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担当者の抵抗がある中での効率化のススメ方

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日までの三連休、

いかがお過ごしだったでしょうか。

私はと言うと、

昨日は47歳を迎えました!

50代の大台まであと3年・・

焦りを覚えつつも、

今後も愚直に仕事に取り組んで

まいりたいと思います。

さて、週のスタート月曜日の

blogは休日だった為本日になりました。

本日は、

私がある時受けた質問に対しての

返答で「それはない!」と言われた

事についてお話ししたいと思います(^.^)

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■担当者は辞めさせられない!
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以前、かねてから毎月参加している

ビジネス交流会後の懇親会でのこと

とある経営者からこんな質問を

頂きました。(仮にAさんとします)

Aさん:「高倉さん、うちの会社の事務効率化
できるか見に来て頂くことできますか?」


私:「もちろんできますよ。」

と答えると、

Aさん:「うちの会社の事務って実はもっと
簡単に効率化できるはずなんですよ
私でも考えられることが山ほどある
事務担当者が新しいことに抵抗
強いだけなんですよね。」

と、言われたので、
ひと言念押ししました。

(※振り返ると失敗談ですが
コレ、言わなければ
一旦聞き取りできたのに。苦笑)

私:「私が短期間で事務効率化を
行う場合は、その担当者が辞める場合も
ありますよ。」


Aさん:「雇用責任もありますから、
それはないですね。」


私:「では、効率化は簡単には
進まない
ことを承知の上で
少しづつ取り組むしかないですね。」


と言う会話で終わりました。
(いやー私の言葉足らずもヒドイものです。苦笑)

まずは、リスクに対する覚悟によって
取り組み姿勢を見させて頂いたワケです。

『カンタンに効率化デキる』と言うのは、
『プロに任せたらそれを実行してくれるのでしょ』
と言っているようなものです。
それが「カンタンに」というと「短期間に」
ということにもなるのです。
そこで、その「カンタンに効率化」
達成する為の最大のリスク要素を
お伝えしたのです。

しかし、この言葉足らずの失敗を
改善する為にも今回は、
この場合の「効率化のススメ方」

お伝えさせて頂きたいと思います(^.^)

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■「変えたくない」理由を聞く!
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効率化のツールやアイデアがあっても

それを実行する人によって効果が左右
される
という事になるため、

いくら提案してもアドバイスしても
土台を作っても、「仕組みができない」
となりかねないという事になります。

言い換えれば、
担当者の
「抵抗力」=「変えたくない」を
ケア
さえできれば、
効率化のアイデアをどんどん実行する
環境を作っていけるのです。

という事で、

効率化のススメ方その①
『変えたくない』理由を聞く!

です。

●単に不安
●やり方についていけない
●残業代がなくなる
●自分のやり方でしかしない
●新しい事を覚えられない
●新しい仕事が増えると思っている


など

「変えたくない理由」
内容とその対応策によっては、
「変えたくない」から「変えたい」
かわることもあるので、
理由をしっかり聞いておくことが
必須となります。

その上で対応を考えていきます。

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■「辞める」ではなく「替える」
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さきほどのAさんとの会話の中で

私が

「担当者が辞めることがあります」

と言いましたが、

実は良く読むと、「会社を」とは

言っていません。
(まあ、取ってつけたような説明にも
聞こえますが・・・笑。)

しかし、発想を換えれば

担当を辞めるという考え方も

出来るのです。

そこで、
効率化のススメ方その②
『替える』を検討

です。

その方に違う部門に入って頂くことも

出来ます。

「その人でないとダメ」=属人化

から脱却し、

「誰でもできる」仕組みにする

には、実は担当替えを行うことって

すごく有効な手段です!

その人がやり続けることで

結局「属人化」を無くす効果は低く、

しかも、改善後すぐに「属人化」に

戻るリスクも発生します。

ですが、担当を替えることにより

新しい担当者が引き継ぎで聞き始める

ことによって、

「分からなかったこと」を共有出来たり、
「気づけなかったムダ」に気付けたり
しやすい環境を作り
マニュアルまで作成できてしまいます。

改善する時は

「やめる」→「減らす」→「かえる」

と言う順番で考えると

効果の大きい順から考えられると

言いますが、

まさに、「やめる」ではなく「かえる」の

発想転換
が必要なのです!

