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Kintone活用体験記~その2)デキたこと~

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

週末はいかがお過ごしだったでしょうか。

私はと言えば、

土曜日は15年来のお付き合いになる

お客様の決算ミーティングに参加し、

ミーティングでは若い美容師に

試算表で出てきた数字の意味や

毎月かかる固定費になる経費と

その数字が意味する売上目標の

逆算方法などをお伝えしてきました。

試算表の数字の結果や

昨年対比について

売上以外の説明になると

眠そうに聞いていたスタッフも

自分達が課題にしている「目標」の

決め方について数字の説明を

していくと「面白い!」と前のめりに

聞き始め、「仕入原価は年何%ですか?」など

顧問の税理士さんへ質問が発生し始めたり

自分達の給与の在り方について

個人の利益ではなく会社としての

利益(チームとしての利益)を目指す

計算方式はないか?という

質問が出たりと活気あふれる会議に

なりました。

この1年、それをどんな行動にしていくかが

楽しみです♪

さて、本日はKintone体験記の第2弾!

Kintoneでデキたこと!

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■顧客管理と販売管理
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Kintoneでデキることはたくさんあるとは

思います。ですが、今回は体験記ですので

「デキたこと」をお伝え致します。(^.^)

それは「顧客管理」と「販売管理」です。

顧客管理は、大切な企業の宝物です。

その管理が、手書きのカルテになっていたり

Excel管理になっていたり

顧客管理だけハガキソフト的なもの

だけで管理していたり、

はたまたメルマガなどの発行システム内で

管理していたり?!

というような会社様もまだまだあります。

顧客情報は、色んな場面で必要になります。

●売上管理
●原価管理
●請求書発行
●販売促進・営業関係


などなど

なかでも

●販売促進・営業関係

において、より詳細な顧客情報は

様々な分析を行い、

お客様ごとの欲しい情報

必要なもの、傾向、

お知らせのタイミング
など

よりピンポイントに

絞り込んで、ニーズに応じるカタチ


営業戦略として活用することが

多くあります。

情報を入力しておくことで

EXCELでも十分分析する為の

グラフや集計、絞り込み検索も可能です。

ですが、その顧客情報はより詳細な方が

よりかゆい所に手が届くサービスを提供

できるようになる為、

・趣味
・嗜好
・家族構成
・来店回数
・販売履歴の検索


などが出来るとより良いですよね?

そしてこれらが顧客カルテ情報内で

すぐに確認が取れれば最高です!

市販の顧客管理のソフトもありますし、

最近では安価なクラウド型の顧客管理の

システムも多くありますが、

この顧客情報と販売管理が

そのお客様に合ったカスタマイズを行いながら

作成できる!というのが強みだと思っています。

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■縦スクロールの効率化
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今回、顧客管理・販売管理を

Kintoneで実践したお客様が喜ばれた点は

次の4点でした。

1)EXCELの横スクロールの
ストレスから解放された

(顧客情報が1行ごと管理で
項目が増えると横に長くなるため)

2)商品の納品完了前に着手金が
 発生する場合の販売管理の
 2度手間が削減した


3)手書き資料やレジ情報(販売履歴)が
 顧客情報でスグに分かる


4)安価で2ヶ月程度で上記基本系が
 納品された。


と言う点です。

該当のお客様の悩みは

販売促進・営業ツールとして

活用できていない膨大な顧客情報の

管理でした。

かと言って、

・顧客情報はコレ

・会計ソフトはコレ

・レジ管理はコレ

・詳細情報は手書き


と利用するものがバラバラに

成り過ぎると、

二度手間が発生しやすくなります。

そこで、

レジ管理もKintoneで行い、

手書きはKintoneの顧客情報へ
PDFで保存可能bにし、

連携が取れるようにしました。

また、これまで市販レジアプリにて

管理できなかった前受金も

Kintoneで管理することにより

余分なEXCEL入力が削減しました。

これがほぼ70%の完成形で1ヶ月納品

その後運用しながら修正を重ね

2ヶ月以内で納品されました。

金額については、伏せますが、

各種カスタマイズで制作依頼する

場合にくらべて3分の1~5分の1
(※依頼先の見積りにより異なりますが)

の価格でできました。

これが基本系でデキたことです!

