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ごみ分別から見た業務の「意識」と「設備」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末の土曜日は

友人と東京湾に作られている

「中央防波堤外側埋め立て地」

見学してきました。

環境問題、ゴミ問題、過去の出来事から

現在の活動やゴミに対する意識の変化

なども大変勉強になりました。

今現在、ゴミは3つの「R」で随分

減ってきているそうです。

●Reduce(リデュース)
 使用済みになったものが、
 なるべくごみとして廃棄されることが
 少なくなるように、
 ものを製造・加工・販売すること
●Reuse(リユース)
 使用済みになっても、
 その中でもう一度使えるものは
 ごみとして廃棄しないで再使用すること
●Recycle(リサイクル)
 再使用ができずにまたは
 再使用された後に
 廃棄されたものでも、
 再生資源として再生利用すること

ちなみに、埋め立て地は

ゴミの山が見えると思ったら大間違い!

雑草が鬱蒼と茂っていて、

まるで、自然の空き地や広場を

見てるような感覚になります。

しかし、その草の下には、

ゴミが詰っているのですよね。
埋立地

ゴミは3つのRで減少してきたと

申しましたが、それを行うにも

分別の「意識」と分別の「技術」が

高まってきたことが大きな要因のようです。

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■情報がごっちゃになっていませんか
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様々な企業の業務フローの内容を

聞き取りする際でも、

一人一人が行っている細かな業務を

聞く前に、

大まかな流れを確認します。

例えば

受注⇒仕入れ⇒売上⇒入金⇒出荷

といった具合です。

それぞれの内容にしたがって、

どんな業務が発生しているのかを

更に確認していきます。

従業員の方個人では、

業務が多岐に渡るパターンも多いので

一斉にこの業務カテゴリごとに

何をしているかを聞くと、

共通していること、違うことなども

見えてきて、情報が整理整頓されます。

ゴミも、
「燃えるごみ」「燃えないごみ」
「資源ごみ」「大型ごみ」
など
分類されますよね?

その分類の仕方は

各市区町村でも違ってきます。

東京都環境公社の担当者の方に

「なぜペットボトルのごみの捨て方ひとつでも
ラベルを剥がす地域や剥がさない地域が
あるのですか?」
と訊ねたところ、

「分類する技術や設備が違うからです」

と答えて頂けました。

一見、業務の手順も、

その人個人の能力による「差」が

発生するのと似ていますが

実は違います。

ごみもその施設に運びこむ流れは同じ

そこで使用する設備、

会社の業務上で言えば、

使用する基幹システムやその他のソフト

などで違ってくるのです。

より「効率よく」作業を行い、

ムダをなくし、

必要なことに集中できる仕組みを

作ること。

これに似ているのだと思います。

埋立地のスぺースという資源は限りあります。

企業でも従業員や時間という資源

その人件費の予算も限りあります。

その為には、より良い環境づくり

よりよいツール選びは大切ですね♪

あなたの業務の整理整頓を助けて

くれるツールを使っていますか?

| 改善の提案 | 08:41 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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取引先への相談だけで事務作業が1000分の1

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は久しぶりにビジネス交流会に参加し

参加者の方の企業発表を聞いていました。

面白い事例もあったので後日

ご紹介したいと思います(^.^)

本日は事務の現場で起きている

「思い込み」によるムダの1つをご紹介♪

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■ 相談したら作業が1000分の1に?!
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事務における現場でのムダの中で

面倒な仕事をやり続けていることは

よくあります。

面倒なことの一つは、「二度手間入力」です。

最近、こんな事がありました。

とある会社(仮にA社とします)が

新しい受注先から頂いた仕事につき

その受注先が印刷したExcel表で

作成された明細を

また自社で入力する必要があって

困っているとのこと。

「事務の手数がかかり過ぎると
利益率が下がる!効率よい方法ないですか」

との事。

まず、EXCELの関数などを使って

入力自体の効率化を上げることは容易です。

しかし、なんだかそれだけではほんの少しの差
(※これも大切ですが)

ちょうど、その取引先の方もいらっしゃったので

A社社長の前で取引先の方へ相談
(※A社の事務員として事前の面識もあったので)

思い切って取引先の方へ質問してみました。

「今、御社から頂いた資料の管理体制について
相談しているのですが、この資料はEXCELで
作成されているのでしょうか」


そうすると、EXCELで作成し、印刷しているとの事

そこで

「例えば、現場では印刷を回して頂き、
EXCELデータをそのまま事務宛てにメール
頂くことは可能でしょうか」


それも可能との事。

そこでダメ押しのもう一つ

「ちなみに頂いたEXCELを加工し
弊社で行った作業履歴を記入できる欄を
作成し、現場で使用及びデータ入力を
しようと考えていますが、
その新たなEXCEL表へ転記頂くことは
可能でしょうか」


そうすると、その取引先の方から

実はどんな作業を行ったかの履歴は
こちらも管理したいので入力したい所です
データ枠すぐに作り変えるので
どんな項目が必要か教えてください。

との提案を頂きました!

