2014年06月 | ARCHIVE-SELECT | 2014年08月

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【引き算】からの改善!!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

最近、妙にフルーツが食べたくなり

朝のパン食からフルーツと野菜ジュースに変わり

健康な朝を迎えるようになりました。

暑い夏、あなたはなにか生活習慣で変化した事は

ないですか?

さて、先日とある相談を受けました。

相談者も気づかない視点をお伝えした

改善コンサルティングの内容、

その内容をご本人の了解を得て今日は

ご紹介させて頂きます。
(但し名前はNさんとします)

****************

 事務所のテーブルをソファにしたい!

****************


保険関連のコンサルタントであるNさん、

以前、Nさんの事務所の事務デスクから棚など

レイアウトをコンサルした事から

今回も事務所のレイアウトや

備品変更したいとの相談

Nさん:「高倉さん、ミーティングデスクを
ソファに変えたいんです!」

から話は始まりました。

しかし、なぜソファ?!

Nさんの事務所は、

1LDK

5畳程度の部屋と

14畳ほどのリビング
があり

その14畳のリビングスペースを

コンサルティングルームとして活用。

現在は、4人掛けの木製の立派な

ミーティングテーブルと

4脚の椅子、

そしてNさんの立派なデスク


本棚がある状況です。

その立派なミーティングテーブルと

椅子(両方まだまだ全然使えるし十分キレイ)

を処分(売るか、廃棄するか検討中)し、

新たに高級感のあるソファの応接セットにしたい!

という事。



****************

 ソファで満足度が上がるのか?!

****************



私:「ええーー、Nさんあのミーティングセット
椅子だけで合計12万ほどしたものですよΣ(゚Д゚)」
高倉-1


Nさん:「でもイメージ変革をしたいのです!!」

イメージを変える??

私:「Nさんソファが良いというのはなぜですか」

Nさん:「よりリラックスしてお話し頂けるようにしたいのです」

私:「なるほど、ミーティングデスクを処分しようとする理由は?」

Nさん:「ソファを置く場所を確保する為と、
イメージチェンジです」

※こんなイメージなのかな?
ソファ-1

※それともカジュアルであればこんな感じも?
ソファー2


私:「ソファの方が良いという判断はなぜですか」

Nさん:「米国のある調査によると、
デスクよりも
ソファのほうが
コンサルティングの満足度が高くなる
という
結果が出ているのです」

私:「それはいつ、発表されたものですか」

Nさん:「アメリカで、2年前くらいに聞きました。」

私:「Nさんのお客様は男性、女性、
どちらの方が多いですか?」

Nさん:「割合で言うと、6:4で
女性
の方が多いです」

私:「女性は、ソファの方が話しやすいのでしょうか」

Nさん:「・・・。そうでもないかも。
私が男性なので少し距離感を保つ
ミーティングテーブルの方が
良いかも知れません。」

私:「男性は、ソファの方が話しやすいのでしょうか」

Nさん:「どちらでもいいのかも・・・」

私:「では、Nさんはイメージチェンジ
図りたいのですね」

Nさん:「雰囲気を刷新し、
新たな取り組みをしたいという気持ちです」


私:「なるほど、その“雰囲気を刷新”とは
どのような意味でしょうか」

Nさん:「もっと、カジュアルにリラックスして
お話しいただける空間を作り、
私の真面目そう、堅そうなイメージを払拭し、
より柔軟なコンサルティングを
イメージして頂きたいのです。」

私:「なるほど、そうなると、
ソファでなくてもよさそうですね。
柔軟な、と言うと私などは
『フットワークが軽い』という
イメージにつなげたりもしますね」

Nさん:「あっ、そうですか。
相談者の方と距離感を
今までより縮めたい思いもあって・・・」

私:「と、なると、Nさんの事務所で私が
威圧感を感じるならば、Nさんの
 大きなデスク
でしょうか」

Nさん:「えっ??」

私:「いかにも社長です!
コンサルタントです!ドーン!!
ドーン

って感じがするのです(笑)」

Nさん:「確かに・・・(汗;)」



****************

 専用のデスクは要るのか?!

****************



私:「机・・・要りますか?」

Nさん:「え?要りますよ。
だってデスクトップパソコンを置いて仕事をしたいのです。
原稿を書いたり、資料作りを行ったり・・・」

私:「あの大きさ要ります?」

Nさん:「もう少し小さくてもいいかも知れません」

私:「ちなみにこれまで
ソファを置く場所の確保や配置、
イメージづくりを考えていましたが、
私がNさんにまず行って頂きたいのは、
『本当に必要か』を見極め
『不要』なものを整理すること
です。」

Nさん:「整理・・・ですか?」

私:「はい。Nさんの事務所には棚もたくさんあります。
カウンターキッチンもあります。
今、ざっと見渡してみて、
すべての設備をうまく活用できていると思われますか?」

Nさん:「・・・。」

私:「既存のものを、活用し切れていない状況で、
中途半端に今あるものを入れ替えたり、
新たなものを増やしたりする・・
つまり、足し算から先にしているのが気にかかります。」

Nさん:「足し算ですか」

私:「Nさんは出張も多く、講師や出版、
コンサルティングのお仕事をされています。
PC一つあればどこでも仕事が出来る内容だと
私は思います。
そこで、下記のことをイメージしてください。」

●資料はクラウド
(ネット上のサーバー)管理でIDとパスワードさえ入れれば
どこからでも確認し、印刷、メールへの添付、共有が可能

●パソコンはノートPCで、どこにでも移動できる

●資料はすべてデータ化
なので紙資料を保管する場所が最小限でよい

Nさん:「でも、紙資料・・・たくさんあって・・・」

****************

 真っ白なキャンバスに絵を描く!

