2012年12月 | ARCHIVE-SELECT | 2013年02月

| PAGE-SELECT |

≫ EDIT

【超効率化】驚きの病院!!

こんにちは、「見える化」で効率をUPする

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

年明け早々、最近、皮膚に謎の発疹が、、、

皮膚が弱く、アレルギー反応しやすいのですが、

今回はかなり広範囲、、、

先日、2週間経って、やっと皮膚科に

行きました!!

そこで、感動の【効率化】を見ました!

***************

えっ?待ち合い室に2人だけ?

***************


知人に教えてもらった町の皮膚科

腕はいいので、皮膚の病気を持つ人には

人気だと聞いていたのだが、、、

えっ?患者さん少ない、、、

評判、ホントにいいの?

と、少し不安になった頃、

***************

その場で顕微鏡

***************


そうして10分もしたら名前が

呼ばれた。

「高倉さんどうぞ」

中に入ると、看護師さんらしき女性が1人

診察室に案内してくれた。

受付は2名、看護師さん入れて、
3名。

診察室には、想像してたよりも

若い先生が登場!

さっそく様子を聞かれ、

いつから始まったか、

どんな状況か?

かゆいのか痛いのか?など

問診が終わったあと、

「まずは、見せてもらいましょう」

患部を少しこそげ取ると、

すぐに机の上にある顕微鏡を覗いた!

その場ですぐ見て、

その場で原因を掴む。

そして治療方法を決めた
瞬間

***************

薬袋に書き出した!

***************


先生は、薬袋を取り出し、

カルテに書くのが早いか、

袋に書くのが早いか?

のスピードで、

処方する薬名と飲むタイミングを書き出した。

『えっ?先生が書くんや!!(O_O)』

そして、書くだけではない、

素早くイスの後ろの薬棚から

手際よく薬を選んで、

薬袋に次々入れていく。



近頃、院外処方が進む中、

院内処方をしているのも

珍しいが、先生が薬の処方まで

すべて終わらせるのを

目の前て見ていて、清々しい程でした。




医療報酬点数の問題や

処方待ちの待ち時間削減

人件費削減 など


どんどん院外処方が増えてる昨今、

院長が診察をしながら処方を

終わらせる!

「なんて効率いいんだ!!」

私も医療事務で勤務した経験があるのだが、

院長や勤務医師のカルテの文字が

読みづらく、聞き直しがあったり

書き間違えがあったり、


確認事項が出てきます。
(最近は電子カルテ採用も増えてますが)

これなら、院長が直接なので、

連絡ミスはおこりません。

ちなみに、診察は約5分程度、

会計は3分後には終わりました。

なんだ!この早さ!∑(゚Д゚)

皮膚科で1時間待ちは当たり前に思っていた

概念が消し飛びました!!

待合室に人が少ないのは、

この効率化のせいだったんですね。
(全てではなく、タイミングが良かったのもあるとは思いますが、、)

人件費が削減されてる分、

院内処方で出来るんですね。(^^)


一概に全ての病院に同じような事が
出来るわけではないですが、
こういう病院が増えると嬉しいな!と
思います(o^^o)


★病院の院外処方の推移など
こちらをご参照下さい。

↓ ↓ ↓
医薬分業の光と影

| 改善の事例 | 21:34 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

面接で良い人材を見抜く魔法の言葉

こんにちは、「見える化」で効率をUPする

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

毎日寒いですね。

早く春よ来い!と言いたくなりますが、

日本の四季の一つ、「冬」を

しっかり味わうのもまた情緒です♫

さて、

春に向け、新規で求人、

面接をしている企業も多いですよね
(大企業はもうすでに決まってますよね)




求人面接をする時に【謙虚さ】と【感謝】があるか?

を見抜くひと言があるのを

ご存知ですか?

その言葉は、

『あなたは、運が良い方ですか?』

実は、この言葉は松下幸之助さんが

面接時に聞く、たった一つの質問です。

これで、『はい』と答えた方は、

合格!!!です(^^)

えっ?!

そんなの、みんな「良いです」
って

いうでしょ?

って、思っていませんか?

実は、ある企業で実践したら、

4割の方が「いいえ」もしくは、

何らかの説明をつけました。

ここで、説明をつけるのも

少し素直さに欠けるのかも知れませんね。

実際、この質問では曖昧だった方で

スキルは最高!!とみた経営者が

その方を採用しましたが、

経営者の言う事を聞かない場面も

多く、自分の主張が多すぎたため、

試用期間までで正式採用になりませんでした。

実際に有効な質問です。

是非、使ってみて下さいね(^^)

| 改善の事例 | 09:02 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

事務に大切なことは【複眼】と【気配り】

こんにちは、「見える化」で効率をUPする

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

昨日は、関東地方大雪・・・東京の中心部でも

積雪、そしてアイスバーンで様々な交通網も大混乱

ですが休日でまだ混乱の度合いは少なく済んだ

ように思いますが、みなさんはどうでしたか??

さて、

事務の現場では、会計処理やエクセル操作などが

必要になってきますが、

実は、経営者の方に知っておいて欲しいこと

そして今後、事務職で就職希望の人にも

覚えていて欲しいのですが、

実はそういった技術面の能力より大切なこと

それは

********************

「複眼」と「気配り」

********************

なんです。

えっ?

でも、簿記の知識やエクセルの操作が出来る人が

いいんじゃないの??

はい。そうなんです。

もちろん、それらはあるに越したことはありません。

ですが、無くても「覚える」ことは出来るのです。



では、なぜ

「複眼」と「気配り」なのか?


