2008年12月 | ARCHIVE-SELECT | 2009年02月

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【経費の削減】ではなく【ムダを無くすこと】

こんにちは、高倉です!

経費の見直し進んでいますか??

単純に広告費、人件費、材料など諸々の経費を見直した時、

弊害が出ることもありますよね?

例えば・・・

?【材料費を見直す】⇒【材料の質が落ちる】
⇒【味が落ちる】⇒【売上が落ちる】


?【広告費を見直す】⇒【認知度が薄れる】
⇒【注文数が落ちる】⇒【売上が落ちる】


?【人件費を見直す】⇒【出来る仕事の量が減る】
⇒【受ける仕事量が減る】⇒【売上が落ちる】


など・・・。(他にもいっぱいありますけどね)

バランスが大切です!(どこかのCMのコピーみたいですが・・・)

?飲食業で【味】は落とせません。
(その会社の方針次第ではありますが・・・)

材料費を見直すより、包装や他の経費の
【ムダ】を見つけることが先決ですよね?

※発注や食材ロスに問題がないかは重要ですよ!

?広告費は【必要なものかどうか】が重要です。 
 ターゲットやマーケット、タイミングを考えて、
 「毎月(毎年)しているから」などの
 慣例的なものでなく、より戦略的なもの
 にお金をかけましょう!

※求人広告代は人件費などの見直しとバランスを取ると、
 実は削減出来ることもあります。

?人件費の見直しは、単に人員削減ではなく
 【効果的な配置】と【稼働率を上げること】
 が重要です!


シフトを組みなおすこと
作業時間を短縮できる【仕組み】を考えること
から見直しましょう!

※時給者の勤務は、
 効果的な時間帯に配置することが重要です!

その他様々な経費の見直しには半面、
別の経費がかかってしまうことや
時間コストがかかることがあります。

常にバランスを考え、

それでも【行うべき経費削減】であれば即実行!です。

営業活動による【売上】がないと、

経費削減だけを見つめていても経営は成り立ちません。

私のオススメしているコストDOWNとは、

【経費】の削減ではなく【ムダ】の削減なのです。

“そこ”に存在している【ムダ】を見つけましょう!

| ムダの着眼・コスト削減 | 19:59 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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【仕事の分類は依頼者がする】

こんにちは、高倉です!

最近、ブログで「意識改革」めいた内容が多かったのですが、

今回は【事例】をひとつお話したいと思います

皆さんの会社では、事務の担当者は何名いらっしゃいますか?

従業員50名以内の会社だと、
1名?2名程度がほとんどだと思われます。

小規模になればなるほど1名、しかもパートで
週3日程度の方を雇用している所が多いのですが、

そこで!
効率よく事務を行う為に必要な事があります。
それは、

・スケジュール管理
・仕事の準備
・資料の管理


です!

ですが、これを例えば週3日のパートさんに
お願いするとなると・・・
まず、居ない間に机に依頼資料が山積みされ、
パートさんは資料の整理からしなければなりません。
  ↑
この作業を削減し、効率よく仕事を始められたら、
もう一つ仕事を依頼できる時間が作れると思いませんか?

資料整理と分類に約15分かかったとして

【1日1回15分×3日×4週=3時間】

少なくとも月3時間はムダにしています。

依頼する側は、

・仕事の期限
・依頼内容(付随資料)
・重要度


などを把握して依頼します。

だったら、【依頼する側が分類する】に切り替えた方が
正確に分類できると思いませんか?

