2013年07月 | ARCHIVE-SELECT | 2013年09月

| PAGE-SELECT |

≫ EDIT

8月31日セミナー開催 裏話(笑)

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

本日8月31日は、

夫との共同開催

「心をつかむ60分の講演の作り方」

似顔絵


セミナーでした。

いやーー。

知り合って12年、

結婚して9年経ちましたが、

初、共同企画で、

私は司会と事務局をしただけですが

なんだかちょっと

緊張しちゃいました(笑)

そんなセミナーの裏話を公開!!!


***************

講師のブランディングを壊さない!

***************



夫婦とはいえ、別々で事業をしており

お互いに仕事には「プロ意識」を持って

取組みます。

そこで、今回、共同開催とはいえ、

進めていく流れは、

開催場所、

参加費、

告知方法、

告知の媒体、

告知文面
などなど

ありますが、

話し合う中で共通認識は

『主役のイメージを壊さない』

ということ。

つまりは、今回講師である

カン・チュンド氏の

意向に沿った方法を汲み取る

ということです。

講師の話を聞きに来られる参加者に対し

そこを外すと、この会だけでなく

それまでのブランディングすら

壊してしまいかねないからです。

しかし、

いくつかの冒険と言いますか、

チャレンジはしました。

***************

初、チャレンジ!

***************


今回初めて、

イベント告知で次の2つの手法も

使ってみました。


●facebook広告を使用

●PR動画で告知



広告の方の反応はイマイチでしたが

PR動画は、セミナーのイメージが

しやすいようで、

参加表明が増えたことは事実です。

そして、もっとも大切なことは

当日の参加者に喜んでいただく

内容を練り上げること!!

***************

気分は下北沢の劇団員♪

***************


今回のお話しは、

講演やプレゼン、セミナーにおける

講師のコンテンツ(話し)の伝わる度

をUPさせるための

<話し方の技術>がメイン!!

その中で

『演じること』が大事!とお話ししています。

そう気分は、下北沢の劇団員♪

・・・・

そこで、リハーサルでは

演技の細かい部分も話しあっていました。

例えば・・・

今回、セミナーの中で

「大げさすぎるくらいが

“ちょうどいいんです”」


と言うセリフを何度も言いますが

そこでのジェスチャー(手の動き)

を当初、夫(カン・チュンド氏)が

下記のような形をしていました。
ちょうど1

そこで私・・・

「それは、チョットいい。

の形じゃないの?」

「ちょうどいい。っていうのは

目盛り的な要素を伝えるジェスチャー

でいこう!」


で、こんなジェスチャーに・・・

ちょうど2

こんな、一見どうでもいいような

細部にわたる見直しをしつつ

何回もリハーサルを重ね

今日の日を迎えました。


セミナー開催は

講師、コンテンツ、話す技術と

言いますが、

その手前の全体のイメージブランディングと

そこに至るまでの地道な作業が

より『質』を上げていくのだと思います。

そのためには、

今回のような 新しい告知方法の取り入れや

地道な裏準備が当日を更に

盛り上げるのですよね(^.^)


毎回開催ごとに勉強ですが

更に多くのことを学べました。


さて、夫婦企画は今後もあるのか?!は

また別のお話しで!!(^.^)


(追伸)
本日ご参加いただきました皆様

ありがとうございました。

開催の様子




★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<ご相談・お問い合わせ>

| セミナー情報 | 22:08 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

【ムダ】の効用

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

今日は、お客様の会社での

業務引き継ぎ及び報告の日でした。

5ヶ月の事務改善の仕組みづくりと

6ヶ月の企画運営事務に

携わってきたのですが、

事務のアウトソーシング部分だけに

ようやくまとまってきて、

引き継ぎの時期に入っています。

そんな引き継ぎ時に私がいつも

事務の方にお伝えしていること

それは、

***************

目を2つ持つ!!

***************


・・・と言うことです!

どういうことか?と言うと


当オフィスのお客様の規模は

従業員30名以下・・・

ですので、

大抵が<事務員1人>なのです。


そこで

たった一人の事務員が


間違いなく業務を進めるために

必要なことが、

「目を2つ持つ!」ことなんです
(※目はもともと2つ・・・なんて
野暮なことは言わないでくださいね(^.^))