ちなみに

「替える」を検討!なので

替え方自体も別の方法がないかまで

検討すると良いですよ(^.^)


まずは、この2つのポイントで

ススメながら効率化を

考えていきましょう!!

※ちなみに私は、担当を
辞めさせるのが得意と言うワケでは
ありません。

先ほどのススメ方①の際にあまりにも

会社の利益と個人の利益や
会社の目標と個人の目標に
差があり過ぎる
と、自然に
辞めて行かれる状況になることが
あると言うだけです。

まあ、若く尖っていた時には、

感情的に話すこともあり

このあたりは失敗談も多いのは

事実ですけどね。苦笑。

それはまた、何かであなたと

お会いした時の雑談で!(笑)

効率化のアイデアはあっても

担当者の抵抗が強い場合は

まずこの2つを行ってくださいね♪

| 人材・採用・教育 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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先に図解しようとしない!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は母の日、

日頃の感謝を伝えることは

出来ましたでしょうか。

プレゼントもいいですが、

気持ちを伝えるだけでも

良いですよね(^.^)♪

さて、「伝える」と言えば、

仕事においても

何かを伝えようとした時、

様々なツールを使います。

代表的なのは次の3つ。

言葉

文字

図解


そんな中、図解で伝える手法って

分かりやすい為多く用いられています。

しかし、伝える相手や場面によって

気をつけないといけない事が

あるのをご存知でしょうか。

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■シンプルすぎて分かりづらい
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ある会社の業務フロー内容を

確認しようとした時に

担当者の方に、

「この部署全体の業務フローや
それぞれの業務明細を頂けませんか」


と聞くと、数日後、

このような図解が送られてきました。

循環図

このABCの文字の箇所には

それぞれの部署内の

大枠の担当業務名(分類)が

記載されているのみでした。

「・・・。」

これでは業務内容を知らない私には

さっぱり分かりません。

何がワカラナイかと言うと、

それぞれの業務には

1)どんな作業が発生しているのか?

2)→で繋がっているのは1方向だけの
循環なのか?(一方通行)

3)その担当業務内単体のみの
作業はないのか?

4)何が出来たら次の作業にいくのか?


・・・・

どんどん疑問が出てきます。

ちなみに「業務明細」は

「多すぎて書ききれません」

という答えでした。

もう、お分かりですよね?

今回の依頼に対して

この図解で提出することの

選択ミスだったわけです。

シンプルな図解は、

最終的なまとめに使われるもの

よくプレゼンのパワーポイント

などで目にしますよね。

パワーポイントであれば

シンプル図解+言葉による説明

で伝わります。


ですが、今回は、

業務の流れ全体や

それぞれの業務明細が欲しい

という2つのお願いです。

その場合は、

一覧表や、

繋がりが発生している場合は

その流れの図解に

繋がっている業務詳細(明細)

をやはり書き足す必要があります。

言葉で説明できる場面

でなければ、

文字をしっかり付け足し

依頼に対してモレなく

伝える方法を選択する必要が

あります。

結構皆さんすぐに図解したがるのですが

図解って、

①流れや繋がり、

②その内容を把握できて初めて

③どのように表現したら良いか?

④でどんな図解で説明しよう


として選択できるものです。

一旦全ての情報を出すことで

はじめて図解のイメージが出来ます。

いきなり図解できる人は

これを繰り返し行ってきて

キーワードや

情報の途中段階で

あてはめ始めている

だけなんです。

でも途中であてはめた場合

最終的に違っていれば

図解し直すことだって

あるんですよ(^.^)♪

図解するポイントは、

「先に図解を選択しない」

という事です(^.^)♪

まとめるのは最後で良いのです。

案外、やってしまっていませんか?

もし同じような事が発生したら、

どんな場面で伝えるのか?

誰に伝えるのか?

どのように伝えるのか?


