2014年10月 | ARCHIVE-SELECT | 2014年12月

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Googleカレンダーの内容を出力?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

今日から2泊3日関西です。

関西の改善仲間との情報交換や

父の命日も合わせて関西へ!

出張や帰省時って、

荷物をどれだけ減らせるか?

が私のテーマです(^.^)♪

さて、今回のブログのテーマですが

効率化をすすめていて、

確認したいのが、

「どんな業務にどれだけ時間がかかっているか?」

です。

お客様によっては、すでに

専用のソフトを使って把握している会社も

あるようですが、

この業務報告に時間が取られたり、

二度手間になっては

業務改善の本末転倒になりかねない。

お客様の1人からこんな相談が

************

Googleカレンダーを出力
できないか?

************


そのお客様は、

すごく効率化を考え、

自社でもどんどんムダに着眼できるように

業務ごとの時間管理を徹底しています。

しかし、専用ソフトなどを使って

情報が分散されないように

Googleカレンダーに集約していたようです。

ですので、別途Excel表をお渡ししたのですが

「Googleカレンダーを出力できる方法
ないでしょうか?」


と言うご相談。

Googleカレンダー内の設定では

出力機能が無かったのですが、

検索をしていて良いソフトを発見!

こちらです

 ↓ ↓
「GtimeReport」

GtimeReport


このGTimeReport

Googleカレンダーからタイムシートを作成します。

これは、複数のカレンダーをサポートし、

時間計算、タスクのマージや

スプレッドシートのエクスポートを行いたい!

という方向けのものなのです!

*************

他のソフトやアプリは?!

*************


さて、検索ついでに

様々な業務の時間管理にまつわる

フリーソフトを探してみると

案外出てきます。

・30分単位の管理シート型

・予め業務の内容時間を決め
 カウントダウン形式で表示するもの
「作業時間集中タイマ StudyTime」


・自分の作業時間分のみ
報告書形式でできるもの

「工数&勤怠管理システム(CoreWorker)」
「WorkTimer」

・iphoneで勤怠管理できるもの
オススメアプリページを見つけました
http://www.work-optim.com/
などです。

他にも


・タイムカウンターがあり、
開始時にクリック、終了時にクリックで
業務管理が出来るもの

などもあるのでご自身でも

検索してみると良いですね(^.^)

ご自身の現在行っている管理や

今後知りたい情報を得ることができ

なおかつ手間がかからないものを

選ぶと事がコツです(^.^)♪


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自宅で仕事をするリスクと安全管理

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です!(^.^)

先日、事務カフェプロジェクトで

「自宅オフィスでのデータの安全管理」

について学んできました。

今や

ノマドだ、在宅だ、個人事業だ!

とオフィスを持ったり、

通勤しなかったり、

自宅で開業されている方も

増えてきています。

そんな中、気をつけたいのが

大切なお客様からの預かり資料や

データ、そして仕事をするにあたっての

心構えとしての環境整備です。

そして、特に企業から信頼を得て

仕事をするには、その「安全管理」が

とても大切なのですよね(^.^)

************

ノートパソコンにも施錠

************


講師は、株式会社YPP代表の

五味渕のり子氏

株式会社YPPさんは在宅事務専門
(最近では、支店回りの代行なども
されているようです。)

の会社様なのですが、

プライバシーマークを取得している

事業所、その安全管理について

様々な事例でお話しを聞くことができました。

「そこまでするのですね」

というお話しの連続。

まず、お客様からお預かりする

そのデータが入っているPCや

ファイルの保管についての大切な

ことをお聞きしました。

「資料保管は鍵付きの棚へ!
脇机に入れる場合も施錠を」


→これ、当たり前に感じますが、
「翌日もするから」と、
机の上に資料を出しっぱなしで、
管理していることはないでしょうか?


「ノートパソコンには、ワイヤーで施錠を!」

→どういうことかと言うと、
デスクの足など、動かしにくい所に
ワイヤーでノートパソコンを固定し
施錠することで、防犯するという事です。

※実際に泥棒に入られてノートパソコンを
盗まれるという被害があるそうです。
ちなみにデスクトップパソコンへの施錠の
義務はないそうです。
持ち運びにくく配線を抜くのに時間が
かかるからなのでしょうか?



