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「その使用許可取れていますか?」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

5月も今日が最終日、

振り返ると私の5月は、

インプットとリラックスの月でした。

そのインプットで、

村山昇先生
(キャリア・ポートレート コンサルティング 代表
職種:組織/人事 ・コンテンツプロデュース ・マーケティング)

のセミナー「コンセプチュアル思考」のワークショップを

2回受講してきました。

※コンセプチュアル思考とは
自分の仕事・キャリアに
を与える「意」の思考のことである。

コンセプチュアル思考図解

  ↓ ↓※詳しくはコチラから
http://www.conceptualthink.com/


講義内容に関してはこちらからご覧下さい
  ↓ ↓※「講義録」より
http://www.conceptualthink.com/#!lecture/z5bgi


今回、こちらの内容もさることながら

事務改善のポイントとして

私が着目したのはこの答案用紙でした
 ↓(注:村山昇先生ご本人に承諾を得て掲載しております)
使用承諾書

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■答案用紙のウラ面を活用
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今まで、セミナーに参加した際、

アンケートが配られ、そこに

答案の掲載許諾を得たりする内容を

コメントされているものもありましたが

「ワークショップ」の回答自体を

A4一枚のオモテ面(各自の発表清書)

ウラ面(使用許諾について※上記画像)
※しかも、裏面の右隅に記載され、
出来る限りオモテ面に影響しない作りに
なっていました。


が記載されている形式は初めて目にしました。

アンケート以外のワークの内容を

提出して頂くと言うのも、

あまり見ない(私は初めてでした)パターンで

その使用許諾をウラ面に記載することで

オモテ面だけの片面印刷で許諾をもらうよりは

後で使用する際の加工はほとんど不要です。

しかも文面も丁寧で、使用目的も書いてあります。

Blogやホームページへの掲載だけでなく

執筆物にも使えると言うものです。

こんな「事例」の集め方、ありそうで

あまり見た事なかったので、新鮮でした。

後で許諾連絡などの必要もないのですから。

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■受講者の内容を共有化
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更に、ワークショップは

大抵が4~6人程度のチーム編成で

幾つかの島が出来ます。

そうすると、同じチームの発表しか

ほとんどの場合は見聞きできません。

案外、受講者の方の発表内容の中でも

多くの学びを得ることが出来るため

もっと見てみたい!と言う欲求

は、受講者側にもあります。

使用許可を頂くことで、そういった共有も

可能になり、

更に、サイト上で復習することもできるの

ですよね(^.^)♪
※講師だけの宝物で終わらない所が
素晴らしい!


※5/25のワークショップの様子に
その発表例が記載されています
  ↓ ↓
http://www.conceptualthink.com/#!みんなのコンセプチュアルワーク-160525-~思考テーマ:成長とは何か/ybtza/5747d0400cf29bc2c826a704


セミナーアンケートの掲示を見るより

各段にその閲覧の「意味」も生じますし

セミナー内容に興味も出ます。

今後はアンケート内容ではなく、

受講者発表の「事例」の情報収集と

その活用法が、セミナーやイベントを

開催する講師、主催者にとってもっと

見直されていくのではないでしょうか

| 改善の事例 | 09:40 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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予定と実態調査で2倍も違う?!作業時間報告のウソ

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京はこの一週間ムシ暑いようですが

間もなく6月、今年の梅雨も近づいている

という事ですね。
(カエルの喜ぶ声が一層大きくなる季節です。笑)

さて、皆さん作業時間管理されていますか?

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■予想と実態調査では2倍違う?
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1ヶ月で行っている業務を

いくつかにカテゴリ分けして

分単位で集計すると、

いったい何にどの位の時間を

費やしているのか一目瞭然。


ですが、この作業時間って

「1ヶ月あたりそれぞれの業務に
どの位時間がかかっているか
提出していただけますか」


とお願いすると、

思い出しながら

大体このくらい・・・と出された表

その後、日報に報告された内容を

集計すると、中には2倍ほどの差が

出ている作業もあったり・・・


ここでも

『予定(予想)』と
『実作業(実態)』


を知り、その差の理由まで知ることで

本当に改善が必要な項目が

見えやすくなるのですよね~。

そこで、一つ報告方法を改善

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■Excel集計表からコピペ
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どういうことかと言うと、