を意識して、

伝える方法を選択してくださいね♪

より相手に分かりやすく
相手の立場に立って考えてみましょう(^.^)

| 人材・採用・教育 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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チームワークが身につく賞与体系

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

最近勉強することの多い日々、、、

まだまだ知らないことだらけな事を実感します。

事務改善のご依頼で現場に入った時

従業員から経営者に対する不満の声を

耳にすることがあります。

それは、

・勤務体系
・有休休暇
・給与体系
・週休制度
・残業問題
・福利厚生

です。

私は、社会保険労務士でもないので

この事務作業をどのように効率化するか

の仕組みはつくりますが

従業員のやる気を引き出す体制づくりは

いたしません。

でも、この不満が溜まって退職する・・・

という事実は後を絶ちません。。。

チームワークを良くしよう!

相手に思いやりを!

と言ったって、従業員からすると

評価=給与・賞与
経営者からの心遣い=勤務環境整備

となってくるのですよね。

そこで、より働きやすい環境と

正しく評価するための評価制度が

多くの企業で採用され実施されています。

ですが、それでも不満は溜まります。

それは、なぜか?

結局のところ、多くの評価制度が

個人評価がほとんどで、

チーム評価に対する仕組みが不足

しているからなのではないでしょうか。

先日、飲食店を数店舗 40年に渡って

経営している経営者の方から

従業員が自ら新しい企画や工夫をし、

売上目標や利益目標を達成する仕組み

を作った賞与制度についてお話しを

伺うことが出来ました。

その話は、目からウロコ!!

私が今まで聞いたことのない手法だったので

ご紹介させて頂きます。
(※なお、会社名を伏せることで
手法の情報提供は経営者から
了解を得ております。)

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■ 店舗ごとみんな一律!
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早い話が賞与はみんな一律!

ということなのです。

コレは、衝撃的でした!

1年目も20年目も基本給からの割合ではなく

まったく一律なんだそうです。

計算方法は、

1)会社の税引き後の利益を出す。
 (半年ごと)

2)会社が内部留保しておくべき金額は
 差引く

3)2)を含めて税引き後を再計算し、
 支店ごとの利益を発表する。

4)上記3)の利益を人数で割る

 (※パート・アルバイトさんは寸志規定
  で均等割り。
 中途採用は、日割り計算)

ということです。

すごくシンプルです!

もし、その店舗の従業員が10名

すべて正社員で利益が150万だと

すると、全員15万円

ということになるのです。

経営者の方は、常日頃から

「給与はお客様から頂いている
賞与は、利益から分配する」

と言っているそうです。

なので、給与は毎年

自己評価、個別評価、質問・アンケートの提出

から社長と店長が一同に集まって、

昇給額が決まるそうです。

しかし、賞与は別。

店舗ごとの利益で分配されるので

自然とチームで日々工夫、改善を

することでその結果が反映されます。

チーム評価ですから、

連帯感が生まれます。

料理を作る人も配膳係がいないと

お客様にスムーズな料理の提供が

出来なくなります。

掃除をすることも

レジ管理することもetc・・・

すべて誰かが行って初めて

店舗運営は成り立ちます。

一人一人がいるからこそ

店舗が成り立つ・・・


だから均等に分配なのだそうです。

なお、店舗同志の連携や

料理人も接客も店舗間で

移動研修も常にあるので

店舗ごとで反目することはないようです。

他にも年に1回

家族感謝dayとして2日間

店舗ごと休日にすることが出来る

制度もあります。

飲食店には珍しく土日でも良いようです。

この采配も店舗に任せているそうです。

店舗ごとに休日にするのは

シフトの関係などで

休みにくくなることを防ぐためだそうです。

他にも社員旅行の仕組み、

福利厚生・・・様々な働く環境整備を

お伺いしましたが、

印象に残ったことは、

本当の意味での「見える化」です。

会社の税引き後利益を見える化

その分配の仕組みを

トコトン考えているから

従業員にその思いが分かりやすく

伝わるのだと思います。

結果、離職率は2桁いくかいかないか

飲食業界には珍しく

10年、20年・・・と長く勤務される方が

多いそうです。

ちなみに、ここまで利益に対して

徹底しているので、個別の給与査定時期では

店舗の利益が上がらない場合
(※利益は出ているが、内部留保分等鑑みて)

自ら昇給を辞退する人も居るとか・・・

今の世の中なかなか

聞くことのない話です。

| 人材・採用・教育 | 11:03 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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新たなチャレンジに活かせる「経験」とは?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉です(^.^)♪

さて土日を経て、本日月曜日から

7月スタートの所も多いですよね。

「折り返し地点」と良く言いますが

年始の計画からこの半年

いかがでしたでしょうか?

