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関数を知らなくても出来る3つのこと!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!

この仕事を始めて12年、、

18歳から勤め出して社会人生活は

26年目(あっ年齢バレちゃいました(笑))

最初はまだまだ分からないことも多かった私も

今ではEXCELで簡単なシステムを作るほどに

なりました。

そのように月日が経つ中、たびたび

仕事をしている中で思い返させてくれること・・・

それは、

自分にとっての「当たり前」は

他者にとっての「当たり前」ではない

ということ。

先日、お客様の所でこんな事がありました

**************

 キーボードは打ててもEXCELは初心者

**************


20代前半の女性従業員さんが

いつも小気味よくキーボードを叩いて

何やら資料をせっせと作成しておられました。

ふと

「そういえば、他の効率化の優先順位が高くて
パソコンの効率化の話を
あまりしていなかったなーー」

なんて思い、その女性の入力作業を眺めていました

見ていると、

イチイチ入力

わざわざ入力

毎回入力


のオンパレード・・・

あれ、、これヤバいな・・・(^^ゞ

小気味の良いキーボードタッチ、

パソコンは「当たり前」に出来てると

勝手に自分の「当たり前」にすり替えて

いました。

キーパンチが早いからって、

EXCELが得意なワケではないのですよね

そこで、彼女に3つのことをレクチャー

**************

覚えておきたい3つのこと

*************


彼女が行っていた

イチイチ、わざわざ、毎回とは次のこと

1)イチイチ別々の用紙
(Excelで作られたフォーム)に

●お客様名

●商品名

●品番

●納期

●数量


などを別々で入力していた
(もしくは手作業でコピー&ペースト)


2)わざわざ、気になる箇所(セル)に
 色を付けていた

3)SUM関数(合計計算)を入れると、空欄箇所に
「0」と表示されるので、
「0」を表示させないために
毎回、必要な箇所だけSUM関数を入れていた

「教えてなくてごめんね」

・・・・と、いう事で

早速彼女には
難しい関数を覚えなくても出来る
次の3つを覚えてもらいました!


1)イチイチ入力しない方法
 【リンク貼付け】


 ①別々の資料を、EXCELの同じファイル内に
 シート分けして並べる

    
 ②最初のシートに入力
    
 ③二つ目以降のシートには
  ②で入力した項目のうち
  他のシートでも使用する項目のセルに
  ②の値を
【リンク貼付け】

※リンク貼付けについての方法は
このサイトが分かりやすいのでこちらをご覧ください
  ↓ ↓
http://kokodane.com/tec3_19.htm



2)わざわざ入力しなくて良い方法
【条件付き書式】

 ①セルの色を変える必要がある範囲を
 すべて選択する

    
 ②一定の条件(30個以上で黄色のセル)とか
  を【条件付き書式】で設定


 以上で自動でセルに色が付される

※方法はこちらのサイトが分かりやすいです
  ↓ ↓
http://kokodane.com/2013_waza_043.htm

3)毎回SUM関数を入れなくても
 「0」を表示させない方法
 【詳細オプションで設定】


 ①Excelの「オプション」メニューを開く
   
 ②「ゼロ値を表示する」のチェックボックスの
  チェックをはずす


 以上で「0」表示はされないので

 SUM関数を予め入れておくことができ、
 毎回関数を入力しなくても良くなります



※方法はこちらのサイトが分かりやすいです
   ↓ ↓
http://kokodane.com/2013_kiso09.htm


彼女は2つの資料で

この作業を毎回行っていたので

該当する部分が全体の3分の1

であったことから実質的にこの事務作業が

該当分の効率化を果たしたということです。



その後、EXCELでの効率化を実感した

彼女から質問攻めにあったことは

いうまでもありません(笑)



| EXCEL活用術 | 14:52 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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注文をするまでに判断する!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

久しぶりのブログです。

なかなか精神的にもキツイ案件に

集中しているとこんな事に・・・

さて、今日はちょっと変化球な

お話し。。。

初めて行く飲食店、、、

どのように探していきますか?

