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2018年11月 | ARCHIVE-SELECT | 2019年01月

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今年の10大ニュース

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

あっと言う間に仕事納め

弊所は昨日12/27までで、

本日から冬期休暇に入ります!

ブログは12/31はお休み♪

1/1、1/4にアップ予定です(^.^)♪

なお、この期間のブログは

いつもの曜日ごとのテーマに

捉われない雑談形式です。

お暇な時にぜひお読みくださいね(^^♪

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■今年の10大ニュース!
----------------------------

今年1年振り返って、

どんな事がありましたか?

今年を表す文字は、

恒例の清水寺での一文字は

「災」でしたね。

しかし、私の一年を表す文字は

「体」でした。

思えば昨年末からその傾向は

始まっていたな~と、理解します。

来年は、内に向けていた

目線と気持ちを大きく外へ

解放できるようにしたいです!!

猪突猛進、年女!まいりまーす(^.^)/
(※年齢バレバレ)

さて、そんな今年の私の
10大ニュース!

第10位
治療通院代年間40万を超える!
(頸椎ヘルニア、五十肩を1年かけて治療中
 その他の病も重なって・・・来年は健康に!

第9位
茨城県初上陸!!
(様々な場所にお仕事で行けるのは
実はウキウキワクワク♪遠方訪問は
楽しみの一つです。)

第8位
初、秋田上陸!!
(秋田では温泉にゆっくり入れなかったのが
残念。。。次回はぜひ♪)

第7位
ローマで携帯紛失Σ(゚Д゚)。。
(いやービックリしました。ですが、
色んな良いことが重なり、半日で
戻ってきました!奇跡!!

第6位
クレジットカード不正使用事件!
(年の瀬の忙しい中、カード情報を盗まれ
様々な対応、設定に追われました!
ネット情報からの流出・・・怖いです。)

第5位
毎晩お灸にハマる!

(鍼灸に通院する傍ら、セルフ灸を始め
今や業務用を月一購入するほどに・・・
寒い季節とくに温まるのでおススメです。)

第4位
夫が事務所を移転で生産性UP!

(東京に出て約11年を過ごした事務所を
移転したことをキッカケに、
夫の書類が電子化へ!アナログからの
脱却
で、効率的な働き方に変わり、感激)

第3位
起業の後押しをしてくれた
女性経営者逝く!

(起業直前から15年お付き合いの
あった尊敬する女性経営者でした。)

第2位
起業のキッカケを頂いた社長へ
初めての「ご縁」つなぎ!

(かつてこの社長に土下座したことで
始まった弊所。その社長へお客様を
ご紹介できたことが何より嬉しくて!)

そして、この3位、2位を抑えた
私のトップニュースは・・・


第1位:
高倉、コロッセオ(ローマ)ではしゃぐ!
(ローマものの映画は片っ端から観ていた私、
フィレンツェやナポリでなく、「ローマ!」
そしてコロッセオ!!
これを建設した歴史、
その中で繰り広げられた血にまみれた
見世物・・・権力とは、人とは、国とは、
階級社会の真実を目の当たりにし
あらためて今の世の有り難さを
実感。。。)

※顔が嬉しそうにほころんでおります。
コロッセオ
※この十字架を背にした場所が
皇帝の座る席だそうです。
コロッセオ2

あなたの10大ニュースは
何でしたか?

私は来年はもっと明るいニュース満載に

したいです(^.^)/

今年も1年ブログをお読みいただき

ありがとうございました。

良いお年をお迎えくださいね~~♪

来年もどうぞよろしくお願い致します!!

**************
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頂きます。

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答えの無い問いに対する心の姿勢

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今年のクリスマスはイブから

色んな騒動が起きている私です。

今年一年は心身共にメンテナンスが

必要な一年でしたが、

年越しも近づいて、

昨日はカードの不正盗用が発覚したり・・・

様々な「負」の環境が年を越すまいと

降りかかってきている感じすら

受けます!

いいぞ~!!

すべて出し切って、

来年をスッキリ迎えるぞぉ~~(^.^)/

来年は年女です(※年齢バレた!)

さて、週の真ん中水曜日、

おススメの本、文具、商品のコーナー

本日はこちら!!

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■ 知性とは何か!?
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活字を読むことがとっても苦手な私・・・

そんな私が最近読み始めた
(まだ途中です。)

おススメの本がこちら!!

  ↓ ↓
「知性を磨く」 田坂広志氏著
知性を磨く

本を読むとしたら、実用的なものが

ほとんどな私が、久しぶりに

このようなタイトルの本を購入するのは

珍しい。。。

SNS上でとあるコンサルタントの女性が

読んでいて、

本の一説を書いていた。

その投稿を見て、

直感的に「読まねば!」

そう思って購入した1冊!!

