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新たなチャレンジに活かせる「経験」とは?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉です(^.^)♪

さて土日を経て、本日月曜日から

7月スタートの所も多いですよね。

「折り返し地点」と良く言いますが

年始の計画からこの半年

いかがでしたでしょうか?

折り返し地点を過ぎ、見直し、

調整、新たな挑戦をされる方も

いらっしゃるかと思います。

かく言う私も、今後の事業の中で

新たな提携先や事務効率化の仕組みを

検討及び依頼、実施し始めております♪

そんな中、事務業務依頼を行う上で

担当者の方にお会いし、

今までの経験で”活かせること”を

お話しする機会がありました。

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■私に事務は出来るのか?
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「工場での勤務しかしたこと無いのですが
私に事務仕事が出来るでしょうか?」


工場

こんな質問を頂きました。

私は「出来ます!」とお答えしました。

新たな仕事をする時には不安を感じるのは

当然のことです。

しかし、結局は「その仕事をしたいか」

「新たなことを学ぶ努力を惜しまないか」

だけに尽きるのです。

この二つの気持ちがなければ

今までと同じ仕事をやり続けるのが

無難ですね。

ですが、その気持ちがしっかりとある場合

今まで行ってきた仕事の「経験」の中で

新たな仕事との共通点や、

その活かし方をしっかり見つけることで

自信にも繋がり、

「わからない」と言う
不安から「出来そう!」


に変えることが可能になります。

例えば、相談を頂いた事例のように

工場勤務の方が事務仕事が出来るのか?

と言う質問ですが、

工場勤務で

「どんな業務を行ってきたのか?」
「その仕事の中で何を学んだのか?」
「その現場はどんな状況だったのか?」
「その仕事をする上で大切なことは何か?」


を書きだすと、

案外、共通することが見えてきます。

そして私が思う大きな共通点は

2つの業務とも基本的には

「ルーティンワーク」
だという事です!

毎回同じような業務が

一定のタイミングで、発生し

その業務がぐるぐると分担された

業務に応じてベルトコンベアのように

回っていくイメージです。

●簿記2級以上の資格がないとイケない?
⇒仕訳は今やパソコン内のソフトが教えてくれる
 時代に突入しています。

●パソコンが苦手だけど、出来ますか?
⇒事務業務においてパソコン操作は必要
 これから学び、努力する意志があるかが大事

反対に工場で学んだことが

事務仕事で役立つことも有ります。

工場の現場は

「改善」が大きく進んでいる部門

でもあります。

「5S」や「ISO」の導入が早くから進んでおり

事務仕事の方が、環境整備や

整理整頓が出来ていないことって多いのです。

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■できることからスル!
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まずは「出来ること」を探しましょう!

経理事務の場合、

手元に集まった各種郵便や資料などの

仕分け作業から入ります。

領収書、請求書に分けることは出来ますよね?

その資料が処理された後、

ファイリングすることは出来るかと思います。

事務にはコピーやスキャン作業も多くあります。

メールの送受信、電話受けも多くあります。

まだまだありますが、

もし4人の事務員が居て、

そのうちの一人が自分だった場合、

仕訳の計上もパソコンもまだまだ苦手・・・

でも、気にしないでください!

誰よりも先に電話を受け、

誰よりも多くコピーやスキャンを引き受け

率先して資料の仕分け、ファイリングを行い

雑用を買って出る!

そこからでも事務仕事は出来るのです。

(※但しステップアップの努力は続けましょう)
 
私は、その昔、会計事務所勤務時代、

それまで行ってきた業務から干されたことが

ありました。

それまでの仕事が出来なくなり、

事務所内で何をしたら良いか

分からなくなった私に

その時の先輩の女性から

「掃除くらい出来るでしょ!」
「出来ることからすればいいのよ」


と言われた言葉を思い出します。

今までの仕事、今までの人生

どんな経験を積んできたかは人それぞれ

ですが、必ずどこに行っても何か

「出来ること」は有ります!

