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印刷してしまっている資料はないか?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です。

三連休いかがお過ごしでしたか?

私はと言うと、

三連休前の金曜日に

うつうつとした気持ちが爆発!!

そこで、急遽日帰り温泉へ

行く事にし、午前中に連絡事項等

済ませ、お昼12時前の

ロマンスカーに乗って箱根へGO!
ロマンスカー

結果3時間滞在でしたが、
(往復時間と滞在時間がほぼ同じ(笑))

なんだか深呼吸できた気持ちで

行って良かったです。

まあ、その代わり、三連休内で

金曜にできなかったことを

しましたけどね(^^;

スマホさえあれば、連絡は

随時確認しているので

何とかなるものです。

急ぎ仕事は終わっていたので。

資料や仕事内容をクラウド化

しているとどこでも出来るので

本当に便利です(^.^)♪

さて、そんな気持ちのよい

週末を過ごし、三連休を終え

週のスタート曜日です。

本日は「問題探しあるある」ネタを

ご紹介♪

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■印刷してしまっている!?
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最近はペーパーレス化も促進されて

きている昨今、

しかし、小規模な中小企業では

以前として紙資料が溢れています。

ペーパーレスが全て良い!

と言うわけではないのですが、

改善すべき非効率を起こしている

問題の1つに「紙資料」に着目

することって実は大事なのです。

特に、

毎回、「印刷しちゃっているもの」

コレにぜひ着眼してください(^.^)/

案外、「なぜ印刷しているの?」

という疑問を持ってよーく考えると

「あれ、データでもいいね。。。
いやむしろ、データの方がいいね♪」

って事になったりするのです。

例えば、とある会社では、

こんな印刷しちゃっていました(苦笑)

●繁忙期に毎月約1000枚近い受注データの
コピーが経理に届き、
経理はこれを1つ1つ入力・・・・


経理担当者は毎月残業や
持ち帰り仕事に疲弊・・・
とうとう繁忙期最中に急に辞めて
しまいました。

そこで質問。。。

Q1:「なぜ受注データは1件づつコピーなのか?」
A1:「ネット販売しているが、販売管理者が
  1枚ずつ印刷して、発送管理を行っているから」

Q2:「ではネット販売情報で明細は確認
   できるのですか?」

A2:「明細確認及び入金確認もできます」

Q3:「という事は明細出力でき、月合計も
  出ますよね?」

A3:「はい。出ます。」

Q4:「ではなぜ受注票を1枚1枚
  入力しているのですか?」

A4:「販売管理から受注票で届くので
  それを入力するのが当り前だと思って
  いました。」

Q5:「ちなみにこの資料を毎月ファイリング
  するだけでも大変ですね」

A5:「そうなんです。販売管理でも同じものが
  あるので、経理ではファイリングが後回し
  になってしまって・・・」

・・・・後工程の経理の問題を
聞いていただけで、販売管理の問題まで
浮彫りになったのは分かりましたでしょうか?

問題は4つ

1)ネット通販なので発送管理が
 印刷で手書きチェック

2)印刷コスト、コピーのカウンタ料

3)受注1件1件の入力

4)受注票のファイリング作業


あとはこれらを一気に改善!

1)はPC内管理へ
2)は期間ごと明細出力で大幅削減
3)は2)で出した期間ごとの合計入力で
 仕訳量は大激減。
 (※月約1000件だとしてそれが30件程度になった)
4)は明細や未入金管理用のみのファイリング
 (※上記3)と同じくらいの量へ)


経理部門へなぜか印刷した資料を
渡していたり。

経理部門でまとめて入力する内容が
あったり。。

昔からの流れで・・・

「印刷して渡すものだ」

思っているパターンがある。

これ、給与計算や、

商品管理においてもまだまだ多いです。

ITは多いに普及しているはずなのに

なかなか効率化できない。。。

実は「印刷」してしまっている

非効率。多いのですよね(^^;

ぜひ、印刷してしまっている資料がないか

探してみて下さいね(^_-)-☆

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家庭でのマネジメント力とは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

本日仕事初めにつき、

あらためまして、

本年もどうぞよろしくお願い致します。

年末年始、帰省や旅行、

自宅でゆっくり、はたまたお仕事にと

おもいおもいに過ごされておられた

と思います。

私はと言えば、例年どおり

帰省し、3都市墓参り&挨拶参り

プラス嫁稼業に勤しんでおりました。

嫁いで15年目の年を迎え、

台所仕事もさぞやテキパキ・・・

・・・・まったくできません。(笑)

