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給与計算の効率化が図れないワケ

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

お久しぶりです。

本日の東京は快晴!!

イギリスがEU離脱と言う
(正式な離脱はまだ決定ではないが)

ニュースが飛び交う週末。。

移民問題、就職難、社会保障問題

EUの規制など

複合的な理由があるようですが、

とあるワイドショー番組で

夫婦の離婚問題に置き換えて

話されているのを聞いて

私でも理解できました。

より分かりやすく、難しい言葉を

使わないで伝えるって、ホントに技術だなと

感じます。

さて、今日は事務業務の中でも

結構時間を要する「給与計算」のお話し

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■給与計算の複雑化の現状
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給与計算と言っても「勤怠管理」から

始まるのですが、

この勤怠管理、特にパート・アルバイトの方を

雇用している会社ほど

計算がどんどん複雑化していく会社が増えて

います。

電卓


しかし、それは

雇用(求人)の問題と
人件費を出来るだけ抑えつつ、
労働環境を整えることを考えた結果


でもあります。

例えば

シフト制を使っている会社でも

土日に出勤できる方が少ない為に

●土日祝の出勤と平日出勤とで
単価を変える


であるとか

●複数支店を構える会社の場合
支店移動間の移動交通費を計算する


とか

●担当売上が○○万円以上だったら20%
 ○○万円以上だったら30%
 などの成果報酬計算


とか

また、勤怠管理においても

●昼休憩を取ったかどうかの確認
●有給休暇、振替休、忌引き等申請書確認
●半休制度
●在宅ワーク管理


など

ここで気を付けたいのが、

人事の制度が複雑化することで

勤怠管理や給与計算は複雑化し、

ミスが起きないようにするための

チェックも増え、

結果、給与計算にかかる時間が増加する

と言う現実です。

いや、これは決して

「給与計算の効率化を進めるために
賃金規程や人事制度をシンプルに」


言っているワケではありません。
説明


私が言いたいのは、

この現状を知った上で

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■勤怠管理方法や仕組みの見直し
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「自社の勤怠管理システムや
給与計算の仕組みと
賃金規程や人事制度の見直し」


行うことも大切です!

という事です。

従業員が35名ほどのある会社では

シフトの移動が多すぎて、

勤怠管理に延べ3日×1名ほど

かけ、

給与計算に半日かかっていたりしました。

またある会社では、

従業員が80~100名程度

うち、7割がパート・アルバイトの方で

勤怠管理はシステム化できているものの

パート・アルバイトさんの支店移動交通費を

計算するだけで16時間を要していたようです。
(※ちなみに移動交通費は、支店間や
自宅から別の支店への移動、
1日の間での複数の移動も全て計算)


これらの

1)その計算方法をやめれないか?

やめられなければ・・・
2)その計算過程を減らせないか?

減らせなければ・・・
3)他の計算方法やシステムを変えれないか?

と言う順番

勤務する従業員の賃金を下げず、

少しでもシンプルに出来る方向への改善


考えていくことも必要だと感じます。

制度を変える、追加することには

そこに積み上げられた「手間」が増えるだけ

にならないように、

制度作成者と、現場で管理計算する者とで

よりよい仕組みを考えて行く
ことが

必要だと思います。


時間だけでなく大切なお給料、

モレ、ミスを防ぐにも

「仕組み」化が必要な箇所です(^.^)♪



★仕組み化の相談やアドバイスのご依頼あれば
ご連絡下さいね。
   ↓※こちらをクリックください
お問い合わせ

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メールの添付ファイルにパスワードを!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京、梅雨入りしましたね。

雨の日が多くなる季節、

じめじめした空気が重く感じますが

お気に入りの傘や

レインブーツで

気持ちをリフレッシュ♪

どんより曇り空を楽しめるアイテムを

見つけたいなーと思います。

さて、

最近メールのやりとりをしていて思うこと

それはセキュリティの意識の曖昧さです。

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■パスワード付けていますか?
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大手企業の個人情報の流出が

後を絶たない中、

会社のセキュリティ体制をもっと

考え直す必要があると思っています。

システムやサーバーのセキュリティ強化も

大切ですが、

まず始めにやっておきたいこと

それは、

様々な社内資料(社外秘)について
パスワードを付与する


という事です。

メールのやり取りをする中で

Word、Excel、PDF、Powerpoint と

実に様々なファイルを添付して送ります。

ですが、これらのデータ資料には

顧客情報が入っていたり、

重要機密内容が書かれていたりします。

●試算表や顧客データなどを添付している
ことがある会社さん要注意です!


案外、PDF化していたらそのまま添付・・・

というのも多いのではないでしょうか

セキュリティが整っている連絡経路なら

まだしも

通常のメーラーでこのような情報のやりとりは

大変危険
です。

私も多くの失敗を重ね、セキュリティ意識の

強化を図っているところでもあります。

とは言え、

「ファイルへパスワードを付与する
のはどのようにしたらいいの?」


その方法を知らなかったから

していない。と言うのが現状

そこで今回、

Word、Excel、PDFのファイルへの

パスワード付与の方法をお伝え致します♪

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■Word、Excel、Powerpointの場合
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Word、Excel、Powerpointの場合は

同じ手順でパスワード付与が出来ます。

下記はWord2010版での事例です。

1)Word文書を開きます

2)最後に保存する前に
「名前を付けて保存」を選択します

3)ファイル名と保存先を選択する
画面が出てきます。

4)3)の画面の右下にある【ツール】
をクリックします

5)『全般オプション』をクリックします


PASS-1

6)読み取りパスワードと
書き込みパスワードを付与します

※書き込みパスワードは
データの送り先が書き込めないように
する為のパスワードです。
ファイルをすぐに開くことが出来ないように
する為であれば「読み取りパスワード」のみでOK


PASS-2

7)上記6)で「OK」とするとパスワードの確認画面が
表示⇒再度入力を行い【OK】とする


PASS-3

ここまで出来て最終的に【保存】となります。

【注】ここで、気をつけて欲しいこと3つです!

●パスワード付与したデータを
メールに添付する際、本文にパスワードを記入しない

●パスワードの連絡は別のメールで送る

●メールの件名に「パスワード」と記載しない
(例:●●の件について・・・など)
本文に記載のみ


これに気をつけてくださいね(^.^)♪

※くれぐれもパスワード忘れにご注意ください。

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■PDFのパスワード付与
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PDFファイルのパスワード付与の方法は

選択するメニュー名がMicrosoftOffice系とは

少し違います。

1)PDFファイルを開く

2)メニューバーの【ファイル】をクリックする

3)【プロパティ】をクリックする

4)『セキュリティ』のタブを開く

5)<パスワードによるセキュリティ>を選択する


PASS-4

6)文書を開く時のパスワードを入力する
(※必要あれば書き込み時のパスワードも付与する)

PASS-5

7)入力後【OK】をクリック⇒再入力を行う⇒ファイル保存

と、なります。

【注】パスワードはセキュリティレベル
「中」以上が望ましいです



いかがでしょうか?

メールのやりとりが増える中、

「ウッカリミス」で大事なデータを

違う送り先に添付してしまったり

社内共有メールでも

必要な方しか見ることが出来ない

仕組みも作れます。

是非、添付ファイルへパスワードを♪


※PDFファイルパスワード付与方法は
こちらからもダウンロードできます
  ↓ ↓
OFFICEキスク お役立ち情報(無料ダウンロード)

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