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コンビニのたばこの番号はそれぞれ違う!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

寒いです。

さすが冬!(笑)

椅子の上の暖かマットに

癒されながらパソコン前で

お客様の改善も問題・課題に

対するプランやご提案の組立と

情報収集に格闘中です(^.^)♪

さて、

本日、週末「巷の改善事例」

ですが、先日友人L氏より、

『ぜひブログネタに!』

面白い情報をいただきましたので

ご紹介させて頂きたいと思います。

改善事例というよりも、

改善してほしい事例ですが、

喫煙者の方は「そうそう!」と

うなづくはず!

※ちなみには私はたばこは嗜みませんが・・・

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■違うコンビニに行くと、「探す」?!
-----------------------------


コンビニでたばこを売るようになって

街中では「たばこ屋」さんはほとんど

見かけなくなりましたね。

昔私の実家近くにも看板娘の

笑顔の素敵なおばあちゃんが、

居ましたよ(^.^)/
たばこ屋


父に頼まれ、おつかいに行くと、

たばこ1カートン購入するたび、

使い捨てライターを2つくれました。
(たまにお菓子をくれたり・・・懐かしい)

たばこの銘柄って、その時は

1つの店で取り扱っているのって

20銘柄くらいじゃなかったかな~?

銘柄名を言って購入するシンプルな

形式でした。

しかし、たばこはどんどん進化し、

同じ銘柄でも

ショートだのロングだの、

ニコチンの量だの、タールの量だの

で複数あるんですね・・・

私は全く覚えられません。ww

さて、そんな複雑なたばこの銘柄

コンビニに買う時は番号を言って

買うようになりましたね。

たばこ画像
※この画像では196種類もありすよ(苦笑)

さて、このたばこの銘柄と番号なのですが、

なんと、

コンビニそれぞれで違うそうなんですね。

しかも同じチェーン店のコンビニでも

店によって違うそうです。

喫煙者の方は、

いつも買うコンビニだったら覚えてる

のですが、たまに違う場所で買おうと

した時にこれですっごく困るそうなんですよね。

これには、様々な理由がありそです。

少し調べてみると、このコトについて

書いている記事を発見しました。
  ↓ ↓
「コンビニぐらし」より

この記事を見るかぎり、

昔のたばこ屋さんでも同じように

扱う銘柄が違っていたように

コンビニでも売れ筋など考えて

取り扱っていたりするため

番号が違ったりするようですね。

でもね。これって、

例えば先ほどのたばこが並んだ

写真のように、

「うちは196種類あつかっています!」

と分かってもらう目的が無ければ、

番号はJTで統一し、

それを番号順に並べるだけで

良いのだと思うのですよね。

たばこって、別に「売れ筋」を

見やすい所に配置する営業戦略は

関係なく、嗜好品なので、

売れている商品を置いておくこと

だけが意味があるのですよね(^.^)

ですから並べる順番はわかりやすく

番号順。

1のあとに2や3を置いていないなら

1、4、5・・と並べれば良いのです。

これで、「探す」労力は無くなるのです。

これで喫煙者の毎回の悩みは「解決」!

★JTさんお願いしまーす!

・・・・・・

しかし、ここで疑問が、

これは喫煙を普及させないための

敢えての制約がかけられているのかも

面倒くさい→もういいや→吸わない

そうなるのか???
(※中毒性があることなので、
多少の面倒で吸わないには
ならなさそうだが・・・(爆))

Lさん、面白いネタをありがとうごいました!

こんな感じで、

頂いたネタを元に、改善を考えるのも

楽しい事例になりますね♪

改善したいネタありましたら

どしどしお寄せ下さい!!

一緒に、

「ザ★解決!」

しようではありませんか!!(^.^)/


ではまた来週~!!