1)下記のような集計表を作成し、

2)そこに業務履歴を入力していきます

3)入力した内容の日にち分を範囲指定し


作業工数集計表

4)メール(例はG-mailの様式ですが、要領はどれも似ています)へ
 へテキストで貼付けを行います


テキスト貼付け-1

テキスト貼付け-2


最近では、LINEで業務報告、SNSで業務報告

など報告方法が増えていますが、

事務の分野では、

このExcel管理からのコピペを

行うことで後々の集計もラクですね(^.^)


なんの為の報告なのか?
最終的な目的から
逆算すると、
集計表からのコピペが最適なのです。

【作業工数集計表EXCELテンプレートが
無料でダウンロードできます!】

  ↓ ↓ ↓※下記クリックしてHPにてダウンロード
お役立ちツール

| EXCEL活用術 | 17:34 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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SNSでの繋がり、連絡の落とし穴。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

昨夜、出張から帰り品川に着いて間もなくの地震・・・

久しぶりにビックリ!
(全く被害はなかったのでよかったですが)

熊本の地震は決して対岸のことではないですね。

改めて防災意識を高めようと思いました。

さて、週末は月曜日の関西出張に伴い

前乗りで現地へ。

そのついでに、友人が開いた事務所へ行こうと

事前に頂いていた封書に記載されていた住所へ・・・

と、行くと全く事務所が見つかりません。

常日頃、Facebookのメッセージでやり取りしている友人。

取りあえずFacebookのメッセージで確認することに

しかし、連絡が取れない状況が続き、

そんな時、インターネットで検索するのですが

そこにはSNS利用者の特徴である

落とし穴があったのです。

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■基本情報に会社情報が不足?
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今回気づいた落とし穴は2つありました。

1)メッセージ機能への依存と分散化

2)基本情報、会社情報記載の不足


です。

Facebookでは個人ページと公式ページを

使い分けておられる方もいますが
(私も使い分けております)

ほとんどは個人利用です。

また、Facebookをビジネス利用されている方の

特徴としては、

イベント紹介の記事のアップや
仮想コミュニティの場づくり

が多いのではないかと思われます
(仮想からリアルへの誘導はされていますが)

また、最近ではFacebookのメッセージにおいても

メッセージを送ると通知される機能を
使ったMessengerを利用されている方も多く
Facebookで繋がった方とは案外
このメッセージ機能での連絡が一番
早く連絡が取れる方法だったりします。

LINEやGoogle+と同じく
グループを作成して
チャットのように会話することにより
情報共有もカンタンだったりしますし、

Messenngerから電話が出来たりもします。

そんな事からついついFacebookから

繋がった方(リアルでもお会いしていますが)で

連絡先登録が漏れている方も

結構いるのですよね。苦笑。

今回、

1)のメッセージ機能への依存と分散化

と言う落とし穴では、

3つの原因により落とし穴にハマリました。

●Facebookメッセージのやり取りが
スムーズすぎて連絡先登録

(名刺の住所や電話番号の登録)が漏れていたこと

●同じ方と個別メッセージと
グループメッセージが発生し、
グループメッセージの他者宛てに
事務所の住所が明記されていたこと

(※1ヶ月前のメッセージ・・・気づきませんでした)

●郵送されてきた封書に大阪事務所の住所記載
毎回の連絡がスムーズなので、何かあれば連絡
されるものと思い込んでいた


次に、2)の基本情報、会社情報記載の不足

ですが、

これはかなり「ビジネス」として重要なことです。

今回、友人の大阪事務所の場所を探すのに

インターネットで検索。

すると、Facebookの個人ページや公式ページが

上がってきました。

中の情報を見ると・・・

見事に会社住所情報はありませんでした。

セキュリティの問題なのでしょうか・・・

投稿された記事にはイベントスペースの写真や

開催されているイベントで

盛り上がっている写真ばかり

やはり、場所の明記は確認できず・・・

(※公式ページのイベントページを
検索すると良かったようです・・・苦笑)

ネット上で再検索すると開催されている

イベントページへ・・・

ですがここでも別の場所で開催されている
内容が表示・・・

(※後日確認するとGoogleで会社名で検索し
3頁目にFacebookイベントページというURLから
入ると開催場所の住所が記載されていました。(^^; )