目を2つ持つとは、

視点を2つ持つということです。



**************

ムダの効用

**************



視点を2つ持つことで、

自分で自分の仕事を

チェックするんですね。


どのようにするかというと、

データベースに入力していく

過程のチェック項目を

◎紙ベースの資料との照合

以外に

◎別データから見た照合

など

※別データとは、
システム上のデータと

Excel管理データなど・・・


「えっ?それって2度手間では?」


別データを持つということは

同じようなデータを2つ持つ・・・

ということですからね。。。

はい。

もしそれがダメなら


入力したチェックを

毎日と、週1など

タイムラグを敢えて作って

再度確認する・・・


と、いった事を行うのです。


これも一見2度手間です。


しかし、これは私は

「ムダの効用」だと思うのです。

1人での事務作業は

1人での確認業務。


客観性がなくなり、

間違いに気づかず進むことも

発生しがちです。

そこで、あえてこういった

2度手間的なことをすることで

『客観視』する

<タイミング>

<資料>

「ミス」を防ぎ

「正確性」を追求する
のです。


*************

クレームやミスのカバーは
もっと「ムダ」

*************


実は、二度手間にかかる時間の

ムダよりも

クレームやミスのカバーにかかる

所要時間やその他コストの方が

「ムダ」だけでなく、

信用問題から「売上」を圧迫する


【リスク】にまで発展するからです。


よく

「2度手間を無くそう!」

と言われますが、

敢えて、正確性を求める客観視としての

2度手間は、


ムダの効用なのではないか?!と

思うのです。

【注】1人事務員の方へのすすめ方であり
数人体制の場合は、入力の2度手間は不要
照合の2人体制でOK


【客観視】できる仕組みは大切ですよね(^.^)



★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<ご相談・お問い合わせ>



| 改善の提案 | 22:52 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

定型フォームも【目線】と【動作】を意識する

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

まだまだ日中暑いですが、

秋めいてきた気配を感じる今日この頃・・・

空を見上げると様変わりし始めた雲の形

夜になると流れてくる涼やかな風・・・

秋が来ると冬・・・


あっという間に年末!!Σ(゚Д゚)


気持ちもソワソワ・・・

ちょっと焦り始めてきてませんか?


さて、


最近、「業務改善」談議をしてる中で


「だよねーー」と共感した内容を

1つご紹介!!(^.^)



****************

【目線】と【動作】に合わせる

****************


準備する資料、

箇条書きの要件

そんなフォームを作成する時

よく「」(チェックマーク)が入るように

資料名などの前に「□」のボックスを付しています。


この「□」は、

常に資料名の“前”である必要があるのか?

というお話しです。

結論から申し上げますと、

そのチェック!という動作を必要としたときは


必ずしも、“前”ではない!


ということなんです。



例えば

「この要件に該当する人・・・」

的な場合は、

前でいいように思います。

なぜなら」が

「●」や「■」などの箇条書きの

目的
で使われているからです。


ですが、例えば

「準備する」「確認する」という目的の場合、

前にチェックマークがあった場合

目線は、

①チェックマークを読み飛ばし
②資料名を読む
③資料名の先頭に戻り、チェックマーク


例)OFFICEキスクのセミナー準備で
使用するチェックリストです(^.^)

セミナーチェック1


という流れになります。


これは目線と動作でいくと
目


「一旦前へ戻る」という工程が

必要になります。

そうであれば、

下記のようなパターンでいいのではないか?

ということなんです。

セミナーチェック2


※但し、上記の場合は文末とチェックボックス「□」の
間に空白はあるため目線が揺れますので、
罫線を付けて、目線が上下に揺れない工夫をする必要があります。
(※更に改善します(^.^))



「目的」として

資料を確かめてから、チェックする!

のであれば、資料名の次にチェックマークが

来る方が流れ的に動作を誘導することに

なりませんか?

よりその目的にあった作成が必要なんだと

思うのですよね。


自分の【目線】【動作】

相手の【目線】【動作】
から

考えることも「改善」の一つです(^.^)/





★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<ご相談・お問い合わせ>




| 改善の事例 | 14:10 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

言わずして人を動かす

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

今日は土曜日、

休息しました!