次回は火曜日ですよ~


***************
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自分ノートとQ&A

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)♪

先週の週末は、

少し早めのハロウィンパーティーが

あちらこちらで開催されて

いたようですね。

私はと言うと、

体のメンテナンスへ

数年ぶりに『よもぎ蒸し』に

行ってきました。(^.^)/

※よもぎ蒸しって何?
を知りたい方はコチラ
 ↓ ↓
※こちらの店舗に行ったワケでは
ありませんが、同じような施術でした。
よもぎ蒸しって何?

よもぎ蒸しでデトックスもしたし、

今日も週のスタート月曜日、

さっそく行ってみよう~(^.^)/

-----------------------------
■マニュアルが更新されないワケ
-----------------------------


様々な会社で作成されている

『マニュアル』

属人化を防ぎ、
ノウハウの平準化と統一を図り、
新人教育にもなる
マニュアル・・・

しかし、どこの会社も困っているのが

『マニュアルが更新されない』

という事。

いや、ホントこれ、なかなか

手強いんですよ・・・ははは。

更新されるマニュアルとは

「使える」ものじゃないと

使わないワケです。

使わないと見ない

見ないと更新されない・・・

大金をかけて作成したマニュアルも

あっと言う間にホコリを被るワケです(苦笑)

いくら月更新担当をつけても、

いくら毎月確認ミーティングをしても

使えないと、使わない。

「全部そこに書いてあるから
見れば分かりやすいのに・・・」

とお思いでしょうが、

残念ながら、事務の現場では、

マニュアルに変わるモノが

あるのです。

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■自分ノート
--------------------------


・・・それは、

【自分ノート】です!

事務職の方のほとんどが

自分専用のノートやメモを

持っています。

そして、仕事をする時に

そのメモを見ながら行っているのです。
ノート

マニュアルなんて見ないのです。(^^;

どうしてこんな事が起きてしまって

いるのか?

原因は、メモを取るクセ

にあると私は思います。

いや、イイことなんですよ!

それ自体は否定しません。

ただ、そのメモをどこに取るか

だと思うのです。

よくOJTで教育指導している方が

「メモを取りながら聞いてください」

と、言いますよね?

ココからが違うのです。

この時点で、

「マニュアルを開けて下さい」

から始まり、

細かな注意点などのメモは

マニュアルに直接書き込み

書きこんだ箇所を

データに追加修正しておくと良いのです。

まずは、自分ノートの廃止

が必要ですね。

ですが、これだけではないようです。

実はもう一つ大きな要因が

ありました。

-------------------------
■Q&Aを書き溜める
-------------------------


「なぜマニュアルを見ないのですか?」

自分ノートを普段から活用している

事務職の方にたずねたところ、

こんな答えが返ってきました。

「マニュアルにはページ数が多く
自分の知りたい情報を
ピンポイントで探せないので
注意点やポイントがまとまった
ものを見るだけで普段は出来るので
メモを見ています。」


なるほど、マニュアルのデータを

スクロールし続けるから面倒

なのですね。。。

これは、マニュアルの活用法を

教えていないようでした。

実は目次の見出しをクリックすると

その該当ページに飛びますので

簡単に検索し、開くことが出来ます。

これで解決・・・と思っていたら、

こんな意見が飛び出しました

「常に発生することではないですが
たまにある特殊な事項について
マニュアルにないので、
メモを見ています。」


「それは、マニュアルに特記事項で
記載されていないのでしょうか?」


すると、責任者の方から

こんな答えが返ってきました。

「特記事項が増えすぎて、
マニュアルがごちゃごちゃしすぎる
ので、その辺は各自に任せています。
マニュアルは基本的なことを
書くようにしています。」


なるほど、ごもっとも。

しかし、これではマニュアルを

見なくなるのも当然ですね。

そこで、一つ提案をしました。

「Q&A集を作成しましょう!」

Q&A


よく、電化製品などを購入した時に

説明書の後ろの方に

Q&A集が書いてある
のを見たこと

ありませんか?

