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動画キャプチャ録画

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

三連休、いかがお過ごしでしたか。

私はと言うと、

半分仕事、半分休みを取りました。

年末に向けて、早めの大掃除や

久しぶりの映画鑑賞も楽しめました。

さて、10月は色んなインプットが

あったのですが、

あまりご紹介出来ておりませんでした。

今日はそんなインプットした

情報の一つをご紹介♫

ーーーーーーーーーーーー
◾︎PC画面を録画
ーーーーーーーーーーーー


グループウェアソフトの開発会社の

セミナーに参加した時のこと、

前から知りたかった情報を得る事が

できました。

事務業務を社内で引き継ぎをする時

必要になるのは「マニュアル」

最近は、入力作業の動作を

スマホで動画撮りしたりしていますが、

やはり気になるのは、

PC画面やボタンがはっきり見えない

と言うこと。

また、余計な雑音も入ってしまいます。

「安価てPC画面をそのまま録画出来るものが
ないだろうか、、」


なんて思っていたら

情報が入ってきました(^^)

その名も

バンディカム

と言うそうです。

無料版は、10分の時間制限や

広告のロゴが貼りついたり

するそうですが、

製品版を購入しても3980円。

あり!です。

まずは無料版を試してみようかと

思います。

ちなみに、こう言った

画面録画の出来るソフトを

「ビデオキャプチャーソフト」

と言うそうです。

※こちらのサイトで比較されていました
http://www.apowersoft.jp/video-capture-software.html

それで探してみると、

他にも良さげなソフトがありました。

検討してみて決めても良さそうです。

ポイントは、
●自身のパソコンで使えるものか
(Windowsのバージョンで使えないものも)

●使い勝手は良いか

●日本語対応しているか

●静止画は必要か

●一度に録画できる時間は?

と言う所を確認すると良いです。



ただ、一つ気になるのは、

このようにしてデータ容量が

どんどん必要になってきた時の

サーバー料金と

データの整理整頓。

それはまた別の機会に(^^)♫

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スキマ時間の使い方

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

週明け月曜日、いかがお過ごしですか?

私は今週土日は、体調不良もあり

自宅に引きこもり、ゆっくりしました。

そして、週明け月曜日、

午前中は、知人に改善を手がける

会計事務所様をご紹介頂けるとの事で

提携出来ないか打ち合わせへ。

3年前に事務改善を手がけた会社の

改善効果を目の当たりにされ、

クライアント様にご紹介したいと

言って頂き、

今回引き合せて頂きました!

こんな風に言って頂き感無量です。

結果が次に繋がるのですね。(^^)

その後、昼から関西へ出張。

前泊です。

昼からと言っても、

15時出発の新幹線。

午前中に駅前の診療所に

薬を処方して頂き、

お昼ごはんを食べたら13時半

1時間半を

どう過ごします?

今日は、私のスキマ時間活用を

お話します。

ーーーーーーーーーーーー
◼︎連絡するか、休むか
ーーーーーーーーーーーー


基本的には、

「連絡する、書く」
・メール確認、送信
・チャットワークやメッセージ確認、送信
・電話連絡
・ブログを書く

「休む」
・カフェに入る
・マッサージに行く
※空いた時間をゆっくり過ごす

のどちらかです。

客先への訪問、

事務所での仕組みの作り込み
※やり出したら止まらないので
最低2~3時間要します。

ですので、今回は

1時間半の空き時間

お昼を食べて事務所まで

徒歩12分、往復24~5分

移動に10分だと残り50分、

1時間もないので、
事務所に戻らず品川駅へ!

ーーーーーーーーーーーー
◼︎移動が長い時は休む!
ーーーーーーーーーーーー


新幹線で関西へ、

そこでどうしようか?と考えました。

私は、基本的に「連絡」は

移動時間
に行います。

移動の電車の中でほぼ終わります。

今回も新幹線の時間が長いので

その時間にメール内容をゆっくり

確認も出来ますし、ブログも書けます。

と、言う事で空き時間を「休む」へ!

そうすると、見つかるものですね。

なんだかカフェが騒がしく感じ、

静かな休める空間を探していたら

「フットセラピー」のお店がありました。
↓↓
フットセラピー アトレ品川店

※ちなみに、ボディマッサージも
しています。
あと、思いのほか、隣のカフェの店員の声が
うるさかったですが、苦笑。

品川と言えば、

靴磨きも有名ですが、

スキマ時間カフェでスマホを見るより

ゆっくり休めるように感じます。(^^)
※カフェより高くはなりますが、、

最近、マッサージにもなかなか行けず

凝り固まった足や肩、

気持ちも一緒にほぐれ、

気分よく新幹線に乗れました♫

スキマ時間をうまく活用して

集中力を高めて良い仕事

したいと思います。(^^)

スキマ時間は何をしていますか?

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システムで非効率?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

最近、めっきりEXCEL作成が増えています。

なぜかって?

