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突然の出来事への対応力!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

東京では一昨日、隅田川花火大会。

ここ最近は毎年雨模様ですが、

無事開催されて良かったですね。

私は自宅のTV中継で堪能しました♪

さて、そんな一昨日の土曜日は

近くに住む友人と16時頃に合流し、

ハッピーアワータイムを楽しんで

おりました。
(※実は友人のお孫さん(※15歳ほど年上の友人)と
私の実の姉が同じ誕生日!ちょっぴり離れて
暮らしている二人の誕生日を祝って乾杯♪)

最初のお店は90分ほどで出て

次のお店でちょっとした出来事がありました。

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■酔っているのか、病気なのか?
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そのお店はお洒落な立ち飲み屋さん、

私と友人は店の真ん中あたりの

大きなテーブルの角辺りに立ちました。

すぐ後ろには、年の差カップル

出入り口付近は欧米の大柄の男性が3名

店内の客数は20名ほどだったでしょうか。

最初の飲み物を注文し、

飲み始めた時に、

私のスグ後ろに立っていたカップルの男性が

お相手の女性が化粧室へ行っている間に

テーブルに手をかけ、倒れるように

座り込んでいました。

てっきり結構飲まれて、酔ったのだろうと

思いましたが、不自然な座り方が気になり

声をかけました。

「大丈夫ですか?」

男性は、声を聞くとスグに立ち上がり、

「大丈夫。大丈夫。」と繰り返しました。

なんだやっぱりちょっと酔っていたのか

と、改めて友人と飲み始めると、

数分後、またその男性が座り込みました。

声をかけるとスグに立ち上がるのですが

やはり様子がおかしい。

更に数分後には、横向きに寝るような状態で

倒れたのです。

近くにいた外国の男性方も

「大丈夫ですか?彼顔色悪いよ。
救急車呼んだほうがいい!」


と声をかけましたが、

当の本人は相変わらず

「大丈夫。大丈夫。」と繰り返し

立とうとするのですがふらふらで
(ヒザやカラダがガクガクし始め
すぐに倒れそうになるのです)

私と友人が手を貸して立ち上がれる

状態、、、、これはヤバいと

友人や外国人男性とともに

「病院に行った方が良い!
救急車呼びましょう」

救急車

一緒にいた女性は、

何が起きているのかわからず

オロオロしている状態で

病院に行くことも家に帰ることも

判断できない様子でした。。。
(※関係は浅かったのかも知れません)

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■緊急対応時の判断力と対応力
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騒然とし始めた様子と

外国人男性が店長さんに

「救急車呼んでください!」

声をかけ、店長さんも慌てて

駆け寄ってきました。

ひとまず、立とうとする男性を

店長さんが座らせ、店員の女性に

「新規のお客様とオーダーを
一旦ストップして!」
とひと言
(小さなお店でその日は二人で
対応していた為)

倒れていた男性の事が気になりつつも

この店長さんの素早い判断力と

対応力は素晴らしかったです。

ただの泥酔状態かも知れませんが

素人判断では危険です。

いずれにしても自力で帰れる状態では

なかった為、救急車を呼んだのは

賢明な判断だったと思います。

ちなみに救急車が来ると、

その男性は、少し酔ってはいるが

普通に歩いて車内に入っていきました。

外国人男性は

「信じられナイ!普通に歩いてるヨ」と

唖然としていたのを見て、

クスッと笑ってしまいました。

緊急時の判断、対応で

命が助かることもあります。

何を優先し、どう対応するか?

そのお店の対応力を問われますよね。

安心してこのお店で飲めると

言うものです!

しかし、飲み過ぎには注意です!(笑)
酔っ払い

| 問題点の見つけ方 | 09:31 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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事務効率化の本来の目的とは?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末に梅雨明け宣言があり、

夏本番ですね。

私は頭に熱がこもりやすく、

アイスノンをしながら寝る日々が

続きそうな予感・・・

ああーー早く秋にならないかな・・・

すでに暑さにめげております。苦笑。

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■事務改善の本来の目的とは?!
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先日お客様との打合せで

事務担当者の方(以下、Aさんと呼びます。)

からこんなお言葉を頂きました。

「これで今までよりラクに出来そうです。」

嬉しいひと言です(^.^)

しかし、気になったひと言がありました。

私が、

「うーーん。手順の所で、マニュアル化
出来ますがちょっと分かりづらい箇所が
残りますね。もっと単純化しますね」


とお伝えした所、

「いえ。毎日大変だったことが月一で
済むので、大丈夫です!私は分かるので」


と言うひと言・・・。

喜んで頂いているのは嬉しいのですが、

“私は分かるので”

というひと言は事務改善としてNG!

