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優先順位の【差異】?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^-^)

昨夜から台風直撃の関西へ

出張に来ています。

今朝、起きた時の暴風雨、、

風の形が目に見えるぐらいの凄さ

でもこんな災害の時って、

まったく知らない他人同士の

助け合いの精神が垣間見れ、

なんだか人の本質的な優しい

思いやりの気持ちに触れる

そんな良い部分もありますね。

さて、

そんな関西入り直前に

とある企業にて

事務改善の研修を行っていました。

そんな研修の中で、

受講者の皆さんに、

やってもらうワークの1つに

【頭の中の整理整頓】
(業務タスクの整理整頓)


が、あるのですが

そんな時、こんな質問を受けました

============
◼︎優先順位がわからない?!
=============


「先生、質問です!
自分が思う優先順位が本当に合って
いるのかが不安です。
その場合どこに付箋を貼っていいのか
わからないのですが・・・」


ワークでは、

シートを配り

まず付箋に今請け負ってる自分が

すべき業務を全て書きだして頂きます。

次にその付箋を見て、

本当に自分でないとダメな業務か?

を問いかけ、他者へ引き継ぎや

しなくて良い仕事だったらその付箋を

除きます。

残った付箋を

重要度が低いか高いか?
緊急度が低いか高いか?


に応じて、優先順位をつけ、

その枠へ貼り出していく・・・

というワークです。

そのワークで、緊急性が高いのか

重要性が高いのか?を理解していない

ということなのです。

その都度の依頼に応じて

行う仕事もあったり、

上司から言われるままに

引き受ける仕事などは

わかりにくいと言うこと。

そこで、私の答えは、

「めちゃくちゃイイ質問ですね。
まずは、ご自身が思っている
優先順位を貼ってください。


「その後そのシートを上司(社長)に
見ていただき、優先順位が違う箇所を
貼り替えていただいてください。

その際、【なぜこの順番なのですか】と
上司(社長)に質問してください。

そうすると優先順位の理由を理解でき
優先順位をつけれるようになります。」

これには一緒に受講してくださっていた

経営者も納得いただき、承諾。

質問者の女性も

「なるほど。安心しました。
そうします!」
とのこと。

============
◼︎差異に気づく大切さ
============


このことで私自身も勉強になりました。

仕事の受託者が感じてる優先順位

依頼者が思っていた優先順位

差異が生じる可能性は常に含んでいる

その差異をどのようにいつ調整するのか?

それは大切だということ。

今回の重要度、緊急度のシートで

「見える化」したことによって

この【差異】を確かめるキッカケにも

なりました。

ぜひ一度、【差異】を確かめるという

ことをされる事をおススメします。(^-^)♪

| 改善の事例 | 08:10 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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