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【ムダ】の効用

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

今日は、お客様の会社での

業務引き継ぎ及び報告の日でした。

5ヶ月の事務改善の仕組みづくりと

6ヶ月の企画運営事務に

携わってきたのですが、

事務のアウトソーシング部分だけに

ようやくまとまってきて、

引き継ぎの時期に入っています。

そんな引き継ぎ時に私がいつも

事務の方にお伝えしていること

それは、

***************

目を2つ持つ!!

***************


・・・と言うことです!

どういうことか?と言うと


当オフィスのお客様の規模は

従業員30名以下・・・

ですので、

大抵が<事務員1人>なのです。


そこで

たった一人の事務員が


間違いなく業務を進めるために

必要なことが、

「目を2つ持つ!」ことなんです
(※目はもともと2つ・・・なんて
野暮なことは言わないでくださいね(^.^))

目を2つ持つとは、

視点を2つ持つということです。



**************

ムダの効用

**************



視点を2つ持つことで、

自分で自分の仕事を

チェックするんですね。


どのようにするかというと、

データベースに入力していく

過程のチェック項目を

◎紙ベースの資料との照合

以外に

◎別データから見た照合

など

※別データとは、
システム上のデータと

Excel管理データなど・・・


「えっ?それって2度手間では?」


別データを持つということは

同じようなデータを2つ持つ・・・

ということですからね。。。

はい。

もしそれがダメなら


入力したチェックを

毎日と、週1など

タイムラグを敢えて作って

再度確認する・・・


と、いった事を行うのです。


これも一見2度手間です。


しかし、これは私は

「ムダの効用」だと思うのです。

1人での事務作業は

1人での確認業務。


客観性がなくなり、

間違いに気づかず進むことも

発生しがちです。

そこで、あえてこういった

2度手間的なことをすることで

『客観視』する

<タイミング>

<資料>

「ミス」を防ぎ

「正確性」を追求する
のです。


*************

クレームやミスのカバーは
もっと「ムダ」

*************


実は、二度手間にかかる時間の

ムダよりも

クレームやミスのカバーにかかる

所要時間やその他コストの方が

「ムダ」だけでなく、

信用問題から「売上」を圧迫する


【リスク】にまで発展するからです。


よく

「2度手間を無くそう!」

と言われますが、

敢えて、正確性を求める客観視としての

2度手間は、


ムダの効用なのではないか?!と

思うのです。

【注】1人事務員の方へのすすめ方であり
数人体制の場合は、入力の2度手間は不要
照合の2人体制でOK


【客観視】できる仕組みは大切ですよね(^.^)



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