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情報うまく引き出す方法

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

本日の東京は猛暑・・・。

溶けてしまいそうな暑さです。

いかがお過ごしでしょうか。

三連休は、ゆっくり休まれたでしょうか。

私は三連休の間に1つ歳を重ねました。

毎年毎年を迎えることが出来、

感謝の日となりました。

さて皆さん、たくさんの知識・情報を

得ている人からより多くの情報を

聞きたいと思った時、

どのように聞き出されますか?

今回、私のお客様が(多くの経営者が)

行っている情報取得の方法を

一つご紹介いたします。

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■送迎時間は、情報を聞くチャンス
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当オフィスは、、東京にありますので

首都圏を中心に活動しているのですが

最近では、関西や関東でも

千葉県や群馬県など他府県に行くことも

多いのですが、

その際、交通の便の悪い企業様の場合

必ずと言って良いほど

主要駅まで送迎してくださいます。

もちろん、交通費は実費請求しておりますので

タクシーを使って、

タクシー代請求もできるのですが

ほとんどが、送迎頂けるのです。

しかも、送迎を経営者自ら

行われるのです。

車


これは、

●礼儀

だからとか

●おもてなしの心

だからという理由もあるようです。

往復の時間を考えると

経営者の時間を2往復分も使ってしまうので

「タクシーでまいりますよ」

と伝えたのですが

経営者の方はこうおっしゃいました。

「せっかく遠くから来て頂いているのですから
この送迎の時間も色んなお話しを聞きたい
と思ってるんです。」(満面の笑みで)


経営者


なるほどーーー。

この言葉は、私に気を遣わせない為に

おっしゃったかも知れませんが

このようなメリットも当然あります。

経営者と車で密室ですから

お客様の会社の

重要事項、機密事項の話もしやすく

ふと話した雑談の中に

●今の広告戦略の主流

●巷で話題の効率化ツール

●他業種のから学べる情報

などを話すこともあります。

依頼以外の気になっていることの

相談を受けることもあります。

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■貪欲であることが大切!
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すでに依頼を受け訪問する

その往復時間、

こちら側も訪問するにあたり

移動時間等も含め報酬を請求いたします。

では依頼する側ももっと貪欲に

聞いて良いのです。

ただ、「この時間使って当然」と言うような

態度をされることは決してありません。

いつも

「遠い所ありがとうございます」

感謝の言葉から入り、

世間話をしつつ、

「実はこんな事がありましてね・・・」

現状困っていることを話してくださいます。

経営者の場合、会社に着けば

従業員からの質問、会議、接客と

経営者の方を含めたミーティング以外は

ほとんどお話しできなくなることも多く

この送迎の時間が大切なんだとか。

どんな時間をどのように有効化するか?

よりそれを貪欲に考え、

気持ちよく聞きだす方法を

考えられているな~と

思います。

交通が不便なコトを逆手に取り

こうした時間を生み出す

「貪欲な学びの姿勢」

私自身学ぶことが多く

お互いに好循環が生まれます(^.^)♪

さあ!貪欲に学ぶ時間を
生み出しませんか?



【注】ちなみにこのお話しは
送迎を安に強制するものでは
ございません。笑。
勘違いなくお願いします(^.^)

| 問題点の見つけ方 | 17:28 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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積極的な意志が会議の目的を変える!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)♫

今週は、関西出張から始まりました。

明日夜には東京に帰ります。

関西の空は雨模様ですが、

気分はワクワク♫

新たな依頼を受け、下準備にも

気合いが入ります。

さて、今日はクライアント先の

会社の従業員様より頂いた

こんな疑問について話したいと

思います。

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◼︎ 「目的」のわからない会議はムダ?!
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とある会社の管理職の方から

「会議や打ち合わせだらけで
仕事が進まず、時間がない中、
【目的】も伝えてくれない会議が
多すぎて、結果何の為の
会議だったかわからないものが
多いんです。コレってムダでは?」

なるほど、仕事が進まなくて

イライラされてるようですね。

でも、ちょっと待って下さい

「それって、「目的」について
逆に確認したりしなかったのですか?」


「う、う~ん。、、、」


事前確認はされていなかったようです。

いや、コレよくある

「くれない」族です!
(※暴●族の名称ではありません。笑)

新入社員が言ってるならまだしも

管理職の方がこのような発言、、

残念ですね。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◼︎ あなたの会議に参加する「目的」は?
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー


「●●してくれないからワカラナイ。」

それは、自分は受け身人間です!