ONとOFFは大事ですよね

仕事詰っているから時間取れない~

と考えていると

体も集中力も、もたないので

私は、あきらめて休息します。

その代り集中した時の

仕事の質とスピードはすごいですよ(^.^)♪


さて、先日

年の離れた友人と久しぶりに会い、

食事を楽しんでいました。

そこで、彼女との会話の中で

**********************

「あー。だから私は上手くいかなかったんだ」

**********************


と気づかされた話しがありました。

と、そんなお話し・・・




彼女が人を怒るところは見たことが

ありません。

せいぜい、たしなめるくらいはありますが

・・・・。


先日、そんな彼女のマンションの天井から

水漏れが発生。

雨漏り


芸術家の彼女の作業場にしていたフロアが

水浸しに・・・・

「で、どうしたんですか?」

「管理会社に電話しようにも
夜中だったので翌日まで待って、
翌朝電話したのよ」


私だったら、上の階に怒鳴りに行くかも

・・・・

しかも彼女は怒鳴ることもなく

翌朝、管理会社に

「どうしましょう・・・」

って、

****************

「どうしましょう?」と
「よろしくお願いします。」だけ

****************


「えっそれだけですか???」


「それですぐに工事の方と来て
下さったのよ」


「賠償とかどうなったんですか?」

「特に大作を制作してた時でなかったので
作品に被害はなかったのが良かったわね。

壁紙や床やテーブルが大変なことに
なっていたけれど、

工事の方が入って間もなく壊れていた
箇所までついでに直してくださったり

とってもキレイにして頂いたので大丈夫よ」


・・・・
ニッコリ



細かく聞くと

壁紙は貼り直したが、

床は水をキレイにふき取った程度

ついでの修理は、電気のスイッチや

郵便受けなどを今回の被害に

関係のない所でした。

「でも、部屋のその他の私物や

テーブル、床の件などもあるのでは?」


と私が聞くと、

彼女はニッコリ笑って、

「そうね。管理会社の方に、

そのかわり、退居の際の費用を

計算する時はお願いしますね」


とこれまたサラッと爽やかに

話したそうです。


***************

周りも見てる!

***************



こんなやり取りを横で聞いていた

業者の親方らしき方が、

「普通は文句の一つも
言いたくなるもんだ!
それを言わないなんて
何か困ったことがあったら
いつでも連絡してください」


工事


と、彼女の被害でない所まで

修理をし、言付けて帰ったそうです。


日々、こんな調子の彼女なので

管理会社の方も

他の入居者よりも対応が早く

「なんだか得なのよ!」

と笑っています。


・・・・・

そういえば、私は文句ばかり・・・

最近、昔から比べると格段に減っては

いるものの

すぐに怒って、怒鳴り散らしているな(反省)

人は怒られて行動できないんですね

そして、そうしてしてくる仕事は

質も悪い。

一方、ニコニコしている人には

すぐに「何かしてあげたい」

思うんだなーーと、、、、


もっとニッコリ、爽やかな対応が出来る

そんな大人で在りたい。

42歳、、、まだまだ子供な私を

実感しました。


******************

気は長く、心は丸く、腹立てず、

人は大きく、己は小さく



~尾関宗園 氏の言葉~

*****************


ですね。




★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<ご相談・お問い合わせ>

| ちょっとイイ話 | 18:47 | comments:2 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

【時短】【ラクラク介助】【安全】で快適な生活環境

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

最近、水不足だというNEWSゲリラ豪雨のNEWSが

多いですね。ゲリラ豪雨は局地的なので、

例えば水を溜めるダムの面積を覆うような範囲での

一定時間の降雨がないと水不足解消にはならないそうです。

人工降雨装置まで稼働しましたが、

雨乞いは天に届くか?!

今日も東京方面では、豪雨の予想があるそうですので

備えて外出しないと!ですね。(^.^)


さて、話しは変わりますが

昨日、パナソニックのリビングショールームに

見学に行ってまいりました。

様々な効率化に通じる商品があると伺い訪問!


その中でも私が気になった3つをご紹介

******************

時短!3口横並びのコンロで効率化

******************


まず一つ目は


3口IH「トリプルワイド」!です。

3口コンロ

私も、料理はしますが、

3口コンロの場合、俵型に並んでるのが基本、

ですが、鍋やフライパン、

魚焼き器からの排気などで

奥のコンロがいつも

「使いにくいなーー」と感じていました

そんな中、ショールームを見ていると

こんなコンロが!!!!

横幅は取るものの、

コンロ手前のスペースを活用でき、コンロ前で

作業ができるため、まさにキッチンの

コックピット状態で

最小限の動きで、

3つ同時稼働


それにより料理が時短できる優れものです!

思わず欲しくなりナデナデしました。(笑)

※詳しくはコチラ
 ↓ ↓
http://sumai.panasonic.jp/kitchen/living-station/feature/01range.html

*****************

要介護者、介助者の助け!的商品

*****************


次に気になったのは、

ミストシャワーが噴出される

「ゲンキ浴シャワー」なるもの!

ゲンキ浴

これ、イメージ画像は健康的な女性ですが

私がすごい!と感じたのは、

「美容」としての機能ではなく

「介助用具」としての機能なのです。

私の父は4年前に他界しましたが、

6年間、介護生活の期間がありました。

脳幹出血による障害で

まったく体を動かすことが出来なかったため

病院での入院生活がほとんどでしたが、

お風呂に入れることは本当に大変なこと。

ご高齢で介護が必要な場合も、

湯船に浸かることが困難
な方も多いようです。

そんな時、このシャワーがあれば、

体を冷まさず、ラクに

体を洗うことが出来そうです。


「ああーーこれ、6年前に欲しかった」

と見つめていました。

もちろん、

入浴時間の効率化

安全性も図れます。

※詳しくはコチラ
 ↓ ↓
http://sumai.panasonic.jp/bathroom/cococino/concept/shower.html

*****************

トイレ掃除の手間いらず?!

