FC2ブログ

| PAGE-SELECT | NEXT

≫ EDIT

環境改善に必要な2つのこと。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

1週間ぶりですね。

結局、お盆期間中の更新ないまま

ブログ放置・・・失礼しました(^^;

昨年は体調不良で、行けなかった

夏のお墓参りツアー(3都市めぐるので
“ツアー”と呼んでいる(笑))

今年はミッションコンプリート
しました!

※最終日の神戸の空↓
お墓参り

毎年ほぼ、それだけで

終わってしまうので

特に他に出かけることがありません。

あなたはどのような休暇でしたか?

さあ、休暇も終わり、

気持ちを切り替えて、

では、週のスタート月曜日、

行ってみよう~~(^.^)♪

-----------------------------
■笑顔に変わる環境づくりへ!
-----------------------------


私は、30歳直前から一人暮らしを始め

そこから自宅に戻ることなく、結婚し、

今は東京に住んでいます。

10代の頃から、住んでいた街を

出たくて出たくてたまりませんでした。

何が嫌だったのか・・・・

小学校、中学校時代の暗い過去を
思い出させる環境。

近すぎる親戚付き合い

いつも何かに不満を抱き、
イライラしている空気感・・・

そんな環境が嫌だったのかも
知れません。

お盆に久々に帰り、街を散歩していると

こんな貼り紙を目にしました。

貼り紙2

『ああ。。マナーの悪い人が多いんだな。』

・・・・。

私の住んでいた地域は、決して
治安がいいとは言えない地域。。

「みんなやっているから
これぐらいいいだろう・・・」


そんな気持ちが蔓延しています。

公園に行くと、所どころに犬のフン・・・

「ここはパリか!!」
(フランスのパリの犬のフンの
多さは有名ですよね(笑))

自転車が普通に信号無視。

いつも誰かの噂と、

今の環境への不満の声・・・

なんだか皆いつもイラ立っている。

そんな感じがするのです。

かと言って悪いことばかりではなく、

近所のおばさんや近くの商店の方々は

私の事を覚えていて、

年に2回、帰省した時には、

顔を見ると、挨拶&立ち話。

親密性があり、人と人との

コミュニケーションが盛んです。

東京で住んでいるマンション内では

挨拶しても返事がない場面には

何度も出くわします。

先ほどの貼り紙を目にして、

色々考えていました。

「人」はどうしたらより良く動き、

笑顔溢れる環境を整えられるのだろうか?

同じような貼り紙で、

駅のトイレの貼り紙があります。

『トイレで●●しないでください。』
『●●は禁止です。』


このように書かれたトイレ。

なんだか『怒り』や『不満』が貼り紙に
にじみ出ています。
怒っている


かたや、

『いつもきれいに使っていただき
ありがとうございます。』


と書かれたトイレ・・・

笑顔とお辞儀をされた気分に
なります。

笑顔


先にお礼を言われると、
『キチンと使わなくっちゃ!』

という気持ちになってしまいます。

これは職場においても

あてはまるのではないでしょうか。

ルールを設定するのは、

大切な面もありますが、

そこは“伝え方”や“勝手に守る仕組み”

が大切です。

伝え方の工夫は、
コミュニケーション環境の改善。

仕組みは、自動化です。

「コピー用紙は在庫が残り1冊に
なった時点で発注してください。」


と貼り紙するよりも、

コピー用紙を積み上げた時に

残り1冊の上に
「ありがとうございます!
このシートを見た方は、
総務にコピー用紙を発注依頼を。」

のシートを差し込んでおく。

という仕組み。これも自動化ですし、

シートの文章は、伝え方。

コピー用紙が無くなった後で、
「最後に使う人がひと言、
声掛けてくれればいいのに・・・」

と言う愚痴や不満の声が広がる

環境を防ぐことが出来ます。

上から目線や怒りを感じる「伝え方」
ではなく、
笑顔で、先に感謝を伝える「伝え方」
に変え、

人の行動をルールで縛るよりも
自動的に行動する「仕組み」づくり

が大事なんですよね。(^.^)

怒りと不満が蔓延している環境を
笑顔と感謝の環境に変えたいものです♪

育った街の環境も良い空気感に
変わるといいな。

では、また水曜日に~(^.^)/

****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 改善の提案 | 09:06 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

意思決定の共有が大事!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

連日暑い日が続きますね。

おかげさまで、週末は

おふとんやシーツの洗濯三昧で

陽の光をたくさん浴びたシーツに

気持ちよく眠れました(^.^)

今週すぎると、

あっと言う間に、お盆休み突入

弊所も8/13~8/18まで

夏季休暇に入ります。

あっ!ちなみに

関西出張は、8/12の午後~のみの

2枠の予約だけになりました~!!
  ↓ ↓
関西出張コンサルティング

では、本日も週のスタート月曜日

いってみよう~!!

