2014年07月 | ARCHIVE-SELECT | 2014年09月

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出張手配に時間かかってないですか?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

あっという間に8月の平日最終日。

子供達の夏休みもあと2日と少し。

夏休みの宿題にラストスパート

をかけている子供達も多いのでは

ないでしょうか。

そこで、今「宿題代行」というのが

流行っているそうですね。

宿題を代行に依頼してしまう理由として

「今の子供は何かと忙しい。
塾や習いごとが多くて・・・」


との事。

なんだか「学校」の在り方と

親たち、子供達の意識、価値観に

ズレが生じているように思いますね。

ちなみに私自身、宿題代行は否定派です。

さて、

このように世の中、

色んなビジネスが生まれていますが

なかでも「代行業」とつくビジネスは

結構様々な分野でありますね。

秘書代行

記帳代行

家事代行

・・・・etc


今日は、こんな代行業のおはなし

*************

出張手配に時間がかかる

*************


さて、皆さん。

月にどれくらい出張があるのでしょうか?

月1回?

ほぼなし?

月10回以上?


そして、その手配は誰が行うのでしょうか?

その手配1件あたりにどのくらいの時間が

かかっているのでしょうか?


その出張手配~出張時の精算までを

管理代行してくれる業者があるのを

ご存知ですか?

国内ならいざ知れず、海外出張の多い方には

特に慣れていない国に行く際には

代行を使うのも良いのではないでしょうか。

インターネットで「出張手配代行」で検索すると

様々な業者が出てきます。

下記、2軒だけURLを貼付しておきますね

★出張手配なび

★HEARTS

他にも海外出張、海外赴任の多い企業に特化した

代行業者もあったりしますので、

ご自身の会社にあった所を見つけるといいですね

**************

でも、そもそも代行は必要か?

**************


そもそも代行が必要な条件って

なんでしょうか?


●毎月行先きは同じ
⇒交通手段、宿条件、予算から
 2、3パターンを取り決め、
 毎回その手続きをするだけ

 「代行は不要」
※2、3パターンにするのは
 日時によって、1つのパターンだけだと
 予約がとれない場合がある為


●月3回以内
①重要視することを決める
 ・移動時間が短い
 ・安い
 ②検索するサイトを決める
  (2つまで)
 ③自分の時間単価に対する価値を判断
  ⇒事務員がいれば依頼
  ⇒いなければ自分
  ⇒外注(を判断)

●月4回以上、海外多い、
 従業員も多数出張あり

  ①国内で行先きが固定なら、事務員へ
  ②海外が多い、行先きもはバラバラ

    ⇒手配時間コストで外注検討

ですので、ポイントは

1)行先きは毎回同じか?

2)重視している項目は何か?

3)交通手段の優先順位と常宿を
 2、3候補作っておく


新幹線

飛行機

ほぼこれで大丈夫です。

*************

何を重視するのかが大切

*************


「コスト意識」と言っても、

出張旅費、宿泊費のコストと

出張手配にかかる時間コスト

それに移動距離にかかる時間コスト

があります。

ご自身の一番重要視する『コスト』は何ですか?

それによって、どんな方法を取るかが

決まってくるのですね。

まずはあなたの時間単価、

事務員が手配にかけている時間などを

見てみるといいですね(^.^)

<余談>
ちなみに検索サイトで便利なのは
・「じゃらん」
・「楽天トラベル」
をおススメします。
色んなサイトへもリンクしていますし、
交通手段と宿がパックや
宿だけなど検索しやすくなっています。

でも最近では宿の値段がや
交通手段の予約も「早割」などで
安く使えることから

私の場合は、
交通手段をいつでも変更しやすい
「えきねっと」「5489(ごよやく)」「エクスプレス予約」
行い。
(もちろん飛行機の方が時間コストが安い場合、
飛行機予約をします。※ちなみに海外出張がほぼないので)

宿を別で取る!と言う方法を使っています。

『日時変更』というリスクを回避する為です。
気をつけて欲しいのは

いつから「キャンセル料」が発生するのか?
変更手数料はいくらか?


