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EXCELを同時に使いたい!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先週末からお盆休みに

突入している企業もありますが

弊所は8/13~8/16までお盆休みを

頂きます。

・・・という事で、

8/14(金)のBlogはお休みです。

facebookをされている方は

こちらをご覧ください。

プライベートを含め

気ままに投稿しております。
  ↓ ↓
https://www.facebook.com/kisook.takakura


さて、

ちなみに本日の内容は

「知ってるようで使えていない
便利ソフト!」です(^.^)


私、効率化の仕組みづくりの際

EXCELを結構活用しているのですが

行き詰っていたことがありました。

---------------------------
■同時に開いて使う!
---------------------------


「高倉さん、うちの会社は
社員がそれぞれ個別のファイルを
沢山持っていて、
似たようなデータファイルがバラバラにあり
集計が大変なんですよ。
データも増えすぎますしね。」


サラリーマン


というような相談は結構あります。

EXCELを効率的かつ効果的に

使うには、

企業において

個別の資料を入力している間に

集計してしまうような仕組みが

必要だったりします。

また複数人が同じような

データ内容を別々で入力している
こと

・・・・これ、何度手間になるのでしょう

個人ごとには1回かも知れませんが

社内的には人数分・・・

ムダがたくさんありそうですよね。

そこで必要なことは・・・

それは、

同時に開いて編集できる
EXCELシート!!


※詳しくはこちら
スプレッドシート

です!

どういうことかと言うと、

Excelで作成した管理表があるとします。

この表は誰でも見れるように

社内サーバーに入っていたとしても

その中身の入力をしようとした際、

一人がそのExcelファイルを開いていると

もう一人が開けないのです。

ですので、社内ではこんな声が

聞こえます。

「●●さん、今△△管理表開いていますか?
今使いたいので一旦閉じてもらえますか?」


はい。この会話が社内で起こっている方

今回のお話しは有用です(^.^)

この会話を解消し、

複数人でも一度に編集出来てしまう

方法があるのです♪

------------------------
■Googleスプレッドシートを活用!
------------------------


私はまだまだ

分からないことだらけだと

反省することが多いです。苦笑。

これは、Googleを活用している方、

企業はすでにご存知の方も多いのですが

Googleスプレッドシート

ってご存知でしょうか?

Excelと同じ表計算ソフトなのですが

Googleスプレッドシートを使うと

なんと、複数人での同時編集が

可能なのです!

やり方はカンタンです。

どうしてもWindowsのExcelに

慣れている私はこんな風に使っています。
(Googleスプレッドシートのメニューバーに
まだ慣れないです。(^^ゞ)

1)WindowsのExcelで表を作成
 (関数などもここで加工)

2)Googleドライブ(Google内のサーバー)へ
 1)のファイルを保管


こうすることで、

複数人でファイルを共有及び

編集が出来ます。


・・・・

さらに効率化につながる事を

見つけてた私。
(実はすでにGoogleドライブは使用していた。笑。)

日々、事務分野も目まぐるしく変化していますが

●どんなことをしたいのか?

●何に困っているのか?


そんなことを叶える為に

相談したり、発信したり、検索したり・・・

そして、

現状の「慣れ」の効果に甘んじず、

未来を見据えて

変革を恐れず、

まず試してみる
とその良さにも

悪さにも気づけると言うもの、

まずは1アカウントを取得し

試運転してみることから

始めてみても良さそうです♪

※ちなみに1ユーザー月額500円
からアカウントを取れるようです(^.^)

なお、Googleの回し者ではございません。笑。

★カンタンに動画で活用法を確認しよう
  ↓ ↓
動画でみるツールガイド


では、お盆休みで

日頃の疲れを癒して

お過ごし下さいね♪

| 情報 | 09:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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