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「希望」がないと続かない

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

さて、2016年も残すところ本日を入れて

6日・・・

既に先週末から冬期休暇という方も

居るようですが

弊所は12/29~1/3まで!

毎年もう少し長い休暇を取るのですが

今回は、初期の「仕組み」づくりに

どうしても日程調整できず、、、

現在、建築現場で言うなら

基礎が出来始め、1月4日は

上棟式!という感じです(^.^)

事務の仕組みづくりは「現場主義」

お客様のスケジュール第一なのです♪

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■2016年を振返って・・・
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2016年を振返ると、

どんな年でしたでしょうか?

私はと言うと、

前半は「旅」

●出張が増加
●休暇でパリへ
●長野へ温泉
●自分の仕事とは?を探る思考の旅


後半は「人」

●ご縁からの仕事の受注
●コミュニケーション問題に悩まされる
●お客様先でもやはり「人」の問題が
 クローズアップ


2017年は、引き続き「人」になりそうです(^^;

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■2017年は「希望」が必要
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この2016年を振り返り、

「人」の問題で様々な場面で

ミーティングを重ねてきました。

コミュニケーションが悪いと
うまくいかない・・・
とか

残業が多いから・・・とか

あの人は仕事出来ないから・・・とか

仕事の量が多すぎる・・・とか

色んな「問題」が沸き起こった時

中小企業が打撃を受けるのは

従業員の突然の退職です。

様々な退職理由があるでしょう

では、「人」って何で動くのだろう?

目標を持たせる!と言う人がいたり、

愛社精神!と言う人がいたり、

残業を減らす!と言う人がいたり、

給料を上げる!と言う人がいたり、

一つのことではなく複合的にする!

というのもある。

しかし、

先日とある従業員からこんな言葉を聞いた・・・

「良い未来が見えないんです・・・」
悩み


これはなかなか衝撃的なひと言です。

少しずつの「改善」を私も進めているものの

自分で作る気持ちすら無くなったと・・・

この言葉から

この名言を思い出しました

+++++++++++++++

リーダーとは、
「希望を配る人」のことだ

~ナポレオン・ボナパルト~

+++++++++++++++


全て「希望」という言葉に集約されるのでは

ないだろうか?

希望ある未来、

その人が望むもの

それは現実化できるかも知れない!という

希望!

そのイメージが出来るようにすることが

大切なんだと・・・

※ちなみに弊所が2010年7月10日に発行した
名言・格言ハガキでもこの言葉を書いていた(^.^)

名言格言№10

2017年は、

どのように「希望」を表現し、

イメージできるようにするかを

考えていくことが重要になるのかも知れない。

2017年、あなたはどんな年にしたいですか?

私はやっぱり「笑顔」溢れる年にしたいです。

では、良いお年をお迎えください!!

次回は来年年明けに♪

| 人材・採用・教育 | 08:58 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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初めての就職、2週間以内で引っ越しする研修?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

私事ですが、

姪が新社会人として関西から

関東へ就職が決まり、

2週間の研修を受講する為

東京にやってきました(^^)

しかし、この研修で、

姪達研修生は、

いきなり社会人として

「決断力」と「達成力」

試される事になり、

週末土日の東京観光なんて

甘い考えは一気に吹き飛ぶ

事態に陥ったのです。

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■突然のSOS、だが動けない・・・
---------------


それは、研修1日目の事、

配属先の辞令が発表されました。

そこで衝撃の連絡事項が、、

『研修中の2回ある土日に
転勤で引っ越しが必要な人は
物件探しと引っ越しまで
済ませるように』

上司

∑(゚Д゚)えっ? ほぼ4日間で?
(正確には引っ越しの移動と
荷ほどき期間が、あと3日
あったようです)


東京に住んでいると言う事で

姪の母、私からすると姉から

SOSの電話、、

しかし2週とも土日に仕事や出張の

スケジュールを入れていました。

非情な叔母かも知れませんが、

「不動産屋に一緒に回る時間はない」

そこで私の出来ることと言えば

「情報の整理整頓」と「行動予定」の方法

を教えることでした。

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■「情報の整理整頓」と「行動予定」
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翌朝9時に私のマンションへ姪が

やってきました。

まずは、ハグから・・・
(色々ありますが、心細かったと思いますし)

その後、今回の姪の

事前連絡や報告、相談が無かった事に

反省をさせ、本題へ

最初に、意志確認が必要です。

本気でその会社で働く気があるのか?

姪の『覚悟』を聞きました

●本当にその会社で仕事がしたいのか?
→それはなぜか?
→希望の部署に転属される可能性が少なくてもいたいのか?
→更にまた転勤もあるかも知れないが、覚悟してるか?