*****************


3つ目は超有名な

「アラウーノ」です。

トイレを自動洗浄してくれる便器です。

トイレ掃除が嫌!ってわけではないですが

いつも清潔を保ってくれるというのは

かなり魅力的です。(^.^)

アラウーノ

この商品、

洗剤には「食器用洗剤」を使用

トイレ用洗剤を使わなくても

洗浄できるのは、

コストダウンにもなりイイですね。

もう一つ、機能を追加で

「アームレスト」をつけることによって、

高齢化、介護に対応できるのもいいです

よく壁に手すりを付けたりしてる事が

ありますが、

このアームレストだと

両手で立ち上がれるので安定して

少しのちからで立ち上がったり

座ったりがラクですね。

アラウーノ2


これは、高齢で足腰、ひざの弱くなった

実家の母に欲しいと思いました!!


コスト、

効率化

安全性


の面で良い商品ですよね(^.^)

※詳しくはコチラ
 ↓ ↓
http://sumai.panasonic.jp/toilet/alauno/



・・・・・


と、うーーん。さすがすごい!!

確かに価格的に高いなーーと感じる商品も

ありますが、

機能、安全性、継続コスト、修繕など

色々な観点から見て、

良い商品もたくさん(^.^)

夢が膨らみ、「家欲しい」なんて思いも出てきたり・・・


無料見学できるので、

ショールームに行って、

自分のライフスタイルにあった商品を見つけるのも

楽しいかも!!!

欲しいものがたくさん出てきたので

一層仕事頑張ります(笑)!!!



★セミナー情報
 8/31(土)開催!!、講師歴13年2000人の前で講師も務めるCFPファイナンシャルプランナーカン・チュンド講師の「心をつかむ60分の講座の作り方」 申込み受付中
 のご案内はコチラ
  ↓ ↓ ↓
http://kisook.blog63.fc2.com/blog-entry-450.html


★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<ご相談・お問い合わせ>

| 情報 | 07:28 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

初、積立投資!

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

まだまだ暑さは続きますが、

最近、夜は過ごしやすくなりましたね。

突然ですが、

私、本日、積立投資し始めました~♫

「えっ?今ごろ?」と

思われる方も多いと思いますが、

投資に興味がなかったのです。
(その方面は、夫まかせです(笑))

ですが、最近、

インデックスファンド、

ETF
など

個別に考えて買わなくても

袋買いできる方法もあり、

月々1000円~始められるので、

「買ってみようかな?」と

言う気になりました。(^^)

何を買ったかと言うと、

「eMAXIS 全世界株式」です。

これは、夫のオススメの1つでした。

これを毎月1000円ずつ、



分配金は再投資。

世界に釣り糸をたらしてみることに

しました(^^)

遅ればせながらな超マイクロ投資家(笑)

知らない世界を知る事も

大切ですよね(^^)

さて、どんな成長をとげますか、

気長に待つこととします♫

最近、何か新しい事に

チャレンジしてますか?!


※ちなみに、楽天証券を使い、ネットで
契約!世の中、ラクになりましたね
https://www.rakuten-sec.co.jp/smartphone/merit.html?sclid=GO_SP_company



【告知等】
★事務改善、パートナー募集中
一緒に効率化の仕組みづくりをして下さるパートナーもしくはお手伝い下さる方を募集中!!
ご希望の方は、メッセージ下さいね(^^)


★セミナー情報
 8/31(土)開催!!、講師歴13年2000人の前で講師も務めるCFPファイナンシャルプランナーカン・チュンド講師の「心をつかむ60分の講座の作り方」 申込み受付中
 のご案内はコチラ
  ↓ ↓ ↓
http://kisook.blog63.fc2.com/blog-entry-450.html


★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<ご相談・お問い合わせ>

| プライベート・広告・名言格言ハガキ | 22:16 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

起業には「切り替え期間」を持つ!

こんにちは

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

さて、8/15までしっかり夏季休暇を取り

昨日から仕事を始めてますよーー。

世の中は今週末までお盆休みの方も

多いですね。

帰省ラッシュは少し分散され、例年よりは

マシだとか?(^.^)


さて、先日こんな相談がありました

「私、今の会社は契約社員なので

転職を考え始めています。

でも、“好きな事”を仕事にしたいとも

思っていて、何がいいのかな?と

悩むのです。」


また別の方からもこんな相談

「今の仕事は長く続けているし、

十分なお給料がありますが、

他にしたいことはあります。

でもいきなり起業ってできないし

お茶会やイベント開催、事業的な

ことに力がそそげないんです

ノウハウもないし・・・」


なるほどーーそうですね。

起業する場合は、その事業で売上

そして利益を確保していかないと
(もちろんキャッシュフローレベルで)

生活もできなくなってしまいます。

そこでアドバイス

***************

切り替え期間を大事にする!

