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「設計図」と「視点」が大切!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

本日の東京は曇り空。

なんだかスッキリしないですが、

気温が24℃前後なので心地よく過ごせます(^.^)

昨夜は所属しているビジネス交流会に

参加してきました。

勉強会が終わった懇親会でのお話し

74歳になる先輩経営者のお話しを聞き、

ランニングやご夫婦での旅行の話など

そのアクティブさに私も元気に動くことを

まだまだ行う必要があるなと思いながら

お話ししていた所、

私の趣味の話になり

先日訪れた那須塩原にある

藤城清治美術館
藤城清治美術館

の作品のすばらしさを語っていたのですが

そこで自分で話をしながら、

気付いたことを共有したいと思います。

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■「設計図」と「視点」
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藤城清治さんは93歳になられますが、

まだまだ現役で作品を作り続けられている

エネルギッシュな作家さんです。

影絵作品で私が一番印象にあるのは

あの「パルナス」のCMの影絵だけでしたが

今回、美術館に訪れ、生の作品の数々を

見た時に、感動して久々に涙が出ました。

昔話、おとぎ話の世界観と現実

造形の繊細さと色の美しさ

そして全体を通して、

「儚い夢と哀愁の中にある“希望”」

を感じました。

そんな素晴らしさを伝えながらふと思ったのです。

私の好きな絵画作品に

東山魁夷さんの

「満ち来る潮」「朝明けの潮」
※作品はこちらをご覧ください
 ⇒「弐代目・青い日記帳」blogより

モネの「水連」
「GO Trip」より

があります。

そして、この大作全てに共通して

感じたことがありました。

それは、
「天才画家は数学者や物理学者にも匹敵する」

という事です。

何かと言うと、これらの作品は大作(大きな作品)であり

その作品を完成させるまでには

「デッサン」という設計図

色合いやタッチを「近距離」「遠距離」で

見た時の味わいの違い、見え方の角度

を計算されつくした天才的「視点」

だと思うのです。

もちろんそれらにそれを組み立て叶える技法も

必要なのですが、

計算された「設計図」と
天才的「視点」
の二つはなんと言っても

圧巻です!!

そんな話を食事をしながらしていました。

自分の口から出た言葉を

私は自分の耳で聞いた時に

改めて、

「ああ、そうだ」

どんな仕事でもそうではないか?

“天才的”と言わずとも

業務を行うための「設計図」

何をどの角度で見るか

何に着眼するか

そんな風に表現できるのか

という「視点」


はとっても大切なことではないでしょうか。

良い作品を作ること

良い仕事をすること

には計算された「構成」の中に

の「情熱(思い)」の視点をもって

取り組むこと
のように思うのです。

なお、藤城清治美術館は2013年に開館!

その際に展示した大作の一つはその時の作品

というと、、、89歳で完成??Σ(゚Д゚)

恐ろしいほどエネルギッシュで、

これまた敬服いたします!!

私もまだまだ精進せねば!!!

※残念ながら、藤城清治さんの作品は
あえてリンクしておりません(撮影禁止でしたし)
撮影OKの教会のステンドグラスと美術館
入口のみこちらにUPしました。
教会のステンドグラス

| 改善の提案 | 12:05 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「お金の流れ」の会計連携が肝!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

本日の東京は肌寒いです。

感じるくらい涼しかったです。

台風15号の影響らしいですね。

農作物へのさらなる影響が

気になるところです。

さて、様々な業種の事務回りを見ていて

効率良くならないかなーと悩む一つに

「請求消込作業」があります。

どういうことかと言うと、

1)請求書を発行⇒売上計上

2)入金を確認し、1)の入金入力

という事務作業があるのですが、

この消込作業が案外手間になるのです。

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■お金の流れの連携が肝!
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最近ではクラウド会計ソフトを

