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クリアフォルダとして再利用できるDM

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

年々春の終わりが早く感じるのは

私だけでしょうか。。今日も暑いですね。

さて、弊所では会計ソフトは「Freee」を

使っております(使い始めて3年経ちました)が、

先日、FreeeからDMが届きました。

ちょっと面白いDMだったので

ご紹介いたします。

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■クリアフォルダとして再利用するDM
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DMをお送りされている会社様であれば

開封率は気になるところ、

印刷業界でもこのDMに関する工夫は

様々思案しているようで、

紙封筒から透明のOPP袋の活用や

紙封筒でも返信用封筒一体型や

最近ではクリアファイルとして使えるものも

出てきています。

まさにコレです!

<開封前>
開封前
  ↓ ↓

<開封後>
開封後

このように、切り取り線で2辺を切り取ると

クリアフォルダとして使えるというもの。

実際にクリアフォルダを使うかどうかは

別として、

なかなか面白いアイデアです。

なんとなく開封してみたくなります。

そのうち気になって、

この商品について検索してみました。

商品名は『ファイルDEメール』
※株式会社マルモ印刷さんにて
商標登録されている

  ↓(下記クリックください)
ファイルDEメール(HPサイト)

様々な印刷会社さんで取り扱っているようです。

完全見積の為、どのくらいかかるのか?

目安が分からないのですが・・・

他社さんを見て見ると

最低ロット500枚~で単価170円/枚~
(※4色カラー刷り)

という情報がありました。

うーーん。。。微妙・・・

実際の所、開封率と顧客獲得率が

同じとは限らない所が気になります。

資料をクリアフォルダに入れ、

保管しやすい資料がこの封書で

届くと便利かも知れないなと

受取り側としては思うわけで・・・

ぜひ、メリットデメリットは、情報から

ご検討くださいね(^.^)♪


(余談)
私がお仕事させて頂いた
企業様では、手書きDMで
成果を上げているお客様が多いです。
最終的には商品やサービスが良い会社様
だから成果になるのですが、
「真心こもったお手紙」の実践が
素晴らしいなと感じる今日この頃です。(^.^)

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ScanSnapは自炊と名刺管理だけじゃなかった

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先日、

月に一度開催されている

株式会社YPPさんが主催している

「事務カフェ」に参加してきました。

今回は「ScanSnapの活用法」についてだったので

尚更です(^.^)

実は私1年前に購入していたのですが

※下記の(ix500タイプ)
ix500

大量の資料のスキャンや名刺管理の為に

購入し、

プログラム内に色んなボタンが

あるなーーと思いつつ

使い方を確認していなかったのですよ(苦笑)

そこで今回その活用術を聞けるという事で

「キターッ!」とばかりに参加したのです。

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■ScanSnapを持ち歩くメリット?
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まず驚いたのは

今回の講師の山﨑 修先生は、

スキャナを持ち歩いているという事。

※下記のコンパクトサイズ(ix100)を使用しているそうです
ちなみにパソコンと繋げなくてもWifi接続で
ネット上に保管されます。(スマホで確認できる)
コンパクトサイズスキャナ


「最近はスマホもあるし、
写メを撮ってメールでも良くない?」


内心私はそんな風に思っていたのですが、

その使い方に納得

1)紙資料の受け渡し削減
訪問時にお客様から頂く資料をその場でスキャンし
持ち帰らない
⇒コピーを持ち帰っても結局データ保管し、
 紙保管をしない場合特に有効

⇒写メは、印刷すると黒っぽくなるので
キレイにデータ保管できる

2)手放しデータ保存
ScanSnapクラウドを利用すると
保管先を先に設定しておくことで
保管の為の操作をする事なく
⇒Googleドライブや
evernote、Dropboxなどに保管完了!
会社に戻ってからデータ保管のし直しがない


3)ExcelとWordへの変換
印刷された表形式の資料や
案内、お知らせなどの類の文書が
スキャンデータからExcel形式やWord形式へ変換できる

4)領収書を移動時間でスキャン
領収書をその場でスキャンすることで
クラウド上の会計処理のシステムと連携し
仕訳を作成してくれる連動機能がある
⇒会計士さん、税理士さん、個人事業主
にはかなり便利な機能かと


5)A3サイズを2つ折りで読み込める


私は特に3)4)5)に驚きました

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■資料作成を断然ラクに!
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3)のExcel変換、Word変換のデモでは

決算書をコピーした資料が登場

これをスキャンすると

なんと、Excel形式で読み取るではないか!Σ(゚Д゚)

この

変換したデータから
様々な計算式や資料作成がラクになる♪


元々データでないようなものなどが

データ化されるのが最大のメリットだ!(≧▽≦)

※なお、手書きの表や文書は
文字化けして変換対応できないのでご注意ください


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■斜めでも2枚一度でも一つづつ
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次に4)の領収書のスキャン!