属人化にしかならないですから。。

まずは、手順をシンプルに出来る改善を

進めることをお伝えした上で、

そのAさんに次のお願いを

しました。

「私がおススメする事務効率化・改善は本来、
その会社の本来の売上活動にかかる
業務の時間を取る為に事務を効率化することを
目的としています。
事務改善によって、「誰でもできる」となることで
外注することも出来ることで、
よりAさんが売上企画や販売など
Aさんの能力を本当に活かせる時間を
作ることが大切なのです。
ぜひ、『カンタンだから自分で出来る』
ではなく
『カンタンだから他の人に任せる』という
意識で事務効率化を一緒に進めましょう!」


事務効率化することで、業務がラクになる

ということは、巷で良く言う「残業を減らす」

という「時間」を削減するという考えだけでなく

より分かりやすく誰でもできる仕組み

がそもそも大切です!

売上UPの為の企画や、販売手法など

会社経営の中では、

考えること、研究することの時間

必要なのですが、日々発生する

事務処理に追われ、

その時間が取れなくて困っている

という場面をよく目にします。

ある会社経営者は、

「コールセンターは、外注でなく自社で
行い、より会社の企画や営業の状況、
方向性と親身さをもって対応できるように
したいのです。」


と、言っておられました。

コールセンターを外注する仕組みも

ありますが、日々変化するお客様への

対応を臨機応変にスピーディーにする為

その会社様ではそこに「時間とコスト」を

かけることにしたのですよね。

本来、大切に考えたい時間、

時間をかけて行いたいこと、

考えること、判断すること、

そこに集中することが出来る仕組みこそ

事務改善の本来の目的なのです。

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■外注コストを事務作業で判断しない
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外注することが必ずしも良いと言っている

ワケではありません。

カンタンに機械的作業になれば、

外注しやすい仕組みになっていると

いうことです。

そこで外注する時のコストの

考え方として結構間違えている場面を

目にしますので是非お伝えしたい事

があります。

仕組み化された事務業務を外注する時、

そのコストと単純化した事務作業の時間

とで判断しがちなのですが、

そこで判断材料に是非追加して頂きたいのは

『売上戦略の研究時間を買う』

ということです。

経営者の方も営業の方も企画の方も

その時間が必要なのです!

時間って、このように考えれば

買う事ってできるのですよね(^.^)♪

ぜひ、「本来時間をとって行うこと」

価値を考えてみてくださいね。

さて、私ももっと

「誰でもできる仕組み」をコツコツと

作っていかねば!!!

| 問題点の見つけ方 | 09:29 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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これからの文具に求められる機能とデザイン~その2~

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

暑い日が続きますね。

我が家では、エアコンを除湿モードで

夜中も数時間つけたままにしています。

電気代が気になる方もおられるかも

知れませんが、実はエアコンを

つけたり消したりを繰り返すよりも

1ヶ月の電気代は安いという事実に

気付きました。

但し、電源に熱がこもりすぎたり

カラダへの負担もあるので

ずっと付けっ放しではないですけどね。

さてさて、先週の文具展ハシゴのお話し

今日はKOKUYOメッセです!!

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■薄型の自立型筆箱
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午前中の東京ビックサイトでの

文具展から、品川へ移動し

KOKUYOさんの会場へ!

入口から入り、

最初に立ち止まったのは、

自立する筆箱の新商品の前

筆箱

少し薄くなり、色も今までの

POPな感じから渋めへ

男性ビジネスマンが持ちやすい色でした。

これはなかなか良いです。

薄めのカバンにも収まりがよく

使用時にはしっかり自立するので

使い勝手も良いですね。

道具をたくさん持つのではなく

限られたものをコンパクトに

持ち歩くことって

ビジネスマンには大事!!

