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年末の【雑務】の効率化

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

さて、12月も三分の一が過ぎようとしています。

来年の準備はできましたか?

この時期、事務の分野では雑務が増えます。

・お歳暮の注文

・年賀状の作成

・年末大掃除の割り振りと準備

など

本業に加え、

新たに出てくるこの雑務、

皆さんどのように効率化していますか?

こういった雑務を効率化することで

本業に集中できますからね。

それも『段取り』ですよ(^.^)

***************

 ルーティン化・定型化する!

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決まったフォーム、

いつもの段取りを作っておくと

すごくスムーズに雑務はできます。

ちなみに私のやっている方法は

下記のような方法

◆お歳暮の注文は同じ店から

お歳暮の注文は、
お歳暮


私の場合は、ネットで行います

◎毎年同じお店のものと決める
 ⇒この中で商品は選ぶ
 ⇒目安金額を決める

◎発送リストを作成しておく
 ⇒毎年見直す

同じ店に決めておくことで、

色々悩む、探す時間が短縮されます。

また、発送リストを毎年更新するだけで

ギリギリになって「誰に送るか?」を

思い出す必要がありません。

そして、ネット上で登録しておくことで、

発送先も登録しておけるので、

注文の際は、選ぶだけで済みます。


◆印刷は、オンデマンド!

年賀状の印刷はネットを使って

オンデマンドで印刷発注します。

年賀状代込みで発注できるので

ハガキを購入する手間も省け、

トナーやインク代、

紙詰まりや印刷中の給紙の手間等も

考えると外注した方が安いですよ!

※案外人件費の方が高くつきます(笑)

印刷のグラフィック

挨拶状.COM

※他にも色んな所が年賀状印刷(ハガキ代込み)で
行っていますので、「年賀状 印刷」で
検索してみてくださいね。



次に、

◆大掃除の割り振り

これは、まず
窓ふき


1)掃除をする場所と予定人数の表(枠)を作っておく

2)掃除用具のチェックリストを作成しておく

3)掃除の順番、場所による時間帯を
 1)の表に書きこんでおく

※例えば、かんな単純な表でいいんです(^.^)
掃除担当表


以上です。


こうすることで、

業務をしながら時間差で掃除をすることも

できます。

パートさんが多い会社には特にこの

時間差でのスケジュールが大事ですね(^.^)


****************

 スケジュールは後ろから!

****************


さて、これらの定型化ができれば

毎年ルーティンで活用するだけです。

あとは、そのスケジュールを決めておく

ことが大切です。


そこで、スケジュールを決めるポイントは

「後ろから決める!」です。


●お歳暮は、

1)送り先に届けたい時期を決める

2)2週間前にはリスト確認⇒注文


※お歳暮時期は混み合うので
2週間前だと確実です



●年賀状は

1)最終発送日を確認
 ※12/23前後を目安にしておくと安心です。

2)発送期限1週間前までに年賀状発注

3)年賀状発注までにデザイン決め

4)年賀状発注3日前までに発送先
 リスト確認(枚数チェック)


となります。

印刷にかかる時間は大体3~4日が

通常です。


●大掃除割り振りは

大掃除は、業務の時間帯、

場合によってはシフトでも変わりますので

直前はやはり避けたいですね

1)1週間前に分担決定

2)3日前までに用具を準備


以上です。

さあ、雑務もサクサクこなして、

あと2週間をしっかり仕事納めしましょう♪



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