサービスを

使えるワケです。

カップラーメンの自販機って

昔、サービスエリアで見かけましたが

こういうのが、復活しても良いのでは

ないか?


ただ、少し気になっているのは、

【24時間営業だからこそ】

の状況を利用した、別業種とのコラボについて

本部は今後どのような対応をしていくのか?
(例えば、コンビニでの宅急便受取などや
ロッカーサービスなど)

この点も提携し始めたサービスの見直しが

必要になってくる為、

すぐに対応できないのだろうな・・と。

コンビニに限らず、

こうした本部とフランチャイズ店とで

個別で出来る改善や工夫

全体で考えないと出来ない

改善や工夫
を、書き出して、

何から改善するのか?
その改善のメリットデメリット

しっかり把握することって

大切ですね。

お互い(本部も加盟店もお客様も)

に笑顔になる改善に繋がったらいいな。

最後に、こういった改善を考える

キッカケとして、

コンビニ業界に一石を投じた

セブン-イレブンのオーナーに

私は、拍手を送りたい!(^.^)/

※参考資料
コンビニエンスストアを取り巻く環境に関する調査結果
野村総研 2014年9月より

++++++++++++++++++
本日の高倉の格言
「声を上げなければ、あなたの苦しさは
伝わらない。」

++++++++++++++++++

ではまた来週(火)に~♪

*****************
改善を進めるための「問題点」を一緒に
「見える化」することから始めませんか?
  ↓ ↓
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| 改善の事例 | 11:04 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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オンライン入力を「捨てる」!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

本日から3月突入~~!!!

明後日は東京マラソンですね。

実は私、東京マラソンの沿道近くに

住んでいるものの、

まともに沿道で見たことがないのです(笑)

しかし、ホントにマラソンをする人口が

拡大していますね。

健康志向、レジャーの一つ、

様々な楽しみ方でマラソンをされる方が

増えています。

『楽しみ』に変わり、

しかも、健康的なら増えるワケですよね♪

(ちなみに私はまだまだハマりそうに
ないですが・・・(^^ゞ )

さあ、週末金曜日。

今日も巷の改善事例行ってみよう~♪

-----------------------------
■BOXでのファイル管理で進捗
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中国人社長の会社の事務改善を

依頼された時のこと。

中国で部品の商社的なことを行い、

日本でその製品を輸入して販売する

販売会社を設立していた会社様、

営業もほとんど、

中国の商社で行っているので

日本では、ほぼ販売管理の

事務的作業や、

販売先のアフターフォロー

がほとんど。

なので、会社自体は別々だが、

中国の商社と情報共有すべき

データがたくさんあるが、

どんな仕組みを作ったら良いかが

分からず、

事務処理は次のような状態だった。

●見積と請求情報は中国からメール添付

●入金管理、細かな指示は
 Wechat(中国版のLINE)連絡

●社長や営業の人のスケジュールも
 Wechat(中国版のLINE)で連絡



これらの情報をすべて、

EXCELに入力し直したり、

コピペしたりして

●スケジュール管理、

●データ管理、

●販売管理


を行っていたそうです。
(※会計の話は割愛します)

困っていたのは、

中国の商社との情報連携。

中国のネットワーク規制により

情報共有する為のツールが

限られてくるのです。

そこで、提案したのは、

BOX』というクラウドサーバーの

導入です。

・データの入力
・データのコピペ
・情報の一元管理


この3つが柔軟にできること

目的として

クラウドサーバーの導入を

おススメ!

BOXでは、フォルダごとに

権限管理が出来ることや

中国の通信規制も克服できる環境

だったことが大きな要因です。

このサーバーの中で必要なデータを

管理していくことで

✅メールの確認。

✅データ送信の依頼や連絡


ということが、大きく削減されました。

次に
・データの入力
・データのコピペ


をどのように簡潔にするかに集中できました。

kintone(キントーン)や
その他のシステムも候補に挙がりましたが

中国の商社で見積書や請求書が

作成される為、

その作成されたデータを利用することと、

中国の商社で基幹システム入力が

あるため、営業社員に二重入力させない

方法を考える必要がありました。

そこで、

-------------------------------
■オンライン入力を「捨てる」
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Excelマクロを構築し、

日本の事務側でbox内データから

必要な見積データをピックアップし、

日本の販売データに切り替える操作や

入金管理も入力は日本の事務側だが

結果や一覧表は、box内で中国と

情報共有が出来る仕組みを提案。

入力は日本のPC上でオフライン操作主体

<オンラインで誰でも同時入力可能>
と言う状況を捨てたのです。

※なお、オフラインで使用するのも
複数の決まったパソコンを指定することが可能。

これにより事務の作業はほぼ半分

削減され、情報共有が容易になりました。

いや~。マクロ(VBA)って便利ですね。

請求書を発行⇒PDF化
 ⇒ファイル名を付けてBOXの
  指定フォルダ内に保存


という、一連の作業がボタン一つで

出来るのですから・・・(^.^)

ファイル名を請求書の一定の

セルから自動生成されるんですから!

