2012年11月 | ARCHIVE-SELECT | 2013年01月

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冬季休暇です(^^)

こんにちは、「見える化」で効率をUPする

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

今日から当オフィスは、冬季休暇に入ります(^^)

12/30~1/6までとなります。

今回は、長い休暇に恵まれて

おりますが、

ブログやfacebook、アウトソーシング業務はほぼ休みなし

休みなし!って大変だと思いますか?

いいえ、実は、私はスマホで

仕事を7割片付けちゃうので、

あと3割をノートPCで完了!

データはクラウド化してるので

最新データをどこからでも見れちゃいます(^^)♫

隙間時間を活用するので、

しっかり休暇も取れちゃいます。

スマホは、私の大事なアシスタントです(^^)

では、今日から関西帰省の旅に

行ってきまーす♫


今年もブログをご覧頂きありがとうございました。

来年も更に、効率化のネタを提供してまいります。

よいお年をお迎え下さいませ♫

| プライベート・広告・名言格言ハガキ | 12:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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資料作成は【チェックリスト】と【6割り作成】

こんにちは、「見える化」で効率をUPする
事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

この土日は久しぶりに

午前中を休日、仕事は午後に少しと

ゆっくり出来ました(^^)

このブログも少しずつ読んで頂いてる方も

増えてきて、嬉しい限りです。(^^)

最近サボっていたので、

また少しずつ発信を増やして

まいりまーす♫

今日は、事務の仕事の中でも

資料作りについて!です。

ワードで案内チラシ、

パワーポイントで業務説明、

事務の仕事って、経理だけじゃ

ないですよね。

資料作成もたーくさん、依頼されます。

そんな時、あなたは、いきなり作り始めます???

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確認用のチェックリストを用意する

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まずイキナリ始める前に

チェックリストを用意しましょう!

★資料作成に必要な情報は事前に
確認、聞き取りをし、
これをリストにして、毎回の確認
マニュアルにするとイイですよね(^^)
↓ ↓ ↓



ヌケ、モレ、ワスレが無くなり、

作成前にすべての「材料」を

用意する事で、その後の

作成作業が効率良くすすみます。

例えば、料理をする前も材料を

一通り揃えてから調理を始めるでしょ?


そういう事です(^^)

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資料は6割りで一旦提出

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資料作成の第一弾の「叩き台」は

■全体の構成が分かるように

■チェックリストの素材が詰まってる
状態で


「6割りの出来」で提出する事を

オススメします!(^^)

事務員には、決裁権限がない事が

ほとんどです。

上司や社長など、社内で確認してもらい、

修正や追加が出ます!

人は具体的に目に見えると、

客観視でき、言葉や文字で

伝えてた時より、自分自身の

伝えモレや、改善ポイント
まで、

気付き始めるんですよね(^^)

なので、1発OKがほぼないと

思った方が良いですね。

なので、全体イメージと素材が

詰まっている6割りでいいのです!

追加、修正をもらって、

3回以内で完成させる!

で充分です。

その代わり、叩き台は、

スピーディーに!!
※私は1日で出す時もあります。
3日以内がベターです!
(期限が短い場合は、それに合わせる!)

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叩き台→直し→調整

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そして、下記の手順で進むのが

理想的!

1.叩き台→6割り

2.指示を受けて、直し→9割り

3.最終調整→完成

※最終追加、誤字脱字チェック、
全体バランスなど

この、作成→チェック→作成

流れ、テンポは、スピーディに!!

最終調整をより慎重に!!

期待に応えよう!

早く完成品を出そう!


考えすぎず、

上司や社長とキャッチボールする

感覚でやってみるとイイですよ(^^)

| 改善の提案 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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【司会】の仕事は、当日だけじゃないんです

こんにちは、「見える化」で効率をUPする

事務改善アドバイザーの高倉己淑です!

近況報告!
セミナーコンテスト東京予選

敗退しました。。。

悔しさが無いわけではありません。

泣きました。

しかし、イイ経験しました!

高校球児の気持ちが少し分かりました!(^^)

せっかくなんで、動画アップを

画策中!またお知らせしますね。

さて、

先月、初めて司会をしましたが、

おかげさまで、

「イベント」における

裏方の様々な役割り一通り

経験したかと思います。

企画、運営、設営、受付、

会計、音響、照明、簡易カメラマン

そして、司会です(^^)

今回は司会のお話、、、

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当日だけじゃないんです!

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司会ってどんなお仕事が

あると思いますか?

当日だけだと思います?

いやいや、タレントが

呼ばれてするパターンに

脚本を渡されて、、、

と言うこともあるかも

知れませんが、基本は、

当日だけじゃないんですよ(^^)

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段取りとゲスト、主催と目的

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■段取り

段取りが大切なんです。

タイムスケジュールと

流れ
を知る必要があります!

■ゲストと主催

ゲストと主催者が、

どんな人かを事前に知って

おきましょう!!

・プロフィールをお伝えするかしないか?

・その内容は?

・どのタイミングで?

・どのように?


を確認しましょう!

■目的

開催目的を確認しましょう!

参加者に、
何かを売りたいのか?

聞かせたいのか?


もらいたいのか?

プレゼントしたいのか?

楽しんで欲しいのか?


など、

目的を知ることで、

アドリブや全体の流れが

ブレにくくなります。

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主催者でなく、参加者を意識する

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イベントは、参加者が主役です!

主催者の顔色ではなく、

参加者にまず喜んでもらうこと


大切!!!

イベント開催は、参加者向けの何か!

でしかない。

参加者に喜んで頂く=主催者が喜ぶ

なんです(^^)

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先月、私はタイムスケジュールと

シナリオまで作成しました。

これは、役割り分担で言えば

企画と運営にあたります!

今までの経験が3役出来たんですね(笑)

あと4名のスタッフの皆さんが

運営準備と受付だったので、

流れを仕切っちゃいました(*^o^*)

もし、司会を依頼される場合は

タイムスケジュールと

シナリオの叩き台は

依頼しておくことを

オススメしますよ(^^)

アドリブ部分は、自分で

目的、流れ、参加者の笑顔を

意識するとスムーズに楽しく

出来ますよ(^^)

私に足りなかったのは

ボイストレーニングと

アナウンサーのようなキレイな声

ですね(笑)

ちなみに、笑いはかなり取りました!

大阪ノリがウケたようです(^^)

企業でも、個人でも、

イベントサポートする場面って

研修、セミナー、プレゼン、販売等

様々ありますよね。

司会をする方に役立つと

嬉しいです(^^)

| 改善の方法・実践 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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