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<定型フォーム>と<ゴム印作成>どっちが便利?

こんにちは

事務員が辞めても慌てない仕組みづくりの専門家

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

さて、

いつの間にやら梅雨入り、

街を歩けば雑貨店の店先には

雨傘、レインブーツ、レインコート

など梅雨対策グッズが目白押し!

雨なのに晴天のようなこんな傘まであるんですね

傘


楽しく梅雨を過ごせそうですね♪(^.^)


さて、

私、事務の仕事をしてきて

思うのですが、

言葉のコミュニケーション大事です!(^.^)

ですが、

上司や、先輩など

お仕事を頂く方が忙しすぎたり

外出が多すぎて

指示が「もれ」たり、

指示が「わかりづらい」場合


メモ書きや指示書が欲しいところです。

また、

仕事の依頼がどんどん増えた場合も

受けた側が忘れたり、

間違えたり
しかねない・・・


そんな時に役に立つのが


指示書の定型フォーム

だったりします。


ここで、気になるのが、

「ちょっとした指示書」


わざわざ定型フォームを印刷???


ということです。


書類送付状・FAX送付状などは

定型フォーム
を作成し、

少し書き込んだり、

ExcelやWordの形式で作成

されていれば、内容を直接書き込んだり

しやすいです。


指示書はいわば

「メモ」

社内での指示ですので

よくある「裏紙」を使用したりも

できますよね?(^.^)


■定型フォームの保管先フォルダを探す

■印刷をする

■小さな指示書なら印刷したものを切る


■内容を書き込むを入れる

という作業と

■コピー機のカウンター料や

■インク代が発生します

■白紙用紙に印刷する時は紙代も!



かたや、ゴム印であれば

■探す時間はほぼ不要

■初回の作成代

■インク補充代

■紙はその時あったメモ用紙や裏紙


さて、コストと手間のバランスを見て


どちらが良いでしょうか?


使う用途

その場面

頻度、

多様性


などから決めていくといいですよね(^.^)


ちなみに、

先日、郵送指示書替わりに

こんなゴム印を作成!
(手書きで失礼(笑))

ゴム判


これなら、裏紙メモにすぐ押印して「」でOK♪

あの文具のアスクルでも

シャチハタ形式で1,800円、

ゴム判形式なら347円で購入できます(^.^)




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