ですね(^.^)



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| 改善の提案 | 12:03 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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表示板は『目線』が大事!

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京に来て車を運転しなくなって

早4年、あんなに車ばかり乗っていたのに

レンタカーを借りて乗るのも怖くなって

きました。

方向音痴な私は、

ペーパードライバーから脱出した時、
(約11年前くらい)

まだ自家用車へのナビが高額で、

中古で譲って頂いたトヨタの「vits」に

ナビがなく、

「マップル」という地図の本で

翌日に行くルートを確認し、

ハンドル周りに番号を付けた

付箋を見ながら運転したものでした(^^ゞ

************

動きを誘導する標識たち

************


その際、

良く見ていたのは、

道の脇や交差点、

高速道路の途中で見かける

『道路標識』です。

標識-1

標識-3


標識-2


付箋には、

「○○町1丁目交差点を右」

とか

「○○通りを北へ」

というような書き方をしていたので

道路標識で、

どの角を曲がるのか?

今どの辺か?を確認していたのです。

このように、

居場所を記すもの

目的地の方向を示すものなど

動き、行動を誘導するような

標識(表示)は今や身の回りに

沢山あります。

例えば、会社、店舗などの扉に

付けられているような

「押す」「引く」表示
(最近では英語で「PUSH」「PULL」も書かれています)

押す

とか、

エレベーターなどで見かける

「開ける」「閉める」ボタンなどもあります。

開け閉め

<余談>
よく英語だけの表示をしている場合も
見受けますが、
瞬間的に分かりやすいのは日本であれば
やはり「日本語」、
先の「押す」画像のように、一緒に
英語表示しておくことで外国の方にも
分かりやすくなりますね。
カッコよさ、見た目ではなく行動を促すための
ものであるという【目的】を忘れないように
したいですね(^.^)


また、よく探す表示板と言えば、

『トイレ』こそ、よく探します。

百貨店に言った時、

初めての駅に降り立った時、

初めてのビルに入った時、

トイレに行きたくなったら、

この表示板を探します
トイレ1

トイレ2

先日、とあるビルに入った際、

トイレに行きたくなって探しました

************

えっ?女子トイレがない?

************


いえ、

女子トイレはあるのですが、

女子トイレの場所が1度で気づけないのです。

途中の廊下にはこんな表示が

廊下

※んーーこの表示も上すぎます。
もしここに貼るならこの光を反射しやすい表示じゃ
ない方がいいかと思います。


この案内板に従って角を曲がると

見えました・・・

男子

男子トイレ・・・・

えっ?女子トイレは??

写真の右側は「リフレッシュルーム(喫煙所)」

女子トイレは実は

ココにありました。

男子-2

うーん。これは分かりにくい!!

廊下から見て表示板は

男子トイレしか見えません。

写真を撮りもれましたが、

女子トイレの入り口横の壁に

赤い看板で女子トイレのマークが

ありました。(-_-)

***********

「目線」が大事!

***********


表示板の目的は、

目的地を

『分かりやすく伝えること』

見えない・・・は論外ですね。

私ならこのように表示します。

表示改善

曲がった先に表示してあっても

意味がない。

トイレのある場所を確認する為の

表示であるということは

人がどのような目線で見るか?

ということがとっても重要です。

※ちなみに手前の自販機をどけても、
壁が見えるだけで
女子トイレの表示は奥に進んで
右に曲がり、更に右の壁にありました。(苦笑)



今回の「表示板」のように

本来の【目的】を間違えると

意味のないものになりやすいことは

社内においてもたくさんあります。

表示に関していうならば、

見る人の「目線」を意識することで

より「見える」「伝わる」表示

変わりますよ♪

ご自身の周りでもなぜ、ここに

貼ってあるんだろう?という表示は

ありませんか?