と宣言しているようなものですね。

あなたにも覚えはないでしょうか?

●事前に議事録を見ず会議に臨む

●発言は個別に質問された時だけ

●会議中に質問するというより
会議そのものにダメ出しだけ


など。

→議事録を事前に読み、
不明点は確認していますか?

→参加する会議で自分自身の職務から
積極的「目的」をもって参加していますか?

→どんな会議なら良いのか
代替え案やその理由を提案したことは
ありますか?



もちろん、

独裁的にトップダウンで進行してしまう
生産性のない会議もあり、
意義を唱えにくい環境がある場合も
ありますが、

果たして全てそうなのでしょうか?

納得できる理由に基づく

会議改善の提案なら聞き入れて

くれるのではないでしょうか。
(※全く聞く耳のない経営者の場合は
問題ありますが、、)

まずは、自らの「目的」を持って

参加する事が大切です!

評論家を気取り、ダメ出しをする前に

自分から出来る事はたくさんあります。

まずは、

積極的な意志が
自分自身にとって、
より良い会議に繋がる第一歩


ではないでしょうか。

| 問題点の見つけ方 | 14:37 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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SNSでの繋がり、連絡の落とし穴。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

昨夜、出張から帰り品川に着いて間もなくの地震・・・

久しぶりにビックリ!
(全く被害はなかったのでよかったですが)

熊本の地震は決して対岸のことではないですね。

改めて防災意識を高めようと思いました。

さて、週末は月曜日の関西出張に伴い

前乗りで現地へ。

そのついでに、友人が開いた事務所へ行こうと

事前に頂いていた封書に記載されていた住所へ・・・

と、行くと全く事務所が見つかりません。

常日頃、Facebookのメッセージでやり取りしている友人。

取りあえずFacebookのメッセージで確認することに

しかし、連絡が取れない状況が続き、

そんな時、インターネットで検索するのですが

そこにはSNS利用者の特徴である

落とし穴があったのです。

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■基本情報に会社情報が不足?
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今回気づいた落とし穴は2つありました。

1)メッセージ機能への依存と分散化

2)基本情報、会社情報記載の不足


です。

Facebookでは個人ページと公式ページを

使い分けておられる方もいますが
(私も使い分けております)

ほとんどは個人利用です。

また、Facebookをビジネス利用されている方の

特徴としては、

イベント紹介の記事のアップや
仮想コミュニティの場づくり

が多いのではないかと思われます
(仮想からリアルへの誘導はされていますが)

また、最近ではFacebookのメッセージにおいても

メッセージを送ると通知される機能を
使ったMessengerを利用されている方も多く
Facebookで繋がった方とは案外
このメッセージ機能での連絡が一番
早く連絡が取れる方法だったりします。

LINEやGoogle+と同じく
グループを作成して
チャットのように会話することにより
情報共有もカンタンだったりしますし、

Messenngerから電話が出来たりもします。

そんな事からついついFacebookから

繋がった方(リアルでもお会いしていますが)で

連絡先登録が漏れている方も

結構いるのですよね。苦笑。

今回、

1)のメッセージ機能への依存と分散化

と言う落とし穴では、

3つの原因により落とし穴にハマリました。

●Facebookメッセージのやり取りが
スムーズすぎて連絡先登録

(名刺の住所や電話番号の登録)が漏れていたこと

●同じ方と個別メッセージと
グループメッセージが発生し、
グループメッセージの他者宛てに
事務所の住所が明記されていたこと

(※1ヶ月前のメッセージ・・・気づきませんでした)

