2011年11月 | ARCHIVE-SELECT | 2012年01月

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【会計事務所運営効率化】

こんにちは、高倉です!

弊所は今日で仕事納め、

12/29~1/4までがお休みです!




来年のことを計画しつつ、

今年も様々な方にお会いしましたが、

昨日、税理士のI氏にお会いしてきました。

開業して1年の33歳の若者ですが、

税理士受験時代、全国模試などで1位をとるような人で

「神」と呼ばれていたそうな、

そんなI氏とお会いしたのは、

仲良くさせて頂いているY先生の紹介でした。

私が事務改善を行う中、

会計事務所の改善に取り組んだこともあります。

そして、I氏も同じような事を考えていて、

会計事務所に特化したマニュアル化、

仕組みづくりをしていたのです。

色々話していると、かなりな共通点がありました

●情報の共有化が大事

●マニュアルが大事

●だけど、マニュアルの前にルールが必要

●Excelを活用するだけで出来る

●一覧管理

●今後はクラウド化

などなど、、、

彼は体系⇒その理由⇒Excelのシステム

を作成しており、

これをどのように仲間である税理士さん達に

活用してもらい、

その先のお客様に喜んでもらえるかを

真摯に考える素敵な税理士さんでした。


美味しいランチを頂きながら、

来年に向けてその仕組みを

更にブラッシュアップし、

会計事務所での職員教育のツールになる

仕組みをどんどん広めていきたいなーーと

夢膨らませながら語り合いました!


それが、良い仕事につながり、多くの

お客様の笑顔につながりますように☆

楽しみが増えましたーー☆♫

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【経費の削減】ではなく【ムダを無くすこと】

こんにちは、高倉です!

昨日で、子供達は冬休み突入しましたね(^-^)

大人達はもう一踏ん張りです☆

さて、今日は、ずいぶん前に投稿していた内容の

読み返し、、、

少し思い出して頂ければ嬉しいです(^-^)

突然ですが、

経費の見直し

進んでいますか??
 
単純に広告費、人件費、材料など

諸々の経費を見直した時、
 
弊害が出ることもありますよね?
 
例えば・・・
 
1.【材料費を見直す】⇒【材料の質が落ちる】
⇒【味が落ちる】⇒【売上が落ちる】


2.【広告費を見直す】⇒【認知度が薄れる】⇒
⇒【注文数が落ちる】⇒【売上が落ちる】


3.【人件費を見直す】⇒【出来る仕事の量が減る】
⇒【受ける仕事量が減る】⇒【売上が落ちる】



 
など・・・。(他にもいっぱいありますけどね)
 
バランスが大切です!
(どこかのCMのコピーみたいですが・・・)


 
飲食業で【味】は落とせません。
(その会社の方針次第ではありますが・・・)

材料費を見直すより、

包装や他の経費のムダを

見つけることが先決ですよね?

※ 発注方法や食材ロスに
問題がないかは重要ですよ!


 
広告費は【効果が期待できるかどうか】が重要です。

ターゲットやマーケット、

タイミングを考えて、

「毎月(毎年)しているから」などの

慣例的なものでなく、

より、戦略的なものにお金をかけましょう!

※求人広告代は人件費などの見直しと
バランスを取ると、
実は削減出来ることもあります。


 
人件費を見直すのは、単に人員削減ではなく

【効果的に人を配置する】ことと

【稼働率】を上げることが重要です!

シフトを組みなおす、

作業時間を短縮できる【仕組み】

考えることからだと思われます。

※時給者の勤務は、
より効果的な時間帯に
【配置】することが重要です!

 
その他様々な経費の見直しには半面、

別の経費がかかってしまうことや

時間コストがかかることがあります。
 
常にバランスを考え、

それでも【行うべき経費削減】

であれば即実行!です(^-^)/
 
営業活動による【売上】がないと、

経費削減だけを見つめていても

経営は成り立ちません。
 
私のオススメしている

コストDOWNとは、

【経費】の削減ではなく

【ムダ】の削減なのです。

 
“そこ”に存在している
【ムダ】を見つけましょう!

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【図解改善の効率化と効果!】

こんにちは、高倉です!

先日12/7(水)に図解忘年会に参加してきました!
(随分前ですが、、、)
※この時の様子の写真をいただいただいたので
時間差でアップ(笑)



品川コクヨオフィス内の

会議室で行われたのですが、

ここで、図解改善事例を発表することに!

1207-1


コンサルティングの内容や

結果を図解にすることで、

お客様への

★【伝わる】効果(理解度)が

2倍にも3倍にもなっていることを実感!

1207-2


また、

ホワイトボードを活用することによって、

それを、写メを取って送るだけで

議事録としての効果を発揮します!!


これも「図解化」してることによって

文字で伝えるよりも

伝わりやすいのです。

1207-3


これによって確認作業の時間

(メールや電話等での対応時間)が削減

業務効率は半減された!


