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【仕事の分類は依頼者がする】

こんにちは、高倉です!

最近、ブログで「意識改革」めいた内容が多かったのですが、

今回は【事例】をひとつお話したいと思います

皆さんの会社では、事務の担当者は何名いらっしゃいますか?

従業員50名以内の会社だと、
1名?2名程度がほとんどだと思われます。

小規模になればなるほど1名、しかもパートで
週3日程度の方を雇用している所が多いのですが、

そこで!
効率よく事務を行う為に必要な事があります。
それは、

・スケジュール管理
・仕事の準備
・資料の管理


です!

ですが、これを例えば週3日のパートさんに
お願いするとなると・・・
まず、居ない間に机に依頼資料が山積みされ、
パートさんは資料の整理からしなければなりません。
  ↑
この作業を削減し、効率よく仕事を始められたら、
もう一つ仕事を依頼できる時間が作れると思いませんか?

資料整理と分類に約15分かかったとして

【1日1回15分×3日×4週=3時間】

少なくとも月3時間はムダにしています。

依頼する側は、

・仕事の期限
・依頼内容(付随資料)
・重要度


などを把握して依頼します。

だったら、【依頼する側が分類する】に切り替えた方が
正確に分類できると思いませんか?

分類の仕方は色々だとは思われますが、

例えば、机の上に置くような、
4?5段程度のトレーBOXを利用しても良いと思います。

(※下記はあくまで参考です。
BOXの数やまた、随時請求や支払いを行う場合、
業務区分が多い場合など
下図とは別の分類法の方が良い場合があります)

分類BOX


その他、郵送依頼や立替経費請求など、

【期限】【内容】【重要度】

で依頼者がそれぞれのBOXやトレーなどに分類します。

事務担当者は、机に座るとまず随時BOXを仕上げて行き、
手が空いた時点で、
急がないモノや月一処理の書類確認を行い、
仕事のスケジュール管理(段取り)と報告を行うのみとなります。

随時業務が大量に発生する場合以外、多くの中小企業の事務業務は

【仕組み】を作るだけで大幅に時間削減が可能になります。

今回はその一例です。

【仕事の分類は依頼者がする】の仕組みを作ってみませんか?

| 改善の事例 | 21:08 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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