分類の仕方は色々だとは思われますが、

例えば、机の上に置くような、
4?5段程度のトレーBOXを利用しても良いと思います。

(※下記はあくまで参考です。
BOXの数やまた、随時請求や支払いを行う場合、
業務区分が多い場合など
下図とは別の分類法の方が良い場合があります)

分類BOX


その他、郵送依頼や立替経費請求など、

【期限】【内容】【重要度】

で依頼者がそれぞれのBOXやトレーなどに分類します。

事務担当者は、机に座るとまず随時BOXを仕上げて行き、
手が空いた時点で、
急がないモノや月一処理の書類確認を行い、
仕事のスケジュール管理(段取り)と報告を行うのみとなります。

随時業務が大量に発生する場合以外、多くの中小企業の事務業務は

【仕組み】を作るだけで大幅に時間削減が可能になります。

今回はその一例です。

【仕事の分類は依頼者がする】の仕組みを作ってみませんか?

| 改善の事例 | 21:08 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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仕事は【愛】

こんにちは、高倉です!

昨晩からまた急に冷え込みが厳しくなりましたね。
そんな中、昨日私は不定期定例会の
飲み会に参加していました。

「飲み会」と言っても、ただ飲んで、
食べるだけの会ではなく、
参加者それぞれの最近感じた事、
感銘を受けた本、「仕事とは?」

・・・と、いった具合に様々に色んな話をします。

昨日は、【仕事とは“愛”】と言う話になりました。

●自分の仕事に誇りを持ち、【愛する】

●お客さまに【愛】を持って接する

●後輩、従業員に【愛情】を持って教える

●【愛=心】


何事もきちんと愛(心)を込め行うこと、人と接することで、
良いサービス、良い仕事につながっていく。
愛(心)を込めるからこそ手抜きはできない。

もっと良い方法はないか?

もっと良い商品はないか?

もっと良い伝え方はないか?

を考えるのではないでしょうか?

・・・【愛】だなんてクサイせりふの連続ですが、真剣に語り合った

よい会合でした。

みなさんにとって仕事とは?お客様とは?

どんな気持ちで行うか?

どんな気持ちで接するか?

それを見つめなおすこと自体、

今より一歩前に踏み出している⇒自己改善を始めている

と思いませんか?

| ちょっとイイ話 | 11:24 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「ピンチはチャンス!」

こんにちは、高倉です!

皆さん、先日のオバマ大統領の就任演説見ましたか?

アメリカ史上初の黒人の大統領!歴史的瞬間でしたね。
(私はリアルタイムにNHKで演説を聴きました。)

19分間という長い演説の中で、最後の方に
次のような一節がありました。

【我々米国人一人ひとりが、

自分自身や国家や世界に

義務を負っていることを認識し、

こうした義務を嫌々ではなく、

喜んで受け入れることだ。

私たちにとって、困難な仕事に全力で

立ち向かうことほど、自らの性格を定義し、

精神をみたすものはない。

これが市民であることの代償と約束だ。

これが私たちの自信の源泉だ。

神が未知の運命を自らの手で形作るよう、

我々に求めたものだ。

なぜ男性も女性も子供たちも、

どのような人種、宗教の人々も、

こうして就任式に集まることができるのか。

なぜ約60年前なら地元のレストランで

給仕されなかった可能性のある男の息子が、

こうして皆さんの前で宣誓式に

臨むことができるのか。

これこそが、我々の自由、

我々の信条の意味なのだ。

我々が誰なのか、

我々がどれほど遠くまで旅してきたか。

今日という日を、それを記憶に刻む日にしよう。】



現在、日本でも不況の話題ばかりです。
連日解雇の話や派遣切りの話が
メディアに溢れています。

今こそ、真に自分自身を見つめ、

自分の運命を誰のせいにするでもなく、それを受け入れ、

立ち向かい、自らが全力で行動する時
なのかも知れません。

【神が未知の運命を自らの手で形作るよう、

我々に求めたものだ。】


と、オバマ氏も言っていますが、

まさしく自らの運命は自らが握っているのです。

ピンチはチャンス!!

こんな時こそ、この不況を乗り切るために

経営者と従業員が団結できるのではないでしょうか?

経費の見直し、稼働率の見直し・・・

従業員の方にしても職を失うよりも、

一緒に考えて乗り切れる方法を見つけ出だし、

仕事を続けていくことの方が良いのではないでしょうか?

