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小言がなくなる片づけ方!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

5月も残り3日となりましたね。

先日、久しぶりに勉強会で知り合った

友人たちとの飲み会に参加してきましたが

なんと40代の大学生が二人!

お二人ともお仕事をしながら通信制を

受講されているのですが、

いつまでも向上心高く、学ぶ姿勢に

感銘を受けました。

ちなみに私も6月はKintone講座を受ける予定。

どんなことが出来るのか?を

その構成、作り方、使い方をより理解することで

思い描くデザインを伝えることが出来るように

思うからです(^.^)

日々学ぶことは多いですが、

腰を据えて学ぶタイミングが必要な時も

ありますね♪

最近何か学んでいることありますか?

さて、

様々な場面で「整理整頓」の話を

してきていますが、

今日は、先日自宅で起こった変化について

お話ししたいと思います。

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■ 小言を言わなくてもキレイまま
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自宅の洗面台、

私は鏡を中心に、

左に歯ブラシや歯磨き粉、

うがい薬などを配置し、

右に化粧道具を置くように

しています。

ですが、なぜか夫が洗面台を

使った後は、歯磨き粉が右にある・・・

何度言っても、右にあったり、

左にあっても、なんだか物が

バラバラに置かれた雑多な感じになります。

こんな感じ
 ↓
洗面1

先日、ちょっと片づけ意識が

高まったタイミングで、

・洗面用具を置くトレー
・歯ブラシ立て、
・コップ


のセットをネットで購入♪

早速セットしました。
2jpg.jpg

うん。美しくなった(^.^)♪

自己満足していたのですが、

1日経って気づきました。

あれ?キレイなままだ!!!

そうなんです。

このセットにした途端に、

夫が物をあちこちに置かなくなりました
(※すぐにあちこちに置くのです(笑))

それは、

●置き場

●統一感

●美しさ

の3つなのではないだろうか?

様々な工夫をして

文具でも100円均一も活用

したりしていましたが、

・トレーによるモノの置き場決め
・配色による統一感
・全体のバランスの美しさ

これによる効果なのではないでしょうか。

あまりコストをかけずにする工夫を

伝えてきましたが、

この変化を見て、考えが変わりました♪

それをキープしようとするには

置き場決めだけでなく

「統一感・美しさ」も大切な要素なのだな!と。

そうすることで、

小言を毎回言わなくても

行動を促せる整理整頓が出来るのです。

さて、次は何を片づけようか?と

楽しみになってきました(^.^)♪

| 改善の事例 | 09:31 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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取引先への相談だけで事務作業が1000分の1

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は久しぶりにビジネス交流会に参加し

参加者の方の企業発表を聞いていました。

面白い事例もあったので後日

ご紹介したいと思います(^.^)

本日は事務の現場で起きている

「思い込み」によるムダの1つをご紹介♪

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■ 相談したら作業が1000分の1に?!
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事務における現場でのムダの中で

面倒な仕事をやり続けていることは

よくあります。

面倒なことの一つは、「二度手間入力」です。

最近、こんな事がありました。

とある会社(仮にA社とします)が

新しい受注先から頂いた仕事につき

その受注先が印刷したExcel表で

作成された明細を

また自社で入力する必要があって

困っているとのこと。

「事務の手数がかかり過ぎると
利益率が下がる!効率よい方法ないですか」

との事。

まず、EXCELの関数などを使って

入力自体の効率化を上げることは容易です。

しかし、なんだかそれだけではほんの少しの差
(※これも大切ですが)

ちょうど、その取引先の方もいらっしゃったので

A社社長の前で取引先の方へ相談
(※A社の事務員として事前の面識もあったので)

思い切って取引先の方へ質問してみました。

「今、御社から頂いた資料の管理体制について
相談しているのですが、この資料はEXCELで
作成されているのでしょうか」


そうすると、EXCELで作成し、印刷しているとの事

そこで

「例えば、現場では印刷を回して頂き、
EXCELデータをそのまま事務宛てにメール
頂くことは可能でしょうか」


それも可能との事。

そこでダメ押しのもう一つ

「ちなみに頂いたEXCELを加工し
弊社で行った作業履歴を記入できる欄を
作成し、現場で使用及びデータ入力を
しようと考えていますが、
その新たなEXCEL表へ転記頂くことは
可能でしょうか」


そうすると、その取引先の方から

実はどんな作業を行ったかの履歴は
こちらも管理したいので入力したい所です
データ枠すぐに作り変えるので
どんな項目が必要か教えてください。

との提案を頂きました!