「知性」とは「答えの無い問い」に
対して、その問いを問い続ける能力。


「知能」とは、「答えのある問い」に
対して、早く正しい答えを見出す能力。


・・・・

仕事の上でもなかなか「答えのない問題」

に直面することは度々ある。

そんな中、

その「答えの無い問い」
向かい合う力 が大切だと語る。

答えの無い問いに向かい合うなんて

なんだか先が見えなくて恐ろしくさえ

思う。。。

そんな私の心の弱さを見透かした

ように本の中にこんな言葉が

かかれていた。

「割り切り」

「割り切りとは魂の弱さである」

痛い。痛すぎる。。。

刺さりまくってきます。

しかしその精神の弱さに流されない
迅速な意志決定を語る言葉がある

それが

「腹決め」

である。

もう、ここまで読んでこの本の

ファンになってしまった。
(※ちなみに夫が私より
先に読んで、1冊取り上げられ、
再購入した次第である)

仕事の中で、人生の中で

様々な場面で、

答えの見えない問いに直面する時が

ある。

そんな時、自分自身、

どのようにその問いと向き合うのか?

その心の姿勢の在り方を

言っている。

そういえば、15年前に起業した時、

あれは、「腹決め」だったなあ~。。

まだまだ書きたいことは山ほどあるが・・・
(「知識」とは、「智恵」とは・・・のあたりも)

それは、この本を読んで頂ければ

あなたも感じること!

久々に素晴らしい書籍に出会いました(^.^)/

おススメです!!

 ↓※下記クリックするとAmazonに
  飛びますよ
「知性を磨く」 田坂広志氏 著


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「考え」て「調べる」だけで効率UP!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

メリークリスマス!
(って、クリスチャンではありませんが(笑))

昨日のクリスマスイブはどのように

過ごされましたか?

私はと言えば、

7500件のシステム登録修正の案件発生!!

と言う事態に陥りかけ、

ケーキも何もあったもんじゃ

ありませんでした。((+_+))

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■その作業何時間かかる!?
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kintone(キントーン)と言う

業務管理アプリを使って、

制作した顧客管理システム

当初制作した方からサポートを

引き継いだのですが、

秋に、無料のプログラムコードを活用

していたらしく、

動かなくなったプログラムコードを削除し、

ノンプログラミングで対応し直したのですが、

昨日になってクライアント先から、

修正依頼発生!!

簡単に修正できると思ったら

よくよく中身を見ると、

修正したい入力枠は、

「一括修正不可」の設定

色々調べてみたけど、

結局一括修正できない。。。

じゃ、シンプルに直接入力するか・・・

と入力件数を調べてみると

なんと約7500件・・・・

・・・・・・・・・・(フリーズ)・・・

いや、これ途方もないですね。

1件10秒の修正として

750,000秒=1,250分=約20.833時間

もうこれは私的にはギブアップ((+_+))

しそうな作業時間!

明日の朝には渡したい!そんな時、

あなたならどうしますか?

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■「考える」「調べる」をあきらめない!
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そこで、私はネット上を調べあげました。

すると、最新の使えそうな

プログラムコード発見!!

プログラムコードをインストールし、

入力枠の設定を一部修正して

完了!(ヤッター!)
ヤッター


ネット検索に1時間程度

プログラムコード設定10分程度

合計70分程度

なんとか設定完了!!

やり切りました~~(≧▽≦)

プログラムコードが書けなくても、

ネット上に情報は溢れており、

調べると出来ることが見えてきます。

ネット検索

あきらめてひたすら入力をすると

約20.833時間

出来る方法をネット検索して

その通りに行っただけで

約70分

その差は約19.666時間

いつも「手間だなーー」

感じている作業、、、

その通りやり続ける人と

「なんとかならないか?」

考えて調べる人とでは、

作業効率にどんどん差が

生まれるのは

こういう事!!

私が「考えること」「調べる」

あきらめた時点で約20.833時間確定!

していたということです。

得意な人に任せられるなら

それもイイ♪

外注するならそれもイイ♪

その判断すらも

●誰に依頼するのか
●料金はいくらか
●社内に任せられる人がいるか
●社内の人はその時間があるか


など、

「考えて」「調べる」ことが

必要ですね。

それをしなければ、

ムダを積み重ね続けることに

なってしまうのです。

「あーーこんなことやってられない!」

そう叫んでいいのです!