****************


私:よりご自身のビジネスの動きにあった環境へと
変化させる『柔軟さ』

Nさんには必要なのではないでしょうか。
本当に必要なことなのか?
使わないのではないか?を考えるためにも
まず、全部放りだして、選別する所から始めませんか?」

私:「家の設計図だって、
真っ白な紙に空間だけの寸法があり、
そこにどんどんイメージを書き足していきますよね?
イメージを作っていくにも、
まず真っ新な空間を作って、『必要なもの』
そこに配置することが大切なんです。」

私:「Nさんのデスクが無くなることが、
カジュアルな空間を作るのかも知れませんね。
だって、カフェや高級ラウンジには、
あんな大きなデスクはないのですから」



その後、Nさんには、

今までにはなかった

新鮮な視点です!と

言って頂けました。


Nさん



いかがでしょうか。

経営する中で日々、良いものは取り入れようと考えます。

ですが、足し算ばかりでは、

本当の自分の目的に合った効果に

繋がるとは限りません。


思考もモノも整理整頓。

まず真っ白なキャンバスに理想の絵を描くつもり

引き算をすることから始めることを

おススメします。(^.^)




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| ムダの着眼・コスト削減 | 17:35 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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プライバシーマークを持った在宅事務!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

梅雨も明け、カエルの鳴き声から

セミの鳴き声に変わり、

空には毎日のように入道雲が

広がっていますね。

エルニーニョ現象で冷夏になると

言われていた今年の夏も

そのエルニーニョの効果が秋に遅れ、

やっぱり「猛暑」だそうですね。

夏バテ、熱中症にはお気を付けくださいね。


さて、先日事務代行を手掛ける会社様へ

訪問し、内容を聞きに行ってきました


************

プライバシーマークと在宅

************


最近、独立起業される方が増えて

きていますが、

1人社長の場合、

自分でも何でもやってしまう。

そして行ってきた方が多いですね

私もそのうちの一人でもあります。

でも一人には限界があり、

当オフィスに相談される社長様の多くは

「事務仕事に時間が取られて困っている」

「事務員を一人雇うほどではないのですが・・・」


という悩みを抱えています。

そこで、

「もっとラクに」
「社長がしなくても回る」
「誰でも出来る」

という

事務の仕組みづくりの

依頼をお請けするのです。

その中で最終的には

誰かに「事務」を頼まないと回らない部分が

発生することもあります。

そこで最近増えてきているのが

【在宅事務】です。

ネットを探すと、在宅事務の窓口を

されてる会社は見かけますが、

今回訪問させて頂いた
  ↓ ↓ ↓
「おまかせ経理事務代行YPP」さん

何が良いかと言うと、

なんと在宅事務を推進しつつ、

『プライバシーマーク』を取られているんです!!Σ(゚Д゚)
YPPマーク

個人情報の管理はめちゃくちゃ大事!!

特に気になるのは

主婦の井戸端会議で会社の内情を

漏えいされることはないか?

データ入力、連絡の流れの中で

ウィルスが入ったり、

他社へデータが流れてしまうような事がないか?

である。

これは在宅だけでなく、パート・アルバイト・正社員限らず

これはルールでもあり、

私は仕事をする上でのモラルでもあると思っています。

ですが、これを気軽に考えるパターンが多い!!

その点、YPPさんは斡旋ではなく代行業として

その「仕事」に対する徹底した体制に感動しました。

**************

チームで仕事を行うリスクマネジメント

**************


在宅事務を希望する方は、

大抵、短時間労働、しかも

「超短時間」希望者も多い。

例えばお昼1時間程度を

週2とか・・・

そうしてYPPさんの行ったことは

そういった方のチームを作ることです。

そうすることにより

週4日 4時間程度 というような

依頼にも2名居れば対応できちゃう


いうことなんです。

このチーム編成の更に良いことは

主婦にありがちな悩み

「子供が熱を出したら・・・」

「家族に何かあった時・・・」


その時に仕事に対応できなかったら

どうしよう・・・という事です。

そんな時もチーム対応なので

誰かがその穴を埋めることが出来ています。


社内研修も日々行い。

チャットワークを使って

チーム(プロジェクト)ごとで

連絡網をリアルタイムで回す仕組みは

クラウド上の仮想オフィス空間です。

雇用形態や働き方が多様化する中で

先日ビックサイトで行われていた

ワークスタイル変革でも

クラウド管理により

出社しなくても仕事が進む仕組みは

たくさん出ていましたが、

安心できる会社へ外注に依頼するという事も

情報化社会においては大切な

リスクマネジメントになるのではないかと

思われます。

なお、現在下記のような助成金制度もあり
必要な仕組みを作っていく上でも
活用できますので参考までに!!
  ↓ ↓
●ワークライフバランス推進助成金
※東京都のみ

●職場意識改善助成金
※厚生労働省






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| 人材・採用・教育 | 08:46 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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2穴チューブファイルが要らなくなる?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

先日、かたづけ士の小松易(こまつやすし)さんが

講師をするという事で、

『事務カフェ』に参加してきました。

事務改善を進める上で、

問題点を探していると、

案外、

「整理整頓」出来ていないことが多く

その『探す』時間

『その人しか分からない』

いうモノの管理になってしまって

いる事がほとんどなんですね。


*************

棚の3分の2が空っぽに!

