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コレも「仕組み」化!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先日、夫が一本のバラを

買ってきました。

バラ

「バラを観るひと時を作りたいから」

との事。
(嘘でも「君にプレゼント」と
言えば良いのにね(笑))

でも、これ素晴らしい考えだと

思うのですよね。

仕掛け、仕組みを作る!

と言う観点なんですよね。

自分の行動と心の整え方の

時間を促すツールに

バラがなったという事(^.^)♪

うん♪素敵なことなので、
許す!!!

と、いう事で週のスタート月曜日は

コチラ↓

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■これも仕組み!?
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先ほどのバラの話。

『行動を促す仕組み』

として、実は素晴らしい事例

なんだと思うのです。

例えば

「仕事が終わったらしっかり
リラックスできるようにしたいね」


そう言葉で言っていても

スマホやipadを手放せずに

いたり、

仕事のことで頭がいっぱいの

状況が続いていたりしませんか?

しかし、その花が

テーブルの上にあり、

自然に目に留まる位置にあった時、

ふと花を眺めている時間

出来ます。

この眺めている時、

実は頭の中はクリアになり、

花の花びらの色、

昨日より咲き始めた様子。

そんな事だけ考えて、

他の事を忘れていたります。

それって、

ほんの一瞬だったりするような

短い時間だったりもしますが

頭の切り替えになったり

心の余裕を作る仕組みに

なっているのですよね。

別に「1分脳をリラックスさせよう」とか

ルール化しなくても出来る仕組み♪

会社では、

みんなが同じような環境で

同じような結果が出せるように

する為に「ルール」や「マニュアル」

を作ったりしますが、

そのルールやマニュアルって

常に見ていられる環境でないと

実はあっと言う間に陳腐化します。

人は忘れる生き物だ!


と思った方が良いくらい、

記憶もあいまいになります。

そこで大事なのは

やはり「仕組み化する」と言う事。

「●●の資料を事務へ毎日提出」

というルールがあったとします。

例えば、これが

事務所の入口に

「●●資料、毎朝提出」と書いた

BOXがあれば、いつも目にしますし

そこに入れる「仕組み」が出来ますよね。

1)目に留まること
2)常に意識すること
3)渡す場所の固定で


提出する行動

が仕組み化されます(^.^)/

「視点(目線)」
「常に意識できる仕掛け」
「次の行動のわかりやすさ」


をどれだけ仕組み化できるか?

が大切なんです(^.^)

先日、見学させて頂いた企業では

壁に所々、絵画が飾られていました。

「仕事しているとついつい
目線はずっと下を見ているか
低い位置のままだから、
時々、顔を上げて欲しいから」


そんな仕掛け(仕組み)でも

あるそうです(^.^)/

行動を促す仕組みづくり、

意識してみてはいかがでしょうか?


++++++++++++++++
本日の高倉の格言
「ルールづくりより『仕組み』づくり」
++++++++++++++++

では、また水曜日に~♪


****************

御社に足りない「仕組み」とは?
ご相談はこちらまで
  ↓ ↓
初回相談90分へ
****************

| 改善の提案 | 08:57 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「川」の流れから見る業務改善。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は雨の中、

東京マラソンでしたね。

思えば、街中を走る

マラソンは、東京マラソンから

一気に広がったように思います。

大阪でも御堂筋マラソン、

神戸マラソン・・・と、

「マラソン」による経済効果が

着目され始め、今や全国各地で

マラソン大会が毎週末ごと・・・

いや、↓コレを見ると、3日に1度!?
マラソン・ランニングのカレンダー

行われているようです。Σ(゚Д゚)

思ったより多くてビックリしました。

私はと言うと、日本テレビの戦略にハマリ、

朝から日本テレビが東京マラソン前に

箱根駅伝やオリンピックで走っていた、

「あの人は今何してる?」という

番組にハマっていました。
(いやぁ~。色んなドラマがありますね。)

さて、本日週のスタート月曜日、

改善の手法、提案のコーナーは

こちら!