それは料理が下手、苦手、

と言うワケではなく、

仕事にも通じる

リーダーのマネジメント力が

台所の世界にもあるからなのです。

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■「目的共有」のないまま始まる
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先にお伝えしておきたいのは、

ここで、夫の母に不満を持っている

わけではないという事です。

ただ、冷静に見ていて感じた事が

ビジネスの世界も同じだなと

思ったというだけというシンプルな

理由で題材にしただけなので、

仲良くさせて頂いていますことを

お伝えさせて頂きます。

さて、何の話かと申しますと、

年末年始の「おせち」作りについて

です。

おせち


実は昨年の年始から

「おせち作りは無くなった」
宣言が、夫の実家でありました。

それが、年末に帰ってみると、

小規模ながら復活する!と、

義母から口頭でいきなり発表・・・

「えええぇ~~(心の叫び)」

心の準備だけでなく、

様々な準備が必要になります。

鍋だけのつもりが「おせち」作りに

変わるのですから、
(※とはいえ、おせちの一部を作るだけ
なのでとってもラクです♪)

スケジュールも大幅に変わり

慌てて嫁LINEで連絡。

そうして、31日に集合し

おせち作りへ突入・・・

この時、なぜ家族だけだった集まりが
少し人数が増えることになったのか?

その「目的共有」はありませんでした。

うーん。。家庭内では仕事上より

なかなか口に出して言えない事が

多いですね。。(苦笑)

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■聞きだすマネジメント!
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台所仕事は、属人化の宝庫!

会社で一人で事務を行っているような

状態だったり、長年仕切っている

お局さんがいると思ってもらえれば

わかりやすいと思います。

私は、自宅では手料理も作りますし、

案外手際は良い方だと思っていますが、

夫の実家に行くと、

手も遅く、料理の味付けも

あまり分からず、

雑な料理をする・・・と、

思われています。

まあ、最後の“雑”と言うところは

案外そのままかも知れませんが(笑)

これも

「完成形のイメージ」をもっと

共有できていれば問題ないように思いますが、

なぜそう思われるかと言うと、

イチイチ、ツドツド、毎回

義母に
「次は何を切るか?」
「次はこれを炒めて良いか?」
「先にこれをしていていいか?」


お伺いを立てながら進めるので

迷いながら行う為、

私のみならず、他の嫁も

同じようなペースになります。

また、逆に義母が自分で

料理し始めると、

1人は手が空いてしまい

「待ち」時間発生!
(※TOC的に言うとこれがムダなバッファ発生)

いやー。ほんとに勿体ない。

料理を始める前に

「なぜ作るか」を共有し、
(※心の持ちようが変わります)

1)何を作るか?
2)どのくらい作るか?(何人分)
3)何から作るか?
4)どのように作るか?
5)誰が担当するか?


この5つだけ決め、

その時に必要な質問を

終えておくだけで、

スタートすると、

きっと効率は2倍は

上がるだろうな。。。

と思うのですよ。(^^;

それが、いきなり始めるものだから

聞くことがたくさん。

しかも、お義母さんが、

やっちゃってるから誰も、

料理や手順をしっかり覚えず、

聞きながらする仕組みになっている・・・

うーーん。良くないな。

結局の所、

「お義母さんはマネジメントが
苦手なんだな。」


そう、自ら動きすぎては、

誰も育たない。

目的を共有しなくては

作ることへ、納得や共感が生まれない。

「任せられない」症候群

に陥っているのではないだろうか?

私はと言うと、

私以外が手が空いていたら

「これ、頼むわ」とすぐ任せ、

「これでいいですか?」と聞かれると

「いいと思うよ」のひと言。

あとで何かあったらその時は

フォローの覚悟をしているので

気にせず、進みます。

これ、ビジネス上、組織の中でも

よくある話ではないでしょうか?