そうして、なんとかならないかを

まずネット検索してみましょう!!(^.^)/


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表示ひとつで「迷わない」化!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

水曜日は、大変失礼しました。

より良いネタの提供が

出来ず、休刊。。。

まだまだ修行が足りませんね(苦笑)

さて、気を取り直して、

さっそく週末金曜日、

巷の改善事例、行ってみよう~♪

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■トイレ内での迷子撲滅!?
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先日、出張帰りに東京駅で

トイレに入りました。

すると、駅構内のトイレ

改善がみられる表示が・・・

表示1

トイレの個室が迷路のように

配列されているこの東京駅のトイレ

きっと、出口と洗面所の場所で

迷いやすいと施工時に分かって

いたのでしょうね。

個室の扉には、

写真のような表示が書かれていました。

しかもこれだけではありません。

トイレ2

空いているトイレの個室に

「空」という表示がされる工夫。

これは最近混み合うトイレで

使われているもので、

有楽町にある

シアタークリエのトイレでも

見受けられましたね(^.^)/

扉を閉めるとこの札が隠れるように

なっています。

トイレに並んで入ろうとした時、

この空いているかどうかが

一目瞭然というのが

有り難いですね♪

ちなみにこのように入り組んで

いますから、

トイレの洗面所付近には

このように

トイレ3

トイレ内の案内図

貼られていました。

この工夫、会社内でも

使えること満載です!

倉庫内の整理整頓時の

看板付け、動線の作り方

も大切ですが、

最後に「案内図」は大事です。

全体的にどこに何があるか

一目瞭然にしておくことは

大切ですね。

ロッカー内の資料の在りか、

倉庫内のモノの在りか、

商品在庫の賞品の在りか



あなたの会社では

案内表示で一目瞭然

なっているでしょうか?

「迷わない」化!!

意識してみてくださいね(^.^)/


では、また来週~♪

**************
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「ルール」が【思い込み】!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今年もあと2週間。

年内で終わらせたい仕事が

ありながら、忘年会で飲み会続き・・・

二日酔いで仕事にならない

なんて事になっていませんか!?

飲みゅにケーションもいいですが、

本来の目的から離れないように

ほどほども大事ですよ(^.^)♪

さて、本日も週のスタート月曜日、

改善の手法、提案のコーナーです。

依頼を受けて改善を始める際、

まずは現状を知る為に

経営者や従業員の皆さまから

聞き取りを行うのですが、

しばしば『思い込み』で行っていた

ことに気付く場面を目にします。

そして、その『思い込み』を

取り除いて、自由な発想に変わった途端に

素晴らしい改善のアイデアが自律的に

涌きだすこともあるのです。

今日は、そんな『思い込み』を

取り除く、最もシンプルな方法

についてのお話です(^.^)/

---------------------------
■それ、「思い込み」です!
---------------------------


長年やってきたこと、

上司や先輩から教わって

会社で決められたルールに

のっとって、行ってきた仕事、

マニュアル通りや、

引継ぎの際に細かく手順まで

教わって、その通りに行うことで

与えられた仕事がスムーズに

完了している状態。

そんな状態を疑問視する人は

なかなかいないでしょう。

仕事の効率化を考える時、

案外

その手順や、

道具や、

人の能力の差

着眼しがちです。

もちろん、実際に

手書きをIT化しただけで

進む効率化もありますし、

能力を見分け、適材適所に

配置するだけで進む効率化

生産性UPもあります。

ですが、案外見落としがちなのが

取り決めた『ルール』そのもの

を疑問視
することです。

どこかのタイミングで

その時の理由があって

取り決められたルール、

ルールは絶対的な存在!?

なぜかあまり変わることなく

使い続けられることが多い。

しかし、実は

ルールが出来た理由によっては、

使用期限切れを起こしていたり、

取りあえず決められただけの

ものだったりすることが

あったりするのをご存知でしょうか?

今まで40業種を超える会社の

事務改善を行ってきた時に

感じたこと、

それは、作られたルールを

「徹底することが正しい」と言う

思い込みによるムダ
が多い

という事でした。

例えば、

朝礼は情報共有の場で
大切だ!

と毎朝9時前に

朝礼を行っていた会社、

しかし、パートやアルバイトの方が

多く、10時出勤の人も居る。

朝礼で情報共有は出来切れず、

伝言ゲームの毎日・・・

朝礼が大切なのか?

全員で共有するのが目的

であれば『昼礼』で良いのでは

ないか?

もしくは10時に行えば

よいのではないか?

「朝礼は会社の始業前」

というルールは現状に

合っていなかったのだ!

また、

ある会社では、

始業は9時からになっていたが

始業と同時に電話が鳴り、

前日の終業時以降に

事前に送られてきたメールの

処理もままならないまま

電話対応に追われる状況になり

先にメール予約などの仕事の

準備にとりかかりたいが

なかなか進まなかった。

そうしてバタバタしたまま

仕事は並行して始まり、

連絡が交錯し、

先に依頼のあったものが

遅れる事態を招くこともあった。

手順なのか、能力なのか?

