2014年08月 | ARCHIVE-SELECT | 2014年10月

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まずしておきたいパソコンセキュリティ対策!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先日の長野県と岐阜県の県境にある

御嶽山の噴火・・・びっくりしました。

長野県に住む友人に確認したところ

お知り合いは全員無事とのこと

被害に会われ、亡くなられた方の

ご冥福をお祈りするとともに、

おけがをされた方の早期回復を

願います。

さて、今回の噴火、長野の友人いわくは

「浅間山の方は警戒されていたけれど
御嶽山が噴火してビックリ!」

とのこと。

全くノーマークなことにたいする

リスクマネジメントはなかなか難しいものです。

企業にとって、

ノーマークになりやすいリスクは何でしょう?

最近では、

某有名銀行の顧客宛てメールで

ネットバンキングのパスワードが盗まれたり、

SNSの世界でも「IDが盗まれた!」

なんてことが増えましたよね。

先日のブログでSNS対策を

書かせて頂きましたが、今回は

クラウド時代、効率化の時代に気をつけたい

セキュリティ対策についてです!

*************

ウィルス対策は万全か?

*************


先日、「事務カフェ」という勉強会

で開催された内容がまさに

「セキュリティ対策について」でした。

企業の規模、

自社サーバーの有る無し、

管理者・依頼業者の居る居ない

に関わらず

一般的な知識としての

プロからの見解を教わりました。

まず、

ウィルスの種類は下記のようにたくさんあります。

・迷惑メール

・スパイウェア

・ワーム

・フィッシングメール

など

ウィルス
※画像:日本OSS推進フォーラムより


どのような動作環境になるのか?
など詳細はこちらをご参照ください
 ↓ ↓ ↓
日本OSS推進フォーラムの記事より

最近多いのはスパイウェアといって

IDやパスワード、連絡先情報などを

勝手に盗むタイプのものです。

これ、わからないうちに感染している可能性が

かなり怖いです!!

さて、そのセキュリティ対策ですが、

本来、専門家に相談されることが一番です!

ですが、まず自分自身がどのような状態かを

理解し、早い段階で出来る対策を施しつつ

専門家に来ていただきましょう!

まず、パソコンのシステム内に内臓されている

セキュリティ対策があります。

win8以降のパソコンであれば、

基本的なウィルス対策はそこそこ安心だそうです。

ですが『そこそこ』ということ。

このあたりがビジネスになった場合には

対策不足となり、

顧客情報流出につながります。

特にwin7以前のパソコンをお使いの方は

ウィルス対策用ソフトをまずインストールしましょう!

では具体的にそれぞれの対策はどのように

しておけば良いのかをお聞きしました

**************

現状まずやっておくべき対策

**************


ではまずやっておくべき対策を

いくつかご紹介いたします。

※講義で質疑応答まで行い
聞いた内容に基づいて記載しています。

■スパムメール対策

1)メールの送受信の設定時に
 「Html方式を使用しない」に設定すること」

 ※Outlookをご使用の場合
 ※Gmailをご使用の場合

2)更にセキュリティを上げたい場合は
  「フィルタ機能付きのメールソフトを使用する」

 ※ここではサンダーバードというメーラーを
 事例として紹介されていました。

3)もっと複雑にするには
 「webメールの経由回数を増やす。」

 ※GmailからOutlookへ転送などの方法を
 別メーラーを使って2度3度ブロックする

個人として行うにはまず1)

会社的には2)を検討していくことも必要です。


■スパイウェア対策

1)パソコンの設定を変更する
 ・Javaの無効
 ・Activexの無効
 ・すべてのCookieをブロック

 ※Uncheckyの利用
  (他のウィルスソフトとの併用可能かを専門家に確認)
 ※なお上記の「無効」「ブロック」の設定は
 必要なものまで無効ブロックにしやすいので
 個別設定が必要(専門家確認をおススメします)

■アドウェア対策

1)フリーソフトのインストールに注意!
 ※最近では「Hao」「バイドゥ」というサイトが
 勝手に動きだす設定をしらない内に「OK」
 してしまっているものがあり、削除が必要!

2)追跡防止設定
 インターネットエクスプローラーなどでは
 追跡防止設定ができます

■ルーターの設定を活用する
 

 ⇒ルーター内にあるファイアーウォールを
  活用し、設定を確認する(ルーターを購入した先へ確認)

■クラウドツール対策

1)ダブル保管
 ⇒クラウドだけでなく、自社サーバーへの
  データ保管(紛失、消失対策)

2)ファイルデータを暗号化
 ⇒暗号化ソフトをダウンロードし
  ファイルやフォルダを暗号化
  万が一、ファイルを盗まれても
  暗号化を解かないと中身を
  見ることができません。
  ※おススメされ、私も導入をし始めたのは
   こちら⇒FileCapsule

■自宅でのネット利用に関して

1)「アクセス制限」の管理を行う
 ⇒使用者ごとのアカウントを取り
  自分以外の人が会社のファイルや
  システムを勝手に利用できない仕組みにする



最近では、大手メーカーなどが

「ワークスタイル変革」という事で

どこからでも仕事が出来る状況での

セキュリティ対策として

システム使用時の暗号化USBや

利用者権限設定

など、システム内の設定や

ツールを使った設定
も紹介しています。

まずは、どんなものがあるかに触れることも

大切ですよね(^.^)



とはいえ、やはり素人。

私としてはここはやはり

餅は餅屋!!!

