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メール連絡のすれ違い・・・「理解したか?」をどう確認する?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

昨日は、関西地方大混乱!

地震予測の誤報で、

私も実家にTELしてました

「あーー、あれ。誤報だよ!」

一安心ですが、驚きましたね。


色んな要因が重なり

今回の誤報につながったようですが、

仕事においても

「予測」と違うこと

「思い」と違うこと


発生しますよね。

OFFICEキスクでは、

在宅で事務委託してる方がいますが

そのメールでのやりとりで気づいたことを

メール


ご紹介!

****************

 「了解」って何?

****************


自分がしていて、

人にされた時に初めて気づいたこと

それは

「了解!」

って言葉です


これ、すごく便利で良く

使いますが、気づいたのは

この言葉は、日々会ってる人同志

だと伝わりやすい言葉ですが

離れている場合

案外

分かりにくい曖昧な言葉だった

ということです。


例えば、

私が指示したメールに対して

在宅事務の方から来たメールは

「了解しました」の一言。

了解


伝わってるのかな???と

思ったら、全然伝わっておらず

同じ間違いが2回生じた!

何に対して「了解!」???


困った


***************

 「了解」のあとに書くこと・・
 
***************


そこで、改善したのが

「了解しました」

のあとで、理解した内容と

その後の行動を書く!ということ。


「了解しました。

○○を△△のようにして

返信するようにいたします」

と言う感じで、

伝えたことが、理解できているか?を

文書化して頂くようにしました。

・・・・・


このように、

「了解しました」って

日々会っていると、

どんな風に受け取る人なのか?や

その後のフォローもしやすい

のですが、

離れていると

ココの意思疎通がうまくいきません。


より、詳細にやりとりをし、

・コミュニケーション経験値



・事例対応履歴

を確認出来ていない間は

特に、言葉が短いほど

伝わっているかどうか分かりにくいのです

メールでの指示の場合

特に、

「誰が」

「誰に」

「何に対して」

「何を」

「どのように」

「いつまでに」


が明確にならないといけない

ということです。

これは、文面になった瞬間

メール以外のメモでも

発生することです。


「伝えたつもり」

「理解したつもり」


にならないための工夫

改善が必要ですね(^.^)


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