義母は私たちに負担かけまいと

思っているかも知れません。

ですが、集合したのなら何か仕事があり

それを効率よく済ませられれば

良いのです。

お義母さんが動いてしまっては、

何もすることが無くなってしまいます。

集まったのなら振り分ける。

組織でも、社長は各リーダーへ

各リーダーから各従業員への

マネジメント力を発揮することで

それぞれが持ち場を持って効率よく

動けるようになるのだと思うのです。

話は戻って、私ですが、

この場合、経営者を義母とするなら

私はリーダーですね。

なので、私のすべきことは、

出来る限りお義母さんの意向を

汲み取って、

私が出来る範囲で聞きだして

リーダーとしてのマネジメント

を仕掛けていく方が

良さそうです。(2019年年末はそうしよう!)

とは言え、来年は「鍋」になったので

おせち作りはなさそうです(^.^)/

※ホントかどうかは来年のお楽しみ。


***************
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「考え」て「調べる」だけで効率UP!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

メリークリスマス!
(って、クリスチャンではありませんが(笑))

昨日のクリスマスイブはどのように

過ごされましたか?

私はと言えば、

7500件のシステム登録修正の案件発生!!

と言う事態に陥りかけ、

ケーキも何もあったもんじゃ

ありませんでした。((+_+))

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■その作業何時間かかる!?
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kintone(キントーン)と言う

業務管理アプリを使って、

制作した顧客管理システム

当初制作した方からサポートを

引き継いだのですが、

秋に、無料のプログラムコードを活用

していたらしく、

動かなくなったプログラムコードを削除し、

ノンプログラミングで対応し直したのですが、

昨日になってクライアント先から、

修正依頼発生!!

簡単に修正できると思ったら

よくよく中身を見ると、

修正したい入力枠は、

「一括修正不可」の設定

色々調べてみたけど、

結局一括修正できない。。。

じゃ、シンプルに直接入力するか・・・

と入力件数を調べてみると

なんと約7500件・・・・

・・・・・・・・・・(フリーズ)・・・

いや、これ途方もないですね。

1件10秒の修正として

750,000秒=1,250分=約20.833時間

もうこれは私的にはギブアップ((+_+))

しそうな作業時間!

明日の朝には渡したい!そんな時、

あなたならどうしますか?

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■「考える」「調べる」をあきらめない!
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そこで、私はネット上を調べあげました。

すると、最新の使えそうな

プログラムコード発見!!

プログラムコードをインストールし、

入力枠の設定を一部修正して

完了!(ヤッター!)
ヤッター


ネット検索に1時間程度

プログラムコード設定10分程度

合計70分程度

なんとか設定完了!!

やり切りました~~(≧▽≦)

プログラムコードが書けなくても、

ネット上に情報は溢れており、

調べると出来ることが見えてきます。

ネット検索

あきらめてひたすら入力をすると

約20.833時間

出来る方法をネット検索して

その通りに行っただけで

約70分

その差は約19.666時間

いつも「手間だなーー」

感じている作業、、、

その通りやり続ける人と

「なんとかならないか?」

考えて調べる人とでは、

作業効率にどんどん差が

生まれるのは

こういう事!!

私が「考えること」「調べる」

あきらめた時点で約20.833時間確定!

していたということです。

得意な人に任せられるなら

それもイイ♪

外注するならそれもイイ♪

その判断すらも

●誰に依頼するのか
●料金はいくらか
●社内に任せられる人がいるか
●社内の人はその時間があるか


など、

「考えて」「調べる」ことが

必要ですね。

それをしなければ、

ムダを積み重ね続けることに

なってしまうのです。

「あーーこんなことやってられない!」

そう叫んでいいのです!

そうして、なんとかならないかを

まずネット検索してみましょう!!(^.^)/


**************
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「ルール」が【思い込み】!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今年もあと2週間。

年内で終わらせたい仕事が

ありながら、忘年会で飲み会続き・・・

二日酔いで仕事にならない

なんて事になっていませんか!?