次に「情報の整理整頓」です。

やみくもにイキナリ不動産屋に行っても

予算や物件への条件が分からないと

効率よく物件を見ることが出来ません。

今は時間との勝負、

事前の情報の整理整頓を行うことが

『行動予定』をたてる前に行う段取り

なのです。(これが行動と決定を効率よくします)

≪情報の整理整頓≫
●情報の整理
→会社からの条件、給与初任給、
 引っ越し費用等それらにかかる経費の
 会社負担、提出書類確認
→自分で探した物件の内容確認
→希望の物件の条件と優先順位のつけ方確認


●イメージの確認
→何を置きたいか?
→楽しく暮らせる家とは?


つぎに

≪行動予定≫
●連絡の段取り
→住みたい場所に近い不動産屋をチェック
→希望の住所地、予算、希望間取りと
 到着予定時間を不動産屋へ伝え、
 3件ほど見学希望の予約を取っておく
→一緒に不動産屋に行く事になった
 姪の兄(大阪から妹が心配で飛んできた)
 へ合流地点と時間を連絡


●現場見学時に行うことの確認
→各場所のチェック項目と採寸の仕方
→持ち物確認(立ちながら書ける下敷き、メジャー、赤ペン)
→希望住所地の地図(駅から配属先の位置が分かるもの)
→事前に条件の合った物件の印刷

→周りの環境、店、街灯確認

※細かな社会人としての心構えと
報告連絡相談の大切さも伝えました(^^)

ここまでの相談を終え、90分程度

その後、姪が自分の兄と合流するまでの

2時間は物件を姪自身で検索し、

不動産やへ連絡も姪にさせ、

昼からやっと不動産屋へ向かいました・・・

---------------
■「達成力」?
---------------


そして、2日間でしっかりやり遂げました。(^.^)

課題達成です!

情報の整理整頓は一番大事な部分でした。
(初めての一人暮らしで生活に必要な条件が
分からなかったこともありましたから)

あとは、引っ越しです。

就職先が住宅販売の会社ということで

引越し業者はすぐにおさえられる事は

良かったです。

しかし、今回の研修内容・・・

2週間で引越し・・・

姪の就職先の会社は

●情報収集力
●行動力
●決断力
●達成力


を見ているのではないか?と。

最後に言うなら

それを達成するための

家族への

『説得力』と『意志表明』

をさせたのではないか?と。

あなたはどう思われますか?(^.^)

| 人材・採用・教育 | 09:40 | comments:0 | trackbacks(-) | TOP↑

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路線バスの旅に学ぶリーダー論

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)

あけましておめでとうございます。

年末年始はいかがお過ごしだった

でしょうか?

私は相変わらず、挨拶行脚と

嫁稼業で日程を終え、一時帰宅。

今日から1/11まで更に

お休みを頂きます。
(その内容はまたあらためて(^^))

そして、今年のBlog第一弾は、

お正月にテレビ東京で放映された

「路線バスの旅」から

※ネットから拝借したイメージ画像です
↓↓↓
fc2blog_201501042338019d5.jpg


得たヒントについてです。

*********

試行錯誤の連続

*********


この番組は、

俳優の太川陽介さんと

マンガ家の蛭子能収さんの

コンビと女性ゲスト(マドンナ)

の3人が路線バスを乗り継いで

目的地を目指す

人気の旅バラエティー番組

「ローカル路線バス乗り継ぎの旅」
(テレビ東京系)


です。

お正月1/3に帰宅した夜に

ふとテレビ東京にチャンネルを

合わせると、

この番組をしていました。

何が面白いかと言うと

スタートとゴールは

決まっているものの、

移動は、路線バスの乗り継ぎと

徒歩のみ。


3泊4日以内でゴールにたどり着けば

目標達成!!と言うもの

その間の宿も出演者が交渉。

バスは高速道路を使うものはNG。

乗り継ぎ方などもすべて出演者が

試行錯誤してゴールを目指して

旅をします。

※ちなみにインターネットでの
検索不可!


この試行錯誤が面白い!

スタートからまず、

どのような方向へどのバスに

乗るのか?

選択した結果が積もって、

その旅がキツくなったり、

ラクになったり、、、

昨夜の放送は、

大阪城~兼六園を目指して

いました。

途中で寄り道するのも自由ですが、

3泊4日で果たしてゴール出来るのか?

その模様はこちら
2015年1/3放送「ローカル路線バスの旅」



**********

リーダーの行動とは?

**********


この番組は、

真面目な太川陽介さんと

自由人、蛭子能収さんの

対称的な二人の行動と

みるみる変わるゲストの

なかなか見れないガチで

不機嫌になる様子が

面白いのですが、

今回は、太川陽介さんの

リーダーぶりにフォーカス!!