***************


まずいきなり転職、

いきなり起業

はハードルが高いですよね。

私は、リスクは最小限にしたいと

思う方なので、おススメしません。

お話しするのは

今の仕事との

「切り替え期間を持つ!」

と言うことです。

切り替え期間とは

主たる仕事をつづけながら

副業を始める!

ということです。

その「副業=好きな仕事」

生活ができるレベル、事業計画が

立てれるようになってからでも

いいのではないでしょうか?

「でも高倉さん、

公務員だと副業禁止なんです」

・・・・なるほど

そうですね。

しかし、ちょっと待ってください


いきなり「仕事」になりますか?


***************

時間を投資してノウハウを得る

***************

もちろん、副業もいきなり

お金を得れるようなそんな甘い話は

ほとんどありません。

まったく無名の人で実績の無い方に

あなたは仕事を依頼しますか?


私が切り替え期間中におススメするのは


「時間を投資して実績を作る!」

ということです。


友人、知人などに

モニターや体験として無料で行い、

実績とノウハウと情報をもっと

溜めていくのです!!



そうすることで、


その仕事を体験した方が

リピーターとして


●顧客にも成りえますし、

●その仕事が通用するかどうかもわかります。

●蓄積した実績数は広告にもなりますし

●喜ばれる仕事かどうかの情報も得れます


また、

●自分が気づかない自分の才能も発見できたり

●更に学ぶべきことがわかったり

●収益を得れるのかどうか?
 自分の仕事の値段も分かります
(かかる時間や付加価値等から)



「仕事になるかどうかわからない」

から

まずやってみる!んです

その実績から分析することで

不安は8割がた解消されるでしょう。

そして、少しづつ

『報酬を得る仕事』として

シフトしていくことで

どんどん自信とその裏付けが

ついていくのです(^.^)


******************

運営を学ぶならボランティアをせよ!

******************


「高倉さん、私はサロン経営できる

ようになりたいのですが、

イベントから始める場合、どんな事に

気をつければいいですか?」


・・・

「まあ、やってみて気づいていけばイイ!」

と言えば乱暴(笑)なので、

学びたいと思うなら

そんな起業スクールに通えばイイ

とも言えます。

ですが、私がおススメするのは

『実践で身につける』

ということ。

そこで彼女には

「自分がしたいようなイベントや

お茶会を開催しているような方に

ボランティアスタッフを申し出ては

いかがですか?」



まず運営をやってみる!

そしてスタッフとして裏方をすることで

その運営の流れを理解することができます

そこでノウハウを蓄積し、

自分ならどうするか?の工夫を付与するのです


相談はまだ少し続き、


●人脈の作り方

●集客のポイント


までレクチャーしました。


最近

「好きなこと」を仕事にしよう!!

という風潮が強いですね。

楽しく、そして自分の才能が発揮できることが

多いのでもっともかもしれませんが、

「求められること」でなければ

「仕事」として報酬に至らないことは多いです


好きなことが「仕事」になるか「趣味」になるか

そこがポイントのように思います!

そして「不安」を解消するには

「行動」と「結果」しかありません。

まず行動!してみましょう。
(リスクを最小限にね(笑))
紅茶




★セミナー情報
 8/31(土)開催!!、講師歴13年2000人の前で講師も務めるCFPファイナンシャルプランナーカン・チュンド講師の「心をつかむ60分の講座の作り方」 申込み受付中
 のご案内はコチラ
  ↓ ↓ ↓
http://kisook.blog63.fc2.com/blog-entry-450.html


★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<ご相談・お問い合わせ>

| 情報 | 09:51 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

料理と仕事の【段取り】の関係

こんにちは

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

弊所、OFFICEキスクは

8/10~8/15まで夏季休暇突入!!

夏季休暇中のブログは

お休みですが、

Facebookでは色んな投稿を

していますのでこちらでご覧下さいね♪

★OFFICEキスクFacebookページ
  ↓ ↓
https://www.facebook.com/jimukaizen.officekisook

★高倉己淑facebook個人ページ
  ↓ ↓
https://www.facebook.com/kisook.takakura


さて、

先日、とある会社の事務員さんと

お話ししていて気づいたことが

ありました。

今日はそんなお話し(^.^)


****************

料理するレシピ通りに材料購入

****************


その事務員さん、

仮にA子さんとします。

A子さんは、

すでにあるマニュアルの通りだったり

資料が全て揃ってる状況、

決められたスケジュール通りの動き

でないと、

不安やストレスがたまり、

仕事も臨機応変な対応が出来ないタイプ

・・・・

そんなA子さんに、ふと

「料理って得意ですか?」

と聞いてみた。

すると、

「得意ってわけではないですが

教えてもらった料理、知ってる料理

一般的な主婦が作れるような

料理全般は作ります」


という回答。
(この回答の内容一つでも
オモシロいですよね(^.^))


「じゃ、料理する時、

冷蔵庫の中を開けて、

余りもので作ったりできますか?」


冷蔵庫


と聞くと、

「それはできません。

私は、作る料理の材料を

買うところから始め、

全て揃えてから料理を始める方

なんです。」


買い物



「えーー。Σ(゚Д゚)そうすると、

余った時とか困りますよね?

