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色分けするだけでは効果は少ない?!

「原本とコピーが混ざらないように
色分けしています。」

カラー用紙

とある会社に行くと、

同じような資料が次のような
3種類の紙に印刷されていました。

コピー用紙

ピンクの紙

ブルーの紙


「なぜ、同じ資料を3種類も
あるのですか?」


と尋ねると、

事務にて管理している原本に対し、

現場で作業する際にブルー、

変更があった際はピンクの紙

を使用していたそうです。

色分けをする前は、

最終的な指示内容の紙と

コピーが混ざって原本がどれか

わからなくなり、

記載内容の違うものが発生、

結果、指示数量や期限など

途中変更が反映されていないまま

作業をして、クレーム・・・

ということがあったようです。

そこで、事務からの指示原本と

コピーが混ざらないように

「色分け」という工夫をしたようです。

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■本当に必要なこととは?
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「混ざらないようにする」

という目的では、

色分けは大変有効です。

ですが、

そもそも色分けするに至った原因は

「コピーする」ということが原因

コピーをすると

●コピーカウンタ料が2倍になる。
●色分け用の用紙代が2倍になる。
●変更が合った時は更にコピーと用紙が
 2倍になる
●コピーをする手間が発生する。
●変更があった場合、紙がピンクに
 なるため、FAXできない為、
 内容をFAX用に入力しなおしていた


・・・・なんだかムダだらけに感じませんか?

「そもそもなぜコピーは必要なのでしょうか」

「原本は、事務とお客様との連絡用で
 現場に預けると、無くしたり、汚れたり
 しやすいので、お客様へFAXできなく
 なってしまうのです。」


なるほど、

1)最終的にはお客様に連絡できる
用紙が必要。

(※作業者が確認の為、作業完了時押印)

2)現場と作業内容を共有する必要がある

という2つの目的があるのですね。

これは、「流れの改善」と「道具の改善」

が必要なようです。

そうすると、コピーをしなくても良い

ように思えてきました。

そこで次の二つの質問を続けました。

●原本だけを事務から現場まで
 使用することは出来ないのでしょうか。

●情報共有を違う方法で
 出来ないのでしょうか。



すると、

・原本へ書きこむ書き方にムラが出る
・原本が汚れやすい
・原本が紛失しやすい
・現場作業者は色んな作業場で仕事する
・メモ書きした上で、原本へ後で書きこむ

などなど色んな理由が出てきました。

これらの理由を一つ一つ

「そうならないようにするには?」

を考えていきます。

そうして、次のような改善を
することになりました。

●書き方にムラが出ないよう
用紙を徹底してテンプレート化する

●原本はクリアフォルダに入れて
 現場へ渡し、
 作業内容のモノの流れと一緒に
 次工程へ回すようにする

●分散されている現場の動線を
 変えて、管理しやすい流れを作る

●進捗管理は、大きなホワイトボードと
 モノと一緒に流れてくる指示書で
 共有する。

●原本への記入は、丁寧に書くことで
 報告のための資料づくりをやめる。

結果、

・コピーは3分の1になり、

・色紙は使用しなくなり、

・報告用の資料入力作業廃止

となりました。

しかも、情報共有を1本化したので
個々の資料違いによる情報混乱も
無くなり、


原本以外の資料ごみも削減したのです。

モノを区別するための

色分けは有効ですが、

改善を考える時は、

「なぜ区別する必要があるのか?」

その必要性から

本来の「目的」を知ることが大切です。

改善効果を上げるには

目的を知るための「なぜ?」を

しっかり検討していく必要が
あるのですよね(^.^)♪

| 改善の提案 | 08:54 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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判断のタイミングと流れの改善

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日の東京都内は4年ぶりの大雪で

23㎝の積雪により様々な問題が勃発

していましたね。
↓※今朝7:30時点の様子
大雪20180123


豪雪地帯の方からすると

23㎝なんて、日常茶飯事ですが

これが都内となると、

雪対策のインフラが整っていないだけに

あっと言う間に交通はマヒしてしまいます。

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■流れを改善!
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ニュースを見ていて、

「なんでこうなるのだろう?」

思うことがたくさんあります。

例えば、

・道路上での車のスリップ
・電車の大混雑


大抵は、『判断が遅い』為に

起きているように思うのです。

事前に数日前から、昨日の大雪は

予想されていました。

この予想が出ている時に

どれだけ「備えをしておく」という判断

を出来たのか?