そう、あれです。

例えば、パソコンなどで

Q:ディスプレイ画面が真っ暗のままです。
A:ディスプレイの電源は入っていますか?
 また、パソコン本体と正しく繋がっていますか?
 それでも画面が変わらない場合は、
 再起動してみてください。その後、変化が
 なければサポートセンターに連絡ください。

と言ったようなことです。

責任者の方がそれを聞いて

このような事を言い始めました

「事務担当者の方からの質問の
TELやメールが結構多くて
困っていました。Q&Aぜひ、
作成していきたいです。」


まあ、そのほとんどはマニュアルに

書いてることらしいのですが(苦笑)

早速、Q&Aを書き溜めることに、

その方法は、

●責任者や先輩に質問したこと
を書きとめる


これだけです。

質問したことを「Q」へ
頂いた回答を「A」へ


書くだけ。

それを、

最終的にまとめやすくするために

定型フォームを作成し

書き溜めて頂くのです。

※クラウドアプリや
Googleスプレッドシートで
共有すると良いです。

使えないマニュアルを
使えるマニュアルにし、


常にマニュアルを見る習慣化

そうしてはじめて

マニュアルは活きてくる

のですよね。

もし、今回のお話しに

共感するような事がある場合は

是非、

『自分ノート』の廃止と
『Q&A作成』


を実践してみてくださいね(^.^)♪

では、また来週~~♪


***************

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なぜ非効率な会計入力をし続けるのか!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末は、

豪雨により、西日本では

土砂崩れや川の氾濫で

大きな被害が出ているようです。

関西に住む家族、友人、知人には

先に連絡を取っていて無事は

確認したのですが、

今回の災害で、亡くなられた方の

ご冥福を心よりお祈り申し上げます。

さて、

今日は、改善の手法や

概念をお話しする月曜日!!

今回は、コチラ!

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■なぜ、税理士先生に合わせて
非効率な会計入力をし続けるのか!?
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先日、相談を頂いた会社様の悩みは

「事務時間がかかりすぎていること」

でした。

よくよくお話しを聞くと、

問題は2つありました。

1)業務フローに応じた
基幹システムの不整備

2)業種業態に合わない
会計ソフトへの入力による
非効率


です。

1)に関しては、

具体的な提案を行い、

すぐに整備するお話しになりましたが

2)で、別の会計ソフトの提案を

した時に、経営者の方から

「会計ソフトは変更できないんです」

と言われました。

何か、特殊な会計の事情があるのか?

と思い、理由を聞いてみました。

しかし、その理由を聞いてびっくり

「顧問の先生が使っている会計ソフトで
ないと出来ない」


と、言うのです。

あー。なるほど。

税理士さんが使っているソフトを

使って記帳を行うという事は、

よく行われていることなので

起業したてで、記帳すらしたことがない方とか

そもそも、顧問の会計事務所さんで

記帳代行もお願いしている!と言う

場合は、その方が良いかも知れません。

また、業種業態による

社内の特殊な問題

などがある場合、一定の会計ソフトでないと

対応できないという事もあります。
(※過去にあった事例では、
工事関係の会社様で基幹システムでの
管理に不備があるため、会計側で
管理できる体制づくりをしていたため
その会計ソフトでの入力でないといけない
と言う事例がありました)


ですが、相談を頂いた会社様の場合

業種業態からの理由は問題はない。

私は、すぐにクラウド型の会計ソフトに

切り替えることをおススメしました。

そうすることで、

銀行、カード、ネット上の決済の買い物の

履歴はあっと言う間に自動仕訳の仕組み

を作ることが出来るのです。

また、

領収書からの自動仕訳登録、

立替精算も管理が出来ると

会計的な事務周りをどんどん

自動化したり、二度手間を削減

できるのです。

ただ、会計監査と言う視点に

おいては、多少資料の見にくさが

あったりしますし、

最終的な決算は、税理士さんが使用する

別のソフトに入力されることもあることから

その会計事務所で使用していて

決算処理まで出来るソフトを

提案されることはよくあるのです。

ですが、今回の相談の場合、

このままの入力を続けていれば

パートを1名雇うことになりかねない

状況でした。

そうすると少なくとも月4、5万円は

人件費が増加します。

現場での非効率を続け、

人件費まで増加・・・。

それで良いのでしょうか?