利用する会社も増え

大手の会計システム会社も

クラウド化を進めています。

しかし、まだまだ普及率は

13.2%程度
(※2017年3月現在 MM総研調べ

「えっ、まだそんなに少ないの?」という

印象です。

弥●会計、
勘●奉行、
P●A会計、
J●L会計

実に多くの会計ソフトがありますが

「ネットバンキング」との連携など、やっと

手入力だけではない仕組みを持ち始めていますが

まだまだ使用者レベルには

浸透しておらず、未だに直接入力する

事務担当者も少なくありません。

支払や入金を銀行で行うことが多い

企業の事務業務において、

ネットバンキング連携が出来ない

会計ソフトは今や非効率の象徴


ようです。

次に、販売管理システムとの連携です。

売上⇒(請求書発行)⇒入金確認

この一連の業務において

その数によって事務作業は断然増加します。

販売管理も別の関連ソフトを導入して

自動連携する方法を取っている

会計ソフト会社もありますが、

最近はネット販売や銀行引落の収納代行を

利用しているケースも見受けます。

ネット販売では、WEB上の仕組みを使って

請求書発行を行いますし、

銀行引落は、

収納代行業者のWEBシステムを使って

引き落し請求を行います。

このWEB上の販売管理のデータが

会計と連携していない為に

売上の仕訳や入金の確認と仕訳入力に

時間がかかるケースがまだまだあるのです。

こういった、まだまだ手入力や

資料確認の多い業務をどのように

効率よくするかは、

今までお話ししていたような

事務入力作業を「自動化」していくことが

ポイントになります。

そして、それらはすでにクラウド化した

ソフト会社はのサービスでは自動連携され、

仕訳記憶の仕組みを使って

誰でもできる会計ソフトを実現して

きているのです。

事務効率化は何と言っても

「お金の流れ」の連携が肝!

になるのです。
手入力改善

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■事務効率化の為の会計ソフト選び
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事務効率化の仕組みを作るなら

是非、使用している会計ソフトの見直しを

してみて下さいね。

ポイントは

1)ネットバンキングの情報は容易に
 会計ソフトにインストールできるか

2)販売管理のデータは、容易に
 会計ソフトにインストールできるか

3)収納代行会社のデータは容易に
 会計ソフトにインストールできるか

4)カード明細の情報は、容易に
 会計ソフトにインストールできるか

5)給与計算の情報は、容易に
 会計ソフトにインストールできるか

6)立替精算の情報は、容易に
 会計ソフトにインストールできるか

7)各種インストール時の仕訳を
 自動設定(事前設定)しておくことができるか

8)各種インストールする方法はより
 カンタンか?(何工程か?)

 ※ボタン一つ=1工程
  CSVやEXCELを設定=2工程~4工程ある


ちなみにこれらを網羅している会計ソフトは、
(※正しくはソフトではないですが・・・)

現在、MFクラウド会計

freee会計ではないでしょうか?

事務効率化と言いつつ、見慣れた会計ソフトや

税理士さんの使いやすいもの・・・という判断

していませんか?

現場の作業効率化をし、その数字の分析や

精査により時間をかけることに

本来の「経理、財務」の意味があるように

思うのです。

| 改善の提案 | 08:58 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ごみ分別から見た業務の「意識」と「設備」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末の土曜日は

友人と東京湾に作られている

「中央防波堤外側埋め立て地」

見学してきました。

環境問題、ゴミ問題、過去の出来事から

現在の活動やゴミに対する意識の変化

なども大変勉強になりました。

今現在、ゴミは3つの「R」で随分

減ってきているそうです。

●Reduce(リデュース)
 使用済みになったものが、
 なるべくごみとして廃棄されることが
 少なくなるように、
 ものを製造・加工・販売すること
●Reuse(リユース)
 使用済みになっても、
 その中でもう一度使えるものは
 ごみとして廃棄しないで再使用すること
●Recycle(リサイクル)
 再使用ができずにまたは
 再使用された後に
 廃棄されたものでも、
 再生資源として再生利用すること

ちなみに、埋め立て地は

ゴミの山が見えると思ったら大間違い!

雑草が鬱蒼と茂っていて、

まるで、自然の空き地や広場を

見てるような感覚になります。

しかし、その草の下には、

ゴミが詰っているのですよね。
埋立地

ゴミは3つのRで減少してきたと

申しましたが、それを行うにも

分別の「意識」と分別の「技術」が

高まってきたことが大きな要因のようです。

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■情報がごっちゃになっていませんか
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様々な企業の業務フローの内容を

聞き取りする際でも、

一人一人が行っている細かな業務を

聞く前に、

大まかな流れを確認します。

例えば

受注⇒仕入れ⇒売上⇒入金⇒出荷

といった具合です。

それぞれの内容にしたがって、

どんな業務が発生しているのかを

更に確認していきます。

従業員の方個人では、

業務が多岐に渡るパターンも多いので

一斉にこの業務カテゴリごとに

何をしているかを聞くと、

共通していること、違うことなども

見えてきて、情報が整理整頓されます。

ゴミも、
「燃えるごみ」「燃えないごみ」
「資源ごみ」「大型ごみ」
など
分類されますよね?