------------------------------
■意思決定の共有ができていない!?
------------------------------


企業では最終意思決定は、

最高責任者である経営者が行いますが、

とは言え、すべてを経営者が行うわけではなく

その多くは、役職に応じて決裁権を一部

委任していることもあります。

しかしながら、困ったことに、

全社が動くような事柄に対して、

経営者が、

一部リーダー的従業員の行った

決定、決裁に急に異論を唱え始め、

これにより、現場で動いていた

取引業者も一気にストップし、

困ってしまう場面に出くわすコトが

あります。

ストップ

これは、取引の意思決定を行った

責任者が、その意図やメリット

デメリット、進め方などを、

経営者と情報共有した上での

意思決定でなかった時に

起こります。

昨今、「生産性向上」の声は高まって

いますが、

何を持って『生産性向上』と捉えるか?

ここが、大切な課題です。
(その会社の理念や方針によって、
その定義自体も変わるからです。)


また、その効果は、

【いつ】 【どのように出るか】

という予想も大切な情報です。

意思決定をする際に

それを行う【目的】と、

その【効果予測】【スケジュール】

これらが意思決定時に共有できて

いないと、前述したような

急にストップがかかる。という事になります。

まず、

【目的】・・・・ここで気を付けたいのは
 それが手段だけになっていないか?
 それは、自己判断の思い込みだけに
 なっていないかを全社で意識共有する。

【効果予測】・・・費用対効果として、
 取り組むことが得策か。
 どのくらいの効果は期待できるのか
 目安を共有する。

【スケジュール】・・・どの位の期間で
行うのか。その期間での目標は
どのくらいなのかを共有する。

ということが大切なのです。

例えば、改善提案の事例で言うと、

「●●システムに変えることで
求人を行わず、外注する仕組みが出来ます。
移行設定に約3ヶ月かかります。」


これは分かりやすいですよね。

ですが、この『外注する』という目的を

共有しているか
が重要になります。

確かに求人が多く、なかなか人が入らない

企業には目的になりそうですが、

人は募集すればすぐに応募がある

という企業にとっては<外注>は、

コストUPになりかねません。

そういった場合は、<誰でもできる>

と言葉を変えることで目的は変わり、

「属人化」の削減を可能にすることと

なります。

またスケジュールをしっかり伝えて

いないと、

1ケ月で効果は出てくると思いこんで

いる責任者や経営者と、

効果は6ヶ月以降で出てくると

想いながら話していただけでは、

不満が出てくることは当たり前。

社内での意思決定もそうですが、

提案する側も、

意思決定に必要な要素をしっかり

盛り込んだ提案を行うことで

より理解度、納得度の高いものと

なるのです。

【目的】
【効果予測】
【スケジュール】


最低限この3つを、

契約、取引を行う前に

しっかり共有しておいてくださいね♪

あっ!最後にひと言、

全社導入などの取引、改善を

すすめる時は、最高意思決定者

との意志共有は絶対です。

打合せしている責任者に話し、

「全社導入なので、経営者と
最終決定確認をしたい。」
と、

お伝えくださいね。

案外、責任者と経営者で、

判断基準が違う場合があるので

要注意です!!


では、また水曜日に~~♪


<お知らせ>*************
■関西出張コンサル致します!

自社に最適の情報ってなんだろう?

何が【必要】で何が【ムダ】なのか。
それがハッキリしている会社は
一気に効率化が進んでいるハズ!

効率化が進まないのは、
『何がムダかに気づいていないから』
『何が必要かをわかっていないから』


90分のコンサルティングで
あなたの会社の事務業務の効率化について、
迷路にハマってしまっている思考を
【整理整頓】しませんか!?

・関西近郊の方
この機会にぜひご利用下さい!

(※この企画に限り通常15,000円税別を
税込15,000円でご提供しております。)

8/11(日)・8/12(祝)
で、90分効率化相談。

  ↓ ↓ (下記をクリックしてみて下さいね)
関西出張コンサルティング詳細

★通常のご相談はこちらから↓
****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 改善の提案 | 09:06 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

主体的行動を促すキッカケづくりとは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

いよいよ本日、

関東甲信越が梅雨明けとか?

今年は遅かったですね~。。。

我が家では早くもOS-1が登場しました。

ちなみにゼリータイプにしています。
(とにかく飲みやすい(^.^)/)

OS-1

これからの季節熱中症対策必須です!