太川さんは実に段取り上手!

もう19回目という事もあってか、

実にテキパキと

時刻表と地図を見比べ

バスの乗り継ぎ計画を立てます。

事前の段取りを行います。

また、時にはうまくいかず、

何時間もバスを待ったり、

歩いたり、

どんどん疲労困ぱいする中、

不機嫌になる蛭子さんや

ゲストを笑顔で励まし、

「腕を大きく振ると
足が前に出やすくなるよ」


と声をかけたり、

他のメンバーより先に

バス停を探しに行ったり

します。

次第に、自由人の蛭子さんも

宿の予約を引き受けたり、

バスの乗り継ぎがギリギリな時に

走ったりします。

ゲストも必死について行きます。

いつも笑顔、

励まし、

段取りをし、

真っ先に動き、

時には頼り、

時には厳しい事も伝えます。

そしてやはり、笑顔。

自分も疲れているのに、

他者への声掛けを忘れず

無言になることがない。

すごいな~と

尊敬の念を抱きます。

特に他者への声掛けと

笑顔!!

私はこれに尽きるのでは

ないかと思います。

********

希望と安心感

********


「リーダーとは希望を配る人だ」

と、ナポレオン・ボナパルトも

名言を残しています。

まさしく、

前向きな声掛けの数々は

希望を持たせ、

笑顔が安心感に繋がる。

余談ですが、

今回の箱根駅伝で

山梨学院大学の3区を

走った井上選手を

ご存知でしょうか?

この方もまた、太川陽介さんと

似ているな~と感じた人物。

1区で最下位20位だったのを

17位まで押し上げ、

笑顔でたすきを渡し、

その後チームは総合9位になり

来年のシード権を獲得した!

「他のチームメイトに
悲愴感を与えたくなかった。
まだいける!という
希望を持たせたかったので
疲れていたけど、
笑顔でたすきを渡した。」


と言っていたそうです。

※1/4日本テレビ「シューイチ」より


声掛けと笑顔で

希望と安心感!!


組織のリーダーにはまず

大切な要素ではないかと思う。


【お知らせ】
1/12まで弊所は長期休暇となります。
誠にご迷惑をおかけ致しますが
お電話の対応は1/13~
メールもお返事が遅れますこと
ご了承下さいますよう
お願いいたします。


| 人材・採用・教育 | 07:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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相手の【ラク】は自分の【ラク】?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

台風一過、清々しい朝を迎えた東京。

青空が眩しいくらいです。

さて、連休明け、仕事はスムーズに

進みましたでしょうか。

連休明けのスムーズさは、

連休前の段取りと、

朝の再確認で変わってきますよね(^.^)♪

段取り・・・大事です!!

************

デキる段取りとは?

************


段取りのデキる人って、

実は自分の段取りだけでなく

他者の段取りまで

している時があります。

業務が前後していたり、

自分のした仕事を

チェックしていただく事が発生する

場合にこの違いが見受けられます。

例えば、
●先輩や上司に自分が作成した資料
を確認いただく時


<「あと一歩な事務員」の場合>

→作成した資料に「ご確認お願いします」(名前)
という一言メモだけ添えて、机の上に置く

メモ

<「デキる事務員」の場合>

→作成した資料に、
◎チェックするポイントに付箋をし、
◎自分の不安な箇所についての説明を添え、

◎確認のお願いの期限まで記載をし、

確認依頼の一言と名前を添えている。

資料


相手の時間を最小限に

効率的な段取りはどちらが良いか

分かりますよね。

相手の段取りまで整備する

段取りは、自分の時間さえも

効率よくします。

※さらに効率よくする場合は
チェックリストを定型化しておき、
特記事項のみメモしたものを添える
方法だとメモの効率は上がり、
同じ業務の効率がUPしますよね(^.^)♪


チェックリスト


「あと一歩」なメモだけだと

◎期限がないので、
期限確認のやりとり発生

→下手をすると後回しで
 忘れられるリスクも

◎どこをチェックするかが不明確なので
時間がかかるかも?と思って
結局後回しになりやすい


など、相手の手間をかけ、
しかも自分の仕事も進みません。


***********

相手をラクにすると、
自分もラクになる

***********


効率よく仕事を進めるには、

「思いやりの心を持って接する」

と聞きますし、私もよく言います。

では、「思いやりの心」とは

具体的にはどのような

こと(行動、考え)なのでしょうか?

