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10分惜しんで、1日を費やす・・・

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

明日は、お彼岸、、、

暑さ寒さも彼岸まで

と言いますが、お彼岸の日というのは

昼と夜の時間がちょうど同じくらいに

なる日の事を言うそうです。

お彼岸の日にすると良いことの中には

「お墓参り」

「おはぎ・ぼたもちを食べる」

などがあるようですね。
  ↓ ↓(参考記事)
日本の行事を知ろう! オーライ!ニッポン~お彼岸の時期はいつ春と秋のお彼岸について知ろう!~


その他にも季節の変わり目(節目)

にあたることから、「自分を見つめ直す」

ということもあるようですよ(^.^)

さて、

今日は、そんな日々の行いや意識を見直す

というひとつの事例をご紹介!

**************

 ルールには「意味」がある

**************


さて、先日お客様の会社に伺った時のこと

「高倉さん、小口のお金が合わないんです」

「領収書とかの数字は確認しましたか?」

「はい。何度も資料を確認して
丸1日近くずっと調べても出てこなかったので
現金差異で調整したんです。」


「小口は毎日残高を合わせていましたか?」

「・・・・」

「実は、忙しくて、残高を1週間以上経ってから
合わせました。・・・」


「やはり、そうですか。
そうなると、いつ合わなくなったのかが
分かりにくくなりますね。」


「はい。いつおかしくなったのか
全くわからないのです。」


「“毎日合わせる”と言うルールの意味を
理解していなかったのですね。
今回は、それを体感したという事で
次回以降それがないように説明しましょう」


「はい。もう、毎日合わせます!」

***************

 10分を惜しんで1日費やす?!

***************


「A子さん、小口の残高確認に費やす
時間ってどれくらいかかりますか?」


「だいたい10分程度です。」

「では、今回はその10分を
1週間として5回しなかったことで
丸1日(7時間)を損したことになりますね。
言わば50分⇒約1時間と見ても
7倍です。」

「はい。そうなります・・・」

「毎日合わせる!と言うルールには、
毎日合わせることによって、合わなかった日を
1日だけに特定することが出来ます。
また、その日の出来事であれば、
記憶をたどることも容易かも知れません。
それが1週間となると、
調べる量も5倍!また記憶は薄れ、
思い出すことが出来ないことがほとんどで
結局分からない・・・なんて事が多くなる。

だから、“毎日合わせる”という事が
必要なんですよ」

教える


「ですので、目的としては、入ってきた金額
支出した金額の足し算、引き算を毎日してほしいのです」


「・・・私、パソコン入力が得意でなくて
少し遅いのです。だから後回しにしてしまって」

「A子さん、小口出納帳はパソコンですが
小口の『お金を合わせる』という目的はまた別
ですよ」

「えっ?どういう事ですか?」

「小口の金庫内には、お金のほかに
処理前(出納帳に入力前)の領収書が
入っていますよね?」


「はい。入ったままにしています。」

「そこに、現金入出金メモを入れておくのです。」

「メモですか?」

クエスチョン


「そうです。パソコンへの入力を
落ち着いた時にするのは全く構いません。
ですが、お金を合わせるのは毎日することで
A子さん自身も安心して小口管理が出来ます。

今後は次のようなメモを書いてください」

メモ書き

①照合する日付を書く
②前日残を書く(前日のメモの残)
③その日支出した領収書の
 合計金額を記入する(数字の前に▲でマイナス表示)
④銀行などから出金した金額があれば
 記入する
⑤差引合計を記入
⑥A子さんの押印(確認印)


「そして、これらをまとめて出納帳に入力
するようにしてください。
入力するのが別の日となる場合は、
この記載したメモを表紙にして
その日支出した領収書と一緒にクリップで
留めておくのです。
これで毎日の現金照合は間違いなく
行われ、いつに支出した領収書かも
判別がつくようになります。」


「メモ書きするなら出納帳に・・・と
思うのですが」

「そうですね。それが理想的です。
ですが、実際にはそれが出来ない状況
が発生することもあると言うのが今回です。
メモ書きに費やす時間は2~3分程度です。
但し、いつの時点で現金を照合したのか
出納帳にも押印するようにしてくださいね。
そうすることで間違えた際に
範囲が特定されます。」


「本当ですね。結局入力できませんでしたし、
今後、大丈夫なようにメモから始めます。」


「そうです。目的は、
1)現金の残高を合わせる
2)入出金の明細を記録する
の二つがありますが、
自身のスキルとやり方は
慣れるまでの『階段』を作ると良いのです。

理想に近づくためのA子さんの一歩は
メモ書きからですよ」

「メモ書き始めます!!」

はい


仕事の『目的』にあったこと、
そして自分のスキルの状況に合わせて
目的に合えば方法は変えて良いのです。
但し、その時の数分を惜しむと、
後で困った状況になりその何倍もの
時間を費やすことになるのです。

案外、アナログ的な『メモ書き』は、
事務の現場では大変重要なモノになるのです!!

記憶力に自信がありますか?
また正確に覚えていますか?

記憶に頼らず、「記録をする!」というクセづけが

一番ロスなく、ミスなく行う事務業務になるのです!

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