*************


片付けと整理整頓。

言葉の違い、定義の違いなど

あるようですが、

片付けの中に整理整頓も

含まれている。と言う

説明がありました。

整理整頓、、、

整理とは、

要るモノと要らないモノとに分け、

要らないモノを捨てること。


と言いますが、

今回の講座では、

「捨てる」と言う言葉に

過剰に反応、抵抗をしめされる

場合が多い事から

【減らす】と言う言葉を用いて

いたのが印象的でした。

売っても、譲っても、後輩へ

引き継いでも良いのです(^^)

※言葉って、大事ですね。

さて、話が逸れましたが、

本題、

今回の講座に参加する前から

私は、事務所にある棚に入ったままの

古~いお客様の履歴資料を

保管したままにしていたのを

スキャナーを購入した事をキッカケに

整理しよう!と

考えていたのです。

そして、講座の終了間際、

片付け宣言をした事から

いよいよ、する事に!

(余談)
なぜか宝物化しており、
頻繁に見るものでもないので
そのままにされていました。

いざ、3段の棚を片付けようと

全部出し、

※恥ずかしながら、こんな状態でした
医者の不養生とはよく言ったものです(汗;)


スキャンしようかと思った所、

ほとんど、最終的なデータが

残っているので、

スキャンする必要もなく、

過去履歴ファイルの9割は

捨てるだけの作業に、、、

案外、そんなものなんですね。

※この時の判断基準は、
必要か必要でないかではなく、
使うか使わないか?です。

*************

2穴パイプファイルが要らない?!

*************


更に整理をしていて気づくのですが、

資料をデータ保管するのが

主流になってくると、

稼働している間の資料管理が

必要になります。

※最終的な保管はあくまでデータ化!

そうすると、、、

なんとあんなに高かった

2穴チューブファイルは

無用の長物と化すのです。

※2穴チューブファイルとは
こういったものです↓↓


仕事が稼働している間って、

リングファイルの方が、

抜き差しが簡単なんですね。

そうすると、

前後にしか開かず、

積み上げ方式の2穴チューブファイルは

「保管用」でしか使えない?そんな存在に

なるのです。

※契約書、図面など差し替えが不要なものの
紙資料保管にはありかも知れません
(図面も今ではデータ化されていますけどね)

と、いうことで

あっという間に資料はなくなり

棚の3分の2が空っぽに!!

私は何を大事に持っていたのでしょうね。

※1段目左、2段目右、3段目左以外は写真では
全て空のファイルです!(^^)
この後、
1段目中ほどの空きスペースに
既存顧客の稼働中資料を置きました。


これは、「思い出」と「不安」が入り交じった

結果だったのです。

「スキャンしよう」と思ったら

要らなかった→捨てる


ということにつながったのです。

そして、空いたスペースへ

使い勝手のよいリングファイルを

並べ、新規にいつでも「スグに」対応できる

準備が完了!!!

※上記アフター棚の1段目の右
2段目左、3段目右3分の2が
全て空ファイルへ!∑(゚Д゚)


さて、2穴チューブファイルの山を

どうしようかな・・・(汗;)


あなたの会社の棚にも同じような現象は

起きていないですか?

「捨てる」と思いすぎず

「使うか?」と考え、

使うなら、「データ保管で共有する」→スキャン

ここで
「ええーースキャンしなくても
結果データあるし・・・」


と思ったら、

それは「捨てる」ものかも

知れませんね。

だって、スキャンするにも手間がかかるので

手間がかかると思った時に、

本当に必要かを考え始めるのです。



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| 改善の提案 | 17:06 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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facebookセキュリティの強化方法

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)

ここ最近、SNSでの乗っ取られが

増えてきていますね。

私は、まだ乗っ取られておりませんが、

セキュリティにも気をつけています。

まずLINEに関しては、

設定→プロフィール→ID検索を「不可」
に設定。

更に、パスコードロック

かけておくと良いですね(^^)

そして最近増えつつあるfacebook

アカウントの乗っ取り((((;゚Д゚)))))))

私は次のようにセキュリティを

強化しました。

乗っ取られる前にぜひ

参考にして設定してみて下さいね

*************

facebookセキュリティ強化
の方法~スマートフォン編~

*************


★まず最初にログインパスワードを
変更しましょう!


その上で下記セキュリティ強化に
入ります。

1) まずfacebookにログインします。

2) 自分のウォールの左下の「三」の
マークをタッチします。




3) メニュー画面をずっと下に
スクロールしていきます。




4)「設定」と言うメニューをタッチ



5) 表示されたメニュー画面の
「セキュリティ」をタッチ




6)「ログイン承認オン」にチェックを入れ、タッチします



7) ここで今使っているfacebook
アカウントのログイン時の
パスワードを入力します。



↓↓↓
設定開始です



8) パスコードを携帯電話番号(SMS)
を使って連絡してもらうようにします。(※番号登録していない場合、ここでは設定する必要があります)





9) SMSメッセージでfacebookから
送られてきたパスコードを入力
します。




10) ブラウザの名前の登録や
「いいえ、今すぐコード入力を
要求します」にチェックを入れ
設定完了です。




こうすることで、他の機器、ブラウザからログインしようとした場合は
パスコードを求められるようになります。

それでも乗っ取られた場合は

facebookに連絡し、

友達で繋がってる方へ連絡し

その後、対策を取りましょう!