聞いてみるものですよね(^.^)

しかも、その入力も行う方向で進めるとのこと

ずうずうしくももう一つ確認しました。

「では、もしかして締め日に1ヶ月まとめて
その入力されたデータを頂くことは可能でしょうか」

答えは、「可能」とのことでした。

但し、新規案件のため様子見が必要ですし
どのような入力データが出てくるかは
確認し再検討も必要!

このお客様への相談一つで
一気に効率化は進みました。

入力項目の軽減
一定期間を過ぎた時にまとめて
頂くことにより頂いたデータの集計と
自社システムへのまとめ入力のみで
請求書発行

毎日50件分(月1000件)の明細入力が

月1回のデータコピペと精査のみ

なる方向性です。

「頂いたデータをどのように入力するか」

で考えるよりも

お客様と直接相談すること
により

お客様にも自社にもメリットのある
管理体制を仕組みづくる
ことが
できるのです。

頂いた資料を眺め、疲弊する前に

お客様との相談してみませんか?

そして、紙資料とのにらめっこから

必要なデータを頂ける方法への

発想へ転換をしましょう!

| 改善の提案 | 09:21 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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お待たせしない工夫とは?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

ゴールデンウィークが先週土曜日から

始まりましたね。

5/1と5/2は平日ですが、

9連休という方も多いようですね♪
(弊所は土日祝のみお休みを頂いております)

リフレッシュして、連休明けからの

仕事に臨みたいですね(^.^)

さて、そんな連休中の最中ということで

今日は、とある飲食店へ行った際に

感じた改善提案です!

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■ロールキャベツに1時間・・・
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先日、夫と外食に行った時のこと。

そのお店はロールキャベツで

有名なお店でした。
ロールキャベツ


期待にワクワクしながらお店へ

飲み物とサラダと冷菜と温料理

を1品づつ注文し、そして

ロールキャベツを1つ!

「ロールキャベツには30分ほど
お時間頂きます」


と聞いていましたので

真っ先に注文しました。

そうして、しばらくして飲み物と

付き出し代わりのパンが

出されました。

でもなかなか料理は出てきませんでした。

カゴの中のパンを食べ終える頃に

ようやく冷菜が出てきました。

サラダはなぜか冷菜の後でした。
(これも謎・・・)

しかし、料理自体は大変美味しく、

出てきたお皿に盛りつけられた姿も

美しく、堪能していたので

「まあ気長に待とうか」 と

ゆっくり食事を楽しんでいました。

しかし、30分経ってもロールキャベツは

出てこず、結局1時間以上待って

ようやくロールキャベツの登場!

ちなみにお店に入った時、

カウンター席に4名

テーブル席に4名と2名と2名の3組

そして私たち夫婦。

お店は小ぶりでしたが超満員で

大忙し!ということでも無さそうです。

店員さんに聞くと、

「オーブン料理には少し時間が
かかるので、申し訳ありません。」


との事。

そこから、夫との改善談議が始まりました。

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■事前にどこまで確認を取るか
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・オーブンが小さいのだろうか?

・客が一斉に同じタイミングで
注文したのだろうか?

・シェフの人数が足りないのだろうか?

・注文を聞いてから作ると言う工程
だからなのか?


こういう時は、複数の要件が

重なることによっておきていることが

多いと思われます。

そこで、

【どうしたら、美味しくムダなく料理を
ちょうど良い時間で提供できるのか?】を

2人で考え始めました。
(※待ち時間をこんな風に楽しみます)

まず、

当日に予約した為に
コース料理ではなく、アラカルトのみになり、
席の予約しか取らなかったことを前提に
考え始めました。

●予約の電話の際に、ロールキャベツを
注文しておけば良かったのではないか?

⇒これは次の2つのリスク要素があります。

1)急なキャンセルが入ると食材のロスが出る

2)予約時間を遅れた際に、メイン料理なのに
早く出してしまうことになる

・・・・

では、上記2つのリスクを回避しつつ
お客様に選択権を委ね、「遅い」と
クレームにならない為の仕組みとしては
どんなことが出来るのだろうか?

●お店側が、お客様からの予約電話の際に
ロールキャベツやハンバーグ(こちらのお店のメイン)
を注文されるかを確認した上で、次のトークを
すれば良くないだろうか?