「システムが使いづらい」

という事で業務が非効率になっている状態

の会社様が増えているからです。

「えっそんなのシステムをカスタマイズ
すればいいじゃん!」って思いそうなところですが

案外このカスタマイズには

時間とお金がかかるものなんです。

一覧表作成に数十万っていう事だってあります。

もちろん、カスタマイズした場合の金額が

安ければオーダーもありですよね。

なお、誤解のないようにお伝えしておきたいのは

決して、「システムの制作が悪い」と言う話では

ないのです。

あなたの会社の
システムは効率よく稼働していますか?

より活用できるシステムを発注するために

大切な事を今回はお伝えしたいと思います。

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■システム管理者なんていない
---------------------------


システムを独自仕様で発注を行う時

システム制作会社からは

システム管理者の選出を求められたりします。

「いや、いないから!」
「それ、頼みたいんだから!」

と会社さんはてっきり

「システム管理」という
職種のみの人を用意しろ!


と言われてると

勘違いしがち、

これをかみ砕くと、

「システムの発注、設定、変更などの
やり取りの窓口を1本化して
社内の情報をとりまとめてくれる方
を決めていただけますか?」


という事。なんですよね。

そこで、

ではどんな人が適しているか?

が大事なんです。

-------------------------
■役職では選ばず「人」を見よ!
-------------------------


よく間違えがちなのが、

「管理職」に頼もうと思うこと

これが使いにくいシステム発注の

根源なのです。

×

役職で選んではいけません。

但し、役職者の意見や承認権限が

必要ですので、打合せへの同席は必要です。

では、どんな方が担当者に向いているのか

1)パソコンにアレルギーの無い人
(普段、手書き資料だらけの人は向いていません)

2)現場の実務経験がある人
(実際に使う人でないと細かい仕様提案はできません)

3)仕事が丁寧で正確な人
(雑な仕事をする人は発注も雑、ヤバいです)

4)職場での信頼を得ている人
(情報を取りまとめる際に、聴きだせる人は
人から信頼を得ている人です)

5)自分の業務のマニュアルを作成している人
(効率化をのぞみ、間違えない方法を模索しています
見て覚えろ!の人は、NGです)

6)EXCELが使える人(VLOOKUP、IF関数を知っている)
(カスタマイズの発注はすればするほど
当り前ですがお金がかかります。
データさえ吐きだせたらEXCELでデキる!と
考えられるとコストを抑えることも可能です)

7)物事を柔軟に対応できる人
(これ、少し難しいのですが、現状の100%の
システムを作ると数年後に使えなくなることが多いです
なぜなら、世の中の変化、経営の変化により
業務も変化するからです。
ガチガチに固定してしまうと変化に対応できなく
なるのです)


とこの7つの要件に当てはまっている
人物を探してみてください

もしくは、

2人3人でこの7つの要件を
達成する場合、

取りまとめ窓口係の担当は

1)3)4)5)が出来る人

良いでしょう。

案外、この2)と7)が出来ない

役職を持つ「課長」「部長」

担当していることが多くないですか?

もしくは、入りたての新人へ丸投げ。苦笑

これはシステム作成代金を捨てているのに

近いと私は思います。

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■CSVでデータを吐きだす?!
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先の7つの要件で7つめの要件

特に、ここに気をつけて下さいね。

全てボタン一つで!

印刷物のフォームも!

と、発注するのはいいですが、

ポイントは、

「印刷を出すまでに検索抽出したものを
データとしてCSVとして吐きだせるボタンを
作成してください」


と発注することです。

とにかく

「CSVにデータを吐きだすボタン」

を、随所につけて頂くことです。

この「CSVでデータを吐きだす」とは

入力し、抽出したデータ情報を

システム内から自身のPCへ

出力できるということです。

何が良いのかと言うと

出力したCSVというデータは
開くとExcelなどに加工が容易
なのです。
(顧客データなどを吐きだした場合
ハガキソフトで「CSVからインストール」なんて
いうボタンがあったりして、システム内の
情報をハガキソフトなどの別ソフトへ
インストールすることも容易になるのです)

●顧客データ
●仕入れ先データ
●従業員情報
●受注内容
●売上内容
●発注内容
●勤怠管理
●給与情報

・・・・などなど

制作を依頼する時

「ここでこの表を印刷したい!」
という画面には必ず

『CSVでデータ出力』のボタンを

つけて頂くことをおススメします。

一覧表作成を依頼したら15万円

CSVのボタン作成なら1万円とか

かなりコストに差も出ますから(^.^)

とにかく柔軟に、汎用性のある

システムを目指し、変化に対応できる

体制を整えましょう(^.^)♪

あなたの会社のシステムは大丈夫?

| 問題点の見つけ方 | 16:21 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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会議を動画で送付?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