私も商品が出始めたら早速

買いたい一品です(^.^)♪

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■1つで2役のハサミ
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次に目に留まったのはハサミ!!

「HAKOake」

宅配便で荷物が届いた時に

どんな道具を使って開封しますか?

私はカッターを使いますが、

たまに刃が中身にあたって

キズつく事があったり、

厳重にテープ紐が巻かれていたりすると

ハサミに持ち替えてテープを切る

というような事があります。

このハサミは、

カッターとハサミの2役出来る優れもの!

更に私がこのハサミに感激したのは、

その道具を使う際の配慮に優れている点♪

ハサミ

刃の先端部分がカッターの刃のようになっていて

ここで切るのですが、

そのハサミの刃の真ん中あたりに

ストッパーがついていて

刃が出すぎる事を防ぎ、

開封時に箱の中身のものをキズつけない

配慮がありました。

これはなかなか優れもの♪

自宅の玄関や、会社の荷物受取場所あたりには

欲しいハサミです(^.^)♪

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■「可愛い」がヒットの鍵?!
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機能とはちょっと違った視点でいうと

テープのりの新商品に目が留まりました。

この商品はデザイン柄がかわいい!
テープのり-1
テープのり-2

どちらかと言うと個人消費者ウケで

ビジネスシーンではコストが高くなる場合は

厳しいかも知れませんね。

ちなみに私は青の水玉にてんとう虫柄を

狙っています。笑!
(まんまと「可愛い」に引っかかっています)

「このデザイン柄は可愛いですね!
特に青の水玉にてんとう虫柄はすごく売れそう」
と、担当者に声をかけると、

「実は、小売店などの店頭には、
他の柄の2~3倍の割合で、水玉とてんとう虫の柄
が並びます。」

やはり!!

でも発売9月じゃーーん。

夏にぴったりな柄だし、

早く出してほしいなーー

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■コピー用紙BOXが保管BOX
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ほかにも

片づけやすいファイルなども

紹介したい所ですが、またの機会に!

最後にお話ししたいのは、

こちら

コピー用紙BOX

コピー用紙を入れているBOXが

そのまま資料保管BOXとして使えるもの!!

文具通販の「カウネット」でのサービス

になるようです。

でもね。カウネットさん、

現場では、
今までもそのように活用していましたよ(^.^)

ただ、そこに気付いてもらえたのは

素晴らしい!!

だって箱に年度や資料名を書く場合は

白い紙やシールに印刷したり

手書きして貼っていましたから!!

ここまで気づいてくれた商品が

嬉しくて、更にこんな提案をその場で

してみました!!

カウネットさんだけでなく文具メーカーさん

紙(段ボール)製品を扱っている会社さんに

是非、お伝えしたいこと!

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■資料保管の先の使い道
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資料の「保管」は一時的なこと

に気付いてほしいのです。

資料は永遠にずっと保存するのでしょうか?

いいえ、

最終的には「廃棄」するのがほとんどなんです。

電子データでの保存が進む中

法的な保管期間をクリア出来れば

廃棄できるのですから、

紙保管をずっとすることは更に

減っていくことでしょう!

だって、ずっと保管していれば

その置き場代が発生し続けることに

なるのですから・・・

廃棄待ちの段ボールの為の倉庫代が

増えるなんて考えられませんから。

では、廃棄する時はどうするのでしょうか?

シュレッダーですか?

それでは時間や人件費がかかっていますよ!

私がおススメしているのは

「機密文書溶解BOX」
※経営資料や契約書など機密文書を
箱に入れ、封印し、中身を空けずに箱ごと
溶かしてくれるサービスです。


上記のキーワードでネット検索すると

宅配業者さんを筆頭に

このサービスを提供している会社は

多く出てきます。

法的保存義務期間を

終えた会計資料などをこの

機密文書溶解BOXへ入れて

一気に廃棄することを

社内の資料整理をアドバイスでは

おススメしています。

そこで、

さきほどのこの商品
段ボール2
この段ボールが、

機密文書溶解BOXを兼ねていたら

どうでしょうか?