プロに一度セキュリティを

見て頂くことをおススメします。(^.^)


今回講義を受けたのは

有限会社ミナモトクリエイティブサービスの

皆本徳昭氏


東京の三軒茶屋にて「カフェ」も

経営しており、

企業のIT顧問をしつつ、

カフェでパソコン回りの

相談も受け付けているようです。
 ↓ ↓ ↓
パソコンCafeやしち





■10/19(日)TOCセミナー/東京:神田にて開催
 ※外部講師を招いて行います。
 業務改善をスピーディーにすすめるために
 頭で考えすぎず、体感(シミュレーション)で理解
 します(^.^)

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※事務改善がビジネススタイルの1つにもなるのです!
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| 情報 | 18:59 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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整理整頓と定型フォームだけで45分削減?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

昨日とはうって変わって

東京には青空が広がっていました。

実は私、秋の気候が一番好きです。

暑さが吹き飛んだあとの

爽やかな風にうろこ雲、

そんな空が大好きです。

しかし、天高く馬肥ゆる秋・・・

食べ物も美味しいので

気を付けないと(笑)


さて、最近(ここ数年前から)

「ブラック企業」という言葉がよく

メディアや紙面で取り上げられるように

なりましたね。

ブラック企業の定義って何かご存知ですか?

↓ ↓ ↓
労働者を酷使・選別し、
使い捨てにする企業。「ブラック会社」ともいう。
度を超えた長時間労働やノルマを課し、
耐え抜いた者だけを引き上げ、
落伍(らくご)者に対しては、
業務とは無関係な研修やパワハラ、
セクハラなどで肉体・精神を追い詰め、
戦略的に「自主退職」へと追い込む。
金融危機の影響で就職難が深刻化した
2000年代後半から、
こうした悪辣(あくらつ)な企業を指すようになった。

コトバンクより

**************

残業問題の本当の原因を探る

**************


私自身、高校を卒業して最初に就職したのは

印刷工場の工程管理部という部署で

月平均80時間に及ぶ残業が

発生していました。

基本給が当時高卒初任給で12万円
(平均より少し低い額だ(苦笑))
※25年前
給料


ですが、きっちり残業代は計算されていたので

その点は給与面での問題はありませんでした。

ただ、日々の自由な時間が少なく

家と職場の往復がほとんどでしたね(^^;

もちろん、それでは続かず、

1年で転職し、後にノンバンクに

勤めることとなったのですが、、

残業問題、特にシステムエンジニアや

飲食関係、美容関係を代表とした

サービス業にとって、

現実問題、重くのしかかる課題です。

毎日の紙面やニュースの中で、

「某飲食チェーン店と対決!
従業員が労働組合を組織!!」

などと報じられていたり、

某IT企業で勤め月の残業時間が

100時間を超えたA子さんと

その弁護士と相手のIT会社との

様子なども報じられている。

しかし、この『残業』がなぜ発生しているのか?

が私には気になります。

何に原因があるのか?

どこをどう改善すれば良いのか?

