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情報分散で作業モレ発生?!を改善!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

さて、もうすぐゴールデンウィークですね。

弊所も下記の期間でゴールデンウィークの

お休みをいただきます。

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 ゴールデンウィーク休暇のお知らせ
4/26(木)~5/3(木)
お休みさせて頂きます。
***************

これに伴い、
4/27(金)、4/30(月)、5/2(水)の3回の
ブログもお休みさせて頂きます<(_ _)>

さて、本題。

とあるクライアントで悩んでいた

情報管理の改善事例を今回

ご紹介させて頂きます♪

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■情報分散で業務増&モレ発生
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販売店と製造工場とが別の県にあり

主な連絡は

メール、LINE、チャットワーク、TEL

というA会社

それぞれがそれぞれのタイミングで

様々なツールで連絡してくる。

それによって、製造工場は

その情報をメールへ転送し直して

様々な業務をこなしていたようです。

んん~とっても非効率ですね。

ですが、実は同じような現象が

起きている会社は少なくありません。

販売店と製造との連絡で
一番必要になってくるやり取りは

1)どこからの依頼で(発注者)
2)何を(商品名)
3)いくつ(数量)
4)どこに(お届け先)
5)いつ(お届け日)
6)どのような状態で(梱包状態等)
7)必要な確認をした上で(同梱物等)

発送してほしいことと。

8)発送の準備は進んでいるか
9)発送は完了したか
10)配達状況は確認できるか


の連絡が多いのです。

そうすると、まず思いつくのは

「発注書」を販売店から工場へ
送ろう!という事です。

ここまでは良いのですが、
それが様々な方法で送られてくるので

工場側ではその情報モレが

発生しやすい状況になります。

欲しい情報をテンプレート化したら

次に必要なのは、

情報管理の業務フロー作成です!

このA会社での改善は

次のように行いました。

1)Googleドライブ内で
 データ保存管理

2)データ保存は、
業務の手順によってフォルダ分け

3)業務の進捗に応じて
フォルダ内データを移動


4)最後に送り状と発送済を
 日付ごとに管理


以上となります。

具体的にどういうことかと言うと

次のような図になります。

情報管理と業務フロー

クラウド上の業務管理のシステム
例えば最近私もイチオシのkintoneなど
を使用している会社もあると思いますが

そういったシステムをお持ちでない

場合もクラウドサーバーを活用し、

多少の人力(ファイル移動など)を

を行うことで

情報と進捗の一元管理を

実現することができます。

「うんうん。うちも似たようなこと
発生している。。。」


という方は、ぜひこれをヒントに

御社なりの情報や業務フローと

照らし合わせて

改善を進めてみてくださいね(^.^)♪




| 改善の提案 | 08:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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継続は「変化」の連続

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

最近「継続する」という事に

色々考えさせられることがあります。

このブログも2008年12月15日から

始めたので今年で10年目

10年経つと、当初と言っていることが

少し違う部分が出てきますね。(^.^)

当初のブログとの変化を見ながら
「継続する」という事について
一緒に考えてみたいと思います♪
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■変化の連続が継続の力
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ちなみに第1号のブログは

こんなことを書いていました。
 ↓   ↓
(冒頭は・・・)********

はじめまして。

オフィスキスク 代表の高倉己淑(たかくら すえ)です。
経理コンサルタントをしています。
*****************


あっもうここで違いますね。
そうです。この時はまだ
「経理コンサルタント」という肩書きで
お仕事をしていました。
今は、「事務改善アドバイザー」としています。

で、自己紹介をする中
自分の仕事のことをこのように言っています。
  ↓ ↓
****************
私の仕事は、企業の事務周りや経費の
“ムダ”を見つけ、
それらを改善することによって

“節約”=“合理化”“効率化”⇒経営の健全化を

促す仕事です。

****************


行っている仕事は今とほぼ同じです。
違う点は、
“節約”=“合理化”“効率化”⇒経営の健全化を
促す仕事
と、言うところが、
今は、ひと言で言うと、
『企業の目的を達成する為の
事務業務の効率化を提案する仕事』

節約=コスト削減の観点だけでなく
時には「投資」の提案も行いながら
でないと、本来の企業の目的を
達成できないからです。

起業して15年目、年々様々な業種の
企業様や、様々な問題を改善する中
自身の仕事に対する本来目指すべきことに対し
変化してきた所です。

そして、まったく変わってないのは改善をすすめる
行動指針です。
  ↓ ↓
*****************
現場に行って、
見て、聞いて、感じて、お客様と共に改善していくのが、
当オフィスが行うコンサルティングです。
*****************


現場を見ないと、モノ言わない「問題」に

気付くことが出来ません。

お客様が主体的に動かないと

改善は進みません。

現場主義の方針は全く変わっていないのです。

・・・・・。

こうして、10年振り返ると

変化したこと、全く変わらないことが

自分自身よく見えてきます。

経験や学び、移り変わる情勢により

肩書きやサービス内容は

「変化」し続けてきました。

ですが、変わらないのは、

「中小企業を元気にしたい!」
(※健全経営のキッカケを事務改善から
行いたい)

という点、

そのコアな志さえあれば

外側は「変化」して当たり前

なんだと思うのです。

なぜなら、常に

「本当に必要なサービスは何か?」
「改善するとはどういうことか?」


を考え続けるからです。

そう考えると、継続している企業は

変化し続けていませんか?

