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2019年01月 | ARCHIVE-SELECT | 2019年03月

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国税がクレジットカード支払OKになった!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日、昨年分の確定申告提出完了!

いやー。1日あれば終わると

思っていたのに、予想に反して

●e-Taxの更新手続きで手間どり、
(更新用のプログラムがなかなか
ダウンロード出来ず、結局TELして
やっと・・・。
原因は、一旦更新用プログラムを
ダウンロードした後、インターネットの
画面を全て閉じて、
ダウンロードしたプログラムを
ダブルクリックしてインストール
という手順が必要だったとの事。
※国税庁のネット画面開いたまま
ダウンロード「実行」しないように(苦笑))


●マイナンバーカードの4桁暗証番号を
忘れ、3回失敗しロックがかかったこと
⇒結果、区役所へ行って再発行しました(^^;

まあ、上記が無ければ1日で完了。

※12ヶ月分の小口現金登録と
口座移動間のダブリ計上確認が
大変でしたね。。。
(それでもfreeeを使ってかなり短縮)

そこで、週の真ん中水曜日、

今週は、おススメと言うか、

情報提供どまりな感じですが、

納税の方法に関する

こんな情報を・・・^_^

---------------------------------
■今や国税もネット決済当り前!?
---------------------------------


今回、確定申告を終え、

freeeさんの画面を見ていたら、

画面の下の方に、

国税クレジットカードお支払いサイトから
クレジットカードで納税できるようになりました。」

と言う一文が・・・!!Σ(゚Д゚)

今までネットバンキング決済など

税理士さんに設定番号を聞きながら
登録したりしていたあなた!


わざわざ毎回、銀行窓口で
支払っているあなた!

ネット上でクレッジットカード決済

が出来るようになったのですよ(^.^)♪

国税クレカ

国税庁、頑張ってるじゃん♪
 ↓ ↓
国税クレジットお支払サイト

へぇ~。と思い、どんな感じなのか

サイトを見てみると、

●手順は以下のとおり***

1. ご利用に当たっての注意事項の確認
  ↓
2. 納付情報(*)の入力
  ↓
3. クレジットカード情報の入力
  ↓
4. 手続内容の確認
  ↓
5. 納付手続の完了(最終確認)


**************

ちなみに私、確定申告は

銀行からの「振替納税」を利用

しているので、使わないのですが(笑)

しかも国税以外は最近納付書に

バーコードが印字されていて、

バーコードを読み取ってから

支払うスマホアプリ(モバイルレジ
モバイルレジ

で事業税や住民税などは支払っています。

「クレジットカード決済、
便利じゃん!」


と思ったのも束の間。

思わぬ落とし穴が、、、。

決済手数料が追加されるのです!
(コレ、ビックリです。)

国税庁は、税金の

滞納者対策にもなり、

作業効率上がるのに

納付額10,000円に対して

手数料82円が加算


されるのです!!

もし、300万円の納税をしようと

したら、

300×82円=24,600円の手数料

と言うことに、、、。

すでにネットバンキングで決済が

できる仕組みがある場合、

わざわざクレジットカード支払も

いかがなものか?

納税額が10万以下の場合にメリット

はあるかも知れませんが、

1回の納税に、1,000円を超える

手数料になるのは、おススメ

しませんね。(~_~;)

いいのか、どうなのか、

微妙だな。。。。

ともあれ、少額の納税の場合には

使えそうです。

国税庁さん、もう一息!!

三方よしの改善をして欲しいものです。


+++++++++++++++++++
本日の高倉の格言

「国税庁、納税促進するならば、
手数料は無料にすべし!」


+++++++++++++++++++

では、また金曜日に~♪

******************
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予定通りにやる?やらない!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週から確定申告始まりましたね。

ほぼクラウド型会計が行ってくれて

いるのですが、

あとは、

●現金払いの領収書
●各種残高照合
●期末仕訳計上

これだけは、少し手間がかかります。
(と言っても半日~1日予定)

合間を見て、そろそろ始めます(笑)

そんな週のスタート月曜日、

今週は、コチラから↓

---------------------------
■予定通りにやる?やらない!?
----------------------------


事務改善のお仕事をしていて、

見積や提案書を作成する時にいつも

気になるのは、

「現場を更に見るうちに改善すべき点や
手法が変わる時にどうするか?」


なんですよね。

と、言うのも、

最初の相談を受け
初回相談90分
 ↓
半日or1日の
現場視察&現状分析サービス

を行った上で、改善の着眼、ご提案内容と
お見積りを提出させていただきます。

私の場合、「仕組みづくり」をサポート
させて頂いておりますので、

研修などで「改善の概念」を話して

考えて頂くスタイルではなく、

客観的な、改善提案を示し、

弊所が『何を』サポートし、実施するか

具体的な実施計画までを提案

するスタイルです。

しかし、ここで、冒頭にお伝えした

「現場を更に見るうちに改善すべき点や
手法が変わる時にどうするか?」

をどのように提案するか?が

ポイントになってきます。

あなたならどうしますか?

予定は予定、計画は計画だから

まずは実行し、報酬を頂きますか?