そこからスタートすればいいのです(^.^)♪


| 人材・採用・教育 | 09:14 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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役割分担と席次の関係?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今日の東京はどんよりした空模様。

傘を持って出られましたか?

備えあれば憂いなし。

梅雨の時期ですから

突然の雨にも対処できるように

しておくと濡れずに済みますね(^.^)

さて、ご自身がお仕事する時、

その席の周りには

どんな方がいらっしゃいますか?

同僚?上司?先輩?社長?

小さな中小企業では、

事務職は1名だったり、

数名だったりしますが、

事務の方が座る席次を

気にされたりすることって

ありましたでしょうか?

これ、案外大事なことなんです。

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■席次を変えたら業務効率UP?!
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少し大きめの会社だと

部署ごとに机がアイランド型に

固まって配置されているのを

見かけます。

この時、ちょっとした聞き取りで席次を

考えると業務効率が上がります。

その「ちょっとした聞き取り」とは?

その人の「強み」「弱み」を聞くことです。

いきなり「強みは?」「弱みは?」と

聞くのではなく、こんな質問を重ねます。

「趣味はありますか?」
「それのどんな所が好きですか?」

「仕事以外のことでもいいので
 これをするのが好き、得意!と言うものは
 ありますか?」
「逆に苦手なことは何ですか?」


「人から褒められたことで
 覚えていることはありますか?」
「あなたが何かをしたことで
 誰かが喜んでくれたことで
 何か覚えていることはないですか」


「最近もしくは過去の失敗で印象に
残っていることはないですか」
「その失敗から改善の為に
行動したことは何かありますか」


「会社で仕事をしていて、
これは苦手だな。と思うようなことは
ありますか」


と、いうような事です。

質問の答えによって、より具体的に

聞くように質問を重ね、

1)その人の「強み」「弱み」を書き出します。

2)次にそのメモにその強み、弱みによる
会社及び対象者に対しての
「チャンス」「リスク」を書き出します。


いわゆる「SWOT分析」です。
※こちらがSWOT分析について詳しく
書かれています。
 ↓ ↓
https://blog.kairosmarketing.net/marketing-strategy/swot-analysis-20131127/

この質問と結果の事例として
次のようなケースがありました。

<Aさん>
●総務・経理事務パート
●特に得意なことがなく、
●継続的に我慢強く仕事を続けることが
できる女性。
●但し、人の目がないとサボりがちだったり
●人の意見を聞かない傾向がある。
⇒Aさんには、社長の前の席に
座って仕事をして頂くようにおススメしました。
また、総務・経理の仕事を一部シフトし
仕事の進め方もスケジュール化し、
シフトを少し減少する方向
(本人の年齢的な体調の変化も影響)で
提案しました。


他に、こんな方がいました。

<Bさん>
●新しいことを覚えるのは苦手
●ルーティンワークなどの単純作業を
 長時間するのは得意
●考えて動くより指示をもらって
 業務することが向いている
⇒こちらの方には、Aさんの仕事を
一部移行し、ルーティン化しやすい業務を
回すようにしました。
席次は、Aさん横か後ろで
すぐ話せる距離で引き継ぎもスムーズに!


<Cさん>
●EXCELが得意
●業務の流れを考えながら効率よく
 仕事を進めることが好き
●一通りマルチに出来るが、
 本当は一人で集中して行う仕事に
 向いている。
⇒Cさんには、依頼をしたい上司と
 その業務を引き継ぐ同期の間の席
 (具体的には上司を前、同期を横か
 後ろの席になるように)
 同期や他の同僚へのEXCEL指導と
 業務振分けを一部行いづつ、
 「考える必要のある仕事」に集中
 して頂く方向で提案。


もちろん、業務のルーティン化する中での
仕組みづくりも行いますが、
Aさん、Bさん、Cさんの役割分担や
業務上の動線としての席次も大切です!