「改善」とは
あらためて善くしていくこと。


変化の連続が継続の力

なのだと思うのです。


(余談)
ちなみに4/18は14年目の
結婚記念日!こちらも
年齢を重ねるうちに変化することも
楽しみながら継続しています。笑!





| 改善の提案 | 08:31 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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PDF資料の効率化

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週、関西へ出張していたのですが、

ちょうど先週末は金曜日と土曜日で

気温差が10度近くに変化・・・・

こんな時に困るのは「服装」です!

土日も滞在予定でしたので、

薄着と厚着と両方必要になります。

そこで、宿泊先ホテルへ

厚着用の着替えなどを宅急便発送!

送った箱へ逆に着て行った薄着や

完了済みの書類を詰め、返送


宅急便のおかげで、身軽に動くこともでき

とっても助かりました!

今後、出張時の宅急便活用増えそうです♪

さて、仕事を行う上で

様々な資料のやり取りが発生しますが、

ほとんどはデータをメールや各種連絡ツールで

やり取りすることも多いと思います。

その資料を送る時に利用されるファイル形式で

多いのは『PDF』形式です。

PDF


なぜなら、Officeソフトなどを

インストールしていない機器
(ipadやiphoneなど)

でも閲覧することが容易だからです。

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■PDFも編集したい!
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もうすでに利用している方も多いかと

思いますが、まだまだ活用していない方へ

今日はPDF編集ソフトの活用を

おススメ!!

PDFの資料を閲覧して、

何か返信したい時に

「手間だな」と感じたことはないでしょうか

私は、メールで、

「1ページ目の10行目
“・・・・・・・”の所を”*********”に
変更してください」


などを書くやり取りが面倒でした。

そうしない場合は、PDFを印刷して

赤ペンを入れて、スキャンし添付

など行っていました。

それが、PDF編集ができるソフトを

インストールすることで

●テキスト編集
●マーカー
●コメント挿入


が出来るようになり、

文章化したり赤ペンをスキャンするより

キレイに編集し、

編集部分(依頼部分)が伝わりやすく

相手の編集作業も効率化

することが出来るようになりました。

効率化するなら、自分だけでなく

相手の事まで効率化できると

尚良いですよね(^.^)♪

また、PDFが複数発生した場合、

その複数のPDFを1つのファイルに

結合したり、

PDFファイルを圧縮したり
(※圧縮したファイルへパスワードを
入れることもできたり)

するようになります。
※インストールするPDF編集ソフトによって
できることと出来ないことがあります。

PDFでのデータやり取りが増える中

こういった編集ソフトはしっかり活用し、

自身も相手も効率化!!

を目指したいものです(^.^)

★無料PDF加工・編集ソフトを
下記URLにて紹介されていますので
参考になさって下さいね
  ↓ ↓
freeesoft100

| 改善の提案 | 08:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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えっ未だにクラウド管理していない?!

Dropbox
Googleドライブ
BOX
office365、、、

様々なクラウド上の

レンタルサーバーが登場し、

今では

USBチップを持ち歩く
USBチップ


という事も無くなりかけている現在

ですが、まだまだそういった環境整備を

していない会社はたくさんあります。

先日も、出張先で急なデータ作成が

必要になり、クラウドサーバー内の

フォルダ共有が出来ないかを

確認した所、

「サーバー作成していない」
「メール設定をしていないパソコン
 しかない」

(※ここは特殊で連絡はLINEが主流
 共有のメールアドレスは使うことが
 ないので設定していないとのこと)

結果、

設定する時間もままならなかった為

USBチップを預かることになり

受け渡しに手間がかかることに・・・

このように

共有したいデータがあるけど

そのデータが重い場合、

昔はUSBチップでやCDでの

受け渡しも多かったですが、

今や、

メールやクラウドサーバーでの

やりとりが主流。

しかも、

メールで送る時は、

1)データ圧縮
2)パスワード付与
3)メールはパスワード通知と分けて2通

とセキュリティ的に必要なことだけど

実に面倒くさい。

なお、

宅ふぁいる

ファイヤーストレージ
という

大容量のファイルを転送したり

一時保存しURLでダウンロードできる

サービスもある

これも、ダウンロード期限や

容量制限が発生するので

1)データを圧縮
2)上記一時サーバーへアップロード
3)URLをコピーしてメールへ貼付け


とこれも少し面倒に感じる。

しかし、DropboxやGoogleドライブなどの

クラウドサーバー内で

フォルダを共有していると

作成しファイルを共有するのは、

1)予めフォルダ作成したフォルダ内へ
 共有したいファイルを保存する


だけで済む
(※PC上の「通知」機能により
 保存した連絡をしなくても相手側で
 ファイルが追加されたことも確認する
 ことができる)