私は違います。

現場で改善を進めていく中で、

半日や1日の現場視察、現状分析で

●見えなかった新たな問題や

●優先すべき課題

●提案していた手法では
改善されないと判断した時


すぐに、お客様に連絡をし、

相談し、計画の変更や見積変更を

かけることをするようにしています。

また逆にお客様も

●新たに頼みたいことが出てきた

●自分でも改善を考えるうちに
違う方向を考え始めた


と変化することがあります。

その点もコンサルティングをしつつ

提案をし直します。

要は、「予定」は“その時の最良”であって

変化するもの!としているのです。

だって、「計画したことを実行すること」

目的ではなく

「より良くなる。より効率よくなる。仕組みを
提供する。」
のが

私の目的です。

「違う!」

と、思ったら、自分が提案したことで

あっても、すぐに撤回し、

提案し直すことがその目的を

達成することになるのです。

かと言って、何でもスグに「変更」もNG

まずは、やってみて、検証してみて

検討した上で!
です。

取りあえず、提案どおりに完結。

それを望まれる経営者もいますが、

効果は!?

もうお分かりですよね?

「予定は変わるもの」

常に『より良くするには?』

考え続けると、そこに至ります。

とは言え、予算はありますからね。

キチンと、予算もお聞きしながら

出来ることを提案しております(^.^)/

あなたは、

「予定通り行う人?行わない人?」

どちらですか?


+++++++++++++++

本日の高倉の格言
「目的を達成する為に予定が
変わるなんてことは大したことじゃない」


+++++++++++++++

では、また水曜日をお楽しみに~♪

****************

| 改善の提案 | 09:24 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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必要な機能を絞り込むとコストは下がる!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

最近、夜の眠りの質が良いのか

朝の目覚めがスッキリしています。

何が前と違うんだろう?

と、思うとやはり「スマホ」かな?

スマホに流れる「情報」を見たり

「検索」することを23時以降

しないように心掛けています。

SNSもそうです。

23時以降の情報が頭の中に

入ってくると、そこから

様々なことが気になり始めたり

します。

23時までにネットで検索したいこと

を思い出したら、

自分へメールしておくようにし、

スマホを閉じることで、

気持ち良く眠れるように

なりました。(^.^)/

眠りの質って大切ですね♪

さて、今週もあっと言う間に

週末金曜日!

今週の巷の改善事例は、

コチラ↓
------------------------
■本当にノートPC要るの?
------------------------


「ノートPCを新しく買い替えようと
思うけど、どれがいいかな?」


ノートPC

昨年の夏の終わり頃、

事務所を移転する準備を

着々と進めていた夫が、

私に尋ねてきました。

そこで、私が聞きました。

「事務所ではデスクトップ、
カバンにはipadがあって、
それで事足りるって言ってなかった?」

すると、

「事務所だけでなく、カフェや
出張先などでも、執筆が出来るように
したいんだ。」


夫はすでに本も出版している

ファイナンシャルプランナー、

コンサルティングの合間に

コツコツと執筆を続けたいらしい。

なるほど、、、。

そこで更に質問

「ExcelやPowerPointは使う?」

すると、

「いや、それは事務所で制作するだけで
外に居る時に制作することはない。
自宅にもPCあるしね・・・。」

という事は、、、

●執筆する

という目的が達成できれば

後はipadがあればイイ。

という事に・・・。

「それやったら、ipadでいいやん!」
ipad


「えっ?なんで?」

夫はまだわかっていないらしい。
(※実は私の方がこういったツールや
効率化については詳しいので・・・)

夫いわくは、

ipadだと、画面上のキーボードで

入力することになるので

両手で上手く打てず、

使いづらいのと、

wordが使えないのが

気になるということ。

だからと言って、

ノートPCとipadを両方カバンに

入れてるなんて重いし、

ムダだと思った私の提案は、

こうだ!

「ipad用キーボードだけ購入
したらイイよ!」


どういうことかと言うと、

●ipad用キーボードを購入する。
  ↓
●ipadの標準機能で入っている
 メモ帳アプリを使う
  ↓
●メモ帳アプリをクラウドサーバーに
 入れるか自分にメールする



これで執筆した内容の保存もできる

メモを見ながらまとめている所に

コピペする時に、再度文章チェックも

できるし、必要な箇所へ挿入も

しやすい。

購入を検討していたノートPCは、

15万円~20万円のものでしたが、

結果、ipadのキーボードを購入

するだけになり。

その価格は約1万円
(ipadカバーにもなるような
少し良いものを買ったそうです)
ipadカバー

キーボード

本当に必要な機能は何か?

それが分かれば、

持ち物は集約され、コストも下がりました!

経営の中でも

欲しいもの、必要“そう”なもの、

を次から次へと積み上げていき、

複雑なシステムを作ってしまったり、

たくさんの備品や資料に囲まれたり、

その制作費、スペースの賃料、

作業のムダを増やしているのでは

ないでしょうか?

ぜひ、見直してみてくださいね。

++++++++++++++++

本日の高倉の格言

【本当に必要な機能(もの)】に
フォーカス出来ていますか?


++++++++++++++++

では、また来週(月)に~♪


****************

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| 改善の事例 | 09:50 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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手首に巻いてスグにメモ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^ ^)♪

本日の東京は18℃まで気温が

上がるとか・・・

服装に本当困りますね。(ー ー;)

しかし、嬉しいことも♪

最近街を歩くと、

ところどころに梅の花が

咲き始めました。

枯れ木が目立つ冬から

花が咲き始めたのを見ると

なんだかワクワク嬉しくなりますね♪

さて、そんな週の真ん中水曜日、

今週のおすすめは、

こんな文具です!!

