FC2ブログ

| PAGE-SELECT | NEXT

≫ EDIT

言葉も壁もサラリと超える一目瞭然の改善へ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

沖縄から一転、すっかり日常になり、

昨日と一昨日は午後から

効率化の為のネットソリューションに

ついて、中小企業に使いやすいものを

探る為、LINEWORKSとAmazonの

セミナーに参加してきました。

『これ、使えそう!』と言うソリューション

もあり、なかなか有意義な時間でした。(^.^)

しかし、システムで「効率化」は、

効率化したい会社が

自分達の業務フローや判断基準を

どれだけ見える化し、

「整理」してからシステム化に

結びつける所が最大のポイントに

なりますね。

その辺もふまえてまたお話し

したいと思います(^.^)/

さて、本日の週末金曜日、

巷の改善事例はコチラ
 ↓ ↓
------------------------------
■文字や言葉からの脱却
------------------------------


事務の現場でも

マニュアルが全て文字情報・・・

と言うこと良くありませんか?

私も敢えて文字だけのマニュアルを

作成することもありますが、

できる限り、チェックリスト化したり

箇条書きや手順を番号化することで

文章的「読み物」にならないように

しています。

街中でも、様々な注意書きなどを

目にします。

最近では海外からの観光客向けに

英語、中国語、韓国語も併せて

書かれているものも見ますよね。

ですが、文字情報って、

「読み込む」→「理解」

に時間がかかるのですよね。。。

ましてや、自分の国の言語で

ない場合、

より分かりにくいのも確かです。

そんな中、沖縄に行った際、

首里城にてこんな改善を見ました。

段差1

お城の門をくぐるところの段差が

見えにくいことから

赤いテープが引かれていました。

白っぽい石段は、

陽射しに反射して、

段差の影が見えにくくなります。

ここに『段差注意』と貼り紙されても

気付かないし、見ないかも知れません。

ですが、これなら一目瞭然ですよね♪

また、先日某TV番組で、

DJやラジオパーソナリティなど

されているモーリー・ロバートソンさんが

急行、快速急行、エアポート快速、特急など

英語表記が「Express」だらけで

分かりにくい!

という指摘をしていました。

普通に日本語で聞いても違いが

分からず、私などは必至で

図解した路線図を探します。

路線図

しかし、この表記もそれがある場所を

探すことになります。

駅構内では何を見ているか?

それは次の電車の表示板です。

そこで、モーリーさんはこんな

提案をしていました。

路線案内
※日本テレビ「スッキリ」より

これは、めちゃくちゃ分かりやすい!

より正しい英語表記とか、

文字対応を考えすぎる前に

図解で一瞬でワカる方法を考えること

大事ですよね。(^.^)

そういえば、5年前に

「中国人のパートさんが多く、
いつも『次はどの作業場で仕事するのか』
と聞かれることが多く、現場リーダーが
疲弊している」


と相談を受けた時に、

下記のようなアドバイスを行った
ことを思い出しました。
  ↓ ↓
1)作業場に記号をつける

2)記号と作業名を大きく
 明記した看板を付ける
(身長より高めの見えやすい場所)

3)その場所を図解した表を
ホワイトボードに貼る

4)各従業員の名前の磁石をつくる

5)作業配置はホワイトボードを
見るようにルール化する

以上です。
(※黄色のプレートが名前)
  ↓ ↓
作業割り当て


作業の量が各所で刻々と変化するなか、

現場での指示はこれがより早く

確実に伝わります。

自分の名前と作業場の記号さえ

把握すれば、言葉の壁は一気に

乗り越えられます。

場所が変化した時も

ホワイトボードを指差すだけで
伝わる
と言う事です♪

文字情報と画像情報では

瞬時に伝わる情報量
圧倒的に違います。

言葉の壁もサラリと超える

図解や、目印で一目瞭然!

そんな工夫がより効率化に

繋がり、生産性UPになるのでは

ないでしょうか。

あなたの周りは文字だらけでは
ありませんか?



