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【随時】業務と【定期】業務

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!(^.^)

みなさん、休日はどんな風に

過ごされますか?

私は人からは「もったいない」と

言われることもありますが、

「寝る」ことが楽しみです♪

睡眠を貪り、効率を考えず

ひたすらムダに思える時間を過ごす・・・(笑)

昨日はまさしくそんな一日でした。

あー、スッキリ!

と、いう事で今週も元気にまいりましょう♪

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 業務を2種類に分けてみよう!

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事務員の方を雇用する際、

ほとんどの会社は、

9時~17時(月~金)で募集します

なぜ???

実は、業務内容を見直すと、

週2日で済む場合だってあるんですよ!(^.^)


事務業務には次の2通りの業務があります。

【随時業務】と【定期業務】です。


例えば、

●随時業務
・・・受注・発注業務、小口管理、
その他(接客応対、電話応対、郵便確認、ファイリング等)など

●定期業務
・・・請求書発行・発送、支払い、給与計算、など

「会計入力はどっちでしょうか?」

その会社によって違いますが、

中小企業の場合、少数で行うことも多い為

私は、優先順位を考えて、

会計入力は「定期業務」と出来ると考えています。

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 業務の分量とスケジュール

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ですので、会計入力は、

週一!をおススメしています。

そして、

1)2つに分けたそれぞれの業務の

分量を書き出し、


2)次にカレンダーに行う日を

書き込み
ます。

3)そこへ、会計入力の日を追加すれば

いいのです。

1日かかるなら別途記載、

半日で済むなら

他の業務と抱き合わせるといいのです。


そして、少しやっかいなのは

【随時業務】
です。

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 「雑用は事務員で」は古い!

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接客応対、電話応対、が事務員で

なくてはならない必要性はないのです。


接客応対は、コーヒーサービス導入

※例えばこういったもの
珈琲


人件費より安くなります。

電話応対は、秘書サービスを使っても

いいのです!
コールセンター



問題は、受発注です!

パソコン


ここには事務員さんが必要になりますね。


この部分を誰がするか?だけでなく


誰がどこまでするか?

を決めることによって、

役割分担をきめ、人件費を圧縮することも

出来るのです。

ポイントは「売上」にかかる随時業務です!

それ以外は、

ほぼ外注や、定期業務化することができるでしょう。


一度御社の事務業務を見直しませんか?(^.^)


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