ちなみに私は、これを聞いてすぐに

鍵付きの棚にノートパソコンを

しまうようにしました。
(これでも良いそうです)

【注】玄関に近い場所はNG
人の出入りが少ない所に保管が必要


棚

棚2

***********

ルールで更にケア

***********


個人情報等、お客様のデータを

取り扱う際、

何か事が起こった際に

自分がどんな環境で仕事を

していたので「大丈夫です」と安心できる

ルールを作っておくことが大切。

例えば、

「資料がない」とお客様から

連絡があった際、

受取時に何を受取り

返却時に何をいつ、どんな方法で

お届けし、(配達状況追跡できるもので)

その間の資料は鍵付きの棚への

出し入れしかなく

その空間には誰も入る余地のない

状況だった場合、

紛失のしようがありません。

別の経緯で紛失したという証明になります。

◎例えばリビングで仕事をしない。

◎専用空間をつくる(他者の来ない場所)

◎資料を広げるのはその空間のみ

◎資料やノートPCは棚管理

◎仕事をする時以外は必ず施錠

◎データ(ファイル)には必ずパスワード付与


などです。

************

メールは添付後ファイルを
1度開ける!

************


よく、メールの添付もれって

ありますよね。

それはまだ訂正がききます

再度添付して送れば良いのですから

しかし、

添付間違いによって、重大なクレームに

つながることもあるのです。

というお話しも頂きました。

①同じようなファイルのコピーは
「-02」や「ver2」などのように
ファイル名の後に付番をつける

②メールする際、先に添付ファイルを貼り
送信前にファイルを開け、
間違いないかを確認後、文章を書き送信


という流れを作っているそうです。

これは大切ですね。

************

安全管理と
ヒューマンエラーの改善

************


たくさんの事例を聞きましたが

公表できるのはこのぐらいです。

とにもかくにも

プライバシーマーク取得企業は

安全管理においては使用している

クラウドや委託業者
(例えば宅配業者もあてはまります)

のセキュリティ環境の管理の義務

あります。

また、ヒューマンエラーが出た場合

その改善状況の報告
が必要になります。

どんな申請資料、管理資料が

必要なのかと見せて頂きましたが

太いパイプファイル1冊分の

管理資料
がありました((+_+))

そして最後に質問

「プライバシーマークの取得には
いくらぐらいかかるのですか?」


「特殊な申請で、用意する資料や
どこまでの管理体制が必要なのか
わからない為、専門家にコンサルティングを
お願いします。
その費用と実質の申請料が必要に
なります。また企業規模によっても
金額がかわるので、こちらを見てくださいね」

とのこと。
 ↓ ↓
プライバシーマーク制度 申請費用


ポイントは、

2人以上で行っている事業であること

です(^.^)

私は1人で行っているので

申請自体はまだ行えませんが

これを機に、さらにマイルールや

環境整備をすすめ

より安全、安心にお客様の

情報をお守りする体制を整えます!

企業が行っているセキュリティレベルを

個人も意識して行うことが

今後必要なのではないでしょうか。


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好奇心が購入のキッカケ?!ちょっと分析

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

どんどん冬に近づき、

室内にいると昼間でも寒く感じ

今日はこの秋はじめて

エアコンの暖房をつけました。

エアコンと言えば、家電・・・

先日我が家の13年選手の

洗濯機が悲鳴をあげました。
(注:機械音です(笑))

洗濯槽のカビも取れない状況ですし、

そろそろ買い替えの時期、
(本当は昨年予定していた)

この週末は家電量販店に視察し、

結果、ネットで洗濯機を購入。

それを決めるまでに分析した数々・・・

時間がかかりました・・・(苦笑)