そしてこれらは、

アカウントを別で取ることにより

同時編集可能であり、

スマートフォンから見ることも出来ます。

スマートフォンで閲覧する時には特に

縦スクロールで顧客情報が見れるのは

すごく大切な機能ですね。(^.^)

(スマホでEXCELを見るのって本当に
見にくい・・・)

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■今後の期待
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前回も少しお話ししましたが、

Kintoneでは、PDF出力が標準機能として

ない
ことが不便です。

また、もう一つ大きな要素としては

データ容量が少なすぎる!
5人までの基本プランだと、1TBもないのです!
データ容量

追加データ容量購入のコスパも悪い!

データ容量-2

※1GBでどんな事が出来る?というサイトをご参照ください。
  ↓ ↓
http://kumasystem.info/iPhone3G/iPhone-0300.php

会計システムとの連携が悪い!

これは、改善頂きたい要素です。
(サイボウズさんお願いしまーーす!)

プログラミング、カスタマイズや

別アプリ使用が増えれば増えるほど

コストはかかるワケですので、ぜひ

標準仕様の更なる改善に期待して

おります!!!!

ちなみにサイボウズさんのサイトを見ると
導入相談が無料でデキる
「相談カフェ」なるものを
開催しているようですよ(^.^)
  ↓ ↓(下記文字をクリックするとサイトへ)
相談カフェ



いかがでしたでしょうか?

この体験記によって、

ほんの少しでもあなたの会社の

改善のキッカケになれば幸いです(^.^)♪

| 改善の方法・実践 | 08:32 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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Kintone活用体験記~その1)デキないこと~

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

桜の季節が終わりを迎え始めると

何だか急に初夏のような暑さが続きましたね。

今日も東京では最高気温22℃だとか・・・

++++++++++++++++++

春すぎて 夏来にけらし 白妙の 
    衣ほすてふ 天の香具山


++++++++++++++++++

(訳)
いつの間にか、春が過ぎて夏がやってきたようですね。
夏になると真っ白な衣を干すと言いますから、
あの天の香具山に
(あのように衣がひるがえっているのですから)。
*****************************************

ではないですが、先週末は私には

洗濯日和となりました(^.^)

さて、事務改善、効率化を行うにあたって

現場の事務を効率化しようとした時、

必ずしも「システム化」=効率化

になるとは限らないですが、

システム化による

効率化の一つに「システム改善」が

含まれることも事実です。

最近、Kintoneというアプリで

クラウド上にカンタンに自分で

システムを作成できる!と聞き

昨年から色々調べ始めました。

そして、とある会社のKintoneの作成を

プログラマーの方へ依頼したのですが

その際に分かった

Kintoneで

「デキること」「デキないこと」

について私なりにまとめましたので

お話ししたいと思います。

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■プロに依頼せよ!
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Kintoneを知った当初、

私が耳にした噂は

「EXCELを作成するかのごとく
様々な表と表をつなぎあわせ
システムのように活用できるように
デキる!」

そんな風に聞いておりました。

が!!!

全く、そんなことはありません。

プログラムです!

素人が少しEXCEL関数が分かるくらいで

デキると思ったら大間違いです。

ちなみに、30日間無料アカウントを取り

チャレンジしましたが、

1時間で挫折しました。

どうしてなのかというと、

感覚的に作り始めてもデキない!

のです。

「何を作りたいか」
「どのようにデータを連携したいか」
「最終的な管理したいデータの使用
 目的は」


を理解した上で、

設計図を作れないと全くススメません。

そして、その設計図を作る際には

Kintoneでどこまでデキるか?

Kintoneでは何がデキないか?

を知ることが大切なんです。

Kintoneで全てが作れる・・・

そんなことはありませんでした。

結局のところ、一部カスタマイズや

一部他社サービスの活用などで

補うことでデキることも多いようです。

このような

・情報を得ること
・設計図を書くこと
・補う箇所を理解し、補うことが出来る技術


がやはり必要だということです!

