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2穴チューブファイルが要らなくなる?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

先日、かたづけ士の小松易(こまつやすし)さんが

講師をするという事で、

『事務カフェ』に参加してきました。

事務改善を進める上で、

問題点を探していると、

案外、

「整理整頓」出来ていないことが多く

その『探す』時間

『その人しか分からない』

いうモノの管理になってしまって

いる事がほとんどなんですね。


*************

棚の3分の2が空っぽに!

*************


片付けと整理整頓。

言葉の違い、定義の違いなど

あるようですが、

片付けの中に整理整頓も

含まれている。と言う

説明がありました。

整理整頓、、、

整理とは、

要るモノと要らないモノとに分け、

要らないモノを捨てること。


と言いますが、

今回の講座では、

「捨てる」と言う言葉に

過剰に反応、抵抗をしめされる

場合が多い事から

【減らす】と言う言葉を用いて

いたのが印象的でした。

売っても、譲っても、後輩へ

引き継いでも良いのです(^^)

※言葉って、大事ですね。

さて、話が逸れましたが、

本題、

今回の講座に参加する前から

私は、事務所にある棚に入ったままの

古~いお客様の履歴資料を

保管したままにしていたのを

スキャナーを購入した事をキッカケに

整理しよう!と

考えていたのです。

そして、講座の終了間際、

片付け宣言をした事から

いよいよ、する事に!

(余談)
なぜか宝物化しており、
頻繁に見るものでもないので
そのままにされていました。

いざ、3段の棚を片付けようと

全部出し、

※恥ずかしながら、こんな状態でした
医者の不養生とはよく言ったものです(汗;)


スキャンしようかと思った所、

ほとんど、最終的なデータが

残っているので、

スキャンする必要もなく、

過去履歴ファイルの9割は

捨てるだけの作業に、、、

案外、そんなものなんですね。

※この時の判断基準は、
必要か必要でないかではなく、
使うか使わないか?です。

*************

2穴パイプファイルが要らない?!

*************


更に整理をしていて気づくのですが、

資料をデータ保管するのが

主流になってくると、

稼働している間の資料管理が

必要になります。

※最終的な保管はあくまでデータ化!

そうすると、、、

なんとあんなに高かった

2穴チューブファイルは

無用の長物と化すのです。

※2穴チューブファイルとは
こういったものです↓↓


仕事が稼働している間って、

リングファイルの方が、

抜き差しが簡単なんですね。

そうすると、

前後にしか開かず、

積み上げ方式の2穴チューブファイルは

「保管用」でしか使えない?そんな存在に

なるのです。

※契約書、図面など差し替えが不要なものの
紙資料保管にはありかも知れません
(図面も今ではデータ化されていますけどね)

と、いうことで

あっという間に資料はなくなり

棚の3分の2が空っぽに!!

私は何を大事に持っていたのでしょうね。

※1段目左、2段目右、3段目左以外は写真では
全て空のファイルです!(^^)
この後、
1段目中ほどの空きスペースに
既存顧客の稼働中資料を置きました。


これは、「思い出」と「不安」が入り交じった

結果だったのです。

「スキャンしよう」と思ったら

要らなかった→捨てる


ということにつながったのです。

そして、空いたスペースへ

使い勝手のよいリングファイルを

並べ、新規にいつでも「スグに」対応できる

準備が完了!!!

※上記アフター棚の1段目の右
2段目左、3段目右3分の2が
全て空ファイルへ!∑(゚Д゚)


さて、2穴チューブファイルの山を

どうしようかな・・・(汗;)


あなたの会社の棚にも同じような現象は

起きていないですか?

「捨てる」と思いすぎず

「使うか?」と考え、

使うなら、「データ保管で共有する」→スキャン

ここで
「ええーースキャンしなくても
結果データあるし・・・」


と思ったら、

それは「捨てる」ものかも

知れませんね。

だって、スキャンするにも手間がかかるので

手間がかかると思った時に、

本当に必要かを考え始めるのです。



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