食費もかさみませんか?」



「そうなんです。

うちのエンゲル係数はかなり

高い方だと思います」



なるほどーーー(^o^)


****************

料理も仕事も段取りおなじ?!

****************



「そうなんだ!!!」

と私。

A子さんの話しを聞いて、

すっごく合点がいきました!


なぜならA子さんは、


仕事において

決められたこと

揃った材料でないとできない

急な仕事を頼むと

他のことが考えれない。

かといって、

数字の正確性やツメは甘い・・・


という気になる要素があります。


これ、それまでの会話で

なんだかわかったような気がしませんか?


料理も

・材料からそろえる

・適当な料理、自分アレンジなどは
せず、聞いた、習ったものしかしない


・主婦で、家計を気にしているが
エンゲル係数が高くても
低くしようとする様子もない
(数字に対して気にしているが
行動しない)



ということなんです!!


***************

事務員は、余りもので料理ができる人?

***************



必ずしもそれだけ!って

ことではないですが

ここでわかったことは、

「余りもので料理が出来る人」


って要素を持つ方が

スーパー事務員になりやすいのでは?

ということ。



事務員の方にはやはり、


◆臨機応変

◆コスト意識

◆自分で工夫



という対応が出来る方が


望ましい。

全てを教えないと・・・

ではなく、

そこから「改善」の意味で

工夫が出来る方は


かなり重宝されます。


私が今まで言ってきた

小規模な中小企業における

スーパー事務員に育つ3つの要素

●30代~40代の主婦

●Excelの出来る(使える)人

●自分に少し自信のない人


の項目に

1つ追加しそうです!!!(^^)!

事務員



※ちなみに私は、もちろん

余りもので料理できる派です(^.^)
(飲食店でのアルバイト経験が
今の私の土台だからかも?!)



★セミナー情報
 8/31(土)開催!!、講師歴13年2000人の前で講師も務めるCFPファイナンシャルプランナーカン・チュンド講師の「心をつかむ60分の講座の作り方」 申込み受付中
 のご案内はコチラ
  ↓ ↓ ↓
http://kisook.blog63.fc2.com/blog-entry-450.html


★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<ご相談・お問い合わせ>

| 改善の提案 | 12:43 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

メール連絡のすれ違い・・・「理解したか?」をどう確認する?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

昨日は、関西地方大混乱!

地震予測の誤報で、

私も実家にTELしてました

「あーー、あれ。誤報だよ!」

一安心ですが、驚きましたね。


色んな要因が重なり

今回の誤報につながったようですが、

仕事においても

「予測」と違うこと

「思い」と違うこと


発生しますよね。

OFFICEキスクでは、

在宅で事務委託してる方がいますが

そのメールでのやりとりで気づいたことを

メール


ご紹介!

****************

 「了解」って何?

****************


自分がしていて、

人にされた時に初めて気づいたこと

それは

「了解!」

って言葉です


これ、すごく便利で良く

使いますが、気づいたのは

この言葉は、日々会ってる人同志

だと伝わりやすい言葉ですが

離れている場合

案外

分かりにくい曖昧な言葉だった

ということです。


例えば、

私が指示したメールに対して

在宅事務の方から来たメールは

「了解しました」の一言。

了解


伝わってるのかな???と

思ったら、全然伝わっておらず

同じ間違いが2回生じた!

何に対して「了解!」???


困った


***************

 「了解」のあとに書くこと・・
 
***************


そこで、改善したのが

「了解しました」

のあとで、理解した内容と

その後の行動を書く!ということ。


「了解しました。

○○を△△のようにして

返信するようにいたします」

と言う感じで、

伝えたことが、理解できているか?を

文書化して頂くようにしました。

・・・・・


このように、

「了解しました」って

日々会っていると、

どんな風に受け取る人なのか?や

その後のフォローもしやすい

のですが、

離れていると

ココの意思疎通がうまくいきません。


より、詳細にやりとりをし、

・コミュニケーション経験値



・事例対応履歴

を確認出来ていない間は

特に、言葉が短いほど

伝わっているかどうか分かりにくいのです

メールでの指示の場合

特に、

「誰が」

「誰に」

「何に対して」

「何を」

「どのように」

「いつまでに」


が明確にならないといけない

ということです。

これは、文面になった瞬間

メール以外のメモでも

発生することです。


「伝えたつもり」

「理解したつもり」


にならないための工夫

改善が必要ですね(^.^)


今回の改善でより「伝わり度」がUPしました♪


伝わり度と言えば、

セミナーや講演、研修など講師を務める際の

「伝わり度」をUPさせる

セミナーを8月31日に開催します!

