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伝える工夫をすることで効率化!~EXCEL編~

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

寒い、東京寒いです!!(ブルブル・・・)

昨日我が家は少しの時間暖房をつけました。

この冬初!です。

床のカーペットを夏の間外していましたが

そろそろ出番のようです。
(※週末は模様替え決定!)

さて、今日は事務改善を行う中で

「わかりづらいなー」と

つい呟いてしまう事についてご紹介

いたします。

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■ 画像添付でより伝わる工夫を!
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出張や外出中など、

私はスマートフォンで

メールを見ることが多いのですが、

そんな時、出来るだけ添付を避け

テキストベースで内容を伝えようと

するのですが、

これがなかなか伝わらないこと

多いのです。

逆もしかり!!

場面や内容、相手によっては、

文章ではなく画像で送ることが

よりスピーディーに多くの情報を

送ることが出来るのです。

先日、クライアント先の従業員様より

EXCELの関数について質問がありました。

1)作成されたデータ添付
2)自分が関数作成した列の指定
3)関数がわからない列の指定と
 試しに作成した関数のお知らせ


以上の内容のみ送られてきました。

うーむ。これでは、全くわかりません。

何が分からないのか?

その問題点は次の3つです。

●数式の考え方

●わかりやすい事例箇所の指定

●何の為に必要か


という3つです。

では、先ほどの問題点から
具体的にどのようにすると
分かりやすいのか?

次の要領で行って見てください。

●数式の考え方

数式の考えって関数式そのものではなくて、

・判断材料と
・その計算結果を
・どこに
・どのように

出したいのかを伝える式のこと。

●わかりやすい事例箇所の指定

添付したEXCELを全部見てくれ!
とは思っていないでしょうが、

うまく関数結果が出せない事例の
場所などを伝える
ことで、
「今の関数何が問題か」が
分かり、関数に間違いがないかの
検証をしやすくなります。

●何の為に必要か

なぜ、このEXCELを作成する必要が
あるのか?の情報を共有することは
最も大切です。

案外、関数の問題より根本のところで
解決し、

「EXCELじゃなくて●●にしちゃえば?」
と、関数の相談自体無くなる
可能性だってあるのです。

今回は、EXCEL改善が必要だったとして

では、どのように伝えたら

より本来作成したい関数に導けるのか

私だったらこんな画像を添付します。
(注)一部列を「非表示」にしたサンプル画像です
関数サンプル


この添付がなく、EXCEL本体と
下記のような文章が送られてきたらどうでしょうか

「G列に
IF(COUNTIFS(A$3:A5,A5,S$3:S5,S5)>1,"",COUNTIFS(S:S,S5,A:A,A5))
と関数を入れましたが、
これ以上分かりません」

・・・というような文章

「何が?」

何がワカラナイのか?
全く説明が無い。

結果、メールを3回やり取りし、

それでも分からずTELで聞き取り・・・

となりかねません。

先の画像の中で

しっかりと

●数式の考え
●わかりやすい事例箇所の指定


を伝え
●何の為に必要か
はメール文章で伝えると

より良いアドバイスを頂けます。


より伝わりやすくするには?

相手の立場になって考える。

それは一瞬少し手間に感じるかも

知れませんが、

結果、

・連絡時間が短縮
・返答スピードが上がる
・間違いなく仕上がる
・思わぬ別提案を受ける


という効率化につながるのです♪

ぜひお試しを(^.^)♪

| デキる事務員 | 10:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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環境を変えて集中して学ぶ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先日、少し休暇を取り屋久島へ行ってきました。

普段なんの運動もしていない私が、

約11時間(途中1~5分休憩と昼食20分程度あり)

歩き続けるのに不安はありましたが、

「縄文杉を絶対見たい!」と言う想いと

一緒に歩いたガイドさん、参加者の方が

居たからこそなんとか辿り着けました!

