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【予測】で段取り8割を実現する!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

昨日の東京は午後から雪が降り

寒い一日でした。

前日の2月3日との気温差は10度くらい?

これは体調崩される方も多そうです。

防寒対策は万全に!

さて、今日は

仕事の【予測】による段取りのお話です。

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 段取り8割は【予測】から

***************


この段取りのお話は、

よくするのですが、

実務の現場でなかなか実行されず

その時になってバタバタしていることを

よく見受けられます。

それはなぜでしょう?

それは【予測】が出来ていないから

なんです!

ルーティン作業、指示があった業務

そういったことをまとめて

優先順位をつけるのは比較的簡単です。

重要度緊急度


ですが、実際現場で何が起きているかと言うと

お客様からの電話一つでパニック!

急に業務の優先順位が変わってパニック!


わー



という事が起きているのです。

こういったことを最小限に抑えることが

できるのが、【予測】することなんです。

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 予知能力≠予測

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「予測」って別に「予知能力」のことを

言っているわけではありません。

エスパーではないのですから(笑)

これは、

今までの『経験』から導きだされること

なんです。

会社の経営上「予算」って計上したり

しますよね。予算は過去の数字や

現在の状況、未来にしたいことなどから

割り出されます。

「予測」も同じこと!


過去の経験、現在の状況、未来にしたいこと

から計算できるのです。

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 どうやって【予測】するか?

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では、どうやって予測するか?

例えば、

昨日は朝のニュースで、

「今日は午後から雪が降ります」

言っていたのを私は見ていました。

と、いう事は、午後からは道路状況、

交通手段が混乱することが

予測されます。

物流を扱っている会社なら、

配送手配、お届け時間等が乱れるので

先に顧客やお届け先に連絡をしておく必要が

あるのです。

天気予報




また、

毎月月末は忙しく、残業が多い会社・・・

なぜ、月末が忙しいのか?

・報告業務
・資料作成
・請求書確認
・〆管理


など。

これらの業務の

「提出期限(時間※詳細に)」
「必要時間」
「前準備に予測される作業」


を書き出します。

これが、経験による「予測」です。

また、
そして電話の量が多い時には

それなりの理由があります。

・販促活動を行った(ネットやチラシ、DMなど)
・業務にミスが生じた(クレーム)
・お客様の〆日が近づいている(相談)
・気象状況による変化(先ほどの事例)

これらも過去の経験や

現在状況により、【予測】が可能!

しかし、この「現在状況」というのが

もっともポイントです!

これは、【情報共有】が出来ていないと

「予測」が出来ないのです。

よくパニックなっている状況の

およそ5割以上はこの

「情報共有」のもれ

によるものが多いですね。

ぜひ、朝礼などでも

この現在状況やこれから行うこと

を情報共有し、【予測】によって

段取り8割が達成できるようにしていきましょう!

朝礼


これは経営者、幹部からの発信が
より重要になるのでお忘れなく!

では、本日も明日以降の【予測】の為

今すぐ、情報共有して下さいね(^.^)♪




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