力技の「労働力」での穴埋めには

限界があります。

ですが、機械の投入や人の雇用は

資金が必要になります。

また、なかなか人が入らなかったり

もします。

だから

「今居る人材だけで」
    ↓
「残業をしてもらう」


という事態に陥ってるのが現状・・・。

一時の残業は仕方のない場合がありますが

いつまで続くか先の見えない残業や

休日出勤が続くと、従業員の

体力も気力も奪われ、心折れて

しまい、また退職・・・悪循環です。

疲れた


しかも、

・残業代が出ていない。

・体を壊してしまったり


なんてすることもあり、

裁判沙汰にまで発展・・・。

それがニュースになっている状況ですね

労働者も経営者も大変な状況です。

ですが本当に着目したいのは、

「なぜ、残業が発生しているのか?」

を解き明かすこと。

その出発点を見極める必要が

あるのだと感じます。


**************

「探す」時間と「細切れ仕事」

**************


実は、残業問題は会社側の問題だけでは

ありません。

しかし、

会社側で「仕組み」を考える必要は

あります。あとは、従業員の方へも

方針、意識、取り決めなど一緒に

考え工夫する仕組みを作ることです。

以前、お客様の会社で

「毎日平均1時間程度の残業が発生します」

と言われた事務の方の

様子をうかがっていると

なんと、下記のようなことをされていました。

◎資料を探す時間
 1回3分×1日5回=15分

◎発注書を手書き
1回10分×3回=30分


上記だけ計算しても45分です。

そしてそれらをまとめて行わず

思い出した時、手が空いた時に

行うから

「モレ」「ヌケ」「ムダ」が出やすくなり

クレームや、ミスによる二度手間が

発生し、更に余分な時間が必要になります。

これらは、実は

資料の
「タイトルの見える化」
「棚管理の置き場決め」
「定型フォームの作成」


この3つの改善だけで

削減できることなのです。

システムの問題でも

人不足の問題でも

なんでもありません。

実は、様々な企業において

業務を行いやすい『環境整備』

「整理整頓」

「動線改善」

「定型フォーム」

というシンプルな改善からでも

事例のように効率よく仕事を

行えるようになります。

イチイチ・毎回していることはないですか?

探す・忘れる・モレることはないですか?

そんな事を全て書き出してみると

案外、「環境整備」と「工夫」

削減できることも多いのです。

小さなことからコツコツと!

改善は「小変」の繰り返しです(^.^)


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| 改善の方法・実践 | 17:18 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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10分惜しんで、1日を費やす・・・

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

明日は、お彼岸、、、

暑さ寒さも彼岸まで

と言いますが、お彼岸の日というのは

昼と夜の時間がちょうど同じくらいに

なる日の事を言うそうです。

お彼岸の日にすると良いことの中には

「お墓参り」

「おはぎ・ぼたもちを食べる」

などがあるようですね。
  ↓ ↓(参考記事)
日本の行事を知ろう! オーライ!ニッポン~お彼岸の時期はいつ春と秋のお彼岸について知ろう!~


その他にも季節の変わり目(節目)

にあたることから、「自分を見つめ直す」

ということもあるようですよ(^.^)

さて、

今日は、そんな日々の行いや意識を見直す

というひとつの事例をご紹介!

**************

 ルールには「意味」がある

**************


さて、先日お客様の会社に伺った時のこと

「高倉さん、小口のお金が合わないんです」

「領収書とかの数字は確認しましたか?」

「はい。何度も資料を確認して
丸1日近くずっと調べても出てこなかったので
現金差異で調整したんです。」


「小口は毎日残高を合わせていましたか?」

「・・・・」

「実は、忙しくて、残高を1週間以上経ってから
合わせました。・・・」


「やはり、そうですか。
そうなると、いつ合わなくなったのかが
分かりにくくなりますね。」


「はい。いつおかしくなったのか
全くわからないのです。」


「“毎日合わせる”と言うルールの意味を
理解していなかったのですね。
今回は、それを体感したという事で
次回以降それがないように説明しましょう」


「はい。もう、毎日合わせます!」

***************

 10分を惜しんで1日費やす?!

***************


「A子さん、小口の残高確認に費やす
時間ってどれくらいかかりますか?」


「だいたい10分程度です。」

「では、今回はその10分を
1週間として5回しなかったことで
丸1日(7時間)を損したことになりますね。
言わば50分⇒約1時間と見ても
7倍です。」

「はい。そうなります・・・」

「毎日合わせる!と言うルールには、
毎日合わせることによって、合わなかった日を
1日だけに特定することが出来ます。
また、その日の出来事であれば、
記憶をたどることも容易かも知れません。
それが1週間となると、
調べる量も5倍!また記憶は薄れ、
思い出すことが出来ないことがほとんどで
結局分からない・・・なんて事が多くなる。

だから、“毎日合わせる”という事が
必要なんですよ」

教える


「ですので、目的としては、入ってきた金額
支出した金額の足し算、引き算を毎日してほしいのです」


「・・・私、パソコン入力が得意でなくて
少し遅いのです。だから後回しにしてしまって」

「A子さん、小口出納帳はパソコンですが
小口の『お金を合わせる』という目的はまた別
ですよ」

「えっ?どういう事ですか?」

「小口の金庫内には、お金のほかに
処理前(出納帳に入力前)の領収書が
入っていますよね?」


「はい。入ったままにしています。」

「そこに、現金入出金メモを入れておくのです。」

「メモですか?」

クエスチョン


「そうです。パソコンへの入力を
落ち着いた時にするのは全く構いません。
ですが、お金を合わせるのは毎日することで
A子さん自身も安心して小口管理が出来ます。

今後は次のようなメモを書いてください」

メモ書き

①照合する日付を書く
②前日残を書く(前日のメモの残)
③その日支出した領収書の
 合計金額を記入する(数字の前に▲でマイナス表示)
④銀行などから出金した金額があれば
 記入する
⑤差引合計を記入
⑥A子さんの押印(確認印)