プライベートだから良いようなものの

仕事だとかかりすぎです。

ですが、分析した結果、

私の「モノを購入する時の動機づけ」が

はっきり分かり、

今後、どのバランスで購入判断すれば

良いのか?を決める目安になりました。

よろしければ参考にしてみてくださいね

************

①問題を書きだす

************


何と言っても、

問題を解決することが必須です。

まず、洗濯機の問題(悩み)を

書きだしてみました。

・黒カビが出ないようにしたい
・洗濯槽の掃除をラクにしたい
・洗濯が早くできる
・毛布やふとんがラクラク洗える

この機能を満たすのは、
【穴なし洗濯槽】
【黒カビ除去】
【洗濯槽洗浄・乾燥】
【自動掃除機能】
【容量8㎏以上】
【洗濯時時短コース有り】


というような機能を持っているもの

になります。

************

②希望を書きだす

************


次に、新しく買うなら追加したい機能を

書き出します。

・乾燥が出来る
・除菌が出来る


この『乾燥が出来る』

と言う点が今回一番悩んだ点でした。

【乾燥】には

3種類ありました。

・ヒートポンプ式(ドラム型)
・ヒーター式(ドラム型)
・簡易乾燥式(タテ型)


ちなみにヒートポンプ式と

ドラム型のみの仕様で、

衣類のしわや縮みを軽減するようで

このヒートポンプ式に惹かれるのです。

しかし、乾燥の使用頻度や

使用場面を考えると私の場合

ヒーター式でも良さそうでした。

簡易乾燥は、【乾燥】を軸に

考えた場合、あっても無くても

同じように感じました。

ここで、

【乾燥】を考えた場合に

ドラム式・・・という選択が

出てしまい、複雑になってきました。((+_+))

洗濯機購入-1


************

③予算を決める

************


次に予算を決めます。

我が家は10万円と決めました。

余談ですが、最近の家電の高さには

目が飛び出そうになりました。

家電量販店に行くと、

洗濯機が20万、30万・・・

炊飯器も10万円台があるくらい

ですからね(>_<)

さて、話がそれましたが、

予算を決めて、ネット検索してみると

ドラム型は、10万円~がほとんどで

10万円以内となるとタテ型という

選択肢しかない状況でした。

しかし、SHARPのドラム8万円台と

Panasonicのプチドラムは10万円強
プチドラム

この2台くらいは予算内でした。

※ちなみにこれは
ビックカメラ.com か
ヨドバシ.comで購入する!
と決めたからこの価格


そこで「価格.com」で満足度や

レビュー検索することに・・・

これが更なる泥沼に・・・


************

④使う機能を絞る

************


価格.comのレビューを見ていると

高機能のドラム式がどんどん良く

見えてきて、

なんだか欲しくなってきます。

結果、絞り込んだとしても

予算幅を広げて

自分なりに一覧表で比較するほど
(※何を私はこんなに時間かけて
いるのでしょうか(笑))
 ↓ ↓
洗濯機購入-3


冷静になってもう一度考えました。

まずは、

①問題解決!

そして、

②は予算と頻度

私は、使ったことのないドラム式の

【乾燥機能】やその他の高機能を

使ってみたい!と思うのですが

本当に使うのか?

これはよく私が言っている

「整理整頓」が必要です。

使うか?使わないか?(もしくは頻度)

様々な機能がありますが

何を使うのか?

答えは①の問題(悩み)にありました。

・洗濯槽の防カビ、除去
・自動お掃除機能
・洗濯を早く→時短
・毛布・ふとん洗い


追加するとしたら
・クリーニングマーク等の
 デリケート洗い


しかも現状のマンションにて

●お風呂場に乾燥機能有り

乾燥ボタンを押すと、

早くても終了するまでに70分
(70分はPanasonic製のドラム式)

タテ型だったら、

時短で27分コースを選ぶことも可能

ここで自分の洗濯スタイルを

思い出します。

朝、洗濯をして仕事に行くので

今使っている洗濯機でさえ、

30分程度で終了

すぐ干せる体制へ・・・

乾燥まで待ってられない。

また洗濯機で帰ってきたら

洗濯完了・・・

逆に洗濯槽に入ったままに

なった際にシワになりそう・・・

ということは、

【乾燥】ボタンはほとんど使用しない

ということになる。

わかった(‘Д’)


*************

好奇心が私の判断を鈍らせる

*************

①②③で答えは出ていたのに

私の「好奇心」が

判断を鈍らせていたのです。

予算は10万なのに

ドラム型を購入すると、

15万以上がほとんど
(私の求める機能で)