+++++++++++++++

知性とは、方法や手段に対して
鋭い鑑識眼を持っているが、
目的や価値に対して盲目である。

~アインシュタイン氏の言葉~

++++++++++++++++



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| 問題点の見つけ方 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ボトルの『首』を見つける?!(゚Д゚)

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

先週末は初めて仙台に行ってきました。

目的は、「TOC(制約理論)」という手法を

学ぶためです。

TOCとは、
キャッシュフローを生み出すことを目的に、
工程のボトルネックとなる工程に注目し
スループットを最大化するための考え方。


詳しくはコチラをご覧ください→制約理論(TOC)とは~コトバンクより~


事務においても広く経営における業務全般

においても業務を『改善する』と言う中でやはり

何に「着目(着眼)するのか」と言うのは

最初に整理しておき進めることが大切です。

その上で、単なる「効率化」ということだけでなく

「キャッシュフロー(儲け)」を生み出す

目的を忘れては経営は成り立ちません。

事務業務ばかりを見ていると

そういう全体の視野や狭くなることもあります。

ですので、

今回は視野を広げる意味においても

新たな学びが必要だったのです。

**************

ボトルネックを見つける!!

**************


そこで、

講座内容に抵触しない範囲で

カンタンにお伝えすると

『ボトルネック』を見つける!

ということです。

ボトルネックとは、

イメージで言うと、

ちょうどココのことを指します。

ボトルネック

意味は、

あるプロセスの時間や品質などの

管理指標を左右する工程。

その工程によって、前後左右の業務の

効率化、売上まで変わってしまうような

着眼ポイント、問題箇所

調整ポイントのことを言います。

まさしくこの『ボトルネック』を

見つけ出すことが

業務改善につながるのです!!

*************

体感し、実際業務に落とし込む

*************


今回の講座、9時間講習という

長丁場!

ですが、下記のような流れで行われます。
講座の流れ

最後には、実際に抱える問題が存在する

業務フローを書き出し、

そのボトルネックを見つけだし、

改善点をみんなで意見交換します。

他者のアドバイスが聞けるという内容も

大きなメリットです!

ゲーム版

上記のような道具をつかい行われる

シミュレーションは、

人生ゲーム~業務フロー版~と言った感じで

体感するので、時間はあっという間に過ぎます。

「やってみせて、言って聞かせて、
やらせてみて、
ほめてやらねば人は動かじ。
話し合い、耳を傾け、承認し、
任せてやらねば、人は育たず。
やっている、姿を感謝で見守って、
信頼せねば、人は実らず。」
~山本五十六氏の言葉より~


意識改革は大切ですが、

より理解が深まるのは

「行動」して体感した時ですね。

「現場」を重視しすぎて

視野が狭くなってしまわないように

するためにも、

そして、

よりお客様へ分かりやすく

お伝えするためにも、

今回の講座は今後の私の

事務改善の【視野】と【中身】を広げた

要因になりました(^.^)♪

この講座は全国で開催されているようですので

経営者の皆さまはじめ、

管理職、工業長など業務改善を始める

最初の一歩として一度参加してみると

より、改善ポイントを明確化し、

自社での「力」がつきますのでおススメです!
  ↓ ↓ ↓※詳しくはこちら
【TOC基本セミナー】~株式会社こきょう

※セミナー告知はブログで行っているようですよ
要チェックです!
http://shigeomorimoto.jp/


私自身も常に進化を続けています(^.^)


<余談>
では、なぜ高倉がそれをしないのか?
お客様が本当に喜んでくださる状況を
作ることが大切!
学びはするが、その研修自体はすでに
完成されているものを紹介する方が
より良い結果に結びつく!

OFFICEキスクの経営理念
~お客様の最高の笑顔を
生むキッカケでありたい~

というシンプルな理由です。

ですが、現場での
改善実行!
改善アイデア、
工夫、
進め方、
作り込み

実地研修
弊所は得意としているのです(^.^)♪

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| 改善の提案 | 18:39 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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シェアオフィスとレンタルオフィス

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

お盆休みが終わり、今日からお仕事!!と

言う会社がほとんどのようですね。

盆明け初日の東京は快晴!!