さて、そんな週のスタート月曜日、

様々な選択に迫られる中、

その選択の決断、決定は

どのようにしていますか?

今日はそんな【選択】について
  ↓ ↓
-------------------------------
■「自ら選択した!」が大事
-------------------------------


企業に改善提案をするのが私の仕事。

そこで、企業から様々な聞き取りをし、

状況を把握して、

改善方法を提案します。

そして改善を進めていくのですが、

この時に気を付けたいのが

『自分の答えを押し付けない』

と言う事です。

会計事務所勤務時代から22年、

様々な事例を見てきて、

私なりの答え的なものもありますが、

あくまで“一意見”としての発信のみに

すると言う事に気をつけています。

なぜ、このようにするかと言うと、

実は、私なりの答え的なものを

そのまま提案して進めていたことも

過去にたくさんありました。

ですが、自分で導き出した『答え』

ではない為、

実行する時に企業の従業員の方の

納得感と理解度が低く、

すぐに勝手に別のやり方をする人が

現れるのです。

時には、そのやり方ではない方法に

全体的に変わっていることもありました。

「この方法が一番いいはずなのになぜ?」

そう思う時もありましたが、

答えは単純でした。

自分たちで選んでいないものを
押しつけられた。


もちろん、私の答えが現場で通用しなかっり
実行者のスキルによる原因もありましたが

本質的には、この深層心理につきます。

私の進める“答え的なもの”は、

彼らの“答え”とは違う。

そこで『選択する機会』
『考えて、答えを出す機会』
を奪ってはいけない!


と言う事なんです。

選択

時には、じれったく、

時には「この方が早いのに」


感じることもありますが、

時に、私も考えつかなかった

すごい改善の方向に向かうこともあります。

そうして出てきた

自ら導き出した答えは、

納得感もあり、もし失敗があったとしても

より良い経験になり、次のステップへの

足がかりとなるのです。

経営者にとっては、
「もっと早く結果を出したい!」

と、感じられる方もいるかと思いますが、

急がば回れ!

経営者は『待つ』という忍耐力が
必要
になるのです。

押しつけで始まった改善は、

すぐに元に戻ったり、

不満が噴出する結果になりやすいのです。

また、そこに納得するように『説明』に

時間を取ることを考えると、

自分達でコツコツ積み上げ、

その答えを出すのを待つことの方が

大切です。

私の役割は、

その答えを導きだす方法 を、

提案することなんですよね。

「私なりの答え」=客観の中の主観

でしかないということです。

より継続して改善をすすめる企業に

発展するためには、

「自分たちの答え」
  =主体的行動を始めるキッカケ


が必要なのです(^.^)/

さあ、今日も、

答えを言わず、答えを出すための方法を伝える!

を意識してみてくださいね。

【注】方法を伝えず、答えも言わず「考えてみて」
だけを言う上司の方がたまにいますが、
<着眼点>や<手法>はしっかり伝えましょう!

では、また水曜日に~♪


<お知らせ>*************
■関西出張コンサル致します!

自社に最適の情報ってなんだろう?

何が【必要】で何が【ムダ】なのか。
それがハッキリしている会社は
一気に効率化が進んでいるハズ!

効率化が進まないのは、
『何がムダかに気づいていないから』
『何が必要かをわかっていないから』


90分のコンサルティングで
あなたの会社の事務業務の効率化について、
迷路にハマってしまっている思考を
【整理整頓】しませんか!?

・名古屋、大阪、奈良、京都、兵庫の方
この機会にぜひご利用下さい!

(※この企画に限り通常15,000円税別を
税込15,000円でご提供しております。)

8/10(土)・8/11(日)・8/12(祝)
で、90分効率化相談。

  ↓ ↓ (下記をクリックしてみて下さいね)
関西出張コンサルティング詳細

★通常のご相談はこちらから↓
****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 改善の提案 | 09:22 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

順番が違う!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

三連休いかがお過ごしでしたでしょうか。

業種によっては、お仕事の方も

いらっしゃったと思いますが、

梅雨の季節真っ盛り&冷夏で

昨年とは違ったことも多かったのでは

ないでしょうか。

私は、通常の休日は外出を控え、

引きこもりがち(^^; 

昭和のサラリーマンのようですが、

この休日に更に事務所にしている一室の

レイアウト変更などしていました♪

しかし、人は生活の上で(仕事も含め)

たくさんのモノを持っているなと

片づけをしていると思います。

年末まで更にコツコツとその「モノ」を

どんどん減らして

本当に必要なモノ
気持ちを緩める少しのムダ

をもっと体現したいと思っています。(^.^)/
(※コツコツやっていきます)

ちなみに、この「少しのムダ」
って大切なんです。

※完璧に型におさめようとすると
魔が差す(崩れやすい)といいます。
日光東照宮でも4本の柱の一つの
柄を逆さまにしているのは、
そういうことです。
 ↓ ↓
「完璧」を目指すと崩壊が始まる
をご参照下さい。

仕事でも家庭でも、

完璧を目指さないくらいが

ちょうどイイ!