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◼︎腕に巻いて、いつでも書ける
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

先日、夜に食事をしながらTVを

観ていたら、こんな文具が紹介

されていました。
(同じ番組を観ていた方も多い
のではないでしょうか?)

その名も

wemo(ウェモ)

ウェモ

開発者の方が病院に行った時に

看護師さんが患者さんの

血圧を測り、

その数字を手の甲などに

書いていた様子を見て、

思いついた商品だそうです。

この平べったいものさしの

ように見える商品は

シリコン素材でできていて、

手首に叩きつけると

スルっと、巻きつくのです。
ウェモ3

ボールペンで書いても

指でこすると消えます。

ですが、水で流しても消えない

という優れもの。

医療の現場はもちろん、

現場仕事で、すぐに必要なメモを

書きたい時がある方には

めちゃくちゃおすすめです!

私の姉も介護ヘルパーをしているので

今度、このWEMOをプレゼント

したいな〜と思いながら

見ていました♪

しかも腕に巻くタイプ以外にも

スマホカバー版もあったり

するようです!!

消費せず、使い続けることが

できるのでコスト的にも

決して高くはないと思いますね♪

ぜひ、チェックしてみてくださいね。

  ↓ ↓
wemo(ウェモ)


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「出来ない理由」を聞いていますか?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

週末は、尊敬する経営者で

OFFICEキスクを応援してくださった

大切なクライアントでもあった方の

一周忌で京都に行ってきました。

冬の京都・・・

もう一年も経ったんだな・・・と。

読経を聞きながら、

あれこれと思い出していました。

「自分の生き様は決められるけど
死に方や死にざまは自分の意志で
決められない!」

6年を病院で過ごし、逝った父を見て

そう思っていましたが、

彼女(恩人でもある経営者)は

違っていました。

命が散り逝くその間際まで

すべて段取りをし、

するべきことをやり切って

逝きました。

時々ふと考えます。

私は、こんなに腹をくくって

段取りをして逝くことが出来るのか?

その時が近づかないと

全く想像のつかない境地です。

まずは、「今」を大切に生きよう!

そう思うだけです。

ちょっとしんみりしちゃいましたが、

さて、気持ちを切り替えて、

今週も週のスタート月曜日。

改善の手法、提案のコーナー

早速いってみよう~♪

---------------------------
■改善思考って何!?
---------------------------


「それは、出来ません!」

様々な会社様で改善を進めようと

している時、

従業員の方に

ちょっとしたアイデアや提案をすると、

先ほどのような反応をされる事が

度々あります。

素直な反応なので、全く問題ないですが、

これが続くと改善は全く進みません。

なので、質問を変えます。

「なぜ出来ないのですか?」

その人が「出来ない」と思っている

その理由を聞きだす所から始めます。

但し、この質問をする時には

先に伝えておくべき前提の言葉が

あります。

「このアイデアや提案が正しいとは
私も今の時点で正確にわからないけど、
他の案を探すためにも聞きたいの
だけれど・・・」


この言葉が必要です!

一旦、「出来ない」と感じた心を

こじ開けることなく

『理由』を聞くことに集中するのです。

すると、その理由を話し出してくれます。

そして、その<出来ない理由>について

「それらが全て解消されれば、
出来るのかな?」


と聞くと、

少し考えて、「出来ますね・・・」

と答えが出てきます。

いきなり【改善思考】で答えられる方って

なかなか居ません。

基本的に1つの質問に対して

真正面に受け止めて1つの答えを

返してしまう方がほとんどです。

「YESかNOか」
「出来るか出来ないか?」


質問が

「●●できませんか?」

という言葉に対し、

出来るか出来ないかを答える

と言うクセがついているのでしょう。

ところが、改善思考の方の答え方は

違ってきます。

「“今”の状況では出来ませんが、
●●や●●してくれたら可能かも
知れません。」


1つの問いかけに返し、

問いかけの「目的」=改善するには?

を理解し、直接的な言葉ではなく

その「目的」に対して答えることが

出来るのです。

表面的な言葉の問いかけの

その奥の真意を知る。。。

なかなか難しいことかも知れません。

しかし、同じように「改善思考」に

なれるポイントはあるのです。

●何のための「場」なのか

●何をするための質問なのか


この2つだけを忘れなければ

答えは変わってくるはず。

「どうしたら出来るのか?」

表面的、直線的な受け答えではなく

想像力と未来への希望を持つことが

改善思考を育てます。

リーダーの方たちにはまず

「出来ない」と答えられたら

「出来ない理由」を聞くことを

して頂きたいものです。

そうして、一つづつその理由を

解消していくことを一緒に

考える
・・・そこから改善は

始まっています!!(^.^)/


+++++++++++++++
本日の高倉の各言

「自分のことは見えないが
他者のことはよく見える」


+++++++++++++++


では、また来週~!!



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| 改善の提案 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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お互いを「客観視」する仕組み!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

寒いと、なぜか食べる量が増え、

かなりリバウンドしてしまった高倉です。

脂肪を蓄えようとしているのか!?