では、また月曜日に~♪♪


****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 改善の提案 | 08:55 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

仕事が好きな勇者たちの新たなステージ♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

東京も梅雨入りですね。

しかも、30度超えだった晴天の日から

一転、今日は19度とか。

体調管理には気をつけて

おしゃれよりも『体感温度』で服装を

選びたいものです。

さて、そんな梅雨入り前の

先週、事務の仕事に長年従事する

『デキる事務員』
※自分で考え、効率化を進め、
それを促進できる方
  ↓ ↓
デキる事務員コラム

の女性お二人とお話しする機会が

ありました。

Aさんは30代後半、

Bさんは50代前半、

別々のタイミングでお会いし

お話ししましたが、

お二人とも、

『次のステージ』

のことで悩んでいる様子でした。

-----------------------------
■その仕事との関わり方とは
-----------------------------

お二人に共通するのは、

自らが「事務」という仕事の中で
率先して、効率化をしながら進めること

<好き>という点でした。

この『自らが』と言う点がポイントです。

この<好き>でやりたい仕事を

続けていくにはどうしたら良いだろう?

(※好きな仕事と言えるなんて
幸せなことですよね。できれば続けたい
気持ち、すっごく分かります。)

例えば、

明治●年創業とか

江戸時代から続く・・・

という老舗店も、

昔からずっと同じ味や同じサービス

のままではなく、

基本的には同じように見えて、

時代に合わせて変えている部分が

あって、長く愛されるお店に

なっていると言います。

温故知新 ですね。

同じように仕事でも長く

続けていると、変化を求められる

タイミングが来るのです。

やりたい仕事を続けていくのは

その仕事への<関わり方>への

変化を求められる時に

柔軟かつ、そこでの進化が

必要になると言う事なんです。(^.^)/

---------------------------
■次のステージで進化する!?
---------------------------

時折、仕事を続けていくと、

部署変更 や

役職変更 の

タイミングがやってくることがあります。

会社自体が本人の成長を

考えて行う場合と、そうでない場合が

ありますが、

会社の思惑を考えるよりも

自分の成長、進化を楽しむことが

仕事を楽しむことになると

私は思うのですよね♪

役職がついて、部下ができたA子さん

『自分が行う』→『部下を育てる』

と言うステージに入りました。

そんなA子さんの悩みは、

『成長をサポートすることって
どうするのか』


と言う事。

自分の意識や行動はコントロール

できても

部下の意識や行動をどう

指導していいのか。。。

そうして悩んで悩んで、

会社を辞めてしまう方も

おられるかも知れませんね。

この成長のサポート方法がわかり、

実践できるようになれば

A子さんは、

<育成サポートの力>を手に入れ、

好きな仕事、やりたい仕事に

関わる位置の変化に対応しながら

次のステージに更に上がることに

なります。

※成長のサポート方法については
またブログで紹介しますね♪


そしてもう一人、

部署移動の辞令があったB子さん、

大好きな事務の部署から

営業部署になり、

ショックを受けたそうです。

会社の思惑は、私には分かりませんが、

事務業務って、会社全体で見ると、

●会社の営業活動の中で
発生するあらゆる
「数字」と「サポート」を行う部署


になります。

事務部門の効率化や生産性を

上げるには、実はその前の部門の

【活動情報をどのように収集するか】

ここに<改善>を行うことで

その後の流れがスムーズになり、

B子さんの大好きな

事務部門を助け、改善することに

繋がります。

B子さんは

<内から見る>→<外から見る>

への進化が求められる

ステージに来たのではないでしょうか。

ちなみに、<外から見る>

と捉えると、会社の外から見る

とも考えることが出来ます。

このステージでは、

転職もあり、起業もあり、社内提案もあり
(※安易に起業はおススメしませんが)

外から全体を見渡せるようになる

という成長ステージだと思うのですよね。

そう考えると、

やりたい仕事への

<関わり方>による変化って

なんだかロールプレイングゲームの

攻略のようで楽しくなってきませんか?

仕事を続ける【勇者】たちよ、
新たなステージで成長を遂げよ!!


勇者


では、また水曜日に~♪

****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

<お知らせ>
※6/16~6/18までお休みをいただきます。

| 改善の提案 | 10:03 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

謙虚な人ほどハマる言葉の罠。。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)♫

昨日、週のスタート月曜日、

急ぎの仕事がなかったので

急遽、前から行きたかった高尾山へ!