まだまだ夏は終わらない感じでしたね。

さて、

最近、こんな質問を受けます。

**************

事務所を借りる?

**************

「人を雇うの為に
事務所を借りようと思うのですが、
人件費と家賃の金額が大きくて・・・」

というお話し。

これ、規模とその事業計画にもよりますが

1人程度の増加の為にはもう少し

検討し直した方が良さそうですね。

最近では

・レンタルオフィス

・コワーキングスペース

・シェアオフィス

という物件が増えています。

直接借りるよりも安く、

共有スペースとして

セミナールームを会員価格で

借りれたり、

ミーティングルームを共有したり、

会員同志の紹介制度、

コミュニケーションイベントが開催されることも

あります。

また、

同業者にフォーカスしたようなものも

ありますので

横のつながり、

提携関係などの構築にも一役買うこともあります。

*************

情報管理に気を付けて!

*************

但し、ここで気をつけて欲しいのが

情報管理についてです。

コンサルティングを主な生業としていたり

打合せや、ノマドワーカー的に活用したり、

会社の登記の為に活用するには


扉や仕切りのないもの

また、半透明な扉のシェアオフィスでも

良い
かも知れませんが、

電話をしている際の情報漏えい禁物、

紙資料が発生するような業種

コンサルティング内容の声が

周りに響く(聞こえやすい)場所などは

個人情報やお客様の情報が漏れやすくなるので

NG
ですよね!!(^.^)

そういった観点でも考えないと

大変なことになります。

ご自身のビジネススタイル

事務所の必要性

営業の観点

情報管理


などの視点からご自身にあった

オフィスを模索するのが良いですよ。

ちなみに私は自宅兼オフィスです。
(マンションにロビー完備ですのでこちらで
簡単な打ち合わせは済ませ、その他は
お客様の会社やカフェを利用します)

ご自身のビジネススタイルと毎月の

コストとで検討してみてくださいね。


※ちなみに最近は業種に特化したような
シェアオフィスも増えています。
下記事例

・建築家とクリエイターのシェアオフィス

・クリエイターの為にコーポラティブオフィス

・士業向けレンタルオフィス


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| 情報 | 17:33 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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工場見学だけで終わらない本気の提案

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

早い所では先週末からお盆休みに入ったようですが

8/13、8/14~8/17までという会社様も

多いようです。

ちなみに弊所は

8/13~8/17まで夏季休暇を頂きます。
(この間、ブログもお休みです)

さて、

先日、とある企業の工場見学に

お邪魔させて頂きました。

『NUボード』という商品を

ご存知でしょうか?

NUボード

スケッチブック型ホワイトボードです!

今や私の打ち合わせやコンサルティング時に

ホワイトボードは欠かせませんが、

こちらのホワイトボードは、まるで

パワーポイントを見るかの如く、

紙芝居式に使用できることが利点でもあります。

*************

NUボード製本工場へ潜入!

*************


ちなみに私のコンサルタント仲間や士業の間でも

このNUボードが2年前から大流行りしています。

ちなみに、NUボードについての使い方

活用法などこちらから見て頂くことが出来ます
 ↓ ↓
欧文印刷株式会社「nu board(ヌーボード)」より

※Amazonでご購入できますよ
 ↓ ↓ ↓
NUボードいろいろ

今回は、中小企業診断士「竹永亮」氏との

コラボ企画にて、8名の仲間とともにその工場へ潜入!

▶職人技
▶工夫
▶手間
▶こだわり


などをしっかり見てまいりました。

その後、仲間とともに

この商品の新たな活用法

活用の場(市場)

新たな商品アイデア

価格の考え方


など、様々な視点から

意見交換、ご提案をさせて頂きました。

担当者の方はもちろん、

ご一緒させていただいた仲間にも

素晴らしい情報共有、活用事例の共有ができ

頭はフル回転!!!!

まとめた内容は

大きなホワイトボードに書かれたものを

写真を取り、議事録も終了!