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■「流れ」を捉える!
-------------------------------

業務改善を行うにあたって、

重要なことは、

全体の業務の「流れ」を知ることです。

その業務の「入」から「出」までを

知ること。

流れを知ることで、

その流れ滞りやすい場所を

知ったり、

その流れが複雑に分岐する所を

知ったり、、、、

『川』をイメージしてみると、

分かりやすいかも知れませんね。
川

大抵の川は、

途中で細くなったり、

曲がっていたり、分岐していたりします。

そこで、様々な決壊のリスク

抱えることになります。

土手の高さが低くてもこの

決壊リスクは高まりますね。

決壊リスクを防ぐ為には

●より曲がる角度を狭めたり

●より分岐する場所を減らしたり

●より土手の高さを上げたり

●川幅を少し広げたり


様々な対処を行います。

業務の作業の流れも

この「曲がる場所」

「分岐する場所」

「土手の低い場所」
などを理解し、

よりその流れ、動きをスムーズに

することで、早く、多く水が

流れる仕組みを作ることが

出来るという事です。

効率よく動ける「動線」環境も

この「流れ」をスムーズにすることが

大切です。

流れの中の滞るポイントばかりに

目がいきがちになりますが、

全体の流れを捉えると、どんな改善が

より有効かが見えてきます。

ですから、川では、「入」の部分の

調整
として『ダム』があるのです。

ダム

ここで、流れていく「量」が調整できる

仕組みを作っているのですね。

全体の流れから、各ポイント地点の

対処によりスムーズな動きを作ると

ともに、どのようにして、

「量」を調整するか?を考えていく

ことが実は作業効率を上げていく

ことになるのです。

全体の作業の流れを知り、

スムーズな流れを作るとともに、

その「入口」部分を見極め、

決壊リスクに対して

「量」をどのように調整するか?

が業務改善では大切なこと。

土嚢を土手に積んでいるだけでは

まだまだリスクは抱えたまま。。

川の角度を変えて、その場所の

決壊リスクは下がっても、

その場所の先で、勢いを増した

流れの速さによる決壊リスクが

高まる場所が出てくるかも

知れません。

全体の流れを見、

決壊ポイントを探り、

「入」の量を調整する。


これが大切なんですね。

あなたの会社全体の流れは
どうなっていますか?

あなたの仕事全体の流れは
どうなっていますか?

ぜひ、

●⇒●⇒●⇒●という形でいいので

書き出してみてくださいね♪


*******************
あなたの会社の作業の「流れ」を
見える化致します!
下記よりご相談下さい。
  ↓ ↓
お問い合わせ

| 改善の提案 | 09:24 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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予定通りにやる?やらない!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週から確定申告始まりましたね。

ほぼクラウド型会計が行ってくれて

いるのですが、

あとは、

●現金払いの領収書
●各種残高照合
●期末仕訳計上

これだけは、少し手間がかかります。
(と言っても半日~1日予定)

合間を見て、そろそろ始めます(笑)

そんな週のスタート月曜日、

今週は、コチラから↓

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■予定通りにやる?やらない!?
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事務改善のお仕事をしていて、

見積や提案書を作成する時にいつも

気になるのは、

「現場を更に見るうちに改善すべき点や
手法が変わる時にどうするか?」


なんですよね。

と、言うのも、

最初の相談を受け
初回相談90分
 ↓
半日or1日の
現場視察&現状分析サービス

を行った上で、改善の着眼、ご提案内容と
お見積りを提出させていただきます。

私の場合、「仕組みづくり」をサポート
させて頂いておりますので、

研修などで「改善の概念」を話して

考えて頂くスタイルではなく、

客観的な、改善提案を示し、

弊所が『何を』サポートし、実施するか

具体的な実施計画までを提案

するスタイルです。

しかし、ここで、冒頭にお伝えした

「現場を更に見るうちに改善すべき点や
手法が変わる時にどうするか?」

をどのように提案するか?が

ポイントになってきます。

あなたならどうしますか?

予定は予定、計画は計画だから

まずは実行し、報酬を頂きますか?

私は違います。

現場で改善を進めていく中で、

半日や1日の現場視察、現状分析で

●見えなかった新たな問題や

●優先すべき課題

●提案していた手法では
改善されないと判断した時


すぐに、お客様に連絡をし、

相談し、計画の変更や見積変更を

かけることをするようにしています。

また逆にお客様も

●新たに頼みたいことが出てきた

●自分でも改善を考えるうちに
違う方向を考え始めた


と変化することがあります。

その点もコンサルティングをしつつ

提案をし直します。

要は、「予定」は“その時の最良”であって

変化するもの!としているのです。

だって、「計画したことを実行すること」

目的ではなく

「より良くなる。より効率よくなる。仕組みを
提供する。」
のが

私の目的です。

「違う!」

と、思ったら、自分が提案したことで

あっても、すぐに撤回し、

提案し直すことがその目的を

達成することになるのです。

かと言って、何でもスグに「変更」もNG

まずは、やってみて、検証してみて

検討した上で!
です。

取りあえず、提案どおりに完結。

それを望まれる経営者もいますが、

効果は!?