このことから、

私はクラウドサーバー内での

やりとりをお願いする事がある。
(※先方のセキュリティのルールや
他のクラウドチャット内で済ませる
こともありますが)

ちなみにクラウドサーバー

利用するのは、

データを他社と共有したいのが

一番の目的ではない。

一番の目的は、

まさしく「サーバー」

PC上に様々な資料を保存せず

クラウド上にあることで

パソコンの故障や買い換えにも

データ移行などの

面倒な作業がなくなり、

IDとパスワードで、

どこからでもデータを

取り出すことが出来る。

ちなみに、私はクラウドサーバーを

利用するようになって、

ほぼノートPCも持ち歩かなくなりました。

クラウドサーバーに対する

様々なセキュリティ的不安があるかも

知れませんが、

そのセキュリティレベルは確実に

上がってきています。

専門家のアドバイスを聞きながら

自社に合ったサーバー環境を

整えておく事は必要ですね。

少なくとも、

USBチップでの受け渡しは

避けたいです。苦笑

紛失リスク

盗難リスク

受け渡しコスト

など、

ありますから・・・・(^.^)

「道具を改善」
「知らぬを改善」

大切なことです。


#事務改善アドバイザー
#高倉 己淑
#事務員が辞めても慌てない仕組みづくりの専門家

| 改善の提案 | 08:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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色分けするだけでは効果は少ない?!

「原本とコピーが混ざらないように
色分けしています。」

カラー用紙

とある会社に行くと、

同じような資料が次のような
3種類の紙に印刷されていました。

コピー用紙

ピンクの紙

ブルーの紙


「なぜ、同じ資料を3種類も
あるのですか?」


と尋ねると、

事務にて管理している原本に対し、

現場で作業する際にブルー、

変更があった際はピンクの紙

を使用していたそうです。

色分けをする前は、

最終的な指示内容の紙と

コピーが混ざって原本がどれか

わからなくなり、

記載内容の違うものが発生、

結果、指示数量や期限など

途中変更が反映されていないまま

作業をして、クレーム・・・

ということがあったようです。

そこで、事務からの指示原本と

コピーが混ざらないように

「色分け」という工夫をしたようです。

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■本当に必要なこととは?
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「混ざらないようにする」

という目的では、

色分けは大変有効です。

ですが、

そもそも色分けするに至った原因は

「コピーする」ということが原因

コピーをすると

●コピーカウンタ料が2倍になる。
●色分け用の用紙代が2倍になる。
●変更が合った時は更にコピーと用紙が
 2倍になる
●コピーをする手間が発生する。
●変更があった場合、紙がピンクに
 なるため、FAXできない為、
 内容をFAX用に入力しなおしていた


・・・・なんだかムダだらけに感じませんか?

「そもそもなぜコピーは必要なのでしょうか」

「原本は、事務とお客様との連絡用で
 現場に預けると、無くしたり、汚れたり
 しやすいので、お客様へFAXできなく
 なってしまうのです。」


なるほど、

1)最終的にはお客様に連絡できる
用紙が必要。

(※作業者が確認の為、作業完了時押印)

2)現場と作業内容を共有する必要がある

という2つの目的があるのですね。

これは、「流れの改善」と「道具の改善」

が必要なようです。

そうすると、コピーをしなくても良い

ように思えてきました。

そこで次の二つの質問を続けました。

●原本だけを事務から現場まで
 使用することは出来ないのでしょうか。

●情報共有を違う方法で
 出来ないのでしょうか。



すると、

・原本へ書きこむ書き方にムラが出る
・原本が汚れやすい
・原本が紛失しやすい
・現場作業者は色んな作業場で仕事する
・メモ書きした上で、原本へ後で書きこむ

などなど色んな理由が出てきました。

これらの理由を一つ一つ

「そうならないようにするには?」

を考えていきます。

そうして、次のような改善を
することになりました。

●書き方にムラが出ないよう
用紙を徹底してテンプレート化する

●原本はクリアフォルダに入れて
 現場へ渡し、
 作業内容のモノの流れと一緒に
 次工程へ回すようにする

●分散されている現場の動線を
 変えて、管理しやすい流れを作る

●進捗管理は、大きなホワイトボードと
 モノと一緒に流れてくる指示書で
 共有する。

●原本への記入は、丁寧に書くことで
 報告のための資料づくりをやめる。

結果、

・コピーは3分の1になり、

・色紙は使用しなくなり、

・報告用の資料入力作業廃止

となりました。

しかも、情報共有を1本化したので
個々の資料違いによる情報混乱も
無くなり、


原本以外の資料ごみも削減したのです。

モノを区別するための

色分けは有効ですが、

改善を考える時は、

「なぜ区別する必要があるのか?」

その必要性から

本来の「目的」を知ることが大切です。

改善効果を上げるには

目的を知るための「なぜ?」を

しっかり検討していく必要が
あるのですよね(^.^)♪

| 改善の提案 | 08:54 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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