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思い込みのムダ?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

昨日から関西地方は大寒波で

沖縄でも116年ぶりに雪
(ただしくはみぞれだったようです)が

観測されましたね。

東京でもこの冬一番の冷え込み
(でもこれが本来の「冬」なんですよね。苦笑)

夫は自宅に帰ってくるなり

「外は冷蔵庫」と呟いていました。

さて、最近お客様への提案で

研修を行うことになりました。

新人事務員さんに

「気配り」が出来るようになって欲しい

との要望でした。

一見すると、接遇研修とかマナー研修

と感じるのですが、

依頼者の方に質問を繰り返すと

実は新入社員が、

●受け身で困る
●仕事のスケジュール管理が出来ていない
●先に仕事の段取りを済ませて欲しい


というような悩みがあったそうです。

そこで私が提案したのは

『問題意識』と『整理整頓』

を盛り込んだ研修でした。

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■ 3つのムダ
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研修では

●ムダの定義とは
●3つのムダとは
●ムダの見つけ方
●ムダの判断基準
●シンプルに効率化するには
●思考・モノ・情報の整理整頓
●効率化の工夫とは


というお話しを事例を紹介しながら

一緒に見つけるワークも行います。

最後にムダを見つけたら改善が出来る

ということで、

「明日から出来る改善」を1つ

発表して頂きます。

特に「3つのムダ」

【時間のムダ】
【コストのムダ】
【思い込みのムダ】


の話しでは、事例を使い、

従業員の方に

どんなムダが発生しているのか

質問し、答えて頂きます。

中でも

【思い込みのムダ】には

時間のムダもコストのムダも発生し

一番大きなムダになりやすいことを

理解して頂けたようです。(^.^)

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■ 思い込みのムダは、「?」がない
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思い込みってどんなことがあるのでしょうか。

*この席の配置は会社が決めたこと
 変えてはいけない

*このファイルを使うって決まっている

*システムを変えれば効率化できる

*マニュアルはBOOKでないといけない

*この仕事は私の仕事


などなど・・・・

・昔からの流れ、

・先輩から引き継いだから

・初めからそうだった


など理由も様々。

この「思い込みを無くす」

ことに一つ有効な方法があります。

それは

「なぜこのようにしているのですか?」


と質問することです。

今までやって来た事には

必ず意味があります。


その意味を知ることで

本来の『目的』が見えてくる
のです。

目的さえ見えたら、

方法はどんな方法でもよく

それがより

カンタンで

効果があり

誰でもデキる


なら最高です(^.^)♪


研修を受けた新入社員の方からも

こんなメッセージを頂きました。

「昨日の研修の中で
(・・・一部割愛・・・)
自分自身の行動を見直す
良い機会となりました。

また、「思い込みのムダ」という考え方は、
今までの考え方になく、新しい視点から
物事を考えることが出来ました。
丁寧で分かりやすいご指導、
本当にありがとうございました。」



改善は、

「あっコレってムダなんじゃない?」

って気づくことから始まるんですよね。

3つのムダ


| ムダの着眼・コスト削減 | 09:25 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ScanSnapは自炊と名刺管理だけじゃなかった

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先日、

月に一度開催されている

株式会社YPPさんが主催している

「事務カフェ」に参加してきました。

今回は「ScanSnapの活用法」についてだったので

尚更です(^.^)

実は私1年前に購入していたのですが

※下記の(ix500タイプ)
ix500

大量の資料のスキャンや名刺管理の為に

購入し、

プログラム内に色んなボタンが

あるなーーと思いつつ

使い方を確認していなかったのですよ(苦笑)

そこで今回その活用術を聞けるという事で

「キターッ!」とばかりに参加したのです。

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■ScanSnapを持ち歩くメリット?
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まず驚いたのは

今回の講師の山﨑 修先生は、

スキャナを持ち歩いているという事。

※下記のコンパクトサイズ(ix100)を使用しているそうです
ちなみにパソコンと繋げなくてもWifi接続で
ネット上に保管されます。(スマホで確認できる)
コンパクトサイズスキャナ