飲みゅにケーションもいいですが、

本来の目的から離れないように

ほどほども大事ですよ(^.^)♪

さて、本日も週のスタート月曜日、

改善の手法、提案のコーナーです。

依頼を受けて改善を始める際、

まずは現状を知る為に

経営者や従業員の皆さまから

聞き取りを行うのですが、

しばしば『思い込み』で行っていた

ことに気付く場面を目にします。

そして、その『思い込み』を

取り除いて、自由な発想に変わった途端に

素晴らしい改善のアイデアが自律的に

涌きだすこともあるのです。

今日は、そんな『思い込み』を

取り除く、最もシンプルな方法

についてのお話です(^.^)/

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■それ、「思い込み」です!
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長年やってきたこと、

上司や先輩から教わって

会社で決められたルールに

のっとって、行ってきた仕事、

マニュアル通りや、

引継ぎの際に細かく手順まで

教わって、その通りに行うことで

与えられた仕事がスムーズに

完了している状態。

そんな状態を疑問視する人は

なかなかいないでしょう。

仕事の効率化を考える時、

案外

その手順や、

道具や、

人の能力の差

着眼しがちです。

もちろん、実際に

手書きをIT化しただけで

進む効率化もありますし、

能力を見分け、適材適所に

配置するだけで進む効率化

生産性UPもあります。

ですが、案外見落としがちなのが

取り決めた『ルール』そのもの

を疑問視
することです。

どこかのタイミングで

その時の理由があって

取り決められたルール、

ルールは絶対的な存在!?

なぜかあまり変わることなく

使い続けられることが多い。

しかし、実は

ルールが出来た理由によっては、

使用期限切れを起こしていたり、

取りあえず決められただけの

ものだったりすることが

あったりするのをご存知でしょうか?

今まで40業種を超える会社の

事務改善を行ってきた時に

感じたこと、

それは、作られたルールを

「徹底することが正しい」と言う

思い込みによるムダ
が多い

という事でした。

例えば、

朝礼は情報共有の場で
大切だ!

と毎朝9時前に

朝礼を行っていた会社、

しかし、パートやアルバイトの方が

多く、10時出勤の人も居る。

朝礼で情報共有は出来切れず、

伝言ゲームの毎日・・・

朝礼が大切なのか?

全員で共有するのが目的

であれば『昼礼』で良いのでは

ないか?

もしくは10時に行えば

よいのではないか?

「朝礼は会社の始業前」

というルールは現状に

合っていなかったのだ!

また、

ある会社では、

始業は9時からになっていたが

始業と同時に電話が鳴り、

前日の終業時以降に

事前に送られてきたメールの

処理もままならないまま

電話対応に追われる状況になり

先にメール予約などの仕事の

準備にとりかかりたいが

なかなか進まなかった。

そうしてバタバタしたまま

仕事は並行して始まり、

連絡が交錯し、

先に依頼のあったものが

遅れる事態を招くこともあった。

手順なのか、能力なのか?

と悩んでいたが、

会社の始業は9時~だが

対外的には10時~
としたことで

この悩みは解消され、

仕事の先入れ先出しが

スムーズに流れるようになった。

会社の始業時間と営業時間が

同じと言うルールを変えただけだ。

ある会社では、

通帳記帳を経理担当者が

行っていた。

一人で事務を行っていた担当は

週に2度、時間を作って

通帳記帳へ銀行やATMへ行く。

その時間は往復で30分~1時間

しかし、その会社は

仕出し弁当を配送する会社で

配送しながらATMに

立ち寄るだけで通帳記帳は

すぐできる。

今やネットバンキングで

通帳記帳をマメにしなくても

見れる時代だが、まだ

その仕組みがなかった頃、

配送の人に通帳を預け、

記帳だけ行ってきてもらう仕組みに

変えた!
(※売上の入金だけがワカる
通帳で、その他の入出金は別)

事務担当が行わないとイケない

と思い込んでいたルールを

変え、事務に集中できる時間を

増やした。


ある会社では、

仕事待ちのパートさんが

いつも数人暇そうにしていた。

上司からの仕事の振分けを

待っていたのだ。

しかしパートの方にはまったく

悪気はない。

「上司から仕事は依頼される」

というルールが絶対だと

思っていただけだった。

これを、手が空いたら、

空いた人が仕事を確認する

ルールに変えるだけで

「待ち」時間はなくなった。

さらに、次にすべき仕事を

ホワイトボードで見える化

することで、

「聞く」時間も削減した。

「口頭で指示する」と言う

思い込みもなくしたというわけだ!

これは、週に●回行うこと!

これは、●●の次に行うこと!

これは、●●担当が行うこと!


実に色んなルールがあるが、

それ、実は従い続けることが

正しいなんて、「思い込み」です!
思い込み


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■思い込みを取り除く方法とは!?
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ルールとして作られた時点で

永遠と思ってしまう呪縛が始まる。。。

それ、賞味期限(使用期限)切れ

起こしていませんか!?