その他、勝手にタグ付けで

広告をしようとする手法も

見受けられますので、

タグ付けは「承認をしたもののみ」

に設定しておくと、

勝手にアップされる事なく、

事前に確認し、

削除することが出来ます。

自分の被害だけではなく

良くも悪くも

拡散されやすいのがSNS。

被害が拡散されませんように

一刻も早い対策を!!

【転ばぬ先の杖】ですよ(^^)




**************

★8/12 京都コンサル祭りは
おかげさまで満席となりました。

**************




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| 情報 | 23:04 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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料理も仕事も【順序】と【コツ】が大切!!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

わっ!ブログを書いていたら、

「ミ~ン、ミンミーン・・・」

セミの鳴き声が・・・

夏が来ました!!!(^.^)

暑さ対策、夏バテ防止で

我が家は、豚肉をよく消費します。

私も案外料理を作る方なのですが、

先日、よく自分でも作る料理

「豚のしょうが焼き」

クックパッドでより美味しく作る方法はないか?
↓ ↓こちらがサイトです
http://cookpad.com/
クックパッド


と検索して、そのうち

「一番おいしく作れた!」

評判のレシピどおりに

作ってみた時のこと・・・

**************

【順序】と【コツ】が味を左右する

**************


まず豚肉を用意して

塩コショウをして

小麦粉をつけて

熱したフライパンに油をひいて

豚肉を焼きます。

(うん。うん。今までも同じ)

料理
ワンパグさんよりイラストを拝借しています。)

次に豚肉を一旦取り出します。

(えっ?Σ(゚Д゚)面倒じゃない?
一気に玉ねぎと炒めないの?)


そのフライパンに少し油を足して、

スライスしておいた

玉ねぎと刻んだ生姜を塩コショウで炒め、

玉ねぎに火が通ってきたら

砂糖、日本酒、しょう油を入れて
(※分量はレシピを見てくださいね)

炒め、ここに先ほどの豚肉を投入し

絡めていきます。

→出来上がり!

食べてみると、

今までで一番美味しく、

豚肉もやわらかくてジューシーに

仕上がりました。

醤油のコゲもありません。

玉ねぎが焦げることもありません。

【順序】と【コツ】次第でこんなに

変わるんですね♪

**************

仕事も同じ(^.^)

**************

仕事においても同じこと!

分かったつもり、

今までの経験上、

たしかに今まで出来てきました

しかし、そこから更に

効率良く、スピーディーに、

間違いなく、漏れなく出来た方が

良くないですか?

そこには、

『デキる人』の順序やコツ

共有する
ことが大切なんです。

一つの作業ごとに

それぞれがもってる最適の『コツ』を

見つけて、流れを作り、

共有すればいいのです(^.^)

料理のレシピのごとく、

「デキる仕事のマニュアル」を作ることが

出来るのです。

案外、

経験が多い人ほど

この【順序】と【コツ】を見直しをしないことが

多いですね。

世の中が日々変わってきている中、

より良い方法を学ぶことで、

更なる『改善』が進むのです。

仕事の【順序】と【コツ】を

あらためて見直してみませんか?

そうすることであなたの仕事の効率化は

更に進化を遂げますよ(^.^)♪



************

夏の京都、コンサル祭り♪
~限定3名~

8月12日(火)に京都にて、コンサルティングを
受付中

1)10時~11時30分(確定しました)
2)13時~14時30分(確定しました)

3)15時~16時30分(確定しました)

詳細・お申込みはコチラから
 ↓ ↓
「出張コンサルティングin京都」

************




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席替えで得たい効果は?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先週に引き続き、

今週もビッグサイトへ

「ワークスタイル変革」EXPOのセミナー受講と

展示ブース見学です。

ITが苦手な私も、

オフィス環境の変化には

柔軟に対応していく為にも

情報収集は欠かせません。

最近、お客様からこんな相談を受けます。

「席替えを行いたい」

【目的・と現状】から見て、お答えしますが

「定期的に席替えをしたい。」

と言う場合と

「○○の理由から今回、席替えしたい」

というのでは違ってきます。

後者では、問題解決のための

席次変更の提案を

致しますが、

前者では、リフレッシュや

コミュニケーションの多様化を求められます。

そこで、【目的】に沿っているか?

メリット・デメリットを検討して。

お答えするようにしています。

しかし、不足している情報があってはいけません

ですので今回、「ワークスタイル変革」EXPOでの

情報は新たな提案の一つとなりそうです。

***************

定期的席替えに必要な
【目的】と【環境】

***************

席替えを行う目的は何でしょう?

1)新たな環境によって生み出されるアイデア

2)仕事をしやすい環境

3)従業員同士のコミュニケーションを深める

などが代表格ではないでしょうか。


次に、席替えを実行する際に必要なことは

何でしょうか?