他にも3名の聞き取りと席次や役割分担を
提案しました

結果、10名分の事務業務のコストのうち
2名分削減し効率がUP!得意分野で
能力を発揮していかれたようです(^.^)♪

ぜひ、SWOT分析と席次を変えてみて
どんな変化が起こるかを試してみては
いかがでしょうか。

| 人材・採用・教育 | 10:04 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「希望」がないと続かない

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

さて、2016年も残すところ本日を入れて

6日・・・

既に先週末から冬期休暇という方も

居るようですが

弊所は12/29~1/3まで!

毎年もう少し長い休暇を取るのですが

今回は、初期の「仕組み」づくりに

どうしても日程調整できず、、、

現在、建築現場で言うなら

基礎が出来始め、1月4日は

上棟式!という感じです(^.^)

事務の仕組みづくりは「現場主義」

お客様のスケジュール第一なのです♪

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■2016年を振返って・・・
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2016年を振返ると、

どんな年でしたでしょうか?

私はと言うと、

前半は「旅」

●出張が増加
●休暇でパリへ
●長野へ温泉
●自分の仕事とは?を探る思考の旅


後半は「人」

●ご縁からの仕事の受注
●コミュニケーション問題に悩まされる
●お客様先でもやはり「人」の問題が
 クローズアップ


2017年は、引き続き「人」になりそうです(^^;

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■2017年は「希望」が必要
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この2016年を振り返り、

「人」の問題で様々な場面で

ミーティングを重ねてきました。

コミュニケーションが悪いと
うまくいかない・・・
とか

残業が多いから・・・とか

あの人は仕事出来ないから・・・とか

仕事の量が多すぎる・・・とか

色んな「問題」が沸き起こった時

中小企業が打撃を受けるのは

従業員の突然の退職です。

様々な退職理由があるでしょう

では、「人」って何で動くのだろう?

目標を持たせる!と言う人がいたり、

愛社精神!と言う人がいたり、

残業を減らす!と言う人がいたり、

給料を上げる!と言う人がいたり、

一つのことではなく複合的にする!

というのもある。

しかし、

先日とある従業員からこんな言葉を聞いた・・・

「良い未来が見えないんです・・・」
悩み


これはなかなか衝撃的なひと言です。

少しずつの「改善」を私も進めているものの

自分で作る気持ちすら無くなったと・・・

この言葉から

この名言を思い出しました

+++++++++++++++

リーダーとは、
「希望を配る人」のことだ

~ナポレオン・ボナパルト~

+++++++++++++++


全て「希望」という言葉に集約されるのでは

ないだろうか?

希望ある未来、

その人が望むもの

それは現実化できるかも知れない!という

希望!

そのイメージが出来るようにすることが

大切なんだと・・・

※ちなみに弊所が2010年7月10日に発行した
名言・格言ハガキでもこの言葉を書いていた(^.^)

名言格言№10

2017年は、

どのように「希望」を表現し、

イメージできるようにするかを

考えていくことが重要になるのかも知れない。

2017年、あなたはどんな年にしたいですか?

私はやっぱり「笑顔」溢れる年にしたいです。

では、良いお年をお迎えください!!

次回は来年年明けに♪

| 人材・採用・教育 | 08:58 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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初めての就職、2週間以内で引っ越しする研修?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

私事ですが、

姪が新社会人として関西から

関東へ就職が決まり、

2週間の研修を受講する為

東京にやってきました(^^)

しかし、この研修で、

姪達研修生は、

いきなり社会人として

「決断力」と「達成力」

試される事になり、

週末土日の東京観光なんて

甘い考えは一気に吹き飛ぶ

事態に陥ったのです。

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■突然のSOS、だが動けない・・・
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それは、研修1日目の事、

配属先の辞令が発表されました。

そこで衝撃の連絡事項が、、

『研修中の2回ある土日に
転勤で引っ越しが必要な人は
物件探しと引っ越しまで
済ませるように』

上司

∑(゚Д゚)えっ? ほぼ4日間で?
(正確には引っ越しの移動と
荷ほどき期間が、あと3日
あったようです)