資料を入れ替える手間も省けますし、

年度など記載しているので

捨てるBOXも一目瞭然です!

一気に手間は省けますよね。

このコピー用紙BOXがそんな進化を

とげたら・・・それはもういち早く

商品化(サービス化)が出来た企業の

一人勝ち
になる!!と私は思うのです。

企業がこぞって買うでしょう!

紙製品は今後どんどん減っていきますが

だからこそ出来る進化はあります。

お客様はどんな活用をし、

何を望んでいるのか?

紙を無くすための「紙」サービスを

目指す未来は面白いのではないでしょうか?

ああーー早く商品化してほしいなぁ!!

そうしたらどんどんお客様に提案するのに。。

ちなみに、商品化したい!という方

いらっしゃったらぜひお声かけくださいね。

現場の声とアイデアはたくさん持っていますよ(^.^)♪

これからの文具は

商品の機能の更に先の未来を見た時に

どんな状況が起きているか?に

目を向けること
が大切だなーーと

感じた文具展でした(^.^)♪

(余談)
その後、会場でお会いした
文具ヲタク仲間と一杯飲みながらの
座談会まで楽しみました♪

| おススメの本、文具、商品 | 19:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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これからの文具に求められる機能とデザイン~その1~

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)♫

今日も東京は暑いです!

九州地方は、豪雨による被害や

昨日の地震と災害が続いておりますね。

1日も早い復旧復興を祈っております。

※ちなみに被害の大き勝った
福岡県朝倉市には「ふるさと納税」が
多く寄せられているそうです!
これはふるさと納税の素晴らしい活用法です。
↓ ↓
http://www.city.asakura.lg.jp/www/contents/1430372754908/

さて、本題へ

先週水曜日は文具の展覧会をハシゴを

していました。

東京ビックサイトでの「ISOT文具展」
品川で「KOKUYOメッセ」

最近の文具は
「楽しめる」「可愛い」「カッコイイ」

と言うコンセプトが多いな~~と、

感じました。

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■事務から販促、営業ツールへ?!
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文具って、社会人になると

「会社から支給されるもの」

ではあるのですが、

個人的に愛用しているものを

自費で購入して会社で使う方も

多いです。

常に自分で使うもの、
いつも目にするもの、

には、それぞれの「こだわり」が

あるようです。

また、中高生、大学生、OLを意識

した可愛い系文具も多いですね。

今回、ISOT文具展では、

マスキングテープやシールなど
特に紙製品に新たなデザイン性や
機能、活用法が刺激されました。

例えばこんなマスキングテープがありました。





マスキングテープの活用法は

テープ感覚で飾ったり、
テプラ代わりにすることから

シール感覚で創造する!
絵で表現!

と言う活用法が増えてきた感じです。

その徹底的に創造させる
マスキングテープがこちら!
↓ ↓







わかりますでしょうか?

一つ一つの車や標識のパーツ、
花びら一枚一枚が、
一つのテープ上になっていて、

その一つ一つを使って、組み立てて

道路地図のようなものを作ったり、

絵画のようなデザインを表現したり

出来るのです(^^)

どちらかと言うとシールに近い感じです。

「遊び感覚」と捉えますか?

私は、創っていく楽しみ方!で言うと、

活用出来る場面は結構あるなと

感じました。

住宅販売、建築、内装デザイン、
会社の近隣地図表現、
来店客のお子様用ツール、
紙コップ、プラスチックコップなどの
マーキング、、、。などなど

アナログ的良さ、
一つ一つを組み立てて行く工程の
楽し方、
しかも付け替えもカンタン♫


また、さらに実用的な所では、

素晴らしいデザインのシールを

見つけました。








包む、飾る!と言う点で

シンプルなデザインでいながら

洗練されたものがたくさん♫

物販、小売店、飲食店、
内装デザイン

に特に活かせるモノです!

※ちなみにこちらはシールなので
剥がす時は一苦労しますよ。
マスキングテープとは違うので
ご注意を!


文具は「事務」ツールから、

「販促」「営業」的活用法が

出来る二足のわらじを履き出したな!

と言う印象でした。(^^)

このあと、KOKUYOメッセへ!!