◎データがPC内ではなくサーバー内管理

◎従業員10名以上が対象であること

◎引出しではなく、ロッカーで私物管理

◎書類は電子化、もしくは共有棚とロッカー

◎PCはノートPCを活用し、移動を単純化へ

◎席替えをランダムに行うためのルールを作る
(固定席化すると同じことに)



デスクトップPCの中に

自分だけの資料データを保管していたり、

していては、席替えは難しいでしょう。

また、人数的にも10名未満の会社で

それぞれの役割に1名~2名しかいないのに

席替えを定期的にする必要性は薄いです。

それこそ何か問題や役割が変わった事で

変化することはあります。

また、紙資料をたくさん使っている状態でも

これは叶いません。

デスクの上に自分の役割に伴った

紙資料(ファイル)がたくさんある光景・・・

見かけませんか?

これらが引き出しに入っていても一緒です。

これらが解消されて定期的でランダムな

席替えは可能になるのです。

***************

【目的】に対する期待効果があってこそ

***************



席替えは、【目的】に対する

期待効果があってこそ発揮されると

思われます。

「個人でのPCデータ保管を徹底してなくす!」

「ペーパレス化の強化、徹底!」

「働き方の多様化に対応する」

「発想力・企画力の創造性UP」

「社内コミュニケーションの活発化」

などである。

個人でのデータ管理が多い所では

情報共有を徹底する為に
席替えは

有効であるとも取れます。
(ノートPCが固定化されればこれもまた
不徹底要素が出ます)

ペーパレス化にするメリットは

紙保管のスペース削減、

データ化による情報共有


外出・在宅でも確認できる環境作りなどです

働き方の多様化に対するメリットは

フレックスタイム制度や

在宅業務が容易に行え、

通勤時間を「仕事時間」へシフトすることが

可能なことだったりします。

また、新たな環境化になることで

頭の中もリフレッシュ
し、

新しい発想、企画が生み出される効果に

つながることもあります。

固定化しがちなコミュニケーションの輪を

拡散しつつ、場所が変わることで

新たなコミュニケーションが発生
します。

では、あなたの会社にとっての

デメリットは何でしょう?

席替えを遂行するために必要なこと

それにかかる投資額、

期待効果との比較、


を行うことが必要なように感じます。

ちなみに、10名未満の会社で

席替えを行うことにメリットを感じないのは

移動距離やコミュニケーションに変化が乏しく

そこで生じる新たなチャレンジへの

抵抗力の方が高まりやすいからです。

大企業の1000人のうちの10人と

中小企業の10人のうちの5人の反対は

まったく違ってくるのです。

最終的には経営者判断による

期待効果への選択ではありますが・・・


あなたの会社では席替えを求めますか?


(余談)
ちなみにセミナーでは、
「カルビー株式会社」さんと「カゴメ株式会社」さんの
事例を見せていただきましたが、

暗黙の了解・・・のような席の固定化を阻止するために
システムを使って席を決める
OfficeDARTS(オフィスダーツ)※コクヨファニチャー㈱提供
を使ったり、ある支店や工場では、
ビンゴゲームで使われる道具
ルーレット

を使ったりして、工夫しているそうです。(^.^)



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やりがちなミス・・・CCで全ての送信先が丸見えです!(゚Д゚;)

こんにちは

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

今日の東京。。。

すっごく蒸し暑かったですね。

暑さ対策にカバンの中には

・扇子

・日傘(雨傘両用)

・お水(本当は塩分もあるものがいいのですけどね)

が欠かせません。(^.^)

こうしたリスク要素に関する

対策は大切ですよね♪

リスクと言えば、

今日はメールでのリスク対策についてです。

***************

BCCで送信するつもりが
CCで一斉送信・・・

***************


そんな事ありませんか?

今日も1本のDMメールに

CCへメルアドを大量添付したものを

見つけました。((+_+))

先日のビッグサイトでの展示会

出展企業様と何社か名刺交換させて

頂いたのですが

そのうちの1社からDMメール

きっと営業の方も『鉄は熱いうちに打て!』って

事で早速ご案内メールを送ろうと思ったのでしょう。

そのスピードは素晴らしいと思います。

しかしながら、結果的には、

慌ててメール・・・

名刺のアドレスを片っ端から貼り付け

一斉送信・・・

「あっ!!CCだった・・・」

メルアド情報大量流出・・・。

結果、再度お詫びメールを送ることに・・・

************

「気をつけよう」ではなく
仕組み化する

************


今回のように、

案内メールなどBCCでメールを

一括送信をすることの多い企業様では

これは、かなりリスクがあります。

私自身も失敗を犯した経験がございます。(苦笑)

また、実際の事務の現場でも

「事務の方にメール配信をお願いしたら
CCで一括メールしてしまって、
クレームに・・・
それが数回ありまして、困っています」


という相談が。

「気をつけましょう!」と言っても、

配信する前に確認を忘れないようにしましょう!

と言ってもダメなんです。

ちなみにその会社さんが取った行動は

一斉送信をやめて、
個別対応にする。

ということでした。(゚Д゚;)

イベントや誕生日の方への案内で

1回で送る先はせいぜい20名前後ですが

これはかなりの手間です。((+_+))

そもそもメーラーの設定では

「CC」が「BCC」より先に

入力欄があり、特にOutlookの場合などは

CCボタンからBCC入力欄を表示させなければ

いけない状態だからミスが出るのです。
   ↓ ↓ こんな感じです。
BCC

つまりは、こういった一斉送信する際は必ず

勝手に(自動で)BCCに登録される仕組みに

することが出来ず、

貼りつける側に任せるからミスが生じるのです。


では、そうならないようにするためには??