その分類の仕方は

各市区町村でも違ってきます。

東京都環境公社の担当者の方に

「なぜペットボトルのごみの捨て方ひとつでも
ラベルを剥がす地域や剥がさない地域が
あるのですか?」
と訊ねたところ、

「分類する技術や設備が違うからです」

と答えて頂けました。

一見、業務の手順も、

その人個人の能力による「差」が

発生するのと似ていますが

実は違います。

ごみもその施設に運びこむ流れは同じ

そこで使用する設備、

会社の業務上で言えば、

使用する基幹システムやその他のソフト

などで違ってくるのです。

より「効率よく」作業を行い、

ムダをなくし、

必要なことに集中できる仕組みを

作ること。

これに似ているのだと思います。

埋立地のスぺースという資源は限りあります。

企業でも従業員や時間という資源

その人件費の予算も限りあります。

その為には、より良い環境づくり

よりよいツール選びは大切ですね♪

あなたの業務の整理整頓を助けて

くれるツールを使っていますか?

| 改善の提案 | 08:41 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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取引先への相談だけで事務作業が1000分の1

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は久しぶりにビジネス交流会に参加し

参加者の方の企業発表を聞いていました。

面白い事例もあったので後日

ご紹介したいと思います(^.^)

本日は事務の現場で起きている

「思い込み」によるムダの1つをご紹介♪

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■ 相談したら作業が1000分の1に?!
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事務における現場でのムダの中で

面倒な仕事をやり続けていることは

よくあります。

面倒なことの一つは、「二度手間入力」です。

最近、こんな事がありました。

とある会社(仮にA社とします)が

新しい受注先から頂いた仕事につき

その受注先が印刷したExcel表で

作成された明細を

また自社で入力する必要があって

困っているとのこと。

「事務の手数がかかり過ぎると
利益率が下がる!効率よい方法ないですか」

との事。

まず、EXCELの関数などを使って

入力自体の効率化を上げることは容易です。

しかし、なんだかそれだけではほんの少しの差
(※これも大切ですが)

ちょうど、その取引先の方もいらっしゃったので

A社社長の前で取引先の方へ相談
(※A社の事務員として事前の面識もあったので)

思い切って取引先の方へ質問してみました。

「今、御社から頂いた資料の管理体制について
相談しているのですが、この資料はEXCELで
作成されているのでしょうか」


そうすると、EXCELで作成し、印刷しているとの事

そこで

「例えば、現場では印刷を回して頂き、
EXCELデータをそのまま事務宛てにメール
頂くことは可能でしょうか」


それも可能との事。

そこでダメ押しのもう一つ

「ちなみに頂いたEXCELを加工し
弊社で行った作業履歴を記入できる欄を
作成し、現場で使用及びデータ入力を
しようと考えていますが、
その新たなEXCEL表へ転記頂くことは
可能でしょうか」


そうすると、その取引先の方から

実はどんな作業を行ったかの履歴は
こちらも管理したいので入力したい所です
データ枠すぐに作り変えるので
どんな項目が必要か教えてください。

との提案を頂きました!

聞いてみるものですよね(^.^)

しかも、その入力も行う方向で進めるとのこと

ずうずうしくももう一つ確認しました。

「では、もしかして締め日に1ヶ月まとめて
その入力されたデータを頂くことは可能でしょうか」

答えは、「可能」とのことでした。

但し、新規案件のため様子見が必要ですし
どのような入力データが出てくるかは
確認し再検討も必要!

このお客様への相談一つで
一気に効率化は進みました。

入力項目の軽減
一定期間を過ぎた時にまとめて
頂くことにより頂いたデータの集計と
自社システムへのまとめ入力のみで
請求書発行

毎日50件分(月1000件)の明細入力が

月1回のデータコピペと精査のみ

なる方向性です。

「頂いたデータをどのように入力するか」

で考えるよりも

お客様と直接相談すること
により

お客様にも自社にもメリットのある
管理体制を仕組みづくる
ことが
できるのです。

頂いた資料を眺め、疲弊する前に

お客様との相談してみませんか?

そして、紙資料とのにらめっこから

必要なデータを頂ける方法への

発想へ転換をしましょう!

| 改善の提案 | 09:21 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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お待たせしない工夫とは?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

ゴールデンウィークが先週土曜日から

始まりましたね。

5/1と5/2は平日ですが、

9連休という方も多いようですね♪
(弊所は土日祝のみお休みを頂いております)

リフレッシュして、連休明けからの

仕事に臨みたいですね(^.^)

さて、そんな連休中の最中ということで

今日は、とある飲食店へ行った際に

感じた改善提案です!