東京に住んでいると言う事で

姪の母、私からすると姉から

SOSの電話、、

しかし2週とも土日に仕事や出張の

スケジュールを入れていました。

非情な叔母かも知れませんが、

「不動産屋に一緒に回る時間はない」

そこで私の出来ることと言えば

「情報の整理整頓」と「行動予定」の方法

を教えることでした。

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■「情報の整理整頓」と「行動予定」
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翌朝9時に私のマンションへ姪が

やってきました。

まずは、ハグから・・・
(色々ありますが、心細かったと思いますし)

その後、今回の姪の

事前連絡や報告、相談が無かった事に

反省をさせ、本題へ

最初に、意志確認が必要です。

本気でその会社で働く気があるのか?

姪の『覚悟』を聞きました

●本当にその会社で仕事がしたいのか?
→それはなぜか?
→希望の部署に転属される可能性が少なくてもいたいのか?
→更にまた転勤もあるかも知れないが、覚悟してるか?


次に「情報の整理整頓」です。

やみくもにイキナリ不動産屋に行っても

予算や物件への条件が分からないと

効率よく物件を見ることが出来ません。

今は時間との勝負、

事前の情報の整理整頓を行うことが

『行動予定』をたてる前に行う段取り

なのです。(これが行動と決定を効率よくします)

≪情報の整理整頓≫
●情報の整理
→会社からの条件、給与初任給、
 引っ越し費用等それらにかかる経費の
 会社負担、提出書類確認
→自分で探した物件の内容確認
→希望の物件の条件と優先順位のつけ方確認


●イメージの確認
→何を置きたいか?
→楽しく暮らせる家とは?


つぎに

≪行動予定≫
●連絡の段取り
→住みたい場所に近い不動産屋をチェック
→希望の住所地、予算、希望間取りと
 到着予定時間を不動産屋へ伝え、
 3件ほど見学希望の予約を取っておく
→一緒に不動産屋に行く事になった
 姪の兄(大阪から妹が心配で飛んできた)
 へ合流地点と時間を連絡


●現場見学時に行うことの確認
→各場所のチェック項目と採寸の仕方
→持ち物確認(立ちながら書ける下敷き、メジャー、赤ペン)
→希望住所地の地図(駅から配属先の位置が分かるもの)
→事前に条件の合った物件の印刷

→周りの環境、店、街灯確認

※細かな社会人としての心構えと
報告連絡相談の大切さも伝えました(^^)

ここまでの相談を終え、90分程度

その後、姪が自分の兄と合流するまでの

2時間は物件を姪自身で検索し、

不動産やへ連絡も姪にさせ、

昼からやっと不動産屋へ向かいました・・・

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■「達成力」?
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そして、2日間でしっかりやり遂げました。(^.^)

課題達成です!

情報の整理整頓は一番大事な部分でした。
(初めての一人暮らしで生活に必要な条件が
分からなかったこともありましたから)

あとは、引っ越しです。

就職先が住宅販売の会社ということで

引越し業者はすぐにおさえられる事は

良かったです。

しかし、今回の研修内容・・・

2週間で引越し・・・

姪の就職先の会社は

●情報収集力
●行動力
●決断力
●達成力


を見ているのではないか?と。

最後に言うなら

それを達成するための

家族への

『説得力』と『意志表明』

をさせたのではないか?と。

あなたはどう思われますか?(^.^)

| 人材・採用・教育 | 09:40 | comments:0 | trackbacks(-) | TOP↑

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路線バスの旅に学ぶリーダー論

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)

あけましておめでとうございます。

年末年始はいかがお過ごしだった

でしょうか?