「そして、これらをまとめて出納帳に入力
するようにしてください。
入力するのが別の日となる場合は、
この記載したメモを表紙にして
その日支出した領収書と一緒にクリップで
留めておくのです。
これで毎日の現金照合は間違いなく
行われ、いつに支出した領収書かも
判別がつくようになります。」


「メモ書きするなら出納帳に・・・と
思うのですが」

「そうですね。それが理想的です。
ですが、実際にはそれが出来ない状況
が発生することもあると言うのが今回です。
メモ書きに費やす時間は2~3分程度です。
但し、いつの時点で現金を照合したのか
出納帳にも押印するようにしてくださいね。
そうすることで間違えた際に
範囲が特定されます。」


「本当ですね。結局入力できませんでしたし、
今後、大丈夫なようにメモから始めます。」


「そうです。目的は、
1)現金の残高を合わせる
2)入出金の明細を記録する
の二つがありますが、
自身のスキルとやり方は
慣れるまでの『階段』を作ると良いのです。

理想に近づくためのA子さんの一歩は
メモ書きからですよ」

「メモ書き始めます!!」

はい


仕事の『目的』にあったこと、
そして自分のスキルの状況に合わせて
目的に合えば方法は変えて良いのです。
但し、その時の数分を惜しむと、
後で困った状況になりその何倍もの
時間を費やすことになるのです。

案外、アナログ的な『メモ書き』は、
事務の現場では大変重要なモノになるのです!!

記憶力に自信がありますか?
また正確に覚えていますか?

記憶に頼らず、「記録をする!」というクセづけが

一番ロスなく、ミスなく行う事務業務になるのです!

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| ムダの着眼・コスト削減 | 12:05 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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手間をかける目的と手間を減らす目的

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です!(^.^)

突然ですが、質問です。

「あなたは、どんな時間を大切にしていますか?」

時計


と、言いますのも

私は大抵、料理の時間は30分程度と

決めており、
(それでも煮物や前菜、メインまで作れます)

料理をし始めるギリギリまでの

時間を他のことをする時間として

大切にします。

また、食べる時はゆっくり食べながら

夫と会話を楽しむ時間の方が

大切なんです。

※但したまーーに、手間暇かけたものを
作る時もありますよ(^.^)

こんなふうに「時間を費やすこと」

「出来るだけ時間をかけないこと」

というのは、

『大切にすべきこと』=『目的』

に沿って、選択されているように思うのです。

***************

手間をかけることと、かけないこと

***************


ビジネスで大切なことの一つに

「バランス感覚」というものがあります。

経営者には、

このバランス感覚が必要なのですよね

中でも

「手間をかける必要のあること」



「手間をかけないこと」

私は事務効率化を薦めている人間ですが

どんな時も効率ばかりを

求めているワケではありません。

中には、手間をかけるべき所もあるのです。

その判断基準は、

『目的』と『役割』です。

************

ルーティンと臨機応変

************


会社全体の目的、理念は別として
(これは核になる土台)

ご自身の仕事の目的、役割を

理解しておられますか?


『作業』においては、

より効率よく!手間を削減!


『お客様対応』においては、

より丁寧に、手間をかける!


ということです。

もちろん対応の一部はルーティン化できる

こともあります。

この「ルーティン」になった場合は

手間を減らす方向を考えます。

その分、「臨機応変」なことに

対応できるようになります。

ですから、会社の運営上においては

事務や工場内作業といった

ルーティンワークの分量が多い

部署は効率化を考え、

手間を減らすよう改善をすすめるのです。

反対に、

営業や企画販促などの部署は

お客様対応や

マーケティング分析、

サービスの強化など


ルーティン作業ではなく、

個別対応や臨機応変対応

その時代、地域ごとの対応などを

行うことが多く、

手間は増えるのです。

*************

結果は干渉し合う!

*************


ただ、面白いことに

両者は相対関係にあります。

相対関係



「事務が効率よくなった」
 ⇒「営業の時間が取れる」

「売上が上がった」
 ⇒「事務の作業量が増える」

「売上が下がった」
 ⇒「事務の作業量減る」


と、その結果はお互いを干渉し合うのです。


※上記の構図が成り立たない場合は
 ムダな事務作業をされてるのですぐ
 改善する必要がありますね。


要するに、

手間をかける所と

手間をかけない所


その仕事の『目的』を理解し、行動すると

【改善】⇒【効率化】
 ⇒【必要なことに時間を使える】

ということになるのです!!(^.^)


さあ、ルーティンから、

どんどん効率化をすすめましょう!





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| 改善の提案 | 15:02 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ノートに書いてチェックするだけ【CamiApps】

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

さて、連休も終わり、月の半ば、

新しい週のはじまりですね。

しっかり休まれたでしょうか?