斜めになっていても

2枚同時にスキャンしても
1枚づつ読み取ってくれる


のだ!

しかも仕訳が作成されるなんて

夢のようですよね(^.^)

※ちなみに仕訳作成には
仕訳作成のシステムと連携しておく
必要がある(他社システム利用は有料)


なお、他には、カタログや装丁のしっかりした
本などをスキャンする機械の紹介もありました

※動きと音を聞いていると
近未来の世界感です。笑。

立体スキャナ

ちなみに上記のスキャナで5枚1度に
スキャンした領収書は下記のように
1枚ずつデータ保存されます

データ保存状態

ただ、やはり据え置きタイプは場所を取りますし
手軽さでは私はコンパクトなix100タイプかな~と。

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■図面など大きなものもカンタンに
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建築業界や設計、工場関係で

A3の図面や資料を多く扱う業界には

かなり朗報!

A3サイズのスキャンなんて

会社にある複合機でしかスキャンできない

なんてことが無くなります♪

A3図面を記載面を上にして二つ折りにし
そのまま読み取る


両面読み取りの機能を活かして

A3サイズの見開きに自動変換

してくれるのです(驚き!)

私のすでに持っているix500タイプも

A3読み取りデキるのですが

わざわざ下記のようなシートに

二つ折りにして入れてから

読み取る必要があるのです
A3読み取りシート

これはコンパクトサイズのix100の

読み取りのローラー機能の問題なのだそうです。
 ↓以下ローラーの説明
※ix100は全体にローラーが走っているが
ix500は機械の真ん中部分にローラーがあるため
シートを使用しなければ、紙がよれたり詰るのだそうです



ただやはり、携帯できるメリットや手軽さを

考えると、コンパクトサイズのものの方が

私にはメリットを感じたので早速購入♪

早速様々な活用を楽しみつつ、

活用を理解したら、更にこれを活かせる所へ

提案するもの良いかなと考えております(^.^)♪

便利な機能、

知らぬと知っているでは大きな差。

知っていると活用しているでは「利益」の差

持ってるだけでは

宝の持ち腐れになりそうです(^.^)

※ScanSnap公式ページ

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応用しやすい、文具が最強!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)

三連休はいかがお過ごし

でしたでしょうか。

私はと言えば、大阪にて

「TOC実務者コース」

と言う研修を二日間受けて

おりました。

TOCって何?!

と言う方はこちらをご覧ください
↓↓
TOC~Wikipediaより~

さて、その研修を受けに行くにあたり

また、仕事で外出する際、

私が必ず持っている文具があります。

それは、

4色+シャープペン
と、
マスキングテープ

です!!


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◾︎貼る、書く、見せる!
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ペンは分かるけどマスキングテープ?!

と思われる方も多いと思いますが、

特に、イベント、研修、勉強会では

分かりやすくその能力が

発揮されるのです。(^^)

イベント会場で良く発生する会話で、

「●●を貼るテープがない!」

「受付を分かりやすく表示したら
良かった」

「ホワイトボード用の磁石がないない」


などなど、

こんな時、マスキングテープがあれば

紙の4隅にマスキングテープを付け
貼りだしたり。


「お名前ア~タ行」と言う表示
受付席の机や見やすく壁に貼ったり。

ホワイトボードの磁石がなくても
表示したいものを貼り出したり

出来ます。

また、最後に備品をまとめる時でも

幾つかの備品をまとめて

グルッと巻きつけて

マスキングテープに、

「●●用」や保管場所

「自宅へ」「会社へ」「●●さん返却」

記入することも出来ます。

今回の研修でも、

講師の先生が準備していた

テープが途中で切れた時も

マスキングテープが活躍!!

紙などを「貼り出す」

貼り→剥がす を繰り返す。

テープをラベルとして応用し
「見せる」

ちなみにこんな事にも便利
※懇親会などでグラスが分かりにくく
ならないようにも応用できますね♫


と実に活用の幅が広い。

『道具』に関しては

持ち物をどんどん最小限にしたい

私としては、

応用の幅の広い文具は

最強の道具になるのです(^^)♫

あなたの最強文具は何ですか?