折り返し地点を過ぎ、見直し、

調整、新たな挑戦をされる方も

いらっしゃるかと思います。

かく言う私も、今後の事業の中で

新たな提携先や事務効率化の仕組みを

検討及び依頼、実施し始めております♪

そんな中、事務業務依頼を行う上で

担当者の方にお会いし、

今までの経験で”活かせること”を

お話しする機会がありました。

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■私に事務は出来るのか?
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「工場での勤務しかしたこと無いのですが
私に事務仕事が出来るでしょうか?」


工場

こんな質問を頂きました。

私は「出来ます!」とお答えしました。

新たな仕事をする時には不安を感じるのは

当然のことです。

しかし、結局は「その仕事をしたいか」

「新たなことを学ぶ努力を惜しまないか」

だけに尽きるのです。

この二つの気持ちがなければ

今までと同じ仕事をやり続けるのが

無難ですね。

ですが、その気持ちがしっかりとある場合

今まで行ってきた仕事の「経験」の中で

新たな仕事との共通点や、

その活かし方をしっかり見つけることで

自信にも繋がり、

「わからない」と言う
不安から「出来そう!」


に変えることが可能になります。

例えば、相談を頂いた事例のように

工場勤務の方が事務仕事が出来るのか?

と言う質問ですが、

工場勤務で

「どんな業務を行ってきたのか?」
「その仕事の中で何を学んだのか?」
「その現場はどんな状況だったのか?」
「その仕事をする上で大切なことは何か?」


を書きだすと、

案外、共通することが見えてきます。

そして私が思う大きな共通点は

2つの業務とも基本的には

「ルーティンワーク」
だという事です!

毎回同じような業務が

一定のタイミングで、発生し

その業務がぐるぐると分担された

業務に応じてベルトコンベアのように

回っていくイメージです。

●簿記2級以上の資格がないとイケない?
⇒仕訳は今やパソコン内のソフトが教えてくれる
 時代に突入しています。

●パソコンが苦手だけど、出来ますか?
⇒事務業務においてパソコン操作は必要
 これから学び、努力する意志があるかが大事

反対に工場で学んだことが

事務仕事で役立つことも有ります。

工場の現場は

「改善」が大きく進んでいる部門

でもあります。

「5S」や「ISO」の導入が早くから進んでおり

事務仕事の方が、環境整備や

整理整頓が出来ていないことって多いのです。

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■できることからスル!
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まずは「出来ること」を探しましょう!

経理事務の場合、

手元に集まった各種郵便や資料などの

仕分け作業から入ります。

領収書、請求書に分けることは出来ますよね?

その資料が処理された後、

ファイリングすることは出来るかと思います。

事務にはコピーやスキャン作業も多くあります。

メールの送受信、電話受けも多くあります。

まだまだありますが、

もし4人の事務員が居て、

そのうちの一人が自分だった場合、

仕訳の計上もパソコンもまだまだ苦手・・・

でも、気にしないでください!

誰よりも先に電話を受け、

誰よりも多くコピーやスキャンを引き受け

率先して資料の仕分け、ファイリングを行い

雑用を買って出る!

そこからでも事務仕事は出来るのです。

(※但しステップアップの努力は続けましょう)
 
私は、その昔、会計事務所勤務時代、

それまで行ってきた業務から干されたことが

ありました。

それまでの仕事が出来なくなり、

事務所内で何をしたら良いか

分からなくなった私に

その時の先輩の女性から

「掃除くらい出来るでしょ!」
「出来ることからすればいいのよ」


と言われた言葉を思い出します。

今までの仕事、今までの人生

どんな経験を積んできたかは人それぞれ

ですが、必ずどこに行っても何か

「出来ること」は有ります!