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■ロールキャベツに1時間・・・
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先日、夫と外食に行った時のこと。

そのお店はロールキャベツで

有名なお店でした。
ロールキャベツ


期待にワクワクしながらお店へ

飲み物とサラダと冷菜と温料理

を1品づつ注文し、そして

ロールキャベツを1つ!

「ロールキャベツには30分ほど
お時間頂きます」


と聞いていましたので

真っ先に注文しました。

そうして、しばらくして飲み物と

付き出し代わりのパンが

出されました。

でもなかなか料理は出てきませんでした。

カゴの中のパンを食べ終える頃に

ようやく冷菜が出てきました。

サラダはなぜか冷菜の後でした。
(これも謎・・・)

しかし、料理自体は大変美味しく、

出てきたお皿に盛りつけられた姿も

美しく、堪能していたので

「まあ気長に待とうか」 と

ゆっくり食事を楽しんでいました。

しかし、30分経ってもロールキャベツは

出てこず、結局1時間以上待って

ようやくロールキャベツの登場!

ちなみにお店に入った時、

カウンター席に4名

テーブル席に4名と2名と2名の3組

そして私たち夫婦。

お店は小ぶりでしたが超満員で

大忙し!ということでも無さそうです。

店員さんに聞くと、

「オーブン料理には少し時間が
かかるので、申し訳ありません。」


との事。

そこから、夫との改善談議が始まりました。

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■事前にどこまで確認を取るか
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・オーブンが小さいのだろうか?

・客が一斉に同じタイミングで
注文したのだろうか?

・シェフの人数が足りないのだろうか?

・注文を聞いてから作ると言う工程
だからなのか?


こういう時は、複数の要件が

重なることによっておきていることが

多いと思われます。

そこで、

【どうしたら、美味しくムダなく料理を
ちょうど良い時間で提供できるのか?】を

2人で考え始めました。
(※待ち時間をこんな風に楽しみます)

まず、

当日に予約した為に
コース料理ではなく、アラカルトのみになり、
席の予約しか取らなかったことを前提に
考え始めました。

●予約の電話の際に、ロールキャベツを
注文しておけば良かったのではないか?

⇒これは次の2つのリスク要素があります。

1)急なキャンセルが入ると食材のロスが出る

2)予約時間を遅れた際に、メイン料理なのに
早く出してしまうことになる

・・・・

では、上記2つのリスクを回避しつつ
お客様に選択権を委ね、「遅い」と
クレームにならない為の仕組みとしては
どんなことが出来るのだろうか?

●お店側が、お客様からの予約電話の際に
ロールキャベツやハンバーグ(こちらのお店のメイン)
を注文されるかを確認した上で、次のトークを
すれば良くないだろうか?


※トーク例を作ってみました(^.^)

「ロールキャベツなどのオーブン料理は
30分ほどお時間がかかりますので、
混みあいました時にお待たせしない為にも
予め、ご注文のご予約をお聞きしております。」
    ↓
「もちろん、来て頂いてからでも大丈夫ですが
混み合った際に1時間程度になることも
ございますがいかがいたしましょうか。」

(客、考える・・・そして予約注文する)

    ↓
「ご注文有難うございます。
では、ご到着からどの位の時間でご提供
させて頂きましょうか」
    ↓
(※お客様が悩んでいたら、
前菜を食べ終わる頃の平均時間を
提案してみる)
    ↓
「なお、ご注文のご予約頂きましたら、
料理のご用意をいたしますので、
ご予約のキャンセルの無いようお願い致します。」
    ↓
「また、ご到着が遅れました場合、
料理のご提供はご予約の予定で
お出ししておりますので、ご了承下さいますよう
お願い致します。」

*****************************

・・・

これではどうだろうか?

丁寧だけど、くどいとも取れる。

しかも、予約時間から遅れると

早くなってしまう可能性がある。

また「仕組み」にし過ぎてしまう懸念もある・・・

でも、料理の提供が「遅い」という

クレームが多発し、

その対応のロスは計り知れない。

(もう少し早く提供されたら
お酒も進むだろうし、もう1品頼んで
いたし、デザートまで食べたかも
知れない)

さて、あなたならどんな改善を考えますか?

遅れてイライラすることもあるが、

そういった事も改善のネタと考えれば

面白い!

自分の仕事に置き換えて見た時、

同じような事は起きてないだろうか?と

考えさせられる。


ちなみに、その店のロールキャベツは、

キャベツがトロトロになっていて

美味しかった。(≧▽≦)

(※イラストはイメージ画像ですので
食べたお店の実物の
ロールキャベツとは異なります


きっと、また食べに行くことに

なるだろう。

| 改善の提案 | 09:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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