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【書類の定型化&チェックシート】で効率UP

こんにちは、高倉です!

昨日、1冊の本を読みました。

タイトルは『奇跡力』

内容は、奇跡は自ら起こせる

引き寄せる!その方法論です。

なかなかオススメです!

さて、事務の効率化をススメる中で

大事なのは

いかに「ラク」して「正確」

「もれなく」「優先順位」に応じて

仕事を行うか!です。

そこで活躍するのが

書類の定型化です!

この定型化する書類を

チェックシート方式にしておくだけで

その効率は一気に上がります!

未だに伝言メモを

1.白紙用紙を使って書いていませんか?

2.5W1Hを書くように!
  って怒鳴ってませんか?

3.返信先の電話番号を聞き忘れてませんか?


・・・・などなど

【イチイチ】言って聞かすのではなく

その紙自体が、フォーマット化されていれば

ただそこに書かれていることを【聞き】

その紙に【書く】だけです!

書類送付状・FAX送付状もそうです!

wordなどのソフト内に

『送付状フォーム』
もありますが

それを基に独自のフォーマットを

作成しましょう!

(↑これがラクする『カギ』です)

更にこの定型化した書類の中身から

【書く】という項目をどれだけ

減らせるかも効率化のポイントになります!

1.よくある事柄をパターン化し、

2.予め書類内に記載し

3.その文頭にチェックが出来る□(枠)を付す

4.もしくは選択し、○(丸)で囲む


など【チェックシート化】することです!

『考えさせる』のではなく、

それを『クセ』(習慣化)する

【仕組み】を定型化することが目的です!

応用や臨機応変は、経験の積み重ね

いきなり出来ることではありません。

まず、『習慣化』させる仕組みを作る

ことで、次のステップに近づくのだと

思います。

まずは、今すぐ書類のフォーマット化

しませんか?

参考書籍
↓↓↓
仕事が10倍速くなる 事務効率アップ術仕事が10倍速くなる 事務効率アップ術
(2010/01/21)
オダギリ 展子

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| 改善の方法・実践 | 10:28 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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