何が言いたいかと言いますと

ホームページの大切さを痛感。

メールでの「署名」に記載されている

住所や連絡先明記の大切さを痛感


したのです。

クライアント先に行く際は

ホームページを確認

アクセス方法や地図を調べます。


連絡先も名刺を登録していなくても

ホームページやメールの署名欄

記載があったりします。

また、連絡方法も「メール」という

一つのツールに集約され、検索も容易です。

●会社情報の明記のあるホームページを持つ

ことの意味を理解しました。

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■だけど結局事前段取りが大切
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だけど結局のところ

今回は確実に、私の段取り不足なんですよね。

事前に住所地の確認、

万が一のことを考え相手の電話番号登録の確認

を怠ったワケです。はい。反省・・・(^^ゞ

反省


事前準備は大切ですよ~♪


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■今回見えてきたこと
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今回の件で調べていく内に、

インターネット上での『動線』の作り方について

もっと意識を高める必要性を感じました。

会った事もない。
行った事もない。
そんな会社へ連絡を取りたい時、


すぐに『検索』すると出るのですから・・・

Blogにも会社情報を記載していない方も

多く見られますね。

『目的』がビジネスでなければ良いと思いますが

ビジネス目的で使用しているのであれば

ホームページへの動線や

会ったこともない方(会社)との

出会いの窓口としてしっかり会社情報

連絡先を明記したものが必要
なのではないかと

実感した次第です。

しかし色々書きましたが基本的には

SNSは個人間でコミュニティを作り楽しむ場

興味、共感の場なだけであれば

問題はないのかも知れません。

問題はビジネスを行う方にとって

連絡を取れる方法をどこかに明記しておき

それらを検索しやすい動線づくりを意識する

ことが大切だという事なんですね。


※ちなみに私のBlogのテンプレートは
ホームページとリンク
会社情報もすぐに確認できます
Facebookの情報へもホームページURL
記載しております。

あなたのビジネスの窓口はどこにありますか?

一度検証してみてはいかがでしょうか

| 問題点の見つけ方 | 17:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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壁の穴は「デザイン」と「機能美」?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

ゴールデンウィークで緩んだ気持ちも

そろそろ引き締めエンジン全開!って方も

多そうな5/9(月)ですね(^.^)

旅をしていても、

気になる機械やモノを見つけると

すぐに写真を撮りたくなるのは、

職業病と言うより、改善フェチと言った方が

良いかもしれない高倉です。笑

先日お伝えしていたように、

本日は旅先で見つけた気づいたことの

第2弾!

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■壁の穴は「デザイン」と「機能美」
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旅先のパリ郊外、朝から観光地を訪れ、

昼にはパリ市内へ戻ろうとしていた時、

お腹が空いて、駅の近くの

サンドウィッチのお店へ

しかし、そこはサンドウィッチと言っても、

食パンではなくバゲットに

野菜やハムやチーズ、鶏肉、ベーコンなどを

挟んだものが主流
(※ちなみに食パンに挟んだものもありました)

他には、タルトやマフィンも数種類置いていました。

そこで、注文をしている時に気づきました

「あの壁、何?!面白い!」

サンドウィッチ屋の壁

壁にくりぬかれた穴が10個・・・

よく見ると、

一つ一つに番号が書かれていて

その穴の中には、メニューの番号にある

サンドウィッチが積み上げられていました。

これは、お店の商品の特徴を活かした

機能的な作り
になっています。

厨房を見えないようにしつつも

店先へは、どのサンドイッチをどれだけ

出来たか一目瞭然!

不足しているメニューも一目瞭然!

もちろん客からも見えているので

急いでいるなら出来ているメニューを

注文すると早いですよね。
(大量の作り置きをしていないお店ですので
美味しさと鮮度も安心です(^.^))

店先のショーケースの中に

並べているお店はたくさんありましたが

このパターンは初めてでした。

何しろ、ずっとショーウィンドウ内に

入っていないので

バゲットが冷えすぎておらず

作りたてで美味しく頂けました(^.^)