**************

すでに出来ている仕組みを活用

**************


改善すべきは、「仕組み」を作ること。

でも、一から仕組みを作るのではなく


活用することで改善できるのです。

例えば、下記のような事

1)ステップメール
2)メルマガフォーム



これらは一斉配信する仕組みが

すでに出来上がっているサービスです。


これらの仕組みを使って

名刺交換あしたアドレスを入力し、

一斉送信すると、

他社のメールアドレスは

元々見れない状況を作り出せます。

それどころか、

個別の名前でお送りすることが出来るのも

いいですね(^.^)♪

但し、無料のサービスはおススメしません。

メールサーバーをネット上でレンタルするようなものですから

管理が不十分であったり、送信先の設定で

迷惑メール扱いに

なっていたりする場合が多いからです。
(★メールの到達率を確認くださいね)

※ステップメール配信比較サイト
ステップメール口コミ&比較ランキング

※メルマガ配信比較サイト
有料メルマガ配信スタンド比較

※ちなみに、相談を頂いた個別対応を
されていた会社様には、
顧客管理システムを作成し、
そこにメール配信機能を取り付け
自動でBCCになる仕組みを提案しました。元々システム発注予定だったので
機能追加を提案。



「気を付ける」や

「確認する」
は、

人任せであって、「ミス」「忘れ」の原因になります。

こういった「仕組み」を作ることが大切だと

思うのですよね。


(余談)
CCメールの一斉送信によって
信用は下がり、クレームは発生し、
「お詫び」のメールをすることとなった
案内を頂いた企業様・・・
たった1通のメールで
これだけのことが起こるのですよね・・・

なお、当方より電話で連絡し、CC添付発覚
その後お詫びメールが届きました。


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その後、その商品や工場の業務改善などテーマを決めて
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| 改善の提案 | 22:58 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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それを【使うシーン】を考えて買う!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

台風一過。

そして虹。

はたまた地震。

と、自然現象と天災のオンパレードな

週末。いかがお過ごしですか。

被害がなければ幸いです。

さて、先週は

「ISOT国際文具・紙製品展」

に見学に行ってまいりました。

今日は、気になった商品を一挙ご紹介!!

************

その手間の削減にコストは
いくらかけますか?

************


一部FACEBOOKページでも

ご紹介しましたが、

◆スマホプリンター「Rolt」
スマホプリンター

詳しくはコチラで紹介しました
↓ ↓ ↓
OFFICEキスク facebookページ7月10日投稿

その他、色んな文具を見て回りました。

今日は

「おっ!これ使える~」と思ってみても、

よくよく【コスト】を考えると

「うーーん」(~_~) と悩む。

塵も積もれば山となる。

ほんの少しのコストの違い。

それでどれだけ効率は良くなるのか?

結局、費用対効果を気にします。

「その手間の削減に
コストはいくらかけますか?」


*************

「こんなの欲しかった!」
「でもなくても大丈夫・・・」

*************

見ていると

「こんなの欲しかった~」

という商品に出会う。

例えばこんな商品

◆和紙テープ(テープカッター付き)(㈱ニトムズ)
和紙

最近、テプラなどではなく、

マスキングテープを活用した

背表紙や、ファイルやサンプルなどの

「見える化」「整理整頓」を推進している

私としては、

手で切った際のテープの端の雑さは

気になっていたので

「コレ、いいやん♪」(^.^)

と思ったのですが、

そこでコストと睨めっこ。

よくよくパンフレットを見ると、

幅15㎜×長さ8m と記載、

そして、1個当たり180円(税抜き)

これ安い?高い?

比較対象は、カモ井加工紙さんが出している

「mt」というマスキングテープ
mt

こちらは、幅15㎜×長さ10m で1個140円(税抜き)

コスト的には10cmの使用あたり、

ニトムズ=2.25円
mt=1.4円 


10㎝ごと0.85円の差であり、

8mの長さで比較すると、

68円ニトムズの方が高い
ことになる。

だがここで気にすべきは、

「効率化」のことである。

キレイに見せるために

ハサミを使っているようであれば、

「ニトムズ」がおススメ
であるし、

手で切っても問題なく使用できるので

あれば、もちろん「mt」の方が

効率面、コスト面ともに良い
のである。

手間をかけているなら「手間」を省く
手間がかからないなら「コスト」で比較


すると分かりやすいですね(^.^)

**************

それを使うシーンを考える

**************


そのひと手間、見映え、整理に

かけるコストとして

バランスはどうだろうか??

この視点は必要だと思う。

要するに【目的】が大切なんですよね。

1)整理整頓することの目的は?

2)キレイに見せるための目的は?

3)手間を省くための目的は?