・車のタイヤをスタッドレスタイヤに
していたか

・車にチェーンを積んでいたか

・雪の影響を予想して
移動する時間や手段を変えたか

・通常どおりの営業が出来ない
と予想し、「受注数」を調整していたか


・交通渋滞で帰れなくなることを
予想して、従業員の退社時間を
早めたり、在宅可能な環境を整えて
いたか


など。。。

対策グッズはもとより、

仕事を行う上では、

通常の業務の流れをそのままできる

状態ではなくなる予想をし、

別の流れを作っておく必要があります。

例に挙げたように、

請ける数の調整をしたり、

すぐに仕事進める前に「確認」や

「情報共有」という項目が追加
されたり

判断するタイミングを早めたり、

通常の業務の流れとは違う手順


になる。

もちろん、それでも起きる場合もある

今回の大雪で「困った」「大変だった」

という経験があったなら、

それは、改善のタネです!!

「大変だったね」

「大雪だから仕方なかったね」

終わるのではなく、

何を備えておくべきか?という

ヒントを得たのだから、

失敗経験を活かして

改善をすすめておく事が必要!

「備えあれば憂いなし」

まずは、

備えるという判断(決断)をする

ことからですね。


| 改善の提案 | 08:13 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「流れ」を改善!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

新年あけましておめでとうございます!!

本日より通常営業です。

ホームページをリニューアルし、

本日9:00に公開いたしました。
(いやー。大変でした。)
  ↓ ↓※下記をクリックしぜひご覧ください。
オフィスキスクのHPへ

まだまだ手を入れる必要はあるものの

ひとまずアップ完了です。

今回修正したなかでこだわったのは

各サービスメニューとその流れの説明です。

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■まず「相談」
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今まで、

「相談」 「お試し」 「仕組みづくり」

とコンサルティングメニューは上記3種が

分離しておりましたが、

今回

①「初回相談」
   ↓
②「現場視察&現状分析サービス」
   ↓
③「仕組みづくりコンサルティング」


という流れに改善しました!

※②や③のサービスを依頼したい
場合でもまず①をして頂き
③のサービスを依頼するには
①②が必要となるようにしました。


これは、

「まず相談」

によりその後のサービスの効果が

違うことが分かったからです。

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■今までの失敗は・・・
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今年の10月で15年をむかえる弊所は

これまで失敗がなかったワケではありません。

・手をかけすぎて私が改善実行することで
続かなくなる失敗・・・

・社長の思う「問題点」と弊所の行う改善の
方向性の違いでの失敗・・・

・社長との改善目的共有のみで動くことに
よる従業員の不満・・・

・作ったマニュアルが更新されず
陳腐化していく失敗・・・

など。

この失敗の数々の中で、

私自身も悩み、今までのやり方を

見つめ直すことにしました。

そうすると、成功事例から

見えてきました。

それは次の2つが大切だったのです。

1)経営者との「改善目的」と「問題点」の共有

2)従業員との「改善目的」と「問題点」の共有


このうち、どちらか一方が欠けても

うまくいきません。

私がコンサルティングメニューの

流れを「初回相談」からにしたのは

初回相談にて
1)の経営者との「改善目的」と
 「問題点」の共有


を深める必要があるのです。

簡単な聞き取りで、

いきなり現場視察や現状分析

を行う前に、

時間をとり「目的」と「問題点」を

共有し、現場に行く前にさらに

俯瞰して見る時間を取ります。

そうしてこそ

現場へ赴く効果が高まり、

お客様の本当に望む改善を

考えることが出来るからです。

電話で5分10分聞いただけで
ワカるはずがない!

これは、私のサービス提供の
「流れ」を改善する必要があったのだと
感じました。

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■「流れ」を改善
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「流れ」を改善することで

本来のサービスメニューの効果を

しっかり出していく!