私は、自宅近くの芝浦~お台場まで

クルーザーが出ている場所があり、

約15分のクルージングを楽しみました。

利用頻度は少ない感じで

時間をずらすと、貸し切り状態になることも

夕方の最終便に乗ったのですが、

こんな素敵な写真が撮れました(^.^)

芝浦

1日や連休を取れなくても、

ほんの15分、海風を感じてリフレッシュしました。

※こちらから出航場所と時刻が確認できますよ
 ↓ ↓(片道大人600円子供300円)
UrbanLanch
※ちなみに帰りはレインボーバス(お台場~田町)に乗り帰ってきました
ACCESSが本当に便利なのです(^.^)

さて、本題です。

そんな連休前に私、面白い事務改善ツールをゲットしました。

****************

写メもスキャンも不要でクラウド保存!

****************


こちらです!
 ↓ ↓ ↓ 【CamiApps(キャミアップS)】※コクヨS&T
キャミアップ

ノートタイプとメモパッドタイプがあり、

私はメモパッドタイプを購入しました。

まずは下記の紹介ムービーにて

内容を見てみて下さい
 ↓ ↓ ↓


何が良いか分かりましたでしょうか?

【写メ】も【スキャン】も不要で

ノートにチェックマークを付すだけで

Dropbox(ドロップボックス)や

Evernote(エバーノート)と言った

クラウド上のサーバーへ

保存がすぐに出来てしまうのです。
(セキュリティの話はここでは割愛)

今まで私の行ってきたことは

1)ホワイトボードや紙に【書く】
  ↓
2)写真を撮るorスキャンする【映す】
  ↓
3)ファイルに【名前を付ける】
  ↓
4)クラウド上のサーバーに【保存する】

実に4工程

ですが、このCamiAppsは、

【書く】→(チェックを付す)

と、1工程!!!

なんと、3工程省けてしまう。

************

打合せ記録・議事録の管理

************


様々な中小企業の実情・・・

打合せ記録や議事録については

共有できる仕組みはあるのですが

活用できていないことがほとんど

紙ファイルにしてもデータにしても

『必要な時しか見ない』

必要な時とは、大抵が

打合せや会議をした直後1週間以内と

打合せや会議をする直前に

前回の内容を見る!

と言った具合です。

あんまり意味がないのです。

これを知った時、私は、

テキストデータにする意味はなく

『伝わる』方法であれば良い!という

考えに切り替わり、

ホワイトボードに書いた内容を写メで送る!

というのをスタンダードにし始めました。

最近では、紙資料ではなく、データ化して保存もほとんど

手書きを改めてテキスト化する手間は

不要だと判断したのです。

手書きの方がカンタンな図や流動的な

矢印の動きや、協調部分も分かるのですから(^.^)

**************

タイトルが自動で付与される【ラク】
Google【カレンダーとの同期】

**************


さて、話は戻ってCamiAppsの使い心地ですが

タイトルを書く場所(一番上の1行)があり、

そこにタイトルを書くとそのまま

データにもタイトルが付与されます。

イメージ1

  ↓ ↓ ↓ 上記はこんな感じで保存されます。
タイトル

これは、めちゃくちゃラク!!

あとでイチイチ、保存したデータを探し出して

タイトルを付与し直す手間が要らないのです

(この手間結構面倒だったのです)

但し、OCR機能(自動文字読み取り機能)に関しては

多少書き方を気にしないと、

間違った読み方をされますので

気をつけましょう!(あとで簡単に訂正できます)


次にGoogleカレンダーとの連携ですが、

打合せ記録用ノートorメモパッドを

使用することによって、

日時を記載する欄に手書き記載することで

自動的にGoogleカレンダーへUP!

これは、いつどんな会議や打ち合わせが

されたか?と

保管したデータを探すのがラクになります。
(日付で検索できる)

**************

合成まで出来ると言う優れモノ

**************


ただ、一つ気になったことがありました。

もしも、書いて、保存のチェックを入れた後に

書き足したらどうなるのか?

先ほどの、

キャミ

を書いたあとに「追加項目」として

図を書き、チェックマークを再度なぞってみました!

2

すると、

データ的には

追加項目部分の「図」のみが

新しくデータ保存されるのですが、

CamiAppのアプリ上で【合成】という項目があり

そこで先の2つの画像を合成することが

出来るのです。

※一度チェック保存したあとは、
その後書いたものが電磁記録されるのですね
この機能、やはりスゴイです!!


合成は少し手間かも知れませんが

ホワイトボードで書く

歪みや光の移り込みなどがなく


記録媒体として使用するには

かなり使えるツールだと認識!