私だったら

1)・・・すぐに必要な資料、道具を取り出すため

2)・・・は1)が叶えば目的ではない
    ただし、最低限気持ちよく仕事が出来る
    環境を整えるという目的が1)に付随する。

3)・・・稼働率のUP、人件費の削減、時間創出
    要するに、ムダな時間を削減して
    必要な時間を生む仕組みをつくること。


【機能】【価格】に【頻度】を組み合わせ、

それを使うシーンを考えることが

必要
なのです。


これらの比較する材料を元に

私が気になった商品を下記にご紹介しますので

是非、比較検討してみてくださいね

◆SPACE MAGIC(㈱エスディアイジャパン)
ダブル吸盤

100円均一でスタンドを買える中、
ここまでを必要とするのか?は疑問
価格は1個1800円(た、高い!)


◆BETERIO(KING JIM)
キングジム

SHOTENOTE(ショットノート)→スマホでノートの内容を
カメラ撮影し、スグにデータできるノートの
カバーにバッテリーが内臓されてあり
ミーティング中、移動中に充電可能な商品。

整理整頓にもなり、見た目もスマートではあるが、

ノートとカバーでしかないのと、
重い、大きい。。。そして価格は
6,500円(税抜き)・・・さあ、安い?高い?

◆タッチペンシリーズ(KING JIM)
ペン

またまたKINGJIMさんのコーナーから
「タッチペン」
クリーニングクロス・・・1,000円(税抜き)
USBケーブル・・・1,500円(税抜き)
ぶるぶる機能・・・480円(税抜き)
※ぶるぶるは、簡易マッサージになるのだとか(笑)

私はタッチペンは使わないので必要ないかな?
タッチペンを使われてる方には、
面白い商品じゃないかな?と思います。

色々見て回りましたが、

KINGJIM(キングジム)さんの商品展開は

面白いなーーと思いました。

使う使わないは別として、

アイデアが湧き出てる感満載でした(^.^)♪

まずは「こんなのあったらいいな」

それから

「誰が使う?」「どこで使う?」
「価格は何から算出する?」


ですよね(^.^)

楽しい情報収集でした。

************

夏の京都、コンサル祭り♪
~限定3名~

8月12日(火)に京都にて、コンサルティングを
受付中

1)10時~11時30分
2)13時~14時30分
3)15時~16時30分(確定しました)

詳細・お申込みはコチラから
 ↓ ↓
「出張コンサルティングin京都」

************





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出張コンサルティングin京都

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

やっと風邪から復活♪

しかし、夏風邪は皆さんも気をつけてくださいね。

さて、


当オフィスは現在東京に在りますが、

8月12日(火)

コンサルティング祭り!

と称しまして、

夏の出張コンサルティングを行います。

3名様までの限定企画。場所は【京都】となります。

□事務効率化を進めたいが何からして良いか
 分からないという方


□事務の人件費がかかりすぎて困っている方

□とにかく事務の効率を進めたいが、
 低コストで、効率化できる方法はないか。


□イベントやセミナー開催をしたいが、
 どのような流れで行っていくか、
 手続きや流れがわからない


□起業したはいいが、方向性や
 ブランディングに悩んでいる

□クレジット決済を活用したいと思っているが、
 どのような仕組み、
 どの会社のものが良いかわからない


と、いう方、

個人事業主、

起業されたばかりの方も含め

経営者の皆さまの悩みをお聞きし、

内在する問題点、改善点、

アドバイスをその場で整理整頓して

お答えいたします。


◆日程:2014年8月12(火)

1)10時~11時30分
2)13時~14時30分
3)15時~16時30分


のうち、どれかをお選びください。

◆場所:京都駅近くのカフェにて行います。
  →お申込み者様へご連絡

◆料金:通常個人60分10,000円、法人90分20,000円
  のところ、今回は一律 90分 14,000円!

※ご満足いただける内容まで整理するのは平均90分という結果から
90分コースのみの対応としました。


◆お支払方法:当日現金もしくはクレジット支払い


ぜひ、この機会にご活用くださいませ

お申込みはコチラから
 ↓ ↓ ↓
【京都コンサルティング祭り】に申し込む


※お知らせ※
当オフィスは、8/13~8/16まで
夏季休暇を頂きます。



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【プラスEX】と【エクスプレス予約】どちらが得か?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

7月4日、来週は七夕ですね。

マンションのエントランスにも

大きな笹が登場しました。

どんな願い事を書かれるのでしょうか。

私は・・・「秘密」です(笑)

さて、今日は複数カードを

まとめたい!と悩む私の一例を

ご紹介・・・結果は・・・

是非最後までお読みくださいね(^.^)

*************

本当に必要なカードは?

*************


私は・・と言うと、

例に漏れず、カードがたくさんあります。

ただし、財布の中は最低限のカードです。

ショップやレジで

「○○カードはお持ちですか?」

「すぐに仮発行できますが・・・」

「○%OFFになります」

なんて言われてポイントカードや

クレジットカードを作っていたら

きりがない。

ある時からカードを整理し始めました。

色んなポイントを溜めても少ししかたまらない

どうせならカードを1本化したいものです!

これ、なかなか難しいんですよね(苦笑)

一番、ポイントを溜めたり、

買物をしているカードがあるはず!

そこに着目しましょう♪

よく、マイレージを溜めている方がいますよね

それも手法の一つだと思います(^.^)

***************

ポイントを溜めようとしたら、損になった?

***************


そこで今回、

「メインカード」と「エクスプレスカード」を

1本化し、新幹線代のポイントを

メインカードに集約しようと考えました。

いま「プラスEXカード」というものがあるのを

ご存知ですか?