※トーク例を作ってみました(^.^)

「ロールキャベツなどのオーブン料理は
30分ほどお時間がかかりますので、
混みあいました時にお待たせしない為にも
予め、ご注文のご予約をお聞きしております。」
    ↓
「もちろん、来て頂いてからでも大丈夫ですが
混み合った際に1時間程度になることも
ございますがいかがいたしましょうか。」

(客、考える・・・そして予約注文する)

    ↓
「ご注文有難うございます。
では、ご到着からどの位の時間でご提供
させて頂きましょうか」
    ↓
(※お客様が悩んでいたら、
前菜を食べ終わる頃の平均時間を
提案してみる)
    ↓
「なお、ご注文のご予約頂きましたら、
料理のご用意をいたしますので、
ご予約のキャンセルの無いようお願い致します。」
    ↓
「また、ご到着が遅れました場合、
料理のご提供はご予約の予定で
お出ししておりますので、ご了承下さいますよう
お願い致します。」

*****************************

・・・

これではどうだろうか?

丁寧だけど、くどいとも取れる。

しかも、予約時間から遅れると

早くなってしまう可能性がある。

また「仕組み」にし過ぎてしまう懸念もある・・・

でも、料理の提供が「遅い」という

クレームが多発し、

その対応のロスは計り知れない。

(もう少し早く提供されたら
お酒も進むだろうし、もう1品頼んで
いたし、デザートまで食べたかも
知れない)

さて、あなたならどんな改善を考えますか?

遅れてイライラすることもあるが、

そういった事も改善のネタと考えれば

面白い!

自分の仕事に置き換えて見た時、

同じような事は起きてないだろうか?と

考えさせられる。


ちなみに、その店のロールキャベツは、

キャベツがトロトロになっていて

美味しかった。(≧▽≦)

(※イラストはイメージ画像ですので
食べたお店の実物の
ロールキャベツとは異なります


きっと、また食べに行くことに

なるだろう。

| 改善の提案 | 09:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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給与計算の効率化が図れないワケ

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

お久しぶりです。

本日の東京は快晴!!

イギリスがEU離脱と言う
(正式な離脱はまだ決定ではないが)

ニュースが飛び交う週末。。

移民問題、就職難、社会保障問題

EUの規制など

複合的な理由があるようですが、

とあるワイドショー番組で

夫婦の離婚問題に置き換えて

話されているのを聞いて

私でも理解できました。

より分かりやすく、難しい言葉を

使わないで伝えるって、ホントに技術だなと

感じます。

さて、今日は事務業務の中でも

結構時間を要する「給与計算」のお話し

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■給与計算の複雑化の現状
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給与計算と言っても「勤怠管理」から

始まるのですが、

この勤怠管理、特にパート・アルバイトの方を

雇用している会社ほど

計算がどんどん複雑化していく会社が増えて

います。

電卓


しかし、それは

雇用(求人)の問題と
人件費を出来るだけ抑えつつ、
労働環境を整えることを考えた結果


でもあります。

例えば

シフト制を使っている会社でも

土日に出勤できる方が少ない為に

●土日祝の出勤と平日出勤とで
単価を変える


であるとか

●複数支店を構える会社の場合
支店移動間の移動交通費を計算する


とか

●担当売上が○○万円以上だったら20%
 ○○万円以上だったら30%
 などの成果報酬計算


とか

また、勤怠管理においても

●昼休憩を取ったかどうかの確認
●有給休暇、振替休、忌引き等申請書確認
●半休制度
●在宅ワーク管理


など

ここで気を付けたいのが、

人事の制度が複雑化することで

勤怠管理や給与計算は複雑化し、

ミスが起きないようにするための

チェックも増え、

結果、給与計算にかかる時間が増加する

と言う現実です。

いや、これは決して

「給与計算の効率化を進めるために
賃金規程や人事制度をシンプルに」


言っているワケではありません。
説明


私が言いたいのは、

この現状を知った上で

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■勤怠管理方法や仕組みの見直し
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「自社の勤怠管理システムや
給与計算の仕組みと
賃金規程や人事制度の見直し」


行うことも大切です!

という事です。

従業員が35名ほどのある会社では

シフトの移動が多すぎて、

勤怠管理に延べ3日×1名ほど

かけ、

給与計算に半日かかっていたりしました。

またある会社では、

従業員が80~100名程度

うち、7割がパート・アルバイトの方で

勤怠管理はシステム化できているものの

パート・アルバイトさんの支店移動交通費を

計算するだけで16時間を要していたようです。
(※ちなみに移動交通費は、支店間や
自宅から別の支店への移動、
1日の間での複数の移動も全て計算)


これらの

1)その計算方法をやめれないか?

やめられなければ・・・
2)その計算過程を減らせないか?

減らせなければ・・・
3)他の計算方法やシステムを変えれないか?