私は熊か!!!(笑)

運動の習慣化が出来ずにいる

今日この頃・・・・。

私を運動するのに誘い出してくれる

仲間を募集するしかないのでは?
(一人の環境が私を甘えさせるから)

と、いうことで、仲間募集中です(笑)

さて、今週の週末金曜日、

巷の改善事例は、

工場や倉庫、事務など様々な

部署の改善に、

おススメな事例をご紹介!!

---------------------------
■職場「見学」で改善は進む!
---------------------------


「困ったことはないですか?」
「問題点はどこでしょう?」


そんなことを聞いても、

毎回会議では参加者からは

「特にないです」がほとんど。

そこで、私が現場に視察に行く!

ということもしていますが、

しかし、それだと「私が必要」な状態を

作り出し、社内で運用できる

「仕組み化」
するまでに

時間がかかる!

ですので、別の提案をすることに

しました!

「現場の担当者同志で職場(支店)での業務を
1日シャッフルしてみませんか?」


複数の支店や店舗があり、

より効率的な方法に統一化

したり、ムダなことをしていないかの

作業状況を知りたい場合、

より効果的なのは、

お互いに視察に行く!!

という事をおススメします。

とある会社(以下A社と呼びます)

A社では、

倉庫内の整理整頓を進め、

作業しやすい状況をどのように

作っていくか?

を会議で話していました。

しかし、支店によって

進捗度合や、

「動線」が考えきれていない所、

また

今まで行ってきた方法や

棚のレイアウトに縛られたまま

状況が見受けられました。

私が出向くのも良いですが、

それよりも、

「お互いの作業を見学に行く!」

と言う提案をしました。

人は、他人のことには

意見出来たり、アドバイスしたり

客観視できるのですが、

自分のこととなると、なかなか

見えないものです。

なので、実際にお互いの

環境や、作業の状況を見ることで

お互いに意見を出し合えるように

なるのです。

見学しに行く時間がない場合は、

動画を撮って頂きます。

その動画を会議の時間に一緒に見て

気になったこと。

工夫の必要な所。

問題は何か?を共有し、

次回までに改善すべき点を

出し合います。

そうすることで、

A社の会議では、意見が活発に飛び交い

アイデアが生まれ、

お互いにより良い方法を

共有するようになっていっています。
会議


改善に終わりはないです。

いつまでもコンサルタントに「聞く」

よりも、社内で運用できる「仕組み」

が大切です。

お互いを見る
 ↓
やり方を知る
 ↓
お互いの「違い」を
共有する

 ↓
お互いの「問題」を
出しあう

 ↓
お互いに改善点を
伝え合う

 ↓
次に何をするかを
発表する

 ↓
次回はその発表と
改善効果を確認する


これを繰り返していくのが

社内で運用できる
業務改善のPDCAです。

倉庫担当者の方々は

各支店が一同に会して

会議を行ったり、研修を

受けるのも初めて。

との事でしたが、毎回

しっかり、ビフォー&アフターを

発表頂き、それについて、

活発に質問も飛び交い、

前に進んでいます。

私がすべきことは倉庫だけでない

会社全体的な業務フローの中で

“それをするとどんな効果があるのか”

の視点を持ってアドバイスすること。

言葉だけの会議はNG!

紙資料を見つめるだけの会議もNG!

状況をしっかり見える化し、

それを共有し、

自分たちで発表してもらうことで

「自分事」になっていくのです。

ちなみに発表は前に

出てきてもらい、

資料を見ながら、言葉で

発表するのではなく、

ホワイトボードに書きだして

頂くようにしています。

それを見ながら、

お互いにアイデアを出しあえるように

するのです。

さて、A社の改善はまだまだ

続きます。

3回の会議を終え、

最近では、

「●●支店を見に行きたい!」

と、言い出す人まで

出てきました。

「お互いを客観視する」ことで

改善は加速しそうですね(^.^)/


※あっそうそう言い忘れていましたが
会議をする時はスクール形式でなく
アイランド型でみんなで机を囲んで
顔が見える状況を作る事も大切です!

+++++++++++++++
本日の高倉の各言

「自分のことは見えないが
他者のことはよく見える」


+++++++++++++++


では、また来週~!!



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| 改善の事例 | 09:27 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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法務局へ行く手間なし!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先日、Facebookを見ていたら、

こんな記事が記載されていました。

「法務局へ行く手間なし!」

なにやら、システムからダウンロード

できるというもの・・・

さて、週の真ん中水曜日、

本日は、この情報を取り上げています!

------------------------------
■固定費と時間を削減せよ!
------------------------------


こ、これは!!!
ビックリマーク

法務局へ登記簿謄本や
印鑑証明を取ることの多い企業には
めちゃくちゃ便利じゃないですか!!

法務局へ行って、
法務局

  ↓
番号札をもらって
  ↓
用紙に記入して
  ↓
登記印紙を貼って・・・


という作業が無くなる。。。

なんて画期的なシステムなんでしょうか!!

その名も

「Graffer法人証明書請求」

オンライン上で印鑑証明書や登記簿謄本を
取り寄せられるというこのシステム!

スマホやPCからも各種証明書の取得請求が

できるというもの。

法務局への往復の時間、

待ち時間は結構なものでした。

それがオンラインで請求できるとは!!