と悩んでいたが、

会社の始業は9時~だが

対外的には10時~
としたことで

この悩みは解消され、

仕事の先入れ先出しが

スムーズに流れるようになった。

会社の始業時間と営業時間が

同じと言うルールを変えただけだ。

ある会社では、

通帳記帳を経理担当者が

行っていた。

一人で事務を行っていた担当は

週に2度、時間を作って

通帳記帳へ銀行やATMへ行く。

その時間は往復で30分~1時間

しかし、その会社は

仕出し弁当を配送する会社で

配送しながらATMに

立ち寄るだけで通帳記帳は

すぐできる。

今やネットバンキングで

通帳記帳をマメにしなくても

見れる時代だが、まだ

その仕組みがなかった頃、

配送の人に通帳を預け、

記帳だけ行ってきてもらう仕組みに

変えた!
(※売上の入金だけがワカる
通帳で、その他の入出金は別)

事務担当が行わないとイケない

と思い込んでいたルールを

変え、事務に集中できる時間を

増やした。


ある会社では、

仕事待ちのパートさんが

いつも数人暇そうにしていた。

上司からの仕事の振分けを

待っていたのだ。

しかしパートの方にはまったく

悪気はない。

「上司から仕事は依頼される」

というルールが絶対だと

思っていただけだった。

これを、手が空いたら、

空いた人が仕事を確認する

ルールに変えるだけで

「待ち」時間はなくなった。

さらに、次にすべき仕事を

ホワイトボードで見える化

することで、

「聞く」時間も削減した。

「口頭で指示する」と言う

思い込みもなくしたというわけだ!

これは、週に●回行うこと!

これは、●●の次に行うこと!

これは、●●担当が行うこと!


実に色んなルールがあるが、

それ、実は従い続けることが

正しいなんて、「思い込み」です!
思い込み


----------------------------
■思い込みを取り除く方法とは!?
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ルールとして作られた時点で

永遠と思ってしまう呪縛が始まる。。。

それ、賞味期限(使用期限)切れ

起こしていませんか!?

新しいルールを作ることはしても

前からあるルールを変える発想

なかなか思いつかないことが

多いようなんですね。

これが古くからの慣習による

「思い込み」です。

これを取りのぞくのは、

実にシンプルな方法です。

それは、

「なぜ?」

と問いかけるだけです。

このルールはなぜできたのか?

その理由を知った途端、

「あれ、今にそぐわないな・・・」

と気づき始めたりします。

案外、ルール自体を変えるだけで

一気に効率化
することが

出来ることも多いのです。

新しい年を迎える前に

一度、今ある社内のルール、

見直しませんか?

今週も改善が進みますように♪

では、また来週~!!


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ゴミ箱は何個ある!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

2泊3日の出張を終え、

昨夜帰宅。

東京駅に着くとホッとするのは、

関西人だった私も

東京人になったんだなーと

感じます。

さて、本日も週末金曜日、

巷の改善事例のコーナー

本日はこちら

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■ゴミ箱は何個ある!?
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あなたの会社に

ゴミ箱は何個ありますか!?
ゴミ箱


従業員1人につき1個!?

20人なら20個?

先週お伝えしたペーパーレスにも

繋がるのですが、

実は、

ゴミを出しやすい環境

が、ゴミを増やす原因
にも

なっているという事に

気付くことって大切なんです(^.^)/

ゴミ箱の場所を

取り過ぎないように

引き出しにマグネットで

貼り付ける小さなゴミ箱を

活用している会社もありました。

ゴミ箱マグネット

でも、ゴミは減りません。

ゴミをいつでも出せる状況にある

ということは、常にゴミが出ることを

想定しているという事です。

”ゴミは出るもの”

そんな意識が働いています。

先週お伝えした東洋通信工業さんの

会社ではゴミ箱は1フロアに

1つだけ!

机がフリーアドレス制なので

脇机も無ければ、

専用のゴミ箱もない。

なので、ゴミを出すと

わざわざゴミ箱のある場所まで

歩いていき、捨てる。

そういう動きになります。

そうするとどうなるでしょうか?

「面倒くさい!」

そう思いませんか?

面倒くさいから、

ゴミ箱を個別に設置して

後で回収する!?

それは面倒くさいという事に

対しての対処になりますが、

この敢えてゴミ箱を1箇所にする

ということで、

ペーパーレスを実現したい!と

目的を持って改善を進めていた

東洋通信工業さんは、

この「面倒くさい」という

意識も利用したのです(^.^)/

「面倒なので、出来るだけゴミを
出さないようにしよう!」


と思わせる

環境にしたのです。

改善意識へ誘導する

制約環境を整えた

ということです。

ゴミに関しては、コンビニや

自販機の横でも

入れる口の形を変え

自動的にゴミを分別する仕組み
コンビニゴミ箱

を取り入れていますよね♪

これも、入れるゴミの形状を

制約したことで、分別できるように

なっています。

どのようにでも自由にできる環境、

人の意識だけに任せた環境

ではなく、

一定の「制約」を作り出した環境

の中で人は適応していくのですよね。

それがいつの間にか

習慣化になるという事です。

ご自身の会社、家庭でも

減らしたいもの

改善したいこと

があった時、人の意識任せ

ではなく、

そうせざる負えない

制約された環境を

作ることで、

その改善は進むかも知れませんね(^.^)

ゴミ箱の数、

あなたの会社は何個ありますか?

