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役割分担と席次の関係?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今日の東京はどんよりした空模様。

傘を持って出られましたか?

備えあれば憂いなし。

梅雨の時期ですから

突然の雨にも対処できるように

しておくと濡れずに済みますね(^.^)

さて、ご自身がお仕事する時、

その席の周りには

どんな方がいらっしゃいますか?

同僚?上司?先輩?社長?

小さな中小企業では、

事務職は1名だったり、

数名だったりしますが、

事務の方が座る席次を

気にされたりすることって

ありましたでしょうか?

これ、案外大事なことなんです。

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■席次を変えたら業務効率UP?!
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少し大きめの会社だと

部署ごとに机がアイランド型に

固まって配置されているのを

見かけます。

この時、ちょっとした聞き取りで席次を

考えると業務効率が上がります。

その「ちょっとした聞き取り」とは?

その人の「強み」「弱み」を聞くことです。

いきなり「強みは?」「弱みは?」と

聞くのではなく、こんな質問を重ねます。

「趣味はありますか?」
「それのどんな所が好きですか?」

「仕事以外のことでもいいので
 これをするのが好き、得意!と言うものは
 ありますか?」
「逆に苦手なことは何ですか?」


「人から褒められたことで
 覚えていることはありますか?」
「あなたが何かをしたことで
 誰かが喜んでくれたことで
 何か覚えていることはないですか」


「最近もしくは過去の失敗で印象に
残っていることはないですか」
「その失敗から改善の為に
行動したことは何かありますか」


「会社で仕事をしていて、
これは苦手だな。と思うようなことは
ありますか」


と、いうような事です。

質問の答えによって、より具体的に

聞くように質問を重ね、

1)その人の「強み」「弱み」を書き出します。

2)次にそのメモにその強み、弱みによる
会社及び対象者に対しての
「チャンス」「リスク」を書き出します。


いわゆる「SWOT分析」です。
※こちらがSWOT分析について詳しく
書かれています。
 ↓ ↓
https://blog.kairosmarketing.net/marketing-strategy/swot-analysis-20131127/

この質問と結果の事例として
次のようなケースがありました。

<Aさん>
●総務・経理事務パート
●特に得意なことがなく、
●継続的に我慢強く仕事を続けることが
できる女性。
●但し、人の目がないとサボりがちだったり
●人の意見を聞かない傾向がある。
⇒Aさんには、社長の前の席に
座って仕事をして頂くようにおススメしました。
また、総務・経理の仕事を一部シフトし
仕事の進め方もスケジュール化し、
シフトを少し減少する方向
(本人の年齢的な体調の変化も影響)で
提案しました。


他に、こんな方がいました。

<Bさん>
●新しいことを覚えるのは苦手
●ルーティンワークなどの単純作業を
 長時間するのは得意
●考えて動くより指示をもらって
 業務することが向いている
⇒こちらの方には、Aさんの仕事を
一部移行し、ルーティン化しやすい業務を
回すようにしました。
席次は、Aさん横か後ろで
すぐ話せる距離で引き継ぎもスムーズに!


<Cさん>
●EXCELが得意
●業務の流れを考えながら効率よく
 仕事を進めることが好き
●一通りマルチに出来るが、
 本当は一人で集中して行う仕事に
 向いている。
⇒Cさんには、依頼をしたい上司と
 その業務を引き継ぐ同期の間の席
 (具体的には上司を前、同期を横か
 後ろの席になるように)
 同期や他の同僚へのEXCEL指導と
 業務振分けを一部行いづつ、
 「考える必要のある仕事」に集中
 して頂く方向で提案。


もちろん、業務のルーティン化する中での
仕組みづくりも行いますが、
Aさん、Bさん、Cさんの役割分担や
業務上の動線としての席次も大切です!

他にも3名の聞き取りと席次や役割分担を
提案しました

結果、10名分の事務業務のコストのうち
2名分削減し効率がUP!得意分野で
能力を発揮していかれたようです(^.^)♪

ぜひ、SWOT分析と席次を変えてみて
どんな変化が起こるかを試してみては
いかがでしょうか。

| 人材・採用・教育 | 10:04 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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環境を変えて集中して学ぶ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先日、少し休暇を取り屋久島へ行ってきました。

普段なんの運動もしていない私が、

約11時間(途中1~5分休憩と昼食20分程度あり)

歩き続けるのに不安はありましたが、

「縄文杉を絶対見たい!」と言う想いと

一緒に歩いたガイドさん、参加者の方が

居たからこそなんとか辿り着けました!

往復11時間をゴールした時、

人はひとりでは歩き続けれないな・・・と

実感。

前の人の背中が見える安心感。

後ろの人のペースを
乱さずに歩こうと思う気持ち。

歩きながらの雑談。

それらがゴールまで私の足を動かしたのです。

これって、仕事でも同じようなことが

思い浮かびますね(^.^)

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■コンサルを依頼するより社員研修を!
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さて、

