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【ノマドな人の効率化】

こんにちは、事務改善アドバイザーの

高倉 己淑です!

先日の土日は、東京の桜が満開で

お天気も良く、花見日和でした。

関東甲信越、東北はこれからでしょうか?

さて、先日コンサルティングをさせて頂いた際

こんな相談を受けました。


「高倉さん、

私は、営業で外出も多く、

資料作りなどは、空き時間などを利用して

カフェなどで作成しているのですが

時間を上手く使って仕事をしている

つもりですが、

でも『時間』が足りないんです。

どうしたら効率化を図れますか?」


なるほど、仮にこの方を「佐藤さん」としましょう

この佐藤さんの問題点は

どこにあるのでしょうか?

***********************

 ノマドな方の効率化~佐藤さんの場合~

***********************


佐藤さんのように、オフィスで机を構えて

そこでのみ仕事ではなく、カフェや居酒屋など

遊牧民のように様々な箇所で仕事をする人のことを

『ノマドワーカー』と言います。

渋谷ノマド



佐藤さんは、営業で外出も多く、

自宅までの往復を考えると外出中の

空き時間に仕事をするのは効率的だと

言えます。

まず、私は佐藤さんの


=================

その1)悩みの確認(着眼点確認)

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◆もっと効率のよいスケジュール管理は
できないか?

◆資料作成の時間の確保

◆パート従業員とのスムーズな連絡法


そこで、佐藤さんの日頃の方法と

使っているツールを確認しました

=================

その2)方法とツールの確認(問題点の発見)

=================


1. スケジュールは手帳
  ⇒ほぼ一人で把握なのOK
  ですが、自分のスケジュールの
  ルーティン化は????
 
2. 資料作成は、パワポ
  ⇒作成する使用目的に合ってるか?
   検証

3. 連絡方法は、メール&ボイスメモ
  ⇒資料作成依頼の際、
   ボイスメモは楽でいいですよね?
   ですが、イメージが伝わりにくい

私からの提案は下記のようなものでした

=================

その3)改善提案(思考・行動)

=================


1. スケジュールをまず
  1週間確認し、月~日までで
  
◎休日を作る

◎調整日を作る
(自宅待機・企画・資料作成・予定調整日)

◎1日の時間割り表を作る
(SNSチェック、
 メールのチェック、営業訪問時間など)

⇒★これをルーティン化することで
  他の時間を集中して使うことが出来ますし、
  スケジュールをコントロールできます。

【補足】
・自分の行っている仕事・作業を棚卸する
 ⇒その際一つ一つどれくらい時間がかかるか
 を計算し、その時間で時間割表を作成

例)営業毎日3件 1件1時間
  ネット確認&メールチェック 1時間×2回
  資料作成2時間

上記でいくと、営業に3時間、ネット等で2時間
資料作成で2時間 合計7時間

休憩1時間を入れてちょうど8時間

あとは、移動時間となります。


2. 資料作成は本当にパワポ?

 プレゼン用であれば、目的に応じて

 その場で描ける「ホワイトボード」を

 活用
してはいかがでしょうか?

 もしくは、絵コンテでプレゼン!!

 詳しいデータやグラフの資料のみ配布

 まず目的として
 
 お客様に「伝わる方法」

 「集中して聞いていただける方法」

 を考えることが『営業』プレゼンの目的

 では、スッゴク分析できた資料やパンフを

 もらって説明を受ける時、どのような現象が

 起きるのか?

 実は・・・その情報を受け取るなり
 
 お客様は、自分の気になる箇所だけ

 読み始め、話に集中できず、

 「これは?」などと聞き始めます。


 実は順を追って説明した方が分かりやすい

 場合でも、そのようにして話が飛びやすく

 なり、意識も分散しがちになるのです。

 その点、ホワイトボードに書き出すと

 順を追って説明でき、一つ一つ確認

 そして、お客様も集中して話を

 聞き始めます。

 また、ホワイトボードへ一緒に記入を

 し始めたりする現象も・・・・

 ホワイトボードがお客様との

 共通言語を「視える化」してくれる


 役割を果たします!!

 あとは、このプレゼンで決まったこと

 についてを、キレイな資料にまとめる

 ことが、本来の『資料作り』になるんです。

【補足】
・ホワイトボードに記入したものを
 議事録代わりに、写メールで撮り
 自分とお客様にメール
 しておくことにより共通認識が高まります

 自分用⇒資料作りの土台へ


3. パート従業員との連絡法

 佐藤さんの場合、

 ボイスメモ
   ↓
 資料たたき台(パート)
   ↓
 佐藤さんチェック&修正
 
 という流れ・・・

 しかし、この

 【チェック&修正】が結果
 
 多くの時間を費やすことに・・・

 伝わっていないことが・・・


 ボイスメモはいいですよね。
 
 効率化を図れています。

 ですが、イメージが伝わりにくい

 これを、図解化し「視える化」しましょう!


 フローチャート的なもの

 人、モノ、金の動き、

 スケジュール図解など・・・

 文字や言葉を「視える化」することで

 やはり、伝わる力がUPします!


=================

その4)改善提案(ツール)

=================

1. スケジュール管理は
  共有する従業員が居ないならば
  手帳でも充分です!

  ※複数になったらgoogleカレンダーなど
  情報共有できるソフトやアプリを利用しましょう


2. ipadユーザーであれば、

  ◎「Bamboo paper」
   ↓
  ワコム社「Bamboo paper」
  
  ノートPCユーザーであれば、
   
  100円均一のホワートボード
  もしくは、
  ◎「NUボード」※スケッチブックタイプ
    ↓
  NUボード購入サイト

3. この時に前述の2.の

 「ホワイトボード」がまた活きてきます。

 ホワイトボードに単純な図解を記入

 それをパートさんへ渡すのです。

 ですがこの「渡す」と言う作業自体も

 クラウドで解消(共有する)に切り替える

 ことが更に効率化を促進します!

 ◎Dropbox(営業用資料等をクラウドに
       いつでも最新を共有)
   ↓
 Dropbox ダウンロード

 ◎Evernote(書類検索が早い、画像の中のテキストを読み
       キーワード検索ができる)

 Evernote ダウンロード


そして、最後に・・・・営業職の方、

一人社長の方にはやはり

「スマートフォン」がおススメ

だと言う事!

上記をすべて使える「アプリ」を共有できる

ので、スマホで確認が取れるからです


ノマド効率化の肝は

『目的確認』⇒『それに合ったツール活用』

それと、『クラウド活用』です☆


佐藤さんは、さっそく

おススメのアプリをダウンロード

ホワイトボードを購入されました(^.^)

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