では、また来週~♪



**************
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ファイル名を一括で修正する方法

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です( ´ ▽ ` )ノ

寒いですねーー。

しかし冬らしい冬の到来!

日本の四季を楽しむ余裕を

持つのも良いかもしれません♪

さて、週の真ん中水曜日、

今週は、おすすめの情報を

提供!!

Macbookを使いこなしているユーザーなら

知っている方も多いと思いますが、

これを知ると、WINDOWSの方も

Macにしようかな?と

考えるかもしれませんよ( ^ω^ )!

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◾︎超簡単なファイルのリネーム
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー


よく同じような名前のファイルや

顧客から預かったファイルに

顧客名と日付を追加したい!

と思うことありませんか?

そんな時、ファイル名の訂正は

どのようにされていますでしょうか?

ファイルを選択し、
  ↓
右クリックで名前の変更を選択
  ↓
そして名前を変える

そのような手順が一般的ですが、

Macには実は素晴らしい機能が

ついているのです!

本日は、Macユーザーで

知らなかった方には

めちゃくちゃ便利な

ファイル名の「リネーム」と言う

機能についてご紹介します(^^)

うーーん。

何を言っているかまだわかりにくい

ですよね。

ということで、その機能を使って

選択した複数のファイルの

今付いているファイル名の前に

「OFFICEキスク」という文字を

追加入力してみますので、

実際にその様子を見て頂きましょう!

1)名前を追加したいファイルを
 選択します。

(※弊所の名言格言ファイル
をリネームしてみますね)
1

2)次に右クリックしますと
4つのファイルを選択しているので
「4項目の名前を変更」を選択します。
2


3)次に編集画面の左の選択ボタン「▼」のマーク
をクリックし、
「テキストを追加する」をクリックします。

3

4)追加したいファイル名を
入力したら、今のファイル名の
「前」か「後」か
を選択します。
(※今回は名前の前を選択)
4

5)最後に右下の「名前を変更」
をクリックすると、
下画像のように変換されたのがわかります。
5

これで完成!!

こんな便利な機能が標準装備

されているなんて

すごいと思いませんか?

フォルダ内のファイル整理が

しやすくなります( ^ω^ )

ちなみに、WINDOWSでは

標準機能はなくて、

無料の変換ソフトなどを

ダウンロードして

変換するようになります。

こちらをご参照くださいね♪
  ↓ ↓
無料ファイル名一括変換ソフト100

ファイル名の変換で

データファイルの整理整頓も

行っておくと、

よりファイル検索しやすくなりますね。

小さな改善の積み重ねで

どんどん効率化したいものです( ´ ▽ ` )ノ

では、また来週~♪


*****************
事務効率化のご相談を受付て
おります。
まずは初回相談90分を
ご利用ください。
(15,000円(税別))
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【経験値】ではなく【経験知】!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)♪

今日から冬を感じさせる

寒さが到来!!

暑くなったり、寒くなったり、

体調管理大変です。

寒くなると、ついつい外に出るのが

億劫になり、運動不足になりがち。

例にもれず私は、休みの日は

引きこもりがちなので、

寒くても外に出る習慣をつける

ようにしなくては!!!

よーーし!次の休日から

休日散歩を習慣化するぞ!

と、いう事で、今週も

週のスタート月曜日、

始まりまーす(^.^)/

----------------------------
■職人を3ヶ月で育成する!?
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日経新聞を読んでいて、

こんな記事のタイトルを目にした

「3カ月で職人に」
元ウィルコム喜久川氏、次の挑戦


第二電電(DDI)を経て

PHSのウィルコムやリクシル傘下の

K-ENGINEの社長を歴任した

喜久川政樹氏(55)が

職人教育事業を始める!

と言う記事。

受講期間はたったの3カ月で

当初のカリキュラムは

「アプリ開発」と「外壁工事」

という、

ITと建築業界という内容。

と言うのも、

「技術革新により短期の人材育成が可能で、
かつ需要が旺盛で人手不足で
困っている方々が多く、かつ
将来的にも安定した成長が見込める分野」


と言う分野を中心に

職人を増やす教育事業を展開!