今こそ、会社が一致団結できるチャンスなのかも知れません。

| ちょっとイイ話 | 17:58 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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新たな気付き(発見)⇒【自己改善】の一歩

こんにちは、高倉です。

この度、オフィスキスクはホームページを
作成することなりました。(開設はまだ先ですが・・・)

HP制作会社、数社に只今見積もりを依頼中です。

私自身、パソコンを扱うので
今までは、何でも自分で広告物は作成してきたのですが、
今回初めて業者に依頼することにしました。

コスト削減の提案の中で

広告費の費用対効果って重要です。

自分自身がその立場になって実際に行うことによって

【改善ネタ】にもなりますし、

をHP制作を通じてオフィスキスクの業務案内
まで出来上がってしまいます。
(一石二鳥・・・いや三鳥ですね)

今日はそのHP制作会社の内、【M社】に
早速見積もり相談してしてきました。

なんと【M社】さん、前から面識はあったのですが、
相談してるうちに、HP開設のコンサルティングを受けました。
また、こんなアドバイスまで・・・(感謝です。)

  

M社: 『もっと事例が分かりやすく欲しいですね・・・』

私 : ・・・。(早速過去の実績を見直そう・・・)

M社: 『【改善前】⇒【改善後】の写真や映像を取りためて、
     報告するのも良いですよ!』

私 : 「なるほど、分かりやすいですね。」


しかも、事例として使えるものができます。(一部編集して・・・)
【M社】さんの客観的視点はかなり私に刺激的でした。


今までは、事務業務を

【整理】⇒【ルール化】⇒【マニュアル化】

という仕事を主体としてきましたので、
マニュアルそのものが『完了報告書』にもなり得る
と思っていましたが、

言葉や文字でない『画像』の観点がありませんでした。

まさしく『一目瞭然』の報告書が
出来るではありませんか・・・


今回、私はHPを開設するという目標を持って
行動したことにより、

新たな 【発見】 に出会えました。

あれもこれも・・・と悩み考える前に

一つのことを作りあげ(完成させ)

一つずつ解消させていくことが

【改善】の一歩のように思います。

私の【自己改善】も新たにはじまっているようです。

【M社】さんありがとうございました。

| プライベート・広告・名言格言ハガキ | 22:09 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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【経費】を見直し⇒【利益】100%

こんにちは、高倉です。

日々「不況の深刻化」を各メディアで取り上げられていますが、

あまり言われると少々気持ちが落ち込んでしまいそうになりますねっ
(もっと明るい話題もありそうなのに)

そんな中、経営者の方々は、
売上維持・増加のための営業活動を続けていかなくてはなりません。
しかし、コストが・・・。

営業活動には、仕入れや広告費、交通費、人件費様々なコストがかかります。

そこで、

【経費】をもう一度、しっかり見直しませんか?!

多くの経営者の方は、売上のUPの為の営業活動に忙しく・・・
だからこそ従業員を雇い、外注業者に仕事を依頼するのですが、

私は、自社でコスト意識を持って経費を見直し、稼動率を上げることこそ、
【利益】につながると思うのです。

売上のUPは、モチロン事業を行っていく上で大切です。
ですが、

[ 売上 ? 仕入 ? 各種諸経費 = 【利益】 ]
と、いう算式から実際の利益は当然100%にはなりません。

対して、

経費の削減は、見直した分だけほぼ100%利益

に転嫁します

また、コスト削減ができた分は

売上UPのツールへの資金へと転嫁

することも出来るのです。

例えば、こんなことから始めませんか?
   
   

●仕入れ等取引業者を見直す
   (見直すことにより新しい情報も入り、従来業者との交渉にもなります)

●広告費の見直し   (営業戦略の方向転換など、より効果的かつローコストで)

●従業員のシフトの見直し   (必要かつ効果的なシフトに見直す)

●通信環境の見直し   (IP電話、携帯電話などの料金見直しなど)

●従業員の福利厚生の見直しと給与への転嫁
   (リストラされるよりも、毎月の給与がある方が良い!)