新しいルールを作ることはしても

前からあるルールを変える発想

なかなか思いつかないことが

多いようなんですね。

これが古くからの慣習による

「思い込み」です。

これを取りのぞくのは、

実にシンプルな方法です。

それは、

「なぜ?」

と問いかけるだけです。

このルールはなぜできたのか?

その理由を知った途端、

「あれ、今にそぐわないな・・・」

と気づき始めたりします。

案外、ルール自体を変えるだけで

一気に効率化
することが

出来ることも多いのです。

新しい年を迎える前に

一度、今ある社内のルール、

見直しませんか?

今週も改善が進みますように♪

では、また来週~!!


***************
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誰の為の効率化か?

こんにちは!

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)♫

2025年、大阪万博が

決まりましたね。

私は、1971年生まれ、

最初の大阪万博は、

1970年でしたから、

見ることは出来ませんでしたが

私以外の家族写真が

残っています(^^)

今度は見れそうです♫

今日はそんな万博誘致で、

湧いている大阪にて、

週のスタート月曜ブログを

書いています(^^)

そして、本日は、

巷の事例を見ながら、

改善するならどうするか?

を一緒に考えたいなと

思います!!

ーーーーーーーーーーーーーー
◼️動線の効率化、何に着眼する?
ーーーーーーーーーーーーーー


先日、わが町の駅前に新しい

商業施設兼オフィスビルが建ちました!

(※場所や店名はあえて記載しない
ようにしています。)

早速、どんなお店が出来たのか

視察がてら、ランチに行ってきました。

そこで見た事例。
「レジがお店の一番奥にある
焼き鳥屋」


そのお店、店の真ん中に

オープンキッチンがあり、

その周りを囲むようにカウンター

になっていて、

店奥には半個室のテーブル席が

3つ。

店先の出入口は扉がなく、

オープンスペースにも

テラス席を設けている。

と、言うお店。
↓ ↓(※見取り図)
※見取り図上が店奥



ひと通り店を見渡して、

レジはどこにあるのかと、

さらに探すと、店先の一番奥に発見!

『へぇー。レジが一番奥ということは
テーブル決済なのかなぁ』


そんな風に思いながら、

ランチを食べて、いざ支払いを

しようとしたら、

テーブル決済ではなかった。(・Д・)

店の奥まで行ってから決済。。。

うーん。どうでしょう?

すっごく非効率だと思いませんか?

見取り図のオープンキッチン横は、

スタッフのみが通れる動線に

なっていて、客は通れない。

カウンターの一番出入口付近
(見取り図の左下)

は、配膳の為の台。

見取り図の右の方には、

同じ店舗で併設した日本酒バー

あなたなら、どこにレジを
置きますか?


それとも別の工夫をしますか?

店奥のレジまで行くことになると、

数人レジ待ちで並び始めれば

個室の出入り口前が塞がれます。

配膳もしにくくなりますし、

何より客側にとっては、

出入口と逆方向へ

カウンターをぐるりと回って

持っていく必要があります。

スタッフは一番右の通路が

使えますが、客にとっては、

すごく非効率な動き
になります。

私ならレジを併設のバーとの

間に設けるか、

店奥にするなら

テーブル決済にしますね。

スタッフ側の効率化を考えるのは

大事なのですが、

お客様視点に立った動線が

考えられていないのが

残念です。(´ー`)

客同士や、スタッフの配膳している間を

避けながらレジに行くことに

なるのですから、、、。

誰の為に必要な効率化なのか?

その効率化で利益が出るのか?


しっかり、考える必要が

ありますね。

さて、スタッフの効率化に

着眼した、こちらの店舗、

近いうちに改善に迫られるのでは

ないか?

と感じました。

あなたはどう感じましたか?

誰の為、なんの為に効率化しますか?

それをすると、儲かりますか?

しっかり効果を考えた

効率化が大切ですね。(^^)

成功している改善事例も

改善のヒントになりますが、

逆にこういった非効率の事例から

「自分ならどうするか?」

という、

改善意識を持って考える


習慣をつけることで、

改善力が身につきます。

ぜひ、非効率事例にも

着目
して、

考える力を養って下さいね(^^)


それでは、また来週~~~~!!

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