聞いてみるものですよね(^.^)

しかも、その入力も行う方向で進めるとのこと

ずうずうしくももう一つ確認しました。

「では、もしかして締め日に1ヶ月まとめて
その入力されたデータを頂くことは可能でしょうか」

答えは、「可能」とのことでした。

但し、新規案件のため様子見が必要ですし
どのような入力データが出てくるかは
確認し再検討も必要!

このお客様への相談一つで
一気に効率化は進みました。

入力項目の軽減
一定期間を過ぎた時にまとめて
頂くことにより頂いたデータの集計と
自社システムへのまとめ入力のみで
請求書発行

毎日50件分(月1000件)の明細入力が

月1回のデータコピペと精査のみ

なる方向性です。

「頂いたデータをどのように入力するか」

で考えるよりも

お客様と直接相談すること
により

お客様にも自社にもメリットのある
管理体制を仕組みづくる
ことが
できるのです。

頂いた資料を眺め、疲弊する前に

お客様との相談してみませんか?

そして、紙資料とのにらめっこから

必要なデータを頂ける方法への

発想へ転換をしましょう!

| 改善の提案 | 09:21 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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クリアフォルダとして再利用できるDM

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

年々春の終わりが早く感じるのは

私だけでしょうか。。今日も暑いですね。

さて、弊所では会計ソフトは「Freee」を

使っております(使い始めて3年経ちました)が、

先日、FreeeからDMが届きました。

ちょっと面白いDMだったので

ご紹介いたします。

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■クリアフォルダとして再利用するDM
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DMをお送りされている会社様であれば

開封率は気になるところ、

印刷業界でもこのDMに関する工夫は

様々思案しているようで、

紙封筒から透明のOPP袋の活用や

紙封筒でも返信用封筒一体型や

最近ではクリアファイルとして使えるものも

出てきています。

まさにコレです!

<開封前>
開封前
  ↓ ↓

<開封後>
開封後

このように、切り取り線で2辺を切り取ると

クリアフォルダとして使えるというもの。

実際にクリアフォルダを使うかどうかは

別として、

なかなか面白いアイデアです。

なんとなく開封してみたくなります。

そのうち気になって、

この商品について検索してみました。

商品名は『ファイルDEメール』
※株式会社マルモ印刷さんにて
商標登録されている

  ↓(下記クリックください)
ファイルDEメール(HPサイト)

様々な印刷会社さんで取り扱っているようです。

完全見積の為、どのくらいかかるのか?

目安が分からないのですが・・・

他社さんを見て見ると

最低ロット500枚~で単価170円/枚~
(※4色カラー刷り)

という情報がありました。

うーーん。。。微妙・・・

実際の所、開封率と顧客獲得率が

同じとは限らない所が気になります。

資料をクリアフォルダに入れ、

保管しやすい資料がこの封書で

届くと便利かも知れないなと

受取り側としては思うわけで・・・

ぜひ、メリットデメリットは、情報から

ご検討くださいね(^.^)♪


(余談)
私がお仕事させて頂いた
企業様では、手書きDMで
成果を上げているお客様が多いです。
最終的には商品やサービスが良い会社様
だから成果になるのですが、
「真心こもったお手紙」の実践が
素晴らしいなと感じる今日この頃です。(^.^)

| おススメの本、文具、商品 | 16:18 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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給与自動前払いの仕組み?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

GWも明け、本日からお仕事という方も

多そうですね。

リフレッシュできましたでしょうか。

私はと言えば、ゆるやかに仕事をしつつ

資料の整理整頓や衣替えをし、

多少の散歩を楽しんでおりました♪

今日からまた本格稼働です。

さて、最近こんなサービスがあるのを

ご存知でしょうか?