私は最近では「●るナ●」や「Re●●y」も

あまり信用しておらず、

個人的にグルメな方のBlogやSNSでの

情報を元に探して行ったりします

しかし、予定をたてず気ままに

ふらっと入ることもあるのですよね~

そんな事ないですか?

そしてこれがまた当りハズレが大きくて・・(^^;

*************

1800円⇒1300円の魔法

*************


先日、京都に訪れ、

ランチだし、時間を決めずに適当に・・・

なんてブラブラと先斗町を歩いていて

ふいに小さなお店の看板が目に

留まりました!

『天ぷら・・・』

あっ!なんか天ぷら食べたいな・・・

そんな軽い気持ちでその店に入ったのですが

注文した料理が出てきて

半分も食べないうちに出てきてしまいました。
(※お会計はきちんとしてきましたよ(^.^))

私は天丼を頼んだのですが

まず、カウンターだけのその店は

椅子が出ておらず、

折りたたみの椅子が入口付近にありました。

「いらっしゃいませ」の声も聞こえず、

椅子も自分達で勝手にセットして座り

注文することに

(実はこの時点で少し嫌な感じはしていた)

その後注文しようとランチメニューを見ると・・・

「すじこん煮込み」+「出しまき卵」
+「辛子明太子」+「ごはんとお吸い物」


これで1800円⇒1300円!

と書かれている

「ええーー」これだけで1300円?Σ(゚Д゚)

しかも最初1800円ってどれだけすごいねん!

小さくて狭くて汚い店内の壁にある

メニューを見ると、

『てっさ』(ふぐのお造り)
と書かれたメニューがあり

えっ?案外、しっかりした料理出すのかな?と

思わせる。

一緒に入った姉がこのメニューを頼み

私は天ぷらが食べたかったので

ランチメニューの中の

「天丼」を頼みました。
(ちなみに1200円⇒900円と記載)

さてどんなモノが出てきたかというと

姉の料理はまず、量的に

「えっ?これだけ?」という量

下町の食堂で500円で出されるようなメニュー
(いや気の利いた食堂ならこれに焼き魚が付くくらいだ)

しかも辛子明太子は、姉いわく

「これ、チューブの明太子やで」(゚Д゚;)

あ、あり得ない・・・

私はと言うと、

温度が上がりきっていない油で揚げたせいか

技量がないのか?

べちゃべちゃとした衣に、

小さなエビと

イカかと思ったらちくわ天、

青いかき揚げをかじってみると

刻んだ青ネギだけの天ぷら

しかも水分まで出て一層べとべとに・・・

そして

姉と顔を見合わせ、店を後にした(苦笑)


*************

 挨拶、清掃、段取り、メニュー表

*************


ホントにこんな店は最悪だ!

しかし、後で考えると

注文するまでに

気づける箇所は多分にあった

ただ、ひと時の旅行気分に浮かれ、

少し気づくのが遅すぎたのだ

気づくポイントは4つ!

●挨拶がない

●店内が汚い

●動きが遅い

●メニューの価格の下げ方が
尋常じゃない



挨拶がないのは、サービス精神のかけらもない

暇そうなのに店内が汚いのは、飲食店の心構えがない
(特にレンジフードの油は今にも垂れ落ちてきそうだった)

動きが遅いのは段取りが悪い証拠

メニューの下げ方(書き方)が

尋常じゃないのは、

客が来ない証拠!

ううーーむ。(>_<)

早く気づいて出ていれば・・・

気持ちよく過ごしたい一心で

お会計だけ済ませ店を後にした姉と私は

その後、別の店でお腹を満たしたのは

いう間でもないです(-_-)


ちなみに

これは飲食店に限ったことではないですね

4つのポイントは

まさしく悪い例!


挨拶

清掃

段取り

価格

これは本当に意識して

お客様に気持ちよく笑顔になって頂く

そんなサービスを提供することが

良い仕事だと私は思う(^.^)




| 問題点の見つけ方 | 06:16 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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机の上に平置きがなくなった?!Σ(゚Д゚)

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

桜の季節はあっという間

東京では先週末で一気に桜が

散りましたね。

新入生、新入社員の皆さまの

桜の花のように嬉しく高揚した気持ちの

時期は過ぎ去り、いよいよ新スタートと

いった所でしょうか(^.^)


さて、最近。「改善」の基本である

整理整頓について指導するお仕事が

増えてきています。

そしてコレもBlogにて

何度かお伝えしておりますが

よく間違えられるのが

「キレイに片づけるんでしょ?」

と言われること。

結果的にキレイにもなることは

ありますが、

「改善」の観点から考えると

”キレイ”が目的ではなく

【分かりやすい】

目的です!