私は相変わらず、挨拶行脚と

嫁稼業で日程を終え、一時帰宅。

今日から1/11まで更に

お休みを頂きます。
(その内容はまたあらためて(^^))

そして、今年のBlog第一弾は、

お正月にテレビ東京で放映された

「路線バスの旅」から

※ネットから拝借したイメージ画像です
↓↓↓
fc2blog_201501042338019d5.jpg


得たヒントについてです。

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試行錯誤の連続

*********


この番組は、

俳優の太川陽介さんと

マンガ家の蛭子能収さんの

コンビと女性ゲスト(マドンナ)

の3人が路線バスを乗り継いで

目的地を目指す

人気の旅バラエティー番組

「ローカル路線バス乗り継ぎの旅」
(テレビ東京系)


です。

お正月1/3に帰宅した夜に

ふとテレビ東京にチャンネルを

合わせると、

この番組をしていました。

何が面白いかと言うと

スタートとゴールは

決まっているものの、

移動は、路線バスの乗り継ぎと

徒歩のみ。


3泊4日以内でゴールにたどり着けば

目標達成!!と言うもの

その間の宿も出演者が交渉。

バスは高速道路を使うものはNG。

乗り継ぎ方などもすべて出演者が

試行錯誤してゴールを目指して

旅をします。

※ちなみにインターネットでの
検索不可!


この試行錯誤が面白い!

スタートからまず、

どのような方向へどのバスに

乗るのか?

選択した結果が積もって、

その旅がキツくなったり、

ラクになったり、、、

昨夜の放送は、

大阪城~兼六園を目指して

いました。

途中で寄り道するのも自由ですが、

3泊4日で果たしてゴール出来るのか?

その模様はこちら
2015年1/3放送「ローカル路線バスの旅」



**********

リーダーの行動とは?

**********


この番組は、

真面目な太川陽介さんと

自由人、蛭子能収さんの

対称的な二人の行動と

みるみる変わるゲストの

なかなか見れないガチで

不機嫌になる様子が

面白いのですが、

今回は、太川陽介さんの

リーダーぶりにフォーカス!!


太川さんは実に段取り上手!

もう19回目という事もあってか、

実にテキパキと

時刻表と地図を見比べ

バスの乗り継ぎ計画を立てます。

事前の段取りを行います。

また、時にはうまくいかず、

何時間もバスを待ったり、

歩いたり、

どんどん疲労困ぱいする中、

不機嫌になる蛭子さんや

ゲストを笑顔で励まし、

「腕を大きく振ると
足が前に出やすくなるよ」


と声をかけたり、

他のメンバーより先に

バス停を探しに行ったり

します。

次第に、自由人の蛭子さんも

宿の予約を引き受けたり、

バスの乗り継ぎがギリギリな時に

走ったりします。

ゲストも必死について行きます。

いつも笑顔、

励まし、

段取りをし、

真っ先に動き、

時には頼り、

時には厳しい事も伝えます。

そしてやはり、笑顔。

自分も疲れているのに、

他者への声掛けを忘れず

無言になることがない。

すごいな~と

尊敬の念を抱きます。

特に他者への声掛けと

笑顔!!

私はこれに尽きるのでは

ないかと思います。

********

希望と安心感

********


「リーダーとは希望を配る人だ」

と、ナポレオン・ボナパルトも

名言を残しています。

まさしく、

前向きな声掛けの数々は

希望を持たせ、

笑顔が安心感に繋がる。

余談ですが、

今回の箱根駅伝で

山梨学院大学の3区を

走った井上選手を

ご存知でしょうか?

この方もまた、太川陽介さんと

似ているな~と感じた人物。

1区で最下位20位だったのを

17位まで押し上げ、

笑顔でたすきを渡し、

その後チームは総合9位になり

来年のシード権を獲得した!

「他のチームメイトに
悲愴感を与えたくなかった。
まだいける!という
希望を持たせたかったので
疲れていたけど、
笑顔でたすきを渡した。」


と言っていたそうです。

※1/4日本テレビ「シューイチ」より


声掛けと笑顔で

希望と安心感!!


組織のリーダーにはまず

大切な要素ではないかと思う。


【お知らせ】
1/12まで弊所は長期休暇となります。
誠にご迷惑をおかけ致しますが
お電話の対応は1/13~
メールもお返事が遅れますこと
ご了承下さいますよう
お願いいたします。


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