『給与随時払いサービス』
CYURICA(キュリカ)

というサービス。

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■前払いがカンタンに出来る?!
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給与の支払方法は

・日払い
・週払い
・月払い


など色々ありますが、

多くの場合は月払い。

最近では、臨時雇用や

契約社員という雇用形態が増え、

仕事を転職した際などでは、

働きだしてから給与が支給されるまで

1ヶ月かかる場合、

それまでギリギリで生活していた場合

生活費が困窮する。と言うケースも

発生しやすくなっているようです。

こういった背景からもこのサービスが

出てきた理由がよく分かります。

このCYURICA(キュリカ)

というサービスは、

従業員に専用のカードを発行し、

そのカードでATMから出勤した分の現金を

引き出せるというものだそうです。

こちらのサービスでは、次の3つのメリットを

伝えています。

●給与直接払い

●給与即時払い

●全国ATM出金対応
 (※現在56000店超)

既存の勤怠サービスとの連携も

できるそうなのですが、

気になるのは、メリット・デメリットですが

サイトを見る限りでは

次のようなポイントから

ご自身の会社で利用可能かの

メリット・デメリットを検討されると

良いかと思われます。

1)初期費用0円

2)月額利用料50,000円

3)24時間365日出金可能だが
 引き出し手数料は本人負担

4)給与相当額の一部が引き出し可能

5)入退出の時間管理が即時できて
 いる状態が必要



これらを見る限りでは、

これは、大企業もしくは

中小企業でも従業員数が

300人を超えるような会社向けのように

感じます。

開発したのが株式会社ヒューマントラストという

総合人材サービスの会社だけあって

派遣会社でも利用しやすいのでしょう。

ちなみに5つのポイントで気になるのは

4)給与相当額の一部が引き出し可能

ということ

これは、利用基準が「時給×勤務時間×50%」と

していた場合、その基準が引き出し可能額となり

残金は通常の月末支払いになるというもの。

全額が引き出せるワケではないのです。

また、

5)入退出の時間管理が即時できて
 いる状態が必要


というのは、勤怠処理が出来ていないと

計算が出来ない為、出金できない

ということになるのです。

ということは、結局のところ

勤怠管理の随時徹底が必要不可欠であり

それが可能かつ前払いできる資金を

入金しておける資金的余裕があり、

なおかつ、そういった

雇用形態が多い会社向け

のサービスではないでしょうか。

小規模の中小企業では、まだまだ

利用するメリットを感じませんでした。

しかし、

新たなサービス(といっても昨年発表していますが・・)

からは本当に必要なものは何か?の

ヒントを得られることも多いです。

今回の件で、私はやはり勤怠管理の

仕組みでシンプルかつ効果的で

徹底できるサービスをもっと探そうと

感じた次第です。

さて、あなたは何を感じましたか?




| 情報 | 09:06 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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お待たせしない工夫とは?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

ゴールデンウィークが先週土曜日から

始まりましたね。

5/1と5/2は平日ですが、

9連休という方も多いようですね♪
(弊所は土日祝のみお休みを頂いております)

リフレッシュして、連休明けからの

仕事に臨みたいですね(^.^)

さて、そんな連休中の最中ということで

今日は、とある飲食店へ行った際に

感じた改善提案です!

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■ロールキャベツに1時間・・・
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先日、夫と外食に行った時のこと。

そのお店はロールキャベツで

有名なお店でした。
ロールキャベツ


期待にワクワクしながらお店へ

飲み物とサラダと冷菜と温料理

を1品づつ注文し、そして

ロールキャベツを1つ!

