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記帳代行の有効活用を!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

師走の街は、ざわめいていますね。

私の心もざわめき中。

なぜかって?

この時期って、

従業員の方が辞めやすい時期

なのです。

賞与をもらった後、

12月という1年の区切り・・・

という事は、

必然的に相談されることも

雇用面、その後の事務業務についてです。

************

記帳代行依頼しても事務作業が
ラクにならない?

************


相談を受けていて思うこと

それは、

●2重で同じことをしている場合と

●手順の違いによる作業量増加


です。

例えばこんなことです。

初めは経営者ご自身が事務を行い

事業を始めるケースが多いです。

そうすると、

ひとつ一つの仕事の収支を細やかに

確認や一覧化
したりする作業を

行っていたりするのですが、

後に、記帳及び試算表作成までを

記帳代行会社や顧問の会計士さん、

税理士さんに依頼しているのに

この作業をまだ行っているケースが

よくあるのです。

「えっ?何が良くないの?」

サラリーマン-1


と、お思いでしょうか?

それは、記帳代行を依頼している先との

意思疎通が出来ていない

という事なのです。

実は、たくさんの会計用資料を

記帳代行先へ

お願いしている場合、

これらの情報の

『入力方法』と『管理設定』

ルール決めすることで、

欲しい資料は、

会計ソフトへ入力→出力

で事足りるのです。

それを、事前にExcel管理などで

行い、会計入力でも同じことを

行っている。。。。

そんな事が発生しています。

経理-1


「えっ?でも記帳代行は、
その後の資料を渡して結果データを
もらうまでに時間がかかるし・・・」


と思われる方も多いでしょう

しかし、逆に言えば

資料を渡すスピードを上げる方が

早かったりすることも多いのです。

内部で必要なデータを作成するのに

時間がかかり、それが終わるまで

資料を渡せない・・・

なんてことが多いからです。

記帳代行を依頼する会社様は

経理事務の専属をなくし、

その分、外注へ依頼しています。

それなのに仕事量が減らないのは

実は

会計データからどんな資料を

出力することが出来るか


どんな資料を必要としているか

意思疎通が経営者と顧問の税理士さんとで

出来ていないという事です。

************

欲しい資料、知りたい情報
を相談する

************


まずは、

自身の会社で作成している資料

欲しい情報

を記帳代行をお願いしている会社や

顧問の先生へ伝えてみましょう

そうすると、

会計データの入力の際の

・部門登録

・勘定科目の補助科目

・相手先登録

・摘要登録


など設定次第で

会計データを先に入力することで

すぐに必要な資料を抽出(EXCEL形式などで)

することが出来たりします。

実は会計ソフトって、

試算表や確定申告の為のシステムだけではなく

お金にまつわる情報を

切り出す(ExcelやCSVに)ことも出来るのです。


と、いう事は・・・

自社でその会計入力が出来るようになると

リアルタイムでそういった資料を

抽出できることになり、

Excel入力を今まで別途行っていたような

資料まで、

会計入力1つで「出力」するだけで分かってしまう

仕組みを作ることが出来るのです。

また、会計入力自体、最近では

勝手に仕訳を生成してくれる

クラウドサービスがあったり、

パッケージ型の市販の会計ソフトも

よくある仕訳を登録するような機能も

豊富ですので

設定しておけば、入力はほぼ金額だけ!

というような設定も出来ます。

設定


まずは、同じような作業を

自社内で行っていないか?

を確認し、

経営に必要な資料、情報を

どのように整理しているかを

記帳代行会社や

顧問の先生へ相談してみてくださいね

案外、ラクになることの逆走していたことに

気づけるかも知れません。



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