                      などなど。


私は、企業の【ムダ】を見つけ、効果的な【改善】を考え、

【仕組み】を作っていくことが大きな【利益】につながる

と信じています。

| 改善の方法・実践 | 14:46 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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『色分けチェック方式』には、4色ボールペン!

こんにちは、高倉です。

昨日、今日とカラダの芯まで冷えてしまうような寒さが続いていますね。
皆さん風邪対策は万全ですか?

さて、日々仕事を行う上で必ず使うものは“ペン”ですが、
皆さんはどのようなものを使用していますか?

事務業務を行う上で、

一つの元資料を複数の業務で使用する場合や

1人の行った業務を別の人がチェックした場合に、

その元資料にチェックが2重3重に付される場合があります。

それを全て黒でチェックマークをつけていては、

『誰が』

『どのタイミングでチェックしたか』
が、

分からなくなります。

それが分かるようにチェックを“色分け”しておくと、

その資料に関する業務が完了されたかどうかが

チェックマークの“色”と“数”だけで分かる仕組みが出来ます。

そのような『色分けチェック法』を既に行っている方も多いと思いますが、

その為に机の上や中が何種類、何色ものペンだらけになっていないでしょうか?

私は、『4色(黒・赤・青・緑)ボールペン+シャープペンシル』の一体型を愛用しております。

コレさえあれば、机の上も中もペンだらけで散らかることもなく、
ペンを持ち替える時間も不要だからです!

外出する時もこの1本でほぼ事足りてしまいますので、荷物にもなりません。

文具選び一つにも業務の改善は始まっています!

文具にもコスト意識(モノの値段だけでなく手間の値段も意識)を持ちましょう!

皆さんの机の上には何本のペンが転がっていますか?

最近では、黄色の蛍光ペンが一体化されないかな?なんて思いながら、
文具をみたりします。(笑)

(なお、単色ボールペンに蛍光ペンの組み合わせは、発売されています)

| 改善の事例 | 01:33 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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改善は「仕組み」作り!?1冊の本との出会い?

こんにちは、高倉です!

最近、すばらしい本との出会いがありました!
あまり、本を読まない私が夢中になり「そうそう!なるほど?・・・」と、
あっと言う間に読み終えたくらいです。

マニュアル化を勧めている私にとって、目からウロコの内容でした。

私は経理・総務の事務周りの業務改善として、業務フロー作成
マニュアル作成、その他業務資料の整備、業務導線の効率化
簡便システムによる効率化・・・

ですが、それらが継続して更新される、あるいは活用されるのは難しく
やがて陳腐化されていくのは早いのです。
(お客様に提供したものに自信がないわけではないですが、
継続をお客様まかせにしか出来ない状況にありました)

そんな壁にぶちあたっていた私にこの本が話しかけてきました。

「キレイに仕上げる」のではなく、とことん「仕組みを追求するのだ!」と。

業務改善の本は様々に出ていますが、手法として知るのは勉強になります。
ただもっと分かりやすく、ここまで効率よく現場に即した本は、見たことありませんでした。
中小企業経営者には必読本だと思います。

実際に今まで行ってきた業務と重なる点も多々ありますが、

まさに私の求めていた企業の現場向きの「仕組み」がここにあります。
       
最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術最少の時間と労力で最大の成果を出す「仕組み」仕事術
(2008/03/03)
泉 正人

商品詳細を見る

※ちなみに、2008年3月に出版されてました・・・(本当に反省です)


本を薦めてくれた主人に感謝です!(ありがとう!)