「最近はスマホもあるし、
写メを撮ってメールでも良くない?」


内心私はそんな風に思っていたのですが、

その使い方に納得

1)紙資料の受け渡し削減
訪問時にお客様から頂く資料をその場でスキャンし
持ち帰らない
⇒コピーを持ち帰っても結局データ保管し、
 紙保管をしない場合特に有効

⇒写メは、印刷すると黒っぽくなるので
キレイにデータ保管できる

2)手放しデータ保存
ScanSnapクラウドを利用すると
保管先を先に設定しておくことで
保管の為の操作をする事なく
⇒Googleドライブや
evernote、Dropboxなどに保管完了!
会社に戻ってからデータ保管のし直しがない


3)ExcelとWordへの変換
印刷された表形式の資料や
案内、お知らせなどの類の文書が
スキャンデータからExcel形式やWord形式へ変換できる

4)領収書を移動時間でスキャン
領収書をその場でスキャンすることで
クラウド上の会計処理のシステムと連携し
仕訳を作成してくれる連動機能がある
⇒会計士さん、税理士さん、個人事業主
にはかなり便利な機能かと


5)A3サイズを2つ折りで読み込める


私は特に3)4)5)に驚きました

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■資料作成を断然ラクに!
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3)のExcel変換、Word変換のデモでは

決算書をコピーした資料が登場

これをスキャンすると

なんと、Excel形式で読み取るではないか!Σ(゚Д゚)

この

変換したデータから
様々な計算式や資料作成がラクになる♪


元々データでないようなものなどが

データ化されるのが最大のメリットだ!(≧▽≦)

※なお、手書きの表や文書は
文字化けして変換対応できないのでご注意ください


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■斜めでも2枚一度でも一つづつ
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次に4)の領収書のスキャン!

斜めになっていても

2枚同時にスキャンしても
1枚づつ読み取ってくれる


のだ!

しかも仕訳が作成されるなんて

夢のようですよね(^.^)

※ちなみに仕訳作成には
仕訳作成のシステムと連携しておく
必要がある(他社システム利用は有料)


なお、他には、カタログや装丁のしっかりした
本などをスキャンする機械の紹介もありました

※動きと音を聞いていると
近未来の世界感です。笑。

立体スキャナ

ちなみに上記のスキャナで5枚1度に
スキャンした領収書は下記のように
1枚ずつデータ保存されます

データ保存状態

ただ、やはり据え置きタイプは場所を取りますし
手軽さでは私はコンパクトなix100タイプかな~と。

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■図面など大きなものもカンタンに
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建築業界や設計、工場関係で

A3の図面や資料を多く扱う業界には

かなり朗報!

A3サイズのスキャンなんて

会社にある複合機でしかスキャンできない

なんてことが無くなります♪

A3図面を記載面を上にして二つ折りにし
そのまま読み取る


両面読み取りの機能を活かして

A3サイズの見開きに自動変換

してくれるのです(驚き!)

私のすでに持っているix500タイプも

A3読み取りデキるのですが

わざわざ下記のようなシートに

二つ折りにして入れてから

読み取る必要があるのです
A3読み取りシート

これはコンパクトサイズのix100の

読み取りのローラー機能の問題なのだそうです。
 ↓以下ローラーの説明
※ix100は全体にローラーが走っているが
ix500は機械の真ん中部分にローラーがあるため
シートを使用しなければ、紙がよれたり詰るのだそうです



ただやはり、携帯できるメリットや手軽さを

考えると、コンパクトサイズのものの方が

私にはメリットを感じたので早速購入♪

早速様々な活用を楽しみつつ、

活用を理解したら、更にこれを活かせる所へ

提案するもの良いかなと考えております(^.^)♪

便利な機能、

知らぬと知っているでは大きな差。

知っていると活用しているでは「利益」の差

持ってるだけでは

宝の持ち腐れになりそうです(^.^)