●郵送されてきた封書に大阪事務所の住所記載
毎回の連絡がスムーズなので、何かあれば連絡
されるものと思い込んでいた


次に、2)の基本情報、会社情報記載の不足

ですが、

これはかなり「ビジネス」として重要なことです。

今回、友人の大阪事務所の場所を探すのに

インターネットで検索。

すると、Facebookの個人ページや公式ページが

上がってきました。

中の情報を見ると・・・

見事に会社住所情報はありませんでした。

セキュリティの問題なのでしょうか・・・

投稿された記事にはイベントスペースの写真や

開催されているイベントで

盛り上がっている写真ばかり

やはり、場所の明記は確認できず・・・

(※公式ページのイベントページを
検索すると良かったようです・・・苦笑)

ネット上で再検索すると開催されている

イベントページへ・・・

ですがここでも別の場所で開催されている
内容が表示・・・

(※後日確認するとGoogleで会社名で検索し
3頁目にFacebookイベントページというURLから
入ると開催場所の住所が記載されていました。(^^; )

何が言いたいかと言いますと

ホームページの大切さを痛感。

メールでの「署名」に記載されている

住所や連絡先明記の大切さを痛感


したのです。

クライアント先に行く際は

ホームページを確認

アクセス方法や地図を調べます。


連絡先も名刺を登録していなくても

ホームページやメールの署名欄

記載があったりします。

また、連絡方法も「メール」という

一つのツールに集約され、検索も容易です。

●会社情報の明記のあるホームページを持つ

ことの意味を理解しました。

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■だけど結局事前段取りが大切
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だけど結局のところ

今回は確実に、私の段取り不足なんですよね。

事前に住所地の確認、

万が一のことを考え相手の電話番号登録の確認

を怠ったワケです。はい。反省・・・(^^ゞ

反省


事前準備は大切ですよ~♪


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■今回見えてきたこと
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今回の件で調べていく内に、

インターネット上での『動線』の作り方について

もっと意識を高める必要性を感じました。

会った事もない。
行った事もない。
そんな会社へ連絡を取りたい時、


すぐに『検索』すると出るのですから・・・

Blogにも会社情報を記載していない方も

多く見られますね。

『目的』がビジネスでなければ良いと思いますが

ビジネス目的で使用しているのであれば

ホームページへの動線や

会ったこともない方(会社)との

出会いの窓口としてしっかり会社情報

連絡先を明記したものが必要
なのではないかと

実感した次第です。

しかし色々書きましたが基本的には

SNSは個人間でコミュニティを作り楽しむ場

興味、共感の場なだけであれば

問題はないのかも知れません。

問題はビジネスを行う方にとって

連絡を取れる方法をどこかに明記しておき

それらを検索しやすい動線づくりを意識する

ことが大切だという事なんですね。


※ちなみに私のBlogのテンプレートは
ホームページとリンク
会社情報もすぐに確認できます
Facebookの情報へもホームページURL
記載しております。

あなたのビジネスの窓口はどこにありますか?

一度検証してみてはいかがでしょうか

| 問題点の見つけ方 | 17:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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名前を間違われるメリット?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先日の土日は、

プライベートで予定が入ると言う

休日は引きこもりがちな私としては

珍しい2日間でした。笑。

特に土曜日に参加した

『図解祭り』

5年前から図解勉強会という会に参加し

シンプルな図解を使って

「伝える」「伝わる」「共有する」

ビジネスの場で活用させて頂いております。(^.^)

※こちらがfacebookの会のページ
図解で改善クラブ

このイベントの内容はさておき

その中で起きた1つの事柄について

感じることがありました。

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■ 4回も名前を間違えられる?!
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今回のイベント参加者は総勢35名ほど

何度か参加している方、初めての方

入り混じり、名刺交換をしたとしても

よほど印象に残らなければ

名前と顔を全て覚えるなんてことは

出来ないと思います。

そんな中、そのイベントで

主催者や講師以外で一番名前を覚えられた方は

初めて参加した 「前田さん(仮名)」でした。

なぜ、初参加の前田さんが

その日印象に残ったのか?