といっても過言でない。(^.^)

事例発表後は、

コクヨさんより「ハリナックス」

プレゼント頂きました!
(やったー!!(^.^)/)
1207-3


「図解最高ーー!!」

1207-4

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【簿記の知識がなくても、会計入力はカンタン】

こんにちは、高倉です!

年末近くなり、街がドンドン

ざわめいてきています。

忘年会はひと通り終わりましたか?

まだこれから?

年末といえば大掃除もありますよね

私は、3日くらいに分けて

する場所を決め、少しずつしています。

効率よく、「大変」な作業にならないように

ラクにしましょう!!(頑張りすぎると私の場合
腰を痛めがちなので・・・(笑))

また、年末を越えると個人事業主の方は

「確定申告」が待っていますよね。

年が明けると慌てて、

顧問の税理士さんや

商工会に駆け込む姿を見受けます。

事務処理は、経営の後片付けのように

感じてる経営者の方も多く、

後回しになり、1年分・・・

ってことになると

更に「もう無理」・・・

と、いうことで

税理士さんや各機関に丸投げ!

なんてことに・・・



でも、実は事務処理って

本当に時間をどんどん圧縮していく

【コツ】があるんですよ☆


例えば、最近の会計ソフトは

かなり頭がいいんです!!

会計ソフトさえあれば、

事務員さんの簿記の資格は

特に必要ありません(
持っていて損にはならないし、あってもいいですが)

なぜなら、会計ソフトに

勘定科目の『仕訳』を記憶させておくだけ

で充分だからです!



例えば、

弥生会計という会計ソフトの事例でいうと、、、

売上計上時に

「売掛金/売上」500,000円 
     ㈱○○○○  月分


と言ったような仕訳を発生件数分入力していくものを

「振替伝票」登録!という機能で、
  ↓ ↓ ↓
やよい-1


1行ずつ通常発生している所を登録しておくことで

下記のようにカンタンに登録ができます

【メリット】

①同じ仕訳「売掛金/売上」と
 言う入力の手間が省ける

②相手先も登録されているので、
 発生分の行に金額を入力するだけ
 
③事務員さんに簿記の知識が
 なくても大丈夫



例えば、カード明細の仕訳を計上するとき

   ↓ ↓ ↓
やよい-2


【メリット】

①ガソリン代は「旅費交通費?」「消耗品費?」と
 悩むこともなく

②一旦、「仮払金/普通預金」などの
 処理をしてまとめて、
 明細入力用の伝票を登録しおくことで
 発生分の行の金額入力や

③追加入力だけで済む



このように、予め分かる仕訳を登録
(登録時は顧問税理士等会計担当の先生に相談)

しておくことによって

簿記の資格(知識)がなくても

入力自体もラクに効率よくすすめられます。

今回ご紹介した振替伝票登録以外にも

●1行ずつの仕訳登録

●相手先名登録

●科目と相手先名のヒモつけ

●毎月発生仕訳の登録
(決まった金額まで登録可能)


の機能がほとんどの会計ソフトで

登録可能ですので

是非、活用して入力作業を

もっと『ラク』にしましょう!

知らない機能を知るだけで作業効率は

格段に上がりますよ!!

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【オートフィルタを知らないですか?】-Excelで効率化!-

こんにちは、高倉です!

寒いですーーー☆

年末になって更に寒さが厳しくなってきました

まるで冬の準備を急いでいるかのようですね。


さて、最近コンサルティングをしていて

少しビックリしたことがありました。

意外とカンタンなExcel活用がされていないことです


Excelって、聞くと、

「関数」「グラフ」「表計算」、、、、

数学苦手な人は少し敬遠しがち
です。

でも、

いえいえ、Excelって、苦手な人こそ使うと

【超便利】
なんですよ(^.^)

特に、ビジネスシーンでのExcel活用で

一番活躍しているのは

【一覧管理】
ですよね?!

◆顧客名簿

◆商品一覧

◆業務履歴

などなど、、


そんな中でビックリしたのが

意外と、オートフィルタが活用されていないことです!

※オートフィルタとは、

表計算ソフトのExcelで、

特定の文字や数値を含んだ行だけを

抽出して表示する機能で、

条件は列ごとに指定でき、

複数の条件に一致したデータだけを

表示させることもできます。


「えーーーっ!」

「こんな膨大な量のエクセル表の一覧で
なぜオートフィルタをつけてないのですか?」


「オートフィルタって何ですか?」

  ↓ ↓ ↓(コチラをクリックしてみてください)

オートフィルタの使い方
※「よねさんのWordとExcelの小部屋」より抜粋

「ええーーこんな便利なものがあったんですか?」

「今まで50音順の並べ替えだけで済ませていました」



オートフィルタをこの一覧表につけるだけで

上下行へ間違えて入力をすることもなく、

50音順だけでなくタイトルごとに絞りこみが

できることは、かなり仕事が効率よく進む。

絞りこんだ部分だけの集計も出来たりするから

これも便利!!!☆

うーーんまだまだExcelの

ミニ活用講座は必要なのか?

思ったよりも使われていない便利機能・・・

そういった情報発信も必要だと感じた瞬間でした(^.^)

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