受講者は卒業後、

個人事業主として、

学校から仕事を受注もできる

仕組みだというから、

学んで終わりでない点もいいですね。

※詳しくは日経新聞電子版
2018.12.8 6:30 配信の
コチラをご覧下さい

 ↓(※有料会員しか
  見れないかも知れません)
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO38675680X01C18A2000000/

この職人を育てるという発想、

短期間で寿司職人を育てた

寿司学校のノウハウからヒントを

得たようです。

よく、

『職人の仕事はマニュアル化
できない!』


と、耳にしますが、

これは、持論なのですが、

一定レベルの職人。
(※通常、ここまで出来れば
プロとして出来るという定義のもとに
あるレベルの職人)

は、次の5つが出来ていれば

育成できるのではないかと

私も思っているのですよね。

1)プロレベルの定義
2)基礎知識の習得
3)実習
4)判断・決定の能力UP
5)評価


という5つです!

まずその仕事を受注するには

どれくらいのレベルが必要か

そのレベルを定義し、

土台となる基礎知識を学び、

『経験』を積むために

実習を行い。

様々な判断する場面を想定し

その判断のパターンと

その時に必要なノウハウを学ぶ
ことで

レベルアップさせ、

最後に適正な評価をすることで、

卒業時点の自分のレベルを

認識させ、さらに現場経験を積む


ということができるのでは

ないでしょうか。

重要なのは、

4)判断・決定の能力UP
5)評価


で、

その判断結果、

判断思考とその際に出来ることは

「経験」からくるものや

「センス」と言われるものでも

あります。

ここのレベルを正しく

5)で評価することにより、

どんな仕事を割り当てることが

可能かがワカるのですよね。

あとは実践するしかありません。

判断パターン、

その時に分母を多く持てることこそ

経験による「知」の積み上げ

なのだと思います。

これをその道の職人から

パターン分析することで

一定レベルの「職人」を

育成することが出来る
のでは

ないかと思うのです(^.^)♪

日経新聞の記事には

こういった中身は語られて

無かったので、

事業を立ち上げた

喜多川氏と手法は

違うかも知れませんが、

少なくとも、

28年もの間、

事務の現場を見てきた

『事務職人』(笑)としては、

そのように思います。

だからこそ、

職種はその判断のパターン化が

よりしやすいものからに

なるのではないでしょうか。

あなたの会社で

「やってみたらワカる!」

と言われている業務など

一度、

先述の5項目

ぜひ書き出してみて下さい!

「職人」と呼ばれる仕事とは、
それは経験を積んだ
度合が上がる「経験値」
ではなく、
経験して得た「知」の積み上げ
による
「経験知」こそ大事なのである!

案外、一定レベルの

マニュアル化が出来るのでは

ないでしょうか。


では、また来週~(^.^)♪


**************
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封筒は患者が書く!?~クリニックの改善事例~

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)♪

いやー。水曜日は突然の

ブログ休刊、失礼しました!

実は、朝にギックリ腰に

なっちゃいまして・・・

しばらく動けなかったんですね(^^;

今年は、つくづく体の変化を感じる

そんな一年となりました。

来年はしっかり健康を取り戻すぞぉ~~!

そんな気合いを胸に、

今日の週末金曜日、

巷の改善事例は、

先日検査で行ってきた

クリニックの改善について(^.^)/
(病院に行きながらネタを取る!
ただでは転びませんよ~(笑))

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■IT化と紙のよいバランスとは?
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先日、婦人科のクリニックを受診、

まああと数年で50歳ともなると

色々ありまして(苦笑)

とりあえず、相談と採血だけしてきました(^.^)

で、東京に来て初めて

婦人科を受診することになり
(総合病院で健康診断は
受けていましたが)

色々探した結果、

検査設備も整っている

クリニックを受診してきました。

東京は港区のお洒落な地域にある

キレイなクリニック、

都内でも家賃の高そうな

地域にあるそのクリニックには

狭いながらもキレイで椅子などの

置き方や動線が工夫されていました。

その時点でも

よく考えられてるな~と、

思っていましたが、

新規で受付をした際に記入する

問診票でも「おっ!」と

思わせてくれました。

それが、こちら!
i

WEB問診票!
(※実物ではなくネットから
サンプルを拝借)
問診

ipadを渡され、

次々に聞かれる問いに

答えを選んでタップし、

次に進む方式。

途中、入力項目もあります。

この時点で、

「おおーーペーパーレス!」

と効率化に関心したのですが、

実は、ipadを渡される時に

「入力苦手な場合、
紙に手書きでも大丈夫ですよ。」


とも言われました。

これ、イイですね。

完全にペーパーレスにするには

まだ少し年齢層的に早いので

患者さんのことを考えた

取り組みだと言えます。(^.^)/

次に、診察室へ行く前に

こんなファイルを渡されました。

ファイル

カルテを先生に回すのではなく

患者にファイルを渡して、

着替えはどこで、どのようにするか?

診察室の番号は?