※ScanSnap公式ページ

| おススメの本、文具、商品 | 16:22 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「面白そう」⇒「カンタン」を提案

あけましておめでとうございます。

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

(※いや、なぜ午前中投稿でないのか?(笑)
はさておき・・・)

本日2016年仕事初めは、
東京駅での打合せからでした。
(実は昨日、フライングで研修アシスタントしていましたが、
半分プライベートなものです。笑)

年末年始はゆっくりされましたでしょうか。

私は毎度のことながら、墓参りツアーと

長男の嫁稼業に専念。

あっと言う間に正月三が日が過ぎ、

1/4は午前中に1件仕事をし、

午後から寝正月を堪能していました。(^.^)

今年はゴールデンウィークには

ゆっくり旅に行きたいなーなどと画策中です。

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■なぜ、そんなにスグ行動できたのか?!
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さて、

先日、NHKさんが

面白いアプリを発表されていました。

「プロフェッショナル~私の流儀~」 というもの。
↑※文字をクリックするとアプリ紹介画面へ

大好きな番組♫
(※しかもスガシカオさんの歌も大好き)

なので、早速ダウンロードして

主人を出演させてスマホで作成。

手直し入れて所要時間5分

個人のfacebookに投稿しました。

今まで自分や主人のものも含め

Youtubeに動画をいくつかアップしたり

してきましたが、もちろんさほど有名人でも

ないので大した再生回数はありませんでしたが

しかし今回の動画は昨日facebookに投稿し、
(※個人facebook⇒https://www.facebook.com/kisook.takakura

本日18時までの約22時間で

1150再生を超えていました。
(※個人的には今までにない数字Σ(゚Д゚))

この様子を客観的に見て、

自分の素早い行動について

少し考えてみました。


なるほど、

こういうことか!

行動までのフロー

「好き」というスタートに

「面白さ」という付加価値

「カンタン」という仕組みに後押しされ

「行動」するスピードに変わる



いやむしろ図解するとこっちか?

動く図解


好きの原動力に
面白そうというワクワクした前輪
カンタンという後押しする車輪がつき
加速する!


という図だ!

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■「面白そう」と「カンタン」が行動へ
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業務改善を行う中で、

「行動」⇒やってみる

ということは大事、

やってみないと始まらない

検証することから始まるのですから。

だけど、大抵の場合は、

こんな感じ

ストップフロー

改善するということに
なんとなく「不安」を感じ

「変化」を恐れ

「難しそう」に思って

行動が「止まる」


やって見ないとワカラナイのですが

これがなかなか行動を促せない状況に陥る。

行動できるようになるのは

よく「仕事を楽しむ」と聞きますが

好きな事に、

面白さとカンタンな仕組み

がないと、

行動できない構造に陥りやすい

ってことなのかも!Σ(゚Д゚)

その「面白さ」と「カンタンさ」が

どんどん楽しくなっていく状況を作り

行動を生み出す。

天職でなくてもイイ。

好きな職種でなくてもイイ。

例えば、

「その作業は好き」でもイイ!

好きか嫌いかで言うと

「好きかも・・」でもイイ!


そこに『面白そう』が加わって

カンタンな仕組み
なら

動ける、継続できる。

そうか、今まで

●「面白そう」となる表現が足りなかったかも

●「好き」でないことをさせ過ぎたかも

●「カンタン」⇒「シンプル」な提案ではなかったかも


という判断になる。

「面白そう」と「カンタン」な仕組み・・・

システムでも

アプリでも

文具でも

道具でも

環境でも


大事だなーー

そういえば、

大企業でフリーアドレス制を

取り入れている職場は、

自分の席を朝のくじ引きとかで

決めたりゲーム感覚の

「面白さ」がそこにある。

なるほど!

環境に「面白さ」か!

さてどんな提案が出来るだろう

ワクワクしながら考えて見ませんか?






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