そこでも文具パラダイスが!!!

そのお話は明日♫

| おススメの本、文具、商品 | 09:07 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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新たなチャレンジに活かせる「経験」とは?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉です(^.^)♪

さて土日を経て、本日月曜日から

7月スタートの所も多いですよね。

「折り返し地点」と良く言いますが

年始の計画からこの半年

いかがでしたでしょうか?

折り返し地点を過ぎ、見直し、

調整、新たな挑戦をされる方も

いらっしゃるかと思います。

かく言う私も、今後の事業の中で

新たな提携先や事務効率化の仕組みを

検討及び依頼、実施し始めております♪

そんな中、事務業務依頼を行う上で

担当者の方にお会いし、

今までの経験で”活かせること”を

お話しする機会がありました。

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■私に事務は出来るのか?
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「工場での勤務しかしたこと無いのですが
私に事務仕事が出来るでしょうか?」


工場

こんな質問を頂きました。

私は「出来ます!」とお答えしました。

新たな仕事をする時には不安を感じるのは

当然のことです。

しかし、結局は「その仕事をしたいか」

「新たなことを学ぶ努力を惜しまないか」

だけに尽きるのです。

この二つの気持ちがなければ

今までと同じ仕事をやり続けるのが

無難ですね。

ですが、その気持ちがしっかりとある場合

今まで行ってきた仕事の「経験」の中で

新たな仕事との共通点や、

その活かし方をしっかり見つけることで

自信にも繋がり、

「わからない」と言う
不安から「出来そう!」


に変えることが可能になります。

例えば、相談を頂いた事例のように

工場勤務の方が事務仕事が出来るのか?

と言う質問ですが、

工場勤務で

「どんな業務を行ってきたのか?」
「その仕事の中で何を学んだのか?」
「その現場はどんな状況だったのか?」
「その仕事をする上で大切なことは何か?」


を書きだすと、

案外、共通することが見えてきます。

そして私が思う大きな共通点は

2つの業務とも基本的には

「ルーティンワーク」
だという事です!

毎回同じような業務が

一定のタイミングで、発生し

その業務がぐるぐると分担された

業務に応じてベルトコンベアのように

回っていくイメージです。

●簿記2級以上の資格がないとイケない?
⇒仕訳は今やパソコン内のソフトが教えてくれる
 時代に突入しています。

●パソコンが苦手だけど、出来ますか?
⇒事務業務においてパソコン操作は必要
 これから学び、努力する意志があるかが大事

反対に工場で学んだことが

事務仕事で役立つことも有ります。

工場の現場は

「改善」が大きく進んでいる部門

でもあります。

「5S」や「ISO」の導入が早くから進んでおり

事務仕事の方が、環境整備や

整理整頓が出来ていないことって多いのです。

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■できることからスル!
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まずは「出来ること」を探しましょう!

経理事務の場合、

手元に集まった各種郵便や資料などの

仕分け作業から入ります。

領収書、請求書に分けることは出来ますよね?

その資料が処理された後、

ファイリングすることは出来るかと思います。

事務にはコピーやスキャン作業も多くあります。

メールの送受信、電話受けも多くあります。

まだまだありますが、

もし4人の事務員が居て、

そのうちの一人が自分だった場合、

仕訳の計上もパソコンもまだまだ苦手・・・

でも、気にしないでください!

誰よりも先に電話を受け、

誰よりも多くコピーやスキャンを引き受け

率先して資料の仕分け、ファイリングを行い

雑用を買って出る!

そこからでも事務仕事は出来るのです。

(※但しステップアップの努力は続けましょう)
 
私は、その昔、会計事務所勤務時代、

それまで行ってきた業務から干されたことが

ありました。

それまでの仕事が出来なくなり、

事務所内で何をしたら良いか

分からなくなった私に

その時の先輩の女性から

「掃除くらい出来るでしょ!」
「出来ることからすればいいのよ」


と言われた言葉を思い出します。

今までの仕事、今までの人生

どんな経験を積んできたかは人それぞれ

ですが、必ずどこに行っても何か

「出来ること」は有ります!

そこからスタートすればいいのです(^.^)♪


| 人材・採用・教育 | 09:14 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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