1週間ぶりのブログです(^^ゞ

何だか師走の匂いがしてきました。

物事がせわしなく動き始めている

そんな感じがしますね。

ゆっくりコーヒータイム(5分程度)を取り

見渡す時間は逆に必要です。

ぜひ、朝一5分は本日する仕事の

タスクを見直してみてくださいね(^.^)♪

さて、

先日、お客様の会社の会議を撮影し

会議動画を送付頂くと言う

面白い試みをしました(^.^)♪

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■会議を動画に撮って送る?!
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現在、様々な資料作成で疲弊している

とある会社様、

同じような項目を書いたり、

毎回同じようなことを手入力したり

となかなか改善のしがいのある

状況がありました。

そこで、Excelでの効率化の

仕組みづくり提案をしたところ、

やってみよう!となりました。

★同じような入力が重なる所は・・・
一方のシートへ入力したら
もう一方のシートへ自動で入力されたり、


★手入力せずにいくつかのリストから・・・
選択すると自動入力されたり、

例えば上記のようなことなどを盛り込み

その土台のフォームづくりを

私が作成するのですが、

改善したい内容は、

現場で使う人の意見が必要です。

本来、聞き取りし、作成するのですが

まずは、社内で意見をまとめて

頂くことになったのです。

そこで下記のようにしてほしいと

提案しました。

1)改善したい資料シートを印刷して
 改善内容(メモ)を書きこむ

2)意見を聞いている会議を動画で
 撮影する

ミーティング

ビデオ



1)と2)をメールで送付する




という流れです。

こうすることで、

最終的に1)のメモになった経緯を2)で

知ることが出来、「モレ」「ヌケ」「思い込み」

最小化できます。

動画によって、最終的に出た

結論の指示よりも意見を出している

その「理由」⇒「目的」が分かる

のです。

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■双方に効果的でメリット大!
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これはお客様と当方の両方に

メリットがありました。


<お客様>
●まとめた指示書や議事録を
作成しなくて良い

●フォームに書き足すだけなので
自身も指示書替わりに整理できる

●曖昧なニュアンスやちょっとした希望
も伝わる

●会議参加ではないので
業務支払い額を抑えることが可能

<OFFICEキスク>
●スカイプ会議にしていないので
時間が固定されずに済む

●細かな詳細、目的まで伝わり
実際の指示ではない真意を組んだ
提案の仕組みが作れる

●疑似会議参加(質問できないのはデメリット)
ができる


という事です。

いやー分かりやすい!

これは、なかなか使えますよ♪

伝わりにくい議事録や

指示書に悩んでいませんか?

一度動画を活用してみては

いかがでしょうか?(^.^)


※ちなみに、動画会議の最後に
参加者みなさんで「よろしくお願いします」と
ニッコリカメラ目線には、笑いました。
コミュニケーションツールとしても
素晴らしいなと実感です(^.^)♪

| 改善の事例 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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デキる事務員が作ったマニュアルとは?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

本日の東京は朝から雨。

しかも寒いです。(>_<)

しっかり暖かタイツで

出かけたいと思います。

さて、

仕事をしながら、お客様に

教えられることも多いのですが

先日、客先で過去に作成されていた

事務マニュアルで

「すごいなー」と感動したマニュアル

がありました。

-------------------------
■業務の目的まで明記!
-------------------------

そのマニュアルは、

フォームが決まっていて

下記のような項目が

手書きで記入されるようになっている

ものでした。

*****記*******

●業務の内容

●業務の目的

●業務のゴール

●必要推定時間

●担当者

●業務の手順


以上です。

>「業務の内容」
「担当者」
「業務の手順」


この3つはほとんどのマニュアルで

作成されていますが、

ここでビックリしたのは

「業務の目的」
「業務のゴール」
「必要推定時間」


が記載されていたことです。

マニュアルみながら指導する時には

『目的』を伝えていますし、

どのように出来たら『完了』か?も

伝えます。

この点は

手順の書き方で「完了」も分かります。

ですので、

その手書きのマニュアルにも

ゴールの欄は結構「空白」でした。

最後に「必要推定時間」です。

これも重要です。

どれくらいの時間が平均かが

一目瞭然で分かるのですから

時間を「意識」することになります。

※雇用する際の目安にもなります。

これは、素晴らしいマニュアルフォーム

まずは、

特に、やはり『業務の目的』に関しては、

目的を伝えることで

「決まったこと」だけではなく、

その目的を達成できるように

改善するように変更しても良い

という臨機応変な対応が出来るように

促しているようにも見えます。

手順がそのまま書かれているだけより

断然イイですね。(^.^)

ちなみに、私はこのマニュアルをどこでも

カンタンに追加修正が出来るように

Excelでフォーム作成をしつつ

追加がしやすいフォームを作成しました

※内容をお見せできないのが残念・・・

ぜひ、「口頭」で伝えることや

「思い込み」での推定時間
ではなく

マニュアル化することで

より分かりやすく、引き継ぎしやすいもの

したいものですね。

私も今まで作成してきたものや

今作成中のモノを見直して、

作り替えてみようかと思っております。(^.^)♪

| デキる事務員 | 09:03 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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