これが本当の「ゆとり」ですね。
(全部ゆるいのはゆとりではない(笑))

今週は、週のスタート火曜日!

こんな提案から。

--------------------------------
■順番が違うと、改善しない!?
--------------------------------

ブログで何度もお伝えしている

「整理整頓」の手法。

最近、この言葉が混乱をさせる

のではないか?

そう思い始めるくらい、

進める順番がちがーーう!

と思うことが良くあります。

かくいう私も失敗を繰り返し、

そう思うに至ったのですが、

『改善したい!』=
  『新たなものに乗せ換えたい』


という安易な発想がまだまだ多い

ってことなんです。

どういう事かというと、

世の中ではたくさんの効率化ツールが

出てきています。

それを見て

「おっ!これ使えそう!」

と、先にツールありきで走ると、

改善ならぬ改悪になることだって

あるのです。

「使えそう!」と思うこと自体は

良いのですが、

そこから逆算して、

「何が足りないか?」

を考える前に

「どんなムダがあるか?」

に着眼する必要があります。

例えば、

モノが収納し切れないから
新たに「棚」を買う!




生産性向上のために
オフィスの空間デザインを変える!


と言うような場合、

それ自体は良いことですが、
順番が違うのです!

それ、「整理整頓」で言うところの

「整理」からやっちゃってますよ~!

拡声器

このことは、ブログでも何度も

発信していますが、

大切な事だからこそ、何度も

お伝えする必要があること

なんです!

新たに棚を買う前に
不要なモノを処分できないか?
を考えると

  ↓
逆に棚1個処分できた。
  ↓
スペースが空いた!
  ↓
そのスペースを別に有効活用できた!!

となり、

投資分+追加利益

が発生することだってあります。

オフィスのデザインを変える前に、

業務フロー内の「ムダ」を発見
  ↓
ムダを削減
  ↓
業務が短時間でできるようになったり
業務の流れが円滑になった

  ↓
必要な仕事に集中できるようになった
  ↓
生産性向上

と、ツールや仕組みの前に

何が生産性を阻害しているのか?

明確にしないと

生産性なんて上がらないのです。

そのためには、

「整理整頓」の前に更に

一番大切なこと。

それは、

『現状把握』=【棚卸し】
なんです。

分析

「改善したハズなのに
うまくいかない」


「このシステム使えない」

そう言った問題の大抵は、

『棚卸し不足』

によるものです。

理想から現状を逆算して、

何が不足しているか?

を考えるのはいいですが、

その『現状』をどこまで把握しているか?

が最も重要になります。

ですから、

順番は、

『理想』イメージ=【ゴール設定】
※この時に「目的」共有をお忘れなく!
  ↓
『現状把握』=【棚卸し】
  ↓
『必要と不要の判断』=【整理】
  ↓
『仕組みの改善』=【整頓】

となるのです。

「整理整頓」の前に

2つも大切なことがあります。

実働的には、「棚卸し」

一番最初です(^.^)/

この【棚卸】=現状把握不足した

小さな「差」が時の流れと共に

大きな「差」に変化したりもします。

※下図は差の広がるイメージ図です。
差

どのような業務を

「誰が」
「いつ」
「どのように」
「何を使って」

「どのくらいで」(期間・量・料金)
「何のために」
「誰のために」


行っているのか?

を棚卸しし、

「なぜその方法なのか」
「他の方法ではいけないか」


を検討した上で、

「整理整頓」を始めると

スッキリします(^.^)♪

よくある片づけ本や、TVで見かける

片づけコーナーでも

「モノを全部出しましょう!」
と何がどれくらいあるかの
『現状把握」から入りますよね♪

同じことです。

近藤まりえさんの
「人生がときめく片づけの魔法」

のように「トキメキ」基準ではないですが、

棚卸しした情報から

「生産性」基準で整理すると、

生産性をUPする改善に近づくハズです!

ちなみに「生産性」基準の一番
分かりやすい方法は、
「理想」→「目標」→「目的」
これを共有しておくことです。

最後にもう一度、

整理整頓の前に『棚卸し』が大切

棚卸し不足にならないように♪

※なお、それでも情報不足が後から発覚
することもあるのでPDCAで、定期的に
「現状把握」をお忘れなく!