これからもお客様の求める仕事を提供し続けられるよう
私自身も本を読む「仕組み」
からはじめていきたいと思います。

まずは、毎月5冊の本を買う!からはじめます!!
(月1?2冊程度しか読んでませんでしたので(汗;)
まずはここから・・・。

| おススメの本、文具、商品 | 20:25 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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『任せきり』は一番効率の悪いことです。

こんにちは、高倉です!

最近、お客さまからこんなお話がありました。

事務部門は、現場仕事(営業や販売、製造など)と比べると
あまり時間に追われることがないので、
従業員の動き(稼働率)が悪いように感じるのですが・・・。

仕事量の多少に関わらず、仕事時間は一緒って・・・変ですよね?
仕事の様子を1日張付いて見てるワケにも行かず、
信頼して任せたいですしね・・・。
このような状況はどうしたら変えることができるのでしょうか?


コミュニケーションがあまり取れてないのが原因なのではないでしょうか?
(中には本当にサボっている方もいるかも知れませんが・・・)

どんな業務をしているのか?何が一番苦手なのか?
何が一番得意なのか?
分からずにしていることはないか?
仕事の優先順位は分かっているのか?・・・

まずは現状を把握する為のコミュニケーションが必要だと思います。

『任せきり』が一番業務効率を悪くさせる原因です。
任せきりにすると言うことは、作業精度、スピードなど含め、
その仕事に関する一切を委ねることです。
一定の意思表示(意思疎通)とルールを決めることが重要です。

(注!仕事を『任せる』ことは、従業員への信頼とその成長の為に
必要なことです。任せ・・“きり”に問題があるのです。)


では、どのように意思表示、ルール化を行えばよいのか?



?まずは、年間、月間、週間の必要業務のスケジュールを確認しましょう。
業務スケジュール確認の上、
それに応じた準備作業日数までスケジュールにしましょう。

?現在行っている業務の内容を把握して下さい。
どんな業務をしているのか?依頼していない事を行っていないか?
それは、必要な業務なのか?不要なのか?などを把握し、
不要な業務については、「不要」と伝えてください。

?作業時間の確認が必要です。
現場や事務に関わらず、一定のルーチンワークであれば、
その作業時間はおのずと決まってくるものです。
各作業時間を把握することで、必要な業務に要する時間、日数が見えてきます。

?最後に?のスケジュールに合わせ、業務の優先順位と事務業務の
必要日数及び時間を決め、その他の付帯業務についても
重要度に応じて指示をしてください。

※なお、ルールを決めたことに関しては、アフターフォローとして、
それが行えているかどうか?を定期的に確認して下さい。
(ルールは決めただけでは風化します)

「・・・至れり、つくせり・・・一昔前は、そんな事自分で考えて
 先に動いたものなのに・・・」

と、思われる方も多いと思います。

まさしくそうです。

ですが、以前にもお伝えしていたように、
個人の能力にだけ頼らず、今ある人材をどう活かすか?で、
コストDOWNは始まっています。

知らなかったから、出来なかった。と言う現象を、
様々な場面で見受けます。
知っていること、伝えるべきことを共有することが
企業全体の利益につながります!!

「知る」→「行う」→「出来る」→「分かち合う」です。

| 改善の方法・実践 | 17:31 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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仕事初め!

こんにちは、高倉です!

オフィスキスクは明日1月5日?仕事初めです。

本業の仕事初めを前に心機一転
効率良く、頭が回転するよう
ブログを書きながら仕事慣れさせております(笑!)

皆さんは、お正月休みはしっかり休養出来ましたでしょうか?

正月休みとは言え、帰郷や挨拶回りなどで自分の時間を取れなかった方も
多いのではないでしょうか?

しかし、帰郷や挨拶回りも大切!そういう時間を取れたというのは大きな時間です。

家族や周りの人に日頃の感謝を・・・。

私も謙虚な心、感謝の心を忘れず、精進いたします。

本年もどうぞよそしくお願い申し上げます。

| プライベート・広告・名言格言ハガキ | 09:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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