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【得意なこと】をして効率UP!

こんにちは、「見える化」で効率をUPする

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

あーー海に行きたい!!!
(↑これ私の声?(笑))

なんて声が聞こえてきそうな

暑い毎日・・・

しっかり水分補給(あっ塩分も)してくださいね。


さて、

事務改善を行う中で、

事務員さんの教育指導をすることが

ありますが、

よく思うこと・・・

それは、

*******************

「これは私がしなくちゃ!」と

頑張っちゃう人が多いということです。

*******************


業務内容を洗い出し、

「これは○○さんに頼もう!」

「これはあなたの仕事ですね」


と振分けていると、

「えっ?仕事頼んじゃっていいんですか?」

と、聞かれます。


経理、総務、人事、営業事務・・・

それぞれの部署がある場合、

それまでの会社のルールに従って

各部署のする役割が決まっています。

でも、ちょっと待って!!!

それってどういう理由で分けました?

「社会通念上・・・」とか

「普通・・・」とか

「伝票整理は、経理でしょ?」とか



会社の組織図は、

大枠の流れ、

そして責任者の確認のように

私は思います。

どっち?


その中での細かい

業務分担は、

部署の中だけで切り分けるより

会社それぞれの業務の

流れに従って、

一番効率よく動ける形で

割り振
った方が

良いと思うのですよね(^.^)
※但し、責任の範囲等の問題も考慮して

逆にその人がしなくてもいい仕事や

今までの慣習で急ぎだと思ってたことに

がんじがらめになって、

「今、忙しいのでそれは出来ません!」

なんて言うと、

本末転倒なんです。


*******************

「それは何故か?」と疑問を持つ!

*******************


経理が、請求書の発送に

郵便局に行く必要がありますか?

それは何故ですか?

外回りの「営業さん」に

郵便局へ持参いただけないですか?

営業事務が納品書を発行する

必要がありますか?

それは何故ですか?

連絡を取ってる間に営業が

行った方が早くないですか?

営業のプレゼン資料や

見積り書を営業さんが

作成する必要がありますか?

それは何故ですか?

カンタンな手書きで

依頼しつつ、営業事務の方に

作成していただく方が良くないですか?
(事務の方は大体資料作成など得意)

スグ出来る仕事を誰かに頼んで

その連絡に時間を取られていませんか?

時間のかかる仕事が

自分の仕事だと認識していませんか?

経理だから、

総務だから、

営業だから・・・
という

固定観念に縛られていませんか?

会社の業務全体を見て、

適切に割り振ると

スムーズに回りだします!


*******************

得意なこと、好きな事は楽しい!

*******************


従業員だって、

部署に関係なく

「得手」「不得手」があります。

もっと、得意なことを

任せることで

効率化は図れるのかも知れません。

後輩や従業員の

「得意なこと」

「好きなこと」


知っていますか??


得意なこと、好きなことは

集中できるし、

仕上がりも早いですよね?


そしてやっぱり

「楽しい♪」

図

自分の仕事や部署の仕事だけを見ず

会社全体の業務を確認することで

配置も変わってくるかも知れませんね。

まずは、業務の洗い出しです(^.^)

| 改善の提案 | 12:33 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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