しかし、乾燥機能をはずすと

途端にタテ型がより有力になり

しかも8万円以内

約2倍の金額・・・・

これ、大きいです。

私の「好奇心」の値段としては

少々高すぎます。

この好奇心を抑制できたのは

最初に家電量販店に行った際に

店員さんから聞いたこんな一言でした。

私:「丈夫な洗濯機はどれですか?」

店員:「昔の洗濯機に比べて今は故障しやすく
なりました。耐用年数は7年が限界のようです」


そうか、7年か~。

それならば、予算内で

一番使用するような機能が

シンプルに使えるもの
を選び、

1年1万円くらいがやはりベターだな(^.^)と。

ということで

最後にタテ型2種を比較し、

★Panasonic製(ちなみにこの製品はランキング1位)
NA-FA90H1

★SHARP製
ES-GV90P

洗濯機購入-2

洗濯機購入-4


決めたのはトータルコストと

問題解決をする機能が充実している

洗濯機に決定!

今回はSHARP製9㎏タテ型。

7年後は何にしようかな(^.^)


好奇心も時には大切ですが、

・使用頻度
・活用想定

を加味してコスト差額と比較して

みるといいですね(^.^)♪

どちらにしても買い物も楽しく!

※分析に時間がかかりましたが
私はこんなことをするのが好きなのです(笑)


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仕組みとクラウド化は必須の時代へ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

寒い一日でしたね。

一日室内でしたので、

さほど不自由はなかったのですが(^.^)

さて、

本題。

昨日、

「オリックスが弥生を買収!」

という記事が巷を駆け巡りましたね。

これ、私にとって

すっごく着目すべき記事でもあります。

何しろ、弥生会計を使っている方というのは

小規模事業主さんが多く、

まさしく私のサービス提供のコアな層である

従業員30名以下の中小企業様も

多く使用されています。

何しろ、

弥生は、会計ソフトのNo.1企業であり、

国内シェア68%(2014年)です!

さらに消費税増税、マイナンバー制など法改正で

ソフトのアップデートなどが必要になりますしね。

*************

クラウド機能の充実が
必須の時代へ

*************


この買収によって、

クラウドサービスなどの機能が

より安価で充実するような状況に

なった場合、

クラウドサービスのシステムを

別途発注していたような会社は

弥生シリーズ1つで事足りて

しまうことも考えられる。

ワークスタイルが多様化する

昨今においては、

クラウドは必須!!

今や、

PC、スマホ、ipad、

を連携して使用するのは当たり前、

メール、カレンダー、

書類もどこからでも見れる状況を

作り出すことにより

在宅、フレックス、出張、

支社、グループ会社、業務提携者

との連絡が効率よく確認し

業務をどこからでも行えることが

必要となってきています。

************

どう選べば良いのか?

************


さて、そこで私結構大変な状況です(笑)

アナログ的効率化を進めるのも

大切です(まずここから)

ですが、最終的にはより効率化の

効果を出していくためには、

こういったクラウドの特性、

メリット・デメリットを知っておくことで

お客様に提案できるというもの!!

それだけシステム化の効果は大きいのです。

どんな業種、どんな目的、

何を重視する場合、どれが良いのか?

そんなマトリックス図を作成

していておかないと!!
(出来ましたら、ブログでご報告しますね)

そして、皆さんがご自身で選ぶ時は

これを忘れないでください。

「モノの機能をたくさん見るのではなく
やりたい!叶えたい状況を作れるもの
に着目する!」


という事です。

「●●の機能なんだか使えそう」

「たくさんの機能がついていて便利」

とすぐに飛びつくと、

「不要な機能が使いたい機能を
シンプルに使わせてくれない」

「使い方が複雑」

「情報共有するには見づらい」


など、

本来の目的「効率的かつ効果的」を

達成できなくしてしまいます。

知らない機能を知ることよりも

やりたい状況、理想の状況を

しっかり伝えられることが重要なのです。

そうすることで、

様々なソフト、クラウドを閲覧していても

必要なモノが絞りこめてきますよ。

また気を付けてほしいのは

その中でも『優先順位』と『コストバランス』

しっかり予算とも相談してくださいね(^.^)♪

このサイトはITの比較を行うには

とっても便利ですよ(^.^)
 ↓ ↓ ↓
ITトレンド(様々な目的に応じた比較ランキングが見れます)



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あなたはどのタイプ?(手帳編)