ここまで聞くと、

それじゃあ、Kintoneじゃなくて

「自社のシステムをカスタマイズした方が
良くないか?」

と思われますよね。

ですが、今まで多くの中小企業で

カスタマイズシステム発注の

代行を行ってきた私にとって、

通常依頼する時の5分の1以上の安価で

作成できるというコストパフォーマンスは

すごく魅力的だったのです。

そこで、2社分のプログラムを発注しようと

考えたのですが、

結局は1社になりました。

なぜ、1社は発注できなかったのか

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■請求書発行は向いていない
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最近では、クラウド上の会計ソフトを

活用する中小企業が

増え始めました。

大手会計ソフト会社は元より、

安価で使える

FreeeやMFクラウド会計

使う所も増えています。

比較的小規模な会社では

こうした安価なクラウド上の

会計ソフトに乗換え

見積、納品書、請求書の発行から

会計仕訳の作成まで

半自動
(※全自動ではないので要注意!
結局精査は必要です)

で行い、効率化を達成している所も多いです。

ですが、ココに落とし穴がありました。

多くの企業の場合、

取引先との契約により、

「請求から入金までのサイクルが違う」ことや

「締め日が違う」ことがあります。

どういうことかと言いますと、

●例 月末〆で45日後入金という契約の場合

3月分の請求書を3/31に発行した際、
2月分の繰越と1月分の入金額と
3月分の請求を明記することが必要となるのです。


※単月請求書形式を使用している会社様も
居られますが、
未収分の管理と告知を徹底することは
経営上大切なことですので上記の〆や
入金サイクルが発生する場合は、
単月請求書はおススメしておりません。


そういった管理がFreeeやMFクラウドでは

デキない為、

会計は安価のクラウドソフトだけど、

売掛管理や顧客管理は、別ソフトを使用

していることも多いのです。

※今後、この繰越管理や締め管理が
デキるようになると更に上記2社への
利用者(社)が増えそうです。

では、Kintoneでそれが出来れば、

顧客管理~売掛管理と請求書発行

行うだけで、独自の方法で管理する為に

何百万や1千万を超えるシステム制作代

を抑えることはデキるのではないか?

と考えるものです。

しかし、そこに落とし穴がありました!

「Kintoneには、PDF出力フォームがない」

いわゆる、印刷形式のフォームがなく

データを(CSV形式で)出力できる

機能があるだけです。

と、すると結局他のアプリや他のソフトや

EXCELを活用しないと印刷できないと

いうことです。

ただし言い換えれば、データの元はあるので

活用はなんとでも出来ます。

ここでプログラム制作者に訊ねてみました。

「〆管理、繰越管理、請求書発行を
可能にしようとすればどうすれば
良いのでしょうか?」

答えは

「プログラムのカスタマイズです!
カスタマイズには数百万かかる
可能性があります。」
とのこと。

むむむ・・・Kintoneにする意味がない!

結果、

請求書発行までを求めていた企業としては

効率化と効果としてメリットを感じないため

Kintone発注は相談途中でストップと

なりました。

しかしながら利点ももちろんあります。

今回の事例はあくまで私が体験して感じた

デキることデキないことです!

活用目的として何を重視、何を効率化

するかによっては、Kintoneの方が

良い場合もありますので、

使いたいシステムの利用の仕方を

具体的にプログラマーへお話しして

ご検討下さいね。

★POINT★
Kintone作成を依頼する時は
プログラムのカスタマイズ最小限に!