良ければ是非コメント下さいね。




| おススメの本、文具、商品 | 09:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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畳んだ時に濡れない、傘?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

本日も朝から雨の東京

朝の4時頃の雷は

カメラのフラッシュかのように

光っていたようです。

ちなみには私は熟睡していて

音も光も全く

気付いておりませんでしたが、、、

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■えっ?逆では?!
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さて、

昨日の朝も雨の東京、

信号待ちをしていると

タクシーを止める3人の

ビジネスマンの方、

そのうちのお一人が

まさに車に乗り込もうとした瞬間、

目を奪われました。Σ(゚Д゚)

傘をこんな風に逆に畳んだのです。

傘-1
(※出展:Amazonより)

えっ?!

これすごくないですか?

雨の日の悩みのタネ・・

濡れた傘を畳む時・・・手が濡れる

濡れた傘があたって・・・濡れる

ましてや車に乗る時、

傘を畳むのもひと苦労・・・

それが解消されるのです!!(^.^)

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■難点は見た目!
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この発想自体は全く傘の構造を

逆にした逆転の発想。

今までは、傘のカバーが発売

されたりしていましたが、

取り付ける・・・から

全く逆の方向へ畳む

という「動き」で改善された事例。

おもしろい(^.^)♪

でも、、、でもですね。

この傘を探していて

開いている時を見ると、

こんな感じです。

傘-2
(出展:Amazonより)

全く逆の構造・・・

ということは、

骨組みがむき出し!

という事なんです。

これは、ちょっと・・・

見た目がお洒落れではないですね。

しかし、機能的には問題なし!

あとは、風の強い時の強度が

知りたいくらいです。

ちなみに、価格は少し高めの

9,720円(Amazon出展価格です)
※こちらから購入できますよ
UnBRELLA

お洒落より「機能重視」の方には

良いかも知れませんね(^.^)♪

周りをよく見ると、面白いもので

溢れているのですね♪

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BOXファイルの「穴」?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

溶けてしまいそうな夏の陽射し・・・

夜に寝る前は、おでこに

冷却シートを貼っています。

暑さ対策、大切ですよね。

さて、

皆さん、お持ちの文具、

正しい使い方出来ていますか?

実は「今まで知らなかった」

というような

その文具の形状の意味・・・

今日はそんな

文具「あるあるネタ」の一つ

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■BOXファイルの「穴」?!
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実は私もほんの数年前に

気づいたくらいの事。

事務でよく使われている

BOXファイル・・・

こういったものです

BOXファイル


使ったことないですか?!

よく、書類棚にこのBOXが

並んでいる風景を様々な会社で

見られますが、

先日久しぶりに、

このような置き方になっている会社様を

見ました。

【注】下記画像はサンプルの為に
弊所で撮影したものでお客様の棚ではございません

BOXファイル

わかりますでしょうか?

本来ならこのように並んでいるはず

BOXファイル-1

それが、一番右のファイルだけ

前後逆向きなのです。

「穴がない!」のです。笑。

たまに両方穴の無いタイプもあるようですが、

実はこの穴、

ここに指を入れて、

BOXを棚から

引き出しやすくするためのもの

※こんな風に・・・
BOXファイル-3

案外この「穴」の意味に

気づいていない方思ったより

多いのです。
(はい。数年前まで私もそのうちの一人でした)

最初にこのように
BOXファイル

置いていた会社の担当者に

「なぜ、このファイルの向きは
逆なのですか?」


と尋ねたところ、

「えっ?向きってあるのですか?」

と逆に質問されたくらいです。

ちなみにふBOXファイルの上部分の
斜めカットも逆向きになるので
分かりそうな気もしますが・・・(苦笑)

なお、私の場合、全て穴を後ろに

向けていたりしました。(^^ゞ

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■意味を知ると、代用できる
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いつも使っていながら、

実はその「モノ」の機能、

形状の意味って、

案外知らないこと多いなと

思います。

意味を知ることで、

代用品を使って工夫出来たり

することもあったりしますから

その「モノ」の意味を知り

使う目的を明確にする
ことで

モノも最大限の活用が

される
ように思います。

身の回りで使用しているたくさんの

「モノ」達、

なぜ丸いのか?なぜ四角いのか?

など

たまに考えてみると楽しいかも

知れません(^.^)♪

| おススメの本、文具、商品 | 07:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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