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

11月に入りクリスマス商戦、年末商戦

突入ですね~。

一気に年の瀬ムードが漂います。

さて、そんな中

今年も発売されましたね。

日経Assosieの「最強の手帳術」
アソシエ10月10日

※余談ですが、今回の雑誌掲載の中に
あのプレミア日本酒で有名な
「獺祭」を生んだ社長のインタビューも
掲載されています。

さて、話を元に戻します。

************

「もっと自分管理ができないか?」
と悩む方へ

************


手帳・・・私、毎年悩んでいました。

でも結局選ぶのは毎年同じもの。

でも今年は違います。

今年はスマートフォン管理に

切り替えたからです。

実は、毎年買っていたものは

①見開きで月間スケジュールが
書き込める12ヶ月+3ヶ月が掲載


②その次のページからは
見開きの左へ週間で時間軸管理
右へメモ

③最終ページはメモが書き込める


以上の要件を満たしているもの
でした。

しかし、

毎年、手帳を見ると

①と③しかほど使っていない・・・

そうなんです。

「もっと自分管理をしたい!」

と思って、

時間管理タイプを購入するのですが

結局は、

①の中に時間も書き込めるので

それで事足りるのです。

そして、③に至っては、

あとで、何をメモしたのか

見ることがほとんどなかった

という事実
→重要な事はすでに
仕事にかかり、その成果物を
データ保管等していた。


→もしくは付箋を貼りつけ、
付箋を作業中にPCへ貼り、
終わったら捨てるを行っていた。

目標と

実際に活用していることは

違うのですよね(^.^)

しかも、実際に活用できる部分こそ

フォーカスすべきだと思うのです。

************

あなたはどのタイプ?!

************


今は、メモは、CamiApps

付箋を活用

スケジュールはGoogleカレンダー

で統一し、手荷物を減らすことに

したのです。

しかし、手帳で「スグ」書きたい!

全体のスケジュールを一瞬で

把握したい!手書きが好き!

と言う方にはまだまだ『手帳』の

有効性はあります!

そこで、私、今回の

日経ビジネスAssosieさんに

書かれている手帳タイプを

図解にしてみました。

何にフォーカスするか、

手帳のどんな部分を活用


しているのか?

などから参考にしてくださいね

手帳の使い方図解


ちなみに、

工事関係、印刷会社、

プロジェクトリーダーの方など

1ヶ月以上かかる工数が発生し、


期限管理を徹底したいお仕事の方は

『ガントチャート型』がおススメです!

営業職やTodoメモが多い方は

『週間時間軸型』が使い勝手は

良いかと思います。

あとは、自分の趣味嗜好なども

入ってきますよね。

詳しくは『Assosie』の中身を

ご覧いただくかとより参考に

なるかと思います(^.^)


ちなみに今回

Assosieを購入したら、

こんなケースがプレゼントで

付いていました。

二つ折りにしても

広げても使える

手帳に挟める文具ケースです。

ペンケース1

ペンケース2

ペンケース3

うん。これは使えるな!!(^.^)


| おススメの本、文具、商品 | 14:07 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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【印刷サイト比較】と【クラウドソーシング】

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

朝晩と日中の気温差にまだ体が慣れない

今日この頃、

最近は首にタオルを巻いて寝ています。
(首が寒い)

今週末には加湿器出動です(^.^)

さて、

11月に入り今年もあと2ヶ月ですが

年末年始に必要な印刷物等の

発注はもうお済みですか?

************

 比較サイトを活用!

************


最近の印刷発注の主流は

①デザインは依頼主、

②データを送って印刷依頼


の流れです。

そこで気になるのは

印刷コスト、

かと言って独自で色々調べていては

時間がかかります。

そこでこんなサイトを見つけました(^.^)♪
   ↓ ↓ ↓
印刷通販の価格比較ドットコム

●必要な印刷物の種類

●用紙の種類(紙種)

●サイズ

●印刷種類(片面モノクロ、両面カラーなど)

●用紙の厚み

●希望納期

●部数



などを入力していくと比較ができます!

気をつけて欲しいのは、

データ入稿の際の取扱いデータ形式

テンプレートの有無です。

イラストレーターでないとNGと言われると

自分で作れないことがあります。

またテンプレートがないと、

正しいサイズのデータ作成が困難な場合が

ありますのでご注意ください
(最近ではほとんど、PDF対応やテンプレートがあります)


************

 デザインもカンタンに!