プラスEX

このカードは、

今持っているメインのカードに

新幹線予約購入のECカードが付与でき、

メインカードへポイントが溜めれる代物。

「おっ!!これはカード集約できるか?」

と考え早速、申込みへ!!!

そしてカードが届いて登録した時に

そこで新事実が発覚!(゚Д゚;)

と言いいますか、私の確認不足が発覚!

「プラスEX」と「エクスプレスカード」の違い

というPDFが存在し、それを見て愕然↑(上記文字をクリック)

***************

自分の行動パターンと割引率

***************


そこには、比較でこんな事が書いてあった

■サービス提供区間

■対象クレジットカード

■年会費

■東京~新大阪間の値引き額

■グリーンプログラムの有無

■モバイルSuica対応・非対応

についてである。

どれどれ・・・

▶サービス提供区間

◎プラスEX・・・東京~新大阪まで

・・・・

「新神戸までの切符買われへん」(゚Д゚;)


▶対象クレジットカード

◎プラスEX・・・ほぼメインカードどれでも使用可能

「これはいいやん!」(≧▽≦)

▶年会費

◎プラスEXの方が500円安い

「これもイイ♪」

▶指定席の割引き・・・

◎プラスEXの方が540円高い

「あかんやーーん」Σ(゚Д゚)

▶グリーンプログラム

◎プラスEXは・・なし

「ポイントで指定席価格でグリーン席
はめちゃくちゃ魅力なのにーーー」(゚Д゚;)


▶モバイルSuica

◎プラスEXは、非対応。

「これは使ってないから別にいいが・・・」(-_-)


・・・・と、考えると何が得なのか???

私のお得感覚で行くと、

こんな結果になった。

比較

総合判断すると、

エクスプレスカードを使用することに決定!

いやはや、これってホント比較しないと

ワカラナイですね。

カード2枚持ちはしたくないので

エクスプレスカードで!

プラスEX・・・来年までに解約だな。

そして私の複数カードを集約する旅は

まだまだ続く・・・(笑)


損得考えすぎない方が良いのでは?

と思われるかも知れませんが、

それを「知ること」が楽しいのです♪

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上質なサービスは忍者のよう。

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

最近、喉の調子がおかしいな?!

イガイガするな?ってなっていませんか?

風邪の予兆ですよ。

かく言う私も、風邪をひいてしまいました。

今、私と同じような症状の風邪が

流行っているようです。

さて、

そんな風邪をひく前に、

夫の母親が東京に出てきた際、

一緒に「箱根」へ1泊することになり

とあるホテルに宿泊しました

和風リゾートホテルをテーマにした

「翠松園」というホテルです。
(※初めての親子旅行で奮発しました(笑))

そこのサービスはやはり、すごかった。

で、そのサービスの中には「効率化」も

たくさん散りばめられていたのです。

今日はそのうちの一つをご紹介

**************

部屋と廊下をつなぐ、魔法の扉

**************


通された部屋は、

1階が和室、2階にベットと露天風呂

というメゾネットタイプ。

部屋の飲み物は自由に飲めて、

お風呂はもちろん入り放題。

気になるのは、

飲み物を飲んだ後のグラスやカップ

お風呂を入ったあとのタオル類です。

まずは一式揃っていますが、

使っていくうちに、汚れ物が増えます。

そして、新しいものが欲しいですよね?

通常はどうするのでしょう。

フロントへ電話→必要なものを依頼

という流れでしょうか。

それが、

このホテルには魔法の扉がありました。

こちらです。
 ↓ ↓
扉-1

**************

いつの間にか新しいものが

**************


部屋の入り口の扉の横には

上下2段の棚扉があり、

開けると上記のような状態。

飲み物を飲んだ空のグラスやカップは上段
扉-3




タオル類は下段に入れます。
扉-2

そうして、入れたら、

入口横にあるボタンを押します。

すると、数分後には、

入れておいたものが

新しいのと取り替えられてこのBOXに

入っている。と言う仕組みです。

これで、何回もお風呂に入り、

タオルをたくさん使っても心配ないわけです。

**************

上質な「おもてなし」は忍者のよう

**************


効率化だけで考えると、

「扉の中に頼んだものを持ってきたり、

新しいものが入ったら、

ランプが点くとか、なんかお知らせ

がないのかな?」


なんて思うのですが、

そこで夫が言いました。

「このホテルは、宿泊客の

プライベート空間を損なわないように

徹底して配慮しているから

ランプを点けるとか、お知らせする

というような野暮なことはしない。

上質なサービスとは、


“すぐに”用意されていることが

当たり前
だからこそ、

お知らせする必要がないんだよ」

なるほど~。

高級ホテルに慣れていない私は

そういったことを理解していませんでした。

まるで、忍者のようですね(^.^)♪


上質なサービスとは

「効率化」を超えて先に動くこと

なんだなーと

1泊2日、そのホテルを堪能したのでした。


効率化と一つとっても、

その

・目的

・場面

・お客様の望むもの


によって違った方法になるのですね。


++++++++++++++++

お客さんのためになり
世のため人のためになる。
それがひいては自分のためになる。
そんなロマンとビジョンを持つことが大事

~二トリ社長 似鳥昭雄氏の言葉~


+++++++++++++++++



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