但し、初期費用は少しかかりますので

費用対効果を計算してみてくださいね

※3工程削減できるので

営業マン、コンサルタントなど

打合せの多い方に取って、

電子記録していく上では、

あっという間に初期投資以上の効果が

あると思いますよ(^.^)

  ↓ ↓こちらから購入できますよ



<最後に>
欲を言えば、CamiAppアプリ内に保存されたデータのように
アクションマーカーごとのタグ(フォルダ)が
ドロップボックス上でも勝手に生成され
そこに振分け保管されるとイイなと思いました(^.^)

→下記、追記で書かせていただきました
ブログにてエバーノートとの連携で可能!
ということが
分かりました(^.^)

---------------------------------------
■2014.10.16 (追記)

その後、コクヨ様のイベントにて

活用方法とCamiAppアンバサダーの方々に

交じってお話しさせて頂きました。

その内容はこちらから見て頂けます

CamiApps活用術!




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詳しくはコチラ↓↓
http://simpleproject.jp/seminar/event_detail.php?no=pq5juek23t

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人に依頼するクセをつける!

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

今日の東京はどんより曇り空、

そういえば昨夜は

スーパームーン
(月が地球に一番近づく日)

と聞き、月を見に外の川から夜空を

主人と二人数分間眺めておりました。

なんだかミーハーな感じもしますが

折角の機会なので
乗っかっておきました(笑)

皆さんは見れましたでしょうか?

さて、今日は自分への戒めでもありますが

「人に依頼するクセをつける!」です。

***************

【コスト】と捉えるか
【投資】と捉えるか

***************


今まで自分でしてきたせいか、

何でも自分でやってしまうクセがついてる私・・・

プレイヤーの気質なんですね(苦笑)

会社組織ではなく、

自営業、フリーランスで仕事をされている方には

多いのではないでしょうか。

例えば、

名刺

※私の場合、下記名刺のうち、キャッチコピーは専門家の方の
コンサルティングを受けて作成しました(やはりプロはすごいです)

名刺


封筒

※封筒はシンプルで構わないと捉え、
コストをおさえました。(但し、プライバシー保護封筒を選択)

封筒


パンフレット
※私の場合、現在依頼中

ホームページ
http://www.office-kisook.com/

など、誰かに依頼せず

自分で作っていませんか?

実はコレ、

私は、ほぼ当てはまります((+_+))

かつてホームページは

業者へ依頼していました。

その経験があったから、

更新スピードが速い

自分で作成へ3段階目で突入できたのですが、

そろそろフレームを変えるかも

その他、パンフレットは最近

他者のアドバイスを頂き、

コンサルティングを受けて

作成してみることにしました。

しかしそれ以外は自分で作っています。

良く言えば、コスト意識、

そして自分で出来ちゃうからなんですよね・・・

しかし、このままでは経営の発展はない!

特に同じようなフリーランス、

自営業の経営者に苦言です。


発展がないのです!!

業者への依頼を

依頼=【コスト】

と捉えていませんか?

ですが、それを

依頼=【投資】

と考えることによって

より価値ある関係性を作ることが出来るのです。

これは企業での組織開発にも

繋がるかと思います。

(余談)
ホームページを2回作り直した時は
それこそ【投資】をしたのですが
どこかそういう感覚が一人でいると
薄れるのですよね。


*************

なぜ【投資】と考えられるのか

*************


では、なぜ【投資】なのか?

それは、

依頼することで、

1)自分を客観的に見つめ直すことが
 出来る。(鏡)

2)他者の意見や企画、提案を聞きながら
一緒に作り上げる過程を学べる
 (チーム力・連携)

3)自分にない感性、
 発見を他者に発掘してもらえる
 (発見)

4)自分の知り得ない情報、
知識に触れる(情報収集)

5)自分が体感することにより、
 費用対効果の確認や
 紹介などが出来るようになる(提案)

6)新たな人脈が出来る(ご縁・人脈)


と言うように、そのものの納品だけでなく

沢山のリターンが得れるワケです。

*************

仕事も同じ

*************


自分でなんでも出来てしまう人は

仕事も抱え込みがち・・・

「自分でやった方が早いから」

これではいつまでも同じこと

その場の【時間コスト】を先に

意識しているのです。


目標、目的が

「いつまでも自分が作業しつづける!」

と決めているならそれもいいでしょう。

でも、大抵は作業的なことは

誰かに任せていく事が本来理想の形

将来を考え、

今、【投資をする】ことで

部下への指導は『将来への投資時間』

業者への依頼は『自分(自分会社)への投資額』

と捉え、

依頼するクセをつけませんか?

いつまでも自分が作業する姿

望んでいますか?

自分のやりたい仕事

時間を有効に使い、

行っている姿


望んでいますか?



さて、私の会社案内のパンフレット

第一弾はどんな形で出来上がるか

楽しみです♪(^.^)



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| 改善の提案 | 18:09 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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【目的】と【機能】で備品購入

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

私の事務効率化に大切な要素として

動線環境の改善!