************


独自の社名入りカレンダーを

作成される企業、

年末年始のご挨拶用に

名刺の発注、

年賀状の作成

最近では独自のノート、手帳作成

なども作成したりする方も居ますね

こんな便利なサイトもあるのを

ご存知ですか?

■画像切抜き業者

●シスプロデータプロ

●画像切抜き.net


また、最近では

「クラウドワークス」という

クラウドワークス


お仕事を受発注する斡旋サイトがあり、

安価で直接デザイン制作等を依頼するような

ことも出来るようです。

世の中の「働き方」が変化するに従い、

ネット上での仕事の斡旋を行う

「クラウドソーシング」と言われるサイトは

どんどん増えていますね。(^.^)♪

但し、その仕事の質と仕事への意識は

個人差とが出ますので

その価格が本当に安いのか?

高いのか?は頼んでみないと

分からないですね。

試してみるのは良いかも知れません(^.^)


何かと忙しくなるこの2ヶ月、

こういった便利なサイトを比較し

活用することで、

段取りさえしておけば、

安心して本業に専念できるというものです(^.^)♪


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分からない自分を恥じるよりもデキる自分を目指す!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

すっかり街も街路樹が赤や黄色に

染まり、紅葉の季節。

もみじ


ハイキングに行くともっと素敵な

紅葉が見れるのだろうなーと

思いながら、街路樹で満足する私です(笑)

さて、

私、いまや「事務改善アドバイザー」

などと名乗っていますが、

お客様の経理の現場へ行ったのは

起業する5年前の27才の頃、

それまで職を転々としていた私が

「税理士になる!」と決意し、

税理士受験に取組みながら

会計事務所に勤務していた時のこと
(※ちなみに税理士受検挫折組です(苦笑))

後にこの時の経験が

様々な場面で私を助けてくれる事に

なるとは思ってはいなかったのです。

今日はそんなキッカケのお話し(^.^)

************

WordもExcelも出来ない

************


それは2軒目に勤めた会計事務所に

入社するや否や、

「高倉、お前○○システムズへ出向や!」

と、所長から一言

それから1年私は、本来の税理士補助業務

ではなく、

経理社員としての出向を命じられ、

初めて「お客様」の現場へ行くことに

なったのです。

その会社はグループ企業の子会社

大きなビルは

セキュリティ万全で

首から社員証を掛け、

出入りは社員証がないと

ドアが開かないシステムです。

それまで小さな会社でしか

勤務経験のない私は少し緊張

していました。

ビル


しかも出向先・・・

この時、私はWordもExcelも

独学で覚え始めたばかりで

ほとんど分からないに等しい状態でした。

しかし、それを気取られてはいけないと

必死にくらいついていました。

今考えると恐ろしいですね。

しかも、経理の内容は

今までしたこともない

間接経費計算の連続で

連結決算。

資料確認とチェック、仕訳作成に

時間がどんどんかかります。

月末に締めた後、5日後には

会議資料で提出ですので

月末前後は残業でした。

**********

恥じを捨てる!

**********


自分の能力のなさに嫌気が

差し始めた頃、

自分で処理するには限界・・・

恥をしのんで私は、

周りの従業員の方に

教えてもらうことに決めたのです。

まずは、コミュニケーションを取り

仲良くなったら、

小さな操作から聞いてみることを

しました。

そうして、出向先に居た1年で

WordとExcelの操作を覚えて

いったのです。

必要に駆られて、学ぶので

早いスピードで見に付いていきました。

そうして1年後、

出向先から戻り

事務所内で税理士補助業務を

行うことになりましたが、

6ヶ月後の確定申告時期に

また更に所長の一言

「来週から、パソコン教室の先生をしろ!」

えええーーーー!!Σ(゚Д゚)

しかし、

その前の出向中の1年のおかげで

私はなんと初級クラスを教えれる位の

知識を身につけていたのでした。


今でこそ、Excel活用の方法など

ブログで書いたりすることも

ある私ですが

過去の経験によって、今がある!