<お知らせ>*************
■関西出張コンサル致します!

情報過多の時代、そのたくさんある情報の中から自社に最適の情報ってなんだろう?

効率化のツールやサービス色々あるけど、
何が【必要】で何が【ムダ】なのか。
それがハッキリしている会社は
一気に効率化が進んでいるハズ!

進まないのは、
『何がムダかに気づいていないから』
『何が必要かをわかっていないから』


効率化のツールや手法(ノウハウ)
ばかりを先に追って、
積み上げ方式を繰り返し、

時間とお金を浪費する結果に
なっていませんか?

まずは、「棚卸し」と「整理」が必要です!

90分のコンサルティングで
あなたの会社の事務業務の効率化について、
迷路にハマってしまっている思考を
【整理整頓】しませんか!?

・名古屋、大阪、奈良、京都、兵庫の方
この機会にぜひご利用下さい!

(※この企画に限り通常15,000円税別を
税込15,000円でご提供しております。)

8/10(土)・8/11(日)・8/12(祝)
で、90分効率化相談。

  ↓ ↓ (下記をクリックしてみて下さいね)
関西出張コンサルティング詳細

★通常のご相談はこちらから↓
****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 改善の提案 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

ムダ会議はどれだ?会議を分類してみよう!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は七夕でしたね。

短冊に願い事は書かれましたか?

毎年この時期になると、

マンションのロビーホールに

毎年大きな笹が現れ、

住民たちが思い思いに短冊を書いて

吊るしていますが、

いつもその短冊を見て楽しんでいます。

『早く毛がはえますように』

そう書かれた短冊を見て、

どんな人が書いたのだろう?と

名前をみると、

『けんすけ 1才』

と、書かれていました。

母親が書いたのですね。

中年のおじさんを想像したのは

私だけでしょうか(笑)

毎年七夕の日は雨かくもり。

来年は晴れて、天の川が見れますように!

では、週のスタート月曜日。

今週も、改善の提案から!

------------------------------
■ 『ムダ』な会議って何!?
------------------------------

「会議の時間を削減しよう!」


ムダな会議が多すぎて仕事が進まない。

ムダ会議

なのでムダな会議をやめよう!と、

働き方改革の一環などで、

会議撲滅を考えるのは良いのですが、

そもそも「ムダな会議」と「有効な会議」

なんでしょう?

お客さまの会議に参加することも

あるのですが、

今までで一番「ムダだな。」

思ったのは、

先に渡してある資料を見ながら、

決まったことを伝える会議

でした。

効率化のために、web会議にするまでは

よかったのですが、

配布資料を渡している時点で

「会議で●●部分について検討調整しよう!」

などの声かけがあれば別ですが、

ほぼ確定していることの資料読み合わせ・・・

これって、

「伝えたよね。」「聞いたよね。」

の確認の為だけの本当にムダな会議。

伝わっているか。
聞いているか。
見ているか。


と言う情報共有の伝達部分の

改善を考えた方が良いですね。

ではほかにどんな会議があるのか。

思い出した範囲で図解してみました。

会議図解

こんな感じで分類できるのはないでしょうか。

一番ムダなのは、

配布資料の読み合わせや
決定事項の連絡だけの会議

一方必要なのは、

『人』と『場』の相乗効果から
生み出されるアイデアや企画
気づきの創出


創出会議


図の内側にあるあたりは、

ムダと必要が少し曖昧。

企業の会議風土の成熟度

企業で使用する情報共有のツール

などによっても変化する部分です。

まずは、どんな会議を行っているのか

会議を分類し、

「なぜ必要か」
「無くすとどうなるのか」


2つの質問をし、

「無くてもいいね!」

なったものから削減する必要がありますね。

今までの慣習で「必要」と

思い込んでしまっているムダな会議も

多いかも知れませんね。(^.^)

ぜひ、今行っている会議の分類を

してみてくださいね~!!(^.^)/


■関西出張コンサル致します!
・名古屋、大阪、奈良、京都、兵庫の方
この機会にぜひご利用下さい!


8/10(土)・8/11(日)・8/12(祝)
で、90分効率化相談。

  ↓ ↓ 
関西出張コンサルティング詳細


****************
オフィス環境の「コト」「モノ」
「仕組み」の整理整頓で
効率UPを目指しませんか?
  ↓ ↓(下記をクリック)
まずは90分の
『問題の見える化コンサル』から!


****************

| 改善の提案 | 09:55 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

| PAGE-SELECT | NEXT