もうお分かりですよね?

「予定は変わるもの」

常に『より良くするには?』

考え続けると、そこに至ります。

とは言え、予算はありますからね。

キチンと、予算もお聞きしながら

出来ることを提案しております(^.^)/

あなたは、

「予定通り行う人?行わない人?」

どちらですか?


+++++++++++++++

本日の高倉の格言
「目的を達成する為に予定が
変わるなんてことは大したことじゃない」


+++++++++++++++

では、また水曜日をお楽しみに~♪

****************

| 改善の提案 | 09:24 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「出来ない理由」を聞いていますか?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

週末は、尊敬する経営者で

OFFICEキスクを応援してくださった

大切なクライアントでもあった方の

一周忌で京都に行ってきました。

冬の京都・・・

もう一年も経ったんだな・・・と。

読経を聞きながら、

あれこれと思い出していました。

「自分の生き様は決められるけど
死に方や死にざまは自分の意志で
決められない!」

6年を病院で過ごし、逝った父を見て

そう思っていましたが、

彼女(恩人でもある経営者)は

違っていました。

命が散り逝くその間際まで

すべて段取りをし、

するべきことをやり切って

逝きました。

時々ふと考えます。

私は、こんなに腹をくくって

段取りをして逝くことが出来るのか?

その時が近づかないと

全く想像のつかない境地です。

まずは、「今」を大切に生きよう!

そう思うだけです。

ちょっとしんみりしちゃいましたが、

さて、気持ちを切り替えて、

今週も週のスタート月曜日。

改善の手法、提案のコーナー

早速いってみよう~♪

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■改善思考って何!?
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「それは、出来ません!」

様々な会社様で改善を進めようと

している時、

従業員の方に

ちょっとしたアイデアや提案をすると、

先ほどのような反応をされる事が

度々あります。

素直な反応なので、全く問題ないですが、

これが続くと改善は全く進みません。

なので、質問を変えます。

「なぜ出来ないのですか?」

その人が「出来ない」と思っている

その理由を聞きだす所から始めます。

但し、この質問をする時には

先に伝えておくべき前提の言葉が

あります。

「このアイデアや提案が正しいとは
私も今の時点で正確にわからないけど、
他の案を探すためにも聞きたいの
だけれど・・・」


この言葉が必要です!

一旦、「出来ない」と感じた心を

こじ開けることなく

『理由』を聞くことに集中するのです。

すると、その理由を話し出してくれます。

そして、その<出来ない理由>について

「それらが全て解消されれば、
出来るのかな?」


と聞くと、

少し考えて、「出来ますね・・・」

と答えが出てきます。

いきなり【改善思考】で答えられる方って

なかなか居ません。

基本的に1つの質問に対して

真正面に受け止めて1つの答えを

返してしまう方がほとんどです。

「YESかNOか」
「出来るか出来ないか?」


質問が

「●●できませんか?」

という言葉に対し、

出来るか出来ないかを答える

と言うクセがついているのでしょう。

ところが、改善思考の方の答え方は

違ってきます。

「“今”の状況では出来ませんが、
●●や●●してくれたら可能かも
知れません。」


1つの問いかけに返し、

問いかけの「目的」=改善するには?

を理解し、直接的な言葉ではなく

その「目的」に対して答えることが

出来るのです。

表面的な言葉の問いかけの

その奥の真意を知る。。。

なかなか難しいことかも知れません。

しかし、同じように「改善思考」に

なれるポイントはあるのです。

●何のための「場」なのか

●何をするための質問なのか


この2つだけを忘れなければ

答えは変わってくるはず。

「どうしたら出来るのか?」

表面的、直線的な受け答えではなく

想像力と未来への希望を持つことが

改善思考を育てます。

リーダーの方たちにはまず

「出来ない」と答えられたら

「出来ない理由」を聞くことを

して頂きたいものです。

そうして、一つづつその理由を

解消していくことを一緒に

考える
・・・そこから改善は

始まっています!!(^.^)/


+++++++++++++++
本日の高倉の各言

「自分のことは見えないが
他者のことはよく見える」


+++++++++++++++


では、また来週~!!



