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【理解】を深めることで「臨機応変」が出来る!

こんにちは、「見える化」で効率をUPする

事務改善アドバイザーの高倉己淑です!(^.^)

最近、「えーと、あれあれ」とか

「それ」とか、

「この人名前なんだったっけ??」

と、なかなか言葉が出てこない

これは、老化???そんなまさか!!(^_^;)


忘れないように更に

「メモ」が増えました(笑)


さて、今日は私が事務員さんへの

指導の仕方について

少しお話したいと思います。


******************

現金売上分、いくら銀行に入金するの??

******************


いわゆる「現金商売」と言われる


小売りや店頭販売の業態では、

毎日の売上で『現金』が発生


そして、毎日細かな『経費』も

発生することが多い

例えば飲食店・・・


レジに入っている現金を

銀行に入金する際、

その金額が正しいかどうか?


どうやって見分けるの?

ということが発生する

私の場合、

マニュアルで「文字」だけで


教えるのではなく

実際に下記のような

流れを図解して教えるように

している。


例えば・・・

飲食

そして、このように説明する

「レジには、つり銭が足りなくならないように
常に80,000円分の小銭を入れておきましょう」

「現金売上がレジに溜まりますよね?
でも、当日に仕入れたり、支払ったり
することもあります」

「必ず“領収書”と引き換えに
レジから支払ってください」

「閉店後、レシート集計の
現金売上から、レジに入ってる
領収書を差引いた金額が
銀行に入金する金額になります」

「もちろん、売上から差し引きして
いるので、つり銭は減らないはずです」
(※領収書の額が売上より多い場合は別)

「この計算が合ってるか?を照合
違えば、領収書が足りないか?
レジを打ち間違えたか?が分かります」


「最後に入金した通帳には
“○月○日分”と記載して
おいて下さいね」


と・・・。


足して引いての等式だけ

教えてもいいのですが、

そうすると、

『理解』はなく、つり銭以外の

残高だけを入金すればいい・・・と

なってきます。

「領収書」の重要性、

「お金の照合」の重要性を

理解することが大切なんです。


******************

理解は「土台」

******************


理解せずにした場合、

その役目から離れてまた

しばらくたって、することになった時

忘れてしまっていたりします。

また、繁忙期でつり銭が多く必要になった時

など、「臨機応変」ができなくなるんです。

もともとの

『お金の流れ』をイメージとして

ダイレクトに理解を深めておくことで

「臨機応変」が可能になるんです。

等式も時と場合によって変化する

ということです。

だからこそ

『流れ』の理解が重要となるんです。

******************

図や絵を使って、イメージを強める

******************


その上でも、

こういった手書きの図や絵で

説明することが分かりやすいのです。


例えば

「その日の現金売上-経費=入金額」

とだけ言われるのと

先ほどの図

飲食

と言われるのとで

どんな風に違うでしょう?

「業者への支払いもレジから出して
いいんですか?」


「いいですよ」

「立替分の精算をレジでしていいですか?」

「いいですよ」

こんな質問がなくなるのです。

『流れ』を理解する時に

発生する「⇒」の方向と

それに付随するもの

(お金だったり、領収書だったり)

それさえ理解できれば、

「領収書と引き換えにレジから
お金を引き出してOK!」


なります。

逆に、領収書がなければ

出してはいけない!という

理解にもなるんです。


・・・・・・・・・・・

このように、当オフィスでは

もちろんマニュアルも作成しますが

現場に応じた理解を深めるため

図や絵を用いて、

「誰でも分かる事務」を

伝えていっています。

数学が分からなくても

簿記の知識がゼロでも

出来る事務の仕組みは、

システムだけでなく

こんなアナログな所からも

必要なんですよね(^.^)/

★当オフィスの事例
(ここでは文字ばかりの説明ですが・・・)
 ↓ ↓ ↓
http://www.office-kisook.com/case.html

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