PREV | PAGE-SELECT | NEXT

≫ EDIT

関数を知らなくても出来る3つのこと!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!

この仕事を始めて12年、、

18歳から勤め出して社会人生活は

26年目(あっ年齢バレちゃいました(笑))

最初はまだまだ分からないことも多かった私も

今ではEXCELで簡単なシステムを作るほどに

なりました。

そのように月日が経つ中、たびたび

仕事をしている中で思い返させてくれること・・・

それは、

自分にとっての「当たり前」は

他者にとっての「当たり前」ではない

ということ。

先日、お客様の所でこんな事がありました

**************

 キーボードは打ててもEXCELは初心者

**************


20代前半の女性従業員さんが

いつも小気味よくキーボードを叩いて

何やら資料をせっせと作成しておられました。

ふと

「そういえば、他の効率化の優先順位が高くて
パソコンの効率化の話を
あまりしていなかったなーー」

なんて思い、その女性の入力作業を眺めていました

見ていると、

イチイチ入力

わざわざ入力

毎回入力


のオンパレード・・・

あれ、、これヤバいな・・・(^^ゞ

小気味の良いキーボードタッチ、

パソコンは「当たり前」に出来てると

勝手に自分の「当たり前」にすり替えて

いました。

キーパンチが早いからって、

EXCELが得意なワケではないのですよね

そこで、彼女に3つのことをレクチャー

**************

覚えておきたい3つのこと

*************


彼女が行っていた

イチイチ、わざわざ、毎回とは次のこと

1)イチイチ別々の用紙
(Excelで作られたフォーム)に

●お客様名

●商品名

●品番

●納期

●数量


などを別々で入力していた
(もしくは手作業でコピー&ペースト)


2)わざわざ、気になる箇所(セル)に
 色を付けていた

3)SUM関数(合計計算)を入れると、空欄箇所に
「0」と表示されるので、
「0」を表示させないために
毎回、必要な箇所だけSUM関数を入れていた

「教えてなくてごめんね」

・・・・と、いう事で

早速彼女には
難しい関数を覚えなくても出来る
次の3つを覚えてもらいました!


1)イチイチ入力しない方法
 【リンク貼付け】


 ①別々の資料を、EXCELの同じファイル内に
 シート分けして並べる

    
 ②最初のシートに入力
    
 ③二つ目以降のシートには
  ②で入力した項目のうち
  他のシートでも使用する項目のセルに
  ②の値を
【リンク貼付け】

※リンク貼付けについての方法は
このサイトが分かりやすいのでこちらをご覧ください
  ↓ ↓
http://kokodane.com/tec3_19.htm



2)わざわざ入力しなくて良い方法
【条件付き書式】

 ①セルの色を変える必要がある範囲を
 すべて選択する

    
 ②一定の条件(30個以上で黄色のセル)とか
  を【条件付き書式】で設定


 以上で自動でセルに色が付される

※方法はこちらのサイトが分かりやすいです
  ↓ ↓
http://kokodane.com/2013_waza_043.htm

3)毎回SUM関数を入れなくても
 「0」を表示させない方法
 【詳細オプションで設定】


 ①Excelの「オプション」メニューを開く
   
 ②「ゼロ値を表示する」のチェックボックスの
  チェックをはずす


 以上で「0」表示はされないので

 SUM関数を予め入れておくことができ、
 毎回関数を入力しなくても良くなります



※方法はこちらのサイトが分かりやすいです
   ↓ ↓
http://kokodane.com/2013_kiso09.htm


彼女は2つの資料で

この作業を毎回行っていたので

該当する部分が全体の3分の1

であったことから実質的にこの事務作業が

該当分の効率化を果たしたということです。



その後、EXCELでの効率化を実感した

彼女から質問攻めにあったことは

いうまでもありません(笑)



| EXCEL活用術 | 14:52 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

COMMENT















非公開コメント

TRACKBACK URL

http://kisook.blog63.fc2.com/tb.php/618-f2250f77

TRACKBACK

PREV | PAGE-SELECT | NEXT