ちなみに料金は1通あたりの

取り寄せ価格の設定。

サービスは次の3種ある。

●登記簿謄本が980円/1通(税抜き)
⇒注文からおおよそ2、3営業日で
法務局から直接、指定の住所に登記簿謄本が届く
※但し、取得できる登記簿謄本は、
履歴事項全部証明書とのこと。

●特急PDF  1,280円/1通(税抜き)
⇒最新の登記情報をPDFで閲覧でき、
営業日の17時までのご注文は当日中、
17時以降、または、定休日のご注文は
翌営業日中にPDFをダウンロードできる。

●印鑑証明の郵送 1,480円/1通(税抜き)
⇒注文からおおよそ2、3営業日で
法務局から直接、指定の住所に
印鑑証明書が届く。
※但し、印鑑証明書の郵送注文には
電子証明書の登録などの事前設定が必要。

詳しくはこちらをご覧下さい
  ↓ ↓
「Graffer法人証明書請求」

1通あたりの手数料は

割高に感じるが、

結局の所、

『時間』『人件費』と比べると

断然安い!

クレジットカード決済でき、

24時間365日受付対応
というのも

実に便利です。


外回りのついでだから・・・

なんて言って、

ムダな時間を過ごし、

コストをかける温床を作っていませんか?

効率化で効果を出すには

いかに固定費を下げられるか?

いかに時間を削減し、有効な時間へ
変換できるか?


なんですよね♪

あなたの会社では法務局へ行く時間を

わざわざ作っていませんか?

+++++++++++++++++
高倉の本日の格言

「“ついでに”と思ってることは実は
“わざわざ”に変わってる!」

+++++++++++++++++

では、また金曜日に~♪


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情報の一期一会!

こんににちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

三連休。。。

寒かったですねー。

私はほとんど自宅に

引きこもっておりましたが(笑)

三連休、自宅にこもって

ゆっくりしたので、今週も

張り切ってまいりまーーす♪

そんな週のスタート、

今週は火曜日から!

-------------------------
■いつもと違うことをしてみる
-------------------------


「先日、メールをさせて頂いたのですが
今、少しお時間よろしいでしょうか?」


営業電話

顧客とのweb会議中に着信のあった

電話番号・・・。

ひとまず会議終了後に電話をかけて

みたら、IT系の会社からの

営業電話だった。

でも、その時は急ぎのものもなく

時間もあったので少し話を

聞いてみることにした。
(※普段は切るのですけどね(苦笑))

人はそれまでの慣習、クセ、

思考はなかなか抜けないもの。

また、様々な経験の中で

嫌な思いをしたこと。

嬉しい思いをしたこと。

多くの記憶が脳に刷り込まれて

行きます。

そんな中、

「営業電話が来たら、スグに切る!」

というぐらい、いきなりかかってきた

営業電話に嫌悪感を示す方も多いと

思います。

私もそういう思考の一人でした。

まあ、切る時の言葉には注意していますが。。

なぜ、そんな私が営業電話を聞いてみよう!

そう思ったかと言うと、

情報を正しく得る機会

と感じたから。が一番ですね。

・営業トークの仕方
から始まり、

・売りたいサービスの概要

・その説明のススメ方


その一つ一つはすでに

良いも悪いも私の『情報』の一つに

ストックされるというわけです。

「どうせ、営業電話だから」

と思って切ってしまったら、

そこで終わりです。

少し余裕がある時は、

それを聞いてみるのも一つかな~と

思うのですよね。

一生懸命に営業しているのでしょうから。

まあ、それでも、

電話でいきなり、

社名や名前を名乗らずに

「代表者の方はいますか?」

と言うような営業電話は、

社名だけを確認した上でスグに

切るようにしています。

この出だしのトークは、いきなり

挨拶も無しに土足で踏み込んで

くるようなもの
ですから・・・。

ちょっと話を戻しますが、

長く仕事をしていると自分の思考も

固まりやすくなりますし、

情報は自ら取に行く!という行動の

クセがついてきます。

多くの情報を取り入れることは

決して良いこととは言えませんので

情報も取捨選択が必要ですが、

情報の一期一会もあったりします。

その一期一会の機会かも知れない

時間に余裕のあるタイミングで

あったなら、それは聞くべき話

なのかも知れない。

最近はそんなことを思います。

もう少し言うと、

「無知の知」

という事ですね。

自分は知っている気になって

いるだけかも知れない。

知らない。という事を

知る機会を逃してはいけない!

という事です。(^.^)

少しでも時間的な余裕があって、

少しでも気になる分野の営業で

あれば、一度聞いてみるのも

新たな発見!があるかも知れませんよ(^.^)/

良くも悪くも・・・(苦笑)


ちなみに、先ほどのIT系会社

今の所私は「悪いお手本」を

2つ学びました(^^;

●折り返し電話に対し、
営業トークを続けたこと


→これは、一旦かけ直すことが
 必要でしょう。

●IT系の会社なのに、説明に
直接面談や、自分の会社に来てほしい
という事


→私の所に来るか、IT系ならWEB会議
 にするのが良いでしょう。

この2つは、もし私がIT系会社の

コンサルティングの依頼を受けた場合

真っ先にその会社にユーザーとして

嫌だった経験談としてお話し

できることでしょうね。

ちなみに、本日は時間を明け、

午後にその説明をwebで聞くことに

なりました。
(※上記2つを感じた時点で
やめる判断もありましが、
これも縁かと・・・)

