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それは事務がすると本当に【効率的か】【効果的か】

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

2週続けて週末大雪で大混乱だった東京

私は週末から体調が悪くなり、
(日曜から復活しました)

引きこもりだったので問題なかった

のですが、

主人は土曜日に福岡へ行く飛行機が

欠航になり、朝8時半~

昼14時頃まで羽田空港・・・

結局15時頃に新幹線に乗り

5時間かけて福岡に着いたそうです。

もちろん土曜日に予定していた

仕事はキャンセルや予定変更したようです。

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「やめる」⇒「減らす」⇒「変える」

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大雪での混乱をfacebookを見ると、

当日にセミナーやイベントを

開催予定されていた方も

中止や延期の投稿が多く見られました。

こういった決断って

業務改善で言われる

「やめる」⇒「減らす」⇒「変える」

の順番で考えるのと似ています。

『その仕事をやめれないか?』
 ⇒中止

『その仕事を減らせないか?』
 ⇒出来る部分(時間)だけする

『その仕事を変えれないか?』
 ⇒日程を変える
 ⇒やり方を変える


と、いう事です。

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 他部署との連携部分に着目

***************



事務改善の現場においても

実は、改善に切り込むのは、

事務そのものの中身だけでなく

他部署との連絡部分の業務(作業)に

時間がかかっている事も多くあります。


「なんで事務員がこんなに必要なんでしょう?」

と聞かれる社長様が多いですが、

蓋を開けてみると、

「事務」が引き受けることで

更に効率が悪くなっている
作業まで

事務に回している事があるんですよね。


事務に依頼をしている業務

事務が行っている作業など

全て書き出してみると

事務連携



案外、

「これは事務でなくてよくないか?」

「現場でしよう!」

「外注した方が安い!」

なんてことになることも。


**************

 事例:見積書作成

**************


「見積書」作成一つにとってもそうです。

①営業担当がお客様と見積り内容を聞く

②営業担当が①を事務に伝える

③事務が見積書を作成する

④作成した見積書を営業担当が確認する

⑤見積書の承認を上司に頂く

⑥見積書をお客様に提出する

⑦契約になったら見積書を元に
 事務で契約書を作成する

という流れ・・・

営業

よく見ませんか?

この「見積書作成」を

事務ではなく、

営業担当が作成


契約書の時点で事務管理に変わる

という流れにするだけで


『伝達もれ』

『連絡の遅延』

『確認作業の二度手間』


が無くなり、

よりスピーディーに見積書を

お客様にお渡しすることにも

繋がります。

但し、定型フォームや

作成ソフトを活用するなど

単純化しておく必要はあります。


見積書作成は営業との連携部分ですが、

他にも、販促、接客など、

仕組み、システムの導入だけでなく

「それは本当に事務がすると
効率的か?効果的か?
リスクマネジメントになるか?」

を考え

「やめる」⇒「減らす」⇒「変える」


を意識して改善してみませんか?




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