担当者の方がたくさんメモを

取られ、どんどん前のめりになっていく様子が

印象的でした(^^)/

※今回の工場潜入レポートを
竹永亮さんが撮影くださってのでご紹介いたします



今回、企画させていただいたのは、

「現場主義」の私にとって、

工場見学は、大切な情報の宝庫でもあります。

それを見させていただき、

その上で、複数の専門家のアドバイスを聞き

その企業の商品・サービスの価値向上、

販路拡大に結びつけるお手伝いがしたい!という

思いからでした。

私自身「工場見学」が何しろ大好きなのです!!
※改善の事例満載、改善すべき所満載なのです(^^)/

ちなみに今回はコラボ企画の1回目、

こちらは有志を募り、すべて無償で行われました。



**************

 工場見学deイノベーション

**************



そこで、もっと依頼しやすく、

参加者も専門家を複数人呼び、

より提案力を強化したプランを考えました!

社内での会議、アイデア出しの場は

盛り上がっていますか?


いつも同じような人が

似たようなアイデアを出すだけで終わっていませんか?


新たな発想を呼び起こす『起爆剤』

そんなサービスを提供したく、


今回、こんなメニューをご用意しました!!


各種専門家を呼び、様々な視点から

御社の商品・サービスについて

新たな企画、新たな販路、新たな活用法などを

ご提案し、

ご紹介させていただくサービス
です。



御社の商品・サービスの価値は

今のままでいいですか?

もしその向上を望むなら是非

このサービスをご活用ください!

 ↓ ↓※詳しくはこちら
【工場見学deイノベーション】


※各種専門家の方でこのサービスにご賛同いただける
有志の方も募っております。
ご興味のある方はコチラまでご連絡下さい
 ↓ ↓
kaizen@office-kisook.com
(高倉まで)



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| 情報 | 14:18 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「スグ」に出来る改善とは?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)

暑すぎます。

クーラーの効いている環境は

ホント天国ですよね。

外回りの営業さん、

クーラーの効かない工場勤務の方、

宅急便のお兄さん、お姉さん

本当に大丈夫だろうかと

心配になります。

皆さん、倒れませんように。


さて、

私、事務改善で訪問しているお客様から

イキナリこんな質問を受けることが

あります。

**************

物流現場の改善

**************

事務改善も物流改善も

業務改善としての考え方は

同じ!

今日も1社、

質問を受けました。

イキナリ聞かれたその質問は

5つ!

20分で回答、具体的な方法も伝えました。

それはこんな手順で出来るのです。

**************

改善したい目的を明確にする

**************


まず、

なぜ相談してきたのか、

細かな内容を聞く前に

どうしたいかの【目的】

明確にします。

それはいわば、『理想の状態』

それから、困ってる状況を

全て聞きます。

次に質問し、詳細な状況を把握

それから個別に

具体的な改善の方法を述べます。



今回の場合は、

「情報とモノと人が
混乱する事を防ぎたい」


と言うものでした。

************

改善のポイントは?!

************


そこで、私が質問をしながら

回答した改善のポイントは

⚫︎モノに【看板】

⚫︎モノ、メモの【置き場(配置)】決め

⚫︎モノ、人の【動線環境改善】

⚫︎チェック方法、手順の【見える化】

⚫︎予定と完了のタスクを【情報共有】

⚫︎リスクヘッジ、情報共有のための
【責任者の配置】と【人員配置】


具体的方法は、ここでは

お伝え出来ませんが、
(その会社様の方針や
環境、投資額、期間によっても
変わります)


まず、スグに出来る事

には取り掛かるのが

改善の一歩!!(^^)
(改善は、小変の連続
更によくしていくつもりで
始めることです)

そこで、

先ほどお伝えした『改善のポイント』を確認し

スグに実行していく際に使える

ツールをお伝えしておきます。

**************

スグに使える改善ツール

**************


それは、

⚫︎マスキングテープ(看板)
⚫︎油性マジック(看板&配置決め)
⚫︎稼働板、棚(動線環境改善&配置決め)
⚫︎ホワイトボード(情報共有&予定管理&見える化)
⚫︎カラー磁石(モノの管理&人の配置&予定管理)