さてさて、どんな「知」があるのか

楽しみです♪


では、また明日、水曜日に~♪

++++++++++++++++++

高倉の本日の格言
「発見を増やすなら、
普段しない行動を取ってみる」

++++++++++++++++++


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| 改善の提案 | 09:22 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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手入力からの脱却で26時間削減!す

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

明日から三連休。

先日、品川駅を通っていると

もうすでにバレンタイン商戦も

始まっていました。

ちなみに、我が家では

バレンタインでチョコを渡したり

Xmasでケーキを食べたりしません。

節分も恵方巻食べない主義。
(昔は食べてたな~)

でもイベントをきっかけに

ちょこっとしたプレゼントする

ことはありますけどね(^.^)♪

今年もバレンタインは、

日本酒になりそうです(笑)
※夫がお酒好きなので・・・

そんな週末金曜日、

本日も巷の改善事例、

行ってみよう~~。。

-------------------------
■手入力から脱却で26時間削減!
-------------------------


世の中、AIだのlotだの、

RPAだのと、様々な業務改善にもなる

ツールが登場していますが、

ちょっと待ったー!!!

システム開発もいいのですが、

私がおススメしたいのは、

事務担当者のEXCEL活用力向上を

「まず先に」することです。

規模の小さい・・・と言っても

50名を超える企業さんでも

事務の方がEXCELを活用出来ているか

出来ていないか?

それによって、かなり事務処理時間は

変わってきます。

よく起こっている現象として

こんな事がありました。

基幹システムが整っている会社様、

基幹システムに入力された売上情報を

見ながら、


営業分析用の資料は、

Excelで作成した

単なるフレーム
(入力枠をデザインしただけのもの)

にシステムの画面上に出てきた数字を

見ながら、

イチイチ、ツドツド入力していました。

よくよく聞くと、

システムからデータを出力することは

可能だそうで、

そのデータをEXCEL上で表示させるのは

そのファイルを開くだけで

あっと言う間に表示されます。

あとは、ほんの少し

vlookup関数

集計用にはピボットテーブル

活用するだけで、

その資料は作れます。

まあ何十人もの営業担当のものを

集計する作業などは、「マクロ」を

組んだ方が良いのですけどね。

このEXCEL活用を行っただけで

ここの会社の営業資料作成は

毎月集計作業に半日、

営業担当は1人2~3時間ほど

かかっていたそうです。

(※ちなみに営業担当10名ほどで
10人×2.5時間=25時間+集計4時間=29時間

それが、

EXCELとマクロ設定で、

営業担当は、15分程度
集計作業は30分程度
(※確認作業もありますからね)

15分×10人=150分+30分=180分
=3時間

29時間-3時間=26時間!!

に変わりました。

この現象はこの会社だけでなく

私の関わってきた多くの会社で

起こっていたことです。
(大企業でも発生していることです)

企業経営の中で、

売上などの実績から、

営業活動方針を決めたり、

計画を立てたり、

従業員評価に活用したりと

使っているシステム内で

そういった印刷フォームが設定

されていない資料作成を

求められることは良くあることです。

(だって、企業も永続していく為に
日々、利益をどのように出していくか
検討し続けているのですから)

そんな中、

システムの追加開発をし続ける前に

私が「先に」おススメするのは

やはりEXCEL活用の能力UPです!

ブログの中でも度々申しておりますが

難しい関数を覚えるのではなく、

簡単なメニューボタンの活用から

覚える所からでも良いのです。

まずは、イチイチ入力をやめて

その作業を2分の1にしませんか?

作業効率を上げることを
目的とし、
関数を覚えるのではなく、
「活用する」
EXCEL研修
をぜひ、
従業員の方に受講させて
いただきたいものです!

あっ、ちなみに弊所も
行っておりますよ~
  ↓ ↓
実務EXCELスキルUP研修

いつまでも画面とにらめっこせずに

疲弊している作業を

ボタン一つで終わらせたいものですね。


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| 改善の事例 | 09:02 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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フリーアドレス制の環境に必要な棚とは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

乱高下する気温差で

自律神経おかしくなりそうな

昨今、今日は寒いと聞いて

昨夜は、

自宅で乾燥よもぎを煮出して

よもぎ風呂で温まりました。

解毒作用、保湿効果もあり

体もポカポカでおススメですよ(^.^)/

さて本日、週の真ん中水曜日!

おススメの本、文具、商品の

コーナーですが、

本日はコチラ!!
 ↓ ↓
-----------------------------------
■フリーアドレス制に必須のロッカーとは!?
-----------------------------------


働き方改革、オフィス改革で

最終的に企業が行っていることの多い

フリーアドレス制
(※自分の机が決まっていないこと
要はどこの机で仕事しても良い)

こうなると、机の引き出しはないし、

机の上にパソコンはない。

では、パソコンはどこに行ったのか?

ノートパソコンは充電置き場があり

そこに並んでいたりする。

机と同じで誰が、どのPCを使うかも

その日に決めるだけで良い。
(※PC持ち出し記録は必要ですが)

では、あとの私物や書類は

どうなるのか?

書類はもちろんほとんどがペーパーレス!

とは言え、例えば士業の方であれば

お客様からの預かり資料など

いくらかは資料があるのも事実

そこで必要なのは、

それらの置き場である

個人のロッカーである。

フリーアドレス制を実践している

会社には昔のような

背の高い大きなロッカーは

ほとんど見受けられない。

そこで登場するのがこのような

ロッカー!!