●スグ出せる

●スグ分かる

●スグ出来る


に従った整理整頓の方法を

お伝えしています。

基本的に

「手間をかけずに置き場を決める!」

が私の整理整頓法です。

置き場所のルールを決めることが

最も重要で

ファイリングに手間をかけない!

なので面倒くさがりの方にも

すんなり取り入れて頂くことが出来ます。

3月からコンサルティングを行っている

会社様では、

『段取り8割の整理整頓法』

お伝えして、1ヶ月後

訪問してみると、なんとほぼ全員の

机の上には書類の平置きが

消えていました(≧▽≦)♪

即実践される意識の高さに

私のテンションも上がります。

タテ置きの際、

BOXを2つ用意され、

●1つは依頼BOX

●1つは仕事BOX



依頼BOXには、他者や他部署からの

資料や回覧が入ります。

仕事BOXには、自分が今日行うべき

仕事が並んでいます。

またBOXにはこんな表示がされます

「高⇐緊急度⇒低」

こうしておくことで、

依頼BOXには、依頼者が置き場所を考え

入れる仕組みが作れます。

また優先順位が自動で設定されますので

左から順に仕事をすすめれば良い

と言うワケです。


面倒くさがりやさんは

やるべき仕事が多すぎて困っているのです。

毎回、部下や上司からの資料の山積みに

自ら疲弊しているのです。

書類をタテ置きにしただけで、

依頼者や自分の仕事の優先順位が

明確になり、

「選別する」「探す」と言う手間が無くなります

是非、自分の仕事をラクにするためにも

段取り8割の整理整頓、

「書類をタテ置き」から始めて

みませんか?

| 改善の事例 | 10:02 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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所変われば必要なものも変わる?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です!

お久しぶりです。

なんとブログ更新2週間も滞っておりました。

その間、腰痛と戦いながら、

仕事を続け、つい昨日くらいから

やっと腰痛ベルトを外せました♫

世の中は桜の花見で盛り上がっていますが

遠出が出来ず、

「ああー今年も花見は移動途中を
愛でるだけかな」

なんて思っておりましたが、

3月31日の15時頃、

上野へ腰の状況を見つつ

散歩がてらの花見へ!
(飲食なしで歩くだけです(笑))

*************

所変われば必要なモノも変わる

*************


上野公園へ行くと凄い人の波・・・

平日昼間にこの人数。

春休み、観光客、夜の花見の場所取り

様々な方が居ました。

満開の桜のトンネルを

一通り堪能し、

腰の調子もまだ悪かったので

カフェで休憩。

その後、スカーフでも買おうかと

思い、上野の「松坂屋」に入って

見たときの事。

品揃えを見ると、、、

年齢層は高めの設定な様子。

ですよね 

周りを見てみると、

平均年齢50~60歳といった所です。

「なるほど、こりゃ欲しいものは無いな」

と、帰ることに。

その前にトイレ休憩。。。
(高倉はこのトイレネタ多いのですが(笑))

そこで女子トイレの個室に入ると

面白いものを発見!!



これ、わかりますか?

足が悪くなった年配の方が

杖をついている姿をよく見受けます
(※80歳近い私の母も持っています)

その杖置き場として、

壁にこれが備えつけてあるのです。

これは、銀座の百貨店では

見られなかった光景。

マルイとかでも無さそうです。

杖の置き場、困るんですよね。

普通に置いているとスーと滑って

倒れたり・・・

その点これは便利です。

所変われば、必要なモノは変わってくるのですね。

その場にどんな人が来る(居る・集まる)のか?

どんな事を必要としているのか?

そういった事を知ることこそ

意味ある改善につながるのだと

感じました



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