と言う順番

勤務する従業員の賃金を下げず、

少しでもシンプルに出来る方向への改善


考えていくことも必要だと感じます。

制度を変える、追加することには

そこに積み上げられた「手間」が増えるだけ

にならないように、

制度作成者と、現場で管理計算する者とで

よりよい仕組みを考えて行く
ことが

必要だと思います。


時間だけでなく大切なお給料、

モレ、ミスを防ぐにも

「仕組み」化が必要な箇所です(^.^)♪



★仕組み化の相談やアドバイスのご依頼あれば
ご連絡下さいね。
   ↓※こちらをクリックください
お問い合わせ

| 改善の提案 | 08:59 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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メールの添付ファイルにパスワードを!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京、梅雨入りしましたね。

雨の日が多くなる季節、

じめじめした空気が重く感じますが

お気に入りの傘や

レインブーツで

気持ちをリフレッシュ♪

どんより曇り空を楽しめるアイテムを

見つけたいなーと思います。

さて、

最近メールのやりとりをしていて思うこと

それはセキュリティの意識の曖昧さです。

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■パスワード付けていますか?
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大手企業の個人情報の流出が

後を絶たない中、

会社のセキュリティ体制をもっと

考え直す必要があると思っています。

システムやサーバーのセキュリティ強化も

大切ですが、

まず始めにやっておきたいこと

それは、

様々な社内資料(社外秘)について
パスワードを付与する


という事です。

メールのやり取りをする中で

Word、Excel、PDF、Powerpoint と

実に様々なファイルを添付して送ります。

ですが、これらのデータ資料には

顧客情報が入っていたり、

重要機密内容が書かれていたりします。

●試算表や顧客データなどを添付している
ことがある会社さん要注意です!


案外、PDF化していたらそのまま添付・・・

というのも多いのではないでしょうか

セキュリティが整っている連絡経路なら

まだしも

通常のメーラーでこのような情報のやりとりは

大変危険
です。

私も多くの失敗を重ね、セキュリティ意識の

強化を図っているところでもあります。

とは言え、

「ファイルへパスワードを付与する
のはどのようにしたらいいの?」


その方法を知らなかったから

していない。と言うのが現状

そこで今回、

Word、Excel、PDFのファイルへの

パスワード付与の方法をお伝え致します♪

-------------------------
■Word、Excel、Powerpointの場合
-------------------------


Word、Excel、Powerpointの場合は

同じ手順でパスワード付与が出来ます。

下記はWord2010版での事例です。

1)Word文書を開きます

2)最後に保存する前に
「名前を付けて保存」を選択します

3)ファイル名と保存先を選択する
画面が出てきます。

4)3)の画面の右下にある【ツール】
をクリックします

5)『全般オプション』をクリックします


PASS-1

6)読み取りパスワードと
書き込みパスワードを付与します

※書き込みパスワードは
データの送り先が書き込めないように
する為のパスワードです。
ファイルをすぐに開くことが出来ないように
する為であれば「読み取りパスワード」のみでOK


PASS-2

7)上記6)で「OK」とするとパスワードの確認画面が
表示⇒再度入力を行い【OK】とする


PASS-3

ここまで出来て最終的に【保存】となります。

【注】ここで、気をつけて欲しいこと3つです!

●パスワード付与したデータを
メールに添付する際、本文にパスワードを記入しない

●パスワードの連絡は別のメールで送る

●メールの件名に「パスワード」と記載しない
(例:●●の件について・・・など)
本文に記載のみ


これに気をつけてくださいね(^.^)♪

※くれぐれもパスワード忘れにご注意ください。

------------------------
■PDFのパスワード付与
------------------------


PDFファイルのパスワード付与の方法は

選択するメニュー名がMicrosoftOffice系とは

少し違います。

1)PDFファイルを開く

2)メニューバーの【ファイル】をクリックする

3)【プロパティ】をクリックする

4)『セキュリティ』のタブを開く

5)<パスワードによるセキュリティ>を選択する


PASS-4

6)文書を開く時のパスワードを入力する
(※必要あれば書き込み時のパスワードも付与する)

PASS-5

7)入力後【OK】をクリック⇒再入力を行う⇒ファイル保存

と、なります。

【注】パスワードはセキュリティレベル
「中」以上が望ましいです



いかがでしょうか?

メールのやりとりが増える中、

「ウッカリミス」で大事なデータを

違う送り先に添付してしまったり

社内共有メールでも

必要な方しか見ることが出来ない

仕組みも作れます。

是非、添付ファイルへパスワードを♪


※PDFファイルパスワード付与方法は
こちらからもダウンロードできます
  ↓ ↓
OFFICEキスク お役立ち情報(無料ダウンロード)

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