効率化の観点からすると

私は、こう思います。

『まず相手をラクにする方法を
考える!!』


それが、同僚だったり、先輩だったり

上司だったり、取引先だったり・・・

「どうしたら、相手はスムーズに
仕事が出来るのだろう?」


そう考え、工夫をすることが

まず大事なのです。

自分がラクになる!は

自分中心になりがちです。

相手の事を思いながら

その中で自分にも負荷がかからない方法

を探し、やってみることなのでは

ないか?と思います。

相手が喜び、
 ↓
そしてスムーズに仕事が進むことによって
 ↓
関連する自分の仕事(業務)まで
 ↓
スムーズに進む。。


気持ちの良い循環が生まれ、

効率化が進むのです。

また、相手の「ラク」を考えた時に

自分がしている相手への対応

仕事を客観的にみることが出来ます。

よく「お客様目線」に立って

考えると言いますが、

まさしく「相手目線」を考えることで

自己中心的、自己満足ではない

「ラク」の工夫
を考えていけるのですよね。

相手をラクにすることで

自分もラクになる・・・


そんなHappyな循環を創るのは

まず相手の段取りを考えてみること

からですよね(^.^)♪



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| 人材・採用・教育 | 13:57 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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プライバシーマークを持った在宅事務!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

梅雨も明け、カエルの鳴き声から

セミの鳴き声に変わり、

空には毎日のように入道雲が

広がっていますね。

エルニーニョ現象で冷夏になると

言われていた今年の夏も

そのエルニーニョの効果が秋に遅れ、

やっぱり「猛暑」だそうですね。

夏バテ、熱中症にはお気を付けくださいね。


さて、先日事務代行を手掛ける会社様へ

訪問し、内容を聞きに行ってきました


************

プライバシーマークと在宅

************


最近、独立起業される方が増えて

きていますが、

1人社長の場合、

自分でも何でもやってしまう。

そして行ってきた方が多いですね

私もそのうちの一人でもあります。

でも一人には限界があり、

当オフィスに相談される社長様の多くは

「事務仕事に時間が取られて困っている」

「事務員を一人雇うほどではないのですが・・・」


という悩みを抱えています。

そこで、

「もっとラクに」
「社長がしなくても回る」
「誰でも出来る」

という

事務の仕組みづくりの

依頼をお請けするのです。

その中で最終的には

誰かに「事務」を頼まないと回らない部分が

発生することもあります。

そこで最近増えてきているのが

【在宅事務】です。

ネットを探すと、在宅事務の窓口を

されてる会社は見かけますが、

今回訪問させて頂いた
  ↓ ↓ ↓
「おまかせ経理事務代行YPP」さん

何が良いかと言うと、

なんと在宅事務を推進しつつ、

『プライバシーマーク』を取られているんです!!Σ(゚Д゚)
YPPマーク

個人情報の管理はめちゃくちゃ大事!!

特に気になるのは

主婦の井戸端会議で会社の内情を

漏えいされることはないか?

データ入力、連絡の流れの中で

ウィルスが入ったり、

他社へデータが流れてしまうような事がないか?

である。

これは在宅だけでなく、パート・アルバイト・正社員限らず

これはルールでもあり、

私は仕事をする上でのモラルでもあると思っています。

ですが、これを気軽に考えるパターンが多い!!

その点、YPPさんは斡旋ではなく代行業として

その「仕事」に対する徹底した体制に感動しました。

**************

チームで仕事を行うリスクマネジメント

**************


在宅事務を希望する方は、

大抵、短時間労働、しかも

「超短時間」希望者も多い。

例えばお昼1時間程度を

週2とか・・・

そうしてYPPさんの行ったことは

そういった方のチームを作ることです。

そうすることにより

週4日 4時間程度 というような

依頼にも2名居れば対応できちゃう


いうことなんです。

このチーム編成の更に良いことは

主婦にありがちな悩み

「子供が熱を出したら・・・」

「家族に何かあった時・・・」


その時に仕事に対応できなかったら

どうしよう・・・という事です。

そんな時もチーム対応なので

誰かがその穴を埋めることが出来ています。


社内研修も日々行い。

チャットワークを使って

チーム(プロジェクト)ごとで

連絡網をリアルタイムで回す仕組みは

クラウド上の仮想オフィス空間です。

雇用形態や働き方が多様化する中で

先日ビックサイトで行われていた

ワークスタイル変革でも

クラウド管理により

出社しなくても仕事が進む仕組みは

たくさん出ていましたが、

安心できる会社へ外注に依頼するという事も

情報化社会においては大切な

リスクマネジメントになるのではないかと

思われます。

なお、現在下記のような助成金制度もあり
必要な仕組みを作っていく上でも
活用できますので参考までに!!
  ↓ ↓
●ワークライフバランス推進助成金
※東京都のみ

●職場意識改善助成金
※厚生労働省






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