そこからスタートすればいいのです(^.^)♪


| 人材・採用・教育 | 09:14 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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役割分担と席次の関係?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今日の東京はどんよりした空模様。

傘を持って出られましたか?

備えあれば憂いなし。

梅雨の時期ですから

突然の雨にも対処できるように

しておくと濡れずに済みますね(^.^)

さて、ご自身がお仕事する時、

その席の周りには

どんな方がいらっしゃいますか?

同僚?上司?先輩?社長?

小さな中小企業では、

事務職は1名だったり、

数名だったりしますが、

事務の方が座る席次を

気にされたりすることって

ありましたでしょうか?

これ、案外大事なことなんです。

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■席次を変えたら業務効率UP?!
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少し大きめの会社だと

部署ごとに机がアイランド型に

固まって配置されているのを

見かけます。

この時、ちょっとした聞き取りで席次を

考えると業務効率が上がります。

その「ちょっとした聞き取り」とは?

その人の「強み」「弱み」を聞くことです。

いきなり「強みは?」「弱みは?」と

聞くのではなく、こんな質問を重ねます。

「趣味はありますか?」
「それのどんな所が好きですか?」

「仕事以外のことでもいいので
 これをするのが好き、得意!と言うものは
 ありますか?」
「逆に苦手なことは何ですか?」


「人から褒められたことで
 覚えていることはありますか?」
「あなたが何かをしたことで
 誰かが喜んでくれたことで
 何か覚えていることはないですか」


「最近もしくは過去の失敗で印象に
残っていることはないですか」
「その失敗から改善の為に
行動したことは何かありますか」


「会社で仕事をしていて、
これは苦手だな。と思うようなことは
ありますか」


と、いうような事です。

質問の答えによって、より具体的に

聞くように質問を重ね、

1)その人の「強み」「弱み」を書き出します。

2)次にそのメモにその強み、弱みによる
会社及び対象者に対しての
「チャンス」「リスク」を書き出します。


いわゆる「SWOT分析」です。
※こちらがSWOT分析について詳しく
書かれています。
 ↓ ↓
https://blog.kairosmarketing.net/marketing-strategy/swot-analysis-20131127/

この質問と結果の事例として
次のようなケースがありました。

<Aさん>
●総務・経理事務パート
●特に得意なことがなく、
●継続的に我慢強く仕事を続けることが
できる女性。
●但し、人の目がないとサボりがちだったり
●人の意見を聞かない傾向がある。
⇒Aさんには、社長の前の席に
座って仕事をして頂くようにおススメしました。
また、総務・経理の仕事を一部シフトし
仕事の進め方もスケジュール化し、
シフトを少し減少する方向
(本人の年齢的な体調の変化も影響)で
提案しました。


他に、こんな方がいました。

<Bさん>
●新しいことを覚えるのは苦手
●ルーティンワークなどの単純作業を
 長時間するのは得意
●考えて動くより指示をもらって
 業務することが向いている
⇒こちらの方には、Aさんの仕事を
一部移行し、ルーティン化しやすい業務を
回すようにしました。
席次は、Aさん横か後ろで
すぐ話せる距離で引き継ぎもスムーズに!


<Cさん>
●EXCELが得意
●業務の流れを考えながら効率よく
 仕事を進めることが好き
●一通りマルチに出来るが、
 本当は一人で集中して行う仕事に
 向いている。
⇒Cさんには、依頼をしたい上司と
 その業務を引き継ぐ同期の間の席
 (具体的には上司を前、同期を横か
 後ろの席になるように)
 同期や他の同僚へのEXCEL指導と
 業務振分けを一部行いづつ、
 「考える必要のある仕事」に集中
 して頂く方向で提案。


もちろん、業務のルーティン化する中での
仕組みづくりも行いますが、
Aさん、Bさん、Cさんの役割分担や
業務上の動線としての席次も大切です!

他にも3名の聞き取りと席次や役割分担を
提案しました

結果、10名分の事務業務のコストのうち
2名分削減し効率がUP!得意分野で
能力を発揮していかれたようです(^.^)♪

ぜひ、SWOT分析と席次を変えてみて
どんな変化が起こるかを試してみては
いかがでしょうか。

| 人材・採用・教育 | 10:04 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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