次回は、その2)デキること

についてお話ししてまいります(^.^)♪

| 改善の方法・実践 | 09:43 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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メールを80件溜めてしまう心理

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

4月に突入!春まっさかりですね♪

お、お久しぶりです。

2ヶ月と少しの間、blogもSNSもほとんどせず

現場の仕組み改善に取り組んでいました。

いや、かなり現場作業にハマってしまって

いました。苦笑。

「事務員が辞めても慌てない
仕組みづくり専門家」

と言い始めてから、本当に

「事務員が突然辞めた!」
「辞めそう」という案件が多く、

一時期現場に突入し、引き継ぎ「0」から

業務マニュアル作成までを手掛ける時期が

発生することもあります。

年明けからはそんな案件が複数重なり、

文章を「書く」と言う脳がほぼ停止状態(笑)

となっていました。

「火中の栗を拾う」という諺がありますが、

まさしく「火中」だらけの日々。

とある会社では、こんな状態になっている

事務員さんがいました、

「メールが80件ほど返信できずに
溜めてしまっていて、、、
対応しきれないです。」



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■80件溜まってしまう心理とは
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彼女は、(仮にAさんとします。)

とっても真面目で、誠実な方です。

仕事においても、お客様への対応については

社内でも評価が高い女性、

スピーディーにお客様の依頼内容や

質問、連絡、相談に対応していました。

しかし、3月にAさんの先輩が1名

退職することになり、一気にAさんの業務量が

膨れ上がり、今までのような対応が出来ず、

メールを溜めてしまうことに・・・

時期的にもその会社の繁忙期ということもあり

残業が続く毎日・・・

Aさんはかなり疲れた様子でした。

Aさんになぜメールが出来ない状態なのか?を

尋ねると、

「日々の業務で精一杯で中身を見る余裕がないから」と、

中身を見ずにいて連絡はないですか?

と尋ねると

「電話でメールを見て頂けましたか?の
問い合わせが増えています。」

との事。悪循環です。

電話対応という時間までかかってしまっています。

何度か質問を繰り返しAさんがメールを

開封できないのはこんな心理があったようです。

1)上司に頼まれた仕事はすべて
 自分でしなければいけない。

2)お客様に依頼された事はすべて
 引き受けなければいけない。

3)メールに対する返信は
 答えを導くまでできない。


カンタンに言うと、他者に助けを求めず

全て自分で対応しなければいけないと

思い込んでいたのです。

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■「見ました」「いつまでに」をスグに!
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まずは、1)の仕事の整理整頓を

Aさんに伝授

①上司に、手持ちの仕事の【分量】【期限】を伝え
②Aさんで行うことと、他者で出来ることを確認
③上司の了解を得て、他者へ振分ける


次に2)について上司と相談

①お客様から良く依頼される案件の確認
②案件内容で困っているものの列挙
③「できる」「できない」「条件付きでできる」などの
 案件取扱いのルールの設定
④判断できない案件をまず上司へ連絡


Aさんが抱え込んでいたものを上司に

アウトプットし、判断基準を明確にすることを

お伝えしました。


最後に3)のメールへの返信です。

「答えはスグでなくて良いが返信する」

という事をAさんに伝え、次の手順で

メールを見て、返信するように伝えました。

「メール拝見しました」
 「いつまでに連絡します」の返信をする。

②急ぎの案件か否かわからないメールや、
先の予定のメールに関しては
相手に「期限の確認」と「お願い」のメールを送る。

<メール文章事例>
「今日でなくて大丈夫でしょうか?」NG (期限があいまい)
「明日以降、今週中のお返事で大丈夫でしょうか?」
 →OK(確認とお願いが両立)
※より日時が明確な方が良いです。

※依頼内容は必ず「期限」の確認と、
納品できる日数(時間)を確保できるよう
誘導をすることが大切です。

Aさんはその後、なんとかメールを

整理整頓できたようです(^.^)♪

Aさんのように誠実で真面目な仕事ぶり。
そして、完璧主義な方へ、メッセージを
送りたいと思います。

「あなたが行うこと」が依頼者の
目的ではありません。

「依頼した仕事が滞りなく、
完結すること」が依頼者の目的
なのです。

自身の状態を周りに発信し、
情報を共有することが大切です。

抱え込まず、思い込まず
職場の仲間を信頼してくださいね。

新しく社会人になる方にも

参考になれば幸いです(^.^)♪

| デキる事務員 | 09:25 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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