棒状のバゲッドだからこその

この穴を使ったアイデア。

しかもデザイン的にもお洒落です♪

う、美しい・・・。

思わず写真を撮ってしまいました。

仕事の上でも

ヒントになること満載です。

「一目瞭然」

「仕分けカンタン」


これはよく考えることですが

店の雰囲気と商品にマッチした

「デザイン性」の高い事例は

なかなか無いです。

当分、この「くりぬきスタイル」が

何かに応用できないか?という考えが

頭から離れ無さそうです。笑

| 改善の事例 | 08:46 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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必要なものが無い時にどうするか?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

ゴールデンウィークも終わり、

本日からお仕事の方も多いようです。

ですが、本日出勤しても明日からまた

土日・・・休みが続きますね。

中小企業の経営者の方は「ゾッ」とする期間

かも知れません。苦笑。

さて、

実は私はこのゴールデンウィークを使って

パリへ行ってまいりました。

今回パリは2回目でしたが、この旅を通じて

感じたことを2回に渡って書きたいと思います。

今回は、タイトルのとおり

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■必要なものが無い時にどうするか?
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今回、パリで様々なことで

自分が思っている「当たり前(常識)」が
通用するとは限らない!


という事に気づかされました。

まず

ホテルに着いて早々、

「ケトルがない!」

夫が何やら叫んでいます。

※念のためケトルとはこういう物です
 ↓
ケトル

ホテルの部屋を予約した夫は、

冷蔵庫を置いていないことは

知っていましたが、まさか

ケトルが部屋にないとは

思っていなかったようです。

実は冷たい飲み物が苦手な夫は普段から

お湯を沸かして、白湯、コーヒー、紅茶を

飲みます。
(※ちなみにお酒類は好きですが常温です。笑)

特に朝は、

寝起きに白湯を飲むこと

が夫の大事な日課(ルーティーン)なのです。

このルーティーンが崩れると調子が出ないそうです。
(※神経質なのでこの辺頑固です。笑)

「ホテルの部屋にケトルが無いなんてありえない!」(いきなり夫の常識は、パリで崩れました。( ゚Д゚))

ちなみに、今回宿泊したホテルは

4つ星でそこそこ良いお部屋

フロントに言えば何とかなるのでは?

「ケトルを持って来てくれないか(※英語で)」

伝えると、

ホテルにケトルは置いていないという返事

どうしたものか?と悩む夫にひと言

「無ければ、買えばいいやん!」

と私。

そうです。無いことに不満をずっと募らせていても

解決しないのですから、

有り難いことにパリの都市部に宿泊し

近くにスーパーもありました。

早速、スーパーへケトルを買い出しに!

購入したのがコチラです(^.^)♪
  ↓※ちなみに26€
ケトル-2

必要なモノがあれば、買う!工夫する!

どちらかだと思います。

今回は買う!と言う選択肢。

これでストレス解消されるなら安いものです(^.^)

夫も普段は、私が出張の時に荷造りしていると

「荷物は最少にして、不足あれば買えばイイ」

なんて助言してくれているのに

自分ごとになると、その言葉を忘れているようです。

今回の件は、

2つの要素が含まれていました。

1)「常識」の概念は必ずしも共通しないこと

2)必要なものが無い時にどうするか
と言うことです。

「当たり前」と感じている事も含めて

事前にホテルに確認することが必要でしたし、

無ければ、「買う」か「工夫する」かの行動で

解決するという事です。


通常の仕事においても

自分が思っている「当たり前(常識)」を相手にも

知らずに求めていた為


伝わらなかった事。

困った事
はないでしょうか。

必要な道具、必要な人材が無くて困ったことは

ないでしょうか?

自分が求めている必要度、重要度、コストから

問題解決は出来るのです。

「●●が無いから△△できない」
ではなく

「△△するにはどうしたら良いか?」
「●●を買う?」
「××を●●の代わりに使う?」


など考えていく必要がありますよね(^.^)♪


ちなみに・・・

このケトル事件で私たちはホテルの従業員で
ちょっとした噂になっていたようです。
ホテルを出る日に荷物を運んでくれた方から

「あのケトルはどうするんだい?」と聞かれ

「ケトルは置いていくので、自由に使ってくれ。
従業員の誰かで持って帰ってくれてもイイ」

夫は応えたそうです。笑。

※次回は、「壁の穴は「デザイン」と「機能美」」です(^.^)
(来週(月)更新予定)

| 改善の事例 | 11:46 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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