それは、名前を4回も間違えられたからです(^.^)

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■いじられることを 笑いへ
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まずイベントで3人の講師による講座が

行われている最中、

一人の講師が参加者を巻き込む形で

講義を分かりやすく伝えようとした際、

前田さんの名前を間違えるという

事件(笑)が起きたのです。

しかも、3回も・・・

日向さん? 山田さん? 冨田さん?

そこで、笑いが起き、

当の前田さんも怒るどころか

笑いながら、名前を連呼していました。

前田さんのいじられ方は最高のカタチでした。

そしてその後事件はまた起きるのです

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■フルネームをホワイトボードへ
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イベント後半の懇親会で、

「図解祭り」と言うだけあって、

それぞれが描いた自己紹介や

図解活用事例を紹介していた時のこと

前田さん(仮名)の図解が登場しました。

そこで

司会進行(MC)※実は私(高倉)が

「この図を書いた方前へ」と紹介すると

例の前田さんが登場!

「あーー先ほど名前を何度も間違えられた
山田さんじゃないですか!」


前田(仮名)です」

参加者一同、大爆笑・・・
(コントをしてたワケでは決してなく大真面目)

はい。私が最後の一撃を入れてしまいました。笑。

そこで、前田さんに謝罪しつつ、

「前田さん、これは良い機会です。
皆さんに名前を覚えていただきましょう!」


とホワイトボードにフルネームを書いて頂くことに!

・・・・・

4回も名前を間違えられるという

悲劇(?!)に見舞われた前田さんでしたが

結果的には、

一番名前を覚えられるという事に・・・

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■名前をいじられる
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多くの交流会で「自己紹介」を行うタイミングって

ありますが、

行っているビジネスの話も確かに大事

でもまず名前を覚えて頂く!って

最初の一歩。

自己紹介の上手い人は、自分の名前を

歴史や地元の地名などと絡め興味を持たせ

名前を印象づけるという手法を使う方も

いらっしゃいます。

今回の前田さんは4回名前を間違われる

お笑い的には「いじられる」
(真面目に間違えたので
表現的には正しくないですが・・・)

という事でより名前を印象づけた結果に

なりました。

そういえば敢えて「間違える」という

コントは昔からありましたね。

ちなみに私も社名を

「オフィスキヨスク」と「キヨスク」と間違えられ
※弊社社名は「オフィスキスク」です(^.^)

最近では、間違えられると

「いやー、駅前アドバイザーなんですよ
徒歩8分かかりますけどね(笑)」


笑いで返すようにしています。

間違えられる、いじられたら

『チャンス!』
なのかも知れませんね(^.^)♪


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イチイチ指示しないと出来ない?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)

昨日の日曜日は、

東京マラソンでしたね。

走る人、応援する人で、

コースに入っている駅前の通りには
人が溢れていました。

最近では、

チャリティー枠と言う枠があり、
寄付をして出場も出来るのですね。

マラソンブームを活用した
良い制度ですね(^^)

さて、本題。

最近頂いた相談ですが、

これ、案外新人教育の場面で

同じような事があるのでは

ないでしょうか。

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■新卒者には研修が必要?!
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「もう、雇用して1年以上経つのですか
同じような事を言っている
のに、応用が効かず、
イチイチ聞いてくるのですが、
どうしたら自分で考えて動く事が
出来るようになるのでしょうか」

これは、色んな会社でよく耳にしますね。

新卒者の場合は、特に

社会経験自体が無いので

研修による教育も大事なのですが、

中小企業の多くは、

先輩から後輩への業務の引き継ぎしか

行われない事が多く、

その際に、

●敬語の使い方、
●メモの取り方、
●電話の受け方、
●お客様への対応


を学ぶ程度です。

一般常識は

「当たり前に知っているだろう」と、

思われています。

これは、企業側にも問題がありますね。

中途採用ではなく、新卒者の場合は

その一般常識を初めて勤める

会社で学ぶ事が多いのも事実ですから。

とは言え、もう1年以上も経つ中で

いったい

何がわからないのだろう?