メールロッカー

※ちなみにこの写真のように
中身は資料だらけも気になるが・・・
基本は「私物入れ」です。

で、このロッカーの素晴らしい所は

       ココ
       ↓↓
メールロッカー2

そう、施錠された状態でも

届いた郵便物をそのロッカーの

個人別に入れることが出来る!


これは良くできています。

フリーアドレス制になって

机が固定されなくなったら、

担当ごとに配布するような

郵便物などを机に置くワケにも

いきません。

なので、このロッカーが必要なんですよね。

どんどん新たなシステムが開発され、

様々な業種でのペーパーレス化を

実現できるようになってきた昨今、

一部の書類は残るものの

このようなロッカーを活用し、

さらにオフィス環境の改善

進められそうですね(^.^)/

ちなみに、上記商品は

LION製オフィスユニットXWシリーズ

というものでした。

※参考
LION製の通販ができるサイトで価格を見ると
4つ分の大きさで、61,700円(税別)でした。
他に、ウチダさんでも同じような製品が
あるようですが、価格も同じくらいでしたね。

んー。小規模な中小企業にとっては

悩ましいお値段。

しかし、ペーパーレス化が進み、

環境整備し、省スペースで仕事が

できるようになれば賃料払うより

断然安いですね(^.^)/

ロッカー買うよりもまず先に

やはり

『整理整頓』ですね♪


+++++++++++++++++
本日の高倉の格言!
「環境は、モノから入らず、まず『整理』」

+++++++++++++++++


**************
整理整頓をするのはアナタ!ですが
整理整頓をする時に必要なポイントと
コツをお伝え致します!
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事務作業をやめたのは「全体最適」の為

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

地球、どうなってるんですかーー!
(地球に聞いている・・・ww)

2月4日で東京の最高気温18度って・・・。

アメリカでは、-20℃でナイアガラの滝も

一部凍ったり、ワニが凍ったとか・・・。

もう、この環境問題は本当に

他人事ではなくなってきていますね。

「もう、街も車も機械も全部だめだ―!」

の極論の選択肢はないですが、

少しずつ自然と共存し、

地球で住めなくなるような事態は

避けたいものです。

さて、本日、週のスタート月曜日は

夕方配信となりましたが、

ご覧いただきありがとうございます。

本日はこちら!

--------------------------------
■現場を知らねばコンサル出来ず
しかし、作業に追われれば目的を失う
--------------------------------


ちょっと長いタイトル・・・(苦笑)

何かと言うと、事務効率化を行う私の

強みは、「現場の業務を知ること」

でした。(過去形)

だからこそ、現場に入り、作業を行い

そこで知り得た現状から、

改善していく仕組み

●マニュアルを作成したり
●ルールを作成したり
●システムの改善案を出したり
●業務の引き継ぎが出来る体制を
 作ったり
●EXCELで必要なテンプレートを
 作ったり
●システムの要件定義まで行います


しかし、会社経営で「事務の効率化」も

大切なのですが、実は、

事務にだけ目を配ることで、

全体的な最適化にはつながらず、

現場を疲弊させることにも

なりかねない状況を作ってしまいます。

そこで、コンサルティングに集中しようと

それまで行っていた

「現場に入って作業をし、理解を深める」

ということをやめたのです。

そんな折り、
「案件相談があるのですが・・・」

と相談が入ります。

有り難いお話しですが、内容は

作業的なこと。

もちろんお断りさせて頂きました。
(いやーっホントはやりたい気持ちも
めっちゃある!しかしここはやってはいけない)


作業を行うことでどんどん

その処理内容を深く理解しますが

本来の目的としての

「全体最適」での事務の効率化から

遠ざかり兼ねない
のです。

利益を出すための効率化でないと

意味がない。もっといえば

儲けを出すための仕組みづくり

でないと、意味がない。

全体的なフローを見る時間や

余裕がなくなります。(^^;


「鳥の目」「虫の目」「魚の目」

という言葉がありますが、

「虫の目」
すなわち、細部に注目するミクロな視点
現場を知る目 だけに偏りがちになります。

なので、現場作業は「提携先紹介」するか

お客様のスタッフからの聞き取りに

時間を費やすことにしました。

聞き取り、マッピングするかのごとく

業務フローを書き出し、

そこから「鳥の目」で

一緒に何から改善すべきか?の

全体最適を導き出すように

私の手法も変わって行きました。

鷹


その中で、流れを読み取る

「魚の目」で、経営者の感覚と

共有し、どのような方法で

行うかを判断していくことが

大事なのです。

過去に「マニュアル作成」

集中しすぎて、

何のためのマニュアル化か?

を見失うことがありました。


だって、マニュアル化するのは

情報共有に必要だけど、

改善要素のある会社に

マニュアル納品しても

すぐ陳腐化するのだから

意味ないのです。

その場合、マニュアル化は

「現状」の棚卸しとして必要で

それを元に改善し、

「再作成」が必要になります。

現状棚卸として、

随時手順を聞かないと

説明できない状態の場合のみ

この作成には意味があるのです。

しかし、マニュアル作成には時間が

かかるので、現状棚卸では

あまりおススメできません。

今ある業務フローを聞いて

一から書き出して頂くのが

一番なのです。

『現場のことは現場を良く知るヒトに
聞くのが一番!!』


言えなきゃ、動画を取って見ればいい!