など疑問をすべて書いてくれています。

それらが見取り図になっているのも

良いですね(^.^)♪

ちなみに、中を開くとこんな感じ

ファイル2

左側には、オプションの治療等が

掲載(この点は営業のニオイがします(苦笑))

このファイル方式便利ですよね。

ちなみにファイルの裏面には

次回予約を促すメモまで

ありました。

ファイル3

待合室で待っている間に

全部しっかり読んじゃいますよね。

ITと紙ファイルの良いバランス!

両方のメリットを上手く活用しています。

そして極め付けはこちら

-----------------------------
■封筒は患者が書く!?
-----------------------------


手紙

採血の結果を郵送して頂くように

依頼すると、

封筒を1通手渡され、

受付の方に

「結果の郵送先を記入ください」

と言われました。

これ、すごくイイ改善です!!

あとでカルテを見て

→住所を確認して

→記入して、

→また間違ってないかチェックして・・・

(合計4工程)

これが、

その場で患者本人に
書いてもらうだけ!!


書く側も、受診料の

精算を待つ間に書けますし、

まったく手間に感じません。

単純なことですが、

この封筒を患者に書いてもらう!

という発想、シンプルで良い

改善事例だと思うのです(^.^)/

どんな病院でも出来るわけではなく

患者さんの年齢層などにも

左右されると思いますが、

少しずつよりよい改善ができ、

「待つ」時間を有効化、

「情報伝達」のシンプル化


を意識したいものですね(^.^)/


では、また来週~~♪

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| 改善の事例 | 19:46 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ペーパーレスで生産性UPした事例~その②~

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

12月突入した最初の月曜日

今年もあっと言う間に師走が

やってきました。

残り1ケ月もありませんが、

来年へ向け、やり残したことが

ないよう、やり切りましょう♪

さて、今日の週のスタート月曜日は、

先週金曜日の巷の改善事例の

ペーパーレスで生産性UPした
事例~その①~


東洋通信工業株式会社様
(以下、東洋通信工業さんと言う)

の事例の続編、

今回は、どのようなことをして

生産性がUPしたのか?について

お話しします!!(^.^)/

では、本日も月曜ブログ、

行ってみよう~♪

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■スペースが空いたらオフィスを変える!
------------------------------


前回、

『現状を計測する』ことから始め、
「整理」が必要です
(^.^)/

と言うところまでお話ししました。

そこで、

必要な文書
不要な文書
保管する文書


まで分けることが出来た

東洋通信工業さんは、

次に、「不要文書の廃棄」

を行います。

ここでガラッとオフィス内の

スペースは空いてきますが

まだまだ足りません。

では、東洋通信工業さんは、

具体的にどのような事に

着手したのでしょうか?

それが大きくは次の7つの事
になります。

1)不要文書の廃棄
2)保管文書の外部倉庫委託
3)文書のデータ化
4)従業員行先表示のweb化
5)社内掲示物の画面共有化
6)ペーパーレス会議・テレビ会議
7)ICカード認証による印刷


では、どのように考え、

その着手を行っていったのか?を

順に説明していきますね♪

まず、保管文書を置く場所を

空けるため、

2)保管文書の外部倉庫委託

を、行ったそうです。

P19

そうすることで社内の保管資料の

スペースを削減しました。

その数なんと現在換算で200箱!!
※およそハイキャビネット18.5個相当
の分量だそうです。
 ↓ ↓
P20

1ケ月の保管料は

200箱×120円=24,000円/月

となります。

必要な時には必要な分だけ

返却リクエストしたり、

期限がきたら、自動的に

溶解・再生処理がされるのも

便利ですね(^.^)/

次に

3)文書のデータ化

を行っていきます。

社内のポータルサイト内に

社内文書管理サーバーを設置し、

ドキュメント内のテキスト検索も

できるので、必要なドキュメントが

Web検索をするように見つけることが

できるようになり、

業務がスムーズになりました。

ちなみに、東洋通信工業さんでは

マイクロソフト社のSherePointを使って、

文書管理を行うようにしました。

ここまで行うと、

もう、文書が無くなった分、

オフィス内のスペースは

格段に削減され、

空白が目立ち始めます。

そうした所で、

本社に次々とそれまで

関東に分散していた拠点を

集中させ、(3支店ほどを統合したようです)

オフィスの賃料の
大幅なコストダウンを実現!


さらにペーパーレスを

加速させて行くと供に

オフィスの変化をキッカケに

さらに生産性向上の意識が

高まり始めたのです(^.^)/

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■ムダを無くして生産性UPへ!
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次に取り組んだのは、

従業員の

内線番号表と
伝言メモの廃止!

です。

4)従業員行先表示のweb化

を進めます。

よく、会社の壁にこういった

ホワイトボードを見かけませんか?
  ↓ ↓
行動管理表

お客様から連絡があった際に

担当者が今どこにいるか?