私もそうだったように、人は環境を変えると

今置かれている状況や問題を別の角度から

見たり、感じたりして、その解決策が

閃いたり、情報を得たりすることも多くあります。

先日、お客様の会社へ訪問し、

新たなシステム導入後の説明を行っていると

少し説明を行うごとに、どんどん吸収し

目の前で素早いキーボード捌きで

みるみる上達していく従業員の方が

居られました。

その会社の社長からは

「操作方法の指導お願いします」

と言われており、

そのつもりで対応していましたが、

その新しいシステムは、

少し覚えると自分でも様々な機能を使って

カンタンに自分でより良く活用できるもの

そこで私は社長へ次のように提案してみました。

「社長、●●さんはパソコン操作が得意で
システム会社出身ですし、
ぜひ、今回導入したシステムの勉強ができる
研修を受講されたらいかがでしょうか?
私にコンサル料を支払うよりもよりスピーディーかつ
柔軟にこのシステムを活用できるようになりますので
費用対効果は抜群ですよ!」


現場では、どんなことが必要か?は

使う人がより分かります。

「聞いて」⇒「確認して」⇒「教えて」⇒「できる」

ということを私が行うより、

「学んで」⇒「行う」を現場でする方が断然良い!

しかも、その従業員の方はITに明るく

学ぶ意欲もありました。

そしてもう一つ大切なこと。

いつもと違う環境に身を置いて

集中して学ぶ時間と取る大切さ!です。

普段、会社内にずっといると

その小さな空間の中で

物事を考えます。

様々なことに気を取られながら

工夫やアイデア出しをしようとすると、

余計な情報が入りすぎ、

考えも散らかりやすくなります。

環境を変え、集中して取り組む時間を

作ることで、より深く理解できるようになり、

実践での活用スピードが促進されます。

また様々な会社、立場の申込者が

参加するような研修の場合、

一緒に学んでいる間の雑談の中でも

活用法のヒントがあったり、

他社(者)がどのように使っているかを

知ることも出来る
のです。

そして、私の提案を受け、社長はその場で、

研修申込みをされておりました(早っ!)

※なお、元々IT好き、新しいもの好きな従業員の方、
会社が地方にある為、東京で研修を受けにいく!と
いう事にも嬉しかったようです。

現場が良くなる「方法」を知れば、

従業員の方が勝手に考え動きだします。

無理強いは逆効果になる場合もありますが、

「キッカケ」の提供と

「環境を変えて集中して学ぶ」時間を作る
ことは

デキる事務員におのずと育つ要素の一つです!

ぜひ試してくださいね(^.^)♪

※我ながら、自分のコンサル料(報酬)を削減してまで
提案していますので、変わったコンサルですよね(笑)

| デキる事務員 | 08:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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レンタサイクルの普及はどこまで広がるか?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

いやー昨日の夕方の東京の雷雨、

すごかったですね。。

私は少し早めに帰宅できたので、

パラパラと降り始めで少し濡れただけで

済みました。

全然雨が降っていなかったので

恵みの雨なのかも知れませんね(^.^)

ちなみにもうすぐ「梅雨」に入りますね。

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■どこでもポート化できないか?
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5月は晴れが多かったので、

サイクリングする機会も多かったです。

サイクリングといっても、

私の場合は、レンタサイクルを利用♪
(※シェアサイクル、コミュニティサイクルとか
呼称は行政により様々)
 ↓ ↓
港区 シェアリング

※こんな自転車見たことないですか?
レンタサイクル

これ、ホントに便利ですよね。

港区内にこのレンタサイクルを置いている

「ポート」と呼ばれる場所はかなりあります。

こんなに↓
港区ポートMAP

でも、私が思うことは、

「マンションの前にポートが欲しい!」

ってこと。

自分でもわがままなコト言ってると思いますが(笑)

そして、「駅前すぐにポートが欲しい!」

連続のわがままで失礼しました。(^.^)

しかし、そんなわがままをほぼ可能にしているような国も

ありました!Σ(゚Д゚)

中国です!!「北京」

こちらのBlogを拝見して知ったのですが
 ↓ ↓
https://note.mu/sadaaki/n/n7a921b51b772?magazine_key=m21abd4c317b9

北京のレンタルサイクルは、

●どこにでも置けて
(※自宅前はNG!
マンション前の道路沿いであれば良いみたい)

●自転車のGPSをスマホで確認できて
(※スマホ見なくてもアチコチにあるようです)

●タイヤはパンクしない中までゴムのもの
(※タイヤの状況を気にしなくても良い)

という利点がある。

この「どこでも置ける」っていいなーーっ

ただ、この記事にも書かれていましたが、

日本では、

●近隣住民の問題
(※場所によっては混乱が起きかねない)

●駅前の道路混乱の問題

●管理のリスク

などやはり問題が多そうです!

ちなみに、港区内は地味に坂も多いので、

レンタサイクルに電動機がついているのは

めっちゃ嬉しいです♪

北京の自転車の様子を見ると

電動機は付いてなさそうな・・・?

ちなみに港区なら、

増上寺、
東京タワー
虎ノ門ヒルズ
六本木ヒルズ
麻布十番など


電車やバスを乗り継ぐより

風を感じながら、街を見ながら

自転車での散策は気持ち良い

と思いますよ(^.^)♪
(※30分150円(税別)、30分延長ごとに100円(税別)

※他府県から観光で東京に来られる際
おススメします!

なお、1日パスも発行されているようです。
(※1日1500円(税別)、カード発行代500円(税別))

【注】東京23区で各区ごとなどで自転車を
利用できる範囲が決まっていますのでご注意下さい!


色々わがまま言ってましたが、

せめてマンション前にポートが欲しい!

そこからお願いしまーす!!(笑)


| 情報 | 08:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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