その場に行く事のみ、

その場で私が話すことが意味のある

ことではなく、

やはり、考え行動していくことが大切!

「引き受けてする」
から
「見て、聞いて、一緒にする」

に変わりました。

「一緒にする」とは

一緒に創る。

一緒に工夫を考えたり

実行する役割分担をしたり。

しかし、

「請負的考え」から

脱却するのに10数年かかりました(苦笑)

未だに少し請け負うこともありますが

その点は提携先にお願いしたり

するようにしています。

経営者は、いつ、何に投資すべきか?

を見極める必要があります。

そこでいつも気を付けたいのは

「それをしたら儲かるのか?」

ですね。

日々、仕事の中でこの言葉の

プレッシャーと戦いながら

コンサルタントとして、

提案・アドバイスを続けています。

事務効率化を本気で考える

あなたのご連絡をお待ちしております。

どんなことをしているかこちらに
詳細情報が書かれています。
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OFFICEキスクとは


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本日の高倉の格言
「お金ではなく仕事の目的で
 やらない仕事を決める!」

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| 改善の方法・実践 | 17:48 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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毎晩夜中まででかかっていた作業が改善した方法とは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は久しぶりに東京は

冷たい雨が降りましたね。

たまには雨も降らないと!

さて、週末金曜日、

巷の改善事例は、

先週末土日に研修を受けた際、

山形で農家をされている方が参加

されており、

TOCの理論に基づき、

ボトルネックを改善することで

毎晩夜中まで行っていた作業が、

毎日昼過ぎには終わるようになった

という事例をお伝えさせて頂きます。

-----------------------------
■ボトルネックの作業を「やめた」
-----------------------------


その農家さんでは、

●ブルーベリー
●にんじん
●アスパラ


を栽培しているようなのですが、

今回、この「ブルーベリー」の

作業工程を見直し、

一気に改善されたということなのです。

TOCでは
「ボトルネック」(一番流れが滞る箇所)

に着目し、

そのボトルネックを見て、

「何を変えるか」
「どのように変えるか」


考えます。

具体的にはブルーベリーの

業務フローはこんな形に

なっていたようです。
BEFORE

1)栽培をして

2)収穫をします。

3)その後「選別」をします

(※粒の大きさやキズ、汚れなど)

4)パックに詰めて「商品」にします。

5)最後に県内の複数の
 スーパーなどに直接配達する。


6)さらに帰宅後夜遅くまでその日収穫分の
 選別作業


という流れです。

ここで、一番のボトルネックは

図でも分かりやすく描いて頂いたとおり

「選別」作業でした。

配達が終わってからまだ出来ていない

選別作業をさらに夜中までかかって

行っていたそうです。
(配達後の作業は家族で
していたそうです)

そこで、このボトルネックだった

「選別」をやめる!

という改善を行いました。

どういう方法でやめるかと言うと、

ブルーベリーを『加工品』として
JAに卸す


という流れに変えたのです。

そうすると、

「選別」の作業は
ゴミを取り除くだけに代わります。

また、この流れから
「配達」の作業は
JAに届けるだけ
に変わりました。

更に、
「選別」の作業がラクになったので
家族だけで十分になりました。

また、JAへの配達は9:30と

決まっている為、

収穫の時間と、選別時間は

変更になりました。

結果、パートさん、アルバイトさんが

必要なくなったのです。

企業なら利益を求め、

売上単価にこだわりがちですが、

売上単価が変わっても、

固定費となる人件費が多ければ

利益は下がります。


更に、改善前の状態は

家族がいつ倒れても

おかしくない状況だったでしょう。

この改善をして

変化したことを図解してくださいました。
AFTER

分かりますでしょうか。

改善後をボードの下の方に

書かれています。

JAに卸すことで
2,500円/㎏→600円/㎏

売上単価は下がりましたが

そこにかけている

人件費も含めて考えると

利益は上がったのです!

収穫は4:30~8:00

朝が早くなりましたが、

9:30の配達

10時までにはブルーベリーの

作業が終わります。

これにより、

この山形の農家さんは

他に栽培している「にんじん」や

「アスパラ」の作業を並行して

行うこともラクに出来るように

なったのです。

ボトルネックに着目し、

フローの流れを変える
って

これだけ重要なことなんですね。

「選別の仕方を変える」
だけでは、ここまで変化
しなかったでしょう。

改善は
「やめる」→「減らす」→「変える」

の順の方が効果がより高いと

いいます。

「選別をやめれないか?」を

しっかりどのようにやめるかの

シミュレーション「利益計算」

まで行って達成できたのですね。

これは素晴らしい事例です!

VEGEPALETTE(ベジパレット)の
高田さん、貴重な事例
ありがとうございました!

 ↓ ↓
ベジパレットはこんなところ

同じようなこと起きていませんか?

この農家さんのように

まずは業務フローを書きだして

ボトルネックを見つけることから

行ってみてくださいね♪

来週からのあなたの業務が

改善されることを願って!!

++++++++++++++++++++++++++++
本日の高倉の格言!

「それはやめれないか?」を
トコトン考える!


+++++++++++++++++++++++++++

では、また来週月曜日~♪


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