外出していないかなどの

情報を共有する為の掲示です。

東洋通信工業さんの本社オフィスは

上下4階に及ぶビルになっています。

また各階の状況がわからなく

なりやすい為、ホワイトボード管理

だけでは無理があります。

そこで、取り入れたのが

行先掲示のweb管理です!
P22
デジタル画面を入口に置き、

すぐに確認も出来ますが、

web管理している為、

自分のパソコンからもリアルタイムに

確認することが出来ます。

また、担当者への伝言を受けた時に

メモをデスクに貼っていたのでは

結局、帰社してからの確認になり、


web管理にした意味を持たない為、

この掲示板に「メモ」機能を追加し、

メモが登録されると、即座にメールで

連絡が行き、担当者がメモを確認する

仕組み
を作られたそうです。

P22-3

「完了」するまでは、メモが残った場合に

行先掲示板のメモ表示欄は赤く表示

された状態になります。

連絡モレも防げると言う仕組みです。

いやーースゴイですね(+o+)

これで、ペーパーレス実行は

終わりかと思いきや、

東洋通信工業さんでは、

美化委員を設置していて、

週に一度、ペーパーレス実践が

出来ていない状況のモノ、人を

掲示し、どのように改善するかを

検討し、改善実行を進めるように

しており、更に改善は進みます。

次に

5)社内掲示物の画面共有化

を始めました。

P23-2

ワンフロアに1台大型画面を設置し、

画面を4分割。

災害時にすぐ動けるように、
1つには、NHKニュースを。

外出時などすぐに天気を
確認できるように、
1つには、天気予報を。

大阪にある支店の様子を
確認するために、
1つには、支店の様子を。

そして、貼り紙だらけのオフィスを
一掃するために、
1つには、社内掲示の表示を。

行ったのです。

次に行ったのは

6)ペーパーレス会議・テレビ会議

これは、多くの企業で

紙を印刷している最大の

原因
になっているのではないかと

思う『会議用資料』と言うもの。

会議用資料の作成は、

パソコンで行っているのに

なぜか会議は「紙」で印刷

なぜでしょうね?

この資料、終わったら大抵見ないまま

担当者の机に山積みになるだけで

廃棄される文書になっていく
ことが

ほとんどです。

なのに、「紙」がまだまだ多いのです。

そこで、東洋通信工業さんでは、

このペーパーレス会議により

印刷等の事前準備も削減されます。

またテレビ会議を導入することにより

遠隔地にいる支店が、

本店に集まって会議する・・・

という交通費や

移動する時間を削減することが

出来、より会議時間に集中できる仕組み

が出来たそうです。

そして、

7)ICカード認証による印刷

プリンタ・コピー機は、

各フロア1台のみ

となり。ICカード認証になります。

これにより

プリンター・コピー機が

全社で75%削減されたようです。

またICカード認証での印刷を

取り入れたことにより

・印刷の置き忘れ
・印刷物の紛れ込み
がゼロ
になり、

・印刷失敗によるロスも削減
・印刷履歴が残ることから
履歴から再印刷も容易に


することができました。

なにより、コピー機1台だと

そこまで取りに行くのも面倒ですし

意識的に紙を減らす効果も

あるのかも知れません。

こうして、ペーパーレスを

することで

●支店の賃料削減
●文書検索時間の削減
●文書印刷コストの削減
●従業員移動時間の削減
●連絡モレによるリスクの削減


※ちなみに、文書検索時間削減効果は
こちら
 ↓ ↓
P17-2

という削減のみならず、

紙が大幅に削減されたことにより

フリーアドレス制の導入による
オフィス環境の美化と
セキュリティの強化。




本来業務への集中による
空き時間の創出。

さらなる生産性向上への
取り組みに意識変革。

様々な取り組みによる削減効果の
利益還元。


が出来るようになっていき、

東洋通信工業さんのオフィスは

改善2

このようにスッキリしたオフィスへと

変貌を遂げ、社員のモチベーションUP

を遂げる結果を得ることが

出来たという事です!

ちなみに、ここまでの

変革を遂げるには、やはり

反発はあったようで、

従業員の流出も発生したとか、、、。((+_+))

改革には「痛み」を伴います。

それだけの覚悟を持ち、

信じて行い続けることが

大切なんですね。

ペーパーレスは、
IT化する為のもの・・・


と、手段と目的をごっちゃに

考えてしまう
方が多いですが、

IT化は、目的を達成するための
手段であって、

目的は、

「生産性向上」による
経営理念の実現と経営目標の達成


なのですよね。

東洋通信工業さんの生産性向上は
まだまだ続きます!!

素晴らしい事例、

東洋通信工業株式会社様
ありがとうございました!!


ではまた次回、(月)の改善の手法・提案を

お楽しみに~♪


取材協力:東洋通信工業株式会社様


**************
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