その必要性を実感しています。

昨年12月のコンサルティングで

「書類管理の効率化が必要」
というお問い合わせを頂き、

早速「初回相談」で悩みをお聞きし

現状を書きだし「共有」すると、

結果「書類管理の効率化」は

一つの改善項目であり、

「目的」ではないことを共有

することができました。

目的が本来目指すゴールですから

それを更に従業員の皆さまとも

共有し、

【苦しい改善】ではなく
【嬉しい改善】にすること


が大切です。

苦しいことは続けられませんから・・・

さて、

あなたの業務の「流れ」は

あなたの仕事の目的に

合っていますか?(^.^)

→★初回相談 90分 はコチラ

| 改善の提案 | 11:50 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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経験から慎重さを失っていないか?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今日から12月!!

今年も今月で終わりですね。

あっと言う間の1年でした。

今年最後の踏ん張り月。

来年へ向けてGO!です。

ちなみに、期間限定でBlogフォームを

クリスマス仕様にしてみました(^.^)♪

さて、先日私ごとながら、

親知らずを抜歯しました。

実はこの抜歯、

思いがけず困難な状況になり

実は抜歯を完了したものの

今も抜歯後縫合した糸は

来週まで抜けない状態です。

そんな状況の中、

「慎重さ」について感じた事を

共有させて頂きます。

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■今日でも先でも?!
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私は歯医者が嫌いです。

痛い思いと待ち時間、、

そしてあの音(キュイーンッッ)

しかし、最近右上の奥歯に違和感。。。

親知らずが頭を出して、

歯ブラシが届かずに、

このままだと虫歯になりそうでした。

そこで、近いから!という理由で

近所の歯医者さんへ・・・

歯医者


担当医は院長先生。

状況を説明するとすぐに

歯のレントゲンを撮り、

レントゲンを見ながら処置の説明・・・

「親知らず、抜きましょう!
今日でもいいし、別の日でもいいけど
どうしますか?」


親知らずの前の奥歯が少し抜歯の

邪魔をしているので削りますとの

説明はありましたが、

カンタンそうに言うので

「じゃ、今日で」と私もカンタンに

考えていました。

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■経験から慎重さを失っていないか
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そこからの詳細な過程は

省略しますが、

結果、親知らずはそこで抜けず

「別の骨と癒着していて抜けず
鼻腔に繋がる骨も少しヒビがはいり
これ以上処置できません。」


との事。

紹介状を書いてもらい

大きな病院の口腔外科を

受診することに・・・

そこでも炎症が残っている状態の為

1週間ほど間を空けて抜歯の予約を

することになったのだが、

大ごとになった事やこの状態の

原因を知りたくて、

口腔外科の先生を質問攻めに・・・

・レントゲンで分からなかったのか?
・骨が折れるまで引っ張るのか?

(ヒビではなく、折れていた)
・カンタンな処置と聞いたが、
町の歯医者で親知らず抜歯は
行えるのか?

など

口腔外科の先生曰くは、

「その先生の経験と見解は違う為
一概に言えませんが、処置を
初診日当日に行うのは少し早いかも
知れません」とのこと。

町の歯医者さんでも数十年と

行ってきて、親知らずも抜いた経験を

いくつもお持ちの場合は、

抜いてしまう方もおられるとの事。

確かに、私が最初に受診した担当は

年配の院長先生でした。。。

その後、口腔外科の先生に親知らず抜歯に

あたっての説明と同意書を求められ

その1週間後に抜歯しました。

ちなみに、来週は縫合した糸の抜糸です。

説明を受けた帰り道

私は、口腔外科の先生が言った

言葉を思い出していました。

「経験があればやってしまうことがある・・・」

きっと、開業したての歯医者であれば

すぐに口腔外科への紹介状を

書いたのでしょう。

慎重に説明も行ったのでしょう。

ですが、今回は「経験」が結果判断を

鈍らせてしまったのだな・・・と。

いままで出来てきたから大丈夫!