講師は、カン・チュンド氏!

プレゼンや講師をされる機会のある方は

必見!です。(体感型セミナーです)

詳細はコチラ

 ↓ ↓ ↓
★セミナー情報
 8/31(土)開催!!、講師歴13年2000人の前で講師も務めるCFPファイナンシャルプランナーカン・チュンド講師の「心をつかむ60分の講座の作り方」 申込み受付中
facebookイベントページにて受付中
  ↓ ↓ ↓
https://www.facebook.com/events/593412507370882/

★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<ご相談・お問い合わせ>

| 改善の事例 | 10:37 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

「えっ?それだけ?」を増やし、改善の習慣化

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

ここ最近嬉しい言葉をかけて頂き

元気モリモリな私♪

「高倉さん、ブログ見てますよ!
オモシロいですね~」


「今、事務局できるのは
高倉さんのおかげです」


調子ノリな私は、こんな一言で

更に、色んなことを書きたくなったり

その場で情婦提供したくなるんです。

話し過ぎちゃうこともしばしば・・(笑)

さて、

昨日、改善談議をしておりました(^.^)

業務改善コンサルティングを手掛ける

A税理士さん、

いやーー大変勉強になりました。

******************

「えっ?それだけ?」を増やす!

******************



A税理士さんも

現場に入り、業務全体の流れ、

その会社のノウハウを軸に

業務フローやルールなど作成し

マニュアル化します。

その中で、意気投合したのは

「えっ?それだけ?」

という改善がもっとも効果的で

継続的な効率化につながる!

ということ。



●仕組みの中の動きがすでに
マニュアル化になっているか?

●細かい動作をどこまで効率化するか?

●人の目線、動きに対して理にかなっているか?


など、改善のポイントがあるなーーと

いうこと(^.^)

このソフトがイイ!とか

このアプリがイイ!とか

そんな話はなく、

「えっ?そんな簡単なの?」の

驚きをどのようにして増やすか?と

言う観点からの話が続く、

なぜなら、「簡単」でないと

改善は浸透していかないから!


それを現場で体感してる者同志


だからこそである。


****************

ショートカットキーを徹底

****************


A氏の話で面白いなーーと思った一つに

マウスを使わず、

キーボードで作業をサクサク進めちゃう

ショートカットキーの話!

例えば、

文章のコピー&ペースト

マウスを使うと

マウス


①文章の範囲をマウスでドラッグして指定

②マウスを右クリック

③コピーを左クリック

④貼り付け箇所にカーソルを移動

⑤マウスを右クリック

⑥貼り付けを左クリック


6工程


これをショートカットキー

を組み合わせると

①範囲を選択

②「Ctrl」+「C」でコピー

③差し込み部分に移動

④「Ctrl」+「V」で貼り付け


2工程も削減される。


また、こんな方はいないでしょうか?

ひらがな入力をしていて


カタカナを入力したい時、

わざわざ、キーボードの

「カタカナ ひらがな ローマ字」

と書かれたボタンで

「カタカナ」入力に切り替えて

入力し、また入力を切り替える

これをショートカットキーを使えば

ひらがな入力した状態で

「F7」を叩くと、全角カタカナに

「F8」を叩くと、半角カタカナに

変わるのだ!
(これは、一般的によく使われています
私も使っています(^.^))

このようにほんの少しだけど

確実に入力作業が「ラク」になるツール、

ラクになる方法を知り、

一つ一つの作業工程が

効率よくなって

塵も積もれば山となるのです(^.^)

そして、これは「ラク」を実感するので


習慣化しやすい
んですね♪

「面倒だな・・・」を減らすことが

改善したものや更なる改善を

継続していくのに

大切なんです。
(↑これ、かなりいつも悩みの種ですが(笑))

ショートカットキー

もう知ってるよ!と言う方も

いますが、これ、知ってる数によって

入力スピードは格段に変わりますね(^.^)

新人教育にイイですね!!!

A氏おススメの本はコチラ
初版は2008年ですが、超おすすめ!
 ↓ ↓

たった3秒のパソコン仕事術 (知的生きかた文庫)たった3秒のパソコン仕事術 (知的生きかた文庫)
(2010/02/19)
中山 真敬

商品詳細を見る





<OFFICEキスク情報>
★セミナー情報
 8/31(土)開催!!、講師歴13年2000人の前で講師も務めるCFPファイナンシャルプランナーカン・チュンド講師の「心をつかむ60分の講座の作り方」 申込み受付中
 のご案内はコチラ
  ↓ ↓ ↓
http://kisook.blog63.fc2.com/blog-entry-450.html


★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<お申込み・お問い合わせ>

| 改善の提案 | 20:04 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

仕事と休日のバランス!