往復11時間をゴールした時、

人はひとりでは歩き続けれないな・・・と

実感。

前の人の背中が見える安心感。

後ろの人のペースを
乱さずに歩こうと思う気持ち。

歩きながらの雑談。

それらがゴールまで私の足を動かしたのです。

これって、仕事でも同じようなことが

思い浮かびますね(^.^)

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■コンサルを依頼するより社員研修を!
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さて、

私もそうだったように、人は環境を変えると

今置かれている状況や問題を別の角度から

見たり、感じたりして、その解決策が

閃いたり、情報を得たりすることも多くあります。

先日、お客様の会社へ訪問し、

新たなシステム導入後の説明を行っていると

少し説明を行うごとに、どんどん吸収し

目の前で素早いキーボード捌きで

みるみる上達していく従業員の方が

居られました。

その会社の社長からは

「操作方法の指導お願いします」

と言われており、

そのつもりで対応していましたが、

その新しいシステムは、

少し覚えると自分でも様々な機能を使って

カンタンに自分でより良く活用できるもの

そこで私は社長へ次のように提案してみました。

「社長、●●さんはパソコン操作が得意で
システム会社出身ですし、
ぜひ、今回導入したシステムの勉強ができる
研修を受講されたらいかがでしょうか?
私にコンサル料を支払うよりもよりスピーディーかつ
柔軟にこのシステムを活用できるようになりますので
費用対効果は抜群ですよ!」


現場では、どんなことが必要か?は

使う人がより分かります。

「聞いて」⇒「確認して」⇒「教えて」⇒「できる」

ということを私が行うより、

「学んで」⇒「行う」を現場でする方が断然良い!

しかも、その従業員の方はITに明るく

学ぶ意欲もありました。

そしてもう一つ大切なこと。

いつもと違う環境に身を置いて

集中して学ぶ時間と取る大切さ!です。

普段、会社内にずっといると

その小さな空間の中で

物事を考えます。

様々なことに気を取られながら

工夫やアイデア出しをしようとすると、

余計な情報が入りすぎ、

考えも散らかりやすくなります。

環境を変え、集中して取り組む時間を

作ることで、より深く理解できるようになり、

実践での活用スピードが促進されます。

また様々な会社、立場の申込者が

参加するような研修の場合、

一緒に学んでいる間の雑談の中でも

活用法のヒントがあったり、

他社(者)がどのように使っているかを

知ることも出来る
のです。

そして、私の提案を受け、社長はその場で、

研修申込みをされておりました(早っ!)

※なお、元々IT好き、新しいもの好きな従業員の方、
会社が地方にある為、東京で研修を受けにいく!と
いう事にも嬉しかったようです。

現場が良くなる「方法」を知れば、

従業員の方が勝手に考え動きだします。

無理強いは逆効果になる場合もありますが、

「キッカケ」の提供と

「環境を変えて集中して学ぶ」時間を作る
ことは

デキる事務員におのずと育つ要素の一つです!

ぜひ試してくださいね(^.^)♪

※我ながら、自分のコンサル料(報酬)を削減してまで
提案していますので、変わったコンサルですよね(笑)

| デキる事務員 | 08:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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メールを80件溜めてしまう心理

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

4月に突入!春まっさかりですね♪

お、お久しぶりです。

2ヶ月と少しの間、blogもSNSもほとんどせず

現場の仕組み改善に取り組んでいました。

いや、かなり現場作業にハマってしまって

いました。苦笑。

「事務員が辞めても慌てない
仕組みづくり専門家」

と言い始めてから、本当に

「事務員が突然辞めた!」
「辞めそう」という案件が多く、

一時期現場に突入し、引き継ぎ「0」から

業務マニュアル作成までを手掛ける時期が

発生することもあります。

年明けからはそんな案件が複数重なり、

文章を「書く」と言う脳がほぼ停止状態(笑)

となっていました。

「火中の栗を拾う」という諺がありますが、

まさしく「火中」だらけの日々。

とある会社では、こんな状態になっている

事務員さんがいました、

「メールが80件ほど返信できずに
溜めてしまっていて、、、
対応しきれないです。」



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■80件溜まってしまう心理とは
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彼女は、(仮にAさんとします。)

とっても真面目で、誠実な方です。

仕事においても、お客様への対応については

社内でも評価が高い女性、

スピーディーにお客様の依頼内容や

質問、連絡、相談に対応していました。

しかし、3月にAさんの先輩が1名

退職することになり、一気にAさんの業務量が

膨れ上がり、今までのような対応が出来ず、

メールを溜めてしまうことに・・・

時期的にもその会社の繁忙期ということもあり

残業が続く毎日・・・

Aさんはかなり疲れた様子でした。

Aさんになぜメールが出来ない状態なのか?を

尋ねると、

「日々の業務で精一杯で中身を見る余裕がないから」と、

中身を見ずにいて連絡はないですか?

