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整理整頓と定型フォームだけで45分削減?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

昨日とはうって変わって

東京には青空が広がっていました。

実は私、秋の気候が一番好きです。

暑さが吹き飛んだあとの

爽やかな風にうろこ雲、

そんな空が大好きです。

しかし、天高く馬肥ゆる秋・・・

食べ物も美味しいので

気を付けないと(笑)


さて、最近(ここ数年前から)

「ブラック企業」という言葉がよく

メディアや紙面で取り上げられるように

なりましたね。

ブラック企業の定義って何かご存知ですか?

↓ ↓ ↓
労働者を酷使・選別し、
使い捨てにする企業。「ブラック会社」ともいう。
度を超えた長時間労働やノルマを課し、
耐え抜いた者だけを引き上げ、
落伍(らくご)者に対しては、
業務とは無関係な研修やパワハラ、
セクハラなどで肉体・精神を追い詰め、
戦略的に「自主退職」へと追い込む。
金融危機の影響で就職難が深刻化した
2000年代後半から、
こうした悪辣(あくらつ)な企業を指すようになった。

コトバンクより

**************

残業問題の本当の原因を探る

**************


私自身、高校を卒業して最初に就職したのは

印刷工場の工程管理部という部署で

月平均80時間に及ぶ残業が

発生していました。

基本給が当時高卒初任給で12万円
(平均より少し低い額だ(苦笑))
※25年前
給料


ですが、きっちり残業代は計算されていたので

その点は給与面での問題はありませんでした。

ただ、日々の自由な時間が少なく

家と職場の往復がほとんどでしたね(^^;

もちろん、それでは続かず、

1年で転職し、後にノンバンクに

勤めることとなったのですが、、

残業問題、特にシステムエンジニアや

飲食関係、美容関係を代表とした

サービス業にとって、

現実問題、重くのしかかる課題です。

毎日の紙面やニュースの中で、

「某飲食チェーン店と対決!
従業員が労働組合を組織!!」

などと報じられていたり、

某IT企業で勤め月の残業時間が

100時間を超えたA子さんと

その弁護士と相手のIT会社との

様子なども報じられている。

しかし、この『残業』がなぜ発生しているのか?

が私には気になります。

何に原因があるのか?

どこをどう改善すれば良いのか?

力技の「労働力」での穴埋めには

限界があります。

ですが、機械の投入や人の雇用は

資金が必要になります。

また、なかなか人が入らなかったり

もします。

だから

「今居る人材だけで」
    ↓
「残業をしてもらう」


という事態に陥ってるのが現状・・・。

一時の残業は仕方のない場合がありますが

いつまで続くか先の見えない残業や

休日出勤が続くと、従業員の

体力も気力も奪われ、心折れて

しまい、また退職・・・悪循環です。

疲れた


しかも、

・残業代が出ていない。

・体を壊してしまったり


なんてすることもあり、

裁判沙汰にまで発展・・・。

それがニュースになっている状況ですね

労働者も経営者も大変な状況です。

ですが本当に着目したいのは、

「なぜ、残業が発生しているのか?」

を解き明かすこと。

その出発点を見極める必要が

あるのだと感じます。


**************

「探す」時間と「細切れ仕事」

**************


実は、残業問題は会社側の問題だけでは

ありません。

しかし、

会社側で「仕組み」を考える必要は

あります。あとは、従業員の方へも

方針、意識、取り決めなど一緒に

考え工夫する仕組みを作ることです。

以前、お客様の会社で

「毎日平均1時間程度の残業が発生します」

と言われた事務の方の

様子をうかがっていると

なんと、下記のようなことをされていました。

◎資料を探す時間
 1回3分×1日5回=15分

◎発注書を手書き
1回10分×3回=30分


上記だけ計算しても45分です。

そしてそれらをまとめて行わず

思い出した時、手が空いた時に

行うから

「モレ」「ヌケ」「ムダ」が出やすくなり

クレームや、ミスによる二度手間が

発生し、更に余分な時間が必要になります。

これらは、実は

資料の
「タイトルの見える化」
「棚管理の置き場決め」
「定型フォームの作成」


この3つの改善だけで

削減できることなのです。

システムの問題でも

人不足の問題でも

なんでもありません。

実は、様々な企業において

業務を行いやすい『環境整備』

「整理整頓」

「動線改善」

「定型フォーム」

というシンプルな改善からでも

事例のように効率よく仕事を

行えるようになります。

イチイチ・毎回していることはないですか?

探す・忘れる・モレることはないですか?

そんな事を全て書き出してみると

案外、「環境整備」と「工夫」

削減できることも多いのです。

小さなことからコツコツと!

改善は「小変」の繰り返しです(^.^)


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