平日なので人も少なめ。

自然を楽しむコース(3号路)で

木々やその隙間から見える景色を

堪能しながらゆっくり登れました(^^)

初めての高尾山でしたが、

沢山のコースがあるので、

何度も登る方が多いのも頷けます(^.^)

経営や人生、仕事においても

時折、山登りに例える事って

ありますよね。

登っている時はしんどいけど

登りきったら素晴らしい景色が

待っているとか。

乗り越えたら楽になるとか、、。

だけど、無理をし過ぎない

ってことは大切。

今の自分に

ほんの少し負荷をかけるくらいが

ちょうど良い鍛錬になるかなと。

---------------------------
■謙虚な人ほどハマる言葉の罠
---------------------------


東京に来て2年くらい経った時、

自主開催のセミナーを受講して

下さった方に60分無料の

個人コンサルティングを特典で

提供していたことがあります。

その時の参加者のうちの20代の

男性からこんな相談がありました。

「僕じゃなくて、弟の『仕事』についての
悩み相談なんてお願いできますか?」

事務効率化ではなく、

仕事の悩み相談・・・

私が転職を5回もしていることから

転職すべきか悩んでいる弟の

話を聞いてほしいとのことでした。

「大丈夫ですよ。」

とお受けし、

スカイプで話を聞くことになりました。

話を聞くと、

昔よくある『根性論』で営業をさせる

会社で、

上司からの檄も、

出来ないことへの責めが多く、

どんどん自分が何もできない人間の

ように思えてきて、

働いているのが辛くなり、

毎日が気が重いのだそうな。

だけど、働いてまだ半年。

まだまだ自分の努力が足りないのだと

勤務しているものの

体調にも異変が出始め、兄が心配

しだしたと言う。

そこで私がお伝えしたのは、

「辞めるのではなく、環境を変える
選択をしては?」

ということ。

人には自分を活かせる環境と

そうでない環境がある。

だから、今の会社の方針や

仕事は合っていないのかも知れない

もちろん、努力し続ければ、

それなりの成果もあるかも知れない。

だけど、

そこで積り積もった「負」の資産を

持ちながら努力するより、

一旦、環境を変えてリセットし、

ゼロからスタートした方が良くないか?

「半年ではまだ仕事の内容も理解
していない。」
「3年は続けてみないと」


などと言う人もいるかも知れないが、

自分の人生、

自分のペース、

自分の働き方
 がある。

みんな同じじゃない。

そこで経験することを選ぶも、

他で経験することを選ぶも、

自由。

「まだわかっていない」

なんて言葉に惑わされないで!

わかっていることもあるのだから。

その後、弟さんはその会社を辞めた

そうです。

謙虚な人ほど、こういった言葉の罠に

ハマってしまう。

「利他の心をもちなさい」
→そう言って、自分の利益をむさぼる人に
振り回されていませんか?

「人を責める前に自分をみつめる」
→確かに、自分の行動を変えることも
大切だが、自分だけではなく、
全体を客観的に見ることが大切

自己啓発の本などには

よく上記のようなことが書かれてあり

そう言った言葉を使う人も多いですよね。

しかし、謙虚な人ほど

そういった言葉で自分を

戒めすぎる傾向にあります。

※私も自己啓発のジレンマに
何度となくハマった
(その後謙虚さもほどほどにを
知った(^.^))

人生は選択の連続。
選択

選択には責任が伴うだけです。

人の言葉に惑わされず、

頑張りすぎず、

苦しみすぎず、

自分が笑顔で過ごせ、

自分の成長の為に

ほんの少し負荷をかける


そんな風に過ごせたらいいですね。(^.^)


ちなみに、昨日の登山では

行きは少し負荷をかけたルートで

途中休憩を入れながら

自分のペースを保って登り、

帰りは無理をせず、一番ラクな

ルートを選んだのも

やりすぎて体を壊さない為。

次回はもう少し負荷をかけられそうです♪


では、また明日~!!

****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 改善の提案 | 09:34 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

他部署を知ると更に事務効率がUPする!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

5月最終週ですね。

3月決算の会社の方は

やっと申告提出まで終了し、

ほっとできる週(ギリギリの方は来週ですね)

なのではないでしょうか。

4月からの新入社員の方もそろそろ

様々な部署に配属されましたか?

実は私、昔はCM制作のディレクターに

なりたくて、『宣伝会議』なる専門書などを

高校生で読み漁っていた時期があります。
(今や、オンラインで閲覧できるのですね。)
 ↓ ↓
宣伝会議


とは言え、大学にも入っておらず、

商業高校出身の私が、広告代理店に

就職することも出来ず、

なんとか広告関係の会社に就職したい!