それは、

これら二つを持つ方の効率が変わるからです。

*******************

「複眼」で全体把握と優先順位に気づく

*******************

複眼


複眼が大切だというのは、

業務の全体把握、

「すべき業務」

「現在の進捗状況」

「今誰が、何を欲しているか?
 どのように動いているか?」


特に、3つ目を読み取る力です!

単純にすべき業務を

「自分だけ」で見てみて

優先順位を付けるのはカンタンです。

ですが、

会社組織においては、

周りとの【連携】が必要になる業務があります。

『事務』とは、

そのものが、仕事の目的ではなく

会社運営、経営が滞りなく進むように

「事」を「務める」ことです。

それは、営業のサポート(営業事務)だったり

受注発注業務だったり、

経営成績、指針の材料となる

資料作成の為の業務(経理事務)だったり

します。

仕事の目的は「経営サポート」全般に

及ぶのです。

※そしてそれぞれに細分化された目的業務が
発生するのです。

こと、小規模の中小企業において、

事務員の仕事は多岐に渡ります。

会計処理、受注・発注、総務、接客・・・

一人でいろんな事をこなします。


だからこそ、「複眼」を持って、

見渡し、「今すべきこと」を

分かる
能力が必要とされます。

まるで、主婦の毎日です(^.^)

家計簿、炊事、洗濯、買い物、パート仕事・・・


洗いもの
赤ちゃん

毎日の時間割が大まかに出来ており、

その中で動き、

子供が熱を出したら、何を優先?

仕事が遅くなったら何を優先?


など、家族の状況や自分の状況を見て

毎日「判断」の連続なのです。


事務の仕事もそれと同じです(^.^)

クレームが出たら何を優先?

営業の人が外出するのに資料作成が
間に合わない。どうする?

会計処理の期限が迫っている。

さあ、どうする???

全体を見れていないと、

気づかず、後回しで良いことを

先にして、必要なことがギリギリになって・・・

これって、非効率だと思いませんか?

「効率化」ってより良い「効果」が出て

その効率化の意味を成すんですよね♪


********************

「気配り」

********************


気配りはとっても大切

よく聞く言葉・・・それは

「言われてませんから・・・」

「聞いてませんでした」


うーん、言いたい気持ちは分かりますが、

それを正当化するのはどうでしょう?

気配り・・・色々考えすぎることはありません。

その人への【思いやり】だと思うのです。

『今、○○さんは△△の資料を必要としてるかも?』

『この業務を整理しておくと他の人も
 やりやすいだろうなーー』

『○○さんが忙しそうだから、
 手伝おう!』


とか・・・なんです。

仲間を思い、会社を思い、

そこで「自分に何ができるか?」を考える

それが必要なんです。

そして、出来ることからスル!だけで

いいんです。

そして、それが円滑に動く組織づくりへと

変貌していくんですよね(^.^)

事務職は「聖域」かのように会社内で

思われがち・・・

それは、お金を扱っているから???

「聖域」なんて無いことを理解し、

助け合って、協力し合って、

経営は成り立っていく。。。

その一員になる!という意識って

大事なんです(^.^)



+++++++++++++++++

私が、事務員募集をするなら、

・30代~40代の主婦
・エクセルが出来る人
・自分にちょっと自信がない人


を雇いましょう!と

お伝えしているのは、

「複眼」と「気配り」を兼ね備えている方が

多い
からなんですよね(^.^)

エクセルは言わば

「料理が出来る人」
ってことですね♪
料理


| プライベート・広告・名言格言ハガキ | 11:09 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

今月の名言・格言はゴーギャン♪

こんにちは、「見える化」で効率をUPする

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

正月明けたら、あっと言う間に日が

過ぎて行きますよね・・・(汗;)

年明けの効率化いかがですか?

私は?というと、

【付箋】と業務スケジュールの【時間割管理】で

新規懸案や打ち合わせ、企画作成など

予定外も多いものの、

なんとか業務は進んでおります。

来週末には、東京ディズニーランドへ行くという

楽しみが待っているので、

もうひと頑張りです(^.^)

さて、今日は、毎月書いてる

「名言・格言」ハガキ

こちらをご紹介!

今月はなんとフランスの画家

ポール・ゴーギャンの名言!!!

「私は見るために 目を閉じるのです」
  ↓ ↓ ↓
ゴーギャン


「目」だけが物事をすべて捉えれる
わけではない!ということですよね(^.^)

| プライベート・広告・名言格言ハガキ | 16:23 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

【段取り】上手で、年明け加速!

こんにちは、「見える化」で効率をUPする

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

あけましておめでとうございます

本年もどうぞよろしくお願い致します。



正月休みもあっと言う間に終わり、

明日から仕事初めだと言う方も多いですよね。

と、言う事で明日からのお仕事を

更にスムーズに効率よく進める為には、

やっぱり、【段取り】が大事!

「今日の5分が明日1日を決める!」

と言っても過言ではないです(^^)

下記の段取りをやっておきませんか?

「朝5分で出来る仕事管理術!」です(^.^)

まずは、付箋をご用意下さい。

↓↓↓
1.すべき仕事(打ち合わせ、
会議などのスケジュール以外)を
全て書き出す

ふせん

※打ち合わせ、会議、訪問は、
手帳やカレンダーで(^^)

2.書き出した仕事のうち、
本当に自分がすべきこと以外、
捨てる(もしくは、他の人へ依頼)

どっち?

※期限を必ず決める

3.重要度、緊急度の観点から優先順位を決める!
出来上がり


明日は上記3をやるのみ!
仕事が終わったら、「付箋を捨てる」
どんどん減っていく付箋を見ると更に仕事が加速。
私も早速取り掛かりまーす!

| 改善の提案 | 10:12 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

| PAGE-SELECT |