というのは患者を何百人、何千人

見てきた人はそう思うかも知れない。

でも患者は初めての事だったりする。

思いがけない事態が隠れているかも

知れない。

充分な説明や「本当に大丈夫か」と自分に問う

慎重さときちんとした同意を得ることは

大切なこと。

今回の経験で自分にも聞いてみる

「経験から慎重さを失っていないか?」

あなたはどうでしょうか?

| 改善の提案 | 09:01 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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改善の教訓?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

最近運動不足すぎて体重も更に増え

いよいよヤバイ・・・

そして急に歩き出す私です。。。

運動を習慣化するには鬼コーチが

要りそうです。苦笑。

街を歩くと、

秋と冬が混合する季節

昼間、銀杏並木を眺めていたと

思ったら、夜にはXmasムードですね。

営業戦略もあるのででしょうが、なんだか

季節をじっくり楽しむ余裕がなく

そんな先取りの効率化は寂しいな

と思ってしまうのは

ワタシだけでしょうか?

とは言え、私も効率化を推進する身・・・

いや効率化というより「改善」を推進

しているのですけどね。

先日、事務改善を3ヶ月+1ヶ月サポート

させて頂いている企業の担当者様へ

今月で一旦終了につき、

改善の教訓なるメールを送らせて頂いたのですが

私が短期間契約にこだわることと、

その教訓についてお伝えさせて頂きます。

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■依存からの脱却
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<改善の教訓>・・・

こんなことを書いたのは

今回初めてでした。

改善ポイントを見つけ、

提案し、実施後、担当者への

改善を継続する為の指導を行って

完了!

私の仕事のスタイルは、

「効率化や改善しないとマズイとは思うけど、
一体何から手をつけていいかワカラナイ!」
という比較的小規模な中小企業の
改善スタートを切れるようにするための
離陸応援(クラウチングスタートの器具)の
ようなものです。

ですので、大体が短期間で終了するように

ご提案します。

なぜ短期間で終了するのかと言うと、

一旦、従業員で

反芻する時期(自分達でやってみる時期)

というものが必要だと私は思うのです。

そこで、「傍にいるからいつでも聞いて」

ではなく、

「居なくなるからね」と一旦終わります。

冷たい!とか中途半端!とか

思われるかも知れませんが、

人は切羽詰らないと変化せず、

いつまでもいると依存するのですよね。

改善って、延々続くものなので

実は終わりなく続けることだって出来ます。

実際に長年お仕事させて頂いた

お客様もいます。

しかし、それは

「依存心」を継続させるもの

に過ぎなかったと。反省の念を込めて

短期間で一旦終了を行うように

意識し始めました。

改善はスタートすると、

実はどんどん出てきて

また経営が変化すると更に出てきて

延々終わらないものです。

だってそうです。

「改めて善くする」ことですから・・・

ですが、内部(従業員)で出来ること

外部(コンサルタント)に依頼すること

を分けることは出来ます。

一旦終了することで、

自分達でどこまで出来るかも分かってきますし

切羽詰ることで、出来る範囲が広がることも

あります(^.^)

で、改めて出来ない範囲が出てきたら相談・・・

なんだかわからないけど常に改善・・・より

自分達でデキないことが分かって依頼する方が

納得感も違いますよね♪

なので、一旦依存心を無くす環境を作る

ことにしたのです。

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■改善の教訓?!
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今回、教訓なるものをお送りしたのは、

今後改善を進めていく改善リーダー

担当者に伝えたいことは山ほど

あるけども、それは出来ないので

改善にたいする意識・・・というか

心構えのようなものをお伝えすることに

したのです。

そうすることで、

問題に気付けたり、

会議を進行しやすくなったり

改善を意識しやすくなる

そんなことをお伝えしたかったのです。

なお、まだまだ書くこと足りないなと
後でも思ったので更にこの教訓は
リニューアルしていく予定(^.^)♪
(もっとスッキリした言い回しの方がいいかもね)

それがこちら
 ↓ ↓ 
<改善の教訓>
一つ、一人の手間はみんなの手間
一つ、「自分の仕事」はなく「会社の仕事」。
  不安になったらまず相談

一つ、「気をつけます」より、具体的な改善で
  失敗は成功の元となる

一つ、期限のない仕事に期限をつけて、
  仕事を完了させていく

一つ、改革よりも日々の「工夫」の
  積み重ね

一つ、相手(同僚でも上司でもお客様でも)の
  立場になって考える

一つ、「できません」ではなく
  「○○だったらできる」へ変換



この意識を従業員皆さんで

共有頂きますことで、

更に改善が進みますように!!


| 改善の提案 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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