ちなみにもう一つの課題である

スケジュール管理は

Tree

をおススメしました。

これも中国の通信規制下において使える

アプリでしたので(^.^)

いやー。

日本と中国を横断できるクラウド化に
切り替えたらもっと効率的!

そう思う方もいらっしゃると思いますが、

そこには、その会社の様々な事情が

あります。

その事情を踏まえ、より効果的に

運用できる仕組みを提案することが

大切だと思います。

一気に階段10段飛ばして「大変」になり

人が疲弊しては、システムに振り回される

ことにもなりかねません。

コスト的にも制作スピード的にも、

運用方法についても

納得いただけた事例でした。

今や効率化には当たり前と

言われている

オンライン入力を捨てる!

という決断がこの改善につながりました。
(※ちなみにこの販売管理の
マクロ構築は、2ヶ月間で
制作⇒テスト⇒納品完了。

制作費は購入を検討していた
システムの半値以下でできました。)

海外の拠点との連携を図る場合、

使えるアプリ、ツールを厳選するのも

大切ですね。

++++++++++++++++

本日の高倉の格言
「どこかの国が「壁を作る」と言っている
不安はどこから来るのだろう?」


+++++++++++++++++

では、また来週(月)に~~(^.^)/
See you!



*****************

御社に最適なシステムの改善・構築を
アドバイス、提案するサービスは
コチラ
 ↓ ↓
システム改善相談&サポート

*****************

| 改善の事例 | 09:29 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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必要な機能を絞り込むとコストは下がる!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

最近、夜の眠りの質が良いのか

朝の目覚めがスッキリしています。

何が前と違うんだろう?

と、思うとやはり「スマホ」かな?

スマホに流れる「情報」を見たり

「検索」することを23時以降

しないように心掛けています。

SNSもそうです。

23時以降の情報が頭の中に

入ってくると、そこから

様々なことが気になり始めたり

します。

23時までにネットで検索したいこと

を思い出したら、

自分へメールしておくようにし、

スマホを閉じることで、

気持ち良く眠れるように

なりました。(^.^)/

眠りの質って大切ですね♪

さて、今週もあっと言う間に

週末金曜日!

今週の巷の改善事例は、

コチラ↓
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■本当にノートPC要るの?
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「ノートPCを新しく買い替えようと
思うけど、どれがいいかな?」


ノートPC

昨年の夏の終わり頃、

事務所を移転する準備を

着々と進めていた夫が、

私に尋ねてきました。

そこで、私が聞きました。

「事務所ではデスクトップ、
カバンにはipadがあって、
それで事足りるって言ってなかった?」

すると、

「事務所だけでなく、カフェや
出張先などでも、執筆が出来るように
したいんだ。」


夫はすでに本も出版している

ファイナンシャルプランナー、

コンサルティングの合間に

コツコツと執筆を続けたいらしい。

なるほど、、、。

そこで更に質問

「ExcelやPowerPointは使う?」

すると、

「いや、それは事務所で制作するだけで
外に居る時に制作することはない。
自宅にもPCあるしね・・・。」

という事は、、、

●執筆する

という目的が達成できれば

後はipadがあればイイ。

という事に・・・。

「それやったら、ipadでいいやん!」
ipad


「えっ?なんで?」

夫はまだわかっていないらしい。
(※実は私の方がこういったツールや
効率化については詳しいので・・・)

夫いわくは、

ipadだと、画面上のキーボードで

入力することになるので

両手で上手く打てず、

使いづらいのと、

wordが使えないのが

気になるということ。

だからと言って、

ノートPCとipadを両方カバンに

入れてるなんて重いし、

ムダだと思った私の提案は、

こうだ!

「ipad用キーボードだけ購入
したらイイよ!」


どういうことかと言うと、

●ipad用キーボードを購入する。
  ↓
●ipadの標準機能で入っている
 メモ帳アプリを使う
  ↓
●メモ帳アプリをクラウドサーバーに
 入れるか自分にメールする



これで執筆した内容の保存もできる

メモを見ながらまとめている所に

コピペする時に、再度文章チェックも

できるし、必要な箇所へ挿入も

しやすい。

購入を検討していたノートPCは、

15万円~20万円のものでしたが、

結果、ipadのキーボードを購入

するだけになり。

その価格は約1万円
(ipadカバーにもなるような
少し良いものを買ったそうです)
ipadカバー

キーボード

本当に必要な機能は何か?

それが分かれば、

持ち物は集約され、コストも下がりました!

経営の中でも

欲しいもの、必要“そう”なもの、

を次から次へと積み上げていき、

複雑なシステムを作ってしまったり、

たくさんの備品や資料に囲まれたり、

その制作費、スペースの賃料、

作業のムダを増やしているのでは

ないでしょうか?

ぜひ、見直してみてくださいね。

++++++++++++++++

本日の高倉の格言

【本当に必要な機能(もの)】に
フォーカス出来ていますか?


++++++++++++++++

では、また来週(月)に~♪


****************

「本当に必要な機能(もの)」
知るために、情報を整理整頓しませんか?
あなたの会社の
「必要なもの」と「不要なもの」を
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