です。

これらもしくは、
似たような役割を果たすもの

を活用することで

「混乱」からは脱する環境を

作る事が出来ます。



スグに行う場合は、

コストを最小限に抑え、

試して、変えていけるものが良い

ですね。

モノ作りに「試作品」があるように

事務や物流の業務改善にも

試す期間がある事で

投資額に伴った改善も

すすめられる
と言う事です。(^^)


なお、改善をされる時は

一人で行わず、

推進チームを作る事から

始めましょう♫

複数のアイデアや複数の視点からの

検証がより良い改善に繋がるのです。(^^)



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| 改善の方法・実践 | 16:52 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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社内コミュニケーションの改善で効率UP♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

夏の夜の風物詩の一つ、

あちらこちらで開かれる花火大会。

浴衣姿の方もちらほら見受けられ、

夏本番!という実感がしますね。

さて、

事務の現場でも、節電や

クーラーが効かず夏バテ気味の

従業員の方も見受けられます。

胃腸を冷やしすぎないようにしてくださいね。

従業員同志、お互いの表情、

体調の変化などにも気配りしましょう♪

*************

コミュニケーション不足の弊害

*************


事務の現場を伺っていて

二度手間を省く!と言う視点で

質問したり、

業務の聞き取りを行っている時に

よく見受けられるのが、

全く同じ作業を別の人が行っている。

という事です。

これ、ダブルチェックの為に行うのではなく

“まったく同じ”作業をしているのです。

なぜ、こんなことが起きるのでしょうか?

それは、

ズバリ、

コミュニケーション不足です!!

役割分担をしすぎて、

「私の仕事はコレ!」

と依頼された内容を

ただそのままに、

言われたとおりだけしている状況の時に

これは発生します!!

**************

定期と随時のコミュニケーション

***************


私からの提案は2つ!

1)定期的に事務員会議を開きましょう!

月1回、15分~30分で良いです

目的は、

手間がかかっていることの情報共有と

改善策の検討→アイデア出し
です。

※決して今行っている業務の報告会はしない
ということが大切です。
(業務報告は随時行われていることが前提)

ミーティング


2)手が空いたら、「随時」声をかける

手が空くと、

「仕事がないと思われるんじゃないか」など

不安になって、

別に急ぎでする必要のないことをしていませんか?

その日する業務の隙間や手が空いたら

「先のこと」に手をつけず、

まずは、

「今、手が空きましたが、
急ぎでするようなことはありますか?」

と伝えるようにしましょう♪

伝える


その際、ご自身の業務に支障がないよう

空き時間(○○分や明日1日など)を

伝えておくのも大切です。

**************

受け身でも「報告・連絡・相談」は必須

***************


このように、

事務業務は基本的に「依頼」や

ルーティン作業がほとんどですが、

突発的なことや日によっては

担当の負荷にアンバランス

生じることがあります。

ですので、

●「空き時間」を報告

●「業務完了」を報告

●「業務スケジュール」を連絡

●「勤怠予定(希望)」を連絡・相談

●「不明点」を相談

●「問題点」を相談

●「改善点」を相談


することが望ましいのです!(^.^)


*************

不安・悩みほどスグに相談

*************


困ってること、

気になっていること、

などはランチ時の雑談を活用するのも

いいですね。

ランチミーティング


あとの改善策は会議を設けたり

上司に相談。

また、

「不安なこと」「出来ないこと」は

一人で悩んだり、抱え込まず、

まず同僚や上司に相談しましょう!

不安


みんなで考えるとよりよい案が

出るものです!!(^.^)♪


ぜひ、「定期」と「随時」のコミュニケーション

意識して、

お互いに自分の仕事だけでなく

「思い合える」環境を作ってみてくださいね。

事務


それこそがご自身のリスクマネジメントにも

なるのです(^.^)



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| ムダの着眼・コスト削減 | 18:04 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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