と尋ねると

「電話でメールを見て頂けましたか?の
問い合わせが増えています。」

との事。悪循環です。

電話対応という時間までかかってしまっています。

何度か質問を繰り返しAさんがメールを

開封できないのはこんな心理があったようです。

1)上司に頼まれた仕事はすべて
 自分でしなければいけない。

2)お客様に依頼された事はすべて
 引き受けなければいけない。

3)メールに対する返信は
 答えを導くまでできない。


カンタンに言うと、他者に助けを求めず

全て自分で対応しなければいけないと

思い込んでいたのです。

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■「見ました」「いつまでに」をスグに!
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まずは、1)の仕事の整理整頓を

Aさんに伝授

①上司に、手持ちの仕事の【分量】【期限】を伝え
②Aさんで行うことと、他者で出来ることを確認
③上司の了解を得て、他者へ振分ける


次に2)について上司と相談

①お客様から良く依頼される案件の確認
②案件内容で困っているものの列挙
③「できる」「できない」「条件付きでできる」などの
 案件取扱いのルールの設定
④判断できない案件をまず上司へ連絡


Aさんが抱え込んでいたものを上司に

アウトプットし、判断基準を明確にすることを

お伝えしました。


最後に3)のメールへの返信です。

「答えはスグでなくて良いが返信する」

という事をAさんに伝え、次の手順で

メールを見て、返信するように伝えました。

「メール拝見しました」
 「いつまでに連絡します」の返信をする。

②急ぎの案件か否かわからないメールや、
先の予定のメールに関しては
相手に「期限の確認」と「お願い」のメールを送る。

<メール文章事例>
「今日でなくて大丈夫でしょうか?」NG (期限があいまい)
「明日以降、今週中のお返事で大丈夫でしょうか?」
 →OK(確認とお願いが両立)
※より日時が明確な方が良いです。

※依頼内容は必ず「期限」の確認と、
納品できる日数(時間)を確保できるよう
誘導をすることが大切です。

Aさんはその後、なんとかメールを

整理整頓できたようです(^.^)♪

Aさんのように誠実で真面目な仕事ぶり。
そして、完璧主義な方へ、メッセージを
送りたいと思います。

「あなたが行うこと」が依頼者の
目的ではありません。

「依頼した仕事が滞りなく、
完結すること」が依頼者の目的
なのです。

自身の状態を周りに発信し、
情報を共有することが大切です。

抱え込まず、思い込まず
職場の仲間を信頼してくださいね。

新しく社会人になる方にも

参考になれば幸いです(^.^)♪

| デキる事務員 | 09:25 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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採用の条件?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今日の東京は18℃まで気温が上がるそうですね

本当にカラダがおかしくなりそうです。

一人で仕事をしていると倒れると

お客様に迷惑をかけてしまいますので

最近では移動時にマスクを着用しています。

口を塞ぎもせずに咳込む方も多いので

せめてもの予防です。(^.^)

さて、先日クライアント先にて

人材紹介会社の方との打合せに

同席させて頂きました。

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■営業事務のデキる事務員とは?
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その会社は営業社員1名社長1名の会社様

事務業務は社長とその社員さんとで

こなしていますが、あまりの量に限界・・・

そこでお声かけ頂き、

新入社員への引き継ぎ前の「仕組みづくり」を

させて頂いております。

紹介会社の方と挨拶を済ませ本題に・・・

担当者:「どんな事務仕事になりますか?」

私:「営業事務です!」

担当者:「営業事務ですか・・・」


・・・・。

実は、「事務」の中でも

経理事務

一般事務・・・とありますが、

営業事務がなかなか人材が確保

できないらしいのです。

しかし、

受注⇒見積書作成⇒納品書発行
ほかに電話応対
外注業者とのスケジュール調整

など

業務的にはやはり営業事務・・・

そして話は続きます。

担当者:「必要な資格や能力的なことはありますか?」


社長:「一人で業務を理解し進めていける人」

担当者:「そんな方欲しいですよね」

・・・えっ?それで伝わるのかな?