あの時、

プライドだけで仕事をしていても

出向先にもっと

迷惑がかかっていたでしょう
(いや、すでにかかっていたかも知れませんね。お恥ずかしい・・・)

分からないことに
時間をかけすぎるより

分かっていくことの
キッカケを掴み

そこから更に自分で

勉強することが

大切だったのですよね。(^^)


余計なプライドを守るより

「何をするべきか」

「私は何の為に出向されたのか?」


その目的を達成する為の行動が

必要だったのです。

私は

「出向先のお客様に満足頂ける
仕事を提供する為に!」


と言う目的に立ち返る事が

できました。


分からない自分を恥じるよりも
デキる自分を目指して行うことは
頭を下げる謙虚さだと知った
27歳の春でした。



(余談)
ちなみに出向完了後、所内に戻ると
「高倉はExcelに詳しい人」と言う
代名詞が付いたほどです(^.^)




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大量データは、一気に吸い上げる!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

さて、連休初日の本日は

11/1!!月初め。

皆さんはどのようにお過ごしですか?

私はこのブログを書いたら

本日はお休みを頂き、

2日、3日は今後の展開の為の

準備仕事をしようかと思っております(^.^)♪
(事業計画という段取りです)

さて、

最近よくいくお客様の現場仕事、

随分効率よくなっていると思っていたら、

ちょっとした穴に気づきました。

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気合いでやってる?!

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仕組みをつくり、

フォームをつくり、

説明を行い、改善を進めても

日々の仕事が詰りすぎたり、

急な案件が増えすぎると、

思考停止になるのか、

気合いで仕事をしがちなんですね。

今日はそんな事例を一つご紹介(^.^)

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発送先新規40件の宅急便

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とある会社様、

荷物を配送する際に

宅急便の伝票を発行し、

荷物に貼りつけるのですが、

※代表的な伝票発行の仕組み
ヤマト運輸 送り状発行B2ソフト
佐川急便 e飛伝

※このような伝票です(^.^)
送り状シール

ここでビックリした事実が判明!

宅急便の伝票を発行する際

1)宅急便会社のWEBへアクセス

2)登録済みのIDとパスワードでログイン

3)送り状(宅急便伝票)発行ページへ

4)お届け先登録済み→番号で呼び出し
 お届け先登録なし→登録する

5)シールへ印刷


という手順になるのですが、

4)のお届け先登録なしの新規で

大量の件数が発生した際、

どのようにしていたかと言うと

「個別発行」

いわゆる1枚1枚登録しては印刷

をかけていたのです。

「ええ~!!!それを40件も?」

「はい。今までそうしていました。」

なんと。('Д')

絶句です。

気合いで仕事していたのですね・・・

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システム内の【一括取込】の
メニューを探す!!

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内容をよくよく確認すると、

実はお客様から

お届け先指定のエクセル表が

送られてきていて、

それを印刷し、

確認しながら1件1件入力していたのです。

PC入力1


ここで私の改善!!

①依頼先エクセルデータを確認

②宅急便会社のシステムを確認

③宅急便会社のお届け先登録の
画面内に『外部データ取込』
と言うボタンを発見

④③のメニュー内容を確認
 【CSV】形式と【EXCEL】形式で一括取込可能

⑤EXCEL形式でのテンプレートを確認

⑥①のエクセルデータを⑤のテンプレートへ
並べ替え

⑦③の『外部データ』取込にて
 【Excel】形式を選択し、一括登録

⑧取込後、編集が必要な箇所のみ
 クリックするだけの作業で終える

⑨一気に印刷



という流れを作ったのです。


今までこの取込みフォームを作っていなかった

いや、こういった事が出来ることすら

知らなかった、
知ろうとする余裕がなかった

ようです。

「今まで40件の入力にどのくらいの
時間がかかっていましたか?」

「1時間~1時間半です」

「では、フォーム修正をしたとしても
今後は確認を要しても30分程度
2分の1~3分の1ですね」


「更にこのフォームでデータを頂ける
ようにすると、10分程度で済みますよ」



事務担当者の彼女の顔は

笑顔で溢れました。

PC入力2


同じようなこと・・・

「イチイチ入力」という作業を

気合いで行っていないでしょうか?

最近の市販ソフトや企業が提供している

クラウドでのデータ入力作業

実は【一括取込】というような内容の

メニューが登録画面の中に

あることが多いです(^.^)

是非、確認してみてくださいね♪



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| EXCEL活用術 | 13:32 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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