「税理士さんを替えてはいかがでしょうか」

企業が安心して経営を行っていく

企業が永続して経営を続けていくことの

サポートを行うことが顧問の

あるべき姿だと思うのですよね。

その企業よりも、自身の「ラク」を

選択する税理士さんなら、

他を探すべきです。

結局2)に関しても、会計ソフトを替え

まずは顧問の税理士さんへ対応を

依頼する方向になりました。

今回の件で思うことは、

税理士の先生方へのお願いです。

ぜひ、多くの会計ソフトへの見識を

広げてください。

そして、より良い方法をお客様へ

ご提案下さい。

決して、ご自身の学びの成長を

止めないでください。

是非、お願いしたい所です。

お客様と供により良い方法を考え

適切なアドバイスをして頂きたい

切にそう願います。


さてさて、今回のお客様の

顧問税理士さんは、対応できるのか!?

最後に

「いつでもご紹介できますから」

とお伝えしておきました。

学びを止めると、仕事は無くなっていく

という事かも知れませんね。


| 問題点の見つけ方 | 09:15 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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改善しやすい分析とは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

スッキリ晴れた東京の空!

気持ちよく1週間が始められそうな

そんなお天気です(^.^)

6月最終週、

その月の計画のやり残しが

ないように進めたいですね♪

さて、今日はお客様から

「困った~」と

いきなりその日の予定を変更して

改善の検討会になったお話・・・

------------------------------
■ざっくり分類、ざっくり時間測定
------------------------------


その会社様では私は、

ある一部の部署の業務の「見える化」を

推進し、見える化の方法を

指導する依頼を受けています。

その日も、その予定で訪問した時に

突然、

「高倉さん、今日は予定を変えて
別途相談したいことがあるのですが・・・」


と、責任者の方の一言。

話を聞いてみると

今現在、会社で推進している

取り組みの中で

従業員の現状分析をするための

アンケート集計をしているとの事

そのアンケート集計を

次の段階で更に分析し、

問題点を見つけ出すと言うもの。

ですが、この分類ややり方が

かなりザックリしたもので、

「これで問題を見つけ、
改善する方向に持っていけるのか
まったくイメージが出来ないのです。
どうしたら良いでしょうか」

と言う相談。

内容を確認すると、

業務をざっくり6つほどに

分類し、

●会議・打合せ
●メール
●その他


・・・・など(※あえて全て記載しませんが)

そこに1時間単位で行った時間を

つけていくと言うもの。

私も分析する際に、このような

集計を取ることがありますが、

先に問題を特定しているので

その内容が分かるような分類と

提出時間は1分単位にしています。

問題が特定されていないまま

しかも1時間単位ってかなり

ザックリですね。

ですが、動き出したものに

ダメ出しだけだしても始まらないので

ここでアドバイス

次に行う分析は

業務の「質」を測定するもの

そこで、ミーティングに参加している

メンバーで

『業務の質を分析し、改善できる
ようにするには』


と言うタイトルで、

必要な課題を書きだして頂きました

すると

「必要なことかそうでないかが
わかるようにすること」




「その仕事の目的を知ること」

という意見などがどんどん

出てきました。
(※数か月「見える化」で
指導してきた内容が反映
されていることに嬉しさを感じつつ)

そこで出てきた課題それぞれの

中間目標を次に設定します。

どのようになることが理想か

と言うことです。

最後にそれを達成する為の

行動を書きだします。

今回の場合は、

動きだしたプロジェクトの

スケジュールは崩さずに

そのプロジェクトに

『最大効果を得られるような分析』

にフォーカスして

行動=分析の為の

質問項目(アンケート)を

書き出すことにしました。

時折、そのアンケートに応じて

自分が書き出した時の心情など

想像して、ミーティングの中では

笑いが起こり、ますます良い

アイデアが生まれ始めます。

そうして、3時間後には、

分析するための提案資料の

叩き台まで出来てしまった(笑)