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| 改善の提案 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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情報の一期一会!

こんににちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

三連休。。。

寒かったですねー。

私はほとんど自宅に

引きこもっておりましたが(笑)

三連休、自宅にこもって

ゆっくりしたので、今週も

張り切ってまいりまーーす♪

そんな週のスタート、

今週は火曜日から!

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■いつもと違うことをしてみる
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「先日、メールをさせて頂いたのですが
今、少しお時間よろしいでしょうか?」


営業電話

顧客とのweb会議中に着信のあった

電話番号・・・。

ひとまず会議終了後に電話をかけて

みたら、IT系の会社からの

営業電話だった。

でも、その時は急ぎのものもなく

時間もあったので少し話を

聞いてみることにした。
(※普段は切るのですけどね(苦笑))

人はそれまでの慣習、クセ、

思考はなかなか抜けないもの。

また、様々な経験の中で

嫌な思いをしたこと。

嬉しい思いをしたこと。

多くの記憶が脳に刷り込まれて

行きます。

そんな中、

「営業電話が来たら、スグに切る!」

というぐらい、いきなりかかってきた

営業電話に嫌悪感を示す方も多いと

思います。

私もそういう思考の一人でした。

まあ、切る時の言葉には注意していますが。。

なぜ、そんな私が営業電話を聞いてみよう!

そう思ったかと言うと、

情報を正しく得る機会

と感じたから。が一番ですね。

・営業トークの仕方
から始まり、

・売りたいサービスの概要

・その説明のススメ方


その一つ一つはすでに

良いも悪いも私の『情報』の一つに

ストックされるというわけです。

「どうせ、営業電話だから」

と思って切ってしまったら、

そこで終わりです。

少し余裕がある時は、

それを聞いてみるのも一つかな~と

思うのですよね。

一生懸命に営業しているのでしょうから。

まあ、それでも、

電話でいきなり、

社名や名前を名乗らずに

「代表者の方はいますか?」

と言うような営業電話は、

社名だけを確認した上でスグに

切るようにしています。

この出だしのトークは、いきなり

挨拶も無しに土足で踏み込んで

くるようなもの
ですから・・・。

ちょっと話を戻しますが、

長く仕事をしていると自分の思考も

固まりやすくなりますし、

情報は自ら取に行く!という行動の

クセがついてきます。

多くの情報を取り入れることは

決して良いこととは言えませんので

情報も取捨選択が必要ですが、

情報の一期一会もあったりします。

その一期一会の機会かも知れない

時間に余裕のあるタイミングで

あったなら、それは聞くべき話

なのかも知れない。

最近はそんなことを思います。

もう少し言うと、

「無知の知」

という事ですね。

自分は知っている気になって

いるだけかも知れない。

知らない。という事を

知る機会を逃してはいけない!

という事です。(^.^)

少しでも時間的な余裕があって、

少しでも気になる分野の営業で

あれば、一度聞いてみるのも

新たな発見!があるかも知れませんよ(^.^)/

良くも悪くも・・・(苦笑)


ちなみに、先ほどのIT系会社

今の所私は「悪いお手本」を

2つ学びました(^^;

●折り返し電話に対し、
営業トークを続けたこと


→これは、一旦かけ直すことが
 必要でしょう。

●IT系の会社なのに、説明に
直接面談や、自分の会社に来てほしい
という事


→私の所に来るか、IT系ならWEB会議
 にするのが良いでしょう。

この2つは、もし私がIT系会社の

コンサルティングの依頼を受けた場合

真っ先にその会社にユーザーとして

嫌だった経験談としてお話し

できることでしょうね。

ちなみに、本日は時間を明け、

午後にその説明をwebで聞くことに

なりました。
(※上記2つを感じた時点で
やめる判断もありましが、
これも縁かと・・・)

さてさて、どんな「知」があるのか

楽しみです♪


では、また明日、水曜日に~♪

++++++++++++++++++

高倉の本日の格言
「発見を増やすなら、
普段しない行動を取ってみる」

++++++++++++++++++


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