そう思って、入社したのは、

印刷会社でした。

商業高校からの就職は、成績順に
推薦で決められていて、応募できる
会社に限りがあったのですよね・・・((+_+))


高校3年間をアルバイト生活で

成績を落としていたのも響きました(苦笑)

それでも印刷会社の企画部に

なんとか入れないかと

思っていたのですが、、

配属された部署は、

「工程管理」と言う印刷業務全体の

指示、管理部署でした。

世の中、自分の思い通りには

行かないものですね(^^ゞ

ですが、そんな経験も、

今の私を形成している一部なのです。

自分がやりたい事、

なりたい職業、

続けていきたいと思う事。

それと違う環境にいても

未来の「糧」になることもあるのです(^.^)

------------------------------
■他部署を知ると事務効率UP!?
------------------------------


印刷会社
 ↓
ノンバンク
 ↓
水道工事(経理派遣登録)
 ↓
会計事務所(1社目)
 ↓
会計事務所(2社目)
 ↓
人事コンサルティング会社


と、転職を続けてきた私。

今の仕事も、なりたくてなった

のではなく、

その時の流れに身をまかせ、

その時その時を一生懸命に

生きていたら、今に至った・・・

と言う感じです。

しかし、実はこれらの転職の

経験こそが、

他業種の事務のことが理解できる

ことに繋がり、

工場や現場の流れを把握したり

事務スキルを向上する学びがあったり

したのです。

印刷会社の経験から、

開業当初のお客様に

電話帳広告の(最近はネット主流ですが
当時はまだ電話帳広告も多かった)

広告費を費用対効果に即した

提案をして、年間約90万円のコストダウン

を実現させることも出来ました。

ノンバンク時代に社会保険や

住民税の届け出、納付の事務

行っていたことで、

企業内の事務手続きに必要なことを

知ることが出来ました。

水道工事の経理派遣では、

経理のみならず、

小口現金管理、

受発注、問い合わせ対応


複数人経理体制での分業体制

を知ることが出来ました。

1社目の会計事務所では、

営業を行ったこともあります。
(※当時は会計事務所は
営業禁止、法人の会社で
登録し、営業活動していました。)

2社目の会計事務所では、

記帳代行、補助金・助成金申請、

申告業務の流れ
(実務は補助まで)

を学び、

さらに現場訪問型の経理代行業務発足、

Excelスキル、Wordスキルから

イラストレーターまで、

会計ソフトも6社分ほど含め

様々なPCソフトを使う経験も出来ました。

人事コンサルティング会社では、

「出来る人」のコツをマニュアル化する

コンピテンシーという手法を

学んだのです。

ちなみにノンバンクを退職するまでは

平日週3日、土日や大型連休に

居酒屋や、カフェ、バス添乗員の

アルバイトもし、
(とにかく働き倒した時代・・・)

飲食業界の現場の流れ
(オペレーション)

バスでの安全確認の必要性

研修制度
などを知ることも

できたのです。

だからこそ、40業種を超える

多種多様な業界の流れの把握を

スピーディに行い、

非効率を探し、効率化を提案する

ことが出来るのです。

企業内でも同じような事があります。

事務部門を改善しようと思ったら

実は、営業など他部署(部門)の業務を

理解していると、効率化は図れるのです。

業務は、

身体の中の血管が血流を作るように

企業内の業務も企業内を流れているのです。

ザックリした代表的な流れで言うと、

企画
 ↓
営業
 ↓
受発注
 ↓
仕入
 ↓
売上
 ↓
経理
 ↓
財務


というように流れます。

この中で、

事務部門は前後の部署(部門)

の前処理。後処理を行い

業務が円滑に進むように

連携(連絡)役も担うのがほとんどです。

だからこそ、

他部署(他部門)の業務を知ることは

この全体の流れ(業務フロー)の中で

滞っている所、
一番面倒な所、
連絡が行き届かない所など


着眼することで、効率化を進めやすく
なる
のです(^.^)

事務の部門内だけで効率化を

進めようとすると、他部署(部門)に

しわ寄せが行ってしまう場合がありますが

全体を把握していると、

全体の中での最適な効率化を

進めやすくなります。

------------------------------
■どっちを選んでも経験になる!?
------------------------------


逆に事務ではなく

他部署においても同じこと。

お互いの業務を知ることで

理解力も深まります。

配属、転属、転職などで、

自分の思っているのと違う仕事に

なった場合でも、一度やってみる

と、「繋がり」が見えたり、別の視点が

学べたり
することも多いですよ。

それでも「違う」と感じたなら、

新たな環境に身を置くのも良いかも

知れません。

与えられた環境を有効活用するのか

環境を変えて、新たな発見をするのか


も選択と経験なのですから。

ただし、選択した今の環境で精一杯

仕事をしないと、経験値(学び)は

少ないでしょう。

適当な仕事では、適当な情報しか

得られないので気をつけて下さいね(^.^)/


ちなみに、私は今の仕事は

天職とは思っていません。

今している仕事を精一杯している

だけです。

選択してきたその時の

「今」の結果

だと思っています(^.^)