がありますが、

この動線環境の改善の際は

お客様の会社のオフィススペースを

メジャーで測りまくり、コンセントや

電話ジャックの位置、窓の位置などを

確認して

図面を書いてから、適切な配置を

考えます。

その際、必要な備品の購入を

提案することもありますが

今日はそんな購入する際の

【目的】と【機能】について

一部の事例を交えてお話しします。

***********

今あるものを最大限有効化!

***********


「あっコレ使えそう!」

「これ欲しい」

「こんな棚が欲しかった」



という出会いはたくさんあります。

でもそんな時、

【目的】と【機能】

考えます。

目的は

「効率よく仕事が行える環境」

ですので、

●現在それがないと非効率か?

●それを買ったが効率はUPするのか
 その場合、どのくらいUPするのか?


を考えるという事です。

でも中でも一番大切なことは

●今あるものを最大限有効活用
できているか?


そのモノの【機能】を知る

という事です。

買おうとしている商品の『機能』は

今あるもので補えない機能なのか?

今あるものの『機能』を理解しているのか?

という事です。

「イイ」と思った機能が

今あるもので補えるのであれば

購入する必要もなくなるのです。

今あるものを最大限有効化することで

余分なモノを買わなくて済むのです。

例えば次のような考えで

オフィス家具を購入すると

余分なものを買わなくて済む

こともあります。

************

 事例1~プリンター台~

************


私がオフィス家具を注文する際に

決めていることが一つあります。

それは、

デスクと引き出しが一体化

したものを買わない!


という事です。

これは、なぜかと言うと。

デスクの上、

デスク周り、

動線環境
など

仕事のカテゴリが増える

仕事の進め方が変わる

人を雇用する


などの理由から効率よく

仕事を行うための動線環境が

変化してきます。

このような動線環境、

レイアウトの変化に対応していくには

引出し自体が右にも左にも、

そしてデスク横に出ていても良い

ようなモノを購入しておくことで

容易に行えるのです。

例えば、

わざわざプリンター台を購入しなくても

引出しキャビネットの上を台代わりにして

プリンターを置くことも出来ます。


*************

事例2~デスクの大きさ~

*************


デスクの大きさとしてのおススメは

幅140㎝×奥行70㎝×高さ70㎝です。
デスク

この大きさをまず1台購入しておくことで

後で従業員が増えた時にでも

1名増加⇒同じサイズを購入

2名増加⇒同じサイズを購入もしくは
 2台のみ幅を120㎝購入で空間を広く

など、奥行2台分の幅を最初に購入

しておくことで、

レイアウトとしてもアイランド型を

作りやすくできます。

************

事例3~引出しの使い勝手~

************


そして、気をつけて欲しいのが

引出し収納の使い道、

【目的】です。

最大の目的は、

自分の資料と細々した物、

を置く場所

ということです。

従業員が居て、共有すべきものは

棚管理する必要があります。

引出しに入れておくことはNGです!!

一番下の引き出しには

A4ファイルが入る大きさを!

真ん中の引き出しには

備品や小口金庫、ハガキなどが

入る大きさを!

一番上の引き出しには、

必要な文具が入る大きさが

あればOKです。

引出し


使う目的が、【資料整理】であれば

中段と下段両方が

A4ファイルが入る大きさだとイイ
ですね。

最後に「安い」という理由だけで

購入しない事です。

安いものの中には奥の10センチ程度が

引き出せず、

奥の資料、備品が

取り出しにくくなっているものもあります。

例えばこんな引き出しはおススメできません。

http://www.askul.co.jp/review/865411/#review44292

収納に必要な目的として、

「必要なものを必要な時にスグ取り出せること」

が重要になってきます。

そのモノの機能を

最大限有効活用できることで

余分なモノを買わずに済みますね(^.^)

余分なモノを買うということは

イコール「ムダ」になりやすいという事です。

コストのムダ、

スペースのムダ


など

そんなムダを生まない為に

【目的】と【機能】を知ることで

よい買い物ができるはずです(^.^)♪

(余談)
過去に私が購入した棚、引き出しも
失敗したと思うようなモノもありました。
まだそれを使っているのもあります。
最大限の有効活用によって、機能を
補えているからです。(^.^)
ちなみにオフィスの棚は
棚板可動式、1枚当たり荷重35㎏以上
スチール製がおススメですよ(^.^)

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| ムダの着眼・コスト削減 | 10:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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経営の相談はまず主治医に聞く!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

どんより曇り空だった東京。

その他の地方はいかがでしょうか。

最近秋めいた気候に我が家のエアコンは

お休みが長くなり、

変わりに扇風機で充分な状況になりました(^.^)

ちょうど、我が家のリビングのエアコンの

調子が悪くなっていたので、

冬に稼働するまでおいておけるな
(出来れば早く手当した方がいいんだろうな(苦笑))

エアコン修理屋さん、探してみるか!!

と、みなさん、このように

何か困ったことがあったら

誰に(どこに)

相談しますか?