何を知っているのだろう?

どう聞いているのだろう?


と思い、その新人Aさんに

話しを聞きました。

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■自分の質問にフォーカス?!
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聞くと、

上司に質問した事や
指導や注意を受けた事など

細かくノートに書き留めている
との事。

早速ノートを見せて頂きました。

中身を見ると、

●具体的な質問内容
●それに対しての返答


と、良く書けています。

また、良く見ると、返答は

その質問に対する答えだけでなく

応用を考えられるような

「意識すべきこと」について言及

しているような言葉が多く見受け
られました。

例えば、

社内会議資料の準備についての
指導を受けた際

→ホチキスは左上にナナメに留める
→資料の左側にパンチで穴を開ける

※相手に手間をかけさせない気遣い

など、「※」の部分です。

「相手に手間をかけさせない気遣い」
を意識した仕事をしましょう!

と上司は伝えていますよね。(^.^)

Aさんの素晴らしい所は、

上司が話した重要な「※」を
しっかり書き留めていた事です。

ではなぜ、

応用が効かなくなるのでしょうか?

このノートに書き留めたことを

それぞれのカテゴリー分けすると

気をつけるポイントの一覧である

チェックリストが出来そうです。(^^)♪

そこで、Aさんに次の質問をしてみました。

私: この質問と回答に対して
 【●●の事】と言うようなタイトルを
 つけるとしたら何ですか?


Aさん: 会議資料の準備、、ですかね。

私: うーん。Q&A的なタイトルとしては
 いいのですが、もっとザクッとした
 中タイトル位で言うと?


Aさん:  ・・・資料準備?

私: 少し拡がったね。他にない?

Aさん: ・・・わからないです。

、、、。

あなたなら、どんなタイトルを

付けるでしょうか?

私はノートに書かれている

2ページ分位について

この質問を繰り返しました。

すると、一つの共通点が見えてきました

「自分の質問に気を取られる」

と言う事です。

質問した内容に関して

「どのようにする?」と言う

具体的な答え、反応のみ

受け取っていた
のです。

※こんな感じ(イメージ)
一方向

Aさんは初めての会社勤めで

不安がいっぱい。

まずは失敗しないように

自分の質問の

「具体的な行動を示す答え」

求めていた
ので、

Aさんには「意味・意識」は伝わらず

「行動」しかない。

業務を行う上で、

決して間違いではないのですが

そうなると、【応用】が効かなくなり

毎回、

同じようなことを

イチイチ聞く


という繰り返しになるのは当然です。

上司は二段階で答えを返していたのに

2段階の答え

伝わらなかった。。。

聞いてはいたのですが、

そこにAさんの受け取る態勢が

なかったのですね。

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■質問の答え(意味)にフォーカスする
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Aさんへまたまた質問

私: Aさん、自分の質問にタイトルをつけようと
  していることに気づいた?


Aさん: ・・・はい。言われてみれば

私: 仕事で大切なことは、どのように
  意識してその仕事を行うか?ですよ
  なぜそれを行うか?の「意味」に
  フォーカスする
ことで上司が
  『同じようなことを言ってる』と
  気づけるのじゃないかな?


そうして今度は答え(意味)にフォーカスして
ノートを見返してみた
  
Aさん: (しばらく眺めて)
  本当ですね。コレと、コレは同じこと言ってる。
  コレもです。・・・etc


私: 今後は、自分の質問じゃなく
  上司が言う答えにフォーカスして
  「何について言っているか?」
  タイトルをつけるなら?を意識してみて


つながる質問


自分のクセに気づいたAさん、

まだまだ「情報整理」には訓練が

必要ですが、

必要なことに少し気づいてくれたようです!

あなたの周りでも同じことがないですか?

「指示待ち人間だ!」と言うのはカンタン

でも一度、新人さん達が書いている

メモを見てみるのも良いですね(^.^)♪

それを眺めると理由が見えてくるかも

知れませんね♪

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