「ロールキャベツには30分ほど
お時間頂きます」


と聞いていましたので

真っ先に注文しました。

そうして、しばらくして飲み物と

付き出し代わりのパンが

出されました。

でもなかなか料理は出てきませんでした。

カゴの中のパンを食べ終える頃に

ようやく冷菜が出てきました。

サラダはなぜか冷菜の後でした。
(これも謎・・・)

しかし、料理自体は大変美味しく、

出てきたお皿に盛りつけられた姿も

美しく、堪能していたので

「まあ気長に待とうか」 と

ゆっくり食事を楽しんでいました。

しかし、30分経ってもロールキャベツは

出てこず、結局1時間以上待って

ようやくロールキャベツの登場!

ちなみにお店に入った時、

カウンター席に4名

テーブル席に4名と2名と2名の3組

そして私たち夫婦。

お店は小ぶりでしたが超満員で

大忙し!ということでも無さそうです。

店員さんに聞くと、

「オーブン料理には少し時間が
かかるので、申し訳ありません。」


との事。

そこから、夫との改善談議が始まりました。

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■事前にどこまで確認を取るか
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・オーブンが小さいのだろうか?

・客が一斉に同じタイミングで
注文したのだろうか?

・シェフの人数が足りないのだろうか?

・注文を聞いてから作ると言う工程
だからなのか?


こういう時は、複数の要件が

重なることによっておきていることが

多いと思われます。

そこで、

【どうしたら、美味しくムダなく料理を
ちょうど良い時間で提供できるのか?】を

2人で考え始めました。
(※待ち時間をこんな風に楽しみます)

まず、

当日に予約した為に
コース料理ではなく、アラカルトのみになり、
席の予約しか取らなかったことを前提に
考え始めました。

●予約の電話の際に、ロールキャベツを
注文しておけば良かったのではないか?

⇒これは次の2つのリスク要素があります。

1)急なキャンセルが入ると食材のロスが出る

2)予約時間を遅れた際に、メイン料理なのに
早く出してしまうことになる

・・・・

では、上記2つのリスクを回避しつつ
お客様に選択権を委ね、「遅い」と
クレームにならない為の仕組みとしては
どんなことが出来るのだろうか?

●お店側が、お客様からの予約電話の際に
ロールキャベツやハンバーグ(こちらのお店のメイン)
を注文されるかを確認した上で、次のトークを
すれば良くないだろうか?


※トーク例を作ってみました(^.^)

「ロールキャベツなどのオーブン料理は
30分ほどお時間がかかりますので、
混みあいました時にお待たせしない為にも
予め、ご注文のご予約をお聞きしております。」
    ↓
「もちろん、来て頂いてからでも大丈夫ですが
混み合った際に1時間程度になることも
ございますがいかがいたしましょうか。」

(客、考える・・・そして予約注文する)

    ↓
「ご注文有難うございます。
では、ご到着からどの位の時間でご提供
させて頂きましょうか」
    ↓
(※お客様が悩んでいたら、
前菜を食べ終わる頃の平均時間を
提案してみる)
    ↓
「なお、ご注文のご予約頂きましたら、
料理のご用意をいたしますので、
ご予約のキャンセルの無いようお願い致します。」
    ↓
「また、ご到着が遅れました場合、
料理のご提供はご予約の予定で
お出ししておりますので、ご了承下さいますよう
お願い致します。」

*****************************

・・・

これではどうだろうか?

丁寧だけど、くどいとも取れる。

しかも、予約時間から遅れると

早くなってしまう可能性がある。

また「仕組み」にし過ぎてしまう懸念もある・・・

でも、料理の提供が「遅い」という

クレームが多発し、

その対応のロスは計り知れない。

(もう少し早く提供されたら
お酒も進むだろうし、もう1品頼んで
いたし、デザートまで食べたかも
知れない)

さて、あなたならどんな改善を考えますか?

遅れてイライラすることもあるが、

そういった事も改善のネタと考えれば

面白い!

自分の仕事に置き換えて見た時、

同じような事は起きてないだろうか?と

考えさせられる。


ちなみに、その店のロールキャベツは、

キャベツがトロトロになっていて

美味しかった。(≧▽≦)

(※イラストはイメージ画像ですので
食べたお店の実物の
ロールキャベツとは異なります


きっと、また食べに行くことに

なるだろう。

| 改善の提案 | 09:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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