例えば

プライベートでの恋愛話⇒友人

進路の問題⇒担任or両親or兄弟・・・とか

病気の悩み⇒病院

では、仕事に絡むエトセトラでは

どうでしょうか?

私もお客様からも質問を受けたり、

友人、知人からも聞かれることがあるのですが、

「○○なことがあった時、
誰に聞いたらいいのかな?」


という事。

**************

相談するなら主治医に聞く!

**************


これも内容によるのですよね(^.^)

ちなみに細かくその案件ごとに

その専門家に聞く!という事は大事ですが、

様々なその他の事柄などとも繋がることが

多いので、

誰に聞くと一番良いか?

を知っておくことが大切です。

下記の表は、私が思う相談内容ごとに
関係する職種一覧です。
窓口

まず、前提イメージとして

「会計士」さんは大病院

「税理士」さんは町医者と認識してください。
医者


その上で、様々な業種専門病院、

クリニックがあるというイメージです。

経営において、相談の窓口に一番

適しているのは、

お金の管理をしている『主治医』です。

その主治医に聞くのが一番なのです。

主治医に聞くと、

検査、診断、処方箋を書き、

検査

薬


必要あれば専門病院や大病院へも

紹介状を書いてくれます
よね。

それと同じことです。

それぞれの細かいことを専門家に

聞くことも良いですが、

全体的にその人(経営であれば会社)を良く知る

主治医の『税理士』さんに聞くことを

いつもおススメしています。

聞く


何においても

お金が動く、

人が動いても会計処理に関わります。

ましてや予測できる「プラン」「問題」

共有しておくことでそれらで起こり得る他の

リスクに関しても未然に防いだり

選択肢を示してくれます。

※最近ではこのようなコンサルティングをしない
記帳だけの契約もあるようですが、
まずは相談してみてくださいね。


もし、個人事業主の方で

税理士さんと契約していない場合であれば

税理士さんの「無料相談」を受けてみるのも

ひとつです!

闇雲に専門家に頼りすぎると

全体的にコストが高くなったり、

専門分野以外のシミュレーションが出来ず

他のリスク要素が出てくる恐れもあります。

事業全体のことを見渡せる

そんな主治医を見つけておくのも

事業上、必要なことですね(^.^)

もちろんセカンドオピニオンという形もありますよ♪

<余談>
私の場合の相談が多いのは
事務以外の「営業代行の方知りませんか?」だったり
「おススメのシステム制作会社ありますか?」
または
「ホームページ作成をしてくれる所あります?」
が多いですね(^.^)

なにせ、それらの事務業務部分の効率化の
仕組みを作っていますから。

我こそは!という(上記の)専門家の皆さま、
是非メッセージ下さいね♪



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| 情報 | 17:56 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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習慣化のコツは「それくらい出来る!」レベルから

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です。

イキナリですが、私、

最近習慣化したことがあります。

それは、『腹筋』です!(笑)

腹筋


**************

イキナリ30回から始めない!

**************


運動不足が慢性化し、脂肪が揺れ動く肢体を見て、

8月から(正確には8/4から)始めたのです。

最初は1日10回

そして2週間が経った時に1日20回と増やし、

なんと今日からは『30回』です。(≧▽≦)

思考と行動は結構繋がっていて、

いつもと違う何かを「やってみる」事で

感じること、見えることがあります。

習慣化することでより感じれるのです。(^.^)

「食生活も変えてみようかな」

思ったり、

「えっ?それぐらいデキる」

思う程度から始めて徐々にレベルUPする

ことって、何にでも共通している事だな

と気づいたり。

逆に習慣化できなかった過去は、

イキナリ理想の形をしようとしていた

いきなりフィットネスに1時間

走る(ラン)、こぐ(自転車)、筋力UP(腹筋・背筋)

とか・・・

いやーーやっていないのに疲れますよね。

そういえば、先日「片づけ」の講座を受けた中でも

同じような話がありました。

「1回15分、最大4セットまでを目安に

毎日することから始めてください」


片づけ士、小松 易(こまつやすし)さん談

・・・・

**************

長いスパンで物事を捉える

**************


イキナリ、やりすぎては続かないのですよね。

でも、一念発起して「やる!」と決めた時って

なんだかテンションも上がっているので

エネルギッシュにしちゃいそうになるのです。

でもその瞬発力より、

「持続力」「継続力」の方が大事なんですよね。

長いスパン(期間)で物事を捉える!

体感することで、

本当の意味もわかってきます。

ビジネスの上でも同じような場面は

たくさんあるのではないでしょうか。

プライベートの事でも、

今までの自分がしなかった事を

始める
ことで、

ビジネスにも繋がるような

ヒント、キッカケを

「頭」や「言葉」ではなく、

『体感』したことによって、物事は色んなことで

リンクしているのだとより感じます。



今日から9月!!

あなたも何か自分が今までしなかったことを

始めてみませんか?(^^)/



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