この仕事を続けていくことで

いつか天職だと思える日が来るのか・・・

それも分からないですね。

私からすると、

それほど未来と自分自身は未知なるもの

なのです(笑)

月曜日から少し長くなりましたが、

今を生きる素晴らしき経験を!!

では、また水曜日に♪

****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 改善の提案 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

意識が先か、仕組みが先か?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

週のスタート月曜日、

夜(ナイト)投稿です!(笑)

本日月曜は恒例の、

改善の提案、手法について。

改善を進めて行くときって、

各部署ごとに研修や会議を行う場合と

会社全体で行うプロジェクトの研修や

会議を行う場合があります。

会社全体で行う時には、

各部署から1名ないし2名に参加頂き

複数名でチームを作って、

そのチームを中心に改善プロジェクトを

進めて行きます。

今日は、チームで改善を進める時に

出てきたこんな質問について

お話しします。

------------------------------
■意識づけが先か仕組みが先か?
-------------------------------


「目的達成のために、何が必要ですか?」

改善を行うその『目的』って

一体なんでしょうか?

どんな目的を達成できたら、

その改善プロジェクトはゴールしたことに

なるのでしょうか?

目の前の効率化、削減は、

本来、「改善の目的」に向かっていくことで

その効果を得ることが出来るのです。

※目的を決める時はしっかり
それで得れる効果を検証しましょう(^.^)/


そんな話をしている時、

ある会社のチームメンバーから

こんな意見が出てきました。

「チームメンバーは、意識共有が
出来てきましたが、会社全体の利益に
結びつける改善の為には、
従業員みんなの意識づけが先だと
思うのです。。。」


すっごくイイ意見です!

改善意識を共有できれば最高です!

ですが、それが“先”かと言うと、

この辺は微妙なんです。

改善目的を共有する

ということと、

改善意識を先に持たせる

という事は少しニュアンスが違います。

目的を共有するのは、

現状から理想のゴールを共有すること

改善意識とは、

考え方、思考から変わっていくこと

つまり、後者は、『教育』になっていくのです。

これは「先」とか「後」ではなく平行して

必要なことですが、

これを先にしないと、改善できない

ということではありません。

そこで、私は、

「他人の意識は、変えようとしても
変わらない。
気付いて、自ら変わりたいと
思わないと変わらない。
だから、『気づくことが大切』なんです。」


とお伝えしました。

実際に1度やってみて感じたことを

振り返り、「ああ、いいな」と実感すること。

それで、気づくこともあるのです。

案外、その方が早かったりするんですよね。

言葉や、学びで気づく人もいれば、

実際に行ってはじめて気づく人もいる。

その中で小規模の会社が改善を

進める期間を考えた場合、

まず、チームで計画し、行動して

行動の結果から検証、分析し、

さらに改善しPDCAを回す

行いながら、気づき、改善の効果を

実感しながら進めていくことを

私はおススメします。

「改善」と「教育」

同時に出来る方法ではないでしょうか。

意識づけが先でも

仕組みが先でもなく、

仕組みを作りながら意識づけ

していく・・・

そんな流れを改善プロジェクトチームで

作ることが大切なんですよね。

まずは『目的の共有』(ゴール)

を定めることがもっとも必要になるのです。

ゴール


そこから、

仕組みのプランニングが

できるのですよね(^.^)/

意識づけより、仕組みづくりより

『目的共有』です♪

※ちなみに補足ですが、
ゴールは、改善を進めていくうちに変化
(少し変わったり、更に先に進んだり)
することもありますよ。
あくまでも現状から見た目標の
ようなものです。(^.^)



++++++++++++

本日の高倉の格言
「意識待ち、待ってる間に
利益落ち・・・」


+++++++++++++


では、また水曜日に~!!


****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

※ブログ内で使用しているイラストは
いらすと屋 さんの素材を使用しております

| 改善の提案 | 21:15 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

| PAGE-SELECT | NEXT