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【凡ミス】を改善する方法

こんにちは

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)


最近、事務の現場に入り込み

従業員と同化している(笑)高倉です。

さて、今日はお客様の会社にて

事務員の(仮にA子さん)から

事務ミスを失くす方法について

相談を受けました。


**************

 凡ミスが多いんです・・・

**************



「私、凡ミスが多くて、
よく注意を受けているんです。」


悩み

「どんなミスですか?」


「本当にしょうもないミスなんですが、
メールの件名を間違えたり、
コピペした文章の一部修正を間違えたり・・・」


「なるほど!私も良く失敗したパターンです」

「そうなんですか?
どうやって改善したんですか?」


**************

 指差し確認?!

**************

凡ミスって、

大抵発生しやすい状況が

・慣れてしまって初心を忘れる

・たかがこれくらいと思っている

・1人でチェックを行っている

・前回のコピペ資料づくり


なんです。

そこで私がお伝えした事は

【指差し確認】です!!(^.^)


「えっ、指差し確認ですか?」

「そうそう、よく電車の駅員さんが
やっているのを見かけるよね?
それそれ」

指差し


「どういうことですか?
どうやって行うんですか?」


「それはね・・・」

**************

 チェックリストを活用

**************



指差し確認をするには、

確認する為の資料が必要!

それが【チェックリスト】です。

チェックリストを作成し、

それを順番に指差し確認していくことで、

ミス、モレ、一人でのチェックが可能になります。
すえ


例えばA子さんの場合だと

~・~・~・~・~・~・~・~・~

□メールの件名に間違いはないか?

□本文中の○○は変更されているか?

□本文中の△△は変更されているか?

□宛先はBCCになっているか?

・・・・etc・・・

最後に

□上記まで確認、再修正完了したら「送信」

~・~・~・~・~・~・~・~・~


というようなチェックリストを見ながら

順番に指差し確認するんですよ(^.^)

「えっ。本当に簡単な単純作業も?」

「そうです。その、“単純作業”と
思ってる時点で凡ミスがまた繰り返されるんです。」

「単純作業ほど、チェックリストで
指差し確認が必要なんですよ(^.^)」


「手間ではないですか?」

「その指差し確認が1分かかったとして、
もしミスが発覚したらどれだけのリスクが
発生しますか?」


「信用が落ちたり、修正メールを送ったり・・・
結構な時間がかかります・・・(苦笑)」


「ですよね。だから駅員さんも毎回
指差し確認しているんですよ(^.^)」


「本当ですね。
早速チェックリスト作ります!(^.^)」


なるほど




お1人で事務を行っている事務員さん、


担当業務があって単純作業を1人で

完結させたい時、


この方法、かなりミスを防げます。

★私も実際に使っています(^.^)


ぜひ、凡ミスに困っている方、

やってみてくださいね。(*^^)v



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