担当者:「他には?」

そこで、私が答えたのは下記のような方

●EXCELが出来る方
(Vlookup関数などまでは不要ですが
 画面上のメニューバーを使えたり
 オートフィルタ機能を使える程度でOK)

●謙虚な方
(常に確認を怠らず、自分の仕事に
間違いはないか?を気にしつつ進めて
くれる方)

●PCでのメールの送受信などデキる方
(パソコン操作に問題がないかが重要
OutlookやG-mailなどの知識は必要です)

●マルチタスクで仕事が出来る方
(1名で行う事務の場合、
電話が鳴り、メールが来て、
見積作成依頼が同時に来ることもあります。
それらを瞬時に優先順位を考えつつ
並行して行うことも必要)


?これで「一人で業務を理解し、
進めていける人」に該当しますでしょうか?
いえ、違います。

●素直さ


が必要になるのです。

どういうことでしょう?

イキナリ一人で業務を理解し、・・・・

は無理です。

そこは私がマニュアル化を進め

引き継ぎます。

しかし、電話応対や

日々の業務を行っていく上では

様々な臨機応変な対応を

迫られることがあります。

ですので、

「マニュアルに書いていないので
出来ません」

と言う方ではなく、

マニュアルを素直に実行しつつ

マニュアルへの加筆、修正を

行うことを素直に進める

その姿勢。

自分の考えを主張するのではなく

営業をサポートする立場として

素直に聞く姿勢

それらが必要なのです。
(※もちろんあまりに条件外のことまで
素直に聞く必要はありませんが)

自分の経験だけの小さな枠の中で

勝手に線引きを始める方がいますが

まず素直に聞いた上で、

疑問に思ったことは聞いてみる

良いでしょう。

技術的なことはすぐに上達しますが

謙虚さと素直さ は、

その方の生きる姿勢のように思います。

そんな方が入って下されば

良いなーーと。

ちなみに、最後に社長が追加した条件は

●片づけが得意な人

でした。

事務所内の整理整頓をすすんで

行ってくれる方に来てほしいそうです。(^.^)

1名の事務員ですしね。

雑務にも感じますが、整理整頓一つで

仕事の効率、能率は上がりますから。

いや、これ大事ですよ♪


おまけ)
最近の東京都内の時給は
売り手市場で右肩上がり・・・
営業事務だと1500円~でないと募集しても
来ないのだとか。

「今は募集してもなかなか人が集まらない」
紹介会社の方の悩みだそうです。


| デキる事務員 | 08:17 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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個人事業主の事務事情とクラウド会計

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今週はお盆休み突入weekですね。

弊所も8/11~8/16迄夏季休暇

なります!

さて、本題。(^^)

最近は法人においても会計の

クラウド化が少しづつ浸透してきましたが、

私は個人事業主
(特に事務員を雇うほどでないケース)

の場合においては

よりクラウド会計をおススメしています!

それはまるで

「受け身だけど、少しは気を回して
質問もしてくれる
事務員さんのようなもの」

なのです。

1つ事例でご紹介いたしますね。

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■必要なことと現状の「差」を知る!
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先日、個人事業主の方から

相談を受けました。

「経理を行うのが大変で
事務員を雇ったのですが、
一向にラクになった気がしないのですが
クラウド会計で会計入力すると
ラクになりますか?
それとも税理士さんへお願いした方が
良いのでしょうか?」


と言う質問を頂きました。

内容を確認してみると、

事務の方は会計の「仕訳入力」を

している資料はありませんでした。

作成しているのは経費帳のみ。

しかも経理のその入力に月50時間・・・

入力数は月200も無い状況です。

また、どの経費が現金で出て

どの経費が銀行から出たのか

資料を見てもわかりません。

そこで、クラウド会計が良いかどうかは

別にして、次の3つの情報を整理整頓

することを一緒に行うことから

始めることにしたのです。

1)経理事務を行うにあたって必要なことと
 例えば
 ・預金管理(入出金、残高)
 ・現金管理(入出金、残高)
 ・売上・売掛管理(請求書発行、入金確認、未収管理)
 ・仕入/経費・買掛/未払管理
  (仕入・経費月ごと請求確認、支払、未払管理)
  など・・・・です。

2)現在、パートの方に依頼していること

3)なぜパートさんを雇用したのか?