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

今日は、女子会!

銀座松屋の屋上のビアガーデンで

飲んで、食べて、笑いました(^^)

こんな休日もイイですね♫

本日はのんびり、休日を楽しんでいました。

やはり、仕事する時と、休む時の

メリハリって、私には大事!

緊張と緩和、

集中と散漫、


毎日効率的に過ごすこと

なんてしていません。

たまには、ボーッと、

あえて、「ムダ」に思える

時間を過ごす事で、

次の仕事への集中力が高まるんです(^^)


あえてするムダは私には「必要」

なんですね(^^)

そんな、いつもいつも

効率よく動いていませんよ

プライベートは、

ナマケモノ化するんです(笑)

バランスが大事!

自分に心地よいバランスを

保つ事が、楽しく効率化よく

仕事をする秘訣でも

あります(^^)

みなさんは、

どんなバランスを取ってますか?

※本日、二次会は銀座のBARにて



★セミナー情報
 8/31(土)開催!!、講師歴13年2000人の前で講師も務めるCFPファイナンシャルプランナーカン・チュンド講師の「心をつかむ60分の講座の作り方」 申込み受付中
 のご案内はコチラ
  ↓ ↓ ↓
http://kisook.blog63.fc2.com/blog-entry-450.html


★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
お申込み、お問い合わせ

こちら⇒<お申込み・お問い合わせ>

| 改善の提案 | 23:47 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

≫ EDIT

動画作成のポイント!

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)


さて、最近仕事がたてこみ、

なんだ資料がいっぱいに・・・

今週末は、スッキリ片付けよう!!(^◇^)


今日は事務改善ではないのですが、

動画作成についての情報です。

最近「iMovie」なるもので、

動画作成を手掛けたりしているのですが、


*******************

素人でも出来る動画作成のポイント!

*******************


をお伝えしたいと思います(^.^)


これからの時代、

会社で、個人で、

動画によるアピールは大きな渦になると

思うのですよね。


そこで私がカンタンにできる

ことでおススメしたいのが

「iMovie」と言うアプリです。

ipadやiphoneで撮影、編集が可能です(^.^)

imovie

★アプリダウンロード

これを使って作成する際に私なりに分かった手順を

お伝えしますね♪


1)動画は3分以内(PRは1分)が理想

2)3分程度のシナリオを作成する

3)シナリオを読みながらリハーサルをする

4)動き、セリフ読み、カットのタイミングなど
 構成を考える

5)4)の構成に従って撮影

6)iMovieで編集

7)YouTubeへアップ


以上が流れです。

そして流れの中での撮影ポイントが実は重要!!!

4)の動き、セリフ読み、カットのタイミング

ですが、

ここに大きなポイントがあります!!

それはこの5つ!

①撮影するipad、iphone を固定し、
左右、前後の動ける幅の床に印をつける

②カメラが動くのではなく、人が動く!

③1分ずつでカット!(セリフが覚えやすい)

④動きの始まりと終わりの手の位置など
ポーズを決めておく(表情も)

⑤少し大げさな方が見る側は面白い

⑥カメラ目線の位置に印を用意し
撮影される側の目線を固定
(あえてはずすのはアリ!)

⑦室内はカーテンを閉めきったくらいが
ちょうどイイ!
(iphone、ipadで明るさ調整をロックする)


以上が大きなポイント(^.^)/

これを抑えておくだけで撮影は

順調に進みます。

あとは編集ですね。

iMovie を使って、

撮影の動画と動画をつなげたり、

文字を表示させたり、

音楽をBGMに付けたりできます♪

そうして完成したのが、コチラ!!!

※ちなみに撮影される方は「演じましょうね(^.^)」
 ↓ ↓ ↓
心をつかむ60分の講演の作り方動画


さあ、みなさんも作成してみませんか?

この撮影から編集までにかかった

所要時間は約3時間です(笑)

まだまだ遅いですが地道に

作成していきます(^.^)/



★セミナー情報
 8/31(土)開催!!、講師歴13年2000人の前で講師も務めるCFPファイナンシャルプランナーカン・チュンド講師の「心をつかむ60分の講座の作り方」 申込み受付中
 のご案内はコチラ
  ↓ ↓ ↓
http://kisook.blog63.fc2.com/blog-entry-450.html


★OFFICEキスクの事務効率化
業務案内と料金はこちら(初回60分1万円~ご相談承ります)
⇒ <業務案内>

★OFFICEキスクの
ご質問、ご相談、お問い合わせ

こちら⇒<お申込み・お問い合わせ>

| 情報 | 09:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

| PAGE-SELECT |