これらの進め方については

以前にブログでもご紹介した

「考える力をつける3つの道具」
でも紹介されている

アンビシャス・ターゲットツリー

を使っただけなんですよね(^.^)♪

3時間で叩き台まで出来るとは

想定しておられなかったようで

終了後は、笑顔で意気揚々と

皆さん退出していました。

「働き方改革」
「生産性向上」
とか

色々言われていますが

業務時間の数字を出すにしても

組織でアンケート集計するにしても

その『目的』が明確でないと

聞く「質問」内容は変わり、

より目的に合った「分析」が

できるかどうかは変わってきます。

本来は、問題点をまず

見つけることですが、組織が大きい時は

あたりをつける事からなのかも

知れません。

適当な資料では

適当な答えしか返ってこず

サバ読みの時間での分析は

アテにならず、

まともな改善は進まないでしょうね。

今回の相談案件には

進め方そのものに様々な問題点が

ありましたが、

そんな時は、

「改善できる方向へ誘導する」

いうレールを繋ぐことを

イメージすると良いですね。

良くないことは

不平不満だけで終わってしまうこと

ですから(^.^)♪



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タクシーの改善?!

2020年東京オリンピックまで

あと2年。

オリンピックに向けて、

駅ビルの工事や

宿泊施設の増加、

外国語のできる方の需要も

更に高まっていますが、

観光客を乗せる事も多い

タクシー業界でも、その需要を見込んで

新たな取り組みをしている所も

増えているようです。

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クラウン型から新車種へ切替?
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最近、昔ながらのクラウンタイプの

タクシー以外に、

高さのある広々としたタクシーが

よく走っているのを見かけませんか?

ハイブリッドタクシー

TOYOTAのハイブリッドカーを採用した

タクシー。

先日、タクシー予約をした時に

このタクシーが来たので、

運転手さんに聞いてみました。

「一人の予約でなんだか大きなタクシーで恐縮です。
小型のタクシーは予約いっぱいだったのですか?」


聞くと、そうでは無かったようです。

タクシーの運転手さんが

いろんな事情を話してくださいました。

2020年の東京オリンピックに向けて

そのタクシー会社では、

クラウン型のタクシーから

この仕様のタクシーにどんどん

切り替えているそうです。

この車種は、基本的に後部座席は2~3名乗車と

いうのは変わらないのですが、

天井までの高さがあり、

背の高い海外からの観光客、

車椅子の方の乗車がしやすくなっています。

なるほど!

オリンピックという機会に対し

『道具の改善』
をされているのですね。(^^)

後で調べてみると、すでに2016年の年末から

動きだしていたようですね
(※恥ずかしながら知りませんでした)
  ↓※詳しくはこちらの記事をご覧ください。
トヨタ次世代タクシー

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さらに改善!
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しかし、問題点も同時に発見!

海外の観光客の方って、

長期間滞在される方が多いようで

とびきり大きなスーツケースを

1人2個持ちとか、

大荷物ですが、

この車種のトランク部分が

若干狭いように感じたので

運転手さんに聞いてみました。

「観光客の方って荷物多いですが
後ろに入るのですか?」


すると、やはり少し狭いようで

「案外荷物が入らないのですよ・・・」
との事、

以前のクラウン型のように座席と

トランク部分に仕切りがないため、

荷物を積み上げるわけにもいかず

困っているとか・・・。

仕切りがないから

車椅子対応ができるのですが、

仕切りがないため困ることもある。

ふむむ・・・

まだまだ改善の余地がありそうですね。

現場の運転手さんの意見って大事。

どのように改善されるのか、

今後が楽しみです。(^^)

困ったことが出てきたら、

更に改善すれば良いのです!

大切なのは、改善しようとする試みの1歩!


◎「道具」の改善どうしたらよい?
弊社では御社の最適なシステムや
効率化のための文具、
アナログからシステム管理まで
「道具」改善のアドバイスを行います。(^^)

#事務改善アドバイザー
#高倉己淑

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