洗い出してみると、

1)のうちの5分の1程度の事務しか

依頼できておらず、あとは雑務と

お客様連絡サポートを少し・・・

これでは、ラクにならないワケです。(^^;

必要なことと、現状の「差」を

知ることで初めて「何が足りないか」を

理解いただけました。(^.^)

さあ、ここからです。

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■「経理」と「会計」は違う?!
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まず、「経理」と「会計」は目的や
役割が違う
ことを

理解しておくと良いですね。

経理で大事なのはカンタンに言うと、

日々のお金回りの管理です!
どの預金口座、または現金から
どんなお金が入ってきたり、
出て行ったりするのかを把握し、
そこで必要な書類作成
(請求書の発行、契約書の発行など)
を行うことです。

会計で必要なことは、カンタンに言うと、

その入ってきたお金を
どんな種類の収入か、(収入の科目)
出て行ったお金は、
どんな種類の支出か(支出の科目)
を簿記による「仕訳」として記帳し、
経営状況をお金の動きから
情報の整理整頓をすることです。

また税理士の先生は、この「会計」に
税務的知識と判断で、数字の修正、
科目の修正など「会計の監査」を行って
いただけます
(依頼内容契約内容によって業務範囲、
種類は違うようです)

なお、会計を経理事務員で入力することを
「自計化」と言います。

ここまでで経理と会計の関係は分かって

頂けたようです。

そして、ようやく

3)なぜパートを雇用したのか?

を再確認しました。

●請求書発行をモレなく行いたい
●売上の未収管理をモレなく行いたい
●支払の未払い管理をモレなく行いたい
●運営サポート(お客様連絡)
●収支残高の随時把握



一番経理で大事な所∑(゚Д゚)

が列挙されました!

でも依頼しているのは

支払が終わった

請求書や領収書の整理整頓と入力・・・

これでは「経理」としての

お金の流れの把握もままなりません。

実はその入出金が終わった

「請求書」や「領収書」の

整理整頓が「会計」にあたりますから

ここをクラウド会計で行うとラクに

なるのです。

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■「人」に教えるか「機械」に教えるか
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ちなみに雇用したパートさんも

簿記の勉強はしていない。

で、あれば「人」に仕訳を教えるのか

機械(正確にはクラウドのシステム)

に「仕訳」を教えるのか?
の違いだけです。

クラウド会計は、

預金口座、クレジットカード、

とも連携し、なおかつ

そのクラウド会計上のサービスで

請求書発行が出来る場合は

請求書発行と同時に「売上」として

収入計上し、しかも連携した

銀行口座に入金がある時は

「この入金は●/●に発行した●●会社
への請求分ではないですか?」
というように

あてはまりそうな仕訳を提示してくるのです。

もちろん、支払った(支出)場合の経費でも

同じです。

これらを最初に仕訳登録という形で

連想される仕訳をどんどん登録していくと

支払先名称や入金元名称に応じて

その仕訳ルールをどんどん覚えていくのです。

この過程も「人」と同じですね。

但し、この「システム」内で出来ないことは

『判断』です。

本当に正しいかどうか?

例えば同じコンビニでの支払経費

・消耗品費  ・・・・ 雑貨等
・租税公課 ・・・・・・収入印紙
・通信費・・・・・・・・・切手


など支払先名称で分けれないものは

人の判断により「入力」する必要があります。

その当りのみパートさんの力を借りて

判断入力。それ以外をシステム内で

行う。そうすると、

経理を行いながら、会計処理まで

出来てしまいます。

自動で登録してくれる仕訳分の時間も減り

全体的な収支や未収管理も分かりやすくなります。

補うのは未払い管理と現金管理ですね。

クラウド会計を入れても全てを

自動でできるワケではないのです。

いうなれば、先にお伝えした

「受け身だけど、少しは気を回して
質問もしてくれる
事務員さんのようなもの」


なのです。

雇用の際は「何を依頼したいのか?」を

明確にしておく
と良いですね。

依頼していないのに

「出来ていない」と言うのは、

それは雇われた方も困ってしまいますから。

●何が必要か?(理想)
●何を依頼したか?(現状)
●なぜ雇用